Visma Fivaldi -käsikirja MiniCRM

Transkriptio

1 Visma Fivaldi -käsikirja MiniCRM

2 2 Sisällys 1 Yleistä Ylävalikko Perustiedot - välilehti Tila (vapaassa tekstikentässä edellisellä sivulla annettu nimi) - välilehti Vasemman laidan painikkeet MiniCRM rekisteri Web-sovellukset _Raporttitulostin MiniCRM... 13

3 1 Yleistä Fivaldi MiniCRM rekisteri on Yritysrekisteriin liitettävä optio. MiniCRM rekisterissä voidaan yritysten (esim. asiakkaat/toimittajat/potentiaalit) taakse määritellä vapaasti muistiin asioita, hoidettavia toimenpiteitä jne. Aiheelle voidaan tallentaa yhteydenottopäivä, kellonaika, yhteyshenkilö, yhteydenottotapa, myyjä/työnsuorittaja sekä ko. aiheen tila. Tiedot saadaan tulostettua raporttitulostimen kautta MiniCRM raportilla, jossa voidaan tarvittaessa rajata raportille tulevia tietoja päivämäärästä -> päivämäärään, yhteydenottotavoittain, myyjän/työnsuorittajan mukaan, vapaa kenttä -haulla tai yhteyshenkilöittäin Visma Software Oy 3

4 2 Ylävalikko Toiminnot Tietue MiniCRM - Fivaldi Rekisteri Ohje - Ikkuna Toiminnot valikon alta löytyy TALLENNA (tallentaa muutokset) ja POISTU ( sulkee sovelluksen). Samojen toimintojen pikanapit löytyvät vasemmasta laidasta kaksi ylintä painiketta. Tietue valikon alla on - Edellinen -> siirtyy edelliseen tietueeseen - Seuraava -> siirtyy seuraavaan tietueeseen - Vieritä ylös -> siirtyy suoraan ko. ruudun ylimpään tietueeseen - Vieritä alas -> siirtyy suoraan ko. ruudun alimpaan tietueeseen - Lisää -> lisää uuden tietueen - Poista -> poistaa kohdalla olevan tietueen - Monista -> kopioi edellisen tietueen - Tyhjennä -> tyhjentää ko. tietueen MiniCRM Valikon alla on minicrm rekisterin perustiedot Visma Software Oy 4

5 3 Perustiedot - välilehti Vasemman laidan painikkeet: TALLENNA = tallentaa muutokset POISTU = poistuu ko. ruutunäkymästä Käytössä: Myyjät = valitaan jos halutaan käyttää asiaa hoitavina henkilöinä vain myyjiä. Työnsuorittajat = valitaan jos halutaan käyttää asiaa hoitavina henkilöinä vain työnsuorittajia. Molemmat = valitaan jos halutaan käyttää asiaa hoitavina henkilöinä sekä myyjiä että työnsuorittajia. Myyjät / työnsuorittajat perustetaan ensin tilausten perustiedoissa Visma Software Oy 5

6 Vapaan kentän nimi = kirjoita kenttään teksti joka näkyy otsikkonimenä seuraavalla välilehdellä ja siellä perustetuille arvoille. MiniCRM tulosteen oletusaikaväli = MiniCRM rekisterin perustiedoissa voi itse määritellä mikä on tulosteen oletusaikaväli. Määrittele kohdat: päivää ennen kuluvaa päivää päivää kuluvan päivän jälkeen. Tämän jälkeen käytetään oletuksena tätä aikaväliä tulosteen tietojen tulostamisessa. Muutoskäyttäjä/ Muutosaika = näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan. 4 Tila (vapaassa tekstikentässä edellisellä sivulla annettu nimi) - välilehti Visma Software Oy 6

7 Arvot = Asioille voidaan määritellä tässä vapaasti arvoja. Uuden tyhjän rivin saa näkyviin painamalla näppäimistön nuoli-alas näppäintä tai tietue -> lisää toiminnolla. Turhan arvon voi poistaa delete näppäimellä tai tietue - > poista toiminnolla. Muutoskäyttäjä/ Muutosaika = näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan. Fivaldi Valikon alla on pikanapit sovelluksiin, Fivaldi Web ja raporttitulostimeen siirtymiseen (sulkematta MiniCRM - osiota). Rekisteri Valikon alla on pikanapit käytössä oleviin rekistereihin siirtymiseen (sulkematta MiniCRM- osiota). Ohje - Ohje -> (ei toiminnassa toistaiseksi) - Pikatoiminnot -> näyttää näppäimistön pikatoimintojen koodit - Näytä virhe -> näyttää mahdollisen virhetilanteen tietokantakoodit Ikkuna - Limittäin, Allekkain, Vierekkäin -> ikkunanäkymän asettelukomento (toimii sovelluksissa joissa ikkunan koon muuttaminen on sallittu ja koskee useiden yhtäaikaisen auki olevien ikkunoiden asettelua.) - viimeinen kohta näyttää auki olevien Fivaldi modulien nimet Visma Software Oy 7

8 5 Vasemman laidan painikkeet Ruudun vasemmassa reunassa on pikatoimintonäppäimiä. Kun hiiren kursorin vie ikonin päälle avautuu pieni opasruutu joka kertoo mikä toiminto kuvakkeeseen on sidottu. Tallenna Ylinnä olevalla disketin kuvalla tallennetaan ruudulla tehdyt lisäykset ja muutokset. Sulje ruutu Disketin alapuolella on avoimen oven kuva. Tällä toiminnolla poistutaan ruudulta. Mikäli ohjelmasta poistutaan eikä muutoksia tai lisäyksiä ole tallennettu, kysyy ohjelma halutaanko muutokset tallentaa. Mikäli tallennus halutaan tehdä, klikataan Kyllä nappulaa, muuten Ei nappulaa. Seuraava asiakas Siirtyy seuraavaan yritykseen. Edellinen asiakas Siirtyy edelliseen yritykseen. Uusi tapahtuma Avaa uuden tapahtuma ruudun listan päällimmäiseksi. Poista tapahtuma Poistaa kohdalla olevan tapahtumaruudun tietoineen. Tulosta Tulostaa kohdalla olevan asiakkaan tiedot kuluvalta kaudelta (= raportin oletusrajaukset). Mikäli halutaan rajata tulostetta tarkemmin, tulosta raportti raporttitulostimen kautta. Sovellusvalinta Avaa Fivaldi päävalikon näkymän Visma Software Oy 8

9 6 MiniCRM rekisteri Tässä näkymässä tarkastellaan ja määritellään yrityskohtaisesti tapahtumia. Saman näkymän saa auki yritysrekisterissä, yritystunnuksen vieressä olevasta MiniCRM painikkeesta. Yritys Näyttää valitun yrityksen tunnuksen. (Tuo oikealle nimi- ja osoitetiedot sekä puhelinnumeron, mikäli tiedot on yritysrekisteriin tallennettu.) Yrityskentässä voi hakea ruudulle toisen yrityksen tiedot antamalla ko. yritystunnus (+ enter tai tab) tai hakea uusi yritys yrityshaun kautta nuolinapista. Yhteydenottoaikaväli Yrityksen tapahtumia voi hakea ruudulle rajaamalla tässä haluttu yhteydenottopäivämääräväli ja sen jälkeen painamalla Hae painiketta Visma Software Oy 9

10 Esim. rajaus tuo näkyviin vain ne tapahtumaruudut joissa yhteydenottopäiväksi on tallennettu jokin huhtikuun päiväys. Yhteydenottotapa Yrityksen tapahtumia voi hakea ruudulle valitsemalla listalta haluttu yhteydenottotapa ja sen jälkeen painamalla Hae painiketta. Esim. rajaus puhelin tuo näkyviin vain ne tapahtumaruudut joissa yhteydenottotavaksi on tallennettu puhelin. Yhteydenottotavat perustetaan Yritysrekisterin perustiedoissa. Myyjä / työnsuorittaja Yrityksen tapahtumia voi hakea ruudulle valitsemalla listalta haluttu myyjä/työnsuorittaja ja sen jälkeen painamalla Hae painiketta. Esim. rajaus Matti Myyjä tuo näkyviin vain ne tapahtumaruudut joissa myyjäksi on tallennettu Matti Myyjä. Myyjät sekä työnsuorittajat perustetaan tilausten perustiedoissa. Hae Hakee edellä mainittujen rajausten mukaiset tapahtumat ruudulle. TAPAHTUMAN TIEDOT Yhteydenottopäivä (pakollinen tieto) Tapahtuman yhteydenottopäivä. Ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää, voidaan muuttaa vapaasti haluttu päivä. Päivämäärä annetaan muodossa esim tai Kellonaika ( + ja - ) Tapahtuman kellonaika. Ohjelma tarjoaa kuluvaa aikaa, voidaan muuttaa vapaasti haluttu aika. Kellonaika annetaan muodossa esim. 09:25. ( + ) painikkeella voi lisätä kellonaikaan minuutteja. ( - ) painikkeella voi vähentää kellonajasta minuutteja. Yhteydenottotapa Tapahtuman yhteydenottotapa valitaan listalta. Yhteydenottotavat perustetaan ensin Yritysrekisterin perustiedoissa Visma Software Oy 10

11 Yhteyshenkilö Tapahtumaa koskevan yrityksen yhteyshenkilö valitaan listalta. Yrityksen yhteyshenkilöt perustetaan Yritysrekisterin Henkilöt välilehdellä tai Lisää henkilö painikkeella (kts. seuraava kohta). Lisää henkilö Painikkeesta avautuu Uusi henkilö-ruutu, jossa voidaan antaa uudelle yhteyshenkilölle nimi, puhelin, sähköpostiosoite, fax, kontaktiaika, titteli, postitusryhmä ja kirjoittaa vapaata tekstiä ko. henkilön kohdalle. Tittelit ja postitusryhmät perustetaan Yritysrekisterin peustiedoissa. Lisää painikkeella, kaikki uudelle henkilölle tässä näkymässä annetut tiedot tallentuvat automaattisesti yritysrekisteriin yrityksen henkilöt välilehdelle ja tapahtumalle voidaan valita tämä uusi henkilö listalta. Peruuta painikkeella voi peruuttaa uuden henkilön perustamisen ja palata MiniCRM näkymään Visma Software Oy 11

12 Myyjä / Työnsuorittaja (pakollinen tieto) Perustiedoissa on määritelty näytetäänkö tässä myyjät vai työnsuorittajat vai molemmat. Valitse listalta tapahtumalle myyjä tai työnsuorittaja. Myyjät / työnsuorittajat perustetaan Tilausten perustiedoissa. Tila Näyttää otsikkona perustiedoissa vapaalle kentälle määritellyn nimen (esim. Tila). Valitse listalta tapahtumalle arvo. Arvot perustetaan MiniCRM:n perustiedoissa. Asia Tapahtuman selite (vapaata tekstiä, max 4000 merkkiä). Tekstiä voidaan kirjoittaa suoraan tässä näkymässä tai avata ruutu isommaksi Avaa isona -painikkeella (kts. seuraava). Avaa isona Tapahtuman vapaan tekstin kenttä isona (voidaan kirjoittaa myös tässä näkymässä vapaasti). Sulje painikkeella pääsee pois näkymästä -> takaisin rekisteriin. Muutoskäyttäjä / Muutosaika Näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan Visma Software Oy 12

13 7 Web-sovellukset _Raporttitulostin 7.1 MiniCRM Raporttia MiniCRM voidaan tulostaa seuraavilla kriteereillä rajattuna (oletus on kaikki) : haluttu yritys, yhteydenottopäivästä -> päivään, yhteydenottotavoittain, myyjittäin/työnsuorittajittain, vapaa kenttä tai yhteyshenkilöittäin Visma Software Oy 13

14 Malliraportti HUOM! mikäli raportin rajauksessa alkupäivä loppupäivä jätetään tyhjäksi, oletus on aina kuluvan kuukauden jakso (tai aikaväli joka on perustiedoissa erikseen oletukseksi määritelty) Visma Software Oy 14