Valtion virkamatkustuksen nykytila, käytännöt ja kehittämismahdollisuudet

Transkriptio

1 Simbain Group Oy Simbain Consulting Kielopolku Helsinki, Finland Trade Register: Kimmo Järvelin kimmo.jarvelin@simbain.com Mobile: Valtion virkamatkustuksen nykytila, käytännöt ja kehittämismahdollisuudet Haastattelututkimus matkustuksen palveluntuottajien keskuudessa Elokuu 2007 Raportin versio YHTEENVETO Toimeksiantaja: Valtion virkamatkustuksen ohjauksen kehittämistyöryhmä Toteuttaja: Simbain Consulting, Kimmo Järvelin Simbain Consulting Sivu 1 / 7

2 Sisällysluettelo 1. Johdanto Yhteenveto ja toimenpidesuosituksia Mikä ohjaa virkamatkustusta? Onko ohjaamista syytä voimistaa? Mitä ongelmia ja kehittämismahdollisuuksia virkamatkustuksen ohjaamisessa on? Mitä eri palveluntuottajaryhmät korostavat? Miten voidaan saada aikaan nopeita muutoksia? Mikä ainakin on otettava huomioon strategiaa laadittaessa? Mitä haastatellut suosittelevat ohjaamisen organisoimiseksi?...7 Simbain Consulting Sivu 2 / 7

3 1. Johdanto Valtiovarainministeriö asetti Valtion virkamatkustuksen ohjauksen kehittämistyöryhmän, jonka tavoitteena on muun muassa laatia ehdotus matkustusstrategiaksi. Kehittämisryhmä pyysi työnsä tukemiseksi Simbain Consultingia haastattelemaan 12 palveluntuottajaa virkamatkustamisen nykytilasta, käytännöistä ja kehittämismahdollisuuksista. Tässä esitetään yhteenveto näistä haastatteluista. Tutkimuksessa haastateltiin edustajia kolmesta travel management -yrityksestä (myöhemmin tässä yhteenvedossa matkatoimistot), kahdesta matkustamista tukevien järjestelmien toimittajasta (myöhemmin järjestelmätoimittajat), neljästä lento-, laiva- tai junayhtiöstä (myöhemmin liikennöitsijät) ja kolmesta majoitus- ja kokouspalveluja tarjoavasta yrityksestä (myöhemmin hotellit). Laivayhtiö on tässä yhteenvedossa samassa yhteydessä liikennöitsijöiden kanssa, vaikka sopisi hyvin myös majoitus- ja kokouspalveluja tarjoavien yritysten ryhmään. Kaikki haastattelut toteutti Kimmo Järvelin Simbain Consultingista. Haastattelut tehtiin elokuussa Haastattelut kestivät keskimäärin tunnin ja 20 minuuttia. Simbain Consulting Sivu 3 / 7

4 2. Yhteenveto ja toimenpidesuosituksia 2.1 Mikä ohjaa virkamatkustusta? Yksinkertaistaen voidaan sanoa, että matkustamista ohjaavat eniten Hanselin ja palveluntuottajien väliset sopimukset sekä asiakkaiden tiedossa oleva periaate, jonka mukaan valitaan edullisin matkustamistapa. Matkustussäännön tuntevat hyvin paljon matkustavat ja matka-asioiden parissa toimivat sekä palveluntuottajista matkatoimistot ja yksi liikennöitsijä. Valtiokonttorin ohjeet ovat olleet suureksi hyödyksi järjestelmien käyttöönottoprojekteissa mukana olleille. 2.2 Onko ohjaamista syytä voimistaa? Palveluntuottajat olivat yksimielisiä siitä, että ohjaamista on syytä tehostaa. Toive oli vahvin hotelleilla, toiseksi vahvin matkatoimistoilla ja kolmanneksi vahvin liikennöitsijöillä. Järjestelmätoimittajien tilanne oli siinä mielessä muista poikkeava, että kehitys järjestelmäasioissa on viime aikoina parantunut ja kehityksen suuntaa pidetään hyvänä ja nopeuttakin tyydyttävänä. 2.3 Mitä ongelmia ja kehittämismahdollisuuksia virkamatkustuksen ohjaamisessa on? Haastateltujen mukaan matkustuksen ohjauksessa on muun muassa seuraavia puutteita. Sopimus ei ohjaa hotellien valintaa, vaan asettaa vain rajan majoituksen hinnalle. Ulkomaisissa hotelleissa ennakoidut yöpymismäärät eivät ole toteutuneet, mikä vaikeuttaa ulkomaisten hotellien mukaantuloa seuraavassa kilpailutuksessa. Lentoyhtiön valintaa sopimus ohjaa jonkin verran paremmin, mutta ei läheskään täydellisesti Muutkin kuin valtion valitsemat matkatoimistot voivat saada käyttöönsä valtion neuvottelemat hinnat Vaatimukset käyttää edullisinta ja sopimuksenmukaista toimittajaa ovat ristiriitaiset. Matkatoimistojenkin suhtautuminen tilanteeseen tuntuu olevan erilainen eri matkatoimistoilla Vähän matkustavat asiakkaat eivät tiedä, mitä palveluntuottajaa heidän tulisi käyttää. Tietämättömyyden merkitys kasvaa itsevaraamisen yleistyessä Haastatteluissa tuotiin esiin myös kehittämismahdollisuuksia: Vouchereiden käyttäminen on turhaa ja aiheuttaa kustannuksia Kansallista maksuaikakorttiakaan ei pidetä tarpeellisena Hotelleja koskeva sopimus nojaa niin yksioikoisesti hintaan, että matkustajat eivät aina saa tarkoituksenmukaista palvelua Virastoille aiheutuu viivästyskorkoseuraamuksia siksi, että toisin kuin yrityksissä, laskut on kategorisesti aina hyväksyttävä ennen maksamista Virastoissa tulisi haastateltujen mukaan olla nimetty henkilö, jolla on vahva Simbain Consulting Sivu 4 / 7

5 mandaatti hoitaa matkustamiseen liittyviä asioita Virastoissa puututaan hitaammin kuin yrityksissä strategian tai sisäisten sääntöjen vastaiseen matkustamiseen. Esimerkiksi business-luokkaa tai vastaavaa virastot käyttävät suunnilleen yhtä paljon kuin yritykset, vaikka se on ohjeissa kiellettyä Matkan suunnitteluvaiheessa saatetaan käyttää useampaa kuin yhtä hyväksyjää, mikä poikkeaa yritysten käytännöistä ja aiheuttaa lisätöitä järjestelmiin ja matka-asian käsittelyyn Raportointi ei ole kattavaa, mutta on kehittymässä ehkä suunnilleen samaan tahtiin kuin kiinnostus raporttien hyödyntämiseen Hanselin rooli on palveluntuottajille epäselvä Niin kauan kuin ohjaus ei ole täydellistä (on sooloilua), raportointikaan ei voi kertoa koko totuutta Palvelukeskuksen roolia matkustuksessa ei haastateltujen mukaan ole ehkä sovittu ajoissa Valtion vahvuuksia matkustuksen alueella ovat ainakin: Suuruutta on osattu hyödyntää. Valtion hintoja pidetään hyvin edullisina Järjestelmäkokonaisuus itsevarausjärjestelmä + maksuaikakortti tai matkatili + matkanhallintajärjestelmä on järkevä ja edistyksellinen Valtiokonttorin projektin yhteydessä laaditut ohjeet ovat kattavat Hanselin mukaanotto on ollut hyvä ensiaskel matkustuksen selkiyttämiseksi; "on ainakin joku, jonka kanssa asioista voi neuvotella" Virkamiehet valitsevat yritysten työntekijöitä useammin halvimman matkustustavan, vaikka se edellyttää oman vapaa-ajan käyttämistä 2.4 Mitä eri palveluntuottajaryhmät korostavat? Hotellien edustajien mielestä keskeisimmät toiveet ovat a) joustavuuden lisääminen hinnoitteluun, b) matkustajien ja varaajien toiveiden parempi huomioon ottaminen ja c) ohjaamisen voimistaminen niin, että sopimuksella olisi enemmän merkitystä. Hinnoittelun tulisi elää kausivaihteluiden mukaan ja tulisi hyväksyä se, että hotelleissa on eroja. Jos hinnoittelu on jäykkää, monet hotellit jättäytyvät sopimuksen ulkopuolelle, mistä seuraa se, että virkamatkustajia ei voida palvella niin hyvin kuin haluttaisiin ja olisi tarkoituksenmukaista. Hanselin sopimus ei haastattelujen mukaan ohjaa käyttäytymistä odotetulla tavalla. Pienempänä yksityiskohtana tuotiin esille vouchereiden epätarkoituksenmukaisuus. Hotellien vuoropuhelu Hanselin kanssa ei haastattelujen mukaan ole niin hyvää kuin voisi olla. Ainakin osasyy on aikaisemmin mainittu fakta, että matkustajat käyttävät paljon muita kuin sopimuksen piirissä olevia hotelleja eikä sopimuksella tunnu olevan suurta vaikutusta. Matkatoimistojen näkökulmasta oleellisin toive on virastokohtaisen yhteyshenkilön nimeäminen ja se, että yhteyshenkilölle annetaan selkeä mandaatti hoitaa matkustusasioita. Kokonaismatkanhallintaa on syytä parantaa ja organisointi on tässäkin mielessä tärkeä. Hanselin roolin ja kilpailutuksen selkiyttäminen on toinen toivottu toimenpide. Hanselin tulisi kertoa aikaisemmin, mitä se haluaa esimerkiksi itsevaraamisjärjestelmältä. Matkatoimistoille ristiriita halvimman ja sopimuksenmukaisen vaihtoehdon, esimerkiksi lennon, on vaikea. Matkatoimistojen valitsemissa linjauksissakin on haastattelijan saaman mielikuvan mukaan eroja, vaikka lopulta asiakas päätöksen tekeekin. Liikennöitsijöiden tärkein toive oli ohjauksen tehostaminen - on toimittava Simbain Consulting Sivu 5 / 7

6 sopimuksen ja ohjeiden mukaan. Poikkeamat sovitusta eivät haastattelijan saaman mielikuvan mukaan ole sietämättömän suuret, vaan kyse on enemmän kohtalaisen hyvän kurin saamisesta hyväksi. Jonkin verran tuotiin esille toivetta Hanselin roolin selkiyttämisestä tiedon välittämisessä virastoihin ja virastoista. Kantaasiakaskortteihin tulisi strategiassa ottaa kanta. Yksi liikennöitsijä ehdotti yhden maksutavan ja varausportaalin käyttöönottoa. Järjestelmätoimittajat näkevät kokonaisprosessiin liittyvät ongelmapaikat muita tutkimukseen osallistuneita tahoja paremmin. Yksi prosessin ongelmapaikka on puolto- ja hyväksymismenettelyjen monimutkaisuus. Tietojärjestelmillä on vaikea tukea prosessia, jossa puoltajia tai laskun hyväksyjiä ei voida etukäteen määritellä. Yrityksillä matkaan riittää esimiehen hyväksyntä. Matkasuunnitelmien ja -määräysten laatiminen on toinen kehityskohde, vaikka niiden laatiminen ei tilannekohtaisten tekijöiden vuoksi aina ole mahdollista. Jos matkasuunnitelma ja -määräys laaditaan hyvin, laskun hyväksyminen myöhemmin muuttuu rutiiniksi. Kolmas ongelmapaikka on tositteiden käsittely matkan jälkeen. Käytännöissä on eroja, eikä kenelläkään tunnu olevan tietoa oikeasta ratkaisusta. Järjestelmätoimittaja toi esiin myös palvelukeskuistamisesta aiheutuneen lisähaasteen. Palvelukeskusten henkilöstö ei ehkä ole tiennyt, mitkä matkustamisprosessiin liittyvät tehtävät kuuluvat heille. Lisäksi, jos jotain matkaan liittyvää asiaa pitää selvittää, palvelukeskus on entistä kauempana matkustajista. Järjestelmätoimittajan mukaan maksuaikakortteja käytetään vähemmän kuin yrityksissä, mutta tilanne on paranemaan päin. Matkatilien käyttämisessä virastot ovat yrityksiä edellä. Myös järjestelmätoimittaja toi esiin vouchereiden käyttämisen tarpeettomuuden. 2.5 Miten voidaan saada aikaan nopeita muutoksia? Haluttuja muutoksia voidaan saada aikaan suhteellisen nopeastikin selkiyttämällä matkustamista ohjaavia tulkintoja. Ainakin seuraaviin kysymyksiin kaivataan selkeyttä tai vahvistus: Milloin voi valita halvimman vaihtoehdon sopimuskumppanin asemesta? Miten ohjataan apurahoilla matkustavien matkustamista? Miten ohjataan erikseen budjetoituihin projekteihin liittyvää matkustamista? Onko milloinkaan tarpeen käyttää vouchereita? Onko milloinkaan tarpeen saada matkalle ja matkakustannuksille muiden kuin esimiehen hyväksyntä? Mikä on Hanselin rooli matkustamisessa? Yksi pieneltä tuntuva mutta haastattelijan kokemusten mukaan vaikuttava seikka on ohjausinstrumenttien erilaisen luonteen ja tarkkuustason selkiyttäminen. Tyypillisiä tasoja ovat strateginen, taktinen ja operatiivinen taso. Esimerkiksi "matkustetaan edullisimmalla mahdollisella tavalla" on strateginen ja "keskitetään ostot hotelli x:lle" on taktinen kannanotto. Operatiivinen kannanotto puolestaan on se, että hotelli joko maksetaan maksuaikakortilla tai varataan matkatoimiston kautta. Taktisella tasolla voidaan ottaa kantaa esimerkiksi siihen, miten matkustamista kannattaa ohjata erityyppisissä virastoissa. Operatiivisella tasolla voidaan ottaa kantaa yksityiskohtiinkin ja selvittää mahdollisia ristiriitaisuuksia esimerkiksi taloushallinnon muuhun ohjeistukseen. Simbain Consulting Sivu 6 / 7

7 2.6 Mikä ainakin on otettava huomioon strategiaa laadittaessa? Matkustamistarpeissa, -tilanteissa ja virastojen resursseissa on niin merkittäviä eroja, että ne on syytä ottaa huomioon matkustusstrategiaa tai -politiikkaa ja ohjeita laadittaessa. 2.7 Mitä haastatellut suosittelevat ohjaamisen organisoimiseksi? Haastateltujen suositus oli yhden matkustamisesta vastaavan yhteyshenkilön nimeäminen kuhunkin virastoon ja vahvan mandaatin antaminen näille yhteyshenkilöille. Esiin tuotiin myös esimiehen merkitys - esimiehen tehtäviin kuuluu myös matkustamisen ohjaaminen ja esimiehen pitää puuttua matkustussäännön vastaiseen toimintaan. Simbain Consulting Sivu 7 / 7