Ohjelmistoprojektien hallinta. Projektin toimeenpano ja ohjaus

Transkriptio

1 Ohjelmistoprojektien hallinta Projektin toimeenpano ja ohjaus

2 Projektin toimeenpano ja ohjaus TAVOITE: YMMÄRTÄÄ mihin projektipäällikön kannattaa investoida aikaansa Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. 2

3 Projektin onnistumisen periaatteet 1. Määrittele ja aseta projektin tavoitteet selkeästi 2. Tee projektille suunnitelma: tehtävät, tarkastuspisteet, riippuvuudet sekä työmäärä- ja aika-arviot. 3. Piirrä kuva projektin aikataulusta 4. Ohjaa jäseniä sekä yksilöinä että projektitiiminä 5. Vahvista projektitiimin sitoutumista ja innostusta 6. Pidä jokainen henkilö, joka osallistuu projektiin, riittävän hyvin ajan tasalla asioista 7. Luo avoin ilmapiiri itsellesi ja muille tiimin jäsenille toimia 8. Rohkaise hallittuun riskinottoon ja luovuuteen 3

4 Projektin positiivinen kehä Sitoutuminen Tehtävän ymmärtämien Muiden tiimiläisten tukeminen, kouluttaminen ja hyödyttäminen Hallinto Työjaksoja, tehtäviä Uusia työtapoja ja ratkaisuja Hyviä suorituksia Laadukkaita osatuloksia Luovuutta 4

5 Projektinhallinnan prosessit Projektitoiminnan strategia Vuorovaikutuksen hallinta Muutoshallinta Projektin hallinta Projektin suunnittelu Päättäminen Lopputulokseen ohjaus Ajan hallinta Kustannushallinta Resurssien hallinta Henkilöstö Kommunikaatio Riski Alihankinta ISO Tukiprosessit 5

6 Projektin johtamisen osat Ulkoinen ohjaus (johtoryhmä, ohjausryhmä) Sisäinen ohjaus Projektin uudelleensuunnittelu Projektin päättäminen 6

7 Työn ja johtamisen eriyttäminen Työrauhan turvaaminen Johtamisen jämäkkyyden ylläpito Kokousmenettelyt 7

8 Johtoryhmän suorittama valvonta Johdon sitoutumisen ylläpito edellyttää ymmärrettävää rehellistä tasapainoista informaatiota projektin tilasta ja lopputuloksesta tehokkaasti organisoidussa kokouksessa 8

9 Johtoryhmän kokous 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja kokouksessa sovittujen toimenpiteiden tilanne nyt 2. Projektin tilannekatsaus Aikataulu, työaika, kustannukset, resurssit Suunnitellun vertailu toteutuneeseen Todellinen tilanne tällä hetkellä Riskilistan läpikäynti 3. Tulosaineistot Läpikäynti ja hyväksyminen 4. Päätettävät asiat 5. Toimenpiteet ennen seuraavaa kokousta 6. Seuraava kokous 9

10 Ongelmien raportointi johtoryhmälle SWOT Esitä tiimin tekemä SWOT johtoryhmälle Painoarvo kasvaa, kun kyseessä on koko tiimin mielipide Asian eri puolet esillä samassa esityksessä 10

11 Projektin sisäinen ohjaus Projektin suunnittelu riittävän yksityiskohtaisesti on ohjauksen onnistumisen avainkysymys Jokainen projektitiimissä osallistuu omalta osaltaan projektin käytännön johtamiseen Suoruus ja rehellisyys auttaa tiedostamaan todellisen tilanteen ajoissa Projektin johtamiseen on varattava aikaa ja resursseja Projektitiimin johtaminen ja hallinto kannattaa eriyttää omaan tilaisuuteensa, joka pidetään tehokkaasti (1h/vko) 11

12 Onnistumisen periaatteita Johdon sitoutuminen on ehdoton edellytys Projekti suunnitellaan ja seurataan läpinäkyvästi Lopputuloksen ymmärrys on tärkein menestystekijä Projektin tekevät ihmiset Projektin johtamiseen tarvitaan työtä ja aikaa Suurta hanketta ei voi suunnitella kerralla Projektin ohjauksen on oltava konkreettista ja yksinkertaista Edellytyksien ja työrauhan luonti ovat onnistumisen edellytys Projektipäällikkö menestyy vain tiimin onnistumisen kautta Ohjaus perustuu tulevan ennakointiin Myös heikot signaalit noteerattava ja ymmärrettävä 12

13 Projektin ulkoisten osapuolten hallinnan periaatteet: 1. Vaikuttaminen 2. Seuranta 3. Tehokas kommunikointi 4. Ymmärrys 5. Ristiriitojen välttäminen 13

14 Win-win suhde, molemminpuolinen liiketoiminnallinen hyöty perustuu: Hyvään ja oikea-aikaiseen viestintään Aikaiseen ongelmien havaitsemiseen, niiden analysointiin ja niihin puuttumiseen Jämptiin velvoitteista sopimiseen ja niistä vapauttamiseen toimituksen / suorituksen hyväksynnän jälkeen Luottamukseen ja luotettavuuteen Ei anneta asioiden luisua käsistä! 14

15 Projektiryhmän viikkokokoukset 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja 2. Tehtävittäin projektisuunnitelmaan verrattuna: missä kukin on menossa tehdyn työn tulosten esittely työajan käyttö mitä aikatauluasioita tiedossa (lomat, poissaolot) mitä ongelmia itse kullakin suunnitelman muutostarpeet, ideat ja aloitteet 3. Ongelmat ja päätökset : avoimet ongelmat mitä muutoksia on sovittu kuka tekee uudet työt mitä muille esitetään 4. Johtoryhmälle valmisteltavat asiat: projektin tilanne muutosesitykset tulosaineistot ehdotus jatkosta 5. Toimenpiteet ennen seuraavaa kokousta 6. Seuraava kokous 15

16 Aikataulun pitäminen Suunnittele pelivara ja vararesurssit Varaudu resurssihuippuihin Ole herkkä heikoille signaaleille Ryhdy heti korjaaviin toimenpiteisiin Ellei korjaannu, käynnistä uudelleensuunnittelu 16

17 Projektin tuloksen kokoonpanon hallinta Configuration management = tuotteen / kokoonpanon hallinta määritykset ja muut dokumentit osatulokset ja niiden liittymät Baseline = johtoryhmän hyväksymä versio projektidokumentista Pidettävä tallessa, muutokset vain johtoryhmän hyväksynnän jälkeen Kaikki muutokset määritellään suhteessa baseline-dokumenttiin Myös sidosryhmien on sitouduttava tähän dokumenttiin Idea: varmistetaan yhteisesti sovitun tuloksen saavuttaminen Toteutuksen on perustuttava hyväksyttyyn baseline-dokumenttiin Kokoonpanon yhtenäisyyden valvonta Tuotteen valmiusaste on jatkuvasti tiedossa 17

18 Muutosten hallinta Muutos = tarve tai halu tehdä jotain muuta kuin suunniteltu Scope creep = pienistä puroista suuri virta riski laajenemiseen suuri, jos tekijät suorassa kontaktissa käyttäjiin uhkana se, että lisääntyvä työmäärä romuttaa aikataulun ja budjetin muutokset pidettävä tiukasti kontrollissa KAIKKI muutostoiveet kirjallisina projektin vetäjälle oma lomake + selkeä muutosehdotuskäytäntö joka vie ne edelleen projektin johtoryhmän käsittelyyn ymmärretään vaikutus sisältöön (edut ja haitat) selvitetään vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin 18

19 Muutosten hallinta Muutoksesta pitää aina tehdä kirjallinen ehdotus (muutoslomake) 1. Sopimuksen tarkistus 2. Lyhyt tehtävän määritys 3. Vaikutus kokonaisuuteen 4. Tarkempi työmäärien erittely, vastuujako ja ajoitus määritys ja suunnittelu toteutus testaus dokumentointi käyttöön otto käytön ohjeet ja opastus käyttäjien ohjeet ja opastus 5. Ehdotetut resurssikäyttö-, kustannus- ja aikataulumuutokset 19

20 Muutoshallinnan edut Tehdään se ja vain se, mikä on tehtäväksi suunniteltu Suojelee projektia tarpeettomilta muutoksilta yhtenäinen ja kirjallinen muutosehdotusmenettely Parantaa projektissa tehtävien päätösten laatua valvomalla, että kaikki asianosaiset ovat mukana niiden tekemisessä ja myös ymmärtävät muutosten vaikutukset Parantaa tarpeellisten muutosten näkyvyyttä Estää projektin paisumisen Muutokset tulevat automaattisesti dokumentoiduiksi Mukaellen Steve McConnell: Ohjelmistoprojektit selviytymisopas 20

21 Laadunvarmistus Projektisuunnitelmaan laadunvarmistuksesta oma kohtansa Tarkoituksena taata asiakkaalle sovittu tulos / toimitus Tietyissä projektivaiheissa on syytä järjestää laatukatselmus Katselmuksen oltava asiantunteva ja tuotettava todellista lisäarvoa projektille edellyttää projektin dokumentointia Tasavertaisen henkilön (kolleega, ns. peer review ) suorittama katselmus on suositeltavin Katselmus kohdistuu tuloksen laatuun ja menettelyjen noudattamiseen se ei ota kantaa siihen, ovatko menettelyt sinänsä oikeita tai parhaita mahdollisia 21

22 Projektin uudelleensuunnittelu Normaali Tehtävänantojen täsmennys Suunnitelman mukainen uudelleensuunnittelu Uusien ideoiden ja välineiden hyödyntäminen Aikataulun muuttuminen Töiden suoritustapa- ja ajoitusmuutokset Osa myöhässä - osa siirtyy myöhäisempään ajankohtaan Arviointivirheet Aikataulun epärealistisuus Resurssitarve-, budjetti- ja tulosmuutokset Ongelmat Resurssipula Tulosyllätys (vaatimukset, ympäristö) Tekniset esteet Osaamisesteet 22

23 Projektin riskejä - päättäminen Projektin muodollisen päättämisen laiminlyönti Tuloksen hyväksyttämisen laiminlyönti Projektin jättäminen roikkumaan Resurssien vapauttamisen unohtaminen Viimeistelyvaiheen tehtävien huono konkretisointi Tuloksen käytön ja ylläpidon organisoimattomuus Tiedottamisen unohtaminen eri sidosryhmille, asiakas- tai linjaorganisaatioon Viimeistelytöiden ja loppuraportoinnin vaatimien työmäärien ja aikatarpeen aliarviointi 23

24 Projektin loppuraportti 1. Tausta ja tehtävät 2. Tavoitteet 3. Aikataulu ja kustannukset 4. Organisaatio 5. Projektin eteneminen 6. Tulokset 7. Yhteenveto 8. Mitä opittu 9. Jatkotoimenpiteet 24

25 Projektin päätöskokous Koska projekteilla on luontainen taipumus jatkua, vaikka niiden tulokset olisivatkin jo valmiit, projektin päättäminen on tehtävä jämäkästi projektin päätöskokouksessa. Projektin päätöskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Projektin loppuraportin käsittely 2. Arvioidaan projektin tulos ja onnistuneisuus 3. Arvioidaan projektin toteutus 4. Jatkotoimenpiteiden käsittely 5. Päätös projektin jatkamisesta tai päättämisestä 25

26 Projektin onnistumisen mittarit Asiakas ja sidosryhmät ovat tyytyväisiä projektin lopputulokseen Laatu TULOS Tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt saavutetaan Kustannukset Aikataulu Projektitiimi kehittyy, saa arvonnousua ja palkkioita 26

27 Harjoitus: Tehtävien suunnittelu Tavoite: Projektin yksityiskohtainen tehtäväluettelo 27

28 Projektin tehtävien ja resurssien suunnittelu Karkea aikataulu Yksityiskohtainen tehtäväluettelo vastuut työmäärät kustannukset 28

29 Tehtävien suunnittelu TEHTÄVÄLUETTELO: Tyypilliset tehtäväluettelon hierarkiset tasot Vaihe = lopputuloksen osa Aktiviteetti = jakokaavion työkokonaisuus Tehtävä = työkokonaisuuden osa (ALLE 1 VKO) Tehtävätasolla Vastuuhenkilö ja osanottajat Työmäärä (yleensä tunteina) Kustannukset Henkilötyö Muut Projektiohjelmisto Hoitaa ajoituksen Kuormituksen suunnittelun Usein myös kustannusten laskennan 29

30 Tehtäväluettelo Tunnus Tehtävän nimi Henkilöt Työmäärä... 30

31 Tehtävien suunnittelu - Suoritustapa Valitkaa ensimmäinen merkittävä tarkistuspiste (Milestone, Checkpoint) Määritelkää työt, jotka ovat valmiina ao. tarkistuspisteessä Kuvatkaa, mitä konkreettisia osa- / välituloksia ao. tarkistuspisteessä on olemassa Muodostakaa tarkistuspisteeseen johtavista töistä projektin vaihe, joka tuottaa ao. tarkistuspisteen Muodostakaa em. töistä ao. vaiheen aktiviteetit Jakakaa aktiviteetit (jos jaettavissa) tehtäviin Viimeistelkää tehtäväluettelo 31