Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 2/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 2/2013 Aalto University Student Union Representative Council 2/2013 Kokousaika kello Tidpunkt klockan Time February 28th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 2/2013 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder i mötet 2/2013 som ovannämnd. I mötet behandlas de ärenden som nedtecknats i bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 2/2013 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa I Esbo Espoo February 21 st 2013 Martin Aalto Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 2/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 2/2013 Aalto University Student Union Representative Council 2/2013 Kokousaika kello Tidpunkt klockan Time February 28th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstaterande av delegationsmedlemmar som är förhindrade att delta, jäviga, forlorandet av valbarhet, frånträdande och närvarande Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and who are present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Kallandet av två protokolljusterare och två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two counter of votes 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements 7. Hallitusinformaatio (Näränen, Liite 7) Styrelseinformation Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan. 8. Ainon rekrytointiryhmän loppuraportti (Pykäläinen/Lahti, liitteet 8)

3 Edustajisto nimitti kokouksessaan 12/2012 ylioppilaslehti Ainon päätoimittajan rekrytointiryhmän. Ryhmä esihaastatteli parhaat kandidaatit tehtävään ja vei edustajiston eteen, kokoukseen 1/2013, kaksi parhaaksi katsomaansa ehdokasta. Rekrytointiryhmän toiminnasta on kirjoitettu raportti. Edustajisto päätti merkitä tiedokseen Ainon rekrytointiryhmän loppuraportin. 9. Prosessiteekkarit-nimisen yhdistyksen hakemus erityisaseman yhdistykseksi (Kuosmanen, liite 9) Hallitus on vastaanottanut Prosessiteekkarit-nimisen yhdistyksen anomuksen erityisaseman myöntämisestä. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysohjesäännön mukaan: 8 Erityisasema Ylioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys voi anoa erityisasemaa. Ylioppilaskunnan edustajisto voi myöntää erityisaseman yhdistykselle, joka täyttää yhdistysluettelon ensimmäisen rekisteriin pääsemisen ehdot ja lisäksi Edustaa kattavasti yhden tai useamman tutkinto-ohjelman opiskelijoita Ajaa heidän etujaan tutkinto-ohjelmissa, laitoksilla, tiedekunnissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä. Pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin Edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa Yhdistyksen tulee täyttää nämä ehdot säilyttääkseen erityisasemansa. Yhdistyksillä, jolla on erityisasema, on oikeus ja velvollisuus järjestää fuksikasvatusta tai vastaavaa opastusta uusille opiskelijoille sekä lähettää edustajia ylioppilaskunnan tarjoamiin yhteistyöfoorumeihin. Erityisaseman yhdistyksillä on oikeus hallituskummeihin sekä velvollisuuksien hoitamiseen tarvittaviin korkeampiin toiminta-avustuksiin. Niinikään yhdistysohjesäännön 4 mukaan Ensimmäiseen rekisteriin voidaan hyväksyä yhdistys, jonka äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60 prosenttia, kuitenkin vähintään seitsemän on AYY:n jäseniä. Lisäksi kaikkien ylioppilaskunnan jäsenten on halutessaan voitava liittyä yhdistyksen äänivaltaiseksi jäseneksi. Edustajisto päätti myöntää erityisaseman Prosessiteekkarit-nimiselle yhdistykselle 10. Nuoret Designerit ry -nimisen yhdistyksen hakemus erityisaseman yhdistykseksi (Kuosmanen, liite 10) Hallitus on vastaanottanut Nuoret Designerit ry -nimisen yhdistyksen anomuksen erityisaseman myöntämisestä. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysohjesäännön mukaan: 8 Erityisasema Ylioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys voi anoa erityisasemaa. Ylioppilaskunnan edustajisto voi myöntää erityisaseman yhdistykselle, joka täyttää yhdistysluettelon ensimmäisen rekisteriin pääsemisen ehdot ja lisäksi Edustaa kattavasti yhden tai useamman tutkinto-ohjelman opiskelijoita Ajaa heidän etujaan tutkinto-ohjelmissa, laitoksilla, tiedekunnissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä.

4 Pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin Edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa Yhdistyksen tulee täyttää nämä ehdot säilyttääkseen erityisasemansa. Yhdistyksillä, jolla on erityisasema, on oikeus ja velvollisuus järjestää fuksikasvatusta tai vastaavaa opastusta uusille opiskelijoille sekä lähettää edustajia ylioppilaskunnan tarjoamiin yhteistyöfoorumeihin. Erityisaseman yhdistyksillä on oikeus hallituskummeihin sekä velvollisuuksien hoitamiseen tarvittaviin korkeampiin toiminta-avustuksiin. Niinikään yhdistysohjesäännön 4 mukaan Ensimmäiseen rekisteriin voidaan hyväksyä yhdistys, jonka äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60 prosenttia, kuitenkin vähintään seitsemän on AYY:n jäseniä. Lisäksi kaikkien ylioppilaskunnan jäsenten on halutessaan voitava liittyä yhdistyksen äänivaltaiseksi jäseneksi. Edustajisto päätti myöntää erityisaseman Nuoret Designerit ry-nimiselle yhdistykselle 11. Katsaus Dipoli-talon myyntihankkeeseen (Kuosmanen) Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunta rakennutti ylioppilaskuntatalokseen Otaniemeen arkkitehtien Reija ja Raili Pietilän kilpailutyöhön "Luolamiesten häämarssi pohjautuvan mainittujen arkkitehtien suunnitteleman rakennuksen, joka sai nimekseen Dipoli. Rakennus valmistui vuonna Rakennus toimi vuosikymmenten varrella paitsi ylioppilaskuntatalona myös konferenssikeskuksena ja mm. ETYK:n valmistelukokouksen näyttämönä. Talon ylläpito oli ylioppilaskunnan taloudelle huomattava rasite, jonka seurauksena ylioppilaskunta harjoitti 1990-luvun alkuun asti laajamittaista ja monipuolista liiketoimintaa luvun alkupuolella talo vuokrattiin Teknilliselle korkeakoululle pitkäaikaisella vuokrasopimuksella, jota yhdistymistä edeltävinä vuosina jatkettiin vuoden määräaikaisilla sopimuksilla. Sittemmin talo on ollut vuokrattuna Aalto-yliopistolle. Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan edustajisto päätti kokouksessaan 5/2006 seuraavaa: TKYE päätti valtuuttaa hallituksen ja taloustoimikunnan jatkamaan ostajaehdokkaiden etsimistä ja Dipoli-talon myymiseen tähtääviä neuvotteluja mahdollisten ostajaehdokkaiden kanssa. Lisäksi TKYE velvoitti hallituksen huomioimaan mahdollisuuksien mukaan neuvotteluissa, että ylioppilaskunta voisi tulevaisuudessakin käyttää Dipoli-taloa toiminnassaan nykyisen kaltaisella tavalla. Lopullinen myyntipäätös kauppasummineen tulee vielä alistaa edustajiston päätettäväksi. Tältä pohjalta syksyllä 2009 käytyjen neuvottelujen tuloksen TKY:n edustajisto päätti kokouksessaan 10/2009 seuraavaa: TKYE päätti valtuuttaa hallituksen myymään ylioppilaskunnan puolesta Aalto- Yliopistokiinteistöt Oy:lle Kiinteistö Oy Jämeränjälki -nimisen kiinteistöyhtiön koko osakekannan sekä Espoon kaupungin 10. kaupunginosan korttelissa no olevan tontin nro 3 liitteessä 7.1 mainittujen ehtojen puitteissa vähintään 10,5 miljoonan euron kokonaiskauppahinnasta ja muutoin parhaaksi katsomillaan ehdoilla sekä valtuuttaa hallituksen allekirjoittamaan tarvittavat sopimukset. Tähän Dipoli-talon myyntivaltuutukseen pohjautuva, vuonna 2009 solmittu (TKYH 46/2009) ja vuosina 2010 (AYYH 50 ja 55/2010) ja 2011 (AYYH 50/2011) jatkettu, esisopimus Kiinteistö Oy Jämeränjälki nimisen kiinteistöyhtiön koko osakekannan sekä Espoon kaupungin 10. kaupunginosan korttelissa no olevan tontin nro 3 myynnistä Aalto-yliopistokiinteistöt oy:lle raukesi Edustajisto päätti merkitä tiedoksi Dipoli-talon myyntihankkeen tämän hetkisen tilanteen. 12. Kiinteistö Oy Jämeränjälki -nimisen kiinteistöyhtiön koko osakekannan sekä Espoon kaupungin 10. kaupunginosan korttelissa no olevan tontin nro 3 mahdollinen myynti (Kuosmanen) Hallitus tarkentaa päätöstään. Hallitus on käsitellyt asiaa kokouksissaan 7/2013, 8/2013 ja 9/2013. Myös taloustoimikunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 2/2013. Dipoli-talon myyntineuvotteluiden käytännön toteuttajaksi esitetään neuvottelukuntaa, jolla on valtuutus etsiä sopiva ostaja rakennukselle ja neuvotella kaupan ehdoista sekä etsiä ylioppilaskunnan kannalta mielekästä kokonaisratkaisua. Neuvottelukunta tekee työnsä pohjalta esityksen jatkotoimenpiteistä

5 hallitukselle, joka tekee esityksensä ylioppilaskunnan sääntöjen 38 :n mukaisesti taloudellisesti merkittävänä päätöksenä. Edustajisto päätti 1) valtuuttaa hallituksen ja taloustoimikunnan jatkamaan Kiinteistö Oy Jämeränjälki -nimisen kiinteistöyhtiön koko osakekannan sekä Espoon kaupungin 10. kaupunginosan korttelissa no olevan tontin nro 3 myyntihankkeen edistämistä; 2) perustaa neuvottelukunnan, joka on valtuutettu etsimään kiinteistölle ostajaehdokkaita, neuvottelemaan mahdollisen kaupan ehdoista ja muodostamaan ylioppilaskunnan kannalta mielekkään kokonaisratkaisun. Neuvottelukunta tekee työnsä pohjalta esityksen jatkotoimenpiteistä hallitukselle, joka tekee tältä pohjalta esityksensä taloustoimikunnalle ja edustajistolle ylioppilaskunnan sääntöjen 38 :n mukaisesti taloudellisesti merkittävänä päätöksenä. Neuvottelukunnan puheenjohtajana toimii ylioppilaskunnan hallituksen puheenjohtaja Piia Kuosmanen. Neuvottelukunnan muita jäseniä ovat Matti Carpén, Kari Inkinen, Tuomo Lähdesmäki, Reija Väätäinen, Jarno Lappalainen ja Voitto Kangas. Ylioppilaskunnan edustajiston puheenjohtajalla on neuvottelukunnan kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus; 3) todeta, että neuvottelukunta on velvollinen raportoimaan toiminnastaan edustajistolle kokouksessa 4/2013, jossa päätetään mahdollinen seuraava raportointiajankohta; 4) todeta, että tämä päätös on voimassa asti, jonka jälkeen asia on käsiteltävä uudelleen, ellei kauppaa ole tähän mennessä saatu toteutettua." 13. Jämeräntaival 6 peruskorjaushankkeen lisätöiden kustannuksien hyväksyminen (Markkanen) Edustajisto päätti kokouksessaan 3/2011, hyväksyä urakkakilpailutuksen Jämeräntaival 6 peruskorjaushankkeesta yhteissummaltaan , ALV 23 %. Peruskorjaukseen liittyvät lisä- ja muutostyöt toteutuivat seuraavasti: -rakennusurakka Uudenmaan Mestari-Rakentajat Oy ,23 -putkiurakka, Talotekniikka 10 Oy ,53 -sähköurakka, Korson Sähkö-Yksikkö Oy ,08 -IV-urakka, KJ-Ilmastointi Oy 2.273,27 -automaatiourakka, HK-Säätö Oy yhteensä ,11 Edustajisto päätti hyväksyä Jämeräntaival 6 peruskorjaukseen liittyvät lisä- ja muutostyöt esitetyn mukaisesti. 14. Otakaari 18 A uudisrakennuksen urakoitsijan hyväksyminen sekä valtuuksien myöntäminen hallitukselle hankkeeseen liittyvistä urakka- ja lainasopimuksista ja tarvittavista panttauksista (Markkanen, Liite 14) Otakaari 18 asuinrakennuksen B- ja C-portaat rakentuivat vuonna A-porras suunniteltiin ensin toimistokäyttöön myöhemmin rakennettavaksi. Vuonna 2010 päädyttiin kuitenkin suunnittelemaan A- porrasta myös asumiskäyttöön. Kohteen varsinainen hankesuunnittelu käynnistyi keväällä Hankkeen kustannusarvio oli 3,4 m. Tämän pohjalta ARA on myöntänyt hankkeelle ehdollisena avustusta ja korkotukea Urakka kilpailutettiin suunnitelman perusteella. Saadut tarjoukset ylittivät arvioidun kustannuksen. Urakkavertailun tulos esitetään taloustoimikunnalle kokouksessa Kilpailutuksen tulos on esitetty seuraavassa taulukossa: Otakaari 18 A kustannukset Rakennusurakka AW-Rakennus Hissi Kone Hissit Oy

6 Parkkipaikka (AYY oma hanke) Suunnittelu, rahoitus ja rakennuttaminen Arvioidut lisä- ja muutostyöt YHTEENSÄ Edustajisto päätti hyväksyä urakkakilpailutuksen Otakaari 18 A uudisrakennuksesta ja valtuuttaa hallituksen solmimaan hankkeeseen liittyvät urakka- ja lainasopimukset ja päättämään tarvittavista panttauksista 15. Jämeräntaival 1 peruskorjaushankkeen urakoitsijoiden hyväksyminen sekä valtuuksien myöntäminen hallitukselle peruskorjaushankkeeseen liittyvistä urakka- ja lainasopimuksista ja tarvittavista panttauksista (Markkanen, liite 15) Sääntöjen 38 :n mukaisesti: Merkittävän taloudellisen päätöksen tekee edustajisto. Merkittävää taloudellista päätöstä koskevan esityksen voi tehdä hallitus, taloustoimikunta tai edustajisto. Hallituksen ja taloustoimikunnan on käsiteltävä merkittävää taloudellista päätöstä koskevat esitykset ennen edustajiston päätöskäsittelyä. Ylioppilaskunnan merkittävillä taloudellisilla päätöksillä tarkoitetaan kiinteistöjen ostamista, myymistä tai kiinnittämistä ja rakennushankkeiden aloittamista tai ylioppilaskunnan varallisuuden merkittävää sitomista. Jämeräntaival 1 peruskorjaushankkeen hankesuunnitelma valmistui kesäkuussa 2012 tehdyn LVV kuntotutkimuksen pohjalta. Hankesuunnitelman kustannusarvion 6,2 m perusteella anottiin ARA:lta avustusta ja korkotukilainaa, jotka ARA on hyväksynyt ehdollisena. ARA myönsi avustusta ja korkotukea lainamäärälle Urakat kilpailutettiin suunnitelmien perusteella. Urakkavertailun tulos esitetään taloustoimikunnalle kokouksessa Kilpailutuksen tulos on esitetty seuraavassa taulukossa: JMT 1 linjasaneerauskustannukset (urakkatarjousten mukaan) Rakennusurakka, NHK Rakennus Oy Putkiurakka, Talotekniikka Sähköurakka, Talotekniikka IV-urakka, KJ-ilmastointi Automaatiourakka, HK-säätö Hissiurakka, Kone Hissit Oy Suunnittelukulut Rahoituskulut Rakennuttamiskulut Yhteensä Lisätyövaraus Kokonaisrahoitustarve Taulukossa esitetty ARA:n avustus ja korkotuen määrä perustuu saatuihin urakkatarjouksiin, jotka olivat kustannuksiltaan matalammat kuin hankesuunnitelman kustannusarvio. Lisätyövarausta on perusteltu liitteenä olevassa materiaalissa. Edustajisto päätti hyväksyä urakkakilpailutuksen Jämeräntaival 1 linjasaneerauksesta ja valtuuttaa hallituksen solmimaan hankkeeseen liittyvät urakka- ja lainasopimukset ja päättämään tarvittavista panttauksista.

7 16. Asumisen ohjesääntö ja asunnonhakijan pisteytys lähetekeskusteluun (Laamanen, liite 16) Asumisen ohjesääntöä ollaan uudistamassa, jotta se olisi kaikille AYY:n jäsenille tasapuolinen ja toimisi yhtenevästi nykyisten käytäntötapojen mukaan. Samalla ohjesäännöstä on tarkoitus tehdä selkeämpi ja paremmin asukkaita palveleva. Edustajisto merkitsi tiedokseen lähetekeskustelun Asumisen ohjesäännöstä ja asunnonhakija pisteytyksestä. 17. Aalto-linjapaperin päivityksen hyväksyminen (Salminen, liite 17) Aalto-linjapaperin päivittäminen aloitettiin vuonna 2012, mutta hallitus ei ehtinyt esittää sitä edustajistolle päätettäväksi vuoden 2012 aikana. Linjapaperi on ollut edustajiston tammikuun kokouksessa lähetekeskustelussa. Edustajisto päätti hyväksyä liitteen 7.4 mukaiset Aalto-linja linjapaperin päivitykset. 18. SYL delegaation loppuraportti (Salmi, liite 18) AYY osallistui Suomen ylioppilaskuntien liiton liittokokoukseen marraskuussa Delegaation toiminnasta kertova loppuraportti on valmistunut. Edustajisto päätti merkitä SYL-delegaation loppuraportin tiedoksi. 19. Talousinformaatio (Väätäinen) Ekonomiinformation Financial information Talousjohtaja esittelee kokouksessa ylioppilaskunnan vuoden 2012 talouskatsauksen. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi ylioppilaskunnan vuoden 2012 talouskatsauksen. 20. Hallitusohjelma 2013 (Kuosmanen, liite 20) Hallitusohjelma on edustajiston hyväksymän toimintasuunnitelman toteuttamissuunnitelma eli kuvaus siitä, millä toimilla toimintasuunnitelman tavoitteita edistetään vuonna Hallitus, asiantuntijat, tuottajat ja vapaaehtoiset ovat valmistelleet toimintasuunnitelman pohjalta ohjelman oman toimintansa suunnittelun, seurannan ja raportoinnin tueksi. Hallitusohjelma on ensisijaisesti ylioppilaskunnan toimijoiden työkalu, joten sen toteutumista seurataan vuoden kuluessa säännöllisesti. Hallitus päätti jättää asian pöydälle kokouksessaan 7/2013. Edustajisto päätti merkitä tiedokseen Hallitusohjelman vuodelle 2013 nimeltään Talous ja Utopia. 21. Vastaus Karppinen & Toivanen ponteen (Karjalainen, liite 21) Hallitus päätti vastata ponteen liitteen mukaisesti. Edustajisto päätti merkitä hallituksen vastauksen ponteen tiedoksi. 22. Vastaus Salmen & Laakin ponteen (Euro, liite 22) Hallitus päätti vastata ponteen liitteen mukaisesti. Edustajisto päätti merkitä hallituksen vastauksen ponteen tiedoksi.

8 23. Vastaus Järvinen & Nyman ponteen (Jämsä, liite 23) Hallitus päätti vastata ponteen liitteen mukaisesti. Edustajisto päätti merkitä hallituksen vastauksen ponteen tiedoksi. 24. Muut esille tulevat asiat Övriga uppkommande ärenden Other business 25. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting