Synkka Laatu Infopaketti Olemassa olevat tuotteet

Transkriptio

1 Infopaketti Olemassa olevat tuotteet

2 SISÄLLYS 1 Lähtökohdat 3 2 Tarkastukset Myyntierät Vähittäistuotteet Tarkastusraportti Huomautusaika Hinnasto 5 4 Laskutus 5 2

3 Tuotetietojen oikeellisuuden merkityksen kasvu sekä tuotteille ja tuotetiedoille tehdyt pistokokeet ovat luoneet tarpeen laadunvarmistuspalvelun perustamiselle. Palvelussa varmistetaan, että tuotetiedot on syötetty oikein Synkka Tuote -tuotetietopankkiin. Laadunvarmistuspalvelun perustaminen annettiin kaupan ja teollisuuden päätöksellä GS1 Finland Oy:n tehtäväksi.. Palvelun tavoitteena on parantaa ja ylläpitää tuotetietojen laatua jatkossa paremmin. Olemassa olevien tuotteiden kohdalla pyrkimys on tarkastaa kaikki Synkka-tuotetietopankissa olevat vähittäistuotteet ja niiden myyntierät. Tässä dokumentissa käydään läpi olemassa olevien tuotteiden tarkastusten alkaminen ja mitä se vaatii tavarantoimittajilta. Dokumentin tukena voi käyttää myös olemassa olevien tuotteiden tarkastusten prosessikuvausta, joka löytyy osoitteesta: Olemassa olevien tuotteiden tarkastus tehdään tuotetietojen vastaanottajien varastoissa ja myymälöissä. Tarkastuksissa tarkastetaan ainoastaan palveluun liittyneiden asiakkaiden tuotetietoja. Tarkastuksia varten on palkattu erillinen määräaikainen tarkastustiimi, joka koulutetaan tarkastamaan ja käyttämään tarkastuksia varten tehtyä tarkastussovellusta. Tarkastukset perustuvat aina GS1 Finland Oy:n laatimiin tarkastussääntöihin. Tarkastussäännöt löydät osoitteesta: Tarkastussäännöistä löydät myös poikkeukset sekä tarkastusten piiriin kuulumattomat tuotteet. Päivitämme tarkastussääntöjä tarpeen mukaan. Tavoitteemme on, että tarkastussäännöt toimivat oikeudenmukaisesti kaikkien tuoteryhmien kohdalla. Jos koet, että tarkastussäännöissä on ristiriita tuotteidesi kanssa, pyydämme sinua lähettämään viestiä osoitteeseen Myyntierien tarkastus aloitetaan Myyntierät tarkastetaan vastaanottajien varastoissa hyllyittäin ja mitään tarkempaa määrittelyä siitä, missä järjestyksessä tuotteet tarkastetaan, ei ole. Tavarantoimittajalta tarkastukset eivät vaadi toimenpiteitä ennen tarkastusraportin vastaanottamista.

4 Vähittäistuotteiden tarkastukset aloitetaan maalis-huhtikuussa Tarkennamme tarkan päivämäärän hieman ennen tarkastusten aloittamista. Vähittäistuotteet tarkastetaan vastaanottajien myymälöissä. Käyttöönotossa aloitamme tarkastukset kuivatuotteista ja käyttötavaroista. Kuivatuotteiden ja käyttötavaroiden jälkeen tarkastukset siirtyvät tuoretuotteisiin ja pakasteisiin. Tavarantoimittajalta tarkastukset eivät vaadi toimenpiteitä ennen tarkastusraportin vastaanottamista. Tavarantoimittaja saa jokaisesta tarkastetusta tuotteesta tarkastusraportin, jossa ilmenee kenttäkohtaisesti tarkastuksessa mahdollisesti löytyneet virheet, varoitukset, ei voida varmentaa -tulokset sekä mittaustulokset hyväksytyistä kentistä. Tarkastuksen tulos on hylätty, mikäli tuote sisältää yhdenkin virheen ja hyväksytty, mikäli tuote ei sisällä yhtäkään virhettä. Varoitukset ja ei voida varmentaa -tulokset eivät johda tuotteen hylkäämiseen. Tavarantoimittaja saa kerran päivässä sopimuksessa määritellyn yhteyshenkilön sähköpostiin tarkastusraporttilinkit, joista pääsee tarkastelemaan kyseisen päivän aikana tarkastettuja tuotteita. Linkki ohjautuu tarkastusraporttinäkymään, jossa on tarkempi ohje sen käyttöön. Ohjeen pääsee lukemaan kun on vastaanottanut ensimmäisen tarkastusraportin. Olemassa olevien tuotteiden tarkastuksissa havaitut virheelliset tuotetiedot tulee korjata tuotetietopankkiin kahden viikon sisällä tarkastusraportin saamisesta. Myös varoituksen tai ei voida varmentaa -tuloksen saaneet tuotetiedot tulee huomioida ja tarvittaessa korjata. Laadunvarmistuspalvelun kautta tulleet virheelliset tuotetiedot korjataan tuotetietopankkiin aina korjauksella (correct). Tuotetietojen korjauksessa käytetään apuna tuotetietopankin ohjeistuksia. Tarvittaessa oikeellisuuskysymyksiin vastaa GS1 Asiakaspalvelu (sähköpostitse tai puhelimitse ). 4 Kun virheelliset tuotetiedot on korjattu, tuote tulee aina kuitata korjatuksi tarkastusraporttinäkymässä. Tällä tavalla tavarantoimittaja varmistaa, että tiedot ovat korjattu ja

5 laadunvarmistuspalvelu voi ilmoittaa vastaanottajille, että tuote on läpikäynyt tarkastusprosessin ja on korjauksen jälkeen virheetön. Tuotteet, joissa on hyväksytty tarkastustulos, ilmoitetaan vastaanottajille ilman kuittausta. Kaikki virheettömät ja korjatuksi kuitatut tuotteet ilmoitetaan vastaanottajille laskutuksen yhteydessä. Mahdolliset huomautukset tarkastustuloksista voi esittää GS1 Asiakaspalveluun (sähköpostitse tai puhelimitse ). Huomautus tarkastustuloksista tulee tehdä aina kirjallisesti sähköpostilla kahden viikon kuluessa tarkastusraportin saamisesta. Huomautus voi johtaa yhden tai useamman tarkastetun kentän tuloksen muuttumiseen tai tuotteen koko tarkastustuloksen muuttumiseen. Mikäli huomautusta ei ole tehty määräajan puitteissa, GS1 Finland Oy ei ole velvollinen mitätöimään palvelumaksua mahdollisesta muutoksesta huolimatta. Olemassa olevien tuotteiden tarkastusten hinnasto on seuraava: - Palvelumaksu on 0, jos tuotetiedoissa ei ole virheitä - Palvelumaksu on 30 jos myyntierän tuotetiedoissa on virhe/virheitä - Palvelumaksu on 30 jos kuluttajapakkauksen tuotetiedoissa on virhe/virheitä Synkka Laadussa ei ole liittymis- eikä vuosimaksua. Palvelumaksuvelvoite syntyy vain, mikäli tuotetietojen tarkastuksissa havaitaan virheitä. Mikäli tuotetiedoissa on vain huomautus, niin silloinkaan ei peritä palvelumaksua. Laadunvarmistuspalvelun tarkastuksissa havaituista virheistä koituvat tarkastusmaksut lähetetään tarkastuskuukautta seuraavan kuukauden puolessa välissä (esim. helmikuun tarkastuksista johtuvat tarkastusmaksut laskutetaan maaliskuussa). Vain hylätyistä (virheellisistä) tuotetiedoista peritään palvelumaksu. Ensimmäiset laskut tällä viikolla alkavista tarkastuksista lähetetään maaliskuun puolessa välissä. Lasku on yrityskohtainen koontilasku, joka sisältää kaikki edellisen kuun hylätyn (virheellisen) tarkastustuloksen saaneet tuotteet. 5

6 Mikäli sinulla on kysymyksiä laskutuksesta, voit olla yhteydessä GS1 Asiakaspalveluun (sähköpostitse tai puhelimitse ). 6