Web -myyntilaskutus Käyttöönotto v Toukokuu (17) Versio Web -myyntilaskutus Tikon Oy. All rights reserved.

Transkriptio

1 Toukokuu (17) Versio Web -myyntilaskutus

2 Toukokuu (17) 1 Johdanto Pikaohje Yritysasetukset Käyttäjät ja käyttäjäroolit Käyttäjäroolit Käyttäjät Lukkiutunut käyttäjätunnus Siirtotiedostoasetukset Web palvelimen tunnistamina polkuina Laskuhotelliin lähetettävien verkkolaskujen FTP -parametri Laskulomakkeet Malliasiakkaat ja tuotteet, tilikoodit Yleiset parametrit... 17

3 Toukokuu (17) Versio Johdanto Tikon Web myyntilaskutus on laskujen tallennukseen ja tulostamiseen tarkoitettu internetselaimella käytettävä Tikon Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksen lisäpiirre. Tikon Web myyntilaskutuksella tilitoimiston asiakas voi ylläpitää laskun perustietoja, tallentaa laskun ja sille liitetiedostoja sekä tulostaa laskun paperi- tai verkkolaskuksi. Sovellus voidaan ottaa käyttöön yrityksessä, joka on perustettu Tikon tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella toimivaksi laskutusyritykseksi. Tikon Web myyntilaskutus vaatii erillisen asennuksen ja laitteistonsa, jotka on kuvattu dokumentissa Tikon ostolaskujen käsittelyn ja Web -myyntilaskutuksen asennusohje. Jos käytössä on myös Tikon ostolaskujen käsittely, asentuvat Tikon Web myyntilaskutus ja Tikon ostolaskujen käsittely samalla asennuksella, jos käyttölisensissä on käyttöoikeus molempiin sovelluksiin Tässä dokumentissa kuvataan ne määritykset, jotka vaaditaan tehtäväksi, jotta tilaustenkäsittely- ja laskutussovellukseen perustettu laskutusyritys voi alkaa käyttää Web myyntilaskutusta. Tarvittavat asetukset tehdään pääsääntöisesti Tikon tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksen kautta. 2 Pikaohje Seuraavassa on listattu muistilistana ne toimenpiteet jotka on käytävä läpi kun yrityksen laskuja aletaan käsitellä Web-myyntilaskutus -sovelluksella. Kukin kohta käsitellään laajemmin alempana omina kappaleenaan. 1. Yritysasetukset Yritystietoihin merkintä Web myyntilaskutus. Jos paperilaskut tulostetaan itse (ei käytetä verkkolaskuoperaattorin tulostuspalvelua) yritykselle lisätään merkintä Paperilaskutus. 2. Käyttäjät ja käyttäjäroolit Käyttäjille Web myyntilaskutukseen yrityskohtaiset ML käyttöoikeudet. 3. Siirtotiedostoasetukset Verkkolaskun ja verkkolaskun liitteen siirtotiedostoasetukset MT/5 ja MT/6 on esitettävä Web palvelimen tunnistamana polkuna, johon Application Pool Identity arvon käyttäjätunnuksella on luku/kirjoitusoikeus. 4. FTP -parametrit Laskuhotelliin lähetettävien laskujen ftp parametrille hakemistot Web palvelimen tunnistamina polkuina, johon Application Pool Identity arvon käyttäjätunnuksella on luku/kirjoitusoikeus.

4 Toukokuu (17) 5. Laskulomakkeiden merkitseminen Web-myyntilaskutuksen käyttöön. 6. Malliasiakkaat ja tuotteet sekä tilikoodit Perustetaan Web sovelluksen kautta lisättävien asiakkaiden ja tuotteiden avuksi mallit sekä otetaan mahdollisesti tilikoodit käyttöön. 7. Yleiset parametrit Tarkistetaan, että asennusvaiheessa on merkinnyt Web käyttäjien tulostushakemiston yleisiin parametreihin. Asetetaan Web sovellusten aikakatkaisu.

5 Toukokuu (17) 3 Yritysasetukset Asetaan yritykselle Tikon Web myyntilaskutus käyttöön merkitsemällä Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella yritykselle tieto WEB myyntilaskutus (Valikkkotoiminto Ylläpito Uusi Ylläpito - Asetukset - Yritysasetukset - Yritykset - Tilaustenkäsittely -välilehti.) Web myyntilaskutus sovelluksen yritysvalintalistalla näkyy vain ne yritykset, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus ja jotka on merkitty Web myyntilaskutusyrityksiksi. Laskut, joilla laskutusasiakkaalla ei ole verkkotunnusta voidaan tulostaa joko paperille tai lähettää verkkolaskuna operaattorin tulostuspalveluun. Jos yrityksellä ei ole verkkolaskuoperaattorin tulostuspalvelua käytössä, vaan ilman verkkotunnusta olevat laskut tulostetaan omalle kirjoittimelle, merkitse yritykselle Paperilaskutulostus (Valikkkotoiminto Ylläpito Uusi Ylläpito - Asetukset - Yritysasetukset - Yritykset - Tilaustenkäsittely -välilehti). Yritykselle annettu paperilaskujen tulostustapa on oletus, joka voidaa vaihtaa laskujen tulostuksen käynnistyksessä.

6 Toukokuu (17) 4 Käyttäjät ja käyttäjäroolit Käyttäjät ja käyttäjäroolit määritellään Ylläpito, Asetukset Järjestelmäasetukset, Käyttäjät/Käyttäjäroolit valikossa. 4.1 Käyttäjäroolit Käyttäjärooli määrittelee oikeustasot, mihin toimintoihin käyttäjällä on oikeus. Käyttäjäroolilla määrätään myös onko käyttäjällä oikeus nähdä WEB myyntilaskutus sovelluksella kaikki yrityksen laskut vai vain ne laskut, jotka käyttäjä itse on tallentanut Web myyntilaskutukselle on perustettu seuraavat vakioroolit Ohjelman mukana toimitettavia käyttäjärooleja voi tarkastella ja luoda uusia Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksen valikossa Ylläpito, Asetukset Järjestelmäasetukset Käyttäjäroolit.

7 Toukokuu (17) Jos roolilla on oikeus sekä selata että ylläpitää perustietoa, merkitään roolille valikko-oikeus toimintoon ja lisäksi tietojen muokkausoikeus. Maksuehdon ylläpito-toiminnolle on poikkeava roolikäsittely. Roolille voidaan antaa joko vain oikeus lisätä maksuehtoja (Tietojen muokaus) tai myös oikeus muuttaa ja poistaa olemassa olevia maksuehtoja (lisäksi Poisto ja muutosoikeus ) Kaikkien tilausten käsittely on toiminto-oikeus joka määrää saako kyseisen roolin käyttäjä käsitellä WEB myyntilaskutus sovelluksella vain omia laskujaan vai yrityksen kaikkia laskuja

8 Toukokuu (17) 4.2 Käyttäjät Uusien käyttäjien perustetaan ja olemassa olevien käyttäjien muokataan Ylläpito-sovelluksen toiminnolla, Asetukset Järjestelmäasetukset Käyttäjät Käyttäjätunnus Käyttäjän tunnus, vähintään 4, enintään 8 merkkiä pitkä. Nimi Käyttäjän nimi Salasana Salasana jota käytetään sovellukseen kirjautumisessa. Käyttökieli Kielivalinta Etäkäyttö Asetus annetaan mikäli käyttäjä on etäkäyttäjä.

9 Toukokuu (17) Itsepalvelun oikeudet välilehdellä määritellään käyttäjän rooli Web myyntilaskutukseen. Tällä välilehdellä määritelty rooli on käytössä jokaisella Web myyntilaskutukseen merkityllä yrityksellä, mikäli käyttäjällä ei ole yhtään yrityskohtaista käyttöoikeustietoa. Yrityskohtaiset käyttöoikeudet käyttäjälle annetaan välilehdellä Yrityskohtiaset oikeudet Valintalistasta valitaan Sovellusalue, ML Web myyntilaskutus, jolloin yrityslistaukseen päivittyy tilaustenkäsittelyn yritykset, joissa Web myyntilaskutus on käytössä. Käyttäjälle rajataan Web myyntilaskutuksen oikeudet vain valittuihin yrityksiin, painamalla Muuta painiketta. Avautuvaan ikkunaan annetaan määritykset.

10 Toukokuu (17) Kaikki yritykset Asetus annetaan, mikäli käyttäjälle halutaan antaa oikeudet kaikkiin yrityksiin Yrityksestä Yritys mistä lähtien oikeudet ovat käytössä. Yritykseen Yritys mihin asti oikeudet ovat käytössä. Rooli Valitaan rooli joka on voimassa määritellylle yritysvälille. HUOM Kun yhdelle sovellukselle (ML, Web Myyntilaskutus) määrittelee yrityskohtaiset käyttöoikeudet, siirtyy käyttäjän oikeuksien kontrollointi yrityskohtaiseksi ja kaikkiin käyttäjän sovelluksiin on määriteltävä oikeudet yrityskohtaisesti.

11 Toukokuu (17) 4.3 Lukkiutunut käyttäjätunnus Käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi. Käyttäjälle päivittyy merkintä Ei käytössä kenttään, jolloin pääkäyttäjän tai riittävillä oikeuksilla varustetun Tikon käyttäjän tulee asetus poistaa, jotta kirjautuminen Web myyntilaskutukseen on mahdollista.

12 Toukokuu (17) 5 Siirtotiedostoasetukset Web palvelimen tunnistamina polkuina Jotta Web myyntilaskutus tunnistaa yrityksen käyttämät verkkolaskuhakemistot, on ne määriteltävä UNC polkuasetuksina tai muuten web palvelimen tunnistamina asetuksena. Hakemistoon on oltava Application Pool Identity arvon käyttäjätunnuksella luku/kirjoitusoikeus. Hakemisto, jonne verkkolaskut tulostetaan, on määritelty siirtoasetuksella MT/5. Muuta hakemisto, johon MT/5 asetus viittaa Web palvelimen tuntemaksi poluksi. Verkkolaskun tulostus luo, samoin kuin verkkolaskun tulostus Tilaustenkäsittely ja laskutussovelluksella, automaattisesti MT/5 hakemiston alle yritystunnuksen mukaisen hakemiston. Verkkolaskuun liitettävät liitetiedostot haetaan hakemistosta, joka on määritelty siirtoasetuksella MT/6. Muuta MT/6 asetuksen hakemisto Web palvelimen tunnistamaksi poluksi. Liitetiedostoasetus tehdään yrityskohtaisena asetuksena, jolloin jokaisella yrityksellä on oma liitehakemistonsa. Avaa Tiko käyttäjänä yritys suljettuna Tilaustenkäsittely- ja laskutus sovelluksen toiminto Ylläpito Siirtotiedostot. Varsinkin liitehakemistomääritys MT/6 on todennäköisesti perustettu yritystasolle (Ylläpito Siirtotiedostot Siirtotiedostot yrityskohtaiset) Selaa esiin halutut siirtotiedostoasetukset MT/5 ja MT/6. Tarkista mikä hakemistomääritys kyseiselle yritykselle on asetettu (esim yrityksen 10 MT/6 määritys)

13 Toukokuu (17) Jos hakemisto on määritelty levymäppäyksenä, se pitää määritellä UNC polkuna tai muuten varmistaa, että hakemistoon on pääsy myös Web palvelimelta. Haekmiston määritys muutetaan toiminnolla Ylläpito Siirtotidostot Hakemistot

14 Toukokuu (17) 6 Laskuhotelliin lähetettävien verkkolaskujen FTP -parametri Jos yrityksen verkkolaskuoperaattori on Laskuhotelli, voidaan laskut lähettää FTP lähetyksenä suoraan Laskuhotelliin. Jotta Web myyntilaskutus tunnistaa ftp parametrin hakemistot, on hakemistot Ftp-aineiston hakemisto ja Hakemisto palvelimella merkittävä UNC polkuina tai muuten polkuasetuksena, jonka myös Web palvelin tunnistaa Yrityksen verkkolaskujen lähetystapa (Toiminto) pysyy samana mikä on yrityksellä käytössä Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksessa. Lähetystapa 2 käyttäytyy Web-myyntilaskutuksessa hieman eri tavalla kuin Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella laskutettaessa: Toiminto 1 = Ei käytössä

15 2 = Interaktiivinen Toukokuu (17) Kun laskutus valmistuu, käyttäjältä kysytään lähetetäänkö tiedosto heti FTP osoitteeseen vai jätetäänkö se siirtohakemistoon, josta tidosto erikseen siirretään Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksen toiminnolla Raportit Lasku Verkkolaskujen FTP siirto Web myyntilaskutuksessa Toiminto 2 = Interaktiivinen toimii hieman eri tavalla kuin Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksessa. Web myyntilaskutus sovelluksessa käyttäjältä ei kysytä laskutuksen valmistuttua haluaako hän lähettää laskutiedoston Laskuhotelliin heti vai siirtää myöhemmin lähetettäväksi. Tiedosto siirretään aina myöhemmin lähetettäväksi 3 = Automaattinen Laskutiedosto lähetetään heti laskutuksen valmistuttua FTP parametrin osoittamaan osoitteeseen 4 = Palvelimella Laskun tulostuksen jälkeen lasku tallentuu FTP lähetyshakemistoon, josta tilitoimiston ympäristöön asennettu FTP lähetyspalvelu, lähettää laskut minuutin välein Laskuhotelliin 5 = Worker työ, piirre ei käytössä 7 Laskulomakkeet Web-myyntilaskutuksen käyttäjällä on paperilaskun tulostuksessa valittavanaan kaikkien niiden yritysten laskulomakkeet, joihin hänellä on käyttöoikeus sekäi LASKU0000-sarjan mallilomakkeet. Lomakkeen on oltava lisäksi merkitty Web -lomakkeeksi. Lasku lomake merkitään web sovelluksen käyttöön Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella toiminnolla Asetukset Yhteiset asetukset Lomakenimet

16 Toukokuu (17) 8 Malliasiakkaat ja tuotteet, tilikoodit Jotta Web-myyntilaskutuksen kautta perustettujen uusien asiakkaiden ja tuotteiden tiedot vastaavat yrityksessä käyttössä olevia perustietoja, on yritykseen hyvä perustaa malliasiakkaat ja mallituotteet uusien tietojen perustaksi. Mallilta kopioidaan useimmat koodiarvot uuden tiedon oletusarvoiksi. Jotta haluttu malliasiakas tai -tuote näkyy näkyy Web ylläpidossa valittavien mallitietojen luettelossa sen pitää olla merkitty malliasiakkaaksi tai mallituotteeksi. Uudelle Web-myyntilaskutuksen kautta tallennetulle tuotteelle kopioidaan tilit mallituotteelta. Tämän lisäksi tuotteelle määriteltyjen myyntitilien oikeellisuus voidaan varmistaa ottamalla käyttöön tilikoodit. Uudelle tuotteelle ei tallenneta tilitietoja, vaan ainoastaan tilikoodi. Tilikoodia vastaavat tilit on määritelty Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksessa (Ylläpito Ylläpito sovellus Tilaustenkäsittely Tilikoodit)

17 Toukokuu (17) 9 Yleiset parametrit WEB-käyttäjien tulostushakemisto Tarkista, että asennuksessa on asetettu Web tulostusten työhakemisto web pallvelimen tunnistamana polkuna, johon Application Pool Identity arvon käyttäjätunnuksella on luku/kirjoitusoikeus Web-sovellusten aikakatkaisu Sovelluksen aikakatkaisuominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta. Jos käytössä on myös Ostolaskujen käsittely sovellus, on aikakatkaisu yhteinen kummallekin sovellukselle Kenttään syötetään aika minuutteina, jonka jälkeen ohjelma sulkee sovelluksen mikäli käyttäjä ei ole käyttänyt sovellusta. Oletusarvona on 30 minuuttia.