Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 5/2017 yllämainitun mukaisesti.

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 5/2017 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 5/2017 Aalto University Student Union Representative Council 5/2017 Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 18 May 2017 at 5:15 PM Kokouspaikka Helen, 3. krs Auditorio, Kampinkuja 2 / Malminrinne 6, Helsinki Mötesplats Helen, 3. våningen Auditorium, Kampigränden 2 / Malmbrinken 6, Helsinki Location Helen, 3rd floor Auditorium, Kampinkuja 2 / Malminrinne 6, Helsinki Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 5/2017 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder till sitt möte 5/2017 enligt uppgifterna ovan. Mötet behandlar ärendena på den bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 5/2017 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa I Esbo Espoo May 11 th, 2017 Ilkka Särkiö Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 18 May 2017 at 5:15 PM Kokouspaikka Helen, 3. krs Auditorio, Kampinkuja 2 / Malminrinne 6, Helsinki Mötesplats Helen, 3. våningen Auditorium, Kampigränden 2 / Malmbrinken 6, Helsinki Location Helen, 3rd floor Auditorium, Kampinkuja 2 / Malminrinne 6, Helsinki 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two vote counters 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av mötets arbetsordning Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements. 7. Toimiston kuulumiset (Heliste) Aktuellt från kontoret Latest news from the Central Office Hallituksen varapuheenjohtaja Heliste esittelee AYY:n keskustoimiston ajankohtaisia kuulumisia ja toimisto-ohjelman päivityksen tilanteen. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi toimiston kuulumiset. 8. Valiokuntien kuulumiset (Heliste) Aktuellt i utskotten Latest news from the Committees

3 Hallituksen varapuheenjohtaja Heliste esittelee edustajiston valiokuntien ajankohtaisia kuulumisia. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi valiokuntien kuulumiset. 9. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan ensimmäisen kvartaalin talouskatsaus (Väätäinen) Första kvartalets ekonomiska översikt för Aalto-universitetets studentkår Financial review of the first quarter of the Aalto University Student Union Talousjohtaja esittelee kokouksessa katsauksen ylioppilaskunnan talouteen ensimmäiseltä vuosineljännekseltä. Hallitus päätti esittää asian käsittelyä edustajistolle kokouksessaan ja päättää pohjaesityksensä perjantaina esittelyviiveen vuoksi. Hallitus päättää pohjaesityksestä kokouksessaan Aino-lehden lisämenoarvio (Väätäinen, liite 10) Tilläggsbudget för tidningen Aino Supplementary budget for the Aino magazine Toimituksen vaihdosta aiheutunut kulujen ylitys merkitsee Aino-lehden budjetin väistämätöntä ylitystä vuodelle Edustajistolta anotaan lisäbudjettia arvoltaan 7 t. Tarkempi erittely liitteessä, joka toimitetaan myös edustajiston sähköpostilistalle Edustajisto päätti hyväksyä lisäyksen Aino-lehden budjettiin. 11. Loppuraportti Ainon päätoimittajan valinnasta (Vänttinen, liite 11) Slutrapport om valet av chefredaktör för Aino Final report on the selection of Aino s Chief Editor Edustajisto nimitti kokouksessaan 1/2017 ylioppilaslehti Ainon päätoimittajan rekrytointiryhmän. Ryhmä esihaastatteli parhaat kandidaatit tehtävään ja vei edustajiston eteen, kokoukseen 2/2017, kolme parhaaksi katsomaansa ehdokasta. Rekrytointiryhmän toiminnasta on kirjoitettu liitteenä oleva raportti. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi Ainon rekrytointiryhmän loppuraportin. 12. Lähetekeskustelu brändistrategiapaperista (Vänttinen, liite 12) Remissdebatt om varumärkesstrategin Preliminary discussion regarding the brand strategy document Brändityöryhmä on valmistellut brändistrategiapaperin, josta käydään lähetekeskustelu. Paperi on tarkoitus hyväksyä seuraavassa edustajiston kokouksessa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi asiasta käydyn keskustelun. 13. Aalto Villagen investointipäätös (Lampi, liite 13) Investeringsbeslut om Aalto Village Investment decision concerning the Aalto Village Pitkään valmisteluasteella ollut Aalto Village odottaa rahoituspäätöstä. Rakennustyöt on tarkoitus aloittaa tänä kesänä. Urakkaa varten lähetettiin 11 tarjouspyyntöä, joista kolmeen saatiin vastaus. Hallitus on käsitellyt asiaa kokouksessaan 9.5. ja päätti esittää asian käsittelyä edustajistolle. Hallitus päättää pohjaesityksestään kokouksessaan Edustajisto päätti hyväksyä hallituksen kokouksessaan päättämän pohjaesityksen.

4 14. Opiskelijakeskusprojektin reunaehdot (Lampi, liite 14) Ramvillkor för studentcentrumsprojektet Preconditions for the Student Centre project Opiskelijakeskus on AYYn, KYn ja TFn yhteinen projekti, jonka suunnitteluvaihetta varten on valmisteltu kaikkia tahoja edustavan työryhmän kesken reunaehdot. Tarkoitus on, että TFn jäsenkokous, sekä KYn ja AYYn edustajistot hyväksyvät kaikki samat reunaehdot, jotta hankkeen eteenpäin viemiselle on vahva mandaatti ja tahtotila on selkeä. Hallitus on käsitellyt asiaa kokouksessaan 9.5. ja päätti esittää asian käsittelyä edustajistolle. Hallitus päättää pohjaesityksestään kokouksessaan Edustajisto päätti hyväksyä hallituksen kokouksessaan päättämän pohjaesityksen. 15. Asumisen ohjesäännön päivittäminen (Lampi, liite 15.1 ja 15.2) Uppdatering av reglementet för boende Updating the housing regulations Tämän vuoden toimisto-ohjelmaan kirjattiin projektiksi asumisen ohjesäännön päivittäminen. Asuntotoimisto on valmistellut ohjesäännön päivittämistä pitkin kevättä ja kiireellisimmät muutokset ovat nyt valmiina edustajiston päätettäväksi. Niitä ovat: - Ensimmäisen vuoden tutkinto-opiskelijan lisäpisteen päivittäminen niin, että se koskee myös vaihto-opiskelijoita - Soluyksiöt uudeksi asuntotyypiksi - Sijaintipisteestä luopuminen - Pistevähennyksiin johtavien varallisuus- ja tulorajojen päivittäminen Lisäksi asuntotoimisto on päättänyt luopua kalustetuista soluista niistä aiheutuvan hallintavaivan ja niiden vähäisen määrän vuoksi. Jatkossa tarkoitus on tarjota kalustamista erillisenä palveluna kaikkiin soluihin asukkaan tarpeen mukaisesti. Edustajisto päätti päivittää asumisen ohjesääntöä liitteen mukaisesti sekä edustajisto päätti kirjata tiedoksi luopumisen kalustetuista soluasunnoista. 16. Yhteisövaliokunnan täydentäminen (Särkiö) Komplettering av gemenskapsutskott Completing the Community Committee Edustajisto voi työjärjestyksensä 23 mukaan perustaa erillisellä päätöksellä valiokuntia. Kokouksessa 1/ tämän pykälän nojalla perustettiin kolme valiokuntaa. Koska edustajisto päätti valiokuntien jäsenistä, voi se uudella erillisellä päätöksellä nimittää uusia jäseniä valiokuntiin. Edustajisto päätti täydentää yhteisövaliokuntaa lisäämällä valiokunnan jäseneksi Joonas Ulmasen vuoden 2017 loppuun saakka. 17. Vastaus Seppälän ponteen AYY:n rekrytointiprosessien kehittämisestä (Orpana, liite 17) Svar på Seppäläs kläm om utvecklingen av AUS rekryteringsprocesser Reply to Seppälä s resolution on the development of AYY s recruitment processes Edustajiston kokouksessa 4/2017 ( ) hyväksyttiin Seppäläisen esittämä ja Jensenin kannattama ponsi AYY:n rekrytointiprosessien kehittämisestä: AYY:llä on panostettu viime aikoina paljon rekrytointiprosesseihin, esimerkiksi pääsihteerin rekrytointi johon käytettiin paljon resursseja hyvän lopputuloksen takaamiseksi. Kuitenkin AYY:n jokavuotisissa rekrytoinneissa (hallitus, jaostot, toimikunnat) on jo vuosian ajan ollut puutteita sekä ilmennyt huonoja sekä AYY:n periaatteiden vastaisia käytäntöjä. Suurin tekijä näille ongelmille on se, että rekrytoijat tekevät usein ensimmäistä kertaa rekrytointeja, mutta uusille

5 toimijoille ei tarjota AYY:n puolesta minkäänlaista opastusta tai perehdytystä rekrytointiin. AYY:llä ei ole myöskään mihinkään kirjattuna rekrytointien periaatteellisia käytäntöjä vaan näistä kuulee satunnaisesti eri toimijoilta. Tämän ponnen hyväksyessään edustajisto velvoittaa hallitusta selvittämään AYY:n jokavuotisten rekrytointiprosessien käytäntöjä sekä selvittämään AYY:n periaatteellisia linjauksia rekrytoinneista, sekä selvittämään mahdollisuuksia uusien rekrytoijien perehdyttämiseksi AYY:n rekrytointikäytänteistä.. Hallitus päätti vastata ponteen liitteen mukaisesti. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi liitteen mukaisen vastauksen ponteen. 18. Vastaus Seppälän ponteen käyttämättömien autopaikkojen hyödyntämisestä (Huhtanen, liite 18) Svar på Seppäläs kläm om utnyttjande av oanvända parkeringsplatser Reply to Seppälä s resolution on the utilization of unused parking spots Edustajiston kokouksessa 4/2017 ( ) hyväksyttiin Seppäläisen esittämä ja Soinisen kannattama ponsi käyttämättömien autopaikkojen hyödyntämisestä: AYY:n tarjoamista autopaikoista huomattava osa on tällä hetkellä käyttämättöminä, samaan aikaan lyhytaikaisista pysäköintipaikoista on pulaa Otaniemen alueella. Tämän ponnen hyväksyessään edustajisto veloittaa hallitusta selvittämään voisiko tällä hetkellä vapaana olevia parkkipaikkoja muuttaa tuntipysäköinniksi tai voisiko niitä aktiivisesti tarjota ei Otaniemessä asuville opiskelijoille, jotka kulkevat autolla ja olisivat valmiita hankkimaan autopaikan Otaniemestä.. Hallitus päätti vastata ponteen liitteen mukaisesti. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi liitteen mukaisen vastauksen ponteen. 19. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other emerging matters 20. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting