Basware Käyttäjäpäivät 2011 Tietoisku: Nykyaikaisen maksuautomaation parhaat käytännöt, kontrolli, automaatio ja turvallisuus

Transkriptio

1 Basware Käyttäjäpäivät 2011 Tietoisku: Nykyaikaisen maksuautomaation parhaat käytännöt, kontrolli, automaatio ja turvallisuus

2 Automaattitiliöinti Tiliöintisäännöt tallennetaan tiliöinnin yhteydessä Sääntö mihin tahansa tilitapahtumaan Monipuolisia sääntöjä voi tallentaa rajattomasti Automaattitiliöinti myös usealle kirjanpitotilille Esim. luottokorttimaksuissa alkuperäinen määrä ja provisio omille tileilleen Tiliotteet tiliöityvät jopa 90%:sti Vain yksittäistapahtumat tiliöidään käsin Automatisointi säästää työtä ja on virheetön Ei muistinvaraista, sijaisjärjestelyt helpottuvat

3 Mitä tapahtumia voi tiliöidä automaattisesti? Luottokorttimaksut (Visa, Mastercard, DinersClub) Maksupäätetapahtumat (pankkikorttimaksut) Kassatilitykset Vakuutusten ja Kelan suoritukset Säästää esimerkiksi Kela-etuuksien sosiaaliturvamaksuissa tarkemman tiliöinnin ansiosta Saapuvat ulkomaan maksut, osingot, viitepanot Lähtevien maksujen koontiotot (maksut, palkat) Pankkien palvelumaksut, suoraveloitukset, lainat WWW-suoritukset Muut toistuvat suoritukset.

4 Ostoreskontrapiirre Maksuliikenteen ostoreskontra käytössä noin 150 organisaatiossa Sopii hyvin esimerkiksi palveluorganisaatiolle Ostolaskut käsiteltävissä reskontrapohjaisesti Ostolaskujen erittely toimittajittain kaikki tai avoimet ostovelkatilanne tilinpäätöshetkellä haluttaessa myös kassaperusteiset mukaan Tiliöinti ja ALV-laskenta tilin ja seurantakohteiden tarkistus verokantakohtaiset ALV-tilit Ajantasainen integroitu ostoreskontra Laskut maksuiksi suoraan eofficesta Automaattinen kohdistus ja maksukuittaus tiliotteelta Todellinen pankin maksupäivä päivittyy reskontraan.

5 Maksuliikenteen SOXkontrollipaketti Maksuliikenteen SOX Compliance -piirre tuo nykyaikaiset tavat kontrolloida maksuliikenteen toimintoja ja tehdä ne läpinäkyviksi Poistaa henkilökohtaisia / henkilösidonnaisia riskejä Saavutetaan todellinen kontrolli muodollisen kontrollin sijaan Hyvät tavat toimia sisäänrakennettu järjestelmään Siirrytään paperittomaan toimintaan myös kontrollin osalta. SOX Compliance -piirre automatisoi kontrollit.

6 Etävahvistuksella automaattinen ja paperiton kontrolli Maksuaineistojen lähetystoiminnon ja lähetyserien vahvistamisen eriyttäminen eri henkilöille Ei vaarallisia työyhdistelmiä Aineisto tuotetaan ostoreskontrassa tai Maksuliikenteen kassamaksut Vahvistajia voi olla useampia ja voidaan edellyttää yhtä tai kahta vahvistajaa Näkymä miltä tahansa työasemalta vahvistettaviin aineistoihin Vahvistaja voi selata ja aineistoja ja niihin liittyviä maksuja Ei mahdollisuutta muuttaa aineistoja Vahvistajalla voi olla euromääräinen limiitti Limiitin ylittyessä vaaditaan toinen vahvistaja Maksuliikenteen hoitaja voi lähettää vain vahvistettuja aineistoja Siirtopäiväkirjaan jää merkintä vahvistuksesta.

7 Siirtopäiväkirjan erittelyllä todellinen kontrolli Siirtopäiväkirjan erittely poistaa paperiset maksuluettelot Siirtopäivän erittelyyn tallentuu automaattisesti vahvistukset ja lähetykset Lisäksi tarkat maksukohtaiset tiedot pankkiin lähetetyistä eristä Mahdollistaa poikkeustilanteissa tiedot mitä maksettu, kenelle ja milloin Lähetettyjen aineistojen tarkastelu maksuittain Summatasolta voi avata erittelyn Lähetyserän maksut Maksuihin liittyvät vahvistajat Pankin välittömät palautteet Ei tarvetta enää tulostettaville maksuluetteloille, joilla saavutettu aikaisemmin ainoastaan muodollinen kontrollinen Siirtopäiväkirjan erittely voidaan arkistoida

8 Lisätietoja: Kiitos!