Kh:n.tyslistan liite asia 5.11/

Transkriptio

1 Kh:n.tyslistan liite asia 5.11/ ESPOON KESKUSTAN RAKENTAMIU>ROJEKTI, TOIMINTASÄÄNTÖ Yleistä Tämä toimintash3nt;') 1.:uon kesku3t&n rakentamisprojektin järjesgimi ta ja toimintaa. Toimintas'Fiäntd.../ E:lkaen toistaiseksi, kunnes keskustan rakennusprojektin katsotaan toteutuneen. 2 Espoon keskustan suunnittelu ja toteuttaminen tapahtuu projektina. Proje',0)1114 trkoitethan tässä päämäärältään rajattua, suunnitt,-kj- jq toteutustehtävää, jolle on määriteltävissa verr&ttrin tsmälliset suorite- ja aikatavoitteet ja jokako6k6:,p useita kaupungin hallintoyksiköitä. Prol,ektiorganisaatio 3 Projektin teht'fivät t- torittaa projektiorganisaatio,-joka on projektin johtoelimi,e;tä ja kaupungin normaalissa hallintoorganisaatiossa, eli perusorganisaatiossa toimivista projektihenkilöistå koostuva tilapäinen organisaatio. Projektiorganisaation tarkoituksena on avustaa kaupunginhallitusta keökustan rakentamisen johtamisessa ohjaamalla, koordinoirnalla ja valvornalla keskustan suunnittelua ja rakentamista kaupunginhallituksen määräysten mukaisesti. Projektiorganisaatioon kuuluvat seuraavat elimet: 1) tehtävänantajana kaupunginhallitus 2) johtoryhmä (kh:n asettama toimikunta) 3) projektiryhmä, johon kuuluvat projektinjohtaja, kaupungininsinööri, kaupunkisuunnittelupäällikkö, kaupungingeodeetti ja kaupungin perua--

2 2 organisaation hallintoyknikö.slä tehtävään määrätyt projektihenkilöt sek tarvittaessa kaupungin ulkopuolisia erikoisalojen edustajia. Projektihenkilöt nimittää sianomaisen viraston tai laitoksen päällikkö neuvo,-ituaan asiasta, projektin johtajan kanssa. 4) projektin vastuuhenkllönä projektinjohtaja. Johtoryhmän tehtävät 5 J:ihtoryhmä huolehtii projektin toteuttamisesta kaupungin- hallituksen asettamien päämäärien ja tavoitteiden mukaisesti sekä vastaa tällöin proj ektin valvonnasta ja ohjauksesta, projektiorganisaation ja perusorganisaation keskinäisestä koordinoinnista sekä valmistelee tarvittaessa projekteja koskevat asiat kaupunginhallitukselle. Johtoryhmän tehtävänä on tällöin: 1) nimetä projektinjohtaja; 2) määritellä projektin toteuttamistavoitteet ja toiminnan suuntaviivat; 3) huolehtia projektin yhteensopeuttamisesta kaupungin pitkän ja keskipitkän aikavälin toiminnan ja talouden suunnitteluun sekä asuntotuotanto-ohjelmien ja talousarvioiden laadintaan sekä.hyväksyä edellä mainittuihin liittyen laaditut projektin pitkän aikavälin yleisohjelma ja keskipitkän aikavälin toteuttamisohjelma, 4) hyväksyä projektin tyohjelma; \, 6),huolehtia yhteydenpidon ja tiedottamisen järjestämisestä keskustan rakentamiseen liittyviin kaupungin ulkopuolisiin viranomaisiin, yhteisöihin, henkilöihin ja muihin osapuoliin;

3 .3 7) huolehtia projektia koskevien asioiden valmistelusta ja tiedottamisesta kaupunginhallitukselle samoin kuin muille asianosaisille ja informaation tarvitsijoiile sekä tarvittavasta yhteydenpidosta niiden kanssa; 8) toimia projektinjohtajan välittömänä esimiehenä; 9) huolehtia muista Khn sille määräämistä tehtävistä. Asiat johtoryhmän kokouksissa esittelee projektinjohtaja. Projektiryhmän tehtävä t 6 Pro j ek t i ryhmä n tehtv'iri;i on: 1) valmistella johtoryffi1z ssa käsiteltävät projektia koskevat 6simt; 2) huolehtia johtoryhmän projektia koskevien päätösten täytäntöönpanosta ja muista käytännön toimenpiteistä; 3) huolehtia hallintokuntien keskinäisen yhteistyön järjest ämisestä projektia koskevissa kysymyksissä; 1+) huolehtia siitä, että kaupungin hallintokunnille ja muille a:3ianosaisille hyvissä ajoin tiedotetaan keskustaprojektiin liittyvistä suunnitelmista ja toimenpiteistä sekä että tarpelliset neuvottelut virastojen ja laitosten kanssa käydään ajoissa. Projektiniotaian asema ja tehtävät 7 Projektinjohtaja toimii johtoryhmän välittömänä alaisena ja kuuluu hallinnollisesti kaupunginkansliaan. Projektinjohtaja vastaa projektin toteuttamisesta kaupungin hallituksen ja johtoryhmän tavoitteiden ja päätösten mukaisesti suunnittelemalla, koordinoimalla ja ohjaamalla projektin toimintaa. 8 Projektinjohtajan tehtävänä on: 1) perehtyä projektin johtamisessa tarvittaviin projektialuetta, kaupunkisuunnittelua ja taloutta sekä projektitoimintaa koskeviin asioihin;

4 14 2) laatia yhteistoiminnassa kaupungin hallintokuntien kanssa projektin toteuttamisohjelmat ja huolehtia niiden tarkistamisesta; 3) huolehtia hyväksytyn toteuttamiaohjelman seuraamisesta sekä raporto-ralista ja informoinnista; 4) sopia virasto en ja laitosten asianomaisten etsi, miesten kanssa projektiryhmään hallintokunnista nimettävistä jäsenistä sekä näiden tehtävien laajuudesta projektissa; 5) osallistua 4. kohdassa tarkoitettujen hallintokuntien projektihenkilöiden tehtävien määrittelyyn ja ajoitukseen; 6) seurata sitä, että hallintokuntien projektihenkilöt osallistuvat määritellyllä tavalla projektin tehtävien suorittamiseen ja pyrkiä varmistamaan projektin asianmukainen suoritus; 7) huolehtia tarvittavista yhteyksistä ja tiedottamisesta kaupungin hallintokuntiin sekä projektin rakentajien ja käyttäjien yhteyksistä kaupungin viranomaisiin; 8) huolehtia osaltaan siitä, että projektin eriasteisessa suunnittelussa, erityisesti maankäytön suunnittelussa, otetaan huomioon toteuttamiseen liittyvät seikat; 9) seurata projektin tavoitteiden toteutumista toteuttamisvaiheen aikana; 10) seurata projektia koskevia kustannusselvityksiä ja jälkilaskentatietoja; 11) valmistella projektiryhmälle johtoryhmässä käsiteltävät projektia koskevat asiat; 12) suorittaa muut projektin johtamiseen kuuluvat tehtävät. Projektinjohtajan tehtävät ovat yksinomaan projektiin liittyviä eikä hänelle tule osoittaa perusorganisaation määrittelemiä tehtäviä.

5 5 Projektinjohtajalla on oikeus: 1) teetättää ohjelmointityötä projektiin osallistuvien hallintokuntien projektihenkilöillä niissä puitteissa kun viraston tai laitoksen päällikön kanssa on sovittu; 2) osallistua erikseen sovittavalla tavalla virastoissa ja laitoksissa projektia koskevien asioiden valmisteluun ja käsittelyyn; 3) saada raportti tai selonteko tarvitaemaseaan muodossa projektin etenemisestä virastoissa ja laitoksissa; 4) saada hallintokunnilta projektia koskevat kustannusselvitykset ja jälkilaskentatiedot. Proiektihenkilöiden asema 'a tehtävät 10 Projektiheniulöt suorittavat perusorganisaatiosaa toimien ne projektiin sisältyvät tehtävät, jotka perusorganisaation asianomainen esimies on määrännyt. Projektiin sisältyvien tehtävien toteutuksesta projektihenkilö vastaa välittömälle esimiehelleen perusorganisaatiossa. Projektin tehtävien koordi.nointiin ja valvontaan liittyvien tehtävien osalta projektihenkilö on raportointivelvollinen asianomaiselle projektinjohtajalle. Perusorganisaation asema 11 Virastossa tai laitoksessa, joka on määrätty suorittamaan projektiin kuuluvia tehtäviä, virastopäällikön 1. sisällyttää projektinjohtajan kanssa neuvoteltuaan viraston tai laitoksen toimintasuunnitelmiin projektiin kuuluvat suunnittelu-, rakentamia- ym. tehtävät projektin toteuttamisohjelman edellyttämässä laajuudessa; 2. esittää projektinjohtajan kanssa neuvoteltuaan otettavaksi talousarvioihin projektin tehtäviin tarvittavat määrärahat;

6 3 ahdollisuuksien mukaan huolehtia siitä, että projektiin kuuluviin tehtäviin on kulloinkin saatavilla sopivaa henkilökuntaa; 4. nimittää projektin3ohtajan kanssa neuvoteltuaan virastosta tai laitoksesta projektihenkilöt sekä 5 järjestää viraston tai laitoksen osalta edellytykset projektihenkilöiden 10 :ssä mainitulle toiminnalle, u02ktin suunnittelu oh.13.2_1±.(». valvonta 12 Keskustan projektilla tulee olla toiminnan suunnittelu- ja ohjausjärjestelmä johon kuuluvat ainakin: projektin tavoitteet ja yleisohjelma, projektin toteuttamiaohjelma, projektin toteutumisen valvonta- ja raportointi sekä menettelytavat tavoitteiden ja toteuttamisohjelman tarkistamiseksi. Muut määräykset 13 Projektiorganisaatiolla on projektin toteuttamisen koordi- noinnissa, valvonnassa ja ohjauksessa tarvittava toimivalta, joka perustuu kaupunginhallituksen määräyksiin. Perusorganisaatio on velvollinen antamaan projektiorganisaatiolle ne tiedot, jotka koordinoinnissa, valvonnassa ja ohjauksessa ovat tarpeen. 1 Johtoryhmä ja projektinjohtaja voivat tämän toimintasäännön sekä oman toimivaltansa puitteissa antaa pro jektimääräyksiä.