Jyväskylän yliopistoon työsuhteessa oleva henkilö jolla on SAP Travelin käyttöoikeus

Transkriptio

1 Tarkoitus Luodaan matkalasku matkapyynnön pohjalta Edellytykset Jyväskylän yliopistoon työsuhteessa oleva henkilö jolla on SA Travelin käyttöoikeus Tapahtumakoodi Matkalaskun luonti Ohje sisältää mm. Ohjeistetaan sisällyttämään matkalaskuun matkatili ja luottokorttitapahtumia Ohjeistetaan ilmoittamaan tarjotut ateriat Ohjeistetaan ilmoittamaan kilometrikorvaukset Matkapyynnölle liitetty liite (esim. konferenssiohjelma) siirtyy automaattisesti myös laskun liitteeksi 1 / 12

2 Toimenpide 1. Aloita tapahtuma valikkopolkua tai tapahtumakoodia käyttäen. Työpiste - matkustaja 2. Napsauta Matkalaskun luonti, hyväksytyn matkapyynnön rivillä, Suositellut toimet sarakkeesta 3. Avaa Tyyppi valikko napsauttamalla -painiketta 4. Valitse Matkalasku riippuvalikosta. 5. Napsauta Jatka painiketta 2 / 12

3 6. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Ajat: Tarkista matkaajat ja korjaa tarvittaessa (Matkapyynnössä olleet ajat). akollinen tieto. Loppuaika: Esim. 2205, SA lisää välimerkit. akollinen tieto 21: Jos olet saanut matkalla tarjottuja aterioita Napsauta Ilmoita tarjotut ateriat painiketta 3 / 12

4 8. Ilmoita tarjotut ateriat laittamalla Täppä Ateria 1 ja/tai Ateria 2 kohtaan kyseisille päiville 9. Napsauta Jatka painiketta 10. Jos matka sisältää oman auton käyttöä, napsauta Ilmoita ajomatkat painiketta 11. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Kirjoita ajamasi kilometrit Ajetut kilometrit kenttään, esim. 25 Kirjoita ajamasi kilometrit Kotimaan kilometrit kenttään (HUOM! Ulkomaan matkassa kilometrit on aina annettava kaksi kertaa) Kirjoita lähtöpaikka, esim. koti Koti 4 / 12

5 Kenttä /V/E Kuvaus Kirjoita kohdepaikka, esim. Tikkakosken lentoasema Huomautus: Kirjoita oman auton käytön peruste, esim. Ei julkisia yhteyksiä lentokentälle 12. Napsauta Hyväksyntä ja uusi merkintä painiketta 13. Anna oikea päivämäärä. Napsauta kalenteri auki 14. Valitse oikea päivä kalenterista 15. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Tikkakosken lentoasema Ei julkisia yhteyksiä lentokentälle -painikkeella Kenttä /V/E Kuvaus Kirjoita ajamasi kilometrit Ajetut kilometrit kenttään, esim. 25 Kirjoita ajamasi kilometrit Kotimaan kilometrit kenttään (HUOM! Ulkomaan matkassa kilometrit on aina annettava kaksi kertaa) Kirjoita lähtöpaikka, esim. Tikkakosken lentoasema Kirjoita kohdepaikka, esim. Koti Tikkakosken lentoasema Koti 5 / 12

6 Kenttä /V/E Kuvaus Huomautus: Kirjoita oman auton käytön peruste, esim. Ei julkisia yhteyksiä lentokentälle 16. Napsauta Hyväksy painiketta Ei julkisia kulkuyhteyksiä 17. Napsauta Jatka painiketta 18. Napsauta Jatka painiketta 6 / 12

7 19. Napsauta Olemassa olevat luottokorttitositteet painiketta. ainikkeen takaa saat näkyviin kaikki matkatili ja/tai luottokorttiostot 20. Napsauta hiirellä matkalaskuun kuuluvan tapahtuman riviä (rivi tulee valituksi). 21. Napsauta hiirellä Sisällytä tähän matkalaskuun painiketta. 22. Napsauta tuodun luottokorttitapahtuman riviä hiirellä, rivi avautuu 23. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus 7 / 12

8 Kuvaus: Kirjoita kohtaan Kuvaus mistä kulu muodostuu, esim. hotellin nimi 24. Napsauta Hyväksy painiketta Hotelli aris 25. Napsauta hiirellä matkalaskuun kuuluvan tapahtuman riviä (rivi tulee valituksi) 26. Napsauta Sisällytä tähän matkalaskuun painiketta 27. Napsauta hiirellä laskuun sisällytetyn matkatilitapahtuman riviä, rivi avautuu 28. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Kuvaus: Kirjoita kohtaan Kuvaus mistä kulu muodostuu esim. lentojen kohdalla Jyväskylä-ariisi- Jyväskylä, lennot 29. Napsauta Hyväksyntä ja uusi merkintä painiketta 30. Napsauta matkalaskuun sisällytettävän tapahtuman riviä (HUOM! Matkatilitapahtumista tulee aina kaksi riviä, palvelumaksu tulee omana rivinään) 31. Napsauta Sisällytä tähän matkalaskuun painiketta 8 / 12

9 32. Napsauta hiirellä tuodun matkatilitapahtuman riviä, rivi avautuu 33. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Kuvaus: Kirjoita kohtaan Kuvaus mistä kulu muodostuu esim. palvelumaksun kohdalla alvelumaksu, lentoliput, Kaleva Travel 34. Napsauta Hyväksyntä ja uusi merkintä painiketta 35. Avaa Kululaji valintalista painamalla -painiketta 36. Valitse sinulle maksettavan kustannuksen kululaji valikosta, esim. 1 Taksi 37. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus 004 Kirjoita tositesumma kenttään maksettava kustannus Kuvaus: * Kirjoita mistä mihin on matkustettu esim. lentokenttä-hotelli erustelu: * Kirjoita Taksin käytön perustelu, esim. Matkatavarat, vieras kaupunki 20, Napsauta Hyväksyntä ja uusi merkintä painiketta 39. Avaa Kululaji valikko napsautamalla -painiketta Matkatavarat, vieras kaupunki 40. Valitse itsellesi maksettavan kulun kululaji, esim. 1 Matkaliput 41. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus 9 / 12

10 005 Kirjoita tositesumma kenttään maksettava kustannus Kuvaus: Kirjoita mistä mihin on matkustettu esim. hotellilentokenttä, juna 42. Napsauta Hyväksy painiketta 7, Jos kulurivin päivämäärää pitää muuttaa, napsauta hiirellä muokattavan kulun riviä 44. Kirjoita tai valitse kalenterista oikea päivämäärä 45. Napsauta Hyväksy painiketta 46. Napsauta Jatka painiketta 47. SA ilmoittaa aina jos ostotapahtuma on tullut ennen matkaa Traveliin matkustajalle kohdennettavaksi (yleensä suurin osa ostotapahtumista tehdään ennen matkaa), napsauta Jatka painiketta 10/ 12

11 48. Napsauta Näytä kululomake painiketta mikäli haluat katsoa tekemääsi matkalaskua kuvaruututulosteena Näytä lomake - SA NetWeaver ortal - Windows Internet Explorer / 12

12 Napsauta suurenna -painiketta jos haluat nähdä muodostuneen laskun suurempana näytöllä 50. Napsauta sulje -painiketta kun haluat lopettaa matkalaskulomakkeen katselun 51. Laita Täppä kohtaan Tallenna ja lähetä hyväksyttäväksi 52. Avaa matkasihteerin valintalista painamalla -painiketta 53. Valitse oma matkasihteerisi valikosta 54. Napsauta Jatka painiketta 55. Napsauta Lopeta painiketta. Matkalaskusi on reitittynyt matkasihteerille asiatarkastettavaksi. Toimita matkaan liittyvät liput ja tositteet paperille teipattuna valitsemallesi matkasihteerille. Kirjoita tiedoksi myös nimesi, matkapäivä(t) ja matkakohde 12/ 12