SiSällyS Kirjoit tajat termistöä johdanto 1.1 Kilpailutuksen lähtökohdat 1.2 Osaava kilpailuttaja 1.3 Tavoitteiden selvittäminen

Transkriptio

1 Sisällys Kirjoittajat 2 Termistöä 11 1 Johdanto Kilpailutuksen lähtökohdat Tavoitteena onnistuminen Kaikki mukaan Yhteinen asiakas Läpinäkyvää toimintaa Paras joukkue voittaa Osaava kilpailuttaja Tavoitteiden selvittäminen Uudet kiinteistöt Kilpailuttaminen ratkaisu kaikkiin ongelmiin? Tehtäväsisältö Kokonaisuuksien kilpailuttaminen Kilpailuttamisen ja ostamisen vaiheet 28 2 Kilpailu t ta misen valmistelu (vaihe 1) Tavoitteiden asettaminen Laske ostettavan palvelun hinta-arvio Kilpailutuksen tarve ja tavoitteet Tavoitteiden toteutumisen seuranta 36 Sisällys 5

2 2.2 Kilpailutuksen riskit Odottamattomat riskit Kilpailutuksen epäonnistumisen riskit Positiivinen riski Kilpailutuksen ajankohdan valitseminen Hyvä sopimuksen alkamisajankohta Hyvä sopimuksen päättämisajankohta Kilpailuttamisen ja ostamisen vuosiaikakello Ennakkokysely eli tarjoajien kartoittaminen Tarjousten arviointikriteerien määrittely Julkisten hankintojen kilpailutus Julkinen hankinta Julkisten hankintojen kilpailuttaminen Hankintamenettely Tarjouspyyntö Hankintailmoitus Tarjousaika ja sen lyhentäminen Tarjoaminen Tarjousten avaaminen Tarjousten vertaileminen Hankintapäätös ja siitä tiedottaminen Hankintasopimus ja sen allekirjoittaminen Päätöksestä valittaminen Julkisten hankintojen kilpailutusprosessi Huolto- ja siivoussuunnitelman laadinta Huoltokirja Huoltosuunnitelman laadinta Siivoussuunnitelman laadinta 78 3 Tarjouskilpailu (vaihe 2) Tarjouspyynnön laatiminen Yleistä Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön liitteet KIINTEISTÖNHOIDON OSTAMINEN

3 3.1.4 KP YSE ehtojen huomioiminen tarjouspyynnössä Tarjouspyynnön täydentäminen tarjousaikana Tarjoajien lisäkysymykset Tarjouspyynnön täydentäminen tarjousten jättämisen jälkeen Tarjouspyynnön lähettäminen Tarjoaminen Tarjouksen laskemiseen tarvittavat tiedot Tarjouksen laskemiseen varattava aika Kohteeseen tutustuminen Tarjouksen laskeminen Hintaan vaikuttavat asiat Tarjouksen jättäminen Tarjouksen voimassaolo Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen Tarjousten arviointi ja vertailu Palveluntuottajan valinta Sopiminen (vaihe 3) Sopimusneuvottelut Lisätarjoukset Tarjouskohteen jakaminen usealle palveluntuottajalle Palvelusopimuksen laatiminen Sopimussisällön muutokset sopimusaikana Sopimuskumppanin toimintaedellytysten muuttuminen Sopimusten siirtäminen kolmannelle osapuolelle Hinnantarkistusmenettely Laatusopimuksen laatiminen 127 Sisällys 7

4 5 Sopimusaikainen laadunhallin ta (vaihe 4) Laadunhallinnan käynnistäminen Mitä tulikaan sovittua? Palvelua, ei tavaraa Laatujärjestelmät ja laatujärjestelmät Lupaukset ovat vain lupauksia Luottamus hyvä, kontrolli parempi Tilaajan tavoitteet vs. palveluntuottajan tavoitteet Odotuksista laadunhallintaan Huolto- ja siivoustyön tekniset tarkastukset Teknisen tarkastuksen tavoite Tunne sopimuksesi Teknisen tarkastuksen lähtökohdat Teknisen tarkastuksen perustaminen Mitä tarkastetaan? Kysy ja kuuntele Tarkastuksen ajankohta Perusrunko teknisiin tarkastuksiin Teknisen tarkastuksen pääkohtia ja periaatteita Ennakkotarkastus Nopea osa-aluetarkastus Asiakastyytyväisyysmittaukset Asiakastyytyväisyystutkimuksen toteutus Asiakastyytyväisyystutkimukseen vastaajat Palveluntuottajan ja tilaajan yhteistyöpalaverit Kiinteistönhoidon asiakaspalautekokous Reklamaatiot KIINTEISTÖNHOIDON OSTAMINEN

5 6 Sopimuksen päättäminen (vaihe 5) Sopimuksen irtisanominen Irtisanomisaika Irtisanominen tilaajan toimesta Irtisanominen palveluntuottajan toimesta Hyvitykset ja sanktiot Toimet irtisanomisen yhteydessä Loppukeskustelu palveluntuottajan kanssa Uuden kilpailutuksen käynnistäminen Pohdittavaa ennen uutta kilpailutusta Sopimussisällön tarvitsemat muutokset Vuorovaikutuksen analysointi Hinnan arviointi Uudelleenkilpailutuksen esittely hallitukselle Kilpailu t uksen ja laadunhallinnan onnistumisen arviointi Kilpailutuksen onnistumisen arviointi Palvelun hinta Palveluntuottajan valinta Asiakirjojen tarkoituksenmukaisuus Hankintapäätös Onnistunut kiinteistönhoitosopimuksen laadunhallinta ja sen arviointi Kilpailutuksella saavutettu hyöty CASE: VTS-Kodit Alustukseksi Kihla työkalu laadunvarmistukseen Ensimmäistä kertaa laatua etsimässä Kilpailutusta ja korttelitalonmiehiä Laatusopimukset VTS-kodeissa Loppusanat 199 Sisällys 9

6 LÄHTEET 202 Liitteet 203 Liite 1 Esimerkki olosuhdemittauspöytäkirjasta 203 Liite 2 Esimerkki tarjouspyynnöstä 205 Liite 3 Kiinteistönhuoltotarjouksen liite Liite 4 Kiinteistönhuoltotarjouksen liite Liite 5 Kiinteistönhoidon hinta- ja työaika-arvio 226 Liite 6 Teknisen tarkastuksen perustaminen ja prosessiin vienti 227 Liite 7 Teknisen tarkastuksen lomake KIINTEISTÖNHOIDON OSTAMINEN