Visma Fivaldi -- sovelluspalvelu Alustusyrityksen perustaminen (Oy)

Transkriptio

1 Visma Fivaldi -- sovelluspalvelu Alustusyrityksen perustaminen (Oy)

2 2 Sisällys 1 Yleistä Ohjeistuksen sisältö Alustusyrityksen perustaminen Yrityksen perustaminen Yrityksen alustaminen Alustusyrityksen määritykset Tilikartta Yrityksen perustiedot Kirjanpito Yritysrekisteri Tuoterekisteri Tilaustenkäsittely Laskujen välitys Ostoreskontra... 11

3 1 Yleistä 1.1 Ohjeistuksen sisältö Tässä ohjeessa käydään läpi alustusyrityksen perustamisen vaiheet. Kaikki ohjeet löytyvät Visma Communityn käsikirjoista kohdasta Asiakaspalvelu ja Tuki Ohjeet ja käsikirjat. Tilikartat löytyvät myös Visma Communitysta. Visma Communityyn pääset joko suoraan Fivaldi Webistä (ilman rekisteröintiä) tai kirjautumalla (rekisteröitymällä) osoitteessa Tässä ohjeessa perustetaan alustusyritys, joka käyttää Liikekirjurin tasekaava -tilikarttaa ja on yhtiömuodoltaan osakeyhtiö. Tämän ohjeen kuvaruutukaappauksissa näkyviä määrityksiä (tilejä ym.) EI TULE käyttää sellaisenaan. Jokaisen alustusyrityksen määritykset tulee asettaa yritysten omien tarpeiden mukaisesti. Tätä työjärjestystä voidaan myös soveltaa kiinteistöhallinnon ja yhdistysten alustusyrityksiin. Huomioithan kuitenkin, että käytettävät määritykset ovat erilaiset. Jos tarvitset tämän ohjeen lisäksi tarkempaa opastusta määritysten asettamiseksi, ota yhteyttä konsultointiin tiedustellaksesi, kuinka saat perustettua haluamasi alustusyrityksen parhaiten omaan ympäristöösi. Konsultoinnin tilauslinkkiin pääset tästä: 2 Alustusyrityksen perustaminen 2.1 Yrityksen perustaminen Palvelunhallinnassa perustetaan alustusyritystä varten oma yrityspaikka, jolle määritellään käytettävät sovellukset, rekisterit ja apuohjelmat. Kun oikeudet on annettu, palataan sovellusikkunan päävalikkoon ja klikataan mitä tahansa sovellusta / rekisteriä, jolloin yrityksen alustustoiminto avautuu automaattisesti Palvelunhallinta-käsikirja löytyy Visma Communityn yleisistä käsikirjoista Visma Software Oy 3

4 2.2 Yrityksen alustaminen Yrityksen perustamisen ja oikeuksien määrittämisen jälkeen yritykselle ajetaan alustustoiminnossa pakolliset tiedot sen toimivuutta varten. Kun perustetaan alustusyritystä, valitaan Ei tätä yritystä ei alusteta. Valitaan vielä Ota yritys käyttöön alustamatta. Alustusyritys on nyt otettu käyttöön ja sille voidaan ladata tilikartta ja määritellä tarvittavat perustiedot Visma Software Oy 4

5 3 Alustusyrityksen määritykset 3.1 Tilikartta Alustuksen jälkeen tilikartta voidaan ladata Visma Communityn käsikirjoista, tallentaa se omalle tietokoneelle ja tuoda yritykseen. Omalle koneelle tallennettu tilikartta ladataan Lähetä tilipuite -painikkeen kautta. Lue tilipuite - painikkeen kautta tilikartta luetaan alustusyritykseen: Tilikartan Perustiedot-välilehdellä valitaan raksi ruutuun Voidaan käyttää uusien yritysten alustusyrityksenä : Tilikartta-käsikirja löytyy Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista. 3.2 Yrityksen perustiedot Yritykselle annetaan nimi ja oletuksena maa, valuutta ja kieli, joita ehdottaa Yritysrekisterissä ja Palkanlaskennan henkilöille oletuksina jos ei muuta valittuna. Valintaruutu Voidaan käyttää alustusyrityksenä aktivoidaan Visma Software Oy 5

6 ALV-määritykset tulevat tilikartan mukana: Yrityksen perustiedot-käsikirja löytyy Visma Communityn yleisistä käsikirjoista Visma Software Oy 6

7 3.3 Kirjanpito Tositelajit määritellään sovellusikkunan Taloushallinto-välilehdeltä avautuvassa Kirjanpito-sovelluksessa. Tositelajeihin päästään ylävalikosta Kirjanpito Tositelajien määritys. Huom. Tositelajeja voidaan luoda myös muita, mutta tässä esimerkissä on näytetty muutama luotavista tositelajeita. Luodaan seuraavat tositelajit: WebLaskut (=weblaskutuksen tositelaji, otetaan käyttöön weblaskutuksessa): Tito (=konekielinen tiliote): Kassamaksut (=kassamaksujen tositelaji, otetaan käyttöön ostoreskontrassa): Visma Software Oy 7

8 Avaavat saldot (tositelaji, jolla syötetään avaavat saldot kirjanpidossa): Kirjanpidon ylävalikosta Kirjanpito Tositelajien käyttöönotto valitaan Tito ja Avaavat saldot -tositelajeille kuvan mukaiset käyttötavat. Muut edellä luodut tositelajit jätetään ***Ei käytössä*** -tilaan, jotta ne voidaan valita muissa sovelluksissa käyttöön (Ostoreskontra, Weblaskutus): Kirjanpito-käsikirja löytyy Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista. 3.4 Yritysrekisteri Yritysrekisteriin perustetaan muutama malliasiakas: Yritysrekisteri-käsikirja löytyy Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista Visma Software Oy 8

9 3.5 Tuoterekisteri Tuoterekisteriin perustetaan muutama mallituote, joille tallennetaan tiliöintiryhmäkohtaiset tiliöinnit: Tuoterekisteri-käsikirja löytyy Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista. 3.6 Tilaustenkäsittely Sovellusikkunan Myynti-välilehdeltä avautuvan Tilaustenkäsittelyn ylävalikosta Tilaukset Perustiedot tai Myyntireskontran ylävalikosta Myyntireskontra Perustiedot päästään myynnin perustietoihin, jossa määritellään laskutukseen liittyvät asetukset ja otetaan Kuitit-tositelaji käyttöön: Visma Software Oy 9

10 Laskujen tiliöinneissä perustetaan vain ne tiliöinnit jotka ovat yleisesti/yhteisesti käytössä kaikille kyseisen alustusyrityksen mukaan alustettaville yrityksille: Suorituksen tiliöintimallit annetaan myös: Visma Software Oy 10

11 Perinnän yleiset tiedot kannattaa tallentaa ja antaa 1, 2 ja 3 karhuille päivät valmiiksi: Tilaustenkäsittely-käsikirja, Myynnin perustiedot -käsikirja ja Korkolaskutus-käsikirja löytyvät Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista. 3.7 Laskujen välitys Sovellusikkunan Myynti-välilehdellä Laskujen välityksen ylävalikossa Laskujen välitys Perustiedot määritellään laskujen välitykseen liittyvät asetukset. Laskujen välityksen perustietoihin perustetaan tarvittavat välitystavat: Laskujen välityksen käsikirja sekä tulostuspalvelun ja sähköpostilähetyksen käsikirja löytyvät Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista. 3.8 Ostoreskontra Sovellusikkunassa Ostot-välilehdellä Ostoreskontran ylävalikossa Ostoreskontra Perustiedot perustetaan ostojen määritykset, eli perustetaan oletusostovelkatili, valitaan verokäsittely ja tallennetaan oletuskoodi (esim. Osto Visma Software Oy 11

12 EI verokäsittelyä). Ostolaskut ja Maksut -tositelajit ovat jo valmiina oletuksena, mutta Kirjanpidossa perustettu Kassamaksut-tositelaji valitaan kohtaan Kassamaksun tositelaji : Maksujen perustiedot täydennetään maksujen perustiedot -välilehdellä: Ostoreskontra-käsikirja löytyy Visma Communityn taloushallinnon käsikirjoista Visma Software Oy 12