Tilinpäätösten sujuvuus Palkeiden näkökulmasta

Transkriptio

1 Tilinpäätösten sujuvuus Palkeiden näkökulmasta Taloushallinnon kevätseminaari HAUS Nordic Hotel Forum Riitta Sihvonen, palvelukoordinaattori kirjanpito 1

2 Sisältö Tilinpäätösten sujuvuus Kirjanpidon toimintamallin kehittäminen KIEKU talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito Palkeissa Ajankohtaista Palkeiden kirjanpidon prosessissa

3 Yleistä analyysista Tilinpäätösanalyysia varten kerätty tiedot: Palkeiden kirjanpitäjiltä Keskuskirjanpidosta Asiakkailta Valtiontalouden tarkastusvirastolta (tarkastusraportit) Vastausprosentti 74 (43/58)

4 Lukuja tilinpäätöksistä Kirjanpitoyksiköiden lkm joille Palkeissa tuotetaan tilinpäätöspalvelua Palkeet Palkeet 49/63 52/63 Kaksi KPY:ä Kiekulla Palkeet 53/65 Neljä KPY:ä Kiekulla /70 Huomioitu SM:n hallinnoalan kpy muutos Viestintävirasto Hätäkeskuslaitos Haltik RVL Rahastojen lkm joille Palkeissa tuotetaan tilinpäätöspalvelua 5 + Ritarikunnat 5 + Ritarikunnat Yksi rahasto Kiekulla 5 + Ritarikunnat Yksi rahasto Kiekulla KKP korjaukset joulukuu (Palkeissa keräämät, tositteiden lkm) KKP korjaukset kaikkien kirjanpitoyksiköiden osalta (korjausrivien lkm) joulukuu 41 kpl 45 kpl 221 kpl 265 kpl 116 kpl KKP lähetykset Yksi myöhässä Kaikki ajallaan Kaikki ajallaan Palkeiden vastuulla olevien selvittämättömät tasetili, lkm

5 Selvittämättömät tasetilit Tasetili Ostoreskontra 2 Myyntireskontra 1 M2 tilit 5 Selvittämätön alkusaldo 4 Muu tasetili 2 Palkkatilit 2 lkm Lukumäärällisesti selvittämättömiä tasetilejä enemmän kuin edellisenä vuonna, mutta tasetilit hyvässä kunnossa. Selvitettävät summat verrattain pieniä

6 Tilinpäätös 2012 asiakkaiden palaute prosessin sujuvuudesta Miten tilinpäätösprosessi yhteistyössä Palkeiden kanssa sujui? Tilinpäätösprosessin sujuvuudessa huomattava parannus vuoteen Tulos kuvaa yleistä mielikuvaa tilinpäätösprosessin sujuvuudesta. Kirjanpitäjien itsearviointi antaa saman suuntaisen tuloksen.

7 Tilinpäätös 2012 asiakkaiden palaute tilinpäätösprosessin kehityksestä Mikäli tilinpäätös tehtiin Palkeissa myös vuonna 2011, miten vuoden 2012 tilinpäätös sujui verrattuna edelliseen vuoteen? Verrattuna vuoteen 2011 tilinpäätösprosessin sujuvuudessa mentiin olennaisesti eteenpäin.

8 Tilinpäätös 2012 asiakkaiden palaute tiedonkulusta Tiedonkulku Palkeiden ja virastomme välillä toimi tilinpäätösaikana Tiedonkulku toiminut hyvin asiakkaan ja Palkeiden välillä.

9 Tilinpäätös 2012 laatupalaute asiakkaat Palkeissa tuotettujen tilinpäätösasiakirjojen laatu Erittäin hyvä Hyvä Tyydyttävä Huono Asiakirjaa ei laadittu Palkeissa Keskiarvo 2012 Keskiarvo 2011 Laskelmat ,27 2,7 Liitteet ,24 2,52 Taseerittelyt ,26 2,79 3,26 2,67 Laatua tilinpäätösasiakirjojen osalta on Palkeissa saatu vietyä positiiviseen suuntaa.

10 Tilinpäätös 2012 laadun itsearviointi, kirjanpitäjät Tuottamieni tilinpäätösasiakirjojen laatu oli? 4 Erittäin hyvä 3 Hyvä 2 Tyydyttävä 1 Huono 0 En laatinut tilinpäätösas iakirjoja Keskiarvo Laskelmat ,37 Liitteet ,41 Tase-erittelyt ,41 Yhteensä 3,40 Kirjanpitäjien itsearvioinnin tulokset vastasivat lähes täysin asiakkaiden antamaa palautetta. Tämä vahvistaa näkemystä laadun kehittymisestä oikeaan suuntaan.

11 Tilinpäätös 2012 asiakkaiden palaute aikataulusta Oliko sovittu tilinpäätösaikataulu teidän näkökulmasta toimiva? Tilinpäätösaikataulu on suurimmalle osalle jo sopiva, mutta tästä näkökulmasta on vielä kehittämistä.

12 Tilinpäätösanalyysi 2012 palkkojen siirtyvät erät Palkanmaksuissa siirtyviä eriä oli noin puolilla asiakkaista Nousua jonkin verran edelliseen vuoteen verrattuna Siirtyvät erät toteutuivat huomattavasti paremmin sovitun aikataulun mukaisesti kuin edellisenä vuonna

13 Tilinpäätösanalyysin yhteenveto Vahvuudet Perustelut Tilinpäätösprosessi vakiintunut Palkeiden ja asiakkaan kanssa Laatutaso Palkeissa saatu nostettua hyvälle tasolle Kirjanpito valtion tasolla hyvässä kunnossa Tase-erittelyt on yhdenmukaistettu asiakkailla Kirjanpitäjien ammattitaito Palkeissa parantunut Tilinpäätösinfon ylläpitäminen Yhteistyö ja luottamus Palkeisiin on asiakkailla parantunut (vaikutus laatuun) Asiakkaiden palaute laadusta hyvällä tasolla vastuu työn laadusta otettu Palkeissa Tiko korjauksia ei koskaan ennen näin vähää (116kpl) Tase-erittelyt referenssiryhmässä 12/2012 Kehittämiskohteet Tilinpäätösprosessin pituus Aikataulusovelluksia edelleen liikaa asiakkailla, tilinpäätösaikataulu työvälineenä Paljon selvittämistyötä jätetään loppuvuoteen VTV:n tarkastusten kohdentuminen ajallisesti tilinpäätösprosessiin aikaisemmin? Laatu Olennaisuuden periaatteen linjattomuus Perustelut Ajallisesti esimerkiksi tehdään Palkeissa pitkään ylitöitä Aikatauluryhmittelyn kehittäminen ja aikataulu työvälineen kehittäminen Tiiviimpi yhteistyö asiakkaan kanssa pitkin vuotta, tasetilien selvittämisvastuu kokonaisuudessaan Palkeisiin Yhteistyössä uusia avauksia yhteistyöhön Laatua tulee edelleen nostaa kokonaisuudessaan kiitettävälle tasolle Pienten virheiden korjaukset ovat korostuneet prosessissa

14 Kirjanpidon toimintamallin kehittäminen Palkeiden kirjanpitäjä osaksi asiakkaan taloushallintoa Tekemisestä asiakkaaksi 14

15 Kirjanpidon toimintamallin kehittäminen P A L K E E T A S I A K A S Tekninen kirjanpito palvelusopimuksen mukaisesti VAIHE 0 Kontrolloiva kirjanpidon ohjaaminen Kirjanpidon osittainen tekninen toteuttaminen Sisäinen valvonta Hyväksyminen Tilinpäätös Määrärahaseuranta Kustannuslaskenta Kieku toimintamallin mukainen kirjanpito VAIHE 1 Ostolaskujen (esi-) tiliöinti Asiakkaan taloushallintoon osallistuminen Kirjanpidon sisällön ohjaaminen Sisäinen valvonta, avainkontrollit Hyväksyminen Tilipäätös Määrärahaseuranta Kustannuslaskenta Kieku toimintamallin mukainen kirjanpito VAIHE 2 Ostolaskujen tiliöinti Asiakkaan taloushallintoon osallistuminen Kieku raportointipalvelu Kirjanpidon sisällön ohjaaminen Sisäinen valvonta, avainkontrollit Hyväksyminen Tilipäätös Määrärahaseuranta Kustannuslaskenta Kieku toimintamallin mukainen kirjanpito VAIHE 3 Ostolaskujen tiliöinti Asiakkaan taloushallintoon osallistuminen Kieku raportointipalvelu Raportointi johtamisen tukena Uusien roolien mukainen asiakastoimintamalli ja Palkeiden tuotannon ohjaus K U M P P A N U U S L I S Ä A R V O Roolien muutos asiakkaalla 2015

16 KIEKU Talousarviokirjanpidon tilijaottelu Valtiokonttorista luonnos tati-tiedosto marras-joulukuussa - osoitteeseen Tati-tiedostosta Kieku-asiakkaiden tilit ja hierarkiat luetaan Kiekuun asiakkaittain (erkkarit, vasteaika 5vrk) Tarkastetaan, että asiakkaalla on luonnoksen mukaiset tilit käytössä (erkkari vrt luonnosta ja ed vuotta, kirjanpitäjä ohjelmaan vietyjä tilejä luonnokseen) Tilien sisäänluku kuitataan Valtiokonttoriin ja ilmoitetaan Hepaan (erkkarit), asiakkaalle (kirjanpitäjä) Erkkarit toimittavat tati-luonnoksen ja lopullisen tilijaottelin kirjanpitoryhmien päivystyssähköpostii n niiden asiakkaiden TA-tilien perustamista varten, jotka eivät toimita erillistä pyyntöä TAtilien viennistä kirjanpito-ohjelmaan Kieku-asiakkaiden tilit ja rahat luetaan Kiekuun asiakkaittain (erkkarit, vasteaika 5vrk) Tarkastetaan, että asiakkaalla lopullisen tilijaottelun mukaiset tilit ja rahat käytössä sekä suljetaan luonnoksesta perustetut tarpeettomat TA-tilit kirjanpidosta (erkkari vrt luonnosta ja lopullista ennen sis.lukua ja kirjanpitäjä tilit ja rahat talousarvion tilijaotteluun) Valtiokonttorista lopullinen tilijaottelu tammikuussa seukot@palkeet.fi - osoitteeseen Tilien ja rahojen sisäänluku kuitataan Valtiokonttoriin ja (erkkarit), asiakkaalle (kirjanpitäjä) Tiedoston mukaiset TA-tilit Kiekuasiakkaiden käytössä Asiakkaalla lopullisen tilijaottelun mukaiset tilit ja rahat käytössä =Valtiokonttorin sivuilla Varainhoitovuoden alun talousarvion tilijaottelu 16

17 KIEKU Siirrettyjen määrärahojen tilit (2v ja 3v) Valtiokonttorista joulukuussa siirrettyjen määrärahojen tilit tiedosto - osoitteeseen Kieku-asiakkaita koskevat siirrettyjen määrärahojen tilit luetaan tiedostosta Kiekuun (erkkarit, vasteaika 5vrk) Tarkastetaan, että asiakkaalla on tiedoston mukaiset TA-tilit (erkkarit, kirjanpitäjä) Sisäänluku kuitataan Valtiokonttoriin ja ilmoitetaan Hepaan (erkkarit), asiakkaalle (kirjanpitäjä) Sisäänluku kuitataan Valtiokonttoriin ja ilmoitetaan Hepaan (erkkarit), asiakkaalle (kirjanpitäjä) Tarkastetaan, että asiakkaalla on tiedostojen mukaiset TA-tilit ja tarv. 3V (erkkarit, kirjanpitäjä) Kieku-asiakkaiden SMR-tilit luetaan Kiekuun asiakkaittain (3V vain ne joihin tulee varmasti saldoa, tark kirjanpitäjä) (erkkarit, vasteaika 5vrk) Valtiokonttorista siirrettyjen määrärahojen tilit tiedostot (3v SMR oma tiedosto) tammikuussa - osoitteeseen Tarkastetaan perustetut smr-tilit ja suljettava ne, joille ei siirry saldoa. Tallennetaan alkusaldot viim helmikuun loppuun mennessä (kirjanpitäjä) Asiakkaalla tarvittavat SMR-tilit ja rahat käytössä = 4-alkusten alkusaldot tarkastetaan joulukuun tili-ilmoitukseen 17

18 KIEKU 6-alkuiset talousarviotilit 6-alkuiset TA-tilit kopioidaan sovittuna päivänä 12/201x (erkkarit) Asiakkaalla voimassa olevat 6-alkuiset TA-tilit käytössä 6-alkuisten TA-tilien alkusaldot tallennetaan viim helmikuun loppuun mennessä (kirjanpitäjä) Asiakkaalla 6-alkuiset tilit käytössä ja alkusaldot tallennettuna= 6-alkusten alkusaldot tarkastetaan joulukuun tili-ilmoitukseen 18

19 KIEKU tilijaottelu- ja alkusaldomuutokset sekä lisätalousarviot Valtiokonttorista tiistaisin tilijaotteluja alkusaldomuutokset, lisätalousarviot niiden valmistuttua - osoitteeseen Kieku-asiakkaita koskevat tiedot luetaan Kiekuun (erkkarit, vasteaika 3vrk) Tarkastetaan, että asiakkaalla on tiedoston mukaiset tilit ja rahat käytössä (kirjanpitäjä) Sisäänluku kuitataan Valtiokonttoriin (erkkarit), asiakkaalle (kirjanpitäjä) Erkkarit toimittavat tilijaottelu- ja alkusaldomuutokset sekä lisätalousarviot kirjanpitoryhmien päivystyssähköpostiin. Näiden avulla voidaan tarkastaa ei Kiekuasiakkaiden talousarviokirjanpidon ajantasaisuus sekä tallentaa mahdolliset määrärahojen lisäykset lisätalousarviosta Asiakkaalla tilijaottelu- ja alkusaldomuutoksien, lisätalousarvion mukaiset tilit ja rahat käytössä =Valtiokonttorin sivuilla Päivitetty talousarvion tilijaottelu (tarkastettavissa seuraavan kk. puolen välin jälkeen) 4-alkusten alkusaldomuutokset tarkastetaan tiliilmoitukseen 19

20 KIEKU Määrärahan jakopäätös Jakopäätökset asiakkaalta s-postilla tai AT:lla kirjanpitoon Jakopäätöksen tallentaminen (erkkarit/kirjanpit äjä vasteaika 2vrk) Kieku-Kieku Kieku-ei Kieku Tarkastetaan, että saajalla on jakopäätöksen mukainen tili ja rahat käytössä (kirjanpitäjä) Tallennus kuitataan asiakkaalle (kirjanpitäjä) Kieku-Kieku Saaja ja jakaja voi tarkastaa jakopäätöksen tallennuksen BI-puolelta 20

21 Ajankohtaista kirjanpidon prosessista Ostolaskujen tiliöinnin siirto kirjanpitoon Siirto menojen käsittelystä aloitettu 5/2013 ja asiakkaittain aikataulutettu tämän vuoden puolelle Palvelunlaajennus odottaa 2020 linjauksia Tavoitteena kokonaisvaltainen tiliöinti kuitenkin huomioiden asiakkaan koko (tiliöinti, esitiliöinti) Kirjanpidon toimintamallin kehittäminen Kiekun raportointipalvelun kehittäminen yhdessä asiakkaiden kanssa Muistiotositeanalyysi ja muistiotositeprosessin kehittäminen Selvitetään asiakkaittain muistiotositteiden määrä Millaisia korjauksia muistiotositteilla tehdään R8:n muistiotositepohjan kehittäminen

22 Kiitos Riitta Sihvonen Tekijä 22