Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen

Transkriptio

1 Rak Toimitilapalvelut Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen Tomi Ventovuori Teknillinen korkeakoulu Rakentamistalous

2 Luennon tavoitteet Ymmärtää kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisessä huomioon otettavat tekijät. Antaa käsitys erilaisien hankintatapojen eduista ja haitoista.

3 Luennon rakenne 1. Hankintatoimen teoriaa ja käsitteitä 2. Strategia teon työkaluja 3. Hankintastrategiaprosessin vaiheet käytännön esimerkkejä kiinteistöpalveluissa

4 Hankintatoimen teoriaa ja käsitteitä

5 Hankintatoimen yleiset periaatteet Vrt. Baily, et al. 1998, Monczka, et al. 2001, Leenders, et al Tuottaa jatkuvasti parasta palveluja tarkoituksenmukaisessa laajuudessa kiinteistön arvon säilyttämiseksi sekä loppuasiakkaan operatiivisen toiminnan ylläpitämiseksi. Varmistaa palvelujen saatavuus ylläpitämällä ja kehittämällä nykyisiä verkostosuhteita ja/tai hankkimalla vaihtoehtoisia asiakkuuksia saatavilla olevien resurssien puitteissa. Hallita hankintaprosesseja tehokkaasti kehittämällä ostoosaamista, hankintaorganisaatiota ja hankintatoimen menettely- ja toimintatapoja. Ylläpitää sisäistä yhteistyöverkostoa muiden osastojen kesken aktiivisella keskinäisellä vuorovaikutuksella. Kehittää standardisoituja toimintatapoja ja palveluja yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa.

6 Hankintatoimen yleiset periaatteet Vrt. Baily, et al. 1998, Monczka, et al. 2001, Leenders, et al Löytää ja valita markkinoiden kilpailukykyisimmät toimittajat. Seurata nykyistä ja tulevaa markkinatilannetta ja -trendejä. Löytää yrityksen ja sen verkoston toiminnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin toimintamalli. Luoda hankintatoimelle strategiset suuntaviivat sekä keskeiset kehityskohteet (hankintastrategian luominen). Tukea hankinnoilla yrityksen päämääriä ja tavoitteita saavuttaakseen etua kilpailijoihin.

7 Kiinteistöyksikön tehtävät Alexander, luoda yrityksen tahtotilan mukainen toimintatapa toimitilojen käytölle tunnistaa liiketoiminnan tavoitteet sekä käyttäjien vaatimukset luoda liiketoiminnan tavoitteita tukeva toimintaympäristö tuoda esille toimitilojen tuoma lisäarvo liiketoiminnalle suunnitella ja luoda järjestelmä palvelujen laadun varmistamiseksi toimia asiantuntijan roolissa palvelun laadun parantamisessa neuvotella palvelutasosopimukset luoda liikesuhteet palvelun tuottajien kanssa laatia hankintastrategia

8 Ydin- ja tukitoiminnot Cox, 1996; Kiiskinen, et al Ydintoiminnot, kriittiset palvelut edustaa yrityksen sellaista ainutlaatuista ja kriittistä osaamista, joka luo pohjan kilpailukyvylle ja erottumiseen markkinoilla. ei kannata luovuttaa organisaation ulkopuoliselle taholle. Täydentävät toiminnot edustaa yrityksen sellaista täydentävää osaamista, joka on tärkeää loppuasiakkaan kannalta ja konkreettisesti edesauttaa ydintoimintojen suorittamista. voidaan tehdä yksilöllisiä sopimussuhteita organisaation ulkopuolisen tahon kanssa riippuen hankinnan kriittisyydestä yrityksen liiketoiminnassa. Residuaalit toiminnot, standardipalvelut edustaa sellaista osaamista, joka on kaikkien saatavilla ja ei ole kriittistä yrityksen liiketoiminnan kannalta. voidaan hankkia tavallisesti markkinaehtoisesti, sillä hankinta ei ole differentioitua.

9 Mikä on strategia? Mintzberg &Quinn, 1996; Thompson & Strickland, Strategia on toimintamalli tai suunnitelma, joka yhdistää organisaation päämäärän, menettelytavat ja toiminnot yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Strategia voi olla etukäteen suunniteltu (deliberate strategy) tai ilmentynyt (emerged strategy) eli johdonmukainen tapa toimia. Strategian tavoitteena on auttaa yritystä ohjaamaan rajallisten resurssien kohdentamista yhteen valittuun mahdollisuuteen. OPPI VOITTAMISESTA

10 Hankintastrategia Hankintastrategiassa asetetaan yrityksen hankintatoimelle selkeät päämäärät sekä määritetään miten ne saavutetaan. Hankintastrategian tehtävänä on: edesauttaa yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamista määritellä edellytykset hankintojen toteuttamiselle toimia hankintapäätöksien tukivälineenä ohjaten valintojen tekemiseen auttaa analysoimaan erilaisia hankintatapoja

11 Hankinnan elinkaari Ellram, 1993, Bröchner et al., Päätös ostamisesta ENNEN HANKINTAA LIITTYVÄT TOIMET HANKINNAN AIKAISET TOIMET HANKINNAN JÄLKEISET TOIMET tuottaa itse vs. ostaa analyysit Kontaktivaihe: hankintastrategian laadinta toimittajakannan etsintä Sopimusvaihe: palveluvaatimusten spesifiointi sopimuksen kilpailuttaminen Yhteistyön hallintavaihe: seuranta johtaminen ongelmien ratkaiseminen

12 Hankintamenettelyt Avoin menettely kaikki halukkaat toimittajat voivat tarjota vaivalloista transaktiokustannukset suuret valintatekijänä usein hinta Neuvottelumenettely tavallisesti yksi tai kaksi pääsee mukaan neuvotteluihin edellytyksenä aikaisempi hyvin mennyt yhteistyösuhde sekä järkevä hintataso

13 Hankintamenettelyt Rajoitettu menettely Vain tietyt toimittajat pääsevät tarjoamaan Ensimmäisenvaiheen valintatekijät (toimittaja-analyysit) enemmän laadullisia kuin määrällisiä, varsinaisessa kilpailussa paino hinnalla Kaksikertainen kilpailutus koetaan raskaana mallina, vaikka ensimmäisessä vaiheessa voidaan rajata tarkasti kilpailuun osallistujat Menettelytavan etuna Omien tavoitteiden esilletuominen Potentiaalisen kapasiteetin löytäminen Kehittämismahdollisuudet Kilpailun säilyttäminen Haittana pienet jäävät rajoitetun joukon ulkopuolelle sekä vaarana, että valittu joukko jakaa keskenään alueet.

14 Hankintatyypit Sopimushankinta ovat palveluhankintoja, joista laaditaan hankintakohtainen palvelusopimus ja - kuvaus. Tilaushankinnat ovat tavara- tai palveluhankintoja, joista ei tehdä erityistä sopimusta. Vuosisopimushankinnat ovat vuodeksi solmittuja sopimuksia, joissa sovitaan sopimusvuoden kuluessa todennäköisten toimitusten tai palvelusten yksikköhinta. Sisäiset hankinnat ovat palvelujen hankintoja, jotka tuotetaan organisaation omilla resursseilla.

15 Strategia teon työkalut

16 Hankintojen merkitys yrityksen liiketoiminnassa suuri 2. 5,0 M 1. TALOUDELLINEN MERKITYS 1,5 M 3. pieni pieni MERKITTÄVYYS KIINTEISTÖ- LIIKETOIMINNAN KANNALTA suuri Manageeraus Perus ja tekninen huolto + siivous Rakennuttaminen

17 Strategia teon työkaluja ABC analyysi Ryhmä A B C Lukumäärä 10 % % % Kokonaiskustannus % % % SWOT analyysi (esim.) SISÄISET TEKIJÄT Vahvuudet -ostajat kokeneita - yritys iso Heikkoudet - ostajilla jatkuva aikapula ULKOISET TEKIJÄT Mahdollisuudet - sähköisten järjestelmien hyväksikäyttö Uhkat - markkinatilanne

18 Strategia teon työkaluja Kraljic, 1983; Olsen & Elram, Ostosalkkuanalyysi TILAAJA TOIMITTAJA Suuri Suuri Strateginen arvo Pullonkaula hankinta Eikriittinen hankinta Strateginen hankinta Hyödynnetävä hankinta Houkuttelevuus Kehitettävä segmentti tarjoa vaihtoehtoja Rasitesegmentti kiinnitä vähän huomiota Ydinsegmentti säilytä asiakas Hyväksikäyttö segmentti palkkio erinomainen Pieni Hankintatoimen riskit Suuri Pieni Toimittajan kilpailuasema

19 Hankinta- strategiaprosessin vaiheet - käytännön esimerkkejä kiinteistöpalveluissa

20 Analysoitavat hankintaympäristöt Case A: julkisen sektorin käyttäjäomistaja Case B: yksityisen sektorin käyttäjäomistaja Case C: yksityisen sektorin sijoittajaomistaja Case D: yksityisen sektorin institutionaalinen sijoittaja

21 Tapaustutkimuksen tavoitteet tavoitteena on luoda kohdeyrityksissä kiinteistöpalvelujen hankintastrategian suuntaviivat sekä tutkia vaihtoehtoisia toimintatapoja kiinteistöpalvelujen hankinnoissa.

22 Yrityksen liiketoimintaympäristö LIIKETOIMINTA- YMPÄRISTÖ Lainsäädäntö Kilpailijat Teknologian kehittyminen Palvelun tuottajat Asiakkaat Liikeidea Organisaation rakenne Henkilöstö ja johtaminen Kehittäminen Johtajuus Palkitsemisjärjestelmät Sosiaaliset ja kulttuuri tekijät Taloudelliset tekijät

23 Yrityksen liiketoimintaympäristö Ulkoiset tekijät (mikrotekijät) Kilpailijat Liiketoimintojen kehittyminen (kilpailun vaikutus yrityksen toimintaan) Uudet alalle tulijat ja alalta poistujat Uudet toimintamallit Toimittajat Liiketoimintojen kehittyminen Vaihtoehtoiset toimittajat Asiakkaat neuvotteluvoima Asiakastarpeiden kehittyminen Asiakkaiden segmentointi

24 Yrityksen liiketoimintaympäristö Ulkoiset tekijät (makrotekijät) Lainsäädännön muutokset Teknologian kehittyminen Poliittiset ja taloudelliset muutokset Sosiaaliset ja kulttuuri tekijät Sisäiset tekijät Organisaation rakenne Henkilöstö ja johtaminen Kehittäminen Johtajuus Palkitsemisjärjestelmät

25 1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen (Case A) SISÄISET TEKIJÄT ULKOISET TEKIJÄT VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSET VÄLILLISET VAIKUTUKSET - Budjetti Teoreettinen (investointien viitekehys väheneminen) -> resursointi teknisluonteisiin tehtäviin -Organisaation sisäisten resurssien väheneminen -> hankintojen keskittäminen -Julkinen hankintalaki -> rajoittunut hankintamenettely - Asukasrakenteen kehittyminen - Ikääntyvien ja lasten määrän kasvaminen -> käyttötarpeiden muuttuminen

26 1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen (Case C) SISÄISET TEKIJÄT ULKOISET TEKIJÄT VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSET VÄLILLISET VAIKUTUKSET - Tuottotavoitteet Teoreettinen viitekehys -> hankintatoimen uudelleen organisointi - Keskittyminen omaan liiketoimintaan -> ulkoistaminen? - Yleishyödyllisyys lainsäädäntö -> asukkailla oikeus kilpailuttaa - Asukasrakenteen kehittyminen - Ikääntyvien määrän kasvaminen -> uudet asukaspalvelut/yhteistyökumppanit

27 2. Tavoitetilan ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailu LIIKETOIMINTA- YMPÄRISTÖ TAVOITE- TILA NYKY- TILA

28 Hankintatoimen tavoitteet (Case A) Budjettitavoitteet kustannussäästöt Tavoitteet hankintayksikön organisoinnille hankintayksikön uudelleen organisointi keskittämisen lisääminen hankintavastuiden siirtäminen keskitettyyn yksikköön Tavoitteet toimittajakannalle osaavat palveluntuottajat kooltaan ja resursseiltaan riittävän kattavat ei alihankintaa palveluntuottajakannan pienentäminen isompien hankintakokonaisuuksien lisääminen pyrkimys alueellisiin palveluihin Tavoitteet yhteistyösuhteille kehittämisvaatimus vuorovaikutuksen lisääminen pitkäaikaiset yhteistyökumppanit

29 Hankintatoimen tavoitteet (Case C) Budjettitavoitteet hoitokustannusraja (esim. 1 snt/m2/kk) Tavoitteet hankintayksikön organisoinnille hankintayksikön uudelleen organisointi keskittämisen lisääminen hankintavastuiden määrittäminen Tavoitteet toimintojen yhtenäistämiselle sopimuskannan yhtenäistäminen yrityksen tavoitteisiin Tavoitteet toimittajakannalle palveluntuottajakannan pienentäminen pyrkimys alueellisiin ja valtakunnallisiin palveluihin Tavoitteet yhteistyösuhteille yhteistyösuhteiden kehittäminen panostaminen sopimuskumppanien kehittämiseen yhteistyösuhteiden hallinnan kehittäminen asukassuhteiden lujittaminen asukkaiden vaihtuvuuden pienentäminen asunnon kunnon oltava houkutteleva vuokralaiselle

30 Hankintatoimen nykytila-analyysi analyysi SWOT Hankintatoimen salkut NYKY- TILA Markkinaanalyysi Nykyinen hankintatapa

31 SWOT-analyysi (Case A) VAHVUUDET HEIKKOUDET - hankintatarpeiden tuntemus (käyttäjät) - markkinoiden tuntemus Teoreettin-en markkinalähtöinen - hankintaympäristön viitekehyshankintamenettely ymmärtäminen - organisaation toimintojen tunteminen - kiinteistökohtaisesti epäyhtenäiset toimintatavat - yhteistyömenettelyn puuttuminen - kapea tuntemus muiden osaamisalueista - hankintalainsäädännön monimutkaisuus - organisaation epäyhtenäiset ja epäselvät tavoitteet

32 SWOT-analyysi (Case C) VAHVUUDET HEIKKOUDET - hankintatarpeiden - hankintatoimella ei ole tuntemus (tilat ja selkeää kuvaa yrityksen asukkaat) tahtotilasta (tahtotilan muuttuminen) - markkinoiden tuntemus Teoreettinen (myös pienet palvelun viitekehys - yhteistyömenettelyn tuottajat) epäyhtenäisyys - hyvä tekninen ammattitaito - merkittävä asiakas palveluntuottajalle (suuri kiinteistökanta) - toimintaa kapealla toimintasektorilla (homogeeninen kiinteistökanta) - paikalliset toimintamallit yleisiä - vastuurajojen puuttuminen - organisaation epäyhtenäiset ja epäselvät tavoitteet

33 Hankintatoimen salkkujen kuvaaminen HANKINTATOIMEN SALKUT TOIMINNAN TUNNUSLUVUT KIINTEISTÖSALKKU KÄYTTÄJÄSALKKU PALVELUSALKKU TOIMITTAJASALLKU RESURSSISALKKU Kustannukset kohdetason kustannukset (esim. /a) tuloslaskelma jne. käyttäjäkohtaiset kustannukset ( /asiakas) - jne. kiinteistöpalvelut (esim. palvelulaji /a) käyttäjäpalvelut (esim. palvelulaji /a) jne. sopimusten suuruus toimittajakohtaiset kustannukset ( /m2) - jne. hankintatoimen kiinteät kustannukset hankintatoimen muuttuvat kustannukset jne. Asiakastyytyväisyys asiakastyytyväisyys / salkku jne. käyttäjätyytyväisyys jne. asiakastyytyväisyys / palvelukokonaisuus jne. asiakastyytyväisyys / toimittaja toimittajatyytyväisyys asiakastyytyväisyys / asiakaspäällikkö jne. jne. Toiminnallisuus kiinteistöjen sijainti kiinteistöjen ylläpitoluokka kiinteistöjen käyttötarkoitus vuokrasopimukset asiakkaan liiketoiminta jne. palvelun kriittisyys (käyttäjä/omistaja) jne. kehittyminen neuvotteluvoima toimittajien luku-määrä jne. kehittyminen neuvotteluvoima eettisyys (arvot) jne. ANALYYSI TYÖKALUT ABC-analyysi BCG tilastolliset menetelmät ABC-analyysi BCG jne. ABC-analyysi jne. SWOT jne. HANKINTATOIMEN TAVOITTEET

34 3. Vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailu (Case A) Ostotoiminnan rajapinta Tuotetaan itse Ostetaan itse Hankintatoimen organisointi Keskitetty hankintayksikkö Hajautettu hankintayksikkö MARKKINA- ANALYYSI Palvelujen niputtaminen Kokonaispalveluhankinta Erillispalveluhankinta HANKINTA- TOIMEN TAVOITETILA Kiinteistöjen niputtaminen Kiinteistökohtainen Alueellinen Valtakunnallinen Liikesuhteen tyyppi Etäinen suhde Yhteistyö Nykyinen hankintatapa

35 Ostotoiminnan rajapinta (tuottaa itse vs. ostaa) tuottaa itse (puolesta) henkilökunnan sitoutuminen tehtäviin (oman työn moraali pääsääntöisesti korkea) palvelutoimituksen luotettavuus (palautteen saaminen varmempaa) ei lisälaskutuksen tarvetta hankintaresurssien tarpeen väheneminen oman liiketoiminnan tuntemuksen säilyminen (asiakkaat, kiinteistöt) erityisosaamisen saamisen varmistuminen (erityiskiinteistöt) tuottaa itse (vastaan) rutinoituminen vanhoihin toimintatapoihin (ei kehitystoimintaa) erilaiset toimintatavat organisaation sisällä organisaation sisäiset roolit epäselvät joustamattomuus henkilöstön suhteen: osaaminen yhden kortin varassa varamiesjärjestelmän toimivuus työ ajoittainen kuormitus

36 Hankintatoimen organisointi (keskitetty vs. hajautettu) keskitetty hankintatoimi (puolesta) valvonnan helpottuminen (kustannukset, palvelusisältö) kyky reagoida nopeasti kiinteistökannassa tapahtuviin muutoksiin (joustavuus) toiminnan yhdenmukaistuminen (sopimukset, raportointi) asiakasrajapinnan hallinnan tehostuminen hankintakustannusten seurannan helpottuminen keskitetty hankintatoimi (vastaan) paikallistuntemuksen katoamisen mahdollisuus palveluntuottajan alueellisen tuntemuksen puuttuminen suoran kommunikoinnin väheneminen paikallisiin palvelun tuottajiin hankintaresurssitarpeen lisääntyminen tiedonkulun ongelmien lisääntymisen mahdollisuus

37 Palvelujen niputtaminen (erillispalvelu- vs. kokonaispalvelu hankinta) Niputtamisen puolesta volyymiedut houkutteleva palveluntuottajalle kehittämismahdollisuus tuotannon tehostuminen (sama henkilö voi tehdä useampia tehtäviä) Omien resurssitarpeiden väheneminen valvonnan helpottuminen pienempi toimittajakanta kustannustehokkuus sopimussisällön yhtenäistyminen Niputtamista vastaan Joustamattomuus sitoutuminen harvaan tuottajaan (hankala päästä eroon) Palveluntuottajan osaamattomuus ei hallita kaikkia osaamisalueita (erikoisosaamisen puuttuminen teknisluonteisissa hankinnoissa) alihankinnan käyttö (laadunvalvonta pitkässä ketjussa)

38 Kiinteistöjen niputtaminen (Case A) HANKINTATAPA Kiinteistökohtaisesti sairaalat (erityiskiinteistöt) HYÖDYT erityisosaamisen varmistaminen ydintoiminnon tarpeisiin vastaaminen HAITAT sitoo paljon resursseja työlästapa hoitaa hankinnat kallis Alueellinen 7 suurpiirialuetta as. päiväkodit, koulut hallittavuuden paraneminen valvonnan helpottuminen volyymietujen saaminen tuotannon synergiaedut ja kustannukset kehittämisen mahdollisuus alueiden välisen vertailtavuuden mahdollisuus kokonaisuuden hallinnan vaikeus kilpailun katoamisen mahdollisuus riskinä tietty tuottaja saa haltuunsa kilpailun kautta kaikki alueet (julkisen hankinnan erityispiirre) alueellisesta syntyy valtakunnallinen Valtakunnallinen likvidi homogeeninen kiinteistökanta toimistot homogeenisen kiinteistökannan keskinäinen vertailtavuus kilpailun katoaminen vaikea kilpailuttaa suurta kokonaisuutta hallinnan vaikeus

39 Liikesuhteen tyyppi Macbeth, 1994 Etäinen suhde Lyhyet jaksot Pienet vaihtamisen kustannukset Sidokset löysät Tilaajavaltainen Vähän vuorovaikutusta Oman edun tavoittelu Tiedon pimittäminen Reagoivat toimittajat Toimittaja määritellyt ennalta lopputuotteen (standardipalvelu) Ei puutu prosesseihin Ongelmat toimittajan vastuulla Hinta on avain päätöksentekijä Palkitsemisen puuttuminen Yhteistyö Pitkät jaksot Vaihtaminen viimeinen ratkaisu Sidokset tiukkoja Toimittaja tukee innovaatiolla Paljon vuorovaikutusta Yhteiset tavoitteet Keskinäinen tiedon jakaminen Ennakoivat toimittajat Tilaaja ja toimittaja määrittelee yhdessä lopputuotteen Mukana prosesseissa Ongelmat molempien vastuulla Hinnan lisäksi muita päätöksentekijöitä Palkitseminen

40 Tapausten ristiin tarkastelu Havainto 1: Yritysjohtotasolla ei ole täsmällistä kuvaa kiinteistöyksikön hankintojen nykytilasta. Havainto 2: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa yrityksen tahtotilasta. Havainto 3: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa hankintatoimen nykytilasta. Havainto 4: Kiinteistöyksikössä on epäyhtenäiset toimintatavat ja epäselvät tavoitteet. Havainto 5: Kiinteistöyksikössä ei ole määritelty selkeästi vastuurajoja. Havainto 6: Kiinteistöyksiköistä puuttuvat yhteiset hankintaryhmät. Havainto 7: Kiinteistöyksiköillä ei ole ennalta laadittuja hankintastrategioita.

41 Kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisen vaiheet (yhteenveto) 1. liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen sisäiset ja ulkoiset välittömät ja välilliset 2. tavoitteiden ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailu hankintatoimen salkut SWOT nykyinen hankintatapa markkinat 3. vaihtoehtoisten hankintatapojen vertailu tuottaa itse vs. ostaa hajautettu / keskitetty hankintatoimi erillis- / kokonaispalvelu kiinteistökohtainen / alueellinen / valtakunnallinen etäinen suhde / yhteistyö 4. hankintasuunnitelman luominen STRATEGISET SUUNTAVIIVAT HANKINTATOIMELLE

42 KIITOS OSALLISTUJILLE! Tomi Ventovuori Facility Services Research