Mikä on tuotetietoprosessi

Transkriptio

1 Tuotetietoprosessi

2 Mikä on tuotetietoprosessi Tuotetietoprosessi on tuotetietojen keräämistä, tarkistamista ja välittämistä niin, että koko ajan voidaan luottaa tietojen oikeellisuuteen Välineet, tavat ja järjestelmät eroavat, mutta se ei saa vaikuttaa tuotetiedon laatuun

3 Milloin ja miksi pitää olla mietittynä tuotetietoprosessi? Jos yrityksellä on enemmän kuin yksi tuote, pitää olla prosessi mietittynä Ilman toimivaa tuotetietoprosessia vaikeutuu tuotteiden myyminen ja toimittaminen Mahdolliset häiriöt tilaus-toimitusketjussa

4 Tuotetietoprosessi tiedontoimittajalla Ulkoinen prosessi Tiedon välittäminen yrityksen ulkopuolelle Käytetään apuna tuotetietopankkia Sisäinen prosessi Tiedon välittäminen yrityksen sisällä Vastuut ja tehtävät Aikataulut Prosessin omistaja, kuka omistaa / vastaa yrityksen sisäisestä tuotetietoprosessista

5 Tuotetietoprosessi Tuotetietoprosessi yhdellä tuotteella kestää koko tuotteen elinkaaren, ideoinnista tuotteen valmistukseen ja myynnin lopettamiseen Tuotetietoprosessi on yhteistyötä koko prosessin ajan käydään keskusteluja toimittajien ja hankintayhtiöiden / kaupparyhmien välillä.

6 Mitä pitää olla prosessissa mietittynä? Kuka Määritellyt vastuualueet Varahenkilöt Keneltä kysytään apua Mitä Mistä vastaa Mitä tapahtuu prosessin missäkin vaiheessa Mitä tapahtuu virhetilanteessa Milloin Milloin pitää toimia Aikatauluttaminen Mistä ja mihin Häiriötilanteiden hoito Virhetilanteiden hoito Mistä tiedot saa Mistä voi varmistaa oikeellisuudet Mihin / kenelle tiedot toimitetaan (sisäinen / ulkoinen prosessi) Vastuuhenkilön irtisanoutuminen Sairas poissaolot Ruuhka Minne ilmoitetaan ja korjataan Mitä korjataan Mistä oikea tieto Kuka tekee

7 Tuotetietovastaava Jokaisessa tuotetietoja käsittelevässä yrityksessä tulisi olla tuotetietovastaava Tuotetietovastaavan vastuualueeseen kuuluu: Tuotetiedot syötetään ajoissa Oikeat tiedot syöttövaiheessa saatavilla Tiedon oikeellisuuden tarkastaminen tuotetietopankissa Tuotetiedon tietotaidon ylläpitäminen yrityksessä Tuotetietopankin tiedotteiden seuraaminen ja niistä mahdollisesti aiheutuvien toimenpiteiden informoiminen ja työstäminen yrityksessä Huolellisuutta ei voida ylikorostaa

8 Johto / omistaja Tuotetietovastaava Toteuttaja / syöttäjä Vallan ja vastuun kolmijako Antaa tehtävät Valvoo tehtäviä yleisellä tasolla Kokonaisvastuu onnistumisesta Hankkii välineet, koulutuksen Antaa aikaresurssit Huolehtii, että on nimetyt ja koulutetut varahenkilöt kaikkiin tehtäviin Valvoo laatua / oikeellisuutta Aikatauluttaa yksittäiset tehtävät Valvoo toteutumista Raportoi omistajalle / johdolle Valvoo, että tieto on saatavilla Seuraa tiedotteita, lakia, asetuksia, ohjeita Velvollisuus ylläpitää tietotaitoa tuotetietoudesta Suorittaa annetut tehtävät annetulla aikataululla Raportoi tuotetietovastaavalle onnistumisista ja havaituista virheistä Velvollisuus ylläpitää syöttämisen tietotaitoa

9 Tuotetietoprosessi Syötettävät tuotetiedot Tarkistus Paras saatavilla oleva tieto Tuotetietopankkiin suoraan tai omien järjestelmien kautta Tuotetietojen syöttö 1-8 kuukautta ennen lanseerausta Kommunikointi kauppakumppanin kanssa Kuka, miten milloin Tuotetietojen tarkistus Kommunikointi mahdollisista muutoksista / korjauksista L A N S E E R A U S T O I M IT U K S E T Mitä, Millä aikataululla Tulevat muutokset Kommunikointi mahdollisista muutoksista / korjauksista

10 Tuotetietojen oikeellisuus lähtee prosessista Mitä paremmin asiat on mietitty ja järjestetty, sitä parempi on tuotetiedon oikeellisuus

11 Tuotetietoprosessi Tuotetiedossa virhe

12 Tuotetiedoissa havaittu virhe tiedontoimittaja havaitsee Havaittu virhe Havaitaan virhe tuotetiedoissa. Informoidaan tuotetietovastaavaa Informoidaan Asiakaspäällikköä havaitusta virheestä Tuotetietovastaava Syöttäjä Nettisivut Tilausten vastaanotto Varasto yms. Syöttäjälle tieto korjattavasta asiasta Kaikista omista liitännäisjärjestelmistä on tarvittaessa myös korjattava tieto Oma järjestelmä Syöttäjä korjaa virheen joko suoraan tuotetietopankkiin ja / tai omaan järjestelmään Omasta järjestelmästä lähetetään tuotetietosanoma tuotetietopankkiin Tuotetieto pankki Tuotetietopankki lähettää tuotetietosanoman tuotetiedon vastaanottajille Asiakaspäällikkö Asiakaspäällikkö infoaa kaupparyhmää havaitusta virheestä joko sähköpostilla tai puhelimitse Kauppa -ryhmä

13 Tuotetiedoissa havaittu virhe tiedon vastaanottaja havaitsee Havaitaan virhe tuotetiedoissa. Tieto ilmoitetaan tiedontoimittajan asiakaspäällikölle, pyyntö lähettää oikea tieto asap Havaittu virhe Kauppa -ryhmä Asiakaspäällikkö Oikean tiedon antaminen kaupparyhmälle sähköpostilla Oikean tiedon etsiminen, tuotetietovastaavan informoiminen Tuotetietovastaava Oikean tiedon antaminen asiakaspäällikölle Syöttäjälle tieto korjattavasta asiasta Syöttäjä Syöttäjä korjaa virheen joko suoraan tuotetietopankkiin tai / ja omaan järjestelmään Tuotetietopankki lähettää tuotetietosanoman tuotetiedon vastaanottajille Aikaa virheen havaitsemisesta / ilmoituksesta tuotetietopankkiin tiedon korjaamiseen on 7 vuorokautta Tuotetieto pankki Omasta järjestelmästä lähetetään tuotetieto-sanoma tuotetietopankkiin Oma järjestelmä Nettisivut Tilausten vastaanotto Varasto yms. Kaikista omista liitännäisjärjestelmistä on tarvittessa myös korjattava tieto

14 Tuotetiedoissa korjattu virhe tiedon vastaanottaja Hyllykarttasuunnittelija Tilaus Toimittaja korjaa virheen tuotetiedoissa Tuotetietopankki lähettää tuotetietosanoman vastaanottajille Logistiikka Synkka Tuote Kauppa -ryhmä Raportointi Tuotepäällikkö tai assistentti hyväksyy tehdyn korjauksen Asiakaspalvelu Toimittajan Asiakaspäällikkö Tuotepäällikkö Tuoteassitentti Nettikauppa Toimittajan asiakaspäällikkö infoaa kaupparyhmää havaitusta virheestä joko sähköpostilla tai puhelimitse Kaikista omista liitännäisjärjestelmistä on tarvittaessa myös korjattava tieto

15 Tuotetietoprosessi Teollisuus Uusi tuote

16 Malliesimerkit tuotetietoprosesseista Esimerkkejä kuinka prosessi voisi mennä valmistajalla ja maahantuojalla Ei ota kantaa aikaan Uuden tuotteen prosessi Valmistaja Maahantuoja Muuttuvan tuotteen prosessi Mitä pitää ottaa huomioon Poistuvan tuotteen prosessi Mitä pitää ottaa huomion

17 Teollisuuden prosessi / uusi tuote Synkka Tuote

18 Tuotetietoprosessi Teollisuus Muuttuva tuote

19 Muuttuva tuote Tuotteen elinkaaren aikana tuotetiedoissa voi tapahtua muutoksia Muuttuvan tiedon luonteesta ja merkityksestä johtuen joudutaan mahdollisesti tuotteelle antamaan uusi GTINkoodi Tuotteen tiedoissa ja ominaisuuksissa tapahtuu muutos esim. Nimi Tavararyhmä Pakkausmerkinnät

20 Muuttuvan tuotteen prosessi Synkka Tuote

21 Tuotetietoprosessi Teollisuus Poistuva tuote

22 Poistuva tuote Tuotteen poistumisesta pitää ilmoittaa kaupparyhmille etukäteen Poistumiseen johtavia syitä ovat mm. Tuotteen valmistus lopetetaan Tuotteessa tapahtuu niin suuri muutos, että sille on annettava uusi GTIN-koodi Synkka Tuote

23 Poistuva tuote / Poistopäätös Poistopäätöksessä otetaan kantaa siihen, mistä alkaen tuotteen valmistus ja toimitus lopetetaan Poisto ohjeistaa tiedon vastaanottajaa siitä, että tuotteen toimitukset lopetetaan Tiedon vastaanottaja voi tämän tiedon perusteella tehdä: Tarvittavat toimenpiteet omiin järjestelmiinsä Etsiä uusi korvaava tuote tilalle

24 Tuotetietoprosessi Maahantuojan prosessi

25 Maahantuojan prosessi Päämies antaa tietoa tuotteesta ja maahantuoja tekee ratkaisut annettujen tietojen mukaan Ongelmia maahantuojan prosessissa aiheuttavat: Eri maissa olevat käytännöt annettavien tuotetietojen laajuudesta Eri mailla olevat poikkeavat aikataulut Synkka

26 Tuotetietoprosessin työkalupakki

27 Tuotetietoprosessin apuvälineet Tuotetietoprosessissa voi hyödyntää Tuotetietolomaketta Suomeksi ja englanniksi Löytyy Synkka.fi -sivustolta

28 Tuotetietoprosessi Tuotetietojen vastaanottajan prosessi - uusi tuote

29 Tuotetiedon vastaanottaja Tuotetiedon vastaanottajan prosessi on ottaa vastaan tuotetietoja ja käsitellä niitä omien tarpeiden mukaisesti Eri vastaanottajien tarpeet ja tavat käsitellä tietoa eroavat toisistaan Tuotetietopankista tulee aina kaikki tuotteesta tallennettu tieto, vastaanottaja määrittelee mitä tietoja tuotteesta ottaa vastaan

30 Tuotetiedon vastaanottajan prosessi

31 Tarjonnan selvitys Tarjonnan selvityksessä valikoimiin etsitään sitä täydentäviä tai sieltä puuttuvia tuotteita Tuotteita joko tarjotaan toimittajan toimesta tai etsitään kaupan toimesta valikoiminen täydentämiseksi Valikoiman täydentäviä tuotteita etsittäessä ovat tuotteen lisätiedot erittäin tärkeitä Esim. etsittäessä valikoimaan laktoosittomia tuotteita tai tuotteita joilla on vastuullisuus tiedot (luomu, Reilu Kauppa, ympäristömerkityt), tuote jää tästä käsittelystä pois jos tämä tieto puuttuu tuotetiedoista

32 Tuoteavaus Tuoteavauksessa tuote perustetaan vastaanottajan omiin järjestelmiin lisäten siihen omia ohjaustietoja Mm. tuotepuut, logistiikka tiedot Tuotetietojen vastaanottajat näkevät tuotetiedot omista järjestelmistä, ei Synkka Tuotteesta

33 Valikoimapäätös, tuotetiedon ylläpito, valikoima- ja hintaylläpidot Valikoimapäätöksessä päätetään tuotteen ottamisesta kaupan valikoimiin Valikoimapäätöksiä tehdessä tuotetiedot ovat merkittävässä osassa Oikeellisuuteen on voitava luottaa Tuotteen ominaisuudet, tuotteen vastaaminen määriteltyihin tarpeisiin, uutuusarvo jne. Mittatiedot (fyysiset mitat ja myyntierien kappalemäärät) Niiden avulla voidaan selvittää, onko tuotteelle järjestettävissä tilaa hyllyssä Valikoimapäätöksen jälkeen tuotteelle ylläpidetään valikoimatietoja Lisäksi tuotteelle määritellään hinnat sekä ostohinta että myyntihinnat

34 Hyllykuvien ylläpidot Hyllykuvien ylläpidossa: Lisätään uudet valikoimaan otetut tuotteet Poistetaan valikoimasta poistuvat tuotteet Hyllykartat tehdään ilmoitettujen mittojen ja esillepanotietojen mukaan Hyllykartat valmistuvat ennen valikoiman voimaanastumista

35 Tilauksen suunnittelu Lavatietoja tarvitaan tilauksen suunnittelussa Tilauksen suunnittelussa määritellään tilausmäärät esim. lavakerros eli montako myyntierää menee lavakerrokseen Annettujen myyntierä- ja lavatietojen mukaan suunnitellaan tuotteen tilaus Kausituotteilla merkitään sen kauden toimitusaika joka on ilmoitettu tuotetiedoissa

36 Logistiikan suunnittelu Logistiikkasuunnitteluun vaikuttaa: Säilytys- ja kuljetuslämpötila Erilaiset toimitustavat (varasto-, terminaali- vai suoratoimitustuote)

37 Tietojen välittäminen Kaupparyhmien järjestelmiin tallennetut tiedot välitetään hankinta- ja jakeluketjussa eteenpäin Tuotteen tunnisteena toimii GTIN-koodi Tuotetiedoista osa perustiedoista voivat olla tallennettuina useampaan järjestelmään mm. GTIN-koodi Nimi Myyntieräkoot

38 Kassajärjestelmät Kassajärjestelmiin on ennen tuotteen myyntiin tuloa perustettava tuote Kassajärjestelmiin tuotteesta tulee mm. GTIN-koodi, jonka avulla tuote tunnistetaan Tuotteen kuittinimi Hinta Kassajärjestelmissä tuotteen tunnisteena yleensä toimii aina GTIN-koodi GTIN-koodi toimii myös tunnisteena seuratessa tuotteiden myyntitilastoja

39 Myymälämateriaalin muodostaminen Ennen tuotteen myymälöihin tuloa on tuotettava myymälämateriaalit mm. Etiketit Julisteet Hyllynreunaetiketit Hyllynreunaetiketeissä on tuotteen: GTIN-koodi Nimi Hinta Yksikkö (kilo, litra tai kappale) Vertailuhinta Kuluttajan on pystyttävä yhdistämään tuote ja hyllynreunaetiketti

40 Tilaukset ja toimitukset kaupoille Tuotetta aletaan myymään Tuotetta: Tilataan Toimitetaan Vastaanotetaan Välitetään eteenpäin Tuotteesta kertyy tilastotietoa, esim. myyntiluvut