Tuotetietojen välitys Synkka-palvelusta muille kohdemarkkinoille

Transkriptio

1 Päivitetty Tuotetietojen välitys Synkka-palvelusta muille kohdemarkkinoille Tässä ohjeessa kuvataan, miten tuotetietoja välitetään Synkka-palvelun kautta Suomen lisäksi muille kohdemarkkinoille (esim. Ruotsi, Tanska ja Saksa). Sisällysluettelo Synkka-palvelu ja eri kohdemarkkinat... 2 Tuotetietoversiot... 2 Vastaanottajakohtaiset, kohdemarkkinakohtaiset ja globaalit tuotetiedot... 3 Keinot tuotetietojen julkaisuun toiselle kohdemarkkinalle... 3 Tuotetietojen kopiointi toiselle kohdemarkkinalle... 3 Eroja tuotetietojen ilmoittamisessa eri kohdemarkkinoille... 6 Lavatiedot... 7 Tuotteen nimeäminen... 7 Hierarkiataso... 7 Eri rajaukset koodilistan arvoissa... 8 Pakkauksen päiväysmerkintä... 8 Allergeenit... 8 Verotustiedot... 8 Puolilava... 8 Tulevaisuuden versio... 7 Tuotetietojen tarkistus Yhteystiedot

2 Synkka-palvelu ja eri kohdemarkkinat Synkka-palvelun kautta on mahdollista välittää tuotetietoja muihin GDSN-tuotetietopankkeihin, esimerkiksi Ruotsin, Tanskan ja Saksana kohdemarkkinoille. Tuotetiedot julkaistaessa valitaan kyseinen kohdemarkkina ja vastaanottajan (GLN-numero). Synkka-palvelu välittää tuotetietosanoman kyseisen vastaanottajan käyttämään tuotetietopankkiin, joka edelleen toimittaa sen vastaanottajalle. Mikäli tuotetiedot julkaistaan käyttäen pelkkää kohdemarkkinaa, kaikki GDSNverkostoon kuuluvat vastaanottajat voivat kysellä tiedot minkä tahansa tuotetietopankin kautta. Tavarantoimittajan tulee tehdä seuraavat toimenpiteet, ennen kun julkaisu toiselle kohdemarkkinalle on mahdollista. 1. Tavarantoimittajalla pitää olla voimassa oleva Synkka-palvelun sopimus GS1 Finland Oy:n kanssa. 2. Tavarantoimittaja ilmoittaa tuotetietojen vastaanottajalle, että tämä voi tehdä tuotteesta tai tavarantoimittajan GLN-numerolla kyselyn (subscription). Vastaanottaja luo kyselyn omassa tuotetietopankissaan. 3. Tavarantoimittaja julkaisee tuotetiedot Synkka-palvelussa kyseiselle vastaanottajalle ja/tai kohdemarkkinalle. Tuotetietoversiot Jos tuote on julkaistu usealle eri kohdemarkkinalle, jokaiselle kohdemarkkinalle muodostuu oma versio, ja ne näkyvät omina riveinään Synkka-palvelun tuotelistauksessa. Tuotteesta voi olla useita versioita, sen mukaisesti onko tuotetiedot julkaistu julkisena vai yksityisenä yhdelle tai useammalle vastaanottajalle. Alla olevassa esimerkissä on tuote, joka on julkaistu Tanskan kohdemarkkinalle julkisena. Suomen kohdemarkkinalle on julkaistu sekä julkinen versio että yhdelle vastaanottajalle kohdistettu yksityinen versio. 2

3 Vastaanottajakohtaiset, kohdemarkkinakohtaiset ja globaalit tuotetiedot Tuotetietokentät ovat joko globaaleja (kaikille yhteisiä), kohdemarkkinakohtaisia tai vastaanottajakohtaisia. Tuotetietoja julkaistaessa tallentajan tulee huomioida kyseisen kohdemarkkinan ohjeet ja vaatimukset tuotetiedoille. Tietokentän tyypin voi tarkistaa käyttöliittymässä Ohje-painikkeen takaa ja tieto löytyy myös Metadatadokumentista. Jos tuotteesta on useita versioita, tulee kiinnittää huomiota tuotetietoja ylläpidettäessä siihen, onko kyseessä yhteinen tieto kaikille tuoteversioille tai voiko se poiketa tuoteversioiden välillä. - Ylläpidettäessä kaikille yhteistä tietoa käyttöliittymässä mille tahansa tuotteen versiolle, tuotteen kaikki versiot päivittyvät automaattisesti. - Kun päivitetään kohdemarkkinakohtaista tuotetietoa käyttöliittymässä, kaikki kyseiselle kohdemarkkinalle julkaistut versiot päivittyvät automaattisesti - Kun päivitetään vastaanottajakohtaista tuotetietoa käyttöliittymässä, tieto päivitetään ainoastaan kyseiselle vastaanottajalle määriteltyyn tuoteversioon ja muut versiot eivät muutu. Keinot tuotetietojen julkaisuun toiselle kohdemarkkinalle Tuotetiedot voidaan julkaista Synkka-palvelusta toiselle kohdemarkkinalla kolmella tapaa; a. Uusi tuoteversio luodaan kopioimalla tuotetiedot olemassa olevasta Suomen kohdemarkkinalle julkaistusta tuotteesta, ja tekemällä tämän jälkeen toista kohdemarkkinaa varten tarvittavat muutokset ja lisäykset tuotetietoihin. Tämä on suositeltu tapa. b. Uusi pohja. Kopioimalla ainoastaan kaikille kohdemarkkinoille yhteiset tuotetiedot olemassa olevasta Suomen kohdemarkkinalle julkaistusta tuotteesta ja tekemällä tämän jälkeen toista kohdemarkkinaa varten tarvittavat muutokset ja lisäykset tuotetietoihin. c. Jos tuotetta ei ole olemassa se voidaan luoda uutena tuotteena toiselle kohdemarkkinalle. Seuraavassa kuvaamme suosittelemamme tavan kopioida Suomessa julkaistut tuotetiedot Ruotsin kohdemarkkinalle. Tuotetietojen kopiointi toiselle kohdemarkkinalle 3

4 Jokainen tuotehierarkian taso (vähittäistuote, kuljetuspakkaukset, lava) pitää kopioida erikseen. Aloita vähittäistuotteesta. Suomen kohdemarkkinalle julkaistun vähittäistuotteen tuotetiedot avataan. Näkymällä Kohdemarkkinat ja osapuolet on mahdollista lisätä vähittäistuotteesta uusi versio toiselle kohdemarkkinalle. Valitse Lisää kohdemarkkina. Seuraavaksi tulee määritellä mille kohdemarkkinalle tuotetietoversio luodaan. Lisäksi määritellään, tuleeko versiosta julkinen (tuotetiedot kaikkien vastaanottajien nähtävillä) vai yksityinen. Jos siitä tehdään yksityinen, määrittele tuotetiedon vastaanottaja. 4

5 Luo uusi tuoteversio kopioimalla olemassa olevat tuotetiedot. Avaa kohdemarkkina Suomi, ja valitse kopioitava versio. Täydennä ja muokkaa tuotetiedot siten, että ne vastaavat kyseisen kohdemarkkinan tietovaatimuksia. Tässä tallentajaa ohjaa Synkka-palvelun Tarkastuslista, jossa on näkyvillä ilmoituksia täydennettävistä tiedoista. Huomioithan, että Synkka-palvelussa näkyvät ainoastaan Suomen ja Tanskan tarkistussäännöt sekä globaalit tarkistussäännöt. Muille kohdemarkkinoille julkaistaessa Synkka tarkistaa ainoastaan globaalit säännöt ja lähettää tuotetietosanoman kohdemaan tuotetietopankkiin, joka tekee tarkistuksen heidän omien sääntöjen perusteella ja palauttaa Synkka-tuotetietopankkiin tarvittaessa virheraportin. Tallentajan tulee perehtyä kohdemarkkinan ohjeisiin, koska jokaisella kohdemarkkinalla on omia vaatimuksia annettavien tietojen suhteen. Linkit eri tuotetietopankkien ohjeisiin löytyvät tämän ohjeen lopusta kohdasta Yhteystiedot. Seuraavaksi lisää hierarkiaan kuljetuspakkausten versiot samaan tapaan. Huomioithan, että pakkaushierarkiat voivat olla rakenteeltaan erilaisia eri kohdemarkkinoilla. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa näkyy Pakkaushierarkia -näkymällä lavan kohdalla punainen huomiomerkki. Tässä tilanteessa tiedontoimittaja on Ruotsin kohdemarkkinalle tallennetun vähittäistuotteen tiedoissa. Lavaa ei ole vielä lisätty kohdemarkkinalle Ruotsi, mutta Suomen kohdemarkkinalle on. Tästä syystä järjestelmä näyttää varoitusmerkin. Tässä tilanteessa lava on mahdollista lisätä myös kohdemarkkinalle Ruotsi klikkaamalla ko. varoitusmerkkiä. 5

6 Hierarkiat voivat olla erilaisia eri kohdemarkkinoilla. Jos tiedontoimittaja haluaa esimerkiksi julkaista Ruotsin kohdemarkkinalle lavan eri GTIN-koodilla, hän voi yllä kuvatussa tilanteessa jättää varoitusilmoituksen huomiotta. Pakkaushierarkiaa koskevan varoitusilmoituksen tarkoitus on kehottaa tallentajaa varmistamaan, että pakkaushierarkiat on lisätty oikein. Se ei estä tuotetietojen julkaisua. Eroja tuotetietojen ilmoittamisessa eri kohdemarkkinoille Tuotetietojen ilmoittamisessa on tiettyjä kohdemarkkinakohtaisia eroja. Seuraavassa on mainittu muutamia esimerkkejä. Tarkemmat ohjeet löytyvät kohdemarkkinan GS1:n tai tuotetietopankin sivuilta (katso ohjeen lopussa kohta Yhteystiedot). Tuotteiden nimeäminen ja tekstikentät Suomessa käytetään yhteisesti sovittua mallia tuotteiden nimeämiseen. Muille kohdemarkkinoille julkaistaessa tuotteiden nimeämisessä noudatetaan GDSN-standardin mukaista ohjetta. Lue lisää nimeämisestä. Nimet ja vapaisiin tekstikenttiin annettavat tiedot, kuten ainesosalista ja kuluttajaohjeet) on annettava kunkin kohdemarkkinan vaatimilla kielillä. 6

7 Tulevaisuuden versio Julkaistaessa tuotetietoja muille kohdemarkkinoille kuin Suomeen ei tulevaisuuden versiota tule käyttää. Suomessa on mahdollista ilmoittaa tulevaisuudessa voimaantulevia muuttuneita tuotetietoja Uuden tuoteversion avulla. Muilla kohdemarkkinoilla ei vastaavaa tapaa ole käytössä. Ruotsin kohdemarkkina Lavatiedot Suomessa lavatiedot on mahdollista ilmoittaa kuljetuspakkauksen yhteydessä GTINkoodittoman lavan tietoina. Mutta Ruotsiin tuotetta julkaistaessa tuotehierarkiassa on oltava GTIN-koodillinen lava. Katso lisäohjeita pakkaushierarkioista. Hierarkiataso Toisin kuin Suomessa, kohdemarkkinalla Ruotsi ei ole käytössä Hierarkiataso Display shipper. Tuotteen nimeäminen Ruotsalaiset tiedon vastaanottajat voivat rakentaa myymälän hyllynreunaetiketin oheisen kuvan mukaisesti, hyödyntäen tuotetietopankin kautta saatuja tietoja. Tästä johtuen nimitiedot annetaan seuraavasti: Tuotenimi (Description short) ei saa sisältää brändiä tai kokoa. Esim. Pyykinpesujauhe. Sama sisältö kuin tietokentässä Toiminnallinen nimi. Korkeintaan 18 merkkiä pitkä. Koko (Descriptive size) -tietokentässä ilmoitetaan tuotteen koko/ pakkauskoko. Vertailuhinnan perusteeksi ilmoitetaan pakkauksen sisältämä määrä, esim. 1 kg. Vertailuhinnan tyyppi (Price comparison content type code) ilmoitetaan myös, esim. Per pesukerta tai Per kilo. 7

8 Eri rajaukset koodilistan arvoissa Hierarkiatason lisäksi tietyillä muillakin koodilistoilla käytettävissä olevat koodilistan arvot on rajattu. Esimerkiksi Päiväysmerkintä -kohdassa Ruotsissa käytetään ainoastaan arvoja Best before date tai Expiration date. Lisätietoja Ruotsin koodilistoista. Pakkauksen päiväysmerkintä Päiväysmerkintä -tiedon lisäksi kohdemarkkinalle Ruotsi ilmoitetaan päiväyksen muoto, esim (daymonth-year), ilmoitetaan dd-mm-yy. Allergeenit Ne allergeenit jotka ilmoitetaan Suomen markkinoilla arvolla Ei sisällä, tieto annetaan Ruotsiin attribuutilla Packaging marked free from code T4031 (huom. tieto ettei tuotteessa ole ko. ainesosaa pitää olla myös pakkauksessa). Ne allergeenit, jotka ilmoitetaan kontaminaatioasteella Sisältää tai Saattaa sisältää, ilmoitetaan kohdassa Allergeenitiedot. Verotustiedot Verotusmaa Arvonlisäverolle ja Valmisteverolle valitaan kohdemarkkinan mukaan. Julkaistaessa tuotetietoja Ruotsiin, Duty free tax rate ilmoitetaan ilman prosenttimerkkiä (17,5% ilmoitetaan muodossa 17.5) Puolilava Hierarkiarakenne vähittäistuote-puolilava-lava ilmoitetaan Ruotsissa siten, että puolilavan hierarkiataso on Laatikko, kuljetuspakkaus. Suomessa puolilavalle käytetään arvoa Lava. 8

9 Saksan kohdemarkkina Verotustiedot Verotusmaa Arvonlisäverolle ja Valmisteverolle valitaan kohdemarkkinan mukaan. Saksan kohdemarkkinalla ilmoitetaan arvonlisävero seuraavasti: Duty Fee Tax Agency Code = 246 Duty Fee Tax Type Code = VAT Duty Fee Tax Category Code = LOW, MEDIUM, STANDARD tai ZERO Valmisteverotieto annetaan alkoholeille seuraavasti CASE1: Excise tax relevant = YES Duty Fee Tax Agency Code = 84 (DE, BRD) Duty Fee Tax Type Code = EXC Duty Fee Tax Category Code = APPLICABLE CASE2: Excise tax relevant = NO Duty Fee Tax Agency Code = 84 (DE, BRD) Duty Fee Tax Type Code = EXC Duty Fee Tax Category Code = NOT_APPLICABLE 9

10 Vaarallisen aineen kuljetustiedot: Dangerous Goods Regulation Code ja Dangerous Goods Regulation Agency Pakollinen tieto hierarkian alimmalla tasolla. Dangerous Goods Regulation Agency = ADR Dangerous Goods Regulation Code: Saksassa käytössä seuraavat arvot: ZCG Yes, is or contains Dangerous Goods ZGE ZNA ZNB Yes, is or contains Dangerous Goods, but exceptions for transport No Dangerous Goods No Dangerous Goods, but Additional Information for transport GHS Kemikaalien luokitus- ja merkintäjärjestelmä Pakollinen tieto hierarkian alimmalla tasolla. Tiedot annetaan seuraavasti: Case 1: GHS = YES Regulatory Permit Identification = TRUE Regulatory Agency = UN Regulatory Act = GHS Case 2: GHS = NO Regulatory Permit Identification= FALSE 10

11 Regulatory Agency = UN Regulatory Act = GHS Biosidi Pakollinen tieto hierarkian alimmalla tasolla. Tiedot annetaan seuraavasti: Case 1: Biozid = TRUE Is Trade Item Regulation Compliant = TRUE Regulation Type Code = BIOCIDE_REGULATION Case 2: Biozid = FALSE Is Trade Item Regulation Compliant = NOT_APPLICABLE Regulation Type Code = BIOCIDE_REGULATION Ravintoarvot Saksassa käytetään attribuuttia Nutrient Basis Quantity / Ravintoarvoilmoituksen peruste viitearvona, jonka mukaan ravintoainetta mitataan. Tai tuotteelle annetaan tieto foodbeveragecompositiondatabasecode = MRI indikoimaan tuotteen ravintotietoja ( German Food Code ja Nutrient Base ). Transport Stacking Factor / Lavan pinottavuus 11

12 Lavan pinottavuus on pakollinen tieto, se annetaan joko GTIN-koodilliselle lavalle tai GTINkoodittoman lavan ollessa kyseessä kuljetuspakkaustasolle. Arvo 1 tarkoittaa ettei lavoja saa pinota päällekkäin. Tanskan kohdemarkkina Allergens / Allergeenit EU-lainsäädännön mukaisesti elintarvikkeille vaadittavista 14 allergeenista on ilmoitetaan kaikista sisältääkö tuote kyseistä allergeenia vai ei. Organic Trade Item Code Luomutieto on Tanskan kohdemarkkinalla pakollinen elintarvikkeille. Minimum Trade Item Lifespan From Time Of Arrival Riippuen siitä mihin GPC-ryhmään tuote kuuluu voi säilyvyysaika saapumisesta olla pakollinen tieto (esim. elintarvikkeilla). Tuotetietojen tarkistus Kun tuotetiedot on julkaistu Synkka-palvelussa toiselle kohdemarkkinalle, kohdemarkkinan tuotetietopankki tarkistaa julkaistut tuotetiedot. Tuotetiedot tarkistetaan sekä kohdemarkkinan että vastaanottajan tietovaatimuksia vasten. Jos ne eivät vastaa kohdemarkkinan tai määritellyn vastaanottajan vaatimuksia, tuotteen tilana on Sanomat -näkymällä Tarkista. Tallentajan tulee tarkistaa, korjata ja julkaista uudelleen tuotetiedot. Kun virheitä tai puutteita ei löydy, tuotteen tila on Vastaanotettu. Tällöin tuotetiedot on välitetty vastaanottajille. Hae Sanomat -näkymällä tuotetta aina hierarkian ylimmän tason GTIN-koodilla. Huomioi, että tila ei päivity välttämättä heti tuotteen julkaisun jälkeen vaan vasta siinä vaiheessa, kun vastaanottajan tuotetietopankki on lähettänyt joko hyväksyntäkuittauksen tai virheraportin. 12

13 Tanskan kohdemarkkinalle julkaistaessa Synkka-palvelussa tiedot tarkistetaan jo tuotetta luotaessa / muokattaessa myös Tanskan omien tarkistussääntöjen mukaisesti ja mahdolliset virheet on korjattava jo ennen tuotteen julkaisemista kuten Suomen kohdemarkkinalle julkaistaessa. Eri kohdemarkkinalle julkaiseminen integraation kautta Kun tuotetietoja julkaistaan muille kuin Suomen kohdemarkkinalle integraation kautta muodostetaan sanomalle jokaiselle kohdemarkkinalle / vastaanottajalle oma catalogueitemnotification -osio. Nämä voidaan lähettää joko samalla sanomalla tai erikseen omina CIN-sanominaan. Virheilmoitukset tulevat muista tuotetietopankeista CIC (catalogueitemconfirmation) -sanomilla ja ne voivat sisältää joko tuotetietopankin tarkistuksen tulokset tai asiakaskohtaisia virheilmoituksia. Jaossa olevat skeemapaketit sisältävät kaikki standardin sisältämät attribuutit ja attribuuttien xpath-polut löytyvät kunkin kohdemarkkinan omista ohjeista tai voit pyytää kaikki attribuutit sisältävän metadata Excelin GS1 Finlandin asiakaspalvelusta. Tuki GS1 Finlandin asiakaspalvelu auttaa virheilmoitusten tulkitsemisessa, mikäli tuotetietojen korjaaminen ei kohdemarkkinan ohjeiden avulla onnistu. Yhteystiedot Ruotsin GS1:n nettivisut (Validoon ohjeet) 13

14 Guideline for trade item information -dokumentista löytyy kuvaukset eri tietokentille. Lista Validoon vastaanottajista löytyy täältä: Tanskan GS1Trade Sync -tuotetietopankin tekninen dokumentaatio ja ohjeet: Saksan 1WordSync tuotetietopankin tekninen dokumentaatio ja ohjeet: Profiles Overview/Code lists FMCG, DIY, AGRO, HEALTHCARE -dokumentista löytyy käytössä olevat tietokentät ja ohjeet. RETAILER LIST DE AT CH -dokumentista löydät listauksen vastaanottajien GLN-numeroista. 14