Kaarinan kaupunki MUISTIO 1 (2) Ympäristöpalvelut

Transkriptio

1 Kaarinan kaupunki MUISTIO 1 (2) Ympäristöpalvelut Jyrki Lappi/ YMPÄRISTÖPALVELUJEN ORGANISAATIORYHMÄ Aika kello Paikka Kaarinan kaupunginviraston kokoushuone nro 375 Läsnä Jyrki Lappi, tekninen johtaja, Kaarina, puheenjohtaja ja sihteeri Marjatta Nenonen, henkilöstön edustaja, Kaarina Pasi Aromäki, kaupunginarkkitehti, Kaarina Mellanen Tapani, tilakeskuksen johtaja, Kaarina Tarmo Mäkeläinen, työpäällikkö, Kaarina Saari Risto, kaupungininsinööri, Kaarina 1 Toimialan tilaratkaisut 2 Toimistohenkilöstön sijoittuminen 3 Toimialan nimi 4 Organisaatiorakenteen käsittely 5 Työryhmän raportti Toimialan pohjaesitys on toimintojen sijoittuminen mahdollisimman laajasti nykyisen viraston 3. kerrokseen. Esitys liitteenä. Ympäristönsuojelu ja/tai rakennusvalvonta voivat sijoittua myös muualle lähialueen kiinteistöihin. Parhaimpina mahdollisuuksina pidettiin Cityconin kiinteistöä tai musiikkiopisto Arkipelagin käytössä olevia tiloja. Käsiteltiin toimistohenkilöstön sijoittumista ja päädyttiin siihen, että toimistohenkilöstö keskitetään niiltä osin, kuin toiminta pystytään sijoittamaan samaan kerrokseen kaupunginvirastolla. Toimialan nimeä ollaan käsitelty aiemmissa kokouksissa. Vaihtoehtoina ovat olleet nykyinen Ympäristöpalvelut ja Tekniset palvelut. Päädyttiin jatkamaan nykyisellä nimellä. Jatkettiin organisaatiomallin käsittelyä ja hyväksyttiin organisaatiotyöryhmän esitykseksi kuntaliitoksen ohjausryhmälle liitteen mukainen organisaatiorakenne vastuuhenkilöineen. Käytiin laaditut henkilöstön sijoitusluettelot läpi ja tarkennettiin niitä. Toimistohenkilöstön osalta edellyttää vielä lopullisia tilapäätöksiä. Käytiin läpi työryhmän raportin runko ja hyväksyttiin se. Raportti liitteenä. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin/Faksi Internet Suora PL 12 Lautakunnankatu 4 (02) KAARINA KAARINA (02) (Faksi) jyrki.lappi@kaarina.fi

2 Kaarinan kaupunki MUISTIO 2 (2) Ympäristöpalvelut Jyrki Lappi/ Jyrki Lappi LIITE Viraston toimitilojen sijoituskaavioesitys Toimialan organisaatioehdotus ohjausryhmälle Organisaatiotyön loppuraportti JAKELU toimialan henkilöstö Kaarinassa ja Piikkiössä

3

4 Ympäristöpalvelujen organisaatio 2009 Tekninen johtaja Jyrki Lappi Yleispalvelut osastosihteeri Anne Jokinen 6 Projektipäällikkö Alueiden kehitysproj. Pentti Tapio 1 Tilakeskus tilakeskuksen päällikkö Tapani Mellanen 122 Yhdyskuntatekn. kaupungininsinööri Risto Saari 12 Maankäyttö kaupunginarkkitehti Pasi Aromäki 20 Rakentamispalvelut työpäällikkö Tarmo Mäkeläinen 61 Ympäristönsuojelu Ympäristöpäällikkö Jouni Saario 4 Rakennuttaminen rakennuttajainsinööri Petri Rintala Vesihuoltolaitos vesihuoltoinsinööri Markku Nurmi Kaavoitus kaupunginarkkitehti Pasi Aromäki Investointirakentaminen maanrakennusmestari Hannu Kuivala Ympäristönsuojelu ympäristöpäällikkö Jouni Saario Kiinteistönhoito tekninen isännöitsijä Taisto Nuutinen Lämpölaitos kaupungininsinööri Risto Saari Maaomaisuuden hallinta maankäyttöinsinööri Tanja Hämäläinen Vesi- ja lämpöhuollon kp. putkimestari Kari Ketola Kunnossapito talonrakennusmestari Risto Vuorinen Katu- ja puistoyksikkö kaupungininsinööri Risto Saari Kiinteistö- ja paikkatietopalv. maanmittausinsinööri Sami Kääriäinen Yleisten alueiden kp. aluemestari. Ossi Vesalainen Siivous siivouspäällikkö Maarit Kiiskinen Kt-suunnittelu suunnitteluinsinööri Raine Ruohonen Rakennusvalvonta joht. rakennustarkastaja Jukka Latokylä Maastomittaus maanmittausteknikko Hannu Paajanen

5 p Ympäristöpalvelut Organisaatiotyöryhmä 1(10) LOPPURAPORTTI LAAJENEVAN KAARINAN KAUPUNGIN YMPÄRISTÖPALVELU JEN ORGANISAATION VALMISTELU

6 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 3 2 PROJEKTIN TAVOITTEET Tausta Tavoitteet 4 3 TYÖN VALMISTELU Työryhmän kokoonpano Toteutusvaiheet Yhteistoiminta ja tiedottaminen 6 4 NYKYTILANTEEN ANALYYSI Nykyorganisaatiot Nykytilan arviointi Henkilöstön halukkuus tehtävien vaihtoon 8 5 ESITYS UUDEKSI ORGANISAATIOKSI Toimintaorganisaatio Nimikemuutokset Lautakunnat 9 6 ESITYS TOIMIPAIKOIKSI Virastotoiminnat Rakentamispalvelut 10 Liitteet: 10

7 3 (10) 1 JOHDANTO Tämä raportti liittyy laajenevan Kaarinan kaupungin Ympäristöpalvelujen toimialan organisaation valmisteluun Kaarinan ja Piikkiön kuntien yhdistyessä Kaarinan kaupunki ja Piikkiön kunta päättivät Paras hankkeeseen liittyen kuntaliitoksen toteuttamisesta vuoden 2009 alusta lukien. Työtä johtaa kuntaliitossopimuksen mukaisesti molempien kuntien luottamushenkilöistä koostuva ohjausryhmä. Ohjausryhmä valitsi tammikuussa uudelle Kaarinalle toimialajohtajat ja edellytti kuntaliitossopimuksen mukaisesti, että toimialajohtajat valmistelevat esityksen toimialan organisaatiosta huhtikuun loppuun mennessä. Ympäristöpalvelujen toimialajohtajaksi ohjausryhmä valitsi tekninen johtaja Jyrki Lapin. Kuntaliitossopimuksen mukaisesti Ympäristöpalvelujen toimialalla toimivat tekninen lautakunta, kaavoitus ja rakennuslautakunta sekä ympäristönsuojelulautakunta. Tässä raportissa kuvattu organisaation valmistelu on osa koko Ympäristöpalvelujen toimialan uudelleen järjestelyä laajentuvassa kaupungissa. Työ koskee Piikkiön, Kaarinan ja Kaarinan Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstöä. 2 PROJEKTIN TAVOITTEET 2.1 Tausta Kuntaliitoksen ohjausryhmä teki toimialajohtajien valinnan yhteydessä pohjaesityksen toimialojen vastuualuejaoksi. Ympäristöpalvelujen osalta ohjausryhmä esitti toimialan jakamista neljään vastuualueeseen seuraavasti: Tilakeskus, Yhdyskuntatekniikka, Maankäyttö ja Rakentamispalvelut Tässä rakenteessa teknisen lautakunnan alaisuudessa toimisivat Tilakeskus, Yhdyskuntatekniikka sekä Rakentamispalvelut. Maankäytön vastuualue toimisi sekä kaavoitus ja rakennuslautakunnan että ympäristönsuojelulautakunnan alaisuudessa. Ohjausryhmän pohjaesitys perustuu Kaarinan kaupungissa vuodesta 2006 lähtien käytössä olleeseen organisaatiorakenteeseen. Kyseiseen organisaatiomalliin ollaan pääosin oltu tyytyväisiä. Käytössä oleva tilaajatuottajamalli on aiheuttanut myös keskustelua, mutta malli on myös kuntaliitossopimuksen linjausten mukainen. Kaarinan kaupungin Ympäristöpalveluiden organisaatiossa on henkilöstöä n. 175 henkilöä ja Piikkiön kunnan ympäristöosastolla n. 45 henkilöä. Lisäksi siivoushenkilöstöä on Kaarinan Piikkiön terveyskeskuksessa 8 henkilöä.

8 4 (10) Lakkaavan kunnan ja kuntayhtymien vakinaiset viranhaltijat ja työntekijät siirtyvät kuntajakolain mukaisesti entisin ehdoin laajentuvan kunnan palvelukseen heille soveltuviin tehtäviin. Työnantajalla ei ole oikeutta yhdistymistä seuraavien viiden vuoden aikana irtisanoa palvelussuhdetta taloudellisilla tai tuotannollisilla irtisanomisperusteilla. 2.2 Tavoitteet Kuntaliitoksen ohjausryhmä päätti , että organisaation kehittämistyö tulee toteuttaa seuraavien ohjeiden mukaisesti. Suunnitteluryhmän kokoonpanossa on mahdollisuuksien mukaan huomioitava edustus toimialan eri vastuualueilta. Henkilöstöjärjestöjä on pyydettävä nimeämään suunnitteluryhmään henkilöstön edustus. Toimialajohtaja vastaa siitä, että suunnittelussa noudatetaan YTlakia ja henkilöstötyöryhmässä sovittuja henkilöstöpolitiikan yhteisiä menettelytapoja. Toimialajohtaja esittelee organisaatiosuunnitelman mm. laajennetulle Kehry:lle. Toimialakohtainen organisaatiosuunnitelma on laadittava ohjausryhmän hyväksymän organisaatioesityksen pohjalta. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys toimialan organisaatiosta (vastuualue ja yksikkötaso), vastuualue esimiehistä ja yksiköiden esimiehistä. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys toimialan henkilöstöstä vastuualueittain. Henkilöstön sijoittelussa tulee hyödyntää mm. henkilöstölle tehtyjä kyselyjä eläköitymissuunnitelmista ja sijoittumistoiveista. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä näkemys toimialatilatarpeesta sekä näkemys toimitilojen sijainnista. Toimialajohtaja raportoi suunnitteluryhmän työn etenemisestä ohjausryhmälle. Toimialan organisaatiosuunnitelma toimitetaan ohjausryhmälle mennessä. 3 TYÖN VALMISTELU 3.1 Työryhmän kokoonpano Toimialajohtaja kutsui Ympäristöpalvelujen organisaatiotyöryhmään seuraavat henkilöt: tekninen johtaja Pentti Tapio kaupunginarkkitehti Pasi Aromäki kaupungininsinööri Risto Saari

9 5 (10) tilakeskuksen päällikkö Tapani Mellanen työpäällikkö Tarmo Mäkeläinen ympäristöpäällikkö Jouni Saario osastosihteeri Anne Jokinen Henkilöstö nimesi ryhmään henkilöstöryhmien edustajiksi seuraavat: Marjatta Nenonen, Kaarina Jarkko Tammelin, Piikkiö Työryhmän puheenjohtajana on toiminut tekninen johtaja Jyrki Lappi ja sihteerinä osastosihteeri Anne Jokinen Työryhmään on pyritty kokoamaan keskeiset henkilöt Kaarinan ja Piikkiön nykyisistä organisaatioista, jotka edustavat myös kaikkia lautakuntia. 3.2 Toteutusvaiheet Organisaation valmisteluprojekti on edennyt seuraavan aikataulun mukaisesti. Projektin käynnistyminen Helmikuu 2008 Suunnitelman esittely ja henkilöstön kuuleminen työpaikkakokouksissa (5 tilaisuut Helmi maaliskuu 2008 ta) Organisaatiotyöryhmän kokoontumiset Maalis huhtikuu 2008 ohjausryhmän pohjaesityksen arviointi nykytoimintatavan arviointi vaihtoehtoisen organisaation rakentaminen vastuualueiden ja yksiköiden vastuuhenkilöiden valinta henkilöstön jakautuminen vastuualueille toimitilatarpeen selvittäminen toimistotyötarpeen selvittäminen Toimialojen väliset rajapintaneuvottelut Maalis huhtikuu 2008 liikuntapaikkojen käyttöhenkilöstö Piikkiön ja terveyskeskuksen siivoushenkilöstö varastot ja hankintakeskus yhteiset siivous ja ruokapalveluhenkilöt Valmistellun organisaatioesityksen esittely Huhtikuu 2008 henkilöstölle työpaikkakokouksissa (5 tilaisuutta) Uuden organisaation ja vastuuhenkilöiden valinta

10 6 (10) 3.3 Yhteistoiminta ja tiedottaminen Valmistelutyön lähtökohtana oli mahdollistaa esimiesten ja koko muun henkilökunnan mahdollisimman laaja osallistuminen hankkeeseen. Työtä päätettiin esitellä työpaikkakokouksissa kahdessa vaiheessa eli työn alussa sekä ennen lopullisia päätöksiä. Tämän lisäksi työtä on esitelty työyhteisön kehittämisryhmässä kaksi kertaa. Valmistelutyöhön liittyvä aineisto on ollut koko ajan henkilöstön tutustuttavissa niin Kaarinassa kuin Piikkiössä sekä intra että internetissä. Lisäksi muistiot on lähetetty esimiehille erikseen henkilöstölle jaettaviksi. Hanketta on esitelty lisäksi sekä Kaarinan että Piikkiön lautakunnille kahdessa yhteisessä kokouksessa. Kaikkiaan erilaisia esittely ja keskustelutilaisuuksia pidettiin laatimisprosessin aikana henkilöstölle/työyhteisön kehittämisryhmälle yhteensä 12 kappaletta. Näiden lisäksi lautakunnille sekä ohjausryhmälle ja valtuustoille yhteensä 5 kappaletta. Näissä tilaisuuksissa kaikilla henkilöstön edustajilla ja toimialaan liittyvillä luottamushenkilöillä oli mahdollisuus tuoda mielipiteensä esiin. 4 NYKYTILANTEEN ANALYYSI 4.1 Nykyorganisaatiot Kaarinan Ympäristöpalvelujen organisaatio 2008: Yleispalvelut Tekninen johtaja Tilakeskus Yhdyskuntatekniikka Maankäyttö Rakentamispalvelut Rakennuttaminen Siivous Kiinteistönhoito Kunnossapito Vesihuoltolaitos Lämpölaitos Katu ja puistoyksikkö Rakennuttaminen ja Kt suunnittelu Kaavoitus Tontti ja paikkatietoyks Rakennusvalvonta Ympäristönsuojelu Yhdyskuntatekn. rak ja kp. Puistojen rak. Autot ja työkoneet Maastomittaus

11 7 (10) Piikkiön ympäristöosaston organisaatio 2008: Tekninen johtaja (1) Siivoustyönjohtaja (1) Kunnanrakennusmestari (1) Mittausteknikko (1) Rakennustarkastaja (1) Toimistosihteeri (0,5) Siivoojat (12) Keskusvarastonhoitaja (1) Traktorin kuljettajat (2) Tuntimiehet (6) Talonmiehet (6) Vesilaitoksen hoitaja (1) Jätevedenpuhdistamon hoitaja (1) Suunnitteluavustaja (1) Mittaryhmä (2) Kanslistit (2) 4.2 Nykytilan arviointi Nykyisen organisaation toimivuuden arviointia suoritettiin organisaatiotyöryhmässä. Nykyistä toimintamallia Kaarinan kaupungissa pidettiin pääsääntöisesti hyvin toimivana ja se tukee hyvin asetettuja strategisia tavoitteita. Mahdollista radikaalia organisaatiomuutosta pidettiin tässä tilanteessa huonona, koska aiempi muutos on toteutettu vuonna 2006 ja järjestelmä on saatu vasta vuoden 2007 aikana toimimaan kunnolla. Myös muutoksella saavutettavat tavoitteet saadaan parhaiten hyödynnettyä ja arvioitua vasta muutaman vuoden kuluttua. Yksittäisiä kehitettäviä asioita on nykytoiminnassa runsaasti, mutta organisaatiotyöryhmän näkemyksen mukaan niitä voidaan parhaiten edistää nykyisellä organisaatio ja toimintarakenteella. Piikkiön kunnan toimintaorganisaatio todettiin nykyisellään niin ohueksi, että sen toimintatavan varaan ei laajenevan kaupungin organisaatiota voida rakentaa. Yksittäisistä kysymyksistä esiin nousi toimistotyön raja aitojen madaltaminen keskittämällä toiminta yhden esimiehen alaisuuteen. Kokemukset tästä ovat olleet Piikkiössä hyvät. Kaarinan osalta kokemukset ovat olleet vaihtelevia. Organisaatiorakenteen kannalta keskeinen epäkohta Kaarinan nykyorganisaatiossa on ollut ympäristönsuojelun hallinnollinen asema. Käytännössä ympäristönsuojelun esimiehellä ei ole kuitenkaan ollut toimintavaltaa esimiehenä lautakunnan toimintaan. Tämä valtuus on kuitenkin kaupungin hallintosäännön perusteella toimialajohtajalla. Organisatorisesti selkeämpää olisi, että esimiehenä toimivalla on mahdollisuus tarvittaessa osallistua myös lautakunnan toimintaan.

12 8 (10) 4.3 Henkilöstön halukkuus tehtävien vaihtoon Henkilöstön muutoshalukkuutta uusiin tehtäviin on selvitetty työn aikana käydyissä kehityskeskusteluissa. Henkilöstöstä merkittävä osa ilmoitti olevansa halukas vaihtamaan työtehtäviä. Tulos osoittaa erittäin positiivisesti henkilöstön valmiutta uusiin tehtäviin. Tuloksia on pyritty huomioimaan uuden organisaation rakentamisessa ja tehtävien valinnoissa. 5 ESITYS UUDEKSI ORGANISAATIOKSI 5.1 Toimintaorganisaatio Ympäristöpalvelujen organisaatiotyöryhmän esitys laajentuvan Kaarinan uudeksi Ympäristöpalvelujen organisaatioksi. Tekninen johtaja Jyrki Lappi Yleispalvelut osastosihteeri Anne Jokinen 6 Projektipäällikkö Alueiden kehitysproj. Pentti Tapio 1 Tilakeskus tilakeskuksen päällikkö Tapani Mellanen 122 Yhdyskuntatekn. kaupungininsinööri Risto Saari 12 Maankäyttö kaupunginarkkitehti Pasi Aromäki 20 Rakentamispalvelut työpäällikkö Tarmo Mäkeläinen 61 Ympäristönsuojelu Ympäristöpäällikkö Jouni Saario 4 Rakennuttaminen rakennuttajainsinööri Petri Rintala Vesihuoltolaitos vesihuoltoinsinööri Markku Nurmi Kaavoitus kaupunginarkkitehti Pasi Aromäki Investointirakentaminen maanrakennusmestari Hannu Kuivala Ympäristönsuojelu ympäristöpäällikkö Jouni Saario Kiinteistönhoito tekninen isännöitsijä Taisto Nuutinen Lämpölaitos kaupungininsinööri Risto Saari Maaomaisuuden hallinta maankäyttöinsinööri Tanja Hämäläinen Vesi ja lämpöhuollon kp. putkimestari Kari Ketola Kunnossapito talonrakennusmestari Risto Vuorinen Katu ja puistoyksikkö kaupungininsinööri Risto Saari Kiinteistö ja paikkatietopalv. maanmittausinsinööri Sami Kääriäinen Yleisten alueiden kp. aluemestari. Ossi Vesalainen Siivous siivouspäällikkö Maarit Kiiskinen Kt suunnittelu suunnitteluinsinööri Raine Ruohonen Rakennusvalvonta joht. rakennustarkastaja Jukka Latokylä Maastomittaus maanmittausteknikko Hannu Paajanen Liitteenä vastaava organisaatiokaavio, johon on lisätty myös henkilöstömäärät tulosyksiköittäin. Liite 1. Kokonaishenkilöstömäärä toimialalla on 227 henkilöä.

13 9 (10) 5.2 Nimikemuutokset Organisaatiotyön yhteydessä on havaittu runsaasti tarpeita nimikkeiden muutoksiin. Osa muutoksista johtuu organisaatioiden nimikkeiden yhdenmukaistamisista ja osa tarpeesta luoda käytettävistä nimikkeistä paremmin tulevia tehtäviä kuvaavia. Tässä yhteydessä on päädytty seuraaviin nimikemuutoksiin. Tulosyksiköiden vastuuhenkilöt: Maanmittausteknikko > maanmittausinsinööri Vesihuoltomestari > putkimestari Kunnossapitorakennusmestari > aluemestari LVIA insinööri > tekninen isännöitsijä Investointirakennusmestari > maanrakennusmestari Henkilöstön osalta nimikemuutokset käydään läpi erikseen jatkotyön aikana. Nimikemuutokset tekee virkojen osalta valtuusto ja toimien osalta valitseva viranhaltija. 5.3 Lautakunnat Organisaatioesityksessä kuntaliitossopimuksen mukaisten lautakuntien vastuut jakautuvat seuraavasti: Tekninen lautakunta Tilakeskus Yhdyskuntatekniikka Rakentamispalvelut Kaavoitus ja rakennuslautakunta Maankäyttö Ympäristönsuojelulautakunta Ympäristönsuojelu 6 ESITYS TOIMIPAIKOIKSI 6.1 Virastotoiminnat Organisaatiotyöryhmän esitys toimitilojen sijoitukseksi on liitteessä 2. Kaupungin toimitilatyöryhmän pohjalta tehty esitys on liitteenä 3. Ympäristöpalvelujen lähtökohtana on ollut toimitilojen sijoittaminen mahdollisimman laajasti nykyiseen kaupunginvirastoon yhteen kerrokseen. Toimitilatyöryhmän tilapäätösten pohjalta tämä ei onnistu. Tämän pohjalta maan

14 10 (10) käyttö joudutaan sijoittamaan vastoin organisaatiotyöryhmän omaa esitystä viraston toiseen kerrokseen ympäristönsuojelun kanssa. Tämä toimitilaratkaisu ei tue toimialan organisaatiotyöryhmän tavoitetta toimistopalvelujen laajasta keskittämisestä. Rakennusvalvonnan tilat sijoitetaan muualle Kaarinan keskusta alueelle mm. naapurirakennuksista mahdollisesti vapautuviin tiloihin. Hajasijoittaminen esimerkiksi rakennusvalvonnan osalta Piikkiössä vapautuviin tiloihin ei tue tavoitetta sijaita asiakkaiden palvelujen kannalta toiminnan painopistealueella. Rakennusvalvonnan kannalta olennaista olisi myös saada hyvät arkistotilat toimintatilojen yhteyteen. Mahdollisesti soveltuviin tiloihin voisi sijoittua myös ympäristönsuojelun vastuualue. 6.2 Rakentamispalvelut ja Tilakeskuksen kunnossapito Nykyiset toimintatilat Varastomiehenkadulla riittävät Rakentamispalvelujen ja Tilakeskuksen kunnossapidon hallintotiloiksi. Henkilöstön sosiaalitiloiksi tarvitaan myös nykyiset Piikkiön henkilöstön sosiaalitilat. Käytännössä toiminta järjestetään siten, että Piikkiön alueella toimivat käyttävät näitä tiloja sosiaalitiloina. Kaarinassa sijaitsevat työpajatilat riittävät laajenevan kunnan tarpeisiin. Ajoneuvokaluston osalta tarvitaan käyttöön nykyiset sekä Kaarinassa että Piikkiössä. Liitteet: 1. Esitys uudeksi Ympäristöpalvelujen organisaatioksi 2. Toimialan organisaatiotyöryhmän esitys virastotiloihin sijoittumisesta 3. Toimitilatyöryhmän päätöksen pohjalta tehty esitys virastotoimintojen sijoittumisesta