Mallit on julkaistu yhteistyössä Arvopaperimarkkinayhdistyksen kanssa yhdistyksen internetsivuilla (

Transkriptio

1 1 TIEDONANTOPOLITIIKKA MALLI 1 Jhdant Pörssiyhtiöiden, viranmaisten ja pörssin mudstama työryhmä n yhteistyössä IR-yhdistys r.y:n edustajien kanssa laatinut yleisen tiednantplitiikka-mallin ja päätöksentekpuita ajatusmalleiksi tiettyihin tiednantvelvllisuustilanteisiin listayhtiöissä. Näillä malleilla pyritään auttamaan erityisesti keskisuuria ja pieniä listayhtiöitä laatimaan ja kehittämään sisäisiä timintatapjaan tiednantvelvllisuuteen liittyvissä kysymyksissä. Mallien tarkituksena n myös timia listayhtiön tukena sen tiedttamiskäytännöissä ja niihin liittyvissä sisäisissä prsesseissa. Kirjallinen tiednantplitiikka tukee yhtiön tiedttamisen jhdnmukaisuutta. Malleissa n humiitu tiednantvelvllisuuteen liittyvä sääntely ja niissä viitataan vimassa leviin markkiniden väärinkäyttöasetuksen, arvpaperimarkkinalain, Finanssivalvnnan määräysten ja hjeiden tai Pörssin sääntöjen khtiin laatimishetkellä. Mallit n julkaistu yhteistyössä Arvpaperimarkkinayhdistyksen kanssa yhdistyksen internetsivuilla ( Mallin ja päätöksentekpuiden käyttäminen vaativat aina yhtiön maa harkintaa. Pelkkä mallin käyttäminen ei vielä yksinään takaa, että yhtiö täyttää lain ja muiden svellettavien säännösten määräykset. Vastaavasti päätöksentekpuut vivat timia vain runkna tai tukena tiednantvelvllisuuden syntymistä kskevassa harkinnassa ja niiden sveltaminen vaatii kaikkien tapauskhtaisten näkökhtien humintta ja yhtiön maa harkintaa. Tiedttamista kskevassa päätöksentessa n yleisesti humiitava kullinkin svellettava yhtiölainsäädäntö sekä mahdlliset yhtiön mat sisäiset hjeet ja yhtiöjärjestyksen määräykset. Tiednantplitiikka tyypillisesti laaditaan yhdessä yhtiön timitusjhtajan ja talusjhtajan kanssa, ja js yhtiössä n, niin myös sijittajaviestinnästä vastaavan, mediasuhteista vastaavan ja lakiasiainjhtajan kanssa, jtta kaikki näkökulmat tulevat katetuiksi. Seuraavassa selstetaan ensin lyhyesti tiednantplitiikkaan sisällytettävien asiiden sisältöä, minkä jälkeen liitteessä esitetään tiednantplitiikkamalli sekä päätöksentekpuita tietyissä sisäpiiritiedn julkistamistilanteissa. 2 Tiednantplitiikassa käsiteltävät asiat Tiednantplitiikka -mallin jhdannssa n kirjattu tiednantplitiikan tarkitus ja tavite. Yhtiö päättää mista tiedttamisen periaatteistaan, jtka kirjataan yhtiön tiednantplitiikan jhdantn. Mallin jaksssa 2 Tiedttamiseen liittyvät ajankhdat listataan yhtiön säännöllisesti julkistamat (taludelliset) raprtit. Tässä jaksssa yhtiö ttaa kantaa, mitä taludellisia raprtteja yhtiö julkistaa tilinpäätöksen, tilinpäätöstiedtteen ja pulivusikatsauksen hella. Yhtiö yhdistää tiedttamisen ajankhdan ja sisäisen päätöksentekjärjestelmänsä tavalla, jssa tiedttamisen ikea-aikaisuus vidaan myös jälkikäteen tdentaa. Mallin jaksssa 3 Tiedttamiseen liittyvät sisäiset timintatavat ja prsessit kuvataan pääpiirteissään yhtiön raprtinti ja muut timintatavat, jilla varmistetaan, että yhtiöllä ja erityisesti sen jhdlla n käytettävissä kaikki lennainen tiet yhtiön

2 2 tiednantvelvllisuuden täyttämiseksi. Tiednantplitiikassa kuvataan raprtintia ja siihen liittyviä timintatapja, mukaan lukien ei-taludellisen tiedn kulku yhtiön sisällä. Yhtiö määrittelee tiedttamiseen liittyvän päätöksenten tavalla, jka selkeyttää ja npeuttaa tiedttamisprsessin käytännön kulkua, mutta n kuitenkin riittävän justava erityistilanteiden varalta. Mallin jaksssa 4 Tiedtettavat asiat kerrtaan pääpiirteittäin säännöllisesti julkistettavien raprttien sekä sisäpiiritiedn julkistamisvelvllisuuden piirissä levien tiedtteiden sisällöstä ja siitä, miten ne määräytyvät. Yhtiöiden liiketimintjen erilaisuudesta jhtuen tiedtettavat asiat vat yhtiökhtaisia. Jaksssa kuvataan yleisesti asiita, jtka tyypillisesti kuuluvat säännöllisen, sisäpiiritiedn tai pörssin sääntöjen mukaisen julkistamisvelvllisuuden piiriin. Lisäksi liitteenä n tiednantvelvllisuuteen liittyviä päätöksentekpuita, jita vi käyttää apuna yhtiön arviidessa sisäpiiritiedn mahdllista lemassala. Mallin jaksssa 5 Tiedttamis- ja viestintäkanavat kuvataan listayhtiön eri tiedtekategriat sekä sitä, mitä kanavia yhtiö käyttää tiedttamiseen. Tiedttamisen kielet tulee myös mainita tiednantplitiikassa. 3 Tiednantplitiikka-mallin käyttäminen Listayhtiö täydentää tiednantplitiikka-mallia mien käytäntöjensä mukaisesti. Malliin n merkitty esimerkinmaisesti hakasuluin khtia, jiden sisältö määräytyy tyypillisesti kunkin listayhtiön man käytännön mukaisesti. Näiden khtien tteutuksessa vi lla myös muita timintatapavaihtehtja kuin mitä malliin n merkitty. Mallin ja päätöspuiden sveltamisessa n humiitava, että markkiniden väärinkäyttöasetus (ja sen njalla annettu muu sääntely) n krvannut arvpaperimarkkinalain säännökset sisäpiiritiedn julkistamisesta. Markkiniden väärinkäyttöasetuksen mukaan sisäpiiritiet n julkistettava mahdllisimman pian. Tämä n lähtökhtaisesta aikaistanut julkistamisvelvitteen tteuttamista. Listayhtiö vi kuitenkin malla vastuullaan päättää lykätä sisäpiiritiedn julkistamista, js kaikki markkiniden väärinkäyttöasetuksen mukaiset julkistamisen lykkäämistä kskevat edellytykset täyttyvät. Yhtiön n ilmitettava lykkäyspäätöksestä Finanssivalvnnalle sisäpiiritiedn julkistamisen yhteydessä, ja erikseen pyydettäessä lykkäämisen perusteet. 4 Tiednantplitiikan julkaiseminen Yhtiö päättää itse, nk sen tarkituksenmukaista pitää internetsivuillaan saatavilla kk tiednantplitiikkansa sellaisenaan vai ainastaan esimerkiksi tiednantplitiikan pääpiirteet ja perusperiaatteet (jllin esim. jaks 3 sisäisistä prsesseista vi jäädä julkaisematta). Mikäli yhtiö tekee lennaisia muutksia tiedttamislinjaansa, julkistetaan kyseinen muuts pörssitiedtteella.

3 3 LIITE: TIEDONANTOPOLITIIKKA (MALLI) 1 Jhdant Tämän tiednantplitiikan tarkituksena n määritellä tiedttamiseen sekä muuhun ulkiseen viestintään liittyvät timintatavat, jita yhtiö nudattaa sijittajaviestinnässä ja taludellisessa raprtinnissa. Tiednantplitiikan ja sen mukaisten timintatapjen tavitteena n varmistaa muun hella, että yhtiön ulkinen tiedttaminen kuten pörssitiedttaminen täyttää siihen sveltuvat arvpaperimarkkinaikeudelliset ja muun sääntelyn asettamat vaatimukset. Tiedttamisen timintatavilla tteutetaan myös yhtiön keskeisiä tiedttamisen periaatteita, jita vat ikeaaikaisuus, samanaikaisuus, jatkuvuus ja läpinäkyvyys. Yhtiön [hallitus] n [päivämäärä] hyväksynyt tämän tiednantplitiikan, ja sitä päivitetään tarvittaessa. Tiednantplitiikassa n tettu humin svellettavien lakien, muiden määräysten sekä pörssin sääntöjen vaatimukset. Tiednantplitiikkaan liittyvissä kysymyksissä vi ttaa yhteyttä [timitusjhtaja xxx, puh xxx ja/tai talusjhtaja xxx, puh. xxx ja/tai lakiasiainjhtaja xxx, puh xxx ja/tai IR-jhtaja xxx, puh xxx]. 2 Tiedttamiseen liittyvät ajankhdat 2.1 Säännöllinen tiednantvelvllisuus ja muu säännöllinen raprtinti Yhtiö julkistaa säännöllisesti [yhtiö täydentää luettela aikataululla/määräajilla] pulivusikatsauksen; [savusikatsaukset TAI erilliset tiedtteet ensimmäiseltä ja klmannelta vusineljännekseltä yhtiön vusikalenterissa ilmitettuna päivänä]; tilinpäätöstiedtteen; tilinpäätöksen täydellisenä vusikalenterissa ilmitetulla viiklla viimeistään klmea viikka ennen sen vahvistamisesta päättävää yhtiökkusta; hallituksen timintakertmuksen tilinpäätöksen julkistamisen yhteydessä; tilintarkastuskertmuksen tilinpäätöksen julkistamisen yhteydessä; selvityksen hallinninti- ja hjausjärjestelmästä (CG-selvitys) jk sana timintakertmusta tai erillisenä selvityksenä timintakertmuksen julkistamispäivänä; ilman aiheetnta viivytystä julkistettavan tiedn vahvistuttua ja varmistuttua sekä hallituksen tai muun yhtiön timivaltaisen elimen tehtyä julkistamista kskevan päätöksensä. Lisäksi yhtiö julkaisee internetsivuillaan palkka- ja palkkiselvityksen hyvissä ajin ennen varsinaista yhtiökkusta. [ TAI Palkka- ja palkkiselvitys julkaistaan sana CG-selvitystä.] [Yhtiön vusikalenteri/tapahtumakalenteri sisältää myös vastuullisuusraprtin ja [ jkin muu raprtti ] julkistamisaikataulun.] Yhtiö julkaisee vusikalenterin (tapahtumakalenterin) heti, kun siitä n päätetty (tiedtteena ennen tilikauden alkamista).

4 4 2.2 Hiljainen jaks Säännöllisesti julkistettavia taludellisia raprtteja edeltää aina hiljainen jaks (silent perid), jka alkaa [xx päivää] ennen seuraavan taludellisen raprtin julkistamispäivää ja jna aikana yhtiön edustajat eivät tapaa sijittajia, analyytikita tai muita markkinatimijita eivätkä anna haastatteluja. Hiljaisen jaksn aikana julkistettua sisäpiiritieta kskevien haastattelujen antamisesta päätetään tapauskhtaisesti. 2.3 Sisäpiiritiedn julkistamisvelvllisuus, julkistamisen lykkääminen ja muut tiedtettavat asiat Yhtiö julkistaa sisäpiiritiedn mahdllisimman pian, ellei tiedn julkistamista lykätä, jllin markkiniden väärinkäyttöasetuksen mukaisten lykkäysedellytysten tulee täyttyä. Lykkäyspäätöksen yhteydessä julkistamisen lykkäämisedellytykset dkumentidaan, perustetaan asiaa kskeva sisäpiiriluettel ja lykkäyspäätös laaditaan [yhtiön mallin] mukaisesti. Yhtiö ilmittaa lykkäyspäätöksestä Finanssivalvnnalle sisäpiiritiedn julkistamisen yhteydessä. Lisäksi yhtiö julkistaa muut tiedtettavat asiat (esim. yhtiökkuskutsu) pörssin sääntöjen mukaisesti. 3 Tiedttamiseen liittyvät sisäiset timintatavat ja prsessit 3.1 Sisäinen raprtinti Yhtiön hallint, taludellinen ja ei-taludellinen raprtinti sekä seuranta n järjestetty niin, että yhtiö pystyy täyttämään yhtiön julkistamisvelvllisuudet. Taludellisen tiedn raprtinti yhtiössä tapahtuu seuraavasti: [YHTIÖ SELOSTAA TÄSSÄ taludellisen raprtinnin prsessin (ml. raprtintiajanjakst), kuvaus pääpiirteittäin ja mukaan lukien säännölliset sisäiset raprtintipalaverit, liiketiminta-ala- tai segmenttikhtaiset päätöksentektast, ulkmaisten tytäryhtiöiden raprtinti sekä tietjen keräys kk yhtiön / knsernitaslla]. Ei-taludellisen tiedn raprtinti yhtiössä tapahtuu seuraavasti: [YHTIÖ SELOSTAA TÄSSÄ ei-taludellisen tiedn raprtinnin prsessin kuvaus pääpiirteittäin ja mukaan lukien säännölliset sisäiset raprtintipalaverit (mukaan lukien ulkmaisten tytäryhtiöiden raprtinti) ja päätöksentekelimet]. [Ei-taludellisen tiedn raprtintia n muun muassa yhtiön yksittäisiin tutteisiin ja vastuullisuuteen liittyvien tietjen raprtinti.] Taludelliset raprtit laaditaan [talusrganisaatin] timesta. [Ei-taludellisesta tiedsta ei yleensä laadita mia raprtteja vaan sellainen tiet n useimmiten sa muita esityksiä tai kkuspöytäkirjja.] 3.2 Tiedttamista kskeva päätöksentek ja sen valmistelu Tiedttamista kskevissa asiissa, mukaan lukien mitä tiedtetaan ja millin, päätösvalta n [timitusjhtajalla] ja hallituksen päättämissä asiissa hallituksella. Js n tarpeen tarkistaa, nk yhtiöllä tiednantvelvllisuus, siitä knsultidaan [lakiasiainjhtajaa/ talusjhtajaa ja tarvittaessa ulkista juristia tai pörssiä].

5 5 Taludelliset raprtit ja niihin liittyvät mahdlliset täydentävät materiaalit laatii [talusjhtaja], ja pörssitiedtteet niihin liittyvine täydentävine materiaaleineen laatii [IR-jhtaja/ viestintäjhtaja / talusjhtaja], yhdessä talusrganisaatin ja liiketimintajhdn kanssa ennen lunnsten esittämistä päätettäviksi timitusjhtajalle tai hallitukselle. Säännöllisen tiednantvelvllisuuden raprtit ja tiedtteet hyväksyy hallitus ja sisäpiiritiedn julkistamiseen ja muuhun tiedttamiseen liittyvät tiedtteet hyväksyy [tavallisesti] [timitusjhtaja tai hänen varamiehenään talusjhtaja]. Lehdistötiedtteet hyväksyy [timitusjhtaja tai hänen varamiehenään talusjhtaja]. Tiedtteet laaditaan mahdllisimman npeasti ja, aina kun mahdllista, etukäteen laadittujen lunnsten phjalta. 3.3 Yhtiön edustaminen (spkespersns) Lain mukaan yhtiötä edustaa hallitus kaikissa asiissa ja timitusjhtaja sen timivaltaan kuuluvissa asiissa. Yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiötä edustaa lisäksi [...]. Yhtiö n nimennyt edustajia, jilla n ikeus antaa lausuntja yhtiön nimissä. Nimettyjä edustajia vat [timitusjhtaja, talusjhtaja, viestintäjhtaja ja IR-jhtaja] kaikissa yhtiötä kskevissa asiissa. [talusjhtaja ja IR-jhtaja erityisesti] yhtiön taludellista kehitystä kskevissa asiissa. [kunkin taludellisen segmentin jhtaja maa] yksittäistä segmenttiä kskevissa asiissa. mediasuhteista vastaa [...]. Timitusjhtaja tai muu yhtiön jht ei kmmenti yhtiön hallitusta kskevia asiita. Hallitusta edustaa yleensä hallituksen puheenjhtaja. Kaikki lausunnt yhtiön nimissä annetaan aiemmin julkistettujen tietjen puitteissa ja täsmällisesti niiden mukaisina. Yksittäisissä lausunnissa ei saa antaa yhtiön aiemmin julkistamista tiedista pikkeavaa tieta eikä sellaista täydentävää tieta, jka saattaa aiemmin julkistetun tiedn kanssa mudstaa uutta lennaista tieta, jta vidaan pitää sisäpiiritietna. Yhtiön edustaminen ssiaalisessa mediassa määräytyy ssiaalisen median käytöstä annetussa sisäisessä hjeistuksessa. 4 Tiedtettavat asiat Säännöllisen tiednantvelvllisuuden raprtteihin sisältyy keskeiset tiedt yhtiön taludellisesta asemasta, tulksesta ja niiden kehityksestä. Yhtiö raprti taludelliset lukunsa knsernitaslla. [Liiketimintaryhmän ja/tai eri maantieteellisten markkiniden lukuja raprtidaan/ei raprtida erikseen.] Yhtiö kert tulevaisuudennäkymistään vusittain hallituksen timintakertmuksessa. [Lisäksi yhtiö arvii tulevaa kehitystään pulivusikatsauksessa / savusikatsauksissa / erillisissä tiedtteissa ensimmäiseltä ja klmannelta neljännekseltä sekä tilinpäätöstiedtteessa]. [Yhtiö arvii tulevaisuudennäkymiään seuraavista näkökhdista: ] [Yhtiö ei julkista tulsennusteita /Yhtiö julkistaa tulsennusteita seuraavista seikista ]

6 6 Jatkuvan tiednantvelvllisuuden piiriin kuuluvaa sisäpiiritieta vivat lla muun muassa: Olennaiset muutkset tulevaisuuden näkymissä Psitiiviset ja negatiiviset tulsvaritukset Strategiamuutkset Merkittävät investinnit ja rahitusjärjestelyt Merkittävät rganisaatimuutkset ja muutkset hallituksen tai jhtryhmän kknpanssa sekä tilintarkastajan vaihtuminen Merkittävät ikeudenkäynnit tai muut viranmaismenettelyt ja niissä annetut päätökset Merkittävät yrityskaupat ja yhteisyritysspimukset Liiketiminnan uudelleenjärjestelyt Merkittävät yksittäiset tilaukset ja spimukset [muut yhtiön määrittelemät tiedt] [Yhtiö vi käyttää heisia päätöksentekpuita apuna arviidessaan tiednantvelvllisuutta: luettel malleista] Lisäksi yhtiö tiedttaa muun muassa: Yhtiökkuskutsun Yhtiökkuksen päätökset Olennaiset sakephjaiset kannustinjärjestelmät Liputusilmitukset Jhthenkilöiden liiketimet 5 Tiedtteen tyypit Yhtiön tiedtteet jakautuvat: julkistettaviin tiedtteisiin ja julkaistaviin lehdistötiedtteisiin [sekä sijittajauutisiin ja ammattilehtitiedtteisiin / muihin tiedtteisiin]. Tiedtteen tyyppi valitaan tiedn lennaisuuden ja merkittävyyden perusteella (nk sisäpiiritieta tai muuta pörssitiedtettavaa tieta) ja yhtiön sisäisten hjeiden mukaisesti. Julkistettavat tiedtteet (pörssitiedtteet) Yhtiö julkistaa tiedtteella mahdllisimman pian sisäpiiritiedn sekä muut jaksssa 4 mainitut asiat. Lisäksi yhtiö julkistaa tiedtteena säännöllisen tiednantvelvllisuuden perusteella annettavat tiedt ja säännölliset raprtit. Lehdistötiedtteet Yhtiö kert lehdistötiedtteilla sellaisista liiketimintaansa liittyvistä tapahtumista, jtka eivät täytä sisäpiiritiedn julkistamiselle ja muulle pörssitiedttamiselle määriteltyjä vaatimuksia, mutta jilla arviidaan levan uutisarva tai jiden arviidaan muuten kiinnstavan yhtiön sidsryhmiä. Sijittajauutiset ja ammattilehtitiedtteet / muut tiedtteet [ ]

7 7 6 Viestintäkanavat sekä tiedtteiden jakelu ja saatavilla l Yhtiö käyttää [...]-tiedtejakelujärjestelmää. Yhtiötä kskevan tiedn pääasiallinen lähde n internetsivust [ Kaikki yhtiön tiedtteet vat saatavilla yhtiön internetsivustlta, jnne ne asetetaan saataville julkistamisen tai muun julkaisemisen yhteydessä. Sivustlla ylläpidetään vähintään viiden vuden arkista julkistetuista pörssitiedtteista ja kymmenen vuden arkista taludellisista ja muista säännöllisistä raprteista (tilinpäätöksistä, timintakertmuksista, hallinninti- ja hjausjärjestelmästä annetuista selvityksistä (CG-selvitys), tilintarkastuskertmuksista ja pulivusikatsauksista, jne...). Yhtiön virallinen raprtintikieli n [sumi]. Kaikki pörssitiedtteet julkistetaan sumeksi [ja samanaikaisesti englanniksi]. Lehdistötiedtteet julkaistaan sumeksi [ja...ksi]. Yhtiö asettaa sijittaja- ja analyytikktapaamisissa käyttämäänsä aineista saataville internetsivustllaan. [Yhtiö tarjaa julkisia, internetin kautta seurattavissa levia lähetyksiä (webcast) merkittävien uutisten ja tulsjulkistusten yhteydessä.] Yhtiö hyödyntää ssiaalista mediaa viestinnässään. Ssiaalinen media ei kskaan le ensisijainen viestintäkanava tiednantvelvllisuuden alaisen tiedn tai muun uuden tiedn julkistamisen salta. Ssiaalisen median rli n tukea muita kanavia. Yhtiöllä n sisäinen hjeistus ssiaalisen median käytöstä yhtiön viestinnässä.