Lähettäjän ja vastaanottajan ollessa rekisteröitynä Maventaan verkkolaskuosoitteena käytetään OVTtunnusta.

Transkriptio

1

2 2 Sisällys 1 Yleistä Käyttöoikeuksien määrittely Palvelunhallinnassa Fivaldi yrityksen rekisteröinti Maventa-palveluun Yleistä Uusi rekisteröinti Useamman yrityksen rekisteröinti Maventaan samalla sähköpostilla Maventa-palveluun rekisteröidyn yrityksen kytkeminen Fivaldiin Käyttäjätietojen muutos Finvoice verkkolaskuaineistot Maventaan Laskujen välitys perustietojen määrittely Yrityksen perustiedot Yritysrekisteri Maventa verkkolaskun muodostaminen Maventa verkkolaskun vastaanottaminen Fivaldissa Muuta Pankkiverkkoyhteys Pääkäyttäjän vaihtaminen Tyypilliset virheilmoitukset... 19

3 1 Yleistä Visma AutoInvoice (myöhemmin Maventa) toimii verkkolaskujen välittäjänä. Kun palveluun on rekisteröidytty, Maventan kautta on mahdollista hoitaa seuraavia asioita: Sähköisten laskujen (B2B) lähetys liitteinen Sähköisten laskujen vastaanotto liitteinen Sähköisten laskujen lähetys liitteinen Fivaldista toiseen Fivaldi yritykseen Laskujen siirto Fivaldin ja Maventan välillä tapahtuu automaattiajolla, joka tietyn väliajoin siirtää laskuja Fivaldista Maventaan ja Maventasta Fivaldiin. Maventa_send siirto-ohjelma tutkii viestijonoa, josta se poimii lähettämättömät Maventa-tyyppiset laskut ja lähettää ne Maventaan. Maventa_receive siirto-ohjelma poimii Maventa-palvelusta Fivaldiin tulevat laskut. Lähettäjän ja vastaanottajan ollessa rekisteröitynä Maventaan verkkolaskuosoitteena käytetään OVTtunnusta. Seuraavat käsitteet on hyvä tietää: API-avain: Maventan henkilölle luoma muuttumaton yksilöllinen tunniste, jota käytetään tunnistamaan ja valtuuttamaan Maventa-tilisi käyttöä. Yrityksen UUID: Maventan yritykselle luoma muuttumaton yksilöllinen tunniste. Työlista Maventan käyttöönotossa: Yrityksen perustiedot Yritysrekisteri Kierrätysryhmä (Laskuja vastaanottava Fivaldi yritys) Laskuttavan yrityksen rekisteröinti / kytkeminen Maventa-palveluun Valtakirja ala-asiakkaiden pankkiverkkoyhteyden aktivointiin Pankkiverkkoyhteyden tilaus Maventassa (käsittelyssä saattaa mennä noin viikko) Laskujen välityksen perustiedot (Fivaldista rekisteröidylle yritykselle luodaan automaattisesti) Laskujen tekeminen ja lähetys Visma Software Oy 3

4 2 Käyttöoikeuksien määrittely Palvelunhallinnassa Palvelunhallintaan on lisätty Maventa rekisteröinti -oikeudet, josta pääkäyttäjä pystyy lisäämään käyttäjille oikeudet rekisteröidä yritys Maventaan. Oikeudet löytyvät seuraavasta paikasta: Palvelunhallinta Apuohjelmat Laskujen välitys. 3 Fivaldi yrityksen rekisteröinti Maventa-palveluun 3.1 Yleistä Fivaldin kautta on mahdollista tehdä uusi yrityksen rekisteröinti Maventa-palveluun tai kytkeä jo Maventapalveluun rekisteröity yritys Fivaldiin. Seuraavissa kappaleissa käydään läpi miten nämä tehdään. 3.2 Uusi rekisteröinti Fivaldin kautta tehtävä Maventa rekisteröinti tehdään laskujen välityksen kautta: Laskujen välitys Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot Rekisteröidy Maventa palveluun. Painamalla Rekisteröidy Maventa palveluun -painiketta avautuu lomake, jolla yritys rekisteröidään Maventaan Visma Software Oy 4

5 Rekisteröitymiseen käytettävä lomake näyttää seuraavanlaiselta: Lomakkeen tiedot haetaan automaattisesti käyttäjän / yrityksen tiedoista. Käyttäjän tiedot haetaaan Palvelunhallinnasta ja yrityksen tiedot haetaan Yrityksen perustiedoista. Jos käyttäjä on joskus aikaisemmin kokeillut rekisteröitymistä, niin tiedot haetaan edellisestä rekisteröintiyrityksestä. Tässä vaiheessa on vielä mahdollista muuttaa kenttien arvoja, jos niissä ilmenee virheitä. Muutetut tiedot eivät kuitenkaan päivitä Palvelunhallintaa ja Yrityksen perustietoja Visma Software Oy 5

6 Lomakkeella ilmoitetun sähköpostin tulee olla oikea ja käytössä oleva, koska rekisteröitymisen jälkeen kyseiseen sähköpostiin lähetetään sähköposti, joka sisältää Maventa-tilin aktivointi linkin. Rekisteröinnin yhteydessä Maventaan luodaan tili, jonka käyttäjätunnuksena toimii lomakkeella ilmoitettu sähköpostiosoite. Jos samalla sähköpostiosoitteella rekisteröidään useampia yrityksiä, katso kohta: 3.3 Useamman yrityksen rekisteröinti Maventaan samalla sähköpostilla. Ennen rekisteröitymistä tulee hyväksyä Maventan ehdot, joihin pystyy tutustumaan lomakkeella olevan linkin kautta. Kun lomakkeella olevat tiedot ovat oikein ja Maventan Ehdot on täpätty, voidaan rekisteröinti tehdä painamalla rekisteröinti lomakkeella olevaa painiketta: Rekisteröi Rekisteröinnin yhteydessä tarkistetaan onko arkistossa käytössä Myyntilaskuaineisto. Jos Myyntilaskuaineisto ei ole käytössä, otetaan se käyttöön. Tämä siitä syystä, että Fivaldin tuottama PDF muotoinen laskun kuva voidaan tallentaa arkistoon ja lähettää laskun mukana Maventaan. Onnistuneen rekisteröinnin jälkeen tulee seuraavanlainen ilmoitus: Rekisteröitymisen jälkeen on tehtävä seuraavat toimenpiteet: 1. Maventa-tili aktivoidaan sähköpostiin lähetetyn linkin kautta 2. Pankkiverkkopalvelun tilaus. Pankkiverkon tilaus tapahtuu Maventassa seuraavassa paikassa: Asetukset Lisäpalvelut Pankkiverkkoasetukset. Tilauksen tulee suorittaa henkilö, jolle on kaupparekisteriin merkitty yrityksen nimenkirjoitusoikeudet Visma Software Oy 6

7 Rekisteröitymisen jälkeen sähköpostiin lähetettävä sähköpostiviesti näyttää seuraavanlaiselta: Sähköposti sisältää Maventa-tilin aktivointi-linkin ja salasanan. Salasanan pystyy vaihtamaan Maventa-tilin kautta seuraavasta paikasta: Asetukset Omat asetukset Vaihda salasana 3.3 Useamman yrityksen rekisteröinti Maventaan samalla sähköpostilla Samalla sähköpostilla on mahdollista rekisteröidä useampia yhtiöitä. Tämä tehdään samalla tavalla kuin ensimmäinenkin rekisteröinti, mutta enää ei tarvitse tehdä Maventa-tilin aktivointia sähköposti-linkin kautta. Kun sähköpostilla on jo rekisteröidytty Maventaan, uuden yrityksen rekisteröinnin jälkeen tulee syöttää, APIavain "käyttäjätietojen muutos"-linkin kautta. Jos käyttäjällä ei omissa muistiinpanoissa ole API-avainta, pystyy sen tarkistamaan joko kirjautumalla Maventaan tai sitten Fivaldista. API-avaimen voi tarkistaa seuraavista paikoista: Fivaldi: Valitse yritys, jonka käyttäjä on jo rekisteröinyt Maventaan: Laskujen välitys Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot ja paina "Rekisteröidy Maventa palveluun"-painiketta Maventa: Asetukset Asetukset Visma Software Oy 7

8 Rekisteröinnin jälkeen tuleva ilmoitus: 3.4 Maventa-palveluun rekisteröidyn yrityksen kytkeminen Fivaldiin Kun yritys on jo rekisteröity Maventaan, on se mahdollista kytkeä Fivaldiin. Tämä tapahtuu seuraavasti. Mene Laskujen välitys Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot Rekisteröidy Maventa palveluun paina Rekisteröidy Maventa palveluun -painiketta. Tällöin avautuu lomake, jolla rekisteröidytään Maventaan. Paina lomakkeen alareunasta Muut toiminnot -otsikon alta linkkiä: Maventan palveluun jo rekisteröidyn yrityksen kytkeminen Fivaldiin Visma Software Oy 8

9 Kun on painettu linkkiä: Maventan palveluun jo rekisteröidyn yrityksen kytkeminen Fivaldiin linkkiä, avautuu lomake, jonne täytyy syöttää Maventaan kytketyn yrityksen UUID ja henkilön API-avain. Kun tiedot on syötetty, painetaan Lähetä -painiketta Visma Software Oy 9

10 Onnistuneesta kytkemisestä tulee ilmoitus. Tämän jälkeen on vielä lisättävä sähköposti käyttäjätietojen muutoksen kautta: Kun sähköposti on laitettu, painetaan Päivitä -painiketta. 3.5 Käyttäjätietojen muutos Kun yritys on rekisteröity Maventaan, rekisteröityneen käyttäjän tietoja pystytään muokkaamaan esim. jos pääkäyttäjä on vaihtunut. Käyttäjätietoja pääsee muokkaamaan seuraavasti: Laskujen välitys Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot Rekisteröidy Maventa palveluun. Kun painetaan painiketta Rekisteröidy Maventa palveluun avautuu sivu, josta näkyy millä tiedoilla yritys on rekisteröity Maventaan. Alareunasta löytyy Muut toiminnot, jossa on linkki käyttäjätietojen muutoksiin. Käyttäjätietojen muutos -linkki: Visma Software Oy 10

11 Seuraavia käyttäjätietoja on mahdollista muokata: API-avain Sähköposti (Käyttäjä tunnus) Käyttäjätietojen muutos -lomake: Käyttäjätietojen muokkaaminen ei ole mahdollista, jos yritystä ei ole rekisteröity Maventaan. 4 Finvoice verkkolaskuaineistot Maventaan 4.1 Laskujen välitys perustietojen määrittely Maventaan rekisteröitymisen yhteydessä laskujen välitykseen luodaan automaattisesti lähetyksessä käytettävät välitystiedot. Suositeltavaa on tarkistaa, että automaattisesti luodut tiedot ovat oikein. Esimerkki automaattisesti luoduista välitystavoista: Visma Software Oy 11

12 Seuraavissa tilanteissa välitystapoja ei luoda automaattisesti: Finvoice Välittäjät -välilehden Välitystiedoista löytyy: selite: Autoinvoice (Maventa), Välittäjän tunnus: MAVENTA Yritys on jo rekisteröity Maventaan ja Fivaldissa tapahtuu vain kytkeminen kyseiseen yritykseen. HUOM!!! Käytettäessä Maventaa laskujen välittäjänä välitystapaa ei saa kytkeä pankkiyhteyteen. Finvoice välittäjät -välilehdellä olevaan sarakkeeseen: Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili ei saa valita tiliä. Välittäjän tunnus: Välittäjän tunnuksen käyttöön on kaksi erilaista tapaa. Välittäjän tunnus voidaan lukea Laskujen välityksestä tai sitten Yritysrekisteristä. Suositeltavampi tapa on lukea Välittäjän tunnus yritysrekisteristä (kts. kohta 4.3 Yritysrekisteri). Kun välittäjän tunnus luetaan Laskujen välitystiedoista, vastaanottajan välittäjäksi valitaan välittäjä, jonka takaa välittäjän tunnus haetaan (Alla esimerkki) Visma Software Oy 12

13 Esimerkki: Vastaanottajan välittäjäksi valittu: AutoInvoice (Maventa) Vastaanottajan tunnus luetaan Finvoice välittäjät -välilehden sarakkeesta: Välittäjän tunnus Visma Software Oy 13

14 4.2 Yrityksen perustiedot Rekisteröitymiseen käytettävät tiedot ja Laskun lähetykseen käytettävät tiedot luetaan yrityksen perustiedoista Visma Software Oy 14

15 4.3 Yritysrekisteri Asiakkaan oletusvälitystapa: Laskujen välitys -välilehdellä voidaan asiakkaalle määrittää oletusvälitystapa. Esimerkki: Visma Software Oy 15

16 Vastaanottajan verkkolaskuosoite: Vastaanottajan ilmoittama verkkolaskuosoite merkitään kohtaan Muu tunnus ja Vastaanottajan ilmoittama välittäjän tunnus merkitään kohtaan: Vastaanottajan välittäjän tunnus. Esimerkki, kun asiakas käyttää Maventaa laskujen vastaanottoon: Visma Software Oy 16

17 Maventa verkkolaskun muodostaminen Tilaustenkäsittely Kun verkkolaskuasiakas haetaan tilaukselle, laskujen välitystavaksi tulee automaattisesti asiakkaan taakse annettu oletusvälitystapa. Jos tilaukselta puuttuu välitystapa, erää ei muodostu laskujen välitykseen. Tilaus tehdään ja laskutetaan normaalisti. Laskun teon jälkeen aineisto on muodostunut Laskujen välitys - ohjelman eriin, josta se automaattiajolla siirretään Maventaan Visma Software Oy 17

18 Sopimuslaskutus Verkkolaskuasiakkaan sopimukselle tulee merkitä Laskujen välitystapa. Asiakkaan uusille sopimuksille välitystapa tulee automaattisesti kun tieto on asiakkaan taakse yritysrekisterissä annettu. Laskutus tapahtuu normaaliin tapaan. Laskun teon jälkeen aineisto on muodostunut Laskujen välitys -ohjelman eriin, josta se automaattiajolla siirretään Maventaan. 5 Maventa verkkolaskun vastaanottaminen Fivaldissa Vastaanottavan yrityksen ollessa Fivaldi yritys, vastaanotetut laskut menevät suoraan ostolaskujen kierrätykseen. Jos yritykselle on määritelty oletus kierrätysryhmä, käytetään oletus kierrätysryhmää. Laskun saapuessa ostolaskujen kierrätykseen, on sen käsittely normaalin kierrätyksen mukaista Visma Software Oy 18

19 6 Muuta 6.1 Pankkiverkkoyhteys Kun yritys käyttää pankkioperaattoria laskujen lähettämisenn ja vastaanottamiseen, täytyy Maventasta aktivoida pankkiverkkoyhteys. Tämän voi tehdä ainoastaan henkilö jolla on nimenkirjoitusoikeudet yritykselle. Palvelu on käytössä noin viikon sisällä aktivoinnista ja siitä ilmoitetaan sähköpostitse. Aktivointi tapahtuu Maventassa seuraavassa paikassa: Asetukset Lisäpalvelut Pankkiverkkoasetukset. Ilman aktivointia pankkioperaattori ei ota vastaan laskuja Maventalta. Tilitoimistojen ala-asiakkaiden pankkiverkkoyhteys voidaan rekisteröidä valtakirjalla manuaalisesti Maventan asiakaspalvelussa. Valtakirja tulee toimittaa osoitteeseen: Jotta ala-asiakkaiden pankkiverkkoyhteys voidaan aktivoida, tilitoimiston tulee olla rekisteröitynyt Maventaan ja pankkiverkkoyhteyden aktivointi tehty. 6.2 Pääkäyttäjän vaihtaminen Pääkäyttäjän vaihtuessa ota yhteyttä Maventa supportiin osoitteeseeseen: Maventa support vaihtaa API-avaimen ja sähköposti (käyttäjätunnus) osoitteen. Kun nämä on vaihdettu lisää uudet tiedot Fivaldi yritykseen. Fivaldissa uudet käyttäjätiedot syötetään seuraavassa paikassa: Laskujen välitys Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot Rekisteröidy Maventa palveluun paina Rekisteröidy Maventa palveluun -painiketta. Tällöin avautuu sivu, josta selviää millä tiedoilla Maventaan on rekisteröidytty. Paina lomakkeen alareunasta Muut toiminnot -otsikon alta linkkiä: Käyttäjätietojen muutos. Syötä lomakkeeseen uusi API-avain ja Sähköposti (käyttäjätunnus) ja paina Päivitä. 7 Tyypilliset virheilmoitukset ERROR: REGISTRATION FAILED, BID ALREADY TAKEN Tarkoittaa, että yrityksen Y-tunnus löytyy jo Maventan tietokannasta. Ota yhteys Maventa Supportiin. ERROR: INVOICE FAILS VALIDATION Tarkoittaa, että aineisto ei ole mennyt validoinnista läpi. Tarkista laskun tiedot. Tyypillisesti osoitetiedoissa on puutteita. Jos lasku halutaan lähettää uudelleen, tulee ensin tehdä hyvityslasku ja tämän jälkeen lasku voidaan lähettää uudestaan. ERROR: VIRHEELLINEN REKISTERÖINTI: KÄYTTÄJÄN JA/TAI YRITYKSEN API AVAIN PUUTTUU. Tarkoittaa, että käyttäjän API-avain ei löydy Fivaldista Tyypillisesti Käyttäjän API-avain jää puuttumaan, kun samalla sähköpostilla rekisteröidään Visma Software Oy 19

20 useampia yrityksiä. API-avaimen tarkistaminen tapahtuu seuraavasti: Valitse yritysvalinnasta yritys, jonka tietoja haluat tarkistaa. Tämän jälkeen mene: Laskujen välitys Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot paina "Rekisteröidy Maventa palveluun"-painiketta. Lisää puuttuvat tiedot Käyttäjätietojen muutos -lomakkeen kautta Visma Software Oy 20