PALVELUJEN HANKINTA- STRATEGIAT

Transkriptio

1 PALVELUJEN HANKINTA- STRATEGIAT Rak Toimitilapalvelut Tomi Ventovuori TKK Rakentamistalous Luennon sisältö! Tutkimus! Hankintatoimen käsitteet! Ulkoistaminen! Hankintamallit! Yhteistyömenettely! Palvelun tuottajan koko! Hankintastrategiatyökalut! Harjoitus

2 TUTKIMUS: OSTOPALVELUJEN HALLINNAN SYSTEMATIIKAN KEHITTÄMINEN Miksi ryhdytty kehittämään?! Hankintojen kokonaisvaltainen hallinta luo paremmat edellytykset vastata ympäristössä tapahtuviin muutoksiin.! Palveluilta puuttui yrityksen liiketoiminnasta johdetut konkreettiset tavoitteet;! Hankintojen ja ulkoisten resurssien hallinnan merkitys on yrityksen menestystekijöinä voimistunut.! Hankintatoimi on entistä enemmän suhteiden hallintaa ja yhteistyösuuntautuneisuutta.! Hankintatoimesta on teollisuudessa tullut osa yrityksen strategista toimintaa.

3 Tutkimuksen toteutus TUTKIMUKSEN VAIHEET 1. KIRJALLISUUS- TUTKIMUS 2. HAASTAT- TELUT 3. HANKINTA- MALLIEN TUNNISTAMINEN 4. TAPAUS- TUTKIMUS 5. MALLI OSTO- PALVELUJEN HALLINTAAN! Haastattelut yhteensä 21 henkilöä! 8 tilaajaa! 8 palveluyritystä HANKINTATOIMEN KÄSITTEET

4 Strategia käsitteenä Mintzberg and Quinn, 1996; Thompson and Strickland, 2003.! Strategia on toimintamalli tai suunnitelma, joka yhdistää organisaation päämäärän, menettelytavat ja toiminnot yhtenäiseksi kokonaisuudeksi.! Strategia voi olla etukäteen suunniteltu (deliberate strategy) tai ilmentynyt (emerged strategy) eli johdonmukainen tapa toimia.! Strategian tavoitteena on auttaa yritystä ohjaamaan rajallisten resurssien kohdentamista yhteen valittuun mahdollisuuteen.! OPPI VOITTAMISESTA Mikä on hankintastrategia?! Hankintastrategia on yksi keino tai valikoima, jolla voidaan saavuttaa yrityksen asettamat päämäärät sekä ohjata tehokkaasti yrityksen rajallisten resurssien käyttöä.! Hankintastrategian tehtävä on:! on luoda edellytykset hankintojen toteuttamiselle.! toimia hankintapäätöksien tukivälineenä ohjaten valintojen tekemiseen.! auttaa tilaajaa analysoimaan erilaisia hankintatapoja.! auttaa löytämään ja tunnistamaan optimaalisen toimittajakannan.! myötävaikuttaa yrityksen lyhyen ja pitkän ajan tavoitteiden saavuttamista.

5 Hankintastrategia osana yrityksen strategista toimintaa Kilpailijat Palvelun tuottajat TILAAJA- STRATEGISET ORGANISAATIO TAVOITTEET LIIKETOIMINTA- STRATEGIAT! vaatimukset toimitiloille, palveluille ja työolosuhteille Lainsäädäntö Teknologian kehittyminen Asiakkaat HANKINNAN TAVOITTEET HANKINTA- STRATEGIAT Poliittiset ja taloudelliset tekijät Sosiaaliset ja kulttuuri tekijät Hankintastrategian pääperiaatteet! Jokainen hankintatapahtuma on keskenään erilainen, siten jokainen hankintastrategia joudutaan räätälöimään yksilöllisesti. Hankinnat eroavat jo toisistaan mm. seuraavissa elementeissä:! hankintaympäristön luonne! yritys itse: hankintaorganisaation koko, omat resurssit ja osaaminen ja hankintapolitiikka! hankittava palvelu! hankintatyyppi! vastuut eri intressiryhmien kanssa! hankinnan vaihe! kiinteistöjen sijainti! toimitilojen ja työolosuhteiden vaatimukset Ks. Spekman, 1985.

6 Hankintastrategian pääperiaatteet! Hankintastrategia perustuu yritystason strategiaan.! Hankintastrategiassa asetetaan yrityksen hankintatoimelle selkeät päämäärät.! Hankintastrategia on yksi keino tai valikoima, jolla voidaan saavuttaa yrityksen asettamat päämäärät sekä ohjata tehokkaasti yrityksen rajallisten resurssien käyttöä. Hankintapolitiikka! Hankintapolitiikka määrittää ne periaatteet, joita noudatetaan hankintoihin liittyvässä päätöksenteossa.! Hankintapoliittisia valintoja ovat mm. hankinta-asteen ja yhteistyömenettelyn määrittäminen sekä päätökset hankintojen ja yritysten välisen yhteistyön kehittämisestä.! Hankintapolitiikka:! luo edellytykset suunnitelmallisille ja kokonaistaloudellisille hankinnoille.! turvaa yrityksen edut pitkällä aikavälillä.! luo yhtenäisen toimintatavan ja sopimuskäytännön.! määrittää suhteet palvelun tuottajiin.

7 Palvelujen hankinnan tavoitteet Ks. Leenders, et al. 2002, Monczka, et al. 2001, Baily, et al Tuottaa jatkuvasti parasta palveluja tarkoituksenmukaisessa laajuudessa kiinteistön arvon säilyttämiseksi sekä loppuasiakkaan operatiivisen toiminnan ylläpitämiseksi. 2. Varmistaa palvelujen saatavuus ylläpitämällä ja kehittämällä nykyisiä verkostosuhteita ja/tai hankkimalla vaihtoehtoisia asiakkuuksia saatavilla olevien resurssien puitteissa. 3. Hallita hankintaprosesseja tehokkaasti kehittämällä ostoosaamista, hankintaorganisaatiota ja hankintatoimen menettely- ja toimintatapoja. 4. Ylläpitää sisäistä yhteistyöverkostoa muiden osastojen kesken aktiivisella keskinäisellä vuorovaikutuksella. 5. Kehittää standardisoituja toimintatapoja ja palveluja yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Palvelujen hankinnan tavoitteet 6. Löytää ja valita markkinoiden kilpailukykyisin toimittaja. 7. Seurata nykyistä ja tulevaa markkinatilannetta ja -trendejä. 8. Löytää yrityksen ja sen verkoston toiminnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin toimintamalli. 9. Kehittää hankintastrategiat, jotka tukee yritysstrategiaa. 10. Tukea hankinnoilla organisaation päämäärää ja tavoitteita saavuttaakseen etua kilpailijoihin.

8 Hankintatoimen organisointi! Keskitetty hankintatoimi merkitsee hankintojen suoritusta eristyisen hankintaosaston toimesta. Täydellinen keskitys on harvinaista osan hankinnoista voi olla järkevää jättää asiakkaan itse hoidettavaksi.! Hajautettu hankintatoimi merkitsee hankintoihin liittyvien tehtävien suoritusta yrityksen eri osastojen tai yksiköiden toimesta.! Keskitetty-hajautettu hankintatoimi tarkoittaa, että osa hankinnoista tehdään eri yksiköiden toimesta ja osa keskitetyn hankintaosaston toimesta. Hankintatyypit! Sopimushankinta ovat palveluhankintoja, joista laaditaan hankintakohtainen palvelusopimus ja -kuvaus.! Tilaushankinnat ovat tavara- tai palveluhankintoja, joista ei tehdä erityistä sopimusta.! Vuosisopimushankinnat ovat vuodeksi solmittuja sopimuksia, joissa sovitaan sopimusvuoden kuluessa todennäköisten toimitusten tai palvelusten yksikköhinta.! Sisäiset hankinnat ovat palvelujen hankintoja, jotka tuotetaan organisaation omilla resursseilla.

9 Hankintamenettelyt! Avoin menettely! Kaikki halukkaat toimittajat voivat tarjota! Vaivalloista transaktiokustannukset suuret! Valintatekijänä usein hinta! Neuvottelumenettely! Tavallisesti yksi tai kaksi pääsee mukaan neuvotteluihin! Edellytyksenä aikaisempi hyvin mennyt yhteistyösuhde sekä järkevä hintataso Hankintamenettelyt! Rajoitettu menettely! Vain tietyt toimittajat pääsevät tarjoamaan! Ensimmäisenvaiheen valintatekijät (toimittaja-analyysit) enemmän laadullisia kuin määrällisiä, varsinaisessa kilpailussa paino hinnalla! Kaksikertainen kilpailutus koetaan raskaana mallina, vaikka ensimmäisessä vaiheessa voidaan rajata tarkasti kilpailuun osallistujat! Menettelytavan etuna! Omien tavoitteiden esilletuominen! Potentiaalisen kapasiteetin löytäminen! Kehittämismahdollisuudet! Kilpailun säilyttäminen! Haittana pienet jäävät rajoitetun joukon ulkopuolelle sekä vaarana, että valittu joukko jakaa keskenään alueet.

10 ULKOISTAMINEN Ulkoistamispäätös Kiiskinen, et al ! Mitä ollaan ulkoistamassa ja kenelle?! Mitä riskejä voidaan tunnistaa, mikä on niiden vaikutus, todennäköisyys ja miten ne voidaan hallita?! Mitä uutta osaamista ja resursseja ulkoistamisen toteutus ja hallinta edellyttää omassa organisaatiossa?! Mitä taloudellisia vaikutuksia ulkoistamisella on?! On tiedossa sellaisia tekijöitä, jotka estävät ulkoistamisen toteutuksen

11 Ulkoistamispäätösprosessin vaiheet Lähtötasoanalyysi nykyisten palvelujen kuvaus ja niiden kustannusten selvitys Ulkoistamisen edellytykset ulkoistamisen kriteerien määrittäminen ulkoistamisen konkreettiset tavoitteet Markkina-analyysi potentiaaliset toimittajat referenssit Ratkaisuvaihtoehtojen kartoittaminen miten potentiaaliset toimittajat voivat tehostaa toimintaa Riskianalyysi Toteutussuunnitelma tavoitteena arvioida riskit sekä niiden toteutumisen mahdollisuus ja vaikutukset resurssit aikataulu Esimerkki ulkoistamisen kriteereistä Puolesta! Mittakaavaetujen hyödyntäminen! Uuden osaamisen hankkiminen! Mahdollisuus hyödyntää uusinta teknologiaa! Riskin jakaminen! Palvelutason parantuminen! Parhaiden käytäntöjen soveltaminen! Kustannustehokkuuden jatkuva parantaminen! Selkeä liiketoimintavastuu palveluntuottamisesta! Kulttuurimuutos Kiiskinen, et al Vastaan! Kontrollin häviäminen! Edellyttää muodollisuutta esim. palvelusopimukset! Osaaminen oman organisaation sisältä häviää! Joustavuus ja reagointikyky häviää! Ollaan riippuvaisia kolmannesta osapuolesta! Kumppaneiden väliset kulttuurierot! Tietoturvariskit! Joudutaan panostamaan resursseja toimittajan ja sopimuksen hallintaan

12 Ulkoistamisen hyödyt ja riskit HYÖDYT! yrityskuvan parantuminen! ydinosaamisten vahvistaminen! joustavuuden ja muutosten hallinta! reagointikyky nykymarkkinoiden muuttuviin tarpeisiin! uusien markkinoiden ja mahdollisuuksien tavoittaminen! kustannustehokkuuden parantuminen! toiminnan virtaviivaistaminen ja laadun parantaminen! pääomien vapautuminen rahoitusomaisuudeksi RISKIT! liiallinen riippuvuus palvelun toimittajista toimittaja kasvattaa omaa liiketoimintaansa! joustamattomuus muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin! ennakoitua korkeammat kustannukset! sisäinen vastarinta Kiiskinen, et al Ydin- ja tukitoiminnot! Ydintoiminnot, kriittiset palvelut Cox, 1996; Kiiskinen, et al ! edustaa yrityksen sellaista ainutlaatuista ja kriittistä osaamista, joka luo pohjan kilpailukyvylle ja erottumiseen markkinoilla.! ei kannata luovuttaa organisaation ulkopuoliselle taholle.! Täydentävät toiminnot! edustaa yrityksen sellaista täydentävää osaamista, joka on tärkeää loppuasiakkaan kannalta ja konkreettisesti edesauttaa ydintoimintojen suorittamista.! voidaan tehdä yksilöllisiä sopimussuhteita organisaation ulkopuolisen tahon kanssa riippuen hankinnan kriittisyydestä yrityksen liiketoiminnassa. RESIDUAALIT TÄYDENTÄVÄT YDIN- TOIMINNOT TOIMINNOT! Residuaalit toiminnot, standardipalvelut TOIMINNOT! edustaa sellaista osaamista, joka on kaikkien saatavilla ja ei ole kriittistä yrityksen liiketoiminnan kannalta.! voidaan hankkia tavallisesti markkinaehtoisesti, sillä hankinta ei ole differentioitua.

13 Ulkoistamisen päätöksentekomatriisi Kiiskinen, et al Kriittinen Ulkoista ja sido palvelutasosopimukseen Tee itse Ei kriittinen Ulkoista hinnan perusteella Tee itse kunnes haittaa fokusta ja ulkoista sitten Ei ydinosaamista Ydinosaamista Esimerkki ulkoistamisratkaisun päättämisestä TOIMINTO KIINTEISTÖSIJOITUSSALKUN JOHTAMINEN KESKEISET KYSYMYKSET KIINTEISTÖSALKUN ALLOKOINTI RISKI-TUOTTOTASON MÄÄRITTÄMINEN YRITYKSEN TOIMINNAN KANNALTA KRIITTINEN JA YDIN OSAAMISTA PÄÄTÖS TEE OMALLA ORGANISAATIOLLA KIINTEISÖOMAISUUDEN HOITO KIINTEISTÖN TUOTTOJEN PARANTAMINEN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMINEN JA MYYMINEN YRITYKSEN TOIMINNAN KANNALTA KRIITTINEN JA LÄHELLÄ YDIN OSAAMISTA TEE OMALLA ORGANISAATIOLLATAI HARKITSE ULKOISTAMISTA, JOLLOIN RAKENNA STRATEGINEN KUMPPANUUS OPERATIIVINEN KIINTEISTÖJOHTAMINEN VUOKRIEN KERÄÄMINEN TOIMITTAJAN VALVONTA YRITYKSEN TOIMINNAN KANNALTA KRIITTINEN JA MUTTEI YDIN OSAAMISTA ULKOISTA JA RAKENNA KUMPPANUUTTA TOIMITILAJOHTAMINEN KÄYTTÄJÄPALVLEUJEN HANKINTA JA TUOTTAMINEN YRITYKSEN TOIMINNAN KANNALTA EI KRIITTINEN EIKÄ YDIN OSAAMISTA ULKOISTA TAI JÄTÄ KÄYTTÄJÄLLE ITSELLEEM

14 Esimerkki ulkoistamisratkaisun päättämisestä korkea YHTEISTYÖ- SUHTEEN SYVYYS matala FM PM + AM POM FM = Toimitilajohtamisen vastuulle kuuluvat palvelut PM = Operatiivisen kiinteistöjohtamisen vastuulle kuuluvat palvelut AM = Kiinteistövarallisuuden johtamisen kuuluvat vastuulle kuuluvat palvelut POM = Kiinteistösalkun johtamisen vastuulle kuuluvat palvelut Käyttäjä tekee itse tai ostaa Tilaaja ostaa Tilaaja tuottaa itse matala HANKINNAN KRIITTISYYS YRITYKSEN LIIKETOIMINNALLE korkea Tuottaa itse vai ostaa päätökset Tuottaa itse vai ostaa päätös Ulkoistaminen Ydintoiminnot (sisäinen tuotanto) Markkinaehtoinen Siirtyminen kumppanuuteen Yhteistyöhön perustuva Paluu omaan tuotantoon Siirtyminen takaisin kilpailuttamiseen

15 HANKINTAMALLIT Erilaiset hankintatavat! Kiinteistökohtainen hankinta! Alueellinen hankinta kiinteistökohtainen! Valtakunnallinen hankinta KIINTEISTÖN HOITO SIIVOUS KIINTEISTÖ 1 PT 1 PT 2 VARTIONTI PT 3 alueellinen jaottelu valtakunnallinen jaottelu ALUE 2 KIINTEISTÖN HOITO SIIVOUS K2 K1 K3 ALUE 1 K4 PT 1 PT 2 KIINTEISTÖN HOITO SIIVOUS K2 K1 K3 K10 K9 K4 K12 PT 1 PT 2 K7 K7 VARTIONTI K5 K6 PT 3 VARTIONTI K5 K8 K6 K11 PT 3

16 Vastuun jakautuminen eri hankintatavoissa! Miten hankintaan? ALUEELLINEN ULOTTUVUUS VASTUUN JAKAUTUMINEN KESKITETTY KIINTEISTÖ- KOHTAINEN ALUEELLINEN VALTAKUN- NALLINEN JAETTU PALVELU- YRITYS Yksi toimittaja (single sourcing)! Etuna! vähemmän hallittavaa ja ohjattavaa! vähemmän laskutusta ja sopimuksia! sitoo vähemmän resursseja! toiminnan yhdenmukaisuus tasalaatuisuus! suurempi neuvotteluvoima! tärkeämpi asiakas toimittajalla riski menettää iso asiakas! Riskinä! paikallisen osaamisen ja hallittavuuden katoaminen! tiedon jääminen yhden kortin varaan! kilpailun häviäminen! markkinatietouden katoaminen! resurssit eivät ole riittäviä - saatavuuden puute

17 Monta toimittajaa (multiple( sourcing)! Etuna! markkinatietoisuus säilyy tiedetään mitä tapahtuu, eikä miten menee! vertailtavuus paranee (esim. laatu)! saatavuus ja hallittavuus paranee! kilpailuttaminen helpompaa pienemmät erät! Riskinä! suuri toimittajakanta sitoo oman organisaation resursseja! valvonta ja seuranta hankalaa Rinnakkaistoimittajat (parallel( sourcing)! Jaetaan palvelukokonaisuuden tuottamisen vastuu kahdelle eri toimittajalta samassa kiinteistössä tai alueella esim. teknisten järjestelmien ja kiinteistön huollon osaaminen. Lisäksi kiinteistöillä tai alueilla on eri toimittajat kuin toisella alueella. Palvelukokonaisuus 1 Palvelukokonaisuus 2 PT 1 50/50 PT 2 Kompetenssi A Kompetenssi A 30/70 PT 3 Kompetenssi B Kompetenssi B PT 4! Edellytyksenä selkeä tavoitteiden määrittäminen ja niiden saavuttamisen mittaaminen sekä keskinäinen vastuunjako.! Hyötynä kummankin osapuolen vireillä pitäminen, sillä osuudet voivat muuttua asiakkuuden sisällä (Alussa 50/50 uusi jakosuhde 30/70).

18 Hankintayhteenliittymä (Purchasing( consortium)! Keskitetty hankintamalli, jossa hankintayhteenliittymä (ulkoinen/sisäinen yksikkö) kilpailuttaa palvelut keskitetysti. Kiinteistö(t) Käyttäjäyritys PAIKALLINEN ALUE Tilaaja 1 Tilaaja 2 Tilaaja 3 Kiinteistö Hankintayhteenliittymä keskitetty Paikallinen manageri (sisäinen tai ulkoinen yksikkö) PT PT PT PT PT PT PT PT PT PT! Etuna yhden luukun periaate (transaktiot vähenee) sekä suurempien kokonaisuuksien kerrallaan kilpailuttaminen (mittakaavaedut neuvotteluvoiman lisääntyminen). Kahden toimittajan yhteisvastuumalli! Tilaaja käsittelee palvelun tuottajia niin kuin ne olisivat yksi toimittaja.! Valitut palvelun tuottajat joutuvat toimimaan keskenään tiiviissä yhteistyössä synergiaetujen saamiseksi ja sitä kautta luomaan kustannustehokkaampia ratkaisuja. Tilaaja PT 1 (Teknisten järjestelmien hoito) PT 2 (Kiinteistön huolto)! Hankinnan volyymin suuruuden, tiiviin yhteistyön ja osapuolten selkeiden vastuurajojen kautta voidaan edistää yhteistyön kehittämistä ja edelleen kumppanuudesta syntyvien hyötyjen saavuttamista verkoston osapuolien kesken.

19 YHTEISTYÖ- MENETTELYT Markkinaehtoisen vs. yhteistyössä tehdyn hankinnan erityispiirteet MARKKINAEHTOINEN! Lyhyet jaksot! Pienet vaihtamisen kustannukset! Sidokset löysät! Tilaaja tietää mikä parasta! Vähän vuorovaikutusta! Oman edun tavoittelu! Tiedon pimittäminen! Reagoivat toimittajat! Toimittaja määritellyt ennalta lopputuotteen (standardipalvelu)! Ei puutu prosesseihin! Ongelmat toimittajan vastuulla! Hinta on avain päätöksentekijä! Palkitsemisen puuttuminen Macbeth, 1994 YHTEISTYÖHÖN PERUSTUVA! Pitkät jaksot! Vaihtaminen viimeinen ratkaisu! Sidokset tiukkoja! Toimittaja tukee innovaatiolla! Paljon vuorovaikutusta! Yhteiset tavoitteet! Keskinäinen tiedon jakaminen! Ennakoivat toimittajat! Tilaaja ja toimittaja määrittelee yhdessä lopputuotteen! Mukana prosesseissa! Ongelmat molempien vastuulla! Hinnan lisäksi muita päätöksentekijöitä! Palkitseminen

20 Erilaiset hankinnan hallintamekanismit Cox, 1996; Virolainen, et al Markkinaehtoinen kilpailutus Yksilölliset sopimussuhteet Oma tuotanto Yhteisyritykset Tilaushankinta tai yksittäinen kauppa Vuosisopimukset! volyymi- ja standardihankinnat! vähäinen riski! ostopäätöksen tekijänä hinta! joustava! markkinoilla paljon toimijoita, jolloin kaikkien saatavilla! ei vaadi omia investointeja! tuottaminen ei vaadi erityisosaamista (erikoistumisaste matala) Pitkäaikainen liikesuhde Kumppanuus Strateginen kumppanuus! täydentää ydintoimintoja! tärkeää loppuasiakkaan kannalta! riskin jakaminen! kompetenssien hajauttaminen! markkinoilla melko paljon toimijoita! keskinäinen tiedon jakaminen ja vuorovaikutus toiminnan edellytys! ei vaadi omia suuria investointeja! potentiaali yhteiseen kehittämiseen Vertikaalinen integraatio! ydintoiminto tai erittäin kriittinen liiketoiminnan kannalta! suuri kontrolloinnin tarve! korkea osaamisen taso ja innovatiivisuus! kustannustehokkaampi ratkaisu omana tuotantona! tehokas sisäisen viestintä! investointien erikoistumisaste suuri Millainen on optimaalinen yhteistyösuhde? Hankintatapa Kriittisyys Markkinaehtoinen Yhteistyöperusteinen Oma tuotanto Korkea Palvelu C Keskinkertainen Palvelu D Matala Palvelu B Palvelu A

21 Kumppanuuden erityispiirteet! yhteistyön rakentaminen pitkälle tulevaisuuteen! yhteinen kehittäminen! ei työnnetä riskejä toimittajalle, vaan jaetaan ne! löydetään yhteinen hyöty, joka näkyy edelleen loppukäyttäjällä! vastavuoroisuus! luottamus! avoimuus! yhteinen ongelmien ratkaiseminen! luotettavuus/toimintavarmuus Kumppanuuden erityispiirteet! ylimmän johdon sitoutuminen! avoin hinnoittelu! ei jatkuvaa erillislaskutusta! kerrotaan asiakkaalle kulurakenne! yhteiset intressit, muukin kuin raha! toiminnan tehostuminen! vaatii työtä! osapuolten tasavertainen ammatillinentaso

22 PALVELUN TUOTTAJAN KOKO Iso vs. pieni palvelun tuottaja! Yhteistyö! Isoilla resursseja panostaa yhteiseen kehittämiseen ja yhteistyöhön.! Keskinäinen vuorovaikutus vähäisempää pienten kanssa, jolloin kumppanuutta vaikea toteuttaa.! Yrittäjyys! Pienet motivoituneimpia, sillä palkka riippuvainen omasta toiminnasta Jokainen asiakkuus on elinehto.! Suurilla voi olla ongelmana leipääntyminen.! Joustavuus! Isoilla mahdollisuus vaihtaa resursseja, jos huono palvelua.! Pienet sopeutuu, kun taas isot pyrkii muuttamaan toimintaansa oman toimintansa mukaisiksi.

23 Pienten palvelun tuottajien mahdollisuudet! Pienet, jolla ei ole kykyä vastata tarjouksiin tai ei ole aikaisempaa referenssiä niin vaikea saada toimeksiantoa.! Kertaluonteisissa palveluissa pienillä myös mahdollisuudet sillä niiden resurssit tunnetaan, kun taas jatkuvassa palvelussa hankalampaa.! Yhdenmukainen sisältö ja kattavat ohjausjärjestelmät antaa mahdollisuuden jakaa toimeksiantoja myös pienille.! Pienten verkottuminen muiden palvelun tuottajien kanssa helpottaa niiden mahdollisuuksia ( virtuaaliorganisaatiot ).! Tarjonta Yhden luukun periaatteella! Vaatii pitkäkestoisuutta! Oma olemassa olonsa on kiinni toisten olemassa olosta ja toisinpäin Synergiaedut. HANKINTASTRATEGIA TYÖKALUJA

24 Hankintasalkkuanalyysit (portfolio( analysis) Mikä on hankintasallkuanalyysi?! Vaiheittainen lähestymistapa analysoida yrityksen hankintoja ja toimittajasuhteita, jonka tarkoituksena on antaa paremmat edellytykset yrityksen toiminnan kannalta optimaaliselle hankintatavan valinnalle. Mihin käytetään?! Toimii osana yrityksen strategista suunnittelua ja antaa edellytykset hankintastrategian laadintaan.! Hankintojen hallinnassa käytetty työkalu, joka määrittelee kuinka toimitaan erilaisissa yhteistyösuhteissa esim. kriittisten hankintojen saatavuuden varmistamiseen tarkoituksenmukaisella yhteistyösuhteella.! Resurssien allokointiin - niukkojen resurssien kohdentamiseen tunnistamalla mitkä palvelut tai yhteistyösuhteet vaativat tarkempaa keskittymistä. Olsen & Elram, 1997; Kraljic, Esimerkki hankintasalkku- analyysin hyödyntämisestä TILAAJA TOIMITTAJA Suuri Suuri Strateginen arvo Pullonkaula tuote Eikriittinen tuote Strateginen tuote Hyödynnetävä tuote Houkuttelevuus Kehitettävä segmentti tarjoa vaihtoehtoja Rasitesegmentti kiinnitä vähän huomiota Ydinsegmentti säilytä asiakas Hyväksikäyttö segmentti palkkio erinomainen Pieni Hankintatoimen riskit Suuri Pieni Toimittajan kilpailuasema

25 Hankintojen kokonaiskustannusten tunnistaminen (Total( cost of ownership)! Ennen hankintaan syntyneet kustannukset (pre-transaction costs)! markkinoiden tunnistaminen! toimittajan etsintä! sopimuksen tekeminen! Hankinnan aikana syntyneet kustannukset (transaction costs)! hankintahinta! maksaminen! Hankinnan jälkeen syntyneet kustannukset Ellram and Siferd, 1998! huono laatu -> aiheuttaa haittaa asiakkaalle! reklamaatioon vastaaminen ja korjaaminen -> tuotevastuu! asiakkaiden menetys ABC - analyysi Ryhmä Lukumäärä Kustannus A 10 % % B % % C % %

26 Esimerkki hankintastrategian laadintaprosessista Liiketoiminnan arviointi 1.Resurssitiedon kerääminen: -Omat -Kilpailijat -Toimittajat -Asiakkaat Sisäinen ja ulkoinen analyysi Palvelun osa prosessien määrittely Hankinta kustannusten allokointi Ks. Probert, Strategisten Hankinta- vaihtoehtojen strategian arviointi valinta Ulkoisen ja ja sisäisen tuotantokustannusten vertailu Yrityksen liiketoiminnan tarpeiden tunnistaminen Palvelukokonaisuuksien määrittely Palvelukokonaisuuksien ryhmittely and priorisointi Hankintojen kokonaisvaltainen arviointi Erilaisten hankintavaihtoehtojen kehittäminen 10. Hankintavaihtoehtojen arviointi ja ja valinta