Kiinteistöpalvelujen hankinta

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Kiinteistöpalvelujen hankinta"

Hannu Nieminen
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Kiinteistöhallinnan päättäjäpäivä AATOS & EHTOO Kiinteistöpalvelujen hankinta tuottaa itse ostaa päätöksenteko kiinteistöpalvelujen hankintastrategian keskeiset elementit erilaisia toimintatapoja hankkia kiinteistöpalveluja Tomi Ventovuori Teknillinen korkeakoulu Rakentamistalous

2 TKK rakentamistalouden toimitilapalvelut -tutkimusryhmä TUTKIMUSYMPÄRISTÖ TUTKIMUSALUEET Käyttäjäorganisaatio TOIMITILA JA PALVELUT Palvelun- Omistaja Tuottaja Liikesuhteet kiinteistöalalla - yhteistyösuhdestrategiat - palvelujen hankintaprosessit - palvelusopimukset - asiakkuudenhallinta Palveluliiketoiminta - palvelut ja palvelun laatu - palvelukonseptit - verkostomaiset toimintatavat Informaation hallinta - informaatiotarpeet - informaatioprosessit

3 Tutkimuksen tavoitteet Tunnistaa kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisessä huomioon otettavat tekijät. Luoda kohdeyrityksissä kiinteistöpalvelujen hankintastrategian suuntaviivat. Tunnistaa erilaisien hankintatapojen edut ja haitat sekä niitä liiketoiminnan tekijöitä, jotka johtavat erilaisiin hankintatapoihin.

4 Muutostrendit kiinteistöpalveluissa Alexander 1993, Barret & Baldry 2003, Ancarani et al Kiinteistöpalvelujen hankintoihin vaikuttavia muutoksia: hankintatoimen roolin muuttuminen strategisemmaksi osto-organisaatioiden pieneneminen entistä laajempien palvelukokonaisuuksien ulkoistaminen hankintakokonaisuuksien kasvattaminen kiinteistökohteiden niputtaminen palvelujen niputtaminen käyttäjien tila- ja palvelutarpeiden muutosten nopeutuminen lisääntyneet vaatimukset joustavuudelle ja tehokkuudelle Seuraukset: tilaajien rooli päivittäisessä operatiivisessa toiminnassa pienentynyt palveluntuottajien vastuu kasvanut tarve suunnitelmanmukaiseen hankintojen toteuttamiseen tarve ymmärtää eri tyyppisten hankintatapojen/liikesuhteiden hyötyjä ja haittoja tarve ja toisaalta motivaatio pitkäkestoisempaan, jatkuvaan kehittämiseen perustuvaan yhteistyöhön

5 Hankinnan vaiheet Ellram, 1993, Bröchner et al., päätös tuottaa itse tai ostaa ENNEN HANKINTAA LIITTYVÄT TOIMET kontaktivaihe: toimittajakannan etsintä hankintastrategian laadinta HANKINNAN AIKAISET TOIMET sopimusvaihe: palveluvaatimusten kuvaaminen sopimusten kilpailuttaminen HANKINNAN JÄLKEISET TOIMET yhteistyön hallintavaihe: seuranta johtaminen ongelmien ratkaiseminen

6 Tuottaa itse - ostaa päätöksenteko Coase 1937, Williamson 1985, Cox 1996 Hierarkia (tuotetaan itse) tehokkuus perustuu vaihtokustannusten minimointiin (kustannustehokkaampi omana tuotantona) tuottaminen vaatii erityisosaamista investoinnin erikoistumisaste suuri toiminnon suuri kontrolloinnin tarve (merkittävä vaikutus ydintoimintaan) Yksilölliset sopimussuhteet (allianssit, kumppanuudet, verkostot jne.) tehokkuus perustuu synergioiden ja innovaatioiden kautta saavutettaviin hyötyihin hyötyjen ja riskien jakaminen tärkeä toiminto loppuasiakkaan näkökulmasta suhdespesifit investoinnit täydentää ydintoimintoja Markkinat (ostetaan) tehokkuus perustuu tuotantokustannusten minimointiin tuottaminen ei vaadi erityisosaamista (markkinoilla paljon samanlaista osaamista, jolloin hinta ostopäätöksentekijänä) investoinnin erikoistumisaste matala toiminnon vähäinen riski (ei merkittävää vaikutusta ydinliiketoimintaan) volyymi- ja standardihankinnat

7 Hankintastrategian kehittämisen vaiheet

8 Hankintastrategia Hankintastrategiassa asetetaan yrityksen hankintatoimelle selkeät päämäärät sekä määritetään miten ne saavutetaan. Hankintastrategian tehtävänä on: edesauttaa yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamista määritellä edellytykset hankintojen toteuttamiselle toimia hankintapäätöksien tukivälineenä ohjaten valintojen tekemiseen auttaa analysoimaan erilaisia hankintatapoja

9 Analysoitavat hankintaympäristöt Case A: julkisen sektorin käyttäjäomistaja Case B: yksityisen sektorin käyttäjäomistaja Case C: yksityisen sektorin sijoittajaomistaja Case D: yksityisen sektorin institutionaalinen sijoittaja

10 Yrityksen liiketoimintaympäristö LIIKETOIMINTA- YMPÄRISTÖ Lainsäädäntö Kilpailijat Teknologian kehittyminen Palvelun tuottajat Asiakkaat Liikeidea Organisaation rakenne Henkilöstö ja johtaminen Kehittäminen Johtajuus Palkitsemisjärjestelmät Sosiaaliset ja kulttuuri tekijät Taloudelliset tekijät

11 Case A 1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen SISÄISET TEKIJÄT ULKOISET TEKIJÄT VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSET VÄLILLISET VAIKUTUKSET - Budjetti Teoreettinen (investointien viitekehys väheneminen) -> resursointi teknisluonteisiin tehtäviin -Organisaation sisäisten resurssien väheneminen -> hankintojen keskittäminen -Julkinen hankintalaki -> rajoittunut hankintamenettely - Asukasrakenteen kehittyminen - Ikääntyvien ja lasten määrän kasvaminen -> käyttötarpeiden muuttuminen

12 2. Tavoitetilan ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailu LIIKETOIMINTA- YMPÄRISTÖ TAVOITE- TILA NYKY- TILA

13 Case A Hankintatoimen tavoitteet Budjettitavoitteet kustannussäästöt Tavoitteet hankintayksikön organisoinnille hankintayksikön uudelleen organisointi keskittämisen lisääminen hankintavastuiden siirtäminen keskitettyyn yksikköön Tavoitteet toimittajakannalle osaavat palveluntuottajat kooltaan ja resursseiltaan riittävän kattavat ei alihankintaa palveluntuottajakannan pienentäminen isompien hankintakokonaisuuksien lisääminen pyrkimys alueellisiin palveluihin Tavoitteet yhteistyösuhteille kehittämisvaatimus vuorovaikutuksen lisääminen pitkäaikaiset yhteistyökumppanit

14 Hankintatoimen nykytila-analyysi analyysi SWOT Hankintatoimen salkut NYKY- TILA Markkinaanalyysi Nykyinen hankintatapa

15 Case A SW(OT)- analyysi VAHVUUDET HEIKKOUDET - hankintatarpeiden tuntemus (käyttäjät) - markkinoiden tuntemus Teoreettin-en markkinalähtöinen - hankintaympäristön viitekehyshankintamenettely ymmärtäminen - organisaation toimintojen tunteminen - kiinteistökohtaisesti epäyhtenäiset toimintatavat - yhteistyömenettelyn puuttuminen - kapea tuntemus muiden osaamisalueista - hankintalainsäädännön monimutkaisuus - organisaation epäyhtenäiset ja epäselvät tavoitteet

16 Hankintatoimen salkkujen kuvaaminen HANKINTATOIMEN SALKUT TOIMINNAN TUNNUSLUVUT KIINTEISTÖSALKKU KÄYTTÄJÄSALKKU PALVELUSALKKU TOIMITTAJASALLKU RESURSSISALKKU Kustannukset kohdetason kustannukset (esim. /a) tuloslaskelma käyttäjäkohtaiset kustannukset ( /asiakas) - jne. kiinteistöpalvelut (esim. palvelulaji /a) käyttäjäpalvelut (esim. palvelulaji /a) sopimusten suuruus toimittajakohtaiset kustannukset ( /m2) - jne. hankintatoimen kiinteät kustannukset hankintatoimen muuttuvat kustannukset Asiakastyytyväisyys asiakastyytyväisyys / salkku käyttäjätyytyväisyys asiakastyytyväisyys / palvelukokonaisuus asiakastyytyväisyys / toimittaja toimittajatyytyväisyys asiakastyytyväisyys / asiakaspäällikkö Toiminnallisuus kiinteistöjen sijainti kiinteistöjen ylläpitoluokka kiinteistöjen käyttötarkoitus vuokrasopimukset asiakkaan liiketoiminta palvelun kriittisyys (käyttäjä/omistaja) kehittyminen neuvotteluvoima toimittajien luku-määrä kehittyminen neuvotteluvoima eettisyys (arvot) ANALYYSI TYÖKALUT ABC-analyysi BCG tilastolliset menetelmät ABC-analyysi BCG ABC-analyysi SWOT HANKINTATOIMEN TAVOITTEET

17 Case A 3. Vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailu Ostotoiminnan rajapinta Tuotetaan itse Ostetaan itse itse Hankintatoimen organisointi Keskitetty hankintayksikkö Hajautettu hankintayksikkö MARKKINA- ANALYYSI Palvelujen niputtaminen Kokonaispalveluhankinta Erillispalveluhankinta HANKINTA- TOIMEN TAVOITETILA Kiinteistöjen niputtaminen Kiinteistökohtainen Alueellinen Alueellinen Valtakunnallinen Liikesuhteen tyyppi Etäinen suhde Yhteistyö Yhteistyö Nykyinen hankintatapa

18 4. Hankintasuunnitelman luominen 1. Hankintastrategian tarkoitus A. hankintapolitiikan kuvaaminen B. hankintatoimen käsitteet 2. Hankintaympäristö A. liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen (ulkoiset ja sisäiset tekijät) B. nykytilan kuvaaminen 3. Hankintatoimen tavoitteet A. hankintatoimen tahtotilan kuvaaminen B. mitattavien tavoitteiden kuvaaminen (esim. kustannukset, laatu, asiakastyytyväisyys jne.) C. seurantatoimenpiteiden kuvaaminen tavoitteiden saavuttamiseksi 4. Hankintaorganisaatio A. hankintatoimen tehtävien kuvaaminen B. resurssit ja vastuualueet C. hankintaorganisaation yhteys muihin sidosryhmiin (sisäiset ja ulkoiset) 5. Hankinnan riskit A. markkinatilanne B. toimittajariskit

19 Kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisen elementit (yhteenveto) Yrityksen liiketoiminta- ja hankintaympäristön kartoitus Hankintatoimen tavoitteiden määrittely Hankintatoimen nykytilan analyysi Vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailu ja valinta Hankintasuunnitelman laadinta HANKINTASTRATEGIA

20 Tapausten ristiin tarkastelu Havainto 1: Yritysjohtotasolla ei ole täsmällistä kuvaa kiinteistöyksikön hankintojen nykytilasta. Havainto 2: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa yrityksen tahtotilasta. Havainto 3: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa hankintatoimen nykytilasta. Havainto 4: Kiinteistöyksikössä on epäyhtenäiset toimintatavat ja epäselvät tavoitteet. Havainto 5: Kiinteistöyksikössä ei ole määritelty selkeästi vastuurajoja. Havainto 6: Kiinteistöyksiköistä puuttuvat yhteiset hankintaryhmät. Havainto 7: Kiinteistöyksiköillä ei ole ennalta laadittuja hankintastrategioita.

21 KIITOS OSALLISTUJILLE! Tomi Ventovuori Facility Services Research

Samankaltaiset tiedostot

Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen

Kiinteistö- ja rakentamistalouden tutkimusseminaari 15.09.2004 Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminen Tomi Ventovuori Teknillinen korkeakoulu Rakentamistalous Tutkimuksen tavoitteet Tunnistaa