FAQ, SISÄLTÖ Työnhakijoiden usein kysymät kysymykset... 2 FAQ, Rekrytointimoduuli... 2

Transkriptio

1 1 FAQ, SISÄLTÖ Usein kysytyt kysymykset löytyvät myös asiakastuen Requeste -järjestelmästä, jonne organisaation pääkäyttäjillä on käyttäjätunnukset. Rekkuun kirjaudutaan osoitteessa Työnhakijoiden usein kysymät kysymykset... 2 FAQ, Rekrytointimoduuli... 2 Miten rekrytointipohjat löytyvät?... 2 Miksi rekrytointilistauksessa eivät näy kaikki rekrytoinnit?... 2 Milloin sijaisuus kannattaa täyttää kohdistettuna rekrytointina Rekrytointimoduulissa, ja milloin sijaisrekrytointina Sijaisrekisterimoduulissa?... 2 Mikä on "Avoin rekrytointi" (Mitä tehdään napilla "Merkitse avoimeksi ON/OFF")?... 2 FAQ, Ilmoituksen muokkaukseen ja julkaisuun liittyvät kysymykset... 3 Mihin julkaisupaikkoihin rekrytointi pitää julkaista, kun haku on julkinen?... 3 Mihin julkaisupaikkoihin rekrytointi pitää julkaista, kun haku on sisäinen?... 3 Miksi työpaikkailmoitus ei näy TE-palvelut.fi:ssä, vaikka se on sinne julkaistu?... 4 Miksi TE-palvelu.fi -julkaisu ei onnistu?... 4 Miksi työpaikkailmoitus ei näy Kuntarekry.fi -sivustolla?... 5 Kuinka saan muokattua työpaikkailmoitusta, joka on jo julkaistu?... 5 Kuinka saan poistettua vahingossa julkaistun työpaikkailmoituksen?... 5 Miten rekrytoinnin hakuaikaa voi jatkaa, kun hakuaika on jo päättynyt?... 6 Kuinka hakuaikaa jatketaan, kun hakuaika on vielä menossa?... 6 FAQ, Hakulomake ja viestintä hakijoiden kanssa... 8 Miten hakijan hakemuksen voi siirtää rekrytoinnista toiseen?... 8 Näkevätkö kaikki työnhakijat vastaanottamassaan sähköpostiviestissä koko jakelun?... 8 Voiko hakija liittää hakemukseensa todistusjäljennöksiä?... 9 Voiko hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin liittää liitetiedostoja?... 9 Milloin hakulomakkeella kannattaa käyttää Vaaditut todistukset/ luvat ja sertifikaatit/ osaamiset - kysymyksiä?... 9 Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä?... 9 Miksi hakijat eivät saa ilmoitettua hakemuksessaan työsuhteensa kestoa oikein? FAQ, Sijaisrekisterimoduuli Miksi en löydä etsimäni henkilön hakemusta Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla? Miten löydän sijaisen hakemuksen, kun hän ei ole käytettävissä? Mihin perustuu hakijoiden saamat viestit hakemuksen vanhenemisesta? Miksi sijainen ei näe keikkakalenterin tietoja profiilissaan? Miksi sijainen ei saa viestejä keikoista?... 12

2 2 Työnhakijoiden usein kysymät kysymykset Työnhakijoiden FAQ on Kuntarekryn sivuilla osoitteessa FAQ, Rekrytointimoduuli Miten rekrytointipohjat löytyvät? Rekrytointimoduulin etusivulla on linkki Näytä rekrytointipohjat, jos käyttäjätunnuksellasi on oikeus käsitellä rekrytointipohjia. Miksi rekrytointilistauksessa eivät näy kaikki rekrytoinnit? Rekrytointilistaus näyttää rekrytoinnit viimeksi tehdyn suodatuksen mukaisesti, tai sen mukaan mitä linkkiä Etusivulla klikkaamalla olet tullut rekrytointilistaukseen. Suodatuksia tehdään jakoavainpainikkeella avautuvassa näkymässä, ja suodatukseen vaikuttaa myös hakusana joka on kirjoitettu hakusanakenttään. Milloin sijaisuus kannattaa täyttää kohdistettuna rekrytointina Rekrytointimoduulissa, ja milloin sijaisrekrytointina Sijaisrekisterimoduulissa? Sijaisrekrytointi kannattaa julkaista tilanteissa, joissa hakijoiden kanssa viestimisessä käytetään myöhemmin keikka- ja käytettävyyskalenteria. Kalenteri tulee näkyviin vain sijaisrekrytointeihin jätettyihin hakemuksiin. Kohdistettuna rekrytointina kannattaa täyttää sijaisuudet, jotka ovat selkeästi ennalta tiedettyinä ajankohtina alkavia ja päättyviä, yleensä vähintään useita kuukausia kestäviä palvelussuhteita. Jos tällaiseen tehtävään hakenut hakija halutaan mukaan sijaisrekisteriin, häntä pyydetään tekemään erillinen hakemus sijaisrekrytointiin. Mikä on "Avoin rekrytointi" (Mitä tehdään napilla "Merkitse avoimeksi ON/OFF")? Käsitteenä Avoin rekrytointi tarkoittaa hakua, joka ei kohdistu mihinkään yksittäiseen vakanssiin, vaan sillä halutaan antaa työnhakijoille mahdollisuus jättää avoin työhakemus mihin tahansa tehtävään.

3 3 "Merkitse avoimeksi ON/OFF" -nappulalla kohdistettu rekrytointi muutetaan tyypiltään "Avoimeksi rekrytoinniksi". Sillä on sellainen vaikutus, että näihin rekrytointeihin jätetyt hakemukset ovat kaikkien työnantajien selattavissa "Hae avoimista hakemuksista" -toiminnolla. Työnantajat näkevät vain sellaiset hakemukset, joissa hakija on kiinnostunut "meistä". Teillä voisi olla avoin rekrytointi, joka on tyypiltään "kohdistettu rekrytointi", ja jolla on pitkä hakuaika. Tällöin siihen jätetyt hakemukset näkyisivät vain teille. Jos merkitsette tällaisen rekrytoinnin avoimeksi, voitte edelleen käsitellä hakemuksia kuten kohdistettujen rekrytointien hakemuksia, mutta hakemukset näkyvät muillekin työnantajille, joista hakija on kiinnostunut. Nyt rekrytoinnin tyyppi vain on "Avoin rekrytointi", ja näkyy rekrytointimoduulissa vain, jos listaus on suodatettu tuon tyypin mukaan. FAQ, Ilmoituksen muokkaukseen ja julkaisuun liittyvät kysymykset Mihin julkaisupaikkoihin rekrytointi pitää julkaista, kun haku on julkinen? Julkaisu -välilehdellä avautuvassa ikkunassa on valittavana useita julkaisupaikkoja. Kun julkaiset julkiseen hakuun avattavan rekrytoinnin, valitse nämä julkaisupaikat: - Kuntarekry.fi (Suomi) - Te-palvelut.fi (mol) Yleensä ilmoitukset tuodaan työnantajien kotisivuille RSS-syötteellä. Tästä syystä muita julkaisupaikkoja ei tarvitse valita, koska sivuillanne oleva syöte hakee automaattisesti ne ilmoitukset, jotka julkaistaan Kuntarekry.fi -sivuille. Syöte voi olla myös sisäverkossanne, jolloin julkiset haut tulevat näillä valinnoilla myös intraan. Lisätietoja ilmoitusten julkaisusta kotisivuillenne ja intraan saat oman organisaatiosi sivustojen ylläpitäjältä. Julkaisupaikat, joissa on esiintyy "(Ruotsi)", on tarkoitettu ruotsinkielistä ilmoitusta varten. Mihin julkaisupaikkoihin rekrytointi pitää julkaista, kun haku on sisäinen? Kun kyseessä on sisäinen haku, jota ei haluta julkaista millekään julkisille sivuille, valitaan julkaisupaikaksi vain "Oma sisäverkko (Suomi)". Ruotsinkielinen ilmoitus julkaistaan julkaisupaikkaan "Oma sisäverkko (Ruotsi)". Ilmoitus tulee intraan, jos intran ylläpitäjä on tehnyt sinne linkityksen RSS-syötteellä, joka hakee vain näihin julkaisupaikkoihin tehtyjä ilmoituksia. Mikäli intran julkaisujärjestelmä ei tue RSS-teknologiaa, näiden ilmoitusten URL-osoite haetaan syötteestä, ja tehdään linkitys intraan käsin.

4 4 Julkaisun toteutuksesta intraan saat lisätietoja oman organisaatiosi intran ylläpitäjältä. RSS-syötteet saa Kuntarekryn asiakastuesta, Miksi työpaikkailmoitus ei näy TE-palvelut.fi:ssä, vaikka se on sinne julkaistu? Työpaikkailmoitukset siirtyvät TE-palvelut.fi -palveluun hieman pidemmällä viiveellä kuin Kuntarekry.fi:iin. Tavallisesti viive on puoli tuntia julkaisusta. Siirtoja ei tehdä välillä Työpaikkailmoitukseen tehdyt muutokset (ilmoituksen sisältö, hakuaika tms.) eivät välity TE-palvelujen sivuilla olevaan ilmoitukseen. Saat tehtyä muutokset työnantajatunnuksilla TE-palvelujen sivuilla tai ottamalla yhteyttä paikalliseen TE-toimistoon. Miksi TE-palvelu.fi -julkaisu ei onnistu? TE-palvelut.fi -sivuston joissakin kentissä on sellaisia merkkimäärärajoittimia, joita ei ole Kuntarekry.fi:ssä. Tästä syystä joistakin kentistä saattaa tulla virheilmoitus, vaikka ilmoitus olisi aiemmin julkaistu Kuntarekry.fi -sivuille. Jos saat virheilmoituksen julkaisun yhteydessä, tee virheilmoituksen mukaiset korjaukset työpaikkailmoitukseen Työpaikkailmoitus -välilehdellä. Esim. Työ alkaa (Kuntarekry.fi, TE-palvelut.fi) ja Palkka (Kuntarekry.fi, TE-palvelut.fi) -kenttiin kirjoitettu teksti menee myös TE-palvelut.fi -ilmoitukseen, joten jos kentässä oleva teksti on liian pitkä, lyhennä sen sanamuotoa. Merkkimäärärajoitukset TE-palvelut.fi -sivustolla: Tehtävänimike: 50 Palkka: 40 Lisätietojen antajat: 600 Jos saat virheilmoituksen vääristä merkeistä ilmoituspohjan kentissä, voit kierrättää mainitun virheen sisältävän tekstiosuuden muistion kautta, jolloin saat poistettua mahdolliset piilossa olevat merkit, jotka voivat estää julkaisun Te-palvelujen sivuilla. TE-palvelut.fi -julkaisu edellyttää, että organisaatio on tehnyt TEM:n kanssa sopimuksen Passari-palvelun käytöstä. Passari-palvelun voi tilata paikallisesta TE-toimistosta. Sieltä saa Ura-tunnuksen, joka pitää laittaa järjestelmän asetuksiin. Steppiasiakkaat lähettävät Ura-tunnuksen KL-Kuntarekry Oy:n asiakastukeen, joka tekee tämän muutoksen asetuksiin.

5 5 Miksi työpaikkailmoitus ei näy Kuntarekry.fi -sivustolla? Kuntarekry.fi-sivusto hakee työpaikkailmoitukset rekrytointijärjestelmästä 15 minuutin välein. Juuri julkaistu ilmoitus tulee näkyviin seuraavan päivityksen jälkeen, joten odottele minuuttia. Jollei ilmoitus vieläkään tule näkyviin, tarkista, että olet valinnut Kuntarekry.fi:n julkaisupaikaksi ja että olet antanut Hakuajan alkamisaika -kenttään oikean julkaisupäivän ja -kellonajan. Kuinka saan muokattua työpaikkailmoitusta, joka on jo julkaistu? Työpaikkailmoitusta voi muokata ennen hakuaikaa tai hakuajan aikana. Jos haluat muokata ilmoituksen tekstiä, tee näin: 1. Avaa rekrytoinnin Työpaikkailmoitus -välilehti. 2. Tee muokkaus ilmoituksen tekstiin. 3. Klikkaa Tallenna-painiketta oikealla ylhäällä. Kuntarekry.fi -sivusto päivittyy 15 minuutin välein (alkaen tasatunnista), joten seuraavan päivityksen jälkeen muokattu teksti näkyy ilmoituksessa näillä toimenpiteillä. Jos ilmoitus tuodaan kotisivuillenne RSS-syötteellä, ilmoitus tulee näillä toimenpiteillä muokattuna näkyviin myös kotisivuillenne, kun ne ovat päivittyneet. HUOM! TEM:n järjestelmä ei ota vastaan muutoksia ensimmäisen julkaisun jälkeen. Tästä syystä muutokset täytyy käydä tekemässä erikseen ko. ilmoitukseen te-palvelut.fi -sivuilla. Kirjaudu sivuille osoitteessa TEpalvelut.fi. Työnantajan TA-alkuisen käyttäjätunnuksen saa TE-toimistosta. Kuinka saan poistettua vahingossa julkaistun työpaikkailmoituksen? Työpaikkailmoituksen voi poistaa järjestelmästä hakuajan aikana. Jos haluat poistaa ilmoituksen, tee näin: 1. Avaa rekrytoinnin Julkaisu -välilehti. 2. Avaa kuntarekry.fi -julkaisurivi ja laita hakuaika päättymään 20 min. kuluttua. 3. Klikkaa Tallenna-painiketta oikealla ylhäällä.

6 6 Kuntarekry.fi -sivusto päivittyy 15 minuutin välein (alkaen tasatunnista), joten seuraavan päivityksen jälkeen ilmoitus on poistunut netistä näillä toimenpiteillä. HUOM! TEM:n järjestelmä ei ota vastaan muutoksia ensimmäisen julkaisun jälkeen. Tästä syystä ilmoitus täytyy käydä poistamassa erikseen työnantajan käyttäjätunnuksilla TE-palvelut.fi -sivuilta. Työnantajan TAalkuisen käyttäjätunnuksen saa TE-toimistosta. Halutessasi voit myös poistaa TE-toimiston julkaisurivin järjestelmästä avaamalla sen julkaisurivin ja painamalla alhaalta vasemmalta Poista -nappia. (Tämä toiminto ei siis kuitenkaan poista ilmoitusta netistä.) Miten rekrytoinnin hakuaikaa voi jatkaa, kun hakuaika on jo päättynyt? Kun rekrytoinnin hakuaika on päättynyt, ja haku halutaan avata uudelleen, tehdään rekrytoinnille seuraavat toimenpiteet: 1. Muokkaa työpaikkailmoituksen tekstiä. Kerro hakijoille täydentäviä tietoja hausta, esim. että hakuaikaa on jatkettu ja aiemmin tulleet hakemukset huomioidaan. 2. Julkaisu -välilehdellä klikkaa sen julkaisun riviä, jonka hakuaikaa haluat jatkaa (esim. "Kuntarekry.fi (Suomi)"). Muuta hakuajan päättymisajankohdaksi jatketun uuden haun päättymisaika, myös kellonaika Klikkaa Tallenna-painiketta oikealla ylhäällä. Ilmoitus tulee sivustolle seuraavan 15 min. välein tapahtuvan päivityksen jälkeen. Uudelleenjulkaisu TE-palvelut.fi -sivuille: 1. Klikkaa Julkaisu -välilehdellä TE-palvelut.fi -julkaisun riviä. 2. Poista tämän julkaisun tiedot järjestelmästä muokkausikkunassa olevalla Poista -painikkeella (alh.vas.). 3. Tee oikealla alhaalla olevalla Uusi -painikkeella uusi julkaisu julkaisupaikkaan "TE-palvelut.fi ". Kuinka hakuaikaa jatketaan, kun hakuaika on vielä menossa? Kun hakuaika ei ole vielä päättynyt, ja halutaan jatkaa hakuaikaa, tehdään rekrytoinnille seuraavat toimenpiteet: 1. Mene rekrytoinnin Julkaisu-välilehdelle. 2. Klikkaa "kuntarekry.fi" -julkaisun riviä. 3. Muokkaa Hakuajan päättymisaikaa haluamallesi päivämäärälle ja kellonajalle. 4. Tallenna.

7 7 Koska TEM:n järjestelmä ei ota ensimmäisen julkaisun jälkeen vastaan ilmoituksen muuttuneita tietoja, täytyy TE-palvelut.fi -julkaisu ensin poistaa. Toimenpiteet TE-palvelut.fi -julkaisulle: 1. Poista TE-palvelut.fi -sivuilla oleva ilmoitus kirjautumalla Ura-tunnuksilla TEM:n järjestelmään osoitteessa TE-palvelut.fi. 2. Mene Kuntarekryjärjestelmässä rekrytoinnin julkaisuvälilehdelle, ja klikkaa TE-palvelut.fi -julkaisun riviä. 3. Poista julkaisun tiedot järjestelmästä Poista -napilla. 4. Tee uusi julkaisu TE-palvelut.fi -julkaisupaikkaan oikealla alhaalla olevalla Uusi -napilla. Varmista, että laitat hakuajan alkamis- ja päättymispäivät siten, että ajanjakso on Kuntarekry.fi -julkaisun hakuajan sisällä tai ihan samat. TE-palvelut.fi:ssä hakuajan alkamisaika voi olla sama tai myöhäisempi kuin Kuntarekry.fi:ssä, ja päättymisaika voi olla sama tai aikaisempi kuin Kuntarekry.fi:ssä.

8 8 FAQ, Hakulomake ja viestintä hakijoiden kanssa Miten hakijan hakemuksen voi siirtää rekrytoinnista toiseen? Asetuksissa voi ottaa käyttöön hakulomakkeen kysymykset "Hakemustani voidaan käyttää myös muissa rekrytoinneissa" ja "Kuinka kauan hakemustani voidaan käyttää muissa rekrytoinneissa." Tämän jälkeen näillä kysymyksillä rekrytoinneissa voi erikseen valita, annetaanko hakijoille mahdollisuus tehdä hakemuksestaan myös avoin hakemus muihin tehtäviin, jos ei tule valituksi siihen tehtävään jota on hakemuksellaan hakenut. Jos näitä kysymyksiä ei käytetä, mahdollisuutta ei tarjota hakijoille. Tästä seuraa seuraavanlainen toiminnallisuus: 1. Hakija vastaa tuohon kysymykseen "kyllä" (rasti ruutuun), ja määrittää päivämäärän mihin saakka hakemusta saa käyttää muihinkin rekrytointeihin. 2. Hakija ei tule valituksi. 3. Hakemuksen voimassaoloaikana hakija esim. soittaa, että "haen siihen aiempaan rekrytointiin jättämälläni hakemuksella nyt tätä teidän uuttakin paikkaa joka teillä on nyt haettavana". 4. Järjestelmässä mennään tähän työhakemukseen siinä rekrytoinnissa, johon se on jätetty. 5. Käytetään nappulaa "Nosta rekrytointiin", jolla aukeaa valikko kaikista rekrytoinneista, jotka käyttäjällä on oikeus nähdä. 6. Valitaan rastilla se rekrytointi, johon hakija ilmoittaa hakevansa, jolloin hakemus "kopioituu" siihen toiseen rekrytointiin. Tällä tavalla voidaan siis palvella työnhakijaa siten, että hänen ei tarvitse mennä työpaikkailmoituksen "Hae työpaikkaa" nappulalla hakemaan toista paikkaa, vaan hakemus voidaan kopioida järjestelmässä rekrytoinnista toiseen. Tämä edellyttää joka tapauksessa hakijalta aktiivisuutta, työnantajalla ei ole velvollisuutta huomioida kaikkia avoimia hakemuksia kaikissa rekrytoinneissa automaattisesti. Tämä myös kerrotaan hakijoille hakulomakkeen ohjeissa. Näkevätkö kaikki työnhakijat vastaanottamassaan sähköpostiviestissä koko jakelun? Eivät näe. Järjestelmä lähettää viestin hakijoille piilokopiona, jolloin vastaanottajan saamassa viestissä näkyy vastaanottajana vain vastaanottaja itse.

9 9 Voiko hakija liittää hakemukseensa todistusjäljennöksiä? Organisaation pääkäyttäjä voi ottaa asetuksissa hakulomakkeelle käyttöön useita liitetiedoston liittämiskohtia Lisätietoja kysymyksen yhteyteen. Nämä liitetiedostokysymykset täytyy valita rekrytoinnin hakulomakkeelle käyttöön, jos hakijoille halutaan antaa mahdollisuus liitetiedostojen liittämiseen. Liitetiedoston enimmäiskoko on 1 MB, mikä ei aina riitä esim. skannatuille kuville. Rekrytointiprosessin kannalta onkin suositeltavinta suunnitella hakulomakkeen kysymysvalikoima sellaiseksi, että lomakkeella saadaan kysyttyä hakijoilta ne tiedot, joiden perusteella haastatteluvalinnat voidaan tehdä. Todistukset jäljennöksineen pyydetään ottamaan mukaan haastatteluun, jonka yhteydessä tarkistetaan hakijan hakemuksessaan esittämät tiedot. Voiko hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin liittää liitetiedostoja? Hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin voi liittää enintään 5 kpl liitetiedostoja, joiden enimmäiskoko on 1 MB/ kpl. Milloin hakulomakkeella kannattaa käyttää Vaaditut todistukset/ luvat ja sertifikaatit/ osaamiset -kysymyksiä? Kun rekrytoidaan tehtävään, johon valittavalta ehdottomasti edellytetään jotain tiettyä todistusta, lupaa tai osaamista, voi tällaista yksittäistä asiaa kysyä erikseen omana kysymyksenään. Samoin jos tehtävässä menestymisen ennustetta olennaisesti parantaa jonkin tietyn dokumentin omistaminen, voidaan tällaista kysyä. Tällaisesta esimerkkinä voi olla vaikkapa ajokortti, jos täytettävään tehtävään kuuluu autolla ajamista. Esim. vastausvaihtoehto Ajokortti A-luokka tulee hakijalle valittavaksi ainoastaan, jos hakulomakkeelle valitaan käyttöön kysymys Vaaditut luvat ja sertifikaatit ja siihen kysymykseen valitaan käyttöön kohta Ajokortti A-luokka. Älä laita tätä kysymystä pakolliseksi, koska silloin hakijan täytyisi valita siihen että hänellä on kyseinen todistus, lupa tai osaaminen, että hän pääsee lähettämään hakemuksen. Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä? Avoimissa rekrytoinneissa ja sijaisrekrytoinneissa Alue/ kunta, jossa haluan työskennellä ja Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut -kysymykset on kysyttävä pakollisina, ettei hakija jättäisi hakemusta vastaamatta näihin kysymyksiin. Kiinnostuskysymyksiä ei pidä kysyä lainkaan kohdistetuissa rekrytoinneissa.

10 10 Kun julkaistaan avoimia rekrytointeja ja sijaisrekrytointeja, hakemukset menevät järjestelmässä hakemusrekistereihin, joihin pääsevät kaikki työnantajat. Hakemukset näkyvät niille työnantajille, joista hakija on kiinnostunut kiinnostuskysymysten vastausten perusteella. Hakijan vastaukset kiinnostuskysymyksiin Alue/ kunta, jossa haluan työskennellä, Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut ja Työnantajaorganisaatiot, joista olen kiinnostunut määrittelevät siis järjestelmän käyttäjän oikeudet nähdä hakemus. Hakemus näkyy kiinnostuskysymyksistä riippumatta, jos hakemus on jätetty oman organisaation avoimeen rekrytointiin tai sijaisrekrytointiin. Miksi hakijat eivät saa ilmoitettua hakemuksessaan työsuhteensa kestoa oikein? Kun hakulomakkeelle valitaan työsuhteiden ja koulutustietojen kysymyksiä, voidaan kysyä erikseen alku- ja loppupäivämäärää. Jos kysytään vain alkupäivämäärää, hakija ei voi täyttää lainkaan työkokemustietoihinsa loppupäivämäärää. Tässä tilanteessa järjestelmä laskee jokaisen työkokemuksen keston ilmoitetusta alkupäivämäärästä nykyhetkeen. Jos kysytään loppupäivämäärää pakollisena kysymyksenä, hakijan on laitettava työsuhteen loppupäivämääräksi jotain, vaikka työsuhde ei olisi päättynyt. Loppupäivämääriä ei siis pidä kysyä pakollisina kysymyksinä. Jos hakijalla on ollut esim. osa-aikaisia töitä, hän voi ilmoittaa tosiasialliset työsuhteiden kokonaiskestot kirjoittamalla ne itse Kesto kenttään.

11 11 FAQ, Sijaisrekisterimoduuli Miksi en löydä etsimäni henkilön hakemusta Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla? Jos hakijan hakemuksessa olevat tiedot eivät täsmää haussa käytettyjen hakuehtojen kanssa, hakemus ei tule hakutulokseen. Jos hakija on käytettävyystiedoissaan laittanut rastin kohtaan Käytettävissä sijaisuuksiin: En ole käytettävissä, hänen hakemuksensa tulee hakutulokseen vain jos hakukriteeriksi on valittu kysymys Käytettävissä ja siihen ei ole laitettu ruksia. Hakija ei ole lähettänyt hakemusta onnistuneesti. Hän ei ole nähnyt hakemuksen lähettämistoiminnon jälkeen näkymää, jossa lukee: Hakemuksesi on tallentunut tietokantaan. Kiitos hakemuksestasi. Hakemus ei sisällä sellaisia tietoja, joiden perusteella esimiehellä olisi oikeus nähdä hakemus. Jos sijainen ei ole hakemuksessaan vastannut kiinnostuskysymyksiin siten, että hän olisi kiinnostunut niistä työpaikoista joihin esimiehellä on oikeudet, hakemus ei tule hakutulokseen (kts. kysymys Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä? ) Esimerkki: Maija Poppanen on tehnyt hakemuksen johonkin sijaisrekrytointiin, ja vastannut Alue/ kunta, jossa haluan työskennellä -kysymykseen Hämeenlinna ja Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut kysymykseen Terveydenhuolto. Maija soittaa eri organisaation esimiehelle Kuopion alueella, ja kertoo laittaneensa hakemuksen ja olevansa kiinnostunut myös Kuopion seudun työpaikoista. Esimies, jolla on käyttäjätunnus organisaatiossa jonka työpaikat sijaitsevat Kuopion alueella ja työpaikkoja tehtäväalueella Terveydenhuolto, tekee haun hakuehdoilla - etunimi: Maija - sukunimi: Poppanen Maijan hakemus ei tule hakutulokseen, koska hän on lomakkeella ilmoittanut kiinnostusta Hämeenlinnan alueeseen, mutta ei Kuopion alueeseen, eikä hän tehnyt hakemusta sen työnantajan rekrytointiin, jonka esimiehelle hän soitti. Miten löydän sijaisen hakemuksen, kun hän ei ole käytettävissä? Kun työnhakija laittaa Käytettävissä -valinnan kohtaan En ole käytettävissä, hänen hakemuksensa ei nouse normaaleihin hakuihin mukaan. Hakemus löytyy, kun käytetään Etsi sijaisrekisteristä -haussa hakutekijänä hakulomakkeen kohtaa Käytettävissä siten, että käytettävissä -rasti otetaan pois.

12 12 Mihin perustuu hakijoiden saamat viestit hakemuksen vanhenemisesta? Hakemuksen vanhenemisviesti voi tulla hakijalle kahdessa eri tapauksessa: 1. Sijaisrekrytointiin jätetty hakemus Nämä vanhenevat, kun hakija ei ole päivittänyt hakemustaan tai hakijaa ei ole kiinnitetty kuuteen (6) kuukauteen. Pari viikkoa ennen määräajan täyttymistä hakija saa viestin, jossa häntä pyydetään päivittämään hakemustaan, mikäli hän haluaa, että hakemus pysyy aktiivisena. Vanhennuttuaan hakemus menee käytettävyystiedoissa tilaan Ei käytettävissä. 2. Avoimeen rekrytointiin jätetty hakemus Tällaisen hakemuksen voi jättää rekrytointiin, joka on käsitelty nappulalla "Merkitse avoimeksi", ja kohdistettuihin rekrytointeihin, joiden hakulomakkeella on kysymys "Hakemustani voidaan käyttää myös muissa rekrytoinneissa". Näissä tapauksissa hakija itse vastaa kysymykseen, mihin asti hänen avoin hakemuksensa on voimassa. Kun tämä päivämäärä lähestyy, hän saa järjestelmästä viestin, jossa kerrotaan, että hakemus on vanhenemassa. Miksi sijainen ei näe keikkakalenterin tietoja profiilissaan? Jos sijainen ei näe keikkoja oman profiilinsa kalenterissa, häntä voi pyytää tarkistamaan, että hän on kirjautunut oikeilla tunnuksilla järjestelmään. Osalla hakijoista on useammat tunnukset järjestelmään, ja keikat näkyvät vain sen tunnuksen alla, josta hakija on lähettänyt hakemuksensa sijaistehtäviin. Keikat näytetään profiilissa kahden seuraavan kuukauden ajalta. Jos hakija haluaa nähdä kauempaa tulevaisuudessa olevat keikat, hän voi valita hakuaikakenttiin haluamansa ajanjakson. Miksi sijainen ei saa viestejä keikoista? Jos sijainen ei saa viestejä keikoista, tarkistetaan: - sijaisen yhteystiedot - sijaisen hakemuksen tarkistusmerkinnät (hakemuksen tila, tehtävänimikkeet ja yksiköt) - sijaisen käytettävyys - Kuntarekryn asiakastuki voi tarkistaa onko sijainen kiinnitettynä johonkin toiseen organisaatioon - Onko sijaisella useampi sijaishakemus järjestelmässä? Onko molemmissa tarkistusmerkinnät ja kumpia tunnuksia sijainen käyttää kun hän kirjautuu Kuntarekryyn katsomaan hänelle tarjottuja keikkoja? Sijaisella tulisi olla vain yksi hakemus, niin kaikki yhteystietomuutokset jne. päivittyvät aina oikein.