Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen

Transkriptio

1 Kiinteistö- ja rakentamistalouden tutkimusseminaari Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen Tomi Ventovuori Teknillinen korkeakoulu Rakentamistalous

2 Tutkimuksen tavoitteet Tunnistaa kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisessä huomioon otettavat tekijät. Tunnistaa erilaisien hankintatapojen edut ja haitat sekä niitä liiketoiminnan tekijöitä, jotka johtavat erilaisiin hankintatapoihin.

3 Käsitteellisen viitekehyksen luominen Kiinteistöpalvelujen hankinta 3. Tapaustutkimus 1. Kirjallisuustutkimus Käsitteellinen viitekehys 2. Empiirinen tutkimus Hankintojen johtamisen teoriat Teemahaastattelu Ryhmähaastattelu

4 Analysoitavat hankintaympäristöt Case A: julkisen sektorin käyttäjäomistaja Case B: yksityisen sektorin käyttäjäomistaja Case C: yksityisen sektorin sijoittajaomistaja Case D: yksityisen sektorin institutionaalinen sijoittaja

5 Tapaustutkimuksen tavoitteet tavoitteena on luoda kohdeyrityksissä kiinteistöpalvelujen hankintastrategian suuntaviivat sekä tutkia vaihtoehtoisia toimintatapoja kiinteistöpalvelujen hankinnoissa.

6 Yrityksen liiketoimintaympäristö LIIKETOIMINTA- YMPÄRISTÖ Lainsäädäntö Kilpailijat Teknologian kehittyminen Palvelun tuottajat Asiakkaat Liikeidea Organisaation rakenne Henkilöstö ja johtaminen Kehittäminen Johtajuus Palkitsemisjärjestelmät Sosiaaliset ja kulttuuri tekijät Taloudelliset tekijät

7 Case A 1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen SISÄISET TEKIJÄT ULKOISET TEKIJÄT VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSET VÄLILLISET VAIKUTUKSET - Budjetti Teoreettinen (investointien viitekehys väheneminen) -> resursointi teknisluonteisiin tehtäviin -Organisaation sisäisten resurssien väheneminen -> hankintojen keskittäminen -Julkinen hankintalaki -> rajoittunut hankintamenettely - Asukasrakenteen kehittyminen - Ikääntyvien ja lasten määrän kasvaminen -> käyttötarpeiden muuttuminen

8 2. Tavoitetilan ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailu LIIKETOIMINTA- YMPÄRISTÖ TAVOITE- TILA NYKY- TILA

9 Case A Hankintatoimen tavoitteet Budjettitavoitteet kustannussäästöt Tavoitteet hankintayksikön organisoinnille hankintayksikön uudelleen organisointi keskittämisen lisääminen hankintavastuiden siirtäminen keskitettyyn yksikköön Tavoitteet toimittajakannalle osaavat palveluntuottajat kooltaan ja resursseiltaan riittävän kattavat ei alihankintaa palveluntuottajakannan pienentäminen isompien hankintakokonaisuuksien lisääminen pyrkimys alueellisiin palveluihin Tavoitteet yhteistyösuhteille kehittämisvaatimus vuorovaikutuksen lisääminen pitkäaikaiset yhteistyökumppanit

10 Hankintatoimen nykytila-analyysi analyysi SWOT Hankintatoimen salkut NYKY- TILA Markkinaanalyysi Nykyinen hankintatapa

11 Case A SWOT-analyysi VAHVUUDET HEIKKOUDET - hankintatarpeiden tuntemus (käyttäjät) - markkinoiden tuntemus Teoreettin-en markkinalähtöinen - hankintaympäristön viitekehyshankintamenettely ymmärtäminen - organisaation toimintojen tunteminen - kiinteistökohtaisesti epäyhtenäiset toimintatavat - yhteistyömenettelyn puuttuminen - kapea tuntemus muiden osaamisalueista - hankintalainsäädännön monimutkaisuus - organisaation epäyhtenäiset ja epäselvät tavoitteet

12 Hankintatoimen salkkujen kuvaaminen HANKINTATOIMEN SALKUT TOIMINNAN TUNNUSLUVUT KIINTEISTÖSALKKU KÄYTTÄJÄSALKKU PALVELUSALKKU TOIMITTAJASALLKU RESURSSISALKKU Kustannukset kohdetason kustannukset (esim. /a) tuloslaskelma käyttäjäkohtaiset kustannukset ( /asiakas) - jne. kiinteistöpalvelut (esim. palvelulaji /a) käyttäjäpalvelut (esim. palvelulaji /a) sopimusten suuruus toimittajakohtaiset kustannukset ( /m2) - jne. hankintatoimen kiinteät kustannukset hankintatoimen muuttuvat kustannukset Asiakastyytyväisyys asiakastyytyväisyys / salkku käyttäjätyytyväisyys asiakastyytyväisyys / palvelukokonaisuus asiakastyytyväisyys / toimittaja toimittajatyytyväisyys asiakastyytyväisyys / asiakaspäällikkö Toiminnallisuus kiinteistöjen sijainti kiinteistöjen ylläpitoluokka kiinteistöjen käyttötarkoitus vuokrasopimukset asiakkaan liiketoiminta palvelun kriittisyys (käyttäjä/omistaja) kehittyminen neuvotteluvoima toimittajien luku-määrä kehittyminen neuvotteluvoima eettisyys (arvot) ANALYYSI TYÖKALUT ABC-analyysi BCG tilastolliset menetelmät ABC-analyysi BCG ABC-analyysi SWOT HANKINTATOIMEN TAVOITTEET

13 Case A 3. Vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailu Ostotoiminnan rajapinta Tuotetaan itse Ostetaan itse Hankintatoimen organisointi Keskitetty hankintayksikkö Hajautettu hankintayksikkö MARKKINA- ANALYYSI Palvelujen niputtaminen Kokonaispalveluhankinta Erillispalveluhankinta HANKINTA- TOIMEN TAVOITETILA Kiinteistöjen niputtaminen Kiinteistökohtainen Alueellinen Valtakunnallinen Liikesuhteen tyyppi Etäinen suhde Yhteistyö Nykyinen hankintatapa

14 Kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisen vaiheet (yhteenveto) 1. liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen sisäiset ja ulkoiset välittömät ja välilliset 2. tavoitteiden ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailu hankintatoimen salkut SWOT nykyinen hankintatapa markkinat 3. vaihtoehtoisten hankintatapojen vertailu tuottaa itse vs. ostaa hajautettu / keskitetty hankintatoimi erillis- / kokonaispalvelu kiinteistökohtainen / alueellinen / valtakunnallinen etäinen suhde / yhteistyö 4. hankintasuunnitelman luominen STRATEGISET SUUNTAVIIVAT HANKINTATOIMELLE

15 Tapausten ristiin tarkastelu Havainto 1: Yritysjohtotasolla ei ole täsmällistä kuvaa kiinteistöyksikön hankintojen nykytilasta. Havainto 2: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa yrityksen tahtotilasta. Havainto 3: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa hankintatoimen nykytilasta. Havainto 4: Kiinteistöyksikössä on epäyhtenäiset toimintatavat ja epäselvät tavoitteet. Havainto 5: Kiinteistöyksikössä ei ole määritelty selkeästi vastuurajoja. Havainto 6: Kiinteistöyksiköistä puuttuvat yhteiset hankintaryhmät. Havainto 7: Kiinteistöyksiköillä ei ole ennalta laadittuja hankintastrategioita.

16 KIITOS OSALLISTUJILLE! Tomi Ventovuori Facility Services Research