Visma Fivaldi -käsikirja Kulutuslaskutus

Transkriptio

1 Visma Fivaldi -käsikirja Kulutuslaskutus

2 2 Sisällys 1 Yleistä Käyttöoikeuksien määrittely palvelunhallinnassa Kulutuslajien perustaminen Mittareiden perustaminen Maksulajit Sidokset Kulutuslukemien tallennus Laskun/tasauslaskun ajaminen tavoitteiden ajossa... 8

3 1 Yleistä Kulutuslaskutus toiminnallisuudella voidaan laskuttaa taloyhtiöissä huoneistokohtaisesti esimerkiksi veden tai sähkön kulutusta. Laskut voidaan muodostaa joko suoraan kulutetun määrän mukaisesti tai määräajoin tehtävän tasauslaskutuksen kautta. 2 Käyttöoikeuksien määrittely palvelunhallinnassa Pääkäyttäjän tulee aktivoida palvelunhallinnassa Rekisterit Mittarirekisteri ja Sovellukset Kulutuslukemien tallennus oikeudet kaikille tarvittaville käyttäjille / yrityksille. 3 Kulutuslajien perustaminen Mennään Rekisterit valikossa Mittarirekisteri ylävalikosta valitaan Mittarirekisteri Kulutuslajit Klikataan Uusi kulutuslaji ja nimetään se (esim. vesi) Annetaan kokonaislukujen määrä ja jos haluat, myös desimaalien määrä. Luvut syötetään seuraavasti: Esim. jos luku on ,00 = Kokonaisluvut 5 kpl + Desimaalit 2 kpl, eli, jos mittarin kokonaisluku on viisinumeroinen, siihen laitetaan 5 ja jos laskutetaan desimaalien tarkkuudella, annetaan desimaalien lukumäärä. Tällöin käyttäjän ei tarvitse kulutuslukemien syöttämisessä antaa pilkkua, vaan järjestelmä laittaa pilkun automaattisesti paikalleen. Tallennustapa on joko mittarin lukema, jolloin ohjelma laskee kahden mittarilukeman välisen erotuksen kulutuksena tai suoraan kulutettua määrää mittaava mittari. Valitaan haluttu toiminto ja tallennetaan tiedot Visma Finnvalli Oy 3

4 4 Mittareiden perustaminen Mittarit luodaan massatoimintona rakennuksen/rakennusten kaikkiin tarvittaviin huoneistoihin tai tiloihin. Klikataan Luonti painiketta valitaan rakennus tai kaikkirakennukset valitaan kulutuslaji, jolle mittareita ollaan luomassa klikataan luo mittarit. Nyt on kaikki mittarit luotu halutulle kulutuslajille. Tämä toistetaan, jos on luotava vielä toiset mittarit samoihin tiloihin, esim. lämpimän veden mittarit. Mikäli mittarilaskutuksen alkutilanne Fivaldissa on niin, että jos ennakot on peritty aiemmin toisessa ohjelmassa, anna Alkupäivän kohdalle aloituspäivämäärä ja Alkusummaan peritty summa. (esim. Alkupvä jos aloituspäivä ja on kirjattu edellisen vuoden lähtölukemat) Visma Finnvalli Oy 4

5 5 Maksulajit Perusta maksulajeihin tarvittavat tasausmaksulajit, esim. kylmävesi- ja lämminvesitasaus sekä vesimaksuennakkoa varten tarvittava vesimaksulaji. Tasausmaksulla: Määrän peruste: Kulutuslaji: Yksikkö: Alkukuukausi: Kulutuslukema esim. Kylmävesi m3 kuukausi, jolta alkulukemat on kirjattu sisään Tasausmaksulajille määritellään ne kuukaudet, jolloin tasauslaskut ajetaan Visma Finnvalli Oy 5

6 Vesimaksulla: Määrän peruste: Kulutuslaji: Yksikkö: Alkukuukausi: Annettava määrä esim. kylmävesi hlö kuukausi, josta ennakoita on aloitettu perimään. Kohtaan Kuitattavat maksulajit laita täpit vain tasausmaksulajien ruutuun. HUOM. Mikäli alat Fivaldin käytön kesken vuotta esim alkaen ja alkuvuosi on kerätty keräysvastiketta toisella järjestelmällä, niin maksulajien alkupäivät pitää olla seuraavasti: Vesimaksuarvio , Tasausmaksulajit sieltä saakka, kun viimeisin tasauslasku on tehty ja alkulukemat ovat tiedossa, esim Visma Finnvalli Oy 6

7 6 Sidokset Perustetut maksulajit on myös lisättävä sidoksille. Silloin kun kulutuslaskutusta tehdään sen jälkeen kun sidokset ovat jo muuten perustetut, niin maksulajit saadaan helposti sidokselle ajamalla maksulajien massamuutokset toiminto. Klikataan Rekisterit Sidokset ylävalikosta sidokset maksulajien massamuutokset valitaan lisättävät maksulajit tehdään tarvittavat rajausehdot klikataan tee muutos Visma Finnvalli Oy 7

8 7 Kulutuslukemien tallennus Mittarilukemat tallennetaan järjestelmään Sovellukset osiosta Kulutuslukemien tallennus toiminnolla. Valitaan ne kulutuslajit, joiden mittareiden lukemia ollaan tallentamassa ja annetaan lukupäivä. Ensin syötetään laskutusjakson alkulukemat alkupäivämäärälle esim ja tallennetaan. Sen jälkeen klikataan uudestaan kulutuslukemien tallennus ja tallennetaan laskutusjakson loppulukemat esim Laskun/tasauslaskun ajaminen tavoitteiden ajossa Mennään sovelluksissa tavoitteiden ajoon ja valitaan kausivälivalintoin se kausi johon lasku ajetaan. Eli jos tehdään vesilaskua joulukuulle 2014, niin molempiin kausivalintoihin valitaan !! Otetaan täppä kaikille maksulajeille pois ja valitaan vain tasausmaksulajit. Mikäli eräpäivä poikkeaa oletuksesta valitaan se valikosta uudelleen miinus merkkiset vievät kuukausia taaksepäin nykyhetkestä ja plus merkkiset kuukausia eteenpäin. Esim. ajo tehdään joulukuulle, mutta eräpäivä halutaan helmikuulle, niin valikosta valitaan 2. Tämän jälkeen ajetaan tavoitteet reskontraan ja tulostetaan maksulaput Visma Finnvalli Oy 8

9 Visma Finnvalli Oy 9

10 Ohessa malli valmiista laskusta Visma Finnvalli Oy 10