PROJEKTINHALLINTA. Projektityön tausta ja lähtökohdat. Projektiorganisaation eri osien tehtävät. Projektityön peruskäsitteet

Transkriptio

1 PROJEKTINHALLINTA Projektityön tausta ja lähtökohdat Projektityötä kannattaa käyttää tehtävissä, joissa on useita osapuolia ja joissa toivotaan tehostettavan asiantuntijoiden hyväksikäyttöä. Projekteiksi tulisi organisoida selvästi rajatut kehittämistehtävät. Perusorganisaatio vastuulla on projektien määrittely ja käynnistys, kehittämistoiminnan koordinointi projektien välisten yhteyksien huolehtimisena, projektien valvonnan järjestäminen johtoryhmien avulla sekä projektien tulosten käyttöönotto ja hyväksikäytön järjestäminen. Projektityön peruskäsitteet Projektiksi kutsutaan työsuoritusta joka on ainutkertainen alkaa määrähetkellä ja päättyy määräaikana jonka suoritukseen on annettu puitteet, jotka määrittelevät käytettävissä olevat resurssit jossa tarkoituksena on saavuttaa aloituksen yhteydessä määritellyt tavoitteet Projektityö käsittää seuraavat vaiheet: projektin aloittaminen projektisuunnittelu projektin läpivienti projektin valvonta projektin päättäminen Projektiorganisaation eri osien tehtävät Projektia varten perustetaan tilapäinen organisaatio, jonka osat ovat johtoryhmä, projektin vetäjä ja projektiryhmä. Projektin johtoryhmä on projektin valvova elin, jonka jäsenet kootaan niistä organisaatioista, joiden toimintaan projektin tuottama tulos merkittävästi vaikuttaa. Projektin vetäjä on henkilö, joka on kokonaisvastuussa projektista johtoryhmän hyväksymissä puitteissa. Projektiryhmä koostuu niistä henkilöistä, jotka suorittavat projektin tehtäviä. Johtoryhmä on korkein päättävä elin. Sen toimintaa säätelevät mahdolliset yleisohjeet tai asettajien määrittelemät rajoitukset. Johtoryhmä valmistelee projektin tehtävän. Johtoryhmän jäsenet ovat perusorganisaatiosta ja heidän tehtävänään on myös tiedottaminen organisaatiolle päätöksistä, niiden vaikutuksista, projektin edistymisestä yms. tärkeistä asioista. Johtoryhmän tehtäviä ovat: määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma antaa projektille sen tarvitsemat resurssit tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset hyväksyä projektin tulos päättää projektin lopettamisesta (yhdessä asettajan kanssa) Projektin vetäjä on henkilö, joka on kokonaisvastuussa projektista, sen suunnittelusta, toimeenpanosta, työn ohjauksesta ja päättämisen valmistelusta. Projektin vetäjä siis johtaa projektia ja osallistuu itsekin sen toteutukseen.

2 Projektin vetäjän hallinnollisia - ja ohjaustehtäviä ovat: laatii projektisuunnitelman tai johtaa sen laatimista käynnistää projektiryhmän työskentelyn ja ohjaa ryhmää johtaa projektin toimeenpanoa ja tehtävien antoa valvoo työn edistymistä varustaa projektiryhmän tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella huolehtii projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista laatii projektin loppuraportin ja päättää projektin Projektiryhmä muodostuu vetäjästä ja jäsenistä. Jäseniä ovat kaikki projektityöhön osallistuvat henkilöt. Jäsenten tehtäviä ovat: osallistuminen projektisuunnitelman laatimiseen projektipäällikön määräämien tehtävien suorittaminen raportoi työn edistymisestä projektipäällikölle dokumentointi annettujen sääntöjen, määräysten ja standardien noudattaminen työmenetelmien ja oman ammattitaidon kehittäminen (projektin antamissa puitteissa) Usein projektiryhmässä kaikesta dokumentoinnista vastaa yksi henkilö, jota kutsutaan projektisihteeriksi. Isoissa projekteissa projektisihteeri voi huolehtia myös projektipäällikön tehtävistä. Projektisihteerin työtehtäviä on mm. projektiohjeiston laatiminen aikataulujen laadinta, valvonta ja koordinointi projektibudjetin laatiminen yhteistyössä eri vastuuhenkilöiden kanssa tarjouskyselyiden laatiminen ja toimittajien valinta projektin asiakirjojen luokittelu ja arkistoinnin suunnittelu valvontakokouksiin osallistuminen ja raportointi Mihin projektityö sopii? Projektityö sopii parhaiten tilanteisiin, joissa sekä työn ohjaus että toteutus vaativat omat ryhmänsä. Toteutuksen kannalta projektiryhmä muodostuu silloin, kun projektin toimeenpano edellyttää useita eri henkilöitä. Projektin kohteille on ominaista, että projektin tulos on suhteellisen tarkoin määriteltävissä. Toisaalta ei ole tarkoituksenmukaista perustaa projektia pieniä tai lyhytaikaisia tehtäviä varten. Käytännön sääntö lienee: projekti kannattaa perustaa silloin, kun tehtävä edellyttää työn aikana tapahtuvaa ulkoista ohjausta. Projektin aloittaminen Projektin aloittamiseen liittyy projektin määrittely ja projektin asettaminen. Projektin määrittely on asettajan tehtävä. Määrittelyssä on otettava huomioon yleiset kehittämistavoitteet sekä varmistettava tavoiteasettelun konkreettisuus, resurssien riittävyys ja johtoryhmän edustavuus ja asiantuntemus. Projektin määrittely on jonkinlaista projektin esisuunnittelua. Sen tavoitteena on luoda projektin asettajalle näkemys projektista, sen tavoitteista, tuloksista sekä tehtävistä ja resurssitarpeista. Määrittelyn tulos kuvataan asiakirjan muodossa, jonka nimenä voi olla esim: Projektin lähtökohdat. Projektin asettaja on yleensä yrityksen johto tai sen osaston päällikkö, jonka toimivaltaan projekti kokonaisuudessaan kuuluu. Projektin asettaminen tapahtuu kahdessa vaiheessa. Projektin aloittamisvaiheessa asetetaan projektisuunnitelman laadintaa varten tarvittavat ryhmät. Projektisuunnittelun jälkeen asetetaan

3 projektin toteutus- ja ohjausorganisaatio. Projektin organisointi sisältää projektin johtoryhmän ja projektiryhmän nimeämisen. Johtoryhmän kokoonpanossa on kiinnitettävä huomiota sen edustavuuteen ja asiantuntemukseen. Projekti voidaan organisoida kolmella eri tavalla: vetäjäkeskeisesti johtoryhmäkeskeisesti projektiryhmäkeskeisesti Projektin asettamisen käytännön toimia ovat lisäksi eri ryhmien asettamiskirjeiden valmistelu, resurssien varaaminen ja varojen käytön suunnittelu ym. Projektin suunnittelu Projektisuunnittelulla tarkoitetaan työsuunnitelman eli projektisuunnitelman (liite 3) laatimista projektin asettajan määrittelemälle projektina toteutettavalle työsuoritukselle. Projektisuunnitelman perusteella tehdään päätös projektin toteuttamisesta. Projektin toteutus on mahdollista vasta sen jälkeen, kun projektin eri osapuolet ovat hyväksyneet projektisuunnitelman. Projektin toteutus on jätettävä, jos epäillään sen kannattavuutta. Projektisuunnitelman tarkoitus ja sisältö Projektisuunnitelma on kirjallinen esitys, jossa määritellään projektin tavoitteet, sisältö, suoritustapa, aikataulu, resurssitarve ja kustannukset. Sen tarkoituksena on antaa johtoryhmälle perusteet päätettäessä projektin toteutuksesta toimia projektin vetäjän apuvälineenä mahdollistaa projektin johtoryhmän suorittaman suorituksen valvonnan toimii kirjallisena esittelyaineistona. Projektisuunnitelmat ovat perusraameiltaan samankaltaisia hyvinkin erilaisissa ja -tyyppisissä projekteissa, sillä projektisuunnitelma on työväline. Projektisuunnitelmassa otetaan kantaa projektin teknisiin ratkaisuihin vain sen verran kuin työmäärien arvioinnin kannalta on välttämätöntä. Projektin osittaminen Suurilla projekteilla on keskeiseksi työkaluksi yleistynyt projektiositus (Work Breakdown Structure eli WBS). Menetelmällä projekti jaetaan täsmällisesti määriteltyihin elementteihin, jotka muodostavat hierarkkisen järjestelmän. Elementit suunnitellaan ja valvotaan erillisinä ja projektiositus kokoaa niiden liittymät. Osituksen rakenne riippuu siitä, miten ohjaus halutaan toteuttaa. Projektiositus aloitetaan ylhäältä alaspäin, ts. ensin erotellaan pääosat (osaprojektit), jotka edelleen jaetaan loogisiin osiin. Projektin ositus voidaan tehdä käyttämällä jotain perusmenetelmää yksinään tai joitakin niistä yhdessä. Perusmenetelmiä ovat: rakenteellinen ositus työlajien mukainen ositus vaiheittainen ositus järjestelmiin osittaminen Rakenteellisessa osituksessa projekti pilkotaan fyysisiin osiinsa (esim. maantieteellisesti, rakennuksen osat ym.). Työlajin mukainen ositus pilkkoo projektin siinä esiintyvien työlajien mukaisesti (projektihallinto, rakennustyöt, laitesuunnittelu). Vaiheittaisella osituksella tarkoitetaan projektin jakamista peräkkäisiin erilaisiin vaiheisiin (esitutkimus, suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto). Järjestelmiin osittamisella

4 tarkoitetaan sitä, että projekti eritellään systeemeittäin. Eri systeemejä voi olla esim. tiedonsiirtojärjestelmä, laskentajärjestelmä ja ohjausjärjestelmä. Projektin ohjaus Aikaohjaus Hyvä aikasuunnittelu varmistaa, että projekti valmistuu ajallaan ja aikataulullisista ongelmista (myöhästymissakot ym.) aiheutuvat kustannukset minimoituvat. Hyvä aikataulu: on toteuttamiskelpoinen on luotettava on yksiselitteinen ja kattava on riittävän yksityiskohtainen sisältää riippuvuussuhteet sisältää myös resurssit on helppolukuinen on yleisesti hyväksytty Aikataulun laatiminen aloitetaan ylhäältä alaspäin. Aluksi hyväksytään keskeiset päätavoitteet ja etapit. Sen jälkeen projekti puretaan ja tarkistetaan niiden suhteet päätavoitteisiin. Lopputuloksena saadaan projektin hyväksytty aikasuunnitelma jaettuna eri tason kaavioiksi. Aikataulun laadinnassa erotetaan seuraavat vaiheet: projektin tehtäväluettelon laatiminen tehtävien riippuvuuksien selvittäminen työmäärien ja kestojen arviointi aikataulun piirtäminen ajoituksen analysointi ja tarkistus Projektin tavoitemäärittelyn ja osituksen jälkeen voidaan aloittaa yksittäisten aikataulujen laadinnat. Ensiksi kartoitetaan tehtävät (suurimmat aikatauluvirheet aiheutuvat tehtävistä, jotka on unohdettu pois tehtäväluettelosta). Tehtävien luetteloinnin jälkeen selvitetään niiden keskinäiset riippuvuudet. Tehtävien työmäärien arviointi on seuraava askel aikataulusuunnittelussa. Tehtävien työmäärien arviointiin on olemassa useita erilaisia menetelmiä: takaperoinen ajoitus parkinsonin menetelmä mutu, metu, petu, rahi paloittelu matemaattinen malli Aikasuunnittelun menetelmät tapahtumakaavio janakaavio (Ganttin janakaavio) toimintaverkkomenetelmä vinoviiva-aikataulu Resurssiohjaus Resurssisuunnittelussa lasketaan tarvittavat resurssimäärät, suunnitellaan tehtäville sopivat työryhmät / resurssit ja korjataan aikataulua siten, että resursseille saadaan mahdollisimman tasainen ja jatkuva kuormitus. Hyvin yleinen syy projektin myöhästymiseen on se, ettei tarvittavia resursseja ole käytössä tai niiden vapautumista toisesta projektista / tehtävästä joudutaan odottamaan. Resursseja on neljää pääluokkaa:

5 raha henkilöstö koneet materiaali Projektin tehtäväluetteloa laadittaessa käytetään yksikkönä normaalityöpäivää (työviikkoa). Tehtävien kestot lasketaan yksinkertaisella kaavalla: kesto = työmäärä / resurssimäärä Resurssilaskenta ja tasaus Resurssilaskenta suoritetaan summaamalla projektin resurssimäärät resurssilajeittain ajan funktiona. Resurssilaskennasta saatu tulos voidaan kuvata numeerisesti tai graafisesti. Graafinen kuormitusprofiili kuvaa eri projektien resurssitarpeet pinta-alana, jonka korkeus vastaa resurssimäärää ja pituus tehtävän kestoa. Numeerisessa resurssisuunnittelussa saadaan yhdelle lomakkeelle mahtumaan numeerisessa muodossa projektin kaikkien resurssilajien kuormitukset. Kustannusohjaus Projektin tuotto alkaa vasta projektin valmistuttua. Projektin kustannusohjaukseen sisältyy: kustannusarviointi projektin budjetointi aikataulun ja kustannusten optimointi kassavirtalaskenta kustannusraportointi ohjauspäätökset Kustannusohjauksen tulee keskittyä projektin alkuvaiheisiin, koska suurin osa kustannuksiin vaikuttavista ratkaisuista tehdään suunnitteluvaiheessa. Tilaindeksit Projektin suunnittelu- ja tilanneraportti sekä projektin kustannusraportti selvittävät projektin nykyisen tilanteen. Poimimalla tietoa näistä viikottaisista raporteista ja laittamalla nämä tiedot yhteenvetona paperille saadaan laskettua erilaisia projektin edistymistä kuvaavia indeksejä: Kustannusindeksi (CI) CI = AC / PC missä CI = Cost Index (kustannusindeksi) AC = Actual Cost (todelliset kustannukset) PC = Planned Cost (suunnitellut kustannukset) Suoritusindeksi (AI) AI = AA / PA missä AI = Achievement Index (suoritusindeksi) AA = Actual Achievement (todellinen suoritus) PA = Planned Achivement (suunniteltu suoritus) Tilanne-indeksi (SI) SI = AI / CI missä SI = Status Index (tilanne indeksi) AI = Achievement index (suoritusindeksi) CI = Cost Index (kustannusindeksi)

6 Projektin ulkoinen ohjaus Ulkoisella ohjauksella tarkoitetaan projektin sidosryhmien suorittamaa ohjaustyötä. Sidosryhmät ovat projektin asettaja ja muut organisaation tahot, joiden toimintaan projektin tulos vaikuttaa. Projektin ulkoinen ohjaus yleisellä tasolla tarkasteltuna edellyttää vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin: onko työlle määritelty oikeat tavoitteet onko projektin sisältö ja rajaus tehty oikein onko eturyhmien näkemykset otettu riittävästi huomioon onko kustannukset ja resurssien käyttö tiedossa onko resurssit tehokkaassa käytössä onko poikkeamat suunnitelmasta havaittu onko tulokset kunnolla dokumentoitu Ulkoisen ohjauksen painopiste on asiasisällön ohjauksessa ja tulosten käyttökelpoisuuden varmistamisessa. Projektin sisäinen ohjaus ja läpivienti Projektin sisäisellä ohjauksella ja läpiviennillä tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joita tarvitaan projektin työn suorittamiseksi tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Sisäinen ohjaus on projektin vetäjän tehtävä. Sisäisen ohjauksen ja läpiviennin keskeiset osat ovat: toteuttavan vaiheen suunnittelu työksiantojen määrittely tehtävien suoritus työsuoritusten käsittely projektiryhmässä projektin tilan ja tilanteen raportointi ja seuraavan vaiheen alustava suunnittelu. Sisäisen ohjauksen ja läpiviennin ongelmina on usein Projektiryhmässä epätietoisuus tavoitteista ja tehtävistä ristiriidat eri organisaatioyksiköiden kesken kommunikointivaikeudet eri asiantuntijaryhmien välillä suunnittelun resurssit eivät ole riittäviä epätietoisuus työn kulusta Johtoryhmässä epätietoisuus tehtävistä epätietoisuus projektin kulusta ei kykyä / valtuuksia tehdä tarvittavia päätöksiä ei ole valmis sitoutumaan osaratkaisuihin Projektin sisäisen ohjauksen ja läpiviennin keskeiset osa-alueet Projektin käynnistyksen yhteydessä on syytä kiinnittää huomiota siihen että jäsenille muodostuu riittävän selkeä kuva omasta asemastaan ja häneen kohdistetuista odotuksista projektissa. Jos projektiryhmä ei ole itse osallistunut projektisuunnitelman laadintaan, niin myös projektin tavoitteet ja tehtävät sekä suunnitelman sisältö pitää yhdessä käydä läpi ja analysoida huolella. Varsinaisen työprosessin osalta keskeisessä asemassa ovat työvaiheet. Työvaiheiden tavoitteena on jakaa projektin tehtävien suorittaminen mielekkäisiin kokonaisuuksiin.

7 Projektin edistymisen raportointi Johtoryhmän pitäminen ajan tasalla on tarkoituksenmukaista ns. edistymisraportin avulla. Siinä tulee pelkistetysti tuoda esiin se, mitä projektiryhmä on toteutetussa vaiheessa saanut aikaan projektisuunnitelmaan verrattuna. Raportissa on ensimmäiseksi luettelo työtuloksista, arvio niiden laadusta ja päätöksenteon eli hyväksymisen kannalta keskeisistä tekijöistä. Toisena kohtana tulee tarkastella projektin toteutumista aikataulun, resurssien käytön ja kustannusten osalta. Raportista tulee selville poikkeamat projektisuunnitelmasta. Näiden poikkeamien analysointi antaa tärkeää tietoa johtoryhmälle kun se tekee päätöksiä projektisuunnitelman muutoksista. Projektin muutokset Projektin muutoksilla tarkoitetaan niitä tilanteita, joissa johtoryhmä joutuu päättämään projektisuunnitelman muuttamisesta. Johtoryhmän päätöksen kohteena voi olla muutokset projektin tavoitteisiin, tehtäviin tai projektin toimintaan ja sen edellytyksiin merkittävästi vaikuttaviin seikkoihin. Muutosten käsittely Projektityön kannalta muutostarpeet on järkevintä käsitellä siten, että kaikki ehdotukset saatetaan projektiryhmän valmisteltavaksi. Näin projektiryhmä voi analysoida ko. ehdotusten merkityksen ja vaikutukset projektiin. Muutostarpeet Yleisimmät ja merkittävimmät muutostarpeet, erityisesti kehitysprojekteissa, kohdistuu tavoitteisiin ja tehtäviin niitä tarkentaen tai rajaten. Myös projektin aikataulun, resurssien ja kustannusten merkittävä muutos suunniteltuun nähden on peruste muutoksen tekemiseen. Usein kehittämistehtävissä oikeiden resurssien oikea-aikainen käyttö on ratkaisevaa, koska suunniteltuja resursseja ei voida ilman haittavaikutuksia korvata toisilla. Lopputuloksen kannalta on tärkeää toteuttaa projekti parhailla mahdollisilla resursseilla ja määritellä ja sopeuttaa aikataulu ja muut tekijät näiden kriittisten tekijöiden mukaan. Tärkeintä on analysoida projektin onnistumisen kannalta tärkeimmät ja kriittisimmät tekijät ja muuttaa laadittua projektisuunnitelmaa tarvittaessa niiden edellyttämällä tavalla. Projektin päättäminen ja käyttöönoton varmistaminen Projekti voidaan päättää, kun sen tehtävät on suoritettu ja tulokset hyväksytty johtoryhmässä. Päättämisen yhteydessä on keskeisellä sijalla tehtävien ja vastuun siirto projekti- ja perusorganisaation kesken eli on varmistettava tulosten käyttöönotto. Päättäminen edellyttää valmisteluja. Valmistelu tähtää yhtäältä projektin päättämiseen ja projektiorganisaation vapauttamiseen vastuusta sekä toisaalta jatkotoimenpiteiden käynnistämiseen. Tulosten käyttöönottoon tähtäävien toimenpiteiden lisäksi suunnitellaan kokemusten hyödyntämiseen tähtäävät toimenpiteet. Päättämisen valmistelu ja päätöskokous Projektin päättäminen tapahtuu johtoryhmän viimeisessä eli päätöskokouksessa. Tässä käsiteltäviä asioita ovat projektin arviointi tulosten arviointi jatkotoimenpiteiden suunnittelu Projektin arviointia varten projektiryhmä laatii projektin hallinnollisen loppuraportin, jossa on esitelty projektin toteutunut ajan, henkilöresurssien ja määrärahojen käyttö sekä näiden vertailu projektisuunnitelman tietoihin. Muut mahdolliset raportit ja asiat kootaan projektin projektiyhteenvedoksi. Tulosten arviointia varten projektiryhmä laatii tulosluettelon, viimeistelee tulosraportit, tekee tulosten esittelyai-

8 neiston ja kuvaukset poikkeamista projektin tavoitteisiin nähden sekä valmistelee kuvauksen projektin kriittisistä ja mahdollisesti kiistanalaisista ratkaisuista ja valinnoista. Johtoryhmä arvioi projektin tuloksia ja vertailee näitä projektisuunnitelmaan ja projektin lähtökohtiin. Näin saadaan eräänlainen kokonaisarviointi, jonka tavoitteena on johtoryhmän jäsenten sekä näiden kautta osallistuvien organisaatioiden vaikuttaminen projektin tulosten käyttöönottoon ja jatkotoimien käynnistyksen välttämättömyyteen. Jatkotoimenpiteiden suunnittelulla pyritään edesauttamaan tulosten käyttöönottoa ja hyväksikäytön järjestämistä sekä edelleen kehittämistä. Projektiryhmä laatii lisäksi tiedotussuunnitelman, joka käsitellään ja hyväksytään päätöskokouksessa. Sen perusteella toteutetaan projektin jälkeinen muu tiedotustoiminta. Jatkotoimenpiteet Tulosten käyttöönotto ja kokemusten hyödyntäminen ei ole enää projektiorganisaation tehtävä, vaan vastuu siirtyy perusorganisaatiolle. Tulosten käyttöönoton varmistamiseksi johtoryhmän jäsenet kukin tahollaan esittelevät ja suosittelevat tulosten käyttöönottoa toimenpideohjelman ja käyttöönottosuunnitelman mukaisesti. Perusorganisaation tehtäväksi jää tulosten käyttöönotto ja hyväksikäytön järjestäminen jatkoprojektien ja toimien käynnistäminen sekä tiedotustoimien organisointi tiedotussuunnitelman mukaisesti Kokemusten hyödyntämiseksi projektiryhmä valmistelee ja viimeistelee projektikirjan, johon sisältyy koko projektin hallinnollinen aineisto erityisesti loppuvaiheessa syntyneet projektin loppuraportti ja projektiyhteenveto. Perusorganisaation tehtävä on projektiaineiston tallennus. Projektiaineistoa ovat tulosraportit ja projektihallintoa esittelevät projektikirja. Perusorganisaatio lisäksi organisoi kokemusten hyödyntämisen järjestäen aineistojen käyttöönsaannin sekä tarpeelliset tiedotustilaisuudet. Projektin keskeyttäminen Joissakin tilanteissa saattaa olla aiheellista päättää projekti ilman tulosten viimeistelyä ja hyväksymistä. Päättämiseen johtavia tilanteita on mm. projektin muutostilanteessa tarkoituksenmukaisuus- arviointi: jatkaa - uusi projekti projektin poikkeamaa arvioitaessa: kannattavuus projektiorganisaation toiminnassa esiintyvät häiriöt Keskeyttäminen voidaan suorittaa seuraavasti johtoryhmä tekee ehdotuksen asettajalle asettaja tekee päätöksen neuvottelun pohjalta projektiryhmä suorittaa päättämistoimenpiteet