Tuotetietojen Tallennuskoulutus. Katarina Bredenberg, GS1 Finland Oy 2017

Transkriptio

1 Tuotetietojen Tallennuskoulutus Katarina Bredenberg, GS1 Finland Oy 2017

2 Päivän oppimistavoite Synkka-tuotetietopankin toiminnallisuudet tutuksi - Osaan perustaa vähittäistuotteen ja kuljetuspakkauksen - Tiedän miten pakkaushierarkia julkaistaan - Tiedän miten julkaistua tuotetta muokataan - Osaan viedä tuotetiedot eri tiedostomuotoihin - Tiedän miten tuotetiedot voi kopioida tuotetietopohjaksi Harjoittelemalla mestariksi! 2

3 Synkka-tuotetietopankin käyttöliittymä 3

4 Synkka-tuotetietopankin käyttö Synkka-tuotetietopankki löytyy osoitteesta Selaimen uusimmat versiot - Mozilla Firefox - Microsoft Edge - Google Chrome Jokaisella käyttäjällä tulee olla yksilöllinen käyttäjätunnus 4

5 Tärkeimmät toiminnot Tuotetietojen tallennus Tuotetietojen tarkistus Tuotetietojen julkaisu tietokantaan Tuotetietojen muokkaaminen 5

6 Käyttö- ja tallennusajat Synkka-tuotetietopankki on käytettävissä 24/7 - Käyttökatkoksista ilmoitamme erikseen Tuotetietosanoma muodostuu ja lähtee tiedon vastaanottajille tuotteen julkaisun jälkeen Vastaanottajat käsittelevät tietoja omien aikataulujensa mukaan Tallennus pitää tehdä jokaisella näkymällä 6

7 Mistä mina tiedän mitä tietoja pitää tallentaa? Annettavat tiedot riippuvat tuotteesta. Elintarvikkeelle, käyttötavaralle ja HoReCa-tuotteelle annetaan eri tiedot Tallenna tuotetietopankkiin kaikki tuotteen pakkauksesta löytyvät tiedot! 7

8 Kenttäkohtainen tarkistus Kenttäkohtainen tarkastus tuotetiedon syötön ja tallennuksen yhteydessä - Esim. GTIN-koodi tarkastus - Kenttien merkkimäärä Kaikki tiedot ovat muokattavissa tallennuksen jälkeen, paitsi - GTIN-koodi 8

9 Tarkistusraportti Näyttää pakkaushierarkian kaikki virheet. Tuotteen julkaisu onnistuu vasta kun raportilla ei ole virheitä. 9

10 Tietokenttien haku-toiminto Hae tietokenttiä Hae F-numerolla tai tietokentän nimellä Haku näyttää tietokentän sijainnin sinisellä korostuksella Hyödynnä hakua etsimällä virheraportilla esiintyviä tietokenttiä Haku täytyy tehdä oikealla pakkaushierarkian tasolla, ei ole esim. mahdollista hakea vähittäistuotteen tietokenttiä lava-tasolta 10

11 Hierarkia-toiminto Tarkastele hierarkian rakennetta Katso hierarkiaa Laajana tai Suppeana Klikkaamalla GTIN-koodia liikut vaivattomasti hierarkiatasojen välillä 11

12 Html, XML tai Pdf-tiedostoon lataaminen Tuotetiedon siirtäminen - Tallennettuja tuotetietoja voi ladata tiedostoihin klikkaamalla Lataa-kuvakkeita Käytettävät tiedostomuodot ovat: HTML Pdf XML (CIN) - Tiedosto haetaan hierarkian ylimmältä tasolta, jolloin tiedostoon tulee kaikki pakkaushierarkian osat - Tuotetieto voi olla Julkaistu tai Kesken-tilassa 12

13 Kuljetusyksikön tiedot Kuljetusyksikkö = toimitusyksikkö Kuljetusyksiköksi merkitään se pakkaushierarkian osa jolla tuotetta kuljetetaan Pakkaushierarkiassa pitää olla vähintään yksi kuljetusyksikkö Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle pitää määritellä onko se kuljetusyksikkö 13

14 Lavatiedot Muista antaa lavatiedot Jokaisessa pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot - Suoratoimitustuotteet (ei kaupan jakeluketjussa olevat tuotteet esim. liha, kala tai kosmetiikkatuotteet joita ei koskaan toimiteta yhtä myyntierää enempää) voidaan tallentaa ilman lavatietoja Lavatietojen puuttuminen ei näy virheraportilla - Käyttäjän täytyy itse muistaa antaa lavaustiedot 14

15 Lavaustiedot - Pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot vaikka tuotetta ei kuljeteta täydellä lavalla - Mikäli tuotetta ei kuljeteta koskaan täydellä lavalla, sille ilmoitetaan laskennallisen lavan tiedot = GTIN-kooditon lava - Lavalla ei ole omaa GTIN-koodia - Laskennallisen lavan tiedot annetaan kuljetuspakkauksen tai vähittäistuotteen yhteyteen näkymään GTIN-kooditon lava - Miten tuote lavattaisiin, jos toimitettaisiin kokonainen lava? 15

16 GTIN-koodillinen lava GTIN-koodillinen lava perustetaan silloin kun lavalla on oma GTIN-koodi - GTIN-koodillinen lava voi olla tilattava ja toimitettava yksikkö - Lava on pakkaushierarkian ylin taso - Kuljetusyksikkö = Kyllä - Pakkaustyypiksi valitaan Lava - Pakkaushierarkia-näkymään annetaan lavan sisältö Suositus on perustaa lavat GTIN-koodillisena - Tuettu tietomalli muissa tuotetietopankeissa, esim. ruotsissa 16

17 Pakkaushierarkia yksittäin ja monipakkauksissa myytäville tuotteille Tuotetta myydään sekä yksittäin että pakkauksissa esim. - panimotuotteet myydään sekä (tölkki, 6-pack, 12- pack jne.) Yksittäin ja monipakkauksissa myytävät tuotteet perustetaan kaikki samaan hierarkiaan - Ravitsemukselliset tiedot yms. muut lisätiedot annetaan vain vähittäistuotteelle. Monipakkaus lisätään yksittäisen vähittäistuotteen yläpuolelle, kuljetuspakkaustasolle - Monipakkaukselle annetaan kuluttajatuotteen tietoja kuten esim. Vertailuhinnan tiedot ja Tullikoodi 17

18 Transbox-, leipä- ja maitolaatikot Vajaa transbox Vajaa transbox: keräilymyyntierä ei täytä koko transbox-laatikkoa Täysi transbox Täysi transbox: keräilymyyntierä täyttää koko transbox-laatikon Vähittäistuote perustetaan normaalisti Vajaa Transbox perustetaan omalla GTIN-koodilla Bruttopainoon ei lisätä transboxlaatikon painoa Mitat ilmoitetaan transbox-laatikon mukaan Lavaustietoja ei anneta Vähittäistuote perustetaan normaalisti Täysi transbox perustetaan omalla GTIN-koodilla omaan haaraan Bruttopainoon lasketaan transboxlaatikon paino Mitat ilmoitetaan transbox-laatikon mukaan Annetaan lavaustiedot 18

19 Yhden tuotteen myymälälava ja display Myymälälava = teholava, ½-lava jne. Myymälälava ja display perustetaan aina suoraan vähittäistuotteen yläpuolelle hierarkiassa Oltava oma GTIN-koodi Mittatiedoiksi annetaan logistiset mitat Esillepanon mittatietoihin voidaan antaa minkä kokoinen display/myymälälava on myymälässä 19

20 Lajitelma Lajitelma sisältää aina vähintään kaksi eri GTIN-koodillista vähittäistuotetta Perustetaan kuljetuspakkaustasolle lajitelmaksi Hierarkiataso/tyypiksi valitaan Lajitelma Lajitelmaan valitaan vähittäistuotteita Lajitelman sisältö annetaan Pakkaushierarkia-näkymällä Määritellään onko lajitelma myös display Esimerkkejä lajitelmasta: - Keksikassi - Lahjapakkaus (shampoo ja hoitoaine) - Sekalava 20

21 Lajitelma Tuotteen esillepanosta kertovat seuraavat kentät: - Onko tuote display F Onko display valmis pakkaus F Displayn tyyppi F7340 Näihin kenttiin tulee antaa tietoja, mikäli tuote on display Display voi olla sekä kuluttajatuote että logistinen yksikkö - Display joka on lajitelma, sisältää vähintään kahta GTIN-koodillista tuotetta - Yhden tuotteen display sisältää vain yhtä GTIN-koodillista tuotetta 21

22 Tuotetiedon muokkaaminen 22

23 Julkaistussa tuotteessa on virhe (Korjaus) Tuotteen tiedoissa on virhe - Kirjoitusvirhe esim. tuotenimessä - Puuttuva tieto esim. tuotenumero Voimaantulopäivää ei anneta, korjaus tulee heti voimaan (Muokkaa-toiminto) Tuotteen ominaisuuksissa ei tapahdu muutoksia, Korjausta EI SAA käyttää mikäli tuotteen ominaisuudet tai logistiset tiedot ovat muuttuneet 23

24 Julkaistuun tuotteeseen tulee muutos (Muutos) Tuotteen ominaisuuksissa tapahtuu todellinen muutos - Tavarantoimittajan tuotenumero muuttuu - Kausisaatavuus päivitetään Annetaan voimaantulopäivä, jolloin muutos astuu voimaan (Uusi tuoteversio) Tiedoissa tapahtuva muutos ei saa vaikuttaa GTINkoodiin (kts. Kansainväliset GTIN-koodi säännökset) 24

25 Julkaistun tuotteen poistaminen (Korjaus) Tuotteen elinkaari Kun vähittäistuote /kuljetuspakkaus poistuu markkinoilta tai sen toimituksia ei aloiteta Poistot on ilmoitettava etukäteen, jotta vastaanottajat voivat ryhtyä toimiin tuotteen loppumisen vuoksi Toimenpiteet Tuotteen poistuessa markkinoilta, annetaan tiedot: - F7221 Saatavuus päättyy - F7242 Tuotanto lopetettu: pvm Mikäli lanseeraus peruuntuu/siirtyy, annetaan tiedot: - F7221 Saatavuus päättyy - F7241 Lanseeraus peruttu: pvm 25

26 Lopetuksen peruminen (Korjaus) Milloin? Lopetus perutaan kun tuote otetaan uudelleen valikoimiin - Uudelleen avaus peruuttaa lopetuksen Lopetuksen peruminen tapahtuu tekemällä uuden tuotetietoversion Toimenpiteet Lopetus peruutetaan päivittämällä seuraavat tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7242 Tuotanto lopetettu: pvm tai Lanseeraus peruttu: pvm F7241 Lisätään päivämäärä: - F7224 Saatavuus alkaa 26

27 Uusi korvaava tuote Kun tuotteen/pakkauksen GTIN-koodi vaihdetaan merkittävän tuotemuutoksen takia: - Lisätään vanhalle GTIN-koodille F7221 Saatavuus päättyy ja F7242 Tuotanto lopetettu päivämäärät - Uusi tuote lisätään kantaan - Uuden tuotteen tietoihin merkitään F7116 Korvattava GTIN-koodi (eli vanha GTIN-koodi, jonka uusi tuote korvaa 27

28 Tuotteiden linkittäminen Pakkaushierarkian luominen voidaan aloittaa myös ylemmästä yksiköstä jolloin vähittäistuote linkitetään kuljetuspakkaukseen - Sisältyvä pakkaus on oltava tallennettuna ennen kun se voidaan linkittää kuljetuspakkaukseen Linkittäminen tapahtuu Pakkaushierarkia-näkymällä lisäämällä - Kuljetuspakkaukseen sisältyvien pakkausten lukumäärä F Sisältyvän tuotteen GTIN-koodi F7117 Tuotetietopohjalta perustettu vähittäistuote ja kuljetuspakkaus yhdistetään linkityksen avulla 28

29 Tuotteen poistaminen 29

30 Julkaisemattoman tuotteen poistaminen Julkaisemattoman virheellisen tuotteen voi poistaa itse käyttöliittymästä - Poisto tapahtuu painamalla Poista kuvaketta - Tuote poistuu kokonaan kannasta Tarve tuotteen poistamiselle voi johtua mm. - Virheellinen GTIN-koodi - Virheellisesti perustettu pakkaushierarkia 30

31 Julkaistun tuotteen poistopyyntö Poistopyyntö lähetetään kirjallisena Synkka asiakaspalveluun Lupa poistoon pyydettävä myös vastaanottajilta Poistopyynnössä mainittava selkeästi: - Yrityksen GLN-numero - Poistettavan vähittäistuotteen/kuljetuspakkauksen GTIN-koodi kopioitavassa muodossa (Huom! Ei kuvakaappauksia) Poiston syy selkeästi ilmoitettuna Tehdään vain eritystapauksissa, esim. virheellinen GTIN-koodi 31

32 Tuotteiden edustuksen vaihtuminen 32

33 Tuotteiden edustuksen vaihtuminen Vanhan edustaja Tekee tuotteelle ensin näkyvyyden poiston lisäämällä oma GLN-numero näkymällä Tuotteen näkyvyys. Tallentaa tuotteille: - Saatavuus päättyy F7221 ja - Tuotanto lopetettu: pvm F7242 Tallentaa ja julkaisee tiedon Korjaustoiminnolla Uusi edustaja Perustaa tuotteen pakkaushierarkioineen oman GLNnumeronsa alle Tuotteiden perustaminen tapahtuu manuaalisesti, tai Synkka excel importin avulla - Tuotetietoja voi mahdollisesti saada vanhalta edustajalta - Varmista tuotetietojen oikeellisuus ennen latausta tietokantaan 33

34 Mediapankki 34

35 Mediapankki Jos tuote on tuotetietopankissa, kuva perii ja näyttää seuraavat tuotetiedot Synkka-tuotetietopankista: GLN-numero F7109 GTIN-koodi F7260 Toiminnallinen nimi F7222 Täydellinen tuotenimi F7130 Lyhyt tuotenimi F7132 Brandinimi F7052 Markkinointiteksti ja kieli F7135 Hierarkiataso/tyyppi F7158 Saatavuus päättyy F7221 Lanseeraus peruttu F7241 Tuotanto lopetettu F7242 GPC-ryhmittely F7114 Kohdemarkkina F7122 Tuotteen näkyvyys 35

36 Synkka-palvelun mediatoiminnallisuus Mediatoiminnallisuus on kaikkien tuotetietopankin asiakkaiden käytettävissä Kirjaudu mediapankkiin Tunnukset on toimitettu kaikille tuotetietopankin asiakkaille Katso mediapankin ohjevideot nimeämisestä ja aineiston lataamisesta Harjoittele halutessasi mediapankin harjoitteluympäristössä 36

37 Koulutuksen jälkeen Harjoittele ja kertaa Kirjaudu harjoitteluympäristöön Hyödynnä koulutusmateriaaleja Synkka-tuotetietopankin ohjeet ovat ladattavissa Lue tiedotteet tuotetietopankin ajankohtaisista asioista Kysy neuvoa GS1 Asiakaspalvelu opastaa ja neuvoo Synkkatuotetietopankin toiminnallisuuksissa Ota yhteyttä 37