Strateginen hankinta MAAKUNTAUUDISTUKSEN VALMISTELU POP MAAKUNTA LOPPURAPORTTI PIIPPO KRISTA (POP)

Transkriptio

1 Strateginen hankinta MAAKUNTAUUDISTUKSEN VALMISTELU POP MAAKUNTA LOPPURAPORTTI PIIPPO KRISTA (POP)

2 Sisällys 1. Johdanto Nykytila ja lähtökohdat... 1 Nykyiset toimintamallit Hankintojen strateginen valmistelu... 3 Valtakunnallinen verkostoyheteistyö... 3 Maakunnallinen verkostoyhteistyö Lopuksi Johdanto Valmistelun tavoitteena oli, että Pohjois-Pohjanmaa maakunta on merkittävänä julkisen talouden tavaroiden ja palveluiden hankkija, sekä luotettava ja haluttu kumppani. Maakunnan hankinnat muodostavat vaativia kokonaisuuksia ja hankintatoimi on vahva strateginen toimija. Hankintojen strategiset linjaukset perustuvat Pohjois-pohjanmaan tulevaan maakuntastrategiaan, jonka tarkoituksen on luoda puitteet onnistuneille hankinnoille, tukea maakunnan strategisia tavoitteita sekä toteuttaa sen arvoja. Hankintastrategialla edistetään maakunnan asemaa arvostettuna ja luotettavana kumppanina yhteiskunnassa. 2. Nykytila ja lähtökohdat Maakunta- ja sote-uudistus on kaikkia maakuntia ja useita julkisia toimijoita koskeva uudistus. Lähtökohtana on, että Pohjois-Pohjanmaa maakunta järjestää kaikki alueensa sosiaali- ja terveyspalvelut. Maakuntaan siirtyy myös tehtäviä ELY-keskuksista, TE-toimistoista, aluehallintovirastoista, maakuntien liitoista ja muista kuntayhtymistä sekä kunnista. Pohjois- Pohjanmaalla muutos koskee tuhansien ihmisen työtä ja alueen asukkaiden palveluja, kun tehtäviä siirtyy eri 46 organisaatiosta. Kullakin 46 organisaatiolla on omat prosessinsa ja tapansa hoitaa mm. hankintoja. Hankintojen valmistelutyö voidaan jakaa kolmeen eri vaiheeseen, jotka sitoutuvat vaiheittain tulevan maakunnan rakentamiseen: esiselvitys, hankinnan strategiset linjaukset ja toimintamalli.

3 Työn pohjana oli vuonna 2017 kesäkuussa valmistunut Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen hankintatyöryhmän loppuraportti (Liite 1), jossa esiteltiin vaihtoehdot maakunnan hankintojen organisoitumisen vaihtoehdot, sekä arvio euroista vuode 2016 tilinpäätökseen perustuen. Valmistunutta raporttia tarkennettiin ja ajantasaistettiin haastattelemalla 18 henkilöä liittyvistä organisaatiosta (Liite 2). Alkuperäisen raportin eurot ja sisällöt tarkennettiin, myös muiden kuin PPSHP:n osalta. Tavoitteena oli verrata kerrottuja lukija ja sisältöjä tulevaan koetalousarvioon. Haastatteluissa selvitettiin kunkin organisaation hankintojen nykyinen toimintamalli osaamistaso eurot hankintojen sisällöt hankintoja tekevät henkilöt Haastatteluja oli tarkoitus jatkaa ja laajentaa. Nykyiset toimintamallit Nykyisten hankintojen toimintamallien kartoituksella, selvitettiin liittyvien organisaatioiden nykyinen tapa hoitaa hankintoja. Tämän perusteella voidaan määritellä kuinka suuri muutos organisaatiolle tuleva yhteinen toimintamalli on ja kuinka suuri henkilöiden koulutustarve tulee olemaan. Tiivistys tuloksista: Eri organisaatioissa hankintojen toimintamallit erosivat toisistaan suuresti. Organisaatioilla suuret erot hankintojen toteutuksessa. Haastattelujen tuloksena löytyi koko kirjo hankintojen toimintamalleja: Keskitetty hankintamalli -> asiantuntija yksikkö vastaa hankintojen toteutuksesta

4 Hajautettu hankintamalli -> jokainen hoitaa hankinnat oman työn ohessa Yksikkö hoitaa valtion tarkkojen ohjeiden mukaan Organisaation oma hankinta-asiantuntija tukee hankkijaa prosessissa Hankinnat on ulkoistettu esim. konsulteille Organisaatioiden yhdistyessä maakunnaksi uudet toimintamallit ja ohjeistukset tulisi olla valmiina. Lisäksi henkilöiden kolutukseen tulee varata resursseja. Haastateltavista erillisrahoitteisia tiehankintoja lukuun ottamatta kannattivat jonkin tasoista keskitettyä hankintayksikkö. Hankinnat koettiin työläiksi ja niihin nähtiin sisältyvän riskejä. Toimijat olivat oman substanssinsa asiantuntijoita, mutta hankinaan liittyvät osa-alueet, kuten markkinavuoropuhelut tai innovatiiviset hankinnat, koettiin vieraiksi ja niihin haluttiin tulevalta konsernilta tukea. Lisäksi hankintoihin panostettu henkilöresurssit vaihtelivat organisaatioissa suuresti. Osalla yksittäinen työntekijä hoiti eteen tulevan hankinnan osaamallaan tavalla. Hankinta vei substanssilta paljon työaikaa ja epävarmuus hankintaprosessista aiheutti stressiä. Toinen ääripää hankinnan resursoinnista oli täysin keskitetty hankinnan organisointi, jossa substanssi toimitti vain hankinnan sisällön ja asiantuntijat vastasivat hankinnan prosessin alusta loppuun. Keskitettyä hankintaorganisaatiota hyödyntävät henkilöt olivat tottuneet palveluun ja pitivät sitä hyvänä. POP maakuntaan liittyvien organisaatioiden hankinnat poikkesivat sisällöltään, luonteeltaan ja rahalliselta arvoltaan suuresti toisistaan. Julkisensektorin hankintalaki ja sitä koskevat säädökset ovat kuitenkin kaikille sama sisällöstä riippumatta. Monimutkaisissa hankinnoissa organisaation oman toimijan eli substanssin mukana olo ja osaaminen ovat äärimmäisen tärkeää. 3. Hankintojen strateginen valmistelu Maakunnan järjestämisohje: Maakunta päättää strategiassaan palveluiden tuottamistavasta ja arvioi samalla hankintojen kokonaisuuden maakunnan edun kannalta. Maakunta kehittää muiden kanssa uusia innovaatioita ja kehittää sitä kautta alueensa markkinoita. Valtakunnallinen verkostoyheteistyö Hankintojen strategista roolin valmistelua varten perustettiin valtakunnallinen verkosto Hankintanyrkki tukemaan maakuntien omaa valmistelutyötä. Hankintanyrkki koostui kaupunkien, kuntien, sekä sairaanhoitopiirien hankinta- ja logistiikka johtajista, sekä päälliköistä. Asiantuntijoina Hankintanyrkissä toimivat VM:n, Kuntaliiton, sekä Hankintakeinon edustajat. Maakunnan valmistelua oli tarkoitus tehdä useassa eri kehitysvaiheessa, jossa kussakin vaihtuu hankinnoista päättävä taho, sekä hankintarajat. Tätä muutosta varten valmisteltiin Hankintojen toteutus maakuntavalmistelussa (Liite 4), jossa huomioidaan valmisteluajan eri vaiheet: valmisteluvaihe, väliaikainen valmisteluelin, ja maakuntavaltuuston aloitus. Valmisteluvaiheen

5 hankintojen tueksi tehtiin hankintojen pikaohje (liite 5). Lisäksi Pohjois-Pohjanmaalla ohjeistusta Siirtymäaja sopimus- ja hankintalinjauksilla, jota täydennettiin SOTE valiokunnan mietintä luonnoksessa esitetyillä muutoksilla (Liite 6) Valtakunnallisesti maakunnissa oli lähes yksimielinen näkemys hankintojen strategisesta roolista. Hankintanyrkin työn tuloksena syntyi hankintojen strategiset linjaukset maakunnille (Liite 7), sekä tiekartta niiden toteuttamiseksi (Liite 8). Maakunnan strategisissa hankintalinjauksissa (Liite 7) on huomioitu voimaan tulleet hankintalait: laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) ja laki vesi- ja energiahuollon, sekä liikenteen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016) Maakunnallinen verkostoyhteistyö Pohjois-Pohjanmaan maakunnassa yhdistyy 46 organisaation hankintojen eri toimintamallit. Maakunta tekee tavara ja palveluhankintoja sadoilla miljoonilla euroilla. (liite 8) Vaikutus alueen ja koko suomen elinvoimaan on kiistaton. Hyvin johdettuna hankinnat ovat maakunnille erittäin vahva strategisen ohjauksen väline. On tärkeää, että hankinnat nähdään laajemman kokonaisuuden työkaluna. Maakuntien tavaroiden ja palveluiden hankintojen volyymit ovat suuria ja kun niissä huomioidaan maakunnan strategisia linjauksia esim. kestävän kehityksen periaatteita tai kannetaan yhteiskuntavastuuta, syntyy suora vaikutus ympäröivään yhteiskuntaan. Tavoitteena on, POP maakunta on merkittävä julkisen talouden tavaroiden ja palveluiden hankkija, sekä luotettava ja haluttu kumppani. POP maakunnan hankinnat muodostavat vaativia kokonaisuuksia ja hankintatoimi on vahva strateginen toimija. Keskitetyn strategisen hankintatoimen avulla varmistetaan, että maakunnassa tunnistetaan strategisesti vaikuttavimmat hankinnat ja niitä johdetaan ennakoivasti koko elinkaaren. Hankinnan roolien ja vastuiden määrittely on osa hankintojen johtamista. Vastuu hankintojen johtamisesta on maakuntakonsernilla. Hankintapalvelut kehittävät hankintoihin liittyviä toimintatapoja ja kilpailuttaa yhteisiä hankintoja. Yksiköt soveltavat konsernin määrittelemiä toimintatapoja ja kilpailuttavat omia hankintojaan hankintapalveluiden asiantuntijan tukemana. Hankinnoista päätetään maakunnan hallintosäännön ja tehtyjen jatkodelegointien mukaisesti. Uudessa maakunnassa toimijoita ovat mm. konserni, järjestäjät ja liikelaitokset, sekä mahdolliset maakunnan omistamat oy. Näiden eri toimijoiden vastuita hankinnoista on jaoteltu Hankintojen vastuutaulukossa. (Liite 10). Lisäksi 4. Lopuksi Maakuntauudistuksen valmistelutyö jäi kesken. Seuraavat asiat olivat listalla ja joitain näistä jopa ehdittiin aloittaa Hankintojen operatiivinen tehtävä ja rooli (liite 11) Logistiikka ja varastointi (liite 11) Hankintojen organisointi ja resurssointi Monituottajamallin luominen Valinnanvapaus Maakunnan hankintaohje