3. Täytä Kertamatkustajan tiedot huolellisesti ja klikkaa Tallenna. Etunimi ja sukunimi täytyy kirjoittaa isolla alkukirjaimella!

Transkriptio

1 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 1 (10) A. Kirjautuminen järjestelmään 1. Mene osoitteeseen 2. Klikkaa Paina tästä kirjautuaksesi. Anna OAJ:n jäsensivujen käyttäjätunnus ja salasana. 3. Täytä Kertamatkustajan tiedot huolellisesti ja klikkaa Tallenna. Etunimi ja sukunimi täytyy kirjoittaa isolla alkukirjaimella!

2 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 2 (10) B. Matkalaskun aloittaminen ja tulomatkan kirjaaminen järjestelmään 1. Klikkaa Uusi matkalasku. (Ensimmäisellä kirjautumiskerralla siirryt henkilötiedoista suoraan kohtaan 2.) 2. Täytä matkakohde (= koulutuspaikkakunta). 3. Valitse matkatyypiksi Koulutusmatka. 4. Maksutapa on automaattisesti Pankki, pankkitili on automaattisesti sama kuin etusivulla järjestelmään tallentamasi pankkitili. Ilmaisia aterioita/päivä on koulutusmatkoilla aina 0! Älä muuta näitä tietoja! 5. Kirjoita selitteeseen koulutustilaisuuden nimi ja päivämäärä. 6. Täytä ensin tulomatka kurssille (kotoa kurssipaikalle). Unohda tässä vaiheessa kokonaan paluumatka! 7. Klikkaa Jatka - Kirjoita/valitse lähtöaika-sarakkeeseen aika (päivämäärä ja kellonaika), jolloin lähdit kotoa koulutuspaikalle. - Kirjoita/valitse paluuaika-sarakkeeseen aika, jolloin saavuit koulutuspaikalle. Vain matkustukseen käytetty aika kirjataan laskuun! - Kirjoita selitteeseen mistä ja minne olet matkustanut.

3 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 3 (10) C. Paluumatkan kirjaaminen järjestelmään 1. Siirry täyttämään paluumatkan tiedot. Klikkaa Lisää matka. 2. Täytä paluumatkan tiedot. 3. Klikkaa tallenna. - Kirjoita/valitse lähtöaika-sarakkeeseen aika (päivämäärä ja kellonaika), jolloin lähdit koulutuspaikalta kotiin. - Kirjoita/valitse paluuaika-sarakkeeseen aika, jolloin saavuit kotiin. - Kirjoita selitteeseen paluumatka sekä mistä ja minne olet matkustanut. Järjestelmä laskee automaattisesti koulutusmatkalta sinulle maksettavan päivärahan syöttämiesi tietojen perusteella.

4 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 4 (10) D. MATKALIPPU-, TAKSI- JA PARKKIKULUJEN LISÄÄMINEN JÄRJESTELMÄÄN 1. Mikäli olet maksanut itse matkalippukuluja (juna, linja-auto, lento, taksi, parkkimaksu), syötä ne seuraavaksi järjestelmään. Klikkaa Lisää kulu. Mikäli sinulla on kuluja, huomaathan että voit lähettää laskun eteenpäin aikaisintaan kulun päiväyksestä seuraavana päivänä. 2. Valitse päivämäärä, jolloin kulu on aiheutunut. 3. Valitse kululaji. 4. Syötä summa. Huomioi, että summan täytyy olla sama kuin kuitissa! 5. Maksuväline on automaattisesti käteinen (vaikka olisit maksanut kulun kortilla), valuutta on automaattisesti euro ja kurssin kohdalla on numero 1. Näihin tietoihin sinun ei tarvitse tehdä muutoksia! 6. Kirjoita selitteeseen, mikä kyseinen kulu on ollut. Esim. matkalippujen ja taksien osalta kirjoita matkareitti ja mahdolliset mukana matkustaneet henkilöt. 7. Klikkaa tallenna. Mikäli sinulla on useampia matkalippuja/tositteita koulutusmatkaan liittyen, lisää jokainen kulu yksitellen yllä olevan ohjeen mukaisesti!

5 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 5 (10) E. KILOMETRIKORVAUKSEN SYÖTTÄMINEN JÄRJESTELMÄÄN 1. Jos olet matkustanut omalla autolla, siirry lisäämään kilometrikorvaus. Klikkaa Lisää km-korvaus. 2. Valitse/kirjoita päivä, jona kilometrikorvaukset ovat aiheutuneet. 3. Valitse kulkuneuvoksi oma auto 4. Kirjoita ajettujen kilometrien määrä. Ohjelma hyväksyy vain kokonaislukuja, pyöristä tarvittaessa. 5. Kirjoita ajoreittisi

6 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 6 (10) 6. Mikäli kyydissäsi on ollut muita kurssilaisia / matkakorvaukseen oikeutettuja, valitse lisämatkustajien määrä alasvetovalikosta. 7. Lisää kilometrimäärä, jonka lisämatkustajat ovat olleet mukana. HUOM! Lisämatkustajien kilometrimäärä ei voi ylittää sinun kilometrimäärääsi. Mikäli lisämatkustajia on ollut useampi kuin yksi, ja kilometrimäärä ylittyy, tee seuraavasti: - laske lisämatkustajien kilometrit yhteen ja jaa summa lisämatkustajien lukumäärällä esim. Ajetut kilometrisi ovat 50. Lisämatkustaja1 on ollut kyydissä 45 km ja lisämatkustaja2 32 km. Laske = / 2 = 38,5. Laita lisämatkustajien määräksi 2 ja lisähenkilöiden kilometreiksi 38,5. 8. Klikkaa tallenna Mikäli kilometrikorvauksia on aiheutunut useammalta päivältä, lisää muiden päivien kilometrit yllä olevan ohjeen mukaisesti! F. MATKALASKUN TARKASTAMINEN Tarkista, että kaikki tiedot ovat laskulla oikein! Tee tarvittavat muutokset tässä vaiheessa! G. TOSITTEIDEN TOIMITTAMINEN OAJ:N TOIMISTOON Matkalaskun liitteeksi on toimitettava tositteet itsemaksetuista lentolipuista, taksimatkoista ja parkkimaksuista. Juna- ja bussilipuista ei tarvitse toimittaa tositteita! Mikäli olet tilannut liput OAJ:n laskuun VR:n puhelinpalvelusta tai Suomen Matkatoimistosta, ei tositteita tarvitse toimittaa! Jos pystyt skannaamaan tositteet tiedostoiksi, voit liittää ne järjestelmään liitetiedostona (ks. seuraavan sivun kohta 1). Tällöin tositteita ei tarvitse lähettää OAJ:n toimistoon. Mikäli sinulla ei ole skannausmahdollisuutta, sinun täytyy postittaa tositteet OAJ:n toimistolle, jossa ne yhdistetään oikeaan matkalaskuun (ks. sivun 8 kohta 3).

7 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 7 (10) 1. Mikäli sinulla on skannausmahdollisuus, klikkaa sen kulun kohdalla olevaa klemmaria, johon haluat liittää tositteen. 2. Valitse skannaamasi tiedosto omista tiedostoistasi klikkaamalla Selaa. Klikkaa sen jälkeen Liitä. Kun olet liittänyt tiedoston, voit sulkea tämän ikkunan.

8 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 8 (10) 3. Mikäli sinulla ei ole skannausmahdollisuutta, klikkaa tässä vaiheessa Tulosta. Saat eteesi matkalaskun tulostusversion, jossa yläreunassa on viivakoodi. Tulosta matkalasku, laita se kuittien kanssa OAJ:n palautuskuoreen ja postiin. OAJ:n toimisto yhdistää oikeat kuitit oikealle matkalaskulle. 4. Mikäli sinulla ei ole tulostusmahdollisuutta, kirjoita paperi, josta selviää sinun nimesi, henkilötunnuksesi sekä koulutustilaisuuden nimi ja ajankohta ja laita paperi kuittien kanssa palautuskuoressa OAJ:n toimistolle. Mikäli kuittien kanssa ei toimiteta tulostettua laskua tai paperia, josta selviävät yllä olevat tiedot, ei kuitteja voida yhdistää oikeaan laskuun eikä niitä näin ollen käsitellä! H. MATKALASKUN TILIÖINTI JA LÄHETTÄMINEN KÄSITELTÄVÄKSI 1. Klikkaa Tiliöinnit. 2. Klikkaa Muokkaa.

9 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 9 (10) 3. Valitse alasvetovalikosta oikea koulutustilaisuus. 4. Klikkaa Tallenna. 5. Klikkaa Palaa. 6. Klikkaa Lähetä asiatarkastajalle.

10 M2-MATKALASKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE 10 (10) 7. Klikkaa Lähetä. Sivun yläreunaan tulee teksti Lasku on lähetetty hyväksyttäväksi. Voit seurata laskun käsittelyä järjestelmässä etusivulta löytyvän Hyväksyntäketju -painikkeen kautta.