LUOTTAMUKSELLINEN, EI JULKINEN. Versio 6.10 Uudet ominaisuudet Sivu 1 / 22

Transkriptio

1 Versio 6.10 Uudet ominaisuudet Sivu 1 / 22

2 Sisällysluettelo 1 Yleistä Yleisiä tai moneen moduuliin vaikuttavia muutoksia Hakemuksien näyttäminen Hae avoimista hakemuksista ja Henkilöhaku listauksissa SMS-laskutusyksikön muutos lähetettäessä SMS kohdistetusta rekrytoinnista tai sijaisrekrytoinnista Henkilö- ja yksikkövalintadialogeissa yksiköt aakkosjärjestyksessä Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet Hakijan CV-tietonäkymän uudistus Hakijan muut rekrytoinnit näkymän uudistukset Rekrytoinnin viestinlähetysdialogin muutokset: kirjepostin lähettämismahdollisuuden sekä erillisen SMS-viestinlähetyspainikkeen poistuminen Sijaisrekisterin uudet ominaisuudet Näytä sijaistarpeeseen sopivat sijaiset listauksen uudet filtterit Näytä sijaistarpeeseen sopivat sijaiset listauksessa uusi oletussorttaus sekä värikoodit hakijoiden kokemuksen mukaan SMS-ryhmävalintojen muutokset haettaessa sijaista sijaistarpeeseen Sijaisen tarkastusmerkintänäkymän uudistus Raportti ei-aktiivisista hakijoista Rekrymobiilin uudet ominaisuudet Sijaisen kelpoisuustietojen sekä aiemman kokemuksen organisaatiossa -tietojen näyttäminen hakijalistalla Työnhakijaportaalin uudet ominaisuudet Hakija voi liittää kuvan hakemukseensa Sivu 2 / 22

3 1 Yleistä Tässä dokumentissa on kuvattu Kuntarekry version 6.10 uudet ominaisuudet verrattuna ohjelmistoversioon Yleisiä tai moneen moduuliin vaikuttavia muutoksia 2.1 Hakemuksien näyttäminen Hae avoimista hakemuksista ja Henkilöhaku listauksissa Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa näytetään Hae avoimista hakemuksista ja Henkilöhaku toiminnoilla tehtyjen hakujen hakijalistauksessa erikseen hakemukset, jotka on jätetty kohdistettuihin rekrytointeihin ja joissa hakija on antanut luvan käyttää niitä myös avoimena hakemuksena. Alla kuva hausta, joka on tehty Hae avoimista hakemuksista toiminnolla. Hae avoimista hakijoista toiminnolla löydetään ne hakijat ja hakemukset, jotka ovat jättäneet hakemuksen joko suoraan sellaiseen rekrytointiin, joka on Avoin haku rekrytointi tai kohdistettuun rekrytointiin, jossa hakija on antanut luvan käyttää hakemusta myös avoimena hakemuksena. Hakijan jättämät hakemukset Avoin haku rekrytointeihin näytetään yllä olevassa listauksessa kaikki yhdellä rivillä, jossa rekrytoinnin tyyppi on Avoin rekrytointi. Klikattaessa kyseiseltä riviltä hakemus auki, näytetään hakijan nk Avoin CV ja CV:n Tehtäväkohtaiset tiedot osiossa käyttäjä voi valita, minkä Avoin haku rekrytoinnin hakemuksen tehtäväkohtaisia tietoja hän haluaa katsoa. Tehtäväkohtaiset tiedot näytetään käyttäjälle kaikista niistä rekrytoinneista, jotka käyttäjällä on oikeus nähdä. Hakijan kohdistettuihin rekrytointeihin jättämät hakemukset, joita hän on antanut kuvan käyttää myös avoimina hakemuksina, näytetään jokainen omana rivinään yllä olevassa listauksessa. Tällaisella rivillä Rekrytoinnin tyyppi on Kohdistettu, hakemusta saa käyttää avoimena. Klikattaessa tällainen hakemus auki, näytetään ko rekrytointiin jätetty hakulomake ja hakijan niihin syöttämät tiedot. Ylläkuvatulla logiikalla näytetään hakemukset myös silloin, kun käytetään Henkilöhaku toimintoa. Sivu 3 / 22

4 2.2 SMS-laskutusyksikön muutos lähetettäessä SMS kohdistetusta rekrytoinnista tai sijaisrekrytoinnista Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa kohdistetusta rekrytoinnista ja sijaisrekrytoinnista lähetetyt SMS-viestit kohdistetaan siihen yksikköön, johon ko. rekrytointi on tehty. Mikäli ko yksikkö ei ole organisaatiopuun hallinnassa merkitty SMS-laskutusyksiköksi, kohdistetaan lähetetyt SMS-viestit ensimmäiseen yläyksikköön, joka on merkitty SMS-laskutusyksiköksi. Aiemmissa Kuntarekry-versioissa kyseiset viestit kohdistettiin siihen organisaatioon, johon ko rekrytointi oli tehty. 2.3 Henkilö- ja yksikkövalintadialogeissa yksiköt aakkosjärjestyksessä Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa yksiköt näytetään aakkosjärjestyksessä yksikkövalintadialogeissa. Käyttäjähallinnan organisaatiopuunäkymässä yksiköt ovat edelleen siinä järjestyksessä, mihin ne on ko näkymässä järjestetty. Sivu 4 / 22

5 3 Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet 3.1 Hakijan CV-tietonäkymän uudistus Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa hakijan CV-näkymän käyttöliittymä on uudistunut kokonaisuudessaan. Uudesta CV-näkymästä mallikuvasarja alla. Sivu 5 / 22

6 Ulkoasultaan CV-näkymä mukailee hakijaportaalin ulkoasua. CV-näkymän yläosassa on aina paikka hakijan kuvalle sekä hakijan viimeisin työkokemus ja tutkinto sekä hakijasta Muistiinpano toiminnolla kirjattu muistiinpano. Kuvalle on käyttöliittymässä aina varattu tila, vaikka hakijalla ei kuvaa olisikaan tai vaikka sitä ei olisi hakulomakkeella pyydettykään. Hakijan tila- ja luokitustiedot löytyvät näkymän oikeasta yläkulmasta ja kommenttipalsta on vanhalla paikallaan näkymän oikeassa reunassa. CV-näkymä on uudessa Kuntarekry versiossa kokonaisuutena yhdessä näkymässä, eikä jaoteltuna erillisille välilehdille, kuten aiemmissa versioissa. CV-näkymässä on uudessakin versiossa useampia välilehtiä, mutta näissä ei ole itse CV:hen/hakulomakkeeseen liittyviä tietoja, vaan esimerkiksi muut rekrytoinnit, joihin hakija on hakenut (kuten kuvissa yllä) tai esimerkiksi tarkastusmerkinnät ja käytettävyystiedot (sijaisen CV:llä). Sivu 6 / 22

7 Järjestelmässä olevat CV-näkymät poikkeavat hieman toisistaan, mikäli katsotaan sijaisen CV:tä, avoimen hakemuksen CV:tä tai kohdistetun rekrytoinnin CV:tä. Peruslinjat näissä näkymissä ovat kuitenkin samanlaiset. Kohdistetun rekrytoinnin CV-näkymässä pystytään merkitsemään hakijan työkokemuksia oleellisiksi kokemuksiksi tai opettajakokemuksiksi. Aiemmissa Kuntarekry-versioissa nämä on tehty erillisillä rasti ruutuun ja tallennus toimenpiteillä. Uudessa CV-näkymässä riittää, että merkitsee rastin esim Oleellinen työkokemus kohtaan. Järjestelmä tallentaa merkinnän ilman erillistä tallennusta. Merkittävä asetuksiin vaikuttava tekijä uudessa CV-näkymässä on se, että näytettäessä CV:llä työkokemuksia, koulutuksia ja kursseja, näytetään tietyt tietokentät ikään kuin työkokemuksen, koulutuksen tai kurssin otsikkona. Työkokemuksista näytetään työkokemuksen tehtävänimike, (esim. Johtaja, Ratkaisuhallinta ) ja työnantaja (esim. Elbit Oy ) kuvan mukaisesti muotoiltuna. Esimerkkikuva työkokemuksen näyttämisestä alla. Tutkintotiedoista näytetään otsikkotietoina tutkintonimike ja oppilaitos. Näistä esimerkkikuva alla. Sivu 7 / 22

8 Kurssitiedoista näytetään Otsikkotietoina kurssin nimi ja järjestäjä. Näistä esimerkkikuva alla. Yllä kuvattujen tietojen lisäksi myös työkokemuksiin, tutkintoihin ja kursseihin liittyvät alkaa-päättyy päivämäärät näytetään myös otsikkotietona. Tietojen käyttäminen nk. kiinteinä otsikkotietoina aiheuttaa sen, että kyseisien tietokenttien suositellaan olevan aina käytössä rekrytointien hakulomakkeilla, mikäli hakulomakkeella ylipäätään kysytään työkokemuksia, koulutuksia ja kursseja. Lisäksi on hyvä tarkistaa, että tietokentät on kieleistetty hakulomakkeella siten, että ne sopivat ko asioiden otsikkotiedoiksi. Sivu 8 / 22

9 3.2 Hakijan muut rekrytoinnit näkymän uudistukset Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry-versiossa hakijan Muut rekrytoinnit näkymä on oma välilehtensä CV-näkymässä. Muut rekrytoinnit listalla näytetään ne muut rekrytoinnit, joihin hakija on hakenut ja joihin käyttäjällä on oikeus. Aiemmissa Kuntarekry versioissa tämä lista oli osa hakijan CV-näkymän Yhteenveto välilehteä. Kuva Muut rekrytoinnit näkymästä alla. Klikkaamalla rekrytoinnin työavainta käyttäjälle avautuu hakijan hakemus ko rekrytoinnissa. Hakemus avautuu uudessa versiossa omaan dialogiin eikä kyseisen rekrytoinnin CV-näkymään, kuten aiemmissa versioissa. Näin ollen tästä uudesta dialogista ei ole pääsyä ko rekrytoinnin tietoihin. Dialogissa pystyy muuttamaan hakijan tilaa, ja luokituksia sekä kirjoittamaan muistiinpanon hakijasta ko rekrytointiin. Edellä kuvatut toimenpiteet (muistiinpano, tila, luokitukset) pystyy uudessa Kuntarekry versiossa tekemään myös Muut rekrytoinnit listanäkymässä klikkaamalla ko tietoa. Toimintojen tekeminen edellyttää luonnollisesti, että käyttäjällä on käyttöoikeuksiensa puolesta oikeus näitä muutoksia ko rekrytoinnissa tehdä. Aiemmissa Kuntarekry versioissa ainoastaan hakijan kelpoisuutta pystyi muuttamaan tässä Muut rekrytoinnit listanäkymässä. Sivu 9 / 22

10 3.3 Rekrytoinnin viestinlähetysdialogin muutokset: kirjepostin lähettämismahdollisuuden sekä erillisen SMS-viestinlähetyspainikkeen poistuminen Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry-versiossa on uudistettu viestinlähetysdialogia, jolla hakijoille lähetetään viestejä. Muutokset ovat: Aiempien versioiden viestinlähetysdialogissa ollut kirjepostin lähetysvaihtoehto on poistettu SMS-viestin lähettämiseen tarkoitettu oma erillinen painike on poistunut SMS-viestin lähettäminen on siirretty osaksi viestinlähetysdialogia Kuva uudistuneesta viestinlähetysdialogista alla. Sähköpostin lähettämisen osalta dialogi on samanlainen kuin aiemmissakin versioissa (kuva yllä). Dialogista on poistettu kirjepostin lähetysvaihtoehto ja sen tilalle on tuotu SMS-lähetysmahdollisuus. Kuva dialogista, kun viestin tyypiksi on valittu Tekstiviesti alla. Mikäli uudessa Kuntarekry-versiossa halutaan lähettää hakijoille kirjepostia, tulee nämä tulostaa Asiakirjapohjat/Tulostuspohjat toiminnolla. Sivu 10 / 22

11 4 Sijaisrekisterin uudet ominaisuudet 4.1 Näytä sijaistarpeeseen sopivat sijaiset listauksen uudet filtterit Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa voidaan sijaistarpeeseen haettuja hakijoita filtteröidä hakijalistausnäkymässä. Filtterit sijaitsevat hakijalistausnäkymän yläpuolella. Hakijalistanäkymästä kuva alla. Filtteröintimahdollisuuksia on kaksi: toisella filtterillä saadaan näytölle hakijat käytettävyyden mukaan ja toisella filtterillä näytölle saadaan hakijat, jotka on valittu mukaan SMS-hakuun (mihin ryhmään vaan) tai kaikki hakijat. Sivu 11 / 22

12 4.2 Näytä sijaistarpeeseen sopivat sijaiset listauksessa uusi oletussorttaus sekä värikoodit hakijoiden kokemuksen mukaan Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa näytetään sijaistarpeeseen haetut hakijat oletuksena seuraavassa järjestyksessä: 1) Hakijat, jotka ovat aiemminkin olleet sijaisina siinä yksikössä, johon ko sijaistarve on tehty, 2) Hakijat, jotka ovat aiemminkin olleet sijaisina siinä organisaatiossa, johon ko sijaistarve on tehty sekä 3) Hakijat, jotka eivät ole olleet aiemmin sijaisina siinä organisaatiossa, johon ko sijaistarve on tehty. Hakijat myös korostetaan värikoodein vastaavasti: Aiemmin yksikössä sijaisina olleet on merkitty vihreällä fontilla, aiemmin organisaatiossa olleet on merkitty sinisellä fontilla ja sijaiset, jotka eivät ole aiemmin organisaatiossa sijaisina olleet, on merkitty mustalla fontilla. Hakijalistanäkymästä kuva alla. Sivu 12 / 22

13 4.3 SMS-ryhmävalintojen muutokset haettaessa sijaista sijaistarpeeseen Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa on uudistettu sijaisehdokkaiden valintaa SMS-hakuryhmiin, kun ollaan käynnistämässä automaattista SMS-hakua. Uudistukset ovat sekä käyttöliittymällisiä että toiminnallisia. Käyttöliittymällisesti on uudistettu valintapainikkeet, joilla hakijat valitaan SMS-ryhmiin. Klikattaessa ryhmävalintapainikkeesta avautuu alla oleva dialogi. Sivu 13 / 22

14 Dialogista voidaan valita SMS-ryhmään hakijoita kelpoisuuden ja aiemman kokemuksen mukaan. Mikäli valitaan useita vaihtoehtoja samasta ryhmästä, valintojen välillä on tai ehto ja mikäli valintoja tehdään eri ryhmistä, on näiden välillä ja -ehto. Esimerkiksi mikäli valitaan sekä yksikössä että organisaatiossa aikaisemmin työskennelleet, tulee valituksi hakijat, jotka täyttävät jommankumman vaihtoehdon. Jos puolestaan valitaan esim. kelpoiset ja samassa yksikössä työskennelleet, tulee valituksi hakijat, jotka täyttävät nämä molemmat ehdot. Sivu 14 / 22

15 4.4 Sijaisen tarkastusmerkintänäkymän uudistus Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry-versiossa on sijaisen tarkastusmerkintänäkymää uudistettu mittavasti. Isoimmat muutokset ovat itse käyttöliittymän parantaminen sekä tehtyjen tarkastusmerkintöjen automaattinen tallentuminen: aiemmissa versioissa tehdyt tarkastusmerkinnät tuli tallentaa erillisellä painikkeella, mutta uudessa versiossa tallentuminen tapahtuu automaattisesti. Tarkastusmerkintänäkymästä kuva alla. Sivu 15 / 22

16 Sivu 16 / 22

17 4.5 Raportti ei-aktiivisista hakijoista Ominaisuuden kuvaus Uuden Kuntarekry version Etsi sijaisrekisteristä raporteissa on mukana uusi raportti, jolla järjestelmästä voidaan etsiä ei-aktiivisia sijaishakijoita. Tässä yhteydessä ei-aktiivisella sijaisella tarkoitetaan henkilöä, joka on hyväksytty sijaiseksi, mutta toistuvasti ei reagoi SMS-hakuihin joissa hän on mukana. Raportin tavoitteena on, että sen avulla pystytään järjestelmästä löytämään tällaiset passiiviset hakijat. Rekrytoija tai muu työnantajakäyttäjä voi löytää heidät ja esimerkiksi kontaktoida heitä ja tarvittaessa vaihtaa tällaiset hakijat Ei käytettävissä tilaan. Tämän jälkeen he eivät nouse mukaan hakuihin, joilla etsitään sijaista sijaistarpeeseen. Uusi raportti on omana välilehtenään yhtenä Etsi sijaisrekisteristä osion raporttina. Raporttia otettaessa valitaan organisaatio, jonka hakijoista raportti halutaan. Mikäli käyttäjällä on oikeus vain yhteen organisaatioon, tätäkään valintaa ei tarvitse tehdä. Kuva raportin ottamisesta alla. Raportin lopputuloksessa näytetään henkilöt, jotka ovat viimeisen 3 kk:n aikana olleet mukana vähintään 20:ssa SMS-haussa, mutta jotka eivät ole vastanneet tekstiviestillä yhteenkään hakuun. Sivu 17 / 22

18 5 Rekrymobiilin uudet ominaisuudet 5.1 Sijaisen kelpoisuustietojen sekä aiemman kokemuksen organisaatiossa - tietojen näyttäminen hakijalistalla Ominaisuuden kuvaus Rekrymobiilin hakijalistalla, jossa voidaan ryhmitellä ehdokkaat SMS-ryhmiin, näytetään uudessa Kuntarekry versiossa myös ehdokkaiden kelpoisuustieto sekä tieto siitä, onko ehdokas aiemmin kiinnitetty sijaiseksi sijaishakuun valittuun yksikköön tai organisaatioon. Tästä näkymästä kuva alla. Yllä olevalla ehdokaslistalla kelpoiset ehdokkaat on kuvattu täyteen värjätyllä tähdellä ja soveltuvat eikelpoiset puolittain värjätyllä tähdellä. Vihreällä värillä on kuvattu sellaiset ehdokkaat, jotka ovat aiemminkin Sivu 18 / 22

19 kiinnitetty sijaiseksi siihen yksikköön, johon sijaistarve tehtiin. Sinisellä värillä on kuvattu ne ehdokkaat, jotka ovat aiemmin kiinnitetty sijaiseksi siihen organisaatioon, johon sijaistarve on tehty. Sivu 19 / 22

20 6 Työnhakijaportaalin uudet ominaisuudet 6.1 Hakija voi liittää kuvan hakemukseensa Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa hakijalle voidaan antaa mahdollisuus kuvan liittämiseen hakemukseensa. Jotta hakijalle voidaan kuvan liittämismahdollisuus antaa, tulee kuvakenttä olla valittuna a) organisaatiossa käyttöön rekrytointimoduulin asetuksissa sekä b) kyseisen rekrytoinnin hakulomakkeelle. Steppiasiakkaat, jotka eivät voi muokata asetuksia itse (moduulien etusivuilla ei ole linkkiä asetuksiin), voivat pyytää Kuntarekryn asiakastukea tekemään tämän muutoksen organisaation asetuksiin veloituksetta Kuvakentän voi ottaa asetuksissa käyttöön Liitetiedostot kenttäryhmästä. Tästä kuva alla. Lisäksi kenttä tulee valita käyttöön rekrytoinnin hakulomakkeella Muut tiedot kenttäryhmästä. Tästä kuva alla. Sivu 20 / 22

21 Hakulomakkeella kuvakenttä sijoittuu henkilön perustietoihin. Tästä kuva alla. Kuvan liittäminen hakemukseen tapahtuu Valitse kuva painikkeella. Kuvan valitsemisen jälkeen hakija näkee kuvan Rajaa kuvaa ikkunassa, jossa hän pystyy valitsemastaan kuvasta rajata sen alueen, joka hakemukselle tulee näkyviin. Tästä kuva alla. Sivu 21 / 22

22 Rajauksen jälkeen Hakija näkee kuvan hakemuksellaan ja hän voi vielä vaihtaa kuvan tai poistaa sen kuvan alla olevilla painikkeilla. Hakijan kuva näkyy rekrytoijalle hakijan CV-näkymässä. Sivu 22 / 22