Headline. Main text. Basware-käyttäjäpäivät Sini Klockars

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Headline. Main text. Basware-käyttäjäpäivät Sini Klockars"

Ari-Pekka Laine
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Basware-käyttäjäpäivät Sini Klockars

3 BESTSELLER Suomessa Kansainvälisesti Liikevaihto 70 meur 2 MEUR Tulos 2 meur 0,3 MEUR Perustettu Brändejä Liikkeitä >100 > Henkilökuntaa n. 70 >

4 Bestsellerin vaatemerkit Suomessa

5 Miksi? Laskujen manuaalinen käsittely hidasta Laskut saattoivat kadota => maksuviiveitä Monet laskuja tarkastavat henkilöt matkustavat paljon Paperilaskujen arkistointi vie tilaa Yhteensopivuus Wintimen ja Oraclen kanssa Hyvä käyttäjätuki

6 eofficen KÄYTTÖÖNOTTO BESTSELLERILLÄ eoffice palvelin sijaitsee Tanskassa Asennettiin ensin Bestsellerin omaan testiympäristöön, jolloin saatiin tarkemmat asennusohjeet Otimme vaiheittain käyttöön laskujen kierrätyksen, matkalaskut ja sopimustenhallinnan Basware koulutti pääkäyttäjät, muut käyttäjät koulutimme itse Koko henkilökuntamme käyttää eofficea Oppiminen on ollut helppoa Oma IT-tukihenkilömme Bestsellerillä hoitaa 1. tason tukipalvelut => käyttäjien ei yleensä tarvitse soittaa lainkaan Baswaren tukipalveluihin

8 Verkkolaskut & muut laskut Verkkolaskut haetaan maksuohjelman kautta ja ne viedään automaattisesti eofficeen (Pyrkimyksenä, että kaikki laskut saataisiin sisään verkkolaskuina) Muut laskut (paperilla tai pdf-muodossa) skannataan Vakiotoimittajien osalta järjestelmälle voidaan opettaa tietojen lukeminen (tällöin lasku menee automaattisesti eofficeen) Satunnaistoimittajien osata skannatut laskut pitää viedä eofficeen manuaalisesti

9 Kirjaukset Verkkolaskut menevät automaattisesti Muut laskut vaativat yleensä vaihtelevan määrän manuaalityötä Kaikki kirjauksiin liittyvät tiedot syötetään eofficessa ja siirretään kirjanpitojärjestelmään, kun lasku on kierrätetty

10 Laskujen kierrätys Jokainen tarkistaa omat laskunsa ja sen jälkeen ne menevät hyväksyttäviksi Järjestelmä lähettää aina henkilölle ilmoituksen sähköpostiin käsittelyä odottavista laskuista Laskujen tarkastuksen voi tehdä missä vain, kunhan on nettiyhteys Hyväksyjä voi palauttaa laskun tarkastajalle lisäkommenttien ja kysymysten kanssa Kommentteja, kysymyksiä ja liitedokumentteja voidaan lisätä mukaan kierron kaikissa vaiheissa

11 Sopimustenhallinta Kaikki kiinteähintaiset kuukausiveloitukset (esim. vuokrat), myös sellaiset toistuvaislaskut, joissa summa vaihtelee hyvin vähän Järjestelmä voi tarkastaa ja hyväksyä laskun automaattisesti, jos summa ei ylitä sopimukselle asetettua rajaa Mahdollisten hinnantarkistusten jälkeen sopimus lähetetään uudelleen hyväksyttäväksi, jonka jälkeen laskut voidaan hyväksyä jälleen automaattisesti Nopeuttaa kierrätystä merkittävästi ja poistaa turhan manuaalityön

12 Matkalaskut Aiemmin matkalaskut tehtiin kerran kuukaudessa Excelillä => Toimintatapa oli altis virheille ja maksu tapahtui viiveellä Nykyään jokaisesta matkasta tehdään eofficessa oma matkalasku kaikkine liitteineen Laskut jakaantuvat tasaisemmin kuukauden ajalle Huomattavasti vähemmän virheitä/täydennettävää ja korjaukset tehdään nopeammin Kontrolli on paljon parempi myös päivärahojen maksussa Työntekijät saavat maksun tililleen nopeammin (2-6 päivää)

13 Arkistointi Kaikki laskut arkistoidaan sähköisesti eofficessa Emme säilytä paperilaskuja Arkistohaut ovat helppoja, kun voidaan käyttää monia eri hakukriteerejä (esim. toimittaja, tili, kustannuspaikka, pvm, eräpäivä, käsittelijä, summa Main tms.) text

14 Sox-laajennus Otettiin käyttöön 2007 Toiminut hyvin Ohjelma vaatii maksatusvaiheessa aina maksuaineiston vahvistuksen Lisää automaattikontrollia ja poistaa ns. vaaralliset työyhdistelmät

15 Hyödyt Tiliöinti nopeaa ja verkkolaskujen myötä jo lähes automaattista Kierrätys on nopeutunut, eikä laskuja katoa Sopimustenhallinta helpottaa edelleen hyväksymisrutiineja Arkistointi ja vanhojen laskujen etsiminen helppoa, ei vie tilaa Etäkäyttö tekee työskentelystä joustavaa Matkalaskut maksuun nopeammin Sox-laajennuksen myötä kontrollit ovat parantuneet merkittävästi

Samankaltaiset tiedostot

CASE Pisla Oy. Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella

CASE Pisla Oy. Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella CASE Pisla Oy Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella Pisla Oy yritysinfo Pisla Oy on vuonna 1976 perustettu konserni, pääpaikka on Viitasaarella Suomessa. Konserniin kuuluvat seuraavat