Poissa: Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki

Transkriptio

1 MUISTIO 4/2008 Hallintopalvelujen suunnitteluryhmä Aika: kello Paikka: Kaarinan kaupunginvirasto, hallituksen huone Läsnä: Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarinan kaupunki Pertti Koivisto talousjohtaja Kaarinan-Piikkiön tk Janne Lavén talousjohtaja Kaarinan kaupunki Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki Marja-Liisa Teräväinen henkilöstön edustaja Pirkko Lehtonen henkilöstön edustaja Kirsti Elo henkilöstön edustaja Poissa: Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki 1. Kokouksen avaus Valittiin tämän kokouksen sihteeriksi Pertti Koivisto. 2. Toimitilatarpeen kartoitus Pirjo Helenius esitteli liitosjorylle Kaarinan yhteispalvelupisteen toimintaa ja palveluita. Päivi on sopinut palaverista Piikkiön kirjaston henkilöstön kanssa , palaveriin osallistuvat Pirjo H., Päivi A. ja Pirkko A. S Valtonen ja J Laven ovat valmistelleet talous- ja henkilöstöhallinnon sijoitusta nykyisen kaupunginviraston tiloihin ja laatineet asiasta alustavan esityksen. Esitys: Merkitään valmistelutilanne tiedoksi ja tila-asiaan palataan palaverissa. Ehdotus hyväksyttiin 3. Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat Esitys: Listataan niitä liitokseen liittyviä asioita, jotka on selvitettävä vuoden 2008 aikana ja aikataulutetaan sekä vastuutetaan näiden valmistelua.

2 Selvitettäviä asioita on tähän mennessä listattu ja niiden valmistelua vastuutettu seuraavasti: o Sopimuksen läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen, jokainen hoitaa omalla vastuualueellaan o Vakuutusten läpikäynti, Pirkko Aalto koordinoi o Taloudellinen tuki (ryhmähenkivakuutus), Sinikka Valtonen selvittää o Pyritään kaikista organisaatioista selvittämään sopimustiedot o Puhelinluettelotiedot, Pirkko Aalto koordinoi o Palveluhakemistojen toteutus vuonna 2009, Pirkko Aalto koordinoi o Www-sivujen sisältö, asiaa sivutaan HalTihan palaverissa 28.3 klo Asian käsittelyä tarkennetaan asiaa käsitellään klo Mukana Päivi Antola, Pirkko Aalto, Katariina Wiren, Kari Hölsö ja Erja Tepponen. o Viestintäohjeet, liikelahjat, verkkosivut, verkkolehti, mainostoimistotyöt, painatukset, käännökset, viestintästrategia, kilpailutukset (LIITE Katariina Wirenin laatimana yhteenveto) Hyväksyttiin. Listaa päivitetään tulevissa kokouksissa. 4. Kaarina-kodin keittiötilojen peruskorjaus Ruokapalvelutyöryhmä on palaverissaan käsitellyt Kaarina-kodin keittiötilojen saneerausasiaa. Työryhmässä todettiin, että Kaarina-kodin keittiön peruskorjaus toteutetaan Kaarinan kaupungin alkuperäisen suunnitelman mukaisessa laajuudessa. Peruskorjauksen jälkeen Kaarina-kodin keittiössä voidaan valmistaa noin 450 lounasta (tällä hetkellä valmistetaan noin 200 lounasta). Kapasiteetin lisäys mahdollistaa vanhus- ja vammaisaterioiden valmistamisen keskittämisen Kaarina-kotiin. Vaihtoehtoisesti kapasiteetin lisäys voidaan hyödyntää järjestämällä uudelleen valmistuskeittiöiden tuotantoa. Työryhmä päätti esittää, että se päättää käynnistää erillisen selvityksen ruokapalvelutilojen käytön tehostamismahdollisuuksista. Selvityksen valmistelee ulkopuolinen konsultti ja selvityksen on oltava valmiina mennessä. Selvitykseen on sisällyttävä laskelmat seuraavista vaihtoehdoista: Kaikki kolme keittiötä toimivat seitsemänä päivänä viikossa kuten tähänkin saakka (ruokapalvelutyöryhmä , ehdotus 1) Kaupungin keittiöistä kaksi toimii seitsemän päivää viikossa (ruokapalvelutyöryhmä , ehdotus 2) Kaarinakodin keittiö valmistaa viikonloppuisin vanhus- ja vammaisateriat myös nykyisen Piikkiön alueen tarpeisiin. Valmakodin keittiössä valmistetaan ruokaa viitenä päivänä viikossa. Terveyskeskuksen keittiön toiminta jatkuu nykyisellään. Kaarinakodin keittiö toimii seitsemänä päivänä viikossa

3 Kaarinakodin keittiössä valmistetaan kaikki, mikä nyt tehdään em. kolmessa keittiössä ja lisäksi valmistaa kaikki kotiin kuljetettavat (ateriapalvelu) ateriat. Valmakodin ja terveyskeskuksen keittiöt toimivat palvelukeittiöinä. LIITE (ruokapalvelutyöryhmän muisto ) Tarkoituksena on, että ruokapalvelun valmistelutilanteesta annetaan tilannekatsaus ohjausryhmälle Asiaan pureudutaan yksityiskohtaisemmin luottamushenkilöseminaarissa Esitys: Hallintopalveluiden suunnitteluryhmä esittää ohjausryhmälle, että se päättää käynnistää erillisen konsulttiselvityksen ruokapalvelutilojen käytön tehostamismahdollisuuksista ruokapalvelutyöryhmän esittämien vaihtoehtojen ja aikataulun mukaisesti. Hyväksyttiin. 5. Osaprojektien tilannekatsaus Esitys: Merkitään tiedoksi, miten osaprojektit ovat edenneet ja pohditaan yhdessä mahdollisia esille tulleita ongelmia. Keskustellaan mm. ruokapalvelutyöryhmän kokoonpanosta ja jatkoselvitysten aikataulusta ruokapalvelutyöryhmän palaveriin osallistui yhteensä 8 henkilöä (+Päivi M. + Päivi A. + Pertti). Päätetään, että jatkossa ruokapalvelutyöryhmän kokouksiin osallistuvat seuraavat henkilöt eli - Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarina (vetovastuu) - Leena Ekman emäntä-ruokahuoltopäällikkö Piikkiö - Rea Auramo ravitsemispäällikkö K-P tk - Kirsti Elo henkilöstön edustaja Kaarina - henkilöstön edustaja, terveyskeskus - henkilöstön edustaja, Piikkiö - Elina Ojanen tilaajan edustaja Kaarina sivistyspalvelut - Terhi Juva vs. ruokapalveluohjaaja Kaarina, työryhmän sihteeri Lisäksi Päivi Antola, Päivi Mikkola ja Pertti Koivisto voivat osallistua työryhmän kokouksiin. Työryhmä voi myös erikseen kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita. Hyväksyttiin.

4 6. Uudelleensijoittumis- ja eläköitymiskyselyiden alustavat tulokset Esitys: Sinikka kertoo uudelleensijoittumis- ja eläköitymiskyselyiden alustavista tuloksista ja merkitään tämä selvitys tiedoksi. Keskustellaan, miten tulosten käsittelyssä edetään ja miten niitä hyödynnetään valmisteltaessa henkilöstön tehtävänkuvauksia ja sijoittumista eri vastuualueille Uudelleensijoittumiskyselyyn on toistaiseksi saapunut 131 vastausta ja tietoja vastaanotetaan maaliskuun loppuun saakka. Keva on toimittanut tilastollisen eläköitymisennusteen. Alustavat tiedot on sekä uudelleensijoittumiskyselyn että eläköitymiskyselyn osalta jaetaan toimialajohtajien käyttöön. Merkittiin tiedoksi. 7. Rajapintaneuvottelut muiden toimialojen kanssa Hyvinvointipalveluiden kanssa terveyskeskuksen taloushallinnon, keskusvaraston ja puhelinvaihteen osalta. Sivistyspalveluiden kanssa päivähoidon osalta. Ympäristöpalveluiden kanssa teknisten varastojen osalta. 8. Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Edellisessä palaverissa käytiin läpi henkilöstöhallinnon, kanslia- ja viestintäpalveluiden sekä ruokapalveluiden tiimiesitykset. Taloushallinnon ja tietohallinnon osalta valmistelu oli vielä kesken. Esitys: Merkitään tiedoksi tiimivalmistelujen tilannekatsaus. Tilanne on edellisen muistion mukainen. Merkittiin tiedoksi. 9. Vastuualueiden ja yksiköiden esimiesten määrittely

5 Edellisessä palaverissa sovittiin, että mahdollisien tiimivetäjien haastattelu ja valinta on vastuualue-esimiehen vastuulla ja Päivi A. vastaa vastuualue-esimiesten haastattelusta. Päivi A on sopinut osaltaan kaikki haastatteluajankohdat. Esitys: Merkitään valmistelutilanne tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 10. Henkilöstöpalaute Esitys: Keskustellaan henkilöstön työyksikköpalavereissa ym. esittämistä ajatuksista ja antamasta palautteesta. Keskusteltiin ja merkittiin tiedoksi yleiset henkilöstöinfot klo 18 Hovirinnan auditoriossa ja klo 8.00 Piikkiön Pontelassa. 11. Hallintopalveluiden toimialainfo kello 14 Esitys: Sovitaan infon ohjelmasta ja työnjaosta Sovitaan tilaisuuden tarkemmasta sisällöstä HalSun kokouksessa Seuraavan kokouksen asialista ( kello 12 15) - Vastuualueiden ja yksiköiden esimiesten määrittely - Uudelleensijoittumiskyselyn ja eläköitymiskyselyn tulokset - Vastuualueiden henkilöstön määrittely ja alustavat tehtävänkuvaukset - Toimitilatarpeen kartoitus jatkuu - Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat/ listan päivitys - Osaprojektien tilannekatsaus - Henkilöstöpalaute Hyväksyttiin. Muistion laati Pertti Koivisto

6 RUOKAPALVELUT Ruokapalvelujen alatyöryhmä Palaveri Terveyskeskuksen ruokasali. Paikalla : Rea Auramo KaaPiiTk Satu Meriö KaaPiiTk Päivi Ristikankare KaaPiiTk Pirkko Lehtonen KaaPiiTk henk. edustaja Kirsti Elo Kaarina henk. edustaja Leena Ekman Piikkiö Terhi Juva Kaarina siht. Satu Helin Kaarina (vetovastuu) Paikalle oli kutsuttu myös Päivi Antola Piikkiö Päivi Mikkola Kaarina Pertti Koivisto KaaPiiTk *Keskusteltiin Kaarinakodin keittiön remontin tarpeesta, siihen pitäisi pian saada selvyys, tehdäänkö se siinä mittakaavassa kun on suunniteltu. Kaarinakodin keittiön remontin päätös Todettiin keittiön remontin tarpeellisuus, vaikka ei tiedetä kuka ja missä vanhainkotien ja terveyskeskuksen ruoka valmistetaan tulevassa Kaarinassa. Kaarina on varannut Kaarinakodin remontille rahaa vuosille yht. n sisältäen Kaarinkodin koko remonttiin josta n keittiön laitteille. * Keskusteltiin konsultin hankkimisesta Terveyskeskuksen keittiön, Valmakodin ja Kaarinakodin ruokapalvelutuotannon selvittämisestä, eri vaihtoehdoin. 1. Kaikki toimii kuten nyt. 2. Kaarinakoti valmistaa Valmakodin viikonloppuateriat ja Terveyskeskus hoitaa omansa. 3. Kaarinassa olisi vain yksi 7 pv viikossa toimiva keittiö, joka puitteiltaan ja vähäisemmällä investointi tarpeeltaan on Kaarinakoti

7 Liitteenä Kaarinakodissa tällä hetkellä tehtävien lounaitten määrät ja tulevaisuudessa suunniteltujen määräät

8 Tunnus: uusi vai sovellettu? Internet-sivujen ilmeenpäivitys Intranet-sivujen ilmeenpäivitys Ilmoitus- ja kuulutuspohjat Word- ja Power Point -pohjat Käyntikortit Mediatiedote- ja kutsu Verkkoviestintä Poikkeusolojen viestintä Viestinnän kesk. ohjeet Mainostoimistotyöt Yleisesite Yleiskalvosarja Tiedotusaukeaman lay out Kutsupohja Folderi Optiot Saatekirjepohja Tarralaput Kirjekuoret Puitesopimus Valikoima Liikelahjat Optiomateriaali (ellei kuulu pakettiin) Päivitysten suunnittelu ja toteutus Sisällön suunnittelu Kirjoittaminen Koulutukset Navigon käyttö Kantrin käyttö Lanseeraus Variaatioiden lanseeraus Tekijöiden koulutus Verkkosivut Verkkolehti Tehtävää v5 Käyntikortit Painatukset Yleisesite Kirjekuoret Tiivistelmät sivuista Nettisivut Rakenne Käännökset En/Ru Yleisesite Yleiskalvosarja (Kokonaisstrategian jälkeen) Viestintästrategia Kilpailutukset Graafinen ilme Palveluhakemisto Tiedotusaukeama Ilmoitukset/kuulutukset Käyntikortit Enter Sub-topic K:\Data\Kuntaliitos ja viestintä\tehtävää.mmp KW -