Tulos workshop (OPAS II) CEM.

Transkriptio

1 Tulos workshop (OPAS II)

2 OPAS tutkimuksen tavoitteet Kaksivaiheisen tutkimuksen tavoitteena on kehittää verkostoliiketoiminnan viitekehys, jolla voidaan tarkastella yksittäisen yrityksen näkökulmasta verkostoyhteistyön ja erilaisten hankintatapojen hyödyntämisen mahdollisuuksia kiinteistö- ja liike-elämän palveluissa. Tutkimuksen tavoite voidaan edelleen jakaa kahteen osatavoitteeseen, jotka yhdessä muodostavat verkostoliiketoiminnan viitekehyksen: 1. tavoitteena on kehittää tilaajalähtöinen malli yrityksen ostopalvelujen hallintaan. 2. tavoitteena on kehittää malli verkostoyhteistyön hyödyntämiselle palvelutarjoajan näkökulmasta.

3 Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen

4 Hankinnan vaiheet (Tutkimuksen rajaus) Ellram, 1993, Bröchner et al., päätös tuottaa itse tai ostaa ENNEN HANKINTAA LIITTYVÄT TOIMET kontaktivaihe: toimittajakannan etsintä hankintastrategian laadinta HANKINNAN AIKAISET TOIMET sopimusvaihe: palveluvaatimusten kuvaaminen sopimusten kilpailuttaminen HANKINNAN JÄLKEISET TOIMET yhteistyön hallintavaihe: seuranta johtaminen ongelmien ratkaiseminen

5 Kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisen elementit Yrityksen liiketoiminta- ja hankintaympäristön kartoitus Hankintatoimen tavoitteiden määrittely Hankintatoimen nykytilan analyysi Vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailu ja valinta Hankintasuunnitelman laadinta HANKINTASTRATEGIA

6 Analysoitavat hankintaympäristöt Case A: Helsingin kaupunki Case B: Yleisradio Oy Case C: Sato-Yhtymä Oyj Case D: Ilmarinen

7 Toimintaympäristön vaikutukset hankintatoimeen Muutostekijät: ikääntyvien, lasten ja yksin asuvien määrän lisääntyminen Toimintaympäristön vaikutus: uusien tila- ja palvelu tarpeiden syntyminen Vaikutus hankintatoimeen: uusien yhteistyökumppanien etsintä taloudelliset muutokset toimittaja-markkinoiden kilpailu tuotto- ja kustannustavoitteiden kasvu palvelun tarjontamallien kehittyminen keskittämisen lisääntyminen -> pienempi palvelun tuottajakanta uudet kumppanuus ja verkottumisen mallit lainsäädännön muutokset yrityksen sisäiset tekijät (mm. arvot, henkilöstöpolitiikka) kiinteistöliiketoiminnan edellytysten kehittyminen liiketoiminnan pelisääntöjen kehittyminen hankintojen kilpailuttamismenettelyjen sääntely arvojen huomioon ottaminen hankinnoissa (eettisyys, asiakaslähtöisyys, luotettavat tuottajat, ei irtisanomisia)

8 Vaihtoehtoiset hankintatapojen arviointi ja vertailu kiinteistöpalveluissa YRITYKSEN TAVOITETILA Ostotoiminnan rajapinta Hankintatoimen organisointi Tuotetaan itse Keskitetty hankintayksikkö Ostetaan itse Kiinteistöjohtoyritys ostaa Hajautettu hankintayksikkö Palvelujen niputtaminen Erillispalveluhankinta Kokonaispalveluhankinta PALVELUJEN TARJONTA- MALLIT KIINTEISTÖ- JOHTAMISEN TAVOITETILA Kiinteistöjen niputtaminen Liikesuhteen tyyppi Kiinteistökohtainen Etäinen suhde Alueellinen Valtakunnallinen Yhteistyö

9 Ostotoiminnan rajapinnan valinta Ostetaan itse suuret ostoresurssit kyky itse johtaa, valvoa ja kilpailuttaa ostopalvelujen sisältö tiedossa hinta lopputulos ostettava palvelu vaatii jatkuvaa kehittämistä Kiinteistöjohtoyritys rajalliset ostoresurssit hankintaan liittyvät tehtävät sitoo omia resursseja omien resurssien keskittäminen ydintoimintoihin resurssien kohdentaminen olennaisiin toimintoihin osto-osaamisen puute ei kykyä itse johtaa, valvoa ja kilpailuttaa Valinnan vaikutukset hankintatoimeen: Valinnan vaikutukset hankintatoimeen: omien johtamisen, valvonta ja kilpailuttamisen työn lisääntyminen omien johtamisen, valvonta ja kilpailuttamisen resurssien vähentyminen ongelma pienessä ostoorganisaatiossa asiantuntemuksen ja lisäresurssien lisääntyminen asiakasrajapinnan säilyminen joustavuuden lisääntyminen toiminnan oman osto-osaamisen kehittyminen muutoksissa yrityksen tahtotilan parempi tilaajan tahtotilasta etääntyminen vastaavuus managerin kyky tukea yrityksen liiketoimintaa kontaktipinnan vähentyminen tai katoaminen markkinoihin (palveluntuottaja rajapinnan pienentyminen) epävarmuus/tietämättömyys asiakasrajapinnassa tapahtuvista todellisista seikoista

10 Hankintayksikön keskittämisen ja hajauttamisen valinta Keskitetty hankintayksikkö rajalliset ostoresurssit Hajautettu hankintayksikkö suuret ostoresurssit Valinnan vaikutukset hankintatoimeen: osto-organisaation sisäisen vuorovaikutuksen helpottuminen hankintakustannusten seurannan helpottuminen joustavuuden lisääntyminen toiminnan muutoksille kyky reagoida nopeasti kiinteistökannassa tapahtuviin muutoksiin mahdollistaa ostoresurssien määrän pienentämisen rajoittaa palvelun tuottajien lukumäärän lisää suurempien hankintakokonaisuuksien ostamista mahdollistaa yhteisten toimintamallien luomisen koko kiinteistökannannalle Valinnan vaikutukset hankintatoimeen: mahdollistaa laajemman palvelun tuottajakannan mahdollistaa pienemmät hankintakokonaisuudet mahdollistaa pienten palveluntuottajien hyödyntämisen paikallisten toimintamallien kehittyminen ostoresurssien määrän kasvaminen kehittämistoiminnan vähentyminen yhteisen tahtotilan jalkauttamisen hankaloituminen

11 Erillispalvelujen ja kokonaispalveluhankinnan valinta Erillispalveluhankinta teknisluonteiset palveluhankinnat projektiluonteiset hankinnat erityisosaamista vaativat hankinnat Kokonaispalveluhankinta palvelun tuottaminen ei vaadi erityistä osaamista ostoresurssien määrän rajallisuus jatkuvaa kehittämistä vaativat palvelut Valinnan vaikutukset hankintatoimeen: palvelun tuottajien lukumäärän Valinnan vaikutukset hankintatoimeen: lisääntyminen suurempien yhteistyösuhteiden hallinnan hankintakokonaisuuksien vaikeutuminen syntyminen osto-organisaation edellytys palveluntuottajan osaamistason vaatimus resurssitarpeiden lisääntyminen erisyisosaamisen varmistuminen palvelun tuottajien lukumäärän vähentyminen yhteistyösuhteiden kehittyminen tuotannon tehostuminen (palvelujen väliset synergiaedut) palveluntuottajarajapinnan hallinnan tehostuminen valvonnan helpottuminen toiminnan yhdenmukaistuminen (sopimukset, raportointi) neuvotteluvoiman kasvaminen alihankinnan käytön lisääntyminen

12 Maantieteellisen laajuuden valinta Kiinteistökohtainen teknisesti vaativa kiinteistö (erityiskiinteistö) erityisosaamisen ostaminen kiinteistö maantieteellisesti etäällä muusta kannasta Vaikutukset hankintatoimeen: mahdollistaa pienten tuottajien hyödyntämisen vastaa paremmin kiinteistön/ asiakkaan tarpeita lisää epäyhtenäisiä tapoja kiinteistöjen välillä toimittajakannan kasvaminen resurssien sitoutuminen kokonaisuuden hallinnan vaikeus laskujen määrän lisääntymien houkuttelevuus/neuvotteluvoim a pienentyminen Alueellinen paljon homogeenisiä kiinteistö samalla alueella palvelun tuottaminen ei vaadi erityistä osaamista (standardihankinta) Vaikutukset hankintatoimeen houkuttelevuuden/neuvotteluvoiman lisääminen palvelun tuottajien määrän vähentäminen kehittämisen mahdollistaminen volyymietujen saaminen tuotannon synergiat kehittämisen mahdollisuus hinta halvempi alueiden välisen vertailtavuuden mahdollisuus toimittajakannan pienentyminen resurssien vapautuminen Valtakunnallinen homogeeniset kiinteistöt palvelun tuottaminen ei vaadi erityistä osaamista (standardihankinta) Vaikutukset hankintatoimeen: palvelun tuottajien määrän vähentyminen (suuremmat palvelun tuottajat) liika sitoutuminen yhteen (vaihtamisen hankaluus) volyymietujen saaminen tuotannon synergiat kehittämisen mahdollisuus hinta halvempi kehittämisen mahdollistaminen palvelun laatua voidaan valvoa keskitetysti laatu kaikkialla sama toiminnan yhdenmukaistuminen houkuttelevuuden/neuvotteluvoiman lisääntyminen

13 Liikesuhde tyypin valintaan Etäinen suhde (Adversarial) Ei taloudellisesti tai strategisesti merkittävä hankinta Operatiivinen ja standardisoitu palvelu Paljon vaihtoehtoisia palvelun tuottajia Ei tarvetta jakaa arkaluonteista tai strategista informaatiota Vaikutukset hankintatoimeen: Välittömät taloudellisien etujen syntyminen Kilpailuttamisen lisääntyminen Yhteistyö (Collaborative) Hankinnan tärkeys: Taloudellisesti merkittävä (suuret hankintakokonaisuudet) Strategisesti merkittävä Palvelun monimutkaisuus Vaihtoehtoisten palvelun tuottajien puute Ei tarvetta jakaa arkaluonteista tai strategista informaatiota Vaikutukset hankintatoimeen: Hankinnan kontrolloinnin lisääntyminen Kehitystoiminnan tuomien etujen syntyminen

14 Liikesuhteiden ominaisuuksien vertailu Etäinen suhde (Adversarial) Lyhytaikaiset sopimukset Itsekeskeinen ajattelu Yksipuoleinen päätöksenteko Ei yhteisiä panostuksia kehittämiseen Vähäinen tiedon vaihto Vähäinen vuorovaikutus Ainoastaan operatiivisella tasolla Ongelmien ilmetessä Yhteistyö (Collaborative) Pitkäaikainen sitoutuminen Yhteisten etujen tavoittelu Keskinäinen luottamus Tavoitteiden yhdenmukaisuus Avoin tiedonvaihto Jatkuva kehittäminen Kaikilla organisaatiotasoilla Säännölliset tapaamiset

15 Kustannushallinta- menetelmien soveltaminen kiinteistöpalvelujen hankintojen johtamisessa

16 Osto-organisaation organisaation kustannusten muodostuminen Osto-organisaation kiinteät kustannukset (yleiskustannukset) IT kustannukset Osto-organisaation kokonaiskustannukset sisäinen Osto-organisaation muuttuvat kustannukset (yksittäisen hankinnan kustannukset) Henkilöstökustannukset Tilakustannukset Hankintahinta Hankintaa edeltävät komponentit Hankinnan jälkeiset komponentit ulkoinen

17 Yleiset kustannushallinnan työkalut Työkalut Toimintokohtainen kustannuslaskenta (TL) Elinkaarikustannusmenetelmä (LCC) Hankintatoimen kokonaiskustannusmenetelmä (TCO) Avoimet kirjat menetelmä (OB) Tasapainotettu mittaristo (BSC) Hintaan perustuvat arviointimenetelmät (T) ABC- analyysit (ABC) Kuvaus Tuote- tai palvelukohtaisten kustannusten selvittäminen, jolla voidaan arvioida tuotteen tai palvelun valmistuksen kannattavuutta. Eri hankintavaihtoehtojen vertailuun kehitetty menetelmä, jolla voidaan arvioida investoinnin kannattavuutta koko tuotteen elinkaaren aikana. Kustannusten analysointi työkalu, joka ottaa huomioon hankinnasta aiheutuneet kustannukset hankinnan suunnittelusta sopimuksen päättymiseen. Hankinnan tuottavuuden visualisointiin käytetty menetelmä, jolla voidaan arvioida eri kustannuserien suuruutta. Yrityksen strategian toteutumisen seurantaan kehitetty mittausmenetelmä. Tarjouspyyntöön perustuva hankintahintojen vertailumenetelmä, jolla voidaan arvioida yleistä markkinoiden tilannetta eli hintoja ja tarjoushalukkuutta. Hankintojen kustannusvaikutusten eroavaisuuksien arviointimenetelmä, jolla voidaan analysoida yrityksen kannalta tärkeimmät hankinnat ja toimittaja.

18 Työkalujen soveltuvuus kiinteistöpalvelujen hankintojen johtamisessa ja mittaamisessa Työkalut TL LCC TCO OB BSC T ABC Soveltuvuus kiinteistöpalvelujen hankintojen johtamisessa - Palvelukohtaisten kustannusten selvittäminen. - Suurten investointien/hankintojen kannattavuuden arviointi. - Yksittäisen palvelun kustannusten muodostumisen arviointi koko hankinnan elinkaaren aikana. Erilaisten hankintatapojen arviointiin (esim. pitkä- vs. lyhytaikainen suhde). - Palvelun tuottamisen kustannusten muodostumisen määrittäminen suurten kustannuserien löytämiseksi. Eri yhteistyösuhteiden vertailuun. - Asiakassuhteiden ja osto-organisaation sisäisen tehokkuuden johtamiseen ja mittaamiseen. Strategian toteutumisen seurantaan. - Ostettavan palvelun markkinahinnan määrittäminen. - Vaihtoehtoisten palvelun tuottajien arviointiin. - Kustannusvaikutuksiltaan suurten hankintaerien löytämiseen. - Palvelun tuottajakohtaisten riskien arviointiin. - Oman neuvotteluvoiman arviointiin. Mittaamisen kohde oman tuotannon kustannukset investoinnin takaisinmaksu aika hankintatoimen kokonaiskustannukset, yksittäisen hankinnan kustannukset palvelun tuottamisen kustannusrakenne kustannustavoitteiden toteutuminen (mm. sisäiset toimintakustannukset) hintatiedot palvelun tuottaja-, palvelu-, asiakaskohtaiset volyymit,

19 Kustannushallinnan työkalujen soveltuvuus STRATEGIATYÖKALUT Esimerkki TL LCC TCO OB BSC T ABC * * Osto-organisaation kiinteät kustannukset Sisäiset kustannukset - henkilöstö -IT - Tilat Hankintahinta Ulkoiset kustannukset - sopimushinta Hankintaa edeltävät komponentit Sisäiset kustannukset Ulkoiset kustannukset - suunnittelun resurssit - kilpailutus -asiantuntijapalvelujen osto Hankinnan jälkeiset komponentit Sisäiset kustannukset Ulkoiset kustannukset - yhteistyösuhteen hallintaresurssit - ostolaskut - huolto ja ylläpito * Useamman hankinnan yhtäaikainen vertailu

20 Näkökulmia tutkimustulosten integrointiin

21 Hankintastrategiat tarjontamallit YRITYKSEN TAVOITETILA Ostotoiminnan rajapinta Hankintatoimen organisointi Tuotetaan itse Keskitetty hankintayksikkö Ostetaan itse Kiinteistöjohtoyritys ostaa Hajautettu hankintayksikkö Palvelujen niputtaminen Erillispalveluhankinta Kokonaispalveluhankinta PALVELUJEN TARJONTA- MALLIT KIINTEISTÖ- JOHTAMISEN TAVOITETILA Kiinteistöjen niputtaminen Liikesuhteen tyyppi Kiinteistökohtainen Etäinen suhde Alueellinen Valtakunnallinen Yhteistyö

22 Hankintastrategiat tarjontamallit Strateginen tahtotila Hankintatapa Tarjontamalli - erityisosaamisen saaminen - pienten toimijoiden hyödyntäminen - suuret hankintakokonaisuudet - pienempi toimittajakanta - osto-resurssien pienentäminen - yhteinen kehittäminen Kiinteistöjohtoyritys (manageri) kiinteistökohtainen palvelujen niputtaminen hankintayksikön keskittäminen Yhteistyö (kumppanuus) erillispalvelun tarjoaja alueellinen/valtakunnallinen kokonaispalveluyrity s kokonaispalveluyrity s verkostotarjoajat kokonaispalveluyrity s verkostotarjoajat kokonaispalveluyrity s verkostotarjoajat erillispalvelun tarjoaja verkostotarjoajat erillispalvelun tarjoaja

23 Liiketoiminnan haasteet kiinteistöliiketoiminnassa

24 Liiketoiminnan haasteet kansainvälistyvässä kentässä

25 Liiketoiminnan haasteet loppukäyttäjän näkökulmasta

26 Liiketoiminnan haasteet elinkaariajattelun näkökulmasta