Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 1/2011 Tidpunkt klockan Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo

Transkriptio

1

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 3/2011 Kokousaika kello Kokouspaikka Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 1/2011 Tidpunkt klockan Mötesplats Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Aalto University Student Union Representative Council 1/2011 Time Location April 13 th, 2011 at 17 pm Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the Meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstaterande av delegationsmedlemmar som är förhindrade att delta, jäviga, forlorandet av valbarhet, frånträdande och närvarande Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and who are present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Kallandet av två protokolljusterare och två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two counter of votes 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements 6.1 Hallitus on edellisessä kokouksessa ilmoitetun jälkeen kokoontunut seuraaviin kokouksiin, tarkastetut pöytäkirjat ovat nähtävillä ylioppilaskunnan internetsivuilla Hallituksen kokous 10/2011 ( ); Hallituksen kokous 11/2011 ( ); Hallituksen kokous 12/2011 ( ); Hallituksen kokous 13/2011 ( );

3 7. Hallitusinformaatio Styrelseinformation Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa ja päivitykset hallitusohjelmaan Kädet ilmaan 2011 Perusteellinen Ohjelma, Listaus Koitoksista Uusista. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan ja päivitykset hallitusohjelmaan. 8. Ylioppilaskunnan sääntöjen muuttaminen vaalikelpoisuutta, jäsenäänestystä, päätösvaltaisuutta sekä [hallituksen] jäsenten lukumäärää koskevien pykälien osalta 2. käsittely (liite 8) Andra behandlingen att ändra studentkårens stadgorna i följande områden: jävighet, allmän röstning, beslutförhet och styrelsen storlek Second handling of the Student Union rules modification in the following parts: Eligibility, General Vote, Quorum and the Size of the Board Ylioppilaskunnan sääntöjä on tarkasteltu vaalijärjestyksen luonnostelutyön yhteydessä. Edustajiston kokouksessa 2/ hyväksyttiin ensimmäisessä käsittelyssä liitteen 8 mukaiset muutokset ylioppilaskunnan sääntöihin. Tullakseen hyväksytyksi muutokset on hyväksyttävä kahdessa (2) vähintään kahden (2) viikon väliajoin pidettävässä edustajiston kokouksessa. Muutosten hyväksymiseksi vaaditaan, että niitä kummassakin kokouksessa kannattaa vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) läsnä olevista edustajiston jäsenistä. Muutokset on lisäksi alistettava yliopiston rehtorin vahvistettavaksi. Edustajisto päätti hyväksyä liitteen 8 mukaiset muutokset ylioppilaskunnan sääntöihin. Sääntömuutokset on hyväksytty edustajiston kokouksissa 2/ ja 3/ Muutokset ovat molemmissa kokouksissa saaneet vähintään kahden kolmasosan (2/3) läsnä olleiden edustajiston jäsenten kannatuksen. 9. Ylioppilaskunnan vuoden 2010 tilinpäätöksen hyväksyminen Godkännande av föregående års bokslut Approval of the previous year s accounts Sääntöjen 16 :n 1. momentin 3. kohdan mukaisesti edustajiston tulee kokoontua ainakin: vuosittain viimeistään huhtikuussa, jolloin päätetään 12 :n 15. ja 16. kohdissa mainituista asioista. Sääntöjen 12 :n 15. ja 16. kohta ovat seuraavat: 15. käsitellä hallituksen antamat kertomukset ylioppilaskunnan toiminnasta ja taloudesta sekä päättää niiden aiheuttamista toimenpiteistä; 16. päättää ylioppilaskunnan tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille; Tilinpäätöksen valmistelu on kesken, eikä sitä näin ollen voida käsitellä edustajiston huhtikuun kokouksessa. Hallitus päätti kokouksessaan 12/ esittää edustajistolle, että vuoden 2010 tilinpäätöksen hyväksyminen siirretään käsiteltäväksi edustajiston kokoukseen 4/ Edustajisto päätti siirtää ylioppilaskunnan vuoden 2010 tilinpäätöksen hyväksymisen seuraavaan kokoukseensa 4/ Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2010 hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille Godkännande av ansvarsfrihet för styrelsen Discharge to the Board of Directors Sääntöjen 12 :n 26. kohdan mukaisesti edustajisto:

4 16. päättää ylioppilaskunnan tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille; Tilinpäätöksen vahvistaminen käsitellään vasta edustajiston toukokuun kokouksessa, joten myös vastuuvapauden myöntämisen käsittelyä on syytä siirtää. Edustajisto päätti siirtää vastuuvapauden myöntämisen vuoden 2010 hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille seuraavaan kokoukseensa 4/ Jämeräntaival 6 (TKY 8) peruskorjaushankkeen urakoitsijoiden hyväksyminen sekä valtuuksien myöntäminen hallitukselle peruskorjaushankkeeseen liittyvistä urakka- ja lainasopimuksista ja tarvittavista panttauksista (liitteet , Koskinen) Godkännande av entreprenörer för renoveringsprojekt i Bistervägen 6 (THS 8) och styrelse makt Approval of contractors for Jämeräntaival 6 (TKY 8) renovation project and the boards mandate Jämeräntaival 6 (TKY 8) peruskorjaushanketta on valmisteltu vuoden 2009 alkupuolelta asti ja suunnitelmat valmistuivat vuoden 2010 alkusyksystä. Suunnitelmien perusteella anottiin ARA:lta avustusta ja korkotukilainaa, jotka ARA on hyväksynyt (liitteenä 11.1 selvitys hankkeen kulusta). Esityksen mukaisesti edustajisto myöntää päätöksellään hallitukselle valtuudet sopia lainan nostoista ja panttauksista. Päätökset asiassa tuodaan hallitukselle kun lainat on saatu kilpailutettua. Peruskorjaus on tarkoitus aloittaa ja korjauksen kestoksi on arvioitu 1 vuosi. Urakat kilpailutettiin suunnitelmien perusteella (liitteenä 11.2 urakkatarjousvertailut). Urakkavertailu käytiin läpi taloustoimikunnan kokouksessa ja taloustoimikunta hyväksyi kilpailutuksen tuloksen. Hallitus päätti kokouksessaan 12/ esittää edustajistolle, että: edustajisto hyväksyy urakkakilpailutuksen Jämeräntaival 6 (TKY 8) peruskorjaushankkeesta ja valtuuttaa hallituksen solmimaan hankkeeseen liittyvät urakka- ja lainasopimukset ja päättämään tarvittavista panttauksista. Urakoitsijat: Uudenmaan Mestarirakentajat Oy , ALV 23 % Putki-10 Oy , ALV 23 % KJ-Ilmastointi Oy , ALV 23 % Korson Sähkö-yksikkö Oy , ALV 23 % HK-Säätö Oy 3.300, ALV 23 % Kone Hissit Oy (rakennuttajan oma hankinta) , ALV 23 % Yhteensä , ALV 23 % Sääntöjen 37 :n mukaisesti: Merkittävän taloudellisen päätöksen tekee edustajisto. Merkittävää taloudellista päätöstä koskevan esityksen voi tehdä hallitus, taloustoimikunta tai edustajisto. Hallituksen ja taloustoimikunnan on käsiteltävä merkittävää taloudellista päätöstä koskevat esitykset ennen edustajiston päätöskäsittelyä. Ylioppilaskunnan merkittävillä taloudellisilla päätöksillä tarkoitetaan kiinteistöjen ostamista, myymistä tai kiinnittämistä ja rakennushankkeiden aloittamista tai ylioppilaskunnan varallisuuden merkittävää sitomista. Mikäli taloustoimikunta ja hallitus tai jompikumpi näistä ei puolla esitystä, on merkittävästä taloudellisesta päätöksestä päätettävä kahdessa vähintään neljäntoista (14) päivän väliajoin pidettävässä edustajiston kokouksessa. Tällaisen päätöksen tekemiseen vaaditaan, että sitä kummassakin kokouksessa kannattaa vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) kaikista edustajiston jäsenistä.

5 Taloustoimikunta ja hallitus suosittavat hankkeeseen ryhtymistä, joten asiasta voidaan päättää edustajiston kokouksessa annettujen äänten enemmistöllä. Edustajisto päätti hyväksyä urakkakilpailutuksen Jämeräntaival 6 (TKY 8) peruskorjaushankkeesta ja valtuuttaa hallituksen solmimaan hankkeeseen liittyvät urakka- ja lainasopimukset ja päättämään tarvittavista panttauksista. Urakoitsijat: Uudenmaan Mestarirakentajat Oy , ALV 23 % Putki-10 Oy , ALV 23 % KJ-Ilmastointi Oy , ALV 23 % Korson Sähkö-yksikkö Oy , ALV 23 % HK-Säätö Oy 3.300, ALV 23 % Kone Hissit Oy (rakennuttajan oma hankinta) , ALV 23 % Yhteensä , ALV 23 % 12. OUBS:n toiminnan tulevaisuudesta päättäminen (Mattila) OUBS i framtiden OUBS in the future AYY palkkasi helmikuussa mediasuunnittelijan tekemään selvitystyötä OUBS:n toiminnasta maalishuhtikuussa. Selvitystyö piti sisällään OUBS:n nykyiseen toimintamalliin tutustumista, kyselyn jäsenistölle, haastatteluja ja arkistomateriaaleihin perehtymistä. Jäsenkyselyssä selvitettiin mm. OUBS:n tunnettuutta jäsenistön keskuudessa sekä jäsenistön tarpeita ja toiveita, joihin televisiokanava voisi vastata. Selvityksen pohjalta mietittiin erilaisia malleja, joilla OUBS:n toiminta palvelisi koko jäsenistöä, vahvistaisi yhteisöllisyyttä ja lisäisi AYY:n toiminnan avoimuutta. Hallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 11/ Edustajisto päätti, että OUBS:n toiminta lopetetaan voimassaolevien työsopimusten päättyessä Tilalle perustetaan lukien uusi ylioppilaskunnan kanava, jonka linjapaperi tuodaan edustajiston hyväksyttäväksi toukokuun kokoukseen, ja jonka toimituksen kokoonpano, tilat, ohjelmisto ja päämäärä noudattavat seuraavaa: Toimitukseen palkataan kokopäiväinen päätoimittaja, osa-aikainen kanavapäällikkö ja muutosvaiheen ajaksi osa-aikainen markkinointi- ja viestintävastaava. Muu toimitus koostuu vapaaehtoisryhmästä ja projektikohtaisista avustajista. Toimituksen tilat ovat OUBS:n vanhoissa tiloissa, jonka soluasunnot poistetaan asumiskäytöstä ja hyödynnetään hallituksen parhaaksi katsomalla tavalla. Ohjelmisto koostuu pääosin lyhyistä, asiapitoisista ohjelmista, jotka kuvaavat kattavasti sitä, mitä AYY:ssa ja sen piirissä tapahtuu. Kanavan toiminnan päämäärä on lisätä aaltolaisen yhteisöllisyyden tunnetta, tiedonkulkua sekä liikkuvuutta eri kampusten välillä. Lisäksi edustajisto päätti merkitä tiedoksi uuden kanavan perustamissuunnitelman ja nimittää OUBS:in päättyvälle kaudelle nimitetyn toimitusneuvoston uuden kanavan toimitusneuvostoksi päättyvälle kaudelle. 13. Stipendit (Karkola) Stipendier Scholarships Edustajisto on kokouksessaan 11/2010 ( ) hyväksynyt ylioppilaskunnalle stipendiohjesäännön. Ohjesäännöllä edustajisto perusti kolme stipendiä, jotka ovat:

6 1. Vaihtostipendi jakotoimikunta: 1. edustajiston jäsen, hallituksen jäsen (kansainväliset asiat), asiantuntija (kansainväliset asiat), 2. Yhteisöstipendi jakotoimikunta: 1. edustajiston jäsen, 2. edustajiston jäsen, hallituksen jäsen (yhteisöasiat), kulttuurituottaja, järjestötuottaja; 3. Opintostipendi jakotoimikunta: 1. edustajiston jäsen, 2. edustajiston jäsen, hallituksen jäsen (yhteisöasiat), asiantuntija (koulutuspolitiikka) kulttuurituottaja. Stipendiohjesäännön mukaan hallitus nimeää kullekin stipendille jakotoimikunnan, joiden kokoonpanot on esitetty alla. Kussakin jakotoimikunnassa on stipendiohjesäännön määrittämien hallituksen jäsenten sekä asiantuntijoiden lisäksi yksi tai kaksi edustajiston jäsentä. Ohjesäännön mukaan edustajiston jäsenet valitaan edustajiston vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Tämän kokouksen jo mentyä on kuitenkin yhteisön edun nimissä tarpeen poiketa ohjesäännöstä ja nimittää jakotoimikuntien edustajiston jäsenet tilinpäätöskokouksessa, jotta stipendejä voidaan jakaa jo kuluvana vuonna. Stipendiohjesäännön mukaan stipendien hakuaika on vuosittain tammi-helmikuu ja jakopäätökset on tehtävä huhtikuun loppuun mennessä. Koska tämä ei kuluvana vuonna ole enää mahdollista, on yhteisön edun mukaista poiketa ohjesäännöstä, jotta stipendejä voidaan jakaa kuluvana vuonna. Hallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 11/ Edustajisto päätti poiketa stipendiohjesäännön nimitysajankohtaa koskevista määräyksistä ja nimittää stipendiohjesäännön määrittämiin jakotoimikuntiin: Vaihtostipendin jakotoimikuntaan Yhteisöstipendin jakotoimikuntaan Opintostipendin jakotoimikuntaan AA; BB ja CC; DD ja EE. Lisäksi edustajisto valtuutti hallituksen päättämään kuluvan vuoden osalta stipendiohjesäännön jako- ja hakuaikoja koskevista määräyksistä poikkeamisesta sekä valtuutti jakotoimikunnat poikkeamaan edellä mainituista määräyksistä hallituksen päätöksen mukaisesti. 14. TTER:n asiakirjojen luettelointi (Hyrkkö) Förteckning över TTER dokumenter Listing the documents of TTER Edustajisto päätti kokouksessaan 1/2011 seuraavasti: Edustajisto päätti merkitä tiedoksi, että yliopistolain 30 :n mukaisesti ylioppilaskunnan toiminnan ja asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 :n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Lisäksi edustajisto päätti velvoittaa hallituksen luetteloimaan kaikki Teekkaritoiminnan edistämisrahaston vuonna 2010 laatimat tai vastaanottamat asiakirjat ja toimittamaan luettelon tiedoksi AYY:n edustajiston kokoukseen sekä perustelemaan, mikäli osa TTER:n laatimista tai vastaanottamista asiakirjoista on osittain tai kokonaan ei-julkisia. Lisäksi edustajisto päätti pyytää TTER:n johtokunnalta selontekoa siitä, miten johtokunta aikoo kehittää rahaston toimintaa erityisesti avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen liittyen. Kokouksessaan 2/2011 edustajisto merkitsi tiedoksi katsauksen luetteloinnin tilanteeseen. Hallitus on kokouksessaan 8/2011 velvoittanut arkistonhoitajan luetteloimaan kaikki TTER:n vuonna 2010 laatimat ja vastaanottamat asiakirjat ja toimittamaan luettelon hallituksen puheenjohtajalle.

7 Luettelon tulee sisältää ainakin asiakirjan nimi (tai vastaava tunniste), tyyppi, päiväys, tieto siitä, onko asiakirja julkinen sekä perustelu, mikäli asiakirja on osittain tai kokonaan ei-julkinen. Luettelointi on käynnissä ja valmistuu ennen edustajiston seuraavaa kokousta. Hallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 12/ ja päätti esittää edustajistolle, että: se merkitsisi tiedoksi luettelon Teekkaritoiminnan edistämisrahaston (TTER) vuonna 2010 laatimista ja vastaanottamista asiakirjoista. Hallitus täydentää esitystään liitteellä ennen edustajiston kokousta. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi luettelon Teekkaritoiminnan edistämisrahaston (TTER) vuonna 2010 laatimista ja vastaanottamista asiakirjoista. 15. Muut esille tulevat asiat Övriga uppkommande ärenden Other business 16. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting