Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 12/2016 yllämainitun mukaisesti.

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 12/2016 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 12/2016 Aalto University Student Union Representative Council 12/2016 Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 24 Nov 2016 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location H304, Hallituksen istuntosali, Otakaari 1, Espoo H304, Styrelsens mötessal, Otsvängen 1, Esbo H304, The board hall (Hallituksen istuntosali), Otakaari 1, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 12/2016 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder i mötet 12/2016 som ovannämnd. I mötet behandlas de ärenden som nedtecknats i bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 12/2016 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa I Esbo Espoo Nov 17 th, 2016 Pietu Roisko Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 24 Nov 2016 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location H304, Hallituksen istuntosali, Otakaari 1, Espoo H304, Styrelsens mötessal, Otsvängen 1, Esbo H304, The board hall (Hallituksen istuntosali), Otakaari 1, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two vote counters 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements. 7. Hallitusinformaatio (Soininen, liite 7) Styrelsen informerar Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan. 8. Edustajiston vuoden 2017 varapuheenjohtajien valinta Utseendet av delegationens vice ordförandena för år 2017 Election of Vice Chairs of the Representative Council for year 2017 Ylioppilaskunnan sääntöjen 6 mukaisesti vaalikelpoinen edustajiston puheenjohtajaksi tai varapuheenjohtajaksi on jokainen ylioppilaskunnan jäsen.

3 Sääntöjen 21 puolestaan toteaa edustajiston varapuheenjohtajien valinnasta seuraavaa: Edustajiston puheenjohtajiston valitsee edustajisto. Edustajiston varapuheenjohtajat valitaan henkilökohtaisella ja suhteellisella vaalilla, jossa valituiksi tulevat kaksi eniten ääniä saanutta ehdokasta, tässä järjestyksessä. Vaalissa jokainen annettu ääni jaetaan vaalilippuun merkittyjen, enintään kahden (2) ehdokkaan kesken ensimmäisenä olevan ehdokkaan saadessa yhden (1) äänen ja toisena olevan puoli (1/2) ääntä. Tasatilanteessa ratkaisee arpa. Edustajisto päätti valita edustajiston vuoden 2017 ensimmäiseksi varapuheenjohtajaksi NN ja toiseksi varapuheenjohtajaksi MM. 9. Hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen nimittäminen vuodelle 2017 (Orpana) Utseendet av styrelseordföranden och styrelsen för år 2017 Appointment of the President of the Board and the Board for year 2017 Sääntöjen 23 :n mukaan: Ylioppilaskunnan hallitukseen kuuluu vähintään kuusi (6) ja enintään kymmenen (10) jäsentä, mukaan lukien puheenjohtaja. Hallitukseen valitaan vähintään yksi jäsen kultakin seuraavalta Aalto-yliopiston koulutusalalta, jolta hallitukseen on yksi tai useampia ehdokkaita: 1. Taideteollinen koulutusala 2. Kauppatieteellinen koulutusala 3. Teknillistieteellinen koulutusala. Sääntöjen 26 :n mukaan: Hallitukseen haku on avoin ja julkinen. Hallituksen muodostaja tuo ehdotuksen edustajiston tietoon kolmea (3) päivää ennen asiasta päättävää kokousta. Hallituksen muodostaja tekee viimeistään valintaansa seuraavassa, aikaisintaan seitsemän (7) päivää myöhemmin pidettävässä, kokouksessa edustajistolle esityksen hallituksen jäseniksi. Jos edustajisto hyväksyy esityksen, on hallituksen muodostaja valittu hallituksen puheenjohtajaksi ja esityksessä mainitut henkilöt hallituksen jäseniksi. Jollei edustajisto hyväksy esitystä, suoritetaan uusi hallituksen muodostajan vaali ja hänen tulee antaa esityksensä hallituksen jäseniksi. Vaalimenettelyä jatketaan, kunnes edustajisto hyväksyy hallituksenmuodostajan tekemän esityksen. Edustajisto valitsi kokouksessaan 11/2016 hallituksen muodostajaksi Joona Orpanan. Sääntöjen nojalla hänen on tuotava ehdotuksensa edustajiston tietoon vähintään kolme (3) päivää ennen kokousta. Edustajisto päätti nimittää vuoden 2017 hallituksen esityksen mukaisesti. 10. Ehdollinen: Hallituksen muodostajan valinta Konditional: Utseende av styrelsebildare Conditional: Election of the person charged with forming the Board Sääntöjen 26 :n mukaan: Hallitukseen haku on avoin ja julkinen. Hallituksen muodostaja tuo ehdotuksen edustajiston tietoon kolmea (3) päivää ennen asiasta päättävää kokousta. Hallituksen muodostaja tekee viimeistään valintaansa seuraavassa, aikaisintaan seitsemän (7) päivää myöhemmin pidettävässä, kokouksessa edustajistolle esityksen hallituksen jäseniksi. Jos edustajisto hyväksyy esityksen, on hallituksen muodostaja valittu hallituksen puheenjohtajaksi ja esityksessä mainitut henkilöt hallituksen jäseniksi.

4 Jollei edustajisto hyväksy esitystä, suoritetaan uusi hallituksen muodostajan vaali ja hänen tulee antaa esityksensä hallituksen jäseniksi. Vaalimenettelyä jatketaan, kunnes edustajisto hyväksyy hallituksenmuodostajan tekemän esityksen. Asiakohta käsitellään ainoastaan siinä tapauksessa, että edustajisto hylkää kohdassa 9 hallituksen muodostajan esityksen. Edustajisto päätti valita hallituksen muodostajaksi NN. 11. Toimintasuunnitelma 2017 (Asikainen, liittet 11) Verksamhetsplan 2017 Plan of action 2017 Hallitus on valmistellut vuoden 2017 toimintasuunnitelman. Edustajisto on käsitellyt toimintasuunnitelmaa yleisellä tasolla kokouksen AYYE 11/2016 linjakeskustelussa ja keskustellut hallituksen esittämistä kirjauksista. Aiheesta järjestettiin myös workshop Edustajisto päätti hyväksyä toimintasuunnitelman liitteen mukaisesti. 12. Ylioppilaskunnan kolmannen kvartaalin talouskatsaus (Väätäinen, liite 12) Studentkårens ekonomiska översikt för det tredje kvartalet Financial review of the third quarter of Aalto University Student Union Talousjohtaja esittelee budjettiseurannan ajalta 1-9/2016. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi ylioppilaskunnan kolmannen kvartaalin talouskatsauksen. 13. Lukuvuoden jäsenmaksusta päättäminen (Väätäinen, Ferm) Beslutandet av medlemsavgiften för läsåret Deciding the membership fee for the academic year Jäsenmaksu koostuu kahdesta osasta: YTHS:lle edelleen maksettava osa ja ylioppilaskunnalle jäävä osa. Vuosille jäsenmaksu oli perustutkinto-opiskelijalle yhteensä 116, josta YTHS osuus oli 54 ja AYY:n osuus 62. Hallitus ei ole esittänyt edustajistolle jäsenmaksun muuttamista. Edustajisto päätti jäsenmaksun suuruudesta lukuvuodelle : Perustutkinto-opiskelijat 116 euroa (YTHS:lle tilitettävä osuus 54 euroa) Jatko-opiskelijat 42 euroa 14. Talousarvion hyväksyminen vuodelle 2017 (Väätäinen, liite 14) Godkännande av budgeten för år 2017 Approving the budget for the year of 2017 Ylioppilaskunnan sääntöjen 16 :n mukaisesti edustajiston on kokoonnuttava vuosittain ennen joulukuun 1. päivää päättämään ylioppilaskunnan seuraavan vuoden talousarviosta. Hallitus sekä AYY:n työntekijät ja vapaaehtoiset ovat valmistelleet edustajistolle vuoden 2017 talousarvion. Edustajistolla on käynyt asiasta lähetekeskustelun kokouksessaan AYYE 11/2016 ja asiaa on käsitelty hallituksen aamukoulussa. Edustajisto hyväksyi liitteen mukaisen talousarvion vuodelle Viestinnän periaatteet ja keinot (Haahti, liite 15) Principer och medel för kommunikationen The principles and methods of communications

5 Viestintäsektori on työskennellyt viestinnän strategisten linjausten parissa keväästä lähtien. Työn tuloksena on valmisteltu viestinnän periaatteet ja keinot asiakirja. Asiakirja osoittaa ne viestinnälliset seikat, jotka tulisi ottaa huomioon AYY:n strategioita jalkauttaessa vuosien aikana. Nämä pohdinnat toimivat myös pohjana ensi vuonna aloitettavalle brändityölle. Edustajisto päätti hyväksyä Viestinnän periaatteet ja keinot -asiakirjan liitteen mukaisesti. 16. Aalto Economics ry:n erityisasema (Särkiö, liite 16) Aalto Economics rf:s särställning The special status of Aalto Economics Reg. Assn. Ylioppilaskunnan yhdistysreksiterin ensimmäisen luettelon yhdistys Aalto Economics ry (ent. KY Economics ry) on hakenut erityisasemaa (liite 16, sis. säännöt). Ylioppilaskunnan yhdistysohjesäännön mukaan: 12 Erityisasema Ylioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys voi vahvoin perustein anoa erityisasemaa. Erityisaseman myöntää ylioppilaskunnan edustajisto. Erityisasemayhdistyksellä tarkoitetaan ylioppilaskuntaa lähellä toimivaa tahoa, jonka toiminta Aalto-yhteisössä on merkittävää sekä ylioppilaskunnalle että yksittäiselle opiskelijalle. Erityisasemayhdistys ja ylioppilaskunta toimivat tiiviissä yhteistyössä ja viestivät aktiivisesti keskenään. Erityisasemayhdistyksellä on keskeinen rooli ylioppilaskunnan tehtävän toteutumisessa. Erityisasemayhdistys toimii ylioppilaskunnan kannalta keskeisen opiskelijaryhmän yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yliopistossa ja yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa. 13 Erityisasemayhdistyksen velvoitteet Ylioppilaskunnan edustajisto voi myöntää erityisaseman yhdistykselle, joka täyttää yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon pääsemisen ehdot ja lisäksi: Edustaa kattavasti yhden tai useamman koulutusohjelman tai selkeän erityiskohderyhmän opiskelijoita. Ajaa heidän etujaan koulutusohjelmissa, laitoksilla, korkeakouluissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä Pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin. Koordinoi toimintaansa muiden erityisasemayhdistysten ja ylioppilaskunnan kanssa. vastaa omalta osaltaan opiskelijaryhmänsä uusien opiskelijoiden opastamisesta ja integraatiosta yliopistoyhteisöön yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa. Edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa. Yhdistyksen tulee täyttää nämä ehdot säilyttääkseen erityisasemansa. Edustajiston päätöksellä erityisaseman voi myöntää myös näistä vaatimuksista poiketen. 8 Ensimmäisen luettelon yhdistyksen velvoitteet Ensimmäiseen luetteloon voidaan hyväksyä yhdistys, jonka äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60 prosenttia, kuitenkin vähintään seitsemän on AYY:n jäseniä. Yhdistyksen säännöissä ei saa rajoittaa ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä yhdistyksen äänivaltaisiksi jäseniksi. Tätä kappaletta ei sovelleta kuoroihin ja orkestereihin. Edustajiston päätöksellä tästä kappaleesta voidaan poiketa myös muiden yhdistysten kohdalla. Toiminta-avustusta hakiessaan ensimmäisen luettelon yhdistyksen tulee toimittaa vuosittaisessa yhdistysilmoituksessa maaliskuun loppuun mennessä myös tilinpäätös, talousarvio sekä yhdistyksen jäsenmäärä ja tieto siitä, kuinka moni yhdistyksen jäsenistä on myös ylioppilaskunnan jäseniä. Ensimmäisen luettelon yhdistyksen purkauduttua tai tultua lakkautetuksi sen varojen tulee siirtyä jollekin seuraavista 1. ylioppilaskunnalle 2. ylioppilaskunnan yhdistysrekisterin ensimmäisen luettelon yhdistykselle tai 3. Teknologföreningen-osakunnalle, säätiölle tai rahastolle, jonka tarkoituksena on tukea aaltoyhteisön tai sen jäsenten toimintaa. Varojen on siirryttävä käytettäväksi yhdistyksen tarkoituksen mukaiseen toimintaan. Edellä mainitun ollessa mahdotonta varojen tulee siirtyä ylioppilaskunnan toiminnan tukemiseen.

6 Jos hallitus ei hyväksy yhdistystä yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon, voi hallitus hyväksyä yhdistyksen toiseen luetteloon ilman erillistä hakemusta. Edistajisto päätti myöntää eritysaseman Aalto Economics ry-nimiselle yhdistykselle. 17. Vastaus Tietäväisen ponteen sisäisistä tilavarauksista (Orpana, liite 17) Svar på Tietäväinens kläm om interna lokalbokningar Reply to the motion of Tietäväinen regarding internal bookings of premises Tilasektori on jatkanut sisäisten varausten käytänteiden uudistamisen pohtimista, jotta ylimääräisiltä varauksilta vältyttäisiin tulevaisuudessa. Periaatteena on, että sisäiset tahot ovat yhdenvertaisessa asemassa varauksia tehdessään. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi liitteen mukaisen hallituksen vastauksen Tietäväisen ponteen. 18. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other emerging matters 19. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting