ICT-muutostukiohjelman vaikuttavuus muutosten pyörteissä

Transkriptio

1 ICT-muutostukiohjelman vaikuttavuus muutosten pyörteissä Ohjelmapäällikkö Ossi Korhonen valtiovarainministeriö, JulkICT-toiminto Kuntien ICT-muutostuen päätösseminaari,

2 Selvitys tehty 21 selvitysalueella, näistä lisäksi tehty jatkohankkeet 3 alueella. Kuntaliitostoteutus 6 alueella 2 Yhteenveto ICT-muutostukiohjelmasta Mukana yli 150 kuntaa, hankkeita yhteensä 30 Selvitysvaihe Toteutusvaihe - Arviointivaihe Selvitystyöt tehty yleensä konsulttivetoisesti (joko rahoitusmallilla tai konsultin avulla) ICT-selvitysryhmät yleensä kuntajakoselvitysten alatyöryhmiä (talous/yleishallinto tms.) Kuntajakoselvittäjät mukana työssä - vaihtelevasti Aluekohtainen tuki yleensä , suurimmille kaupunkiseuduille varauduttu Selvitystöiden kalenterikesto yleensä 4-6 kk VM:n osallistuminen selvitysten ohjaus- ja projektiryhmiin

3 Ohjeistuksen dokumentaatiot Seutukohtaiset selvitystöiden loppuraportit (kuntarakenne.fi > ICT-muutostuki > ICTmuutostukiprojektien tuotokset) Neljä verkostoseminaaria: , , /TOMU, materiaaleineen, myös videotallenne TOMU-tutkimushankejulkaisut : (tietohallinnon oikeudellinen muutostuki) VM julkaisut : Kuntien ICT-palvelut ja niiden järjestäminen Kuntaliitos tausta, tavoitteet ja vaikutukset ICTtoiminnassa 3

4 Selvitystyön tulokset alueittain raporteissa ICT -kustannusjakauma / Toimiala Hallinto ja talous 1 % 0 % 18 % 0 % 4 8 % 22 % 30 % 21 % Sosiaali- ja terveydenhuolto Sivistystoimi Tekninen ja ympäristötoimi Elinkeino Pelastus Liikenne Jakamattomat

5 Tavoitetila useimmissa raporteissa Tavoite on ja polku sinne (askelmerkit) enää puuttuu vain PÄÄTÖS etenemisestä 5

6 6 Esimerkki tietohallinnon organisoimiseksi ja päätöksentekomalliksi kuntaliitoksessa

7 Analyysia ohjelman tuotoksista 7

8 Toimintaympäristössä haastetta Yli 200 kuntaa, joissa on alle asukasta Lähes 30 kuntaa, joissa alle asukasta Pienissä kunnissa ICT-henkilöstöä usein 0,2-1 henkilöä Selvityksissä kului paljon aikaa sopimusten etsimiseen Kokonaisarkkitehtuuri miellettiin ICT- henkilöiden asiaksi Seuduilla erilaisia yhteistyöperinteitä Osalla seuduista jo yhteistyötä, osalla taustalla intressiristiriidat Kuntaliitospakko ei motivoi rakentavaan ICT-kehittämiseen Kuntien henkilöstön kiire ja selvitysten työmäärä pakotti joskus joustamaan tavoitteista ICT-kustannukset ja -hyödyt piiloutuvat esim. erilaisiin kustannusrakenteisiin ja palveluihin Keskuskaupungeilla/seutujen vetureilla yleensä ICT-toiminnot kunnossa Dominoiva asema ympäristökuntiin nähden, aiheuttaa kitka 8

9

10 Seudun nykytilan vahvuudet ja heikkoudet, case 1 10

11 Seudun nykytilan vahvuudet ja heikkoudet, case 2 11

12 Seudun tietohallinnon nykytilan taso Kunnan tietohallinto, keskimäärin alueilla ollaan nyt tasolla

13 Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet Tietohallinnon ja toimialojen tiivistyvä yhteistyö ja luonteva työnjako. Yhteisten kehittämisohjelmien laadinta ja toteuttaminen. ICT:n tehokas hyödyntäminen toiminnassa Henkilöstön ICT-osaamisen kehittäminen Tietohallinto mahdollistajaksi Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen (nykyinen painopiste) Tietohallinnon toimintamallin kehittäminen Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen huomioiden tapahtuvat ympäristömuutokset - Työasemapalvelut - Tietoliikennepalvelut - Konesalipalvelut Tietohallintoresurssien (ml. pääkäyttäjät) kokonaishallinnan ja osaamisen kehittäminen. Yhteisten tietohallinnon työkalujen ja menetelmien käyttöönotto. Henkilöstön ICT osaamisen ja innovatiivisuuden kehittäminen. Pääkäyttäjätoimintojen kehittäminen. ICT hankintatoimen kehittäminen ICT hankintojen yhteensopivuuden ja hyötyjen varmistaminen. ICT hankintojen ohjauksen terävöittäminen. Verkostojen vahvistaminen Kytkeytyminen aktiivisesti kansalliseen verkostoon. Verkostojen erikoisosaamisen ja kansallisten ratkaisujen tehokas hyödyntäminen. 13

14 Jatkotoimenpiteet seudun tietohallinnon kehittämisessä 14 Mahdollisia jatkotoimenpiteitä ovat: Tietohallinnon toimintamallin suunnittelu Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Kehittämiskohteiden toteutuksen suunnittelu Tietohallinnon toimintamallin suunnittelu voidaan aloittaa, mutta sen valmiiksi saaminen edellyttää, että kuntarakenne on selvillä. Toimintamalli sisältää muutossuunnitelman, jossa esitetään, miten ICT-tuotanto muutetaan uuden kuntarakenteen mukaiseksi. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen kannattaa nivoa yhteen toimintamallin suunnittelun kanssa. Kehittämiskohteiden toteutus voidaan resurssien niin salliessa aloittaa välittömästi.

15 Perustietotekniikan hoitamisesta kohti toimialojen ja tietohallinnon yhteistyötä Alueilla tehty ICT yhteistyö on painottunut perustietotekniikan järjestelyihin ja niissä erityisesti keskeisten järjestelmä- ja palvelinympäristöiden yhteiseen järjestämiseen. Joillakin alueilla on yhteistyössä saavutettu hyviä tuloksia, joillakin alueilla yhteistyö ei ole toiminut. Sen sijaan tietotekniikan hyödyntämisen suunnitelmallinen kehittäminen kuntien sisäisessä toiminnassa ja palvelutoiminnassa sekä sitä tukevien tietohallinnon palveluiden kehittäminen on jäänyt vähemmälle. Tämä näkyy mm. päällekkäisinä kehittämishankkeina ja niiden pistemäisyytenä. Visioista, strategioista, selvityksistä pitää päästä palvelutoimintaa kehittävään tietohallintoon 15

16 Päämääriä ja painopisteitä Painopiste tulee siirtää toimialojen ja tietohallinnon yhteistyön tiivistämiseen sekä tietohallinnon suunnittelutoimintojen ja menetelmien kehittämiseen. Päämääränä digitalisaation tehokas hyödyntäminen kuntien palveluissa. Tietohallinnon ja toimialojen kytkeytyminen kansallisiin verkostoihin mahdollistaa tehokkaamman kansallisten tuotosten hyödyntämisen ja siten vaikuttavampien tietohallinnollisten kehittämishankkeiden käynnistämisen alueilla. Alueellinen yhteistyö mahdollistaa tietohallintoon liittyvän erikoisosaamisen kehittämisen. 16

17 Toiminnallisten hyötyjen yhteenveto Loppuraportti Viitasaaren seudun ICT-muutostuki 17

18 18 ICT-muutostuen vaikuttavuus

19 Johtopäätökset Yleisesti ottaen: ICT-palvelujen järjestämiseen tarvitaan rohkeita päätöksiä, resurssit ja toteutus Kuntaliitos tai kuntien yhteistyö: ICT-toimintojen ja kehityksen yhteiset suuntaviivat, yhteisulkoistus, yhteinen tuottajaverkosto, keskuskunnan tuottamat palvelut Edellyttää sopimusta/sopimuksia, tarvitaan yhteiset ICTsuunnitelmat Uudistuksissa haasteellisia tilanteita oikeudellisessakin mielessä Vaatii päätöksen ja sitoutumisen osallistuvilta kunnilta Yleinen kysymys selvitystöissä: Kuuluvatko ICT-asiat yleishallintoon vai toimialakohtaiseen hallintoon, kuka vastaa sähköisten palvelujen/digitalisaation edistämisestä 19

20 Johtopäätökset ICT-toimittajien tulisi olla kuntien kehityskumppaneita Sopimukset usein hukassa tai pelkkiä puitesopimuksia, toimitaan perimätiedon varassa tai kuten naapurikunnassa Hankinnat ja kilpailutus koetaan riskiksi joutua markkinaoikeuteen, pelon ilmapiiri Esim. kunnilla ei välttämättä oikeuksia omiin aineistoihin, jos sopimukset eivät ole kunnossa Yrityksiltä toimintaa tehostavia ratkaisuehdotuksia 20

21 Johtopäätökset 21 Palvelujen digitalisaatio vaatii kunnissa uutta ajattelua Ei liity yksin ICT-palvelujen järjestämiseen vaan erityisesti laajemmin julkisen sektorin tapaan tuottaa palveluita, palveluprosessit Edellytyksenä toimialojen ja kuntien + valtion yhteistyö Tarvitaan esimerkkejä, kokeilukulttuuria, uskallusta, uutta ajattelutapaa julkishallinnon toiminnoista. Futuralisaatiota Keski- ja Itä-Uudenmaan työssä selvitettiin ICT:n hyödyntämisen mahdollistamista Esim. Sipoossa järjestetyt ICT-messut Miten palvelut voidaan tuottaa paremmin ICT:n avulla? Mukana pohtimassa Itä-Uudenmaan luottamusmiehiä, kuntien edustajia, toimittajia Toimialakohtaiset työpajat + purku Vastaava toimintamalli Espoon kaupungin järjestämänä - paljon samoja lopputuloksia

22 Kuntien tilannetta hyvin kuvaava otos Viitasaaren seudun raportista Haasteet ja kehittämistarpeet Taloudellisten ja henkilöresurssien vähyys on yleisesti ottaen kunnissa merkittävä haaste. Henkilöresurssien vähyyden lisäksi myös osaamisessa todettiin puutteita. Esimerkkeinä tästä mainittiin kokonaisarkkitehtuuri, tietoturva ja tuki toiminnan prosessien kehittämiseen. Henkilöresurssien vähyyden vuoksi voimavarat eivät riitä oman osaamisen ylläpitämiseen. Tämä pätee niin ICT-henkilöstöön kuin koko kunnan henkilöstöön. Resurssivajetta pahentaa entisestään se, että perustietotekniikan järjestäminen ja tuki vie suuren osan käytettävissä olevista resursseista. Toimialojen palvelutuotannon kehittämiseen ja sitä kautta saavutettaviin merkittäviin tuottavuushyötyihin ei kyetä panostamaan 22 riittävästi. Loppuraportti Viitasaaren seudun ICT-muutostuki

23 Tietohallinnon organisoinnissa ei ole juurikaan kiinnitetty huomiota substanssijohdon ja tietohallinnon väliseen yhteistyöhön, jolloin tietohallinnon näkökulmat eivät ole osa kunnan yleistä johtamistoimintaa. Seudun kuntatoimijoilla on suhteellisen paljon yhteistyötä, joka konkretisoituu erityisesti yhteisten ylikunnallisten organisaatioiden roolissa (esim. Seutu-IT, PKSV, Medi-IT). Kokonaisuutena järjestelmäkenttä on alueella hyvin hajanainen ja erityisesti erilaisia hallinnon sovelluksia on suuri määrä. Kun kokonaisarkkitehtuuriosaamista puuttuu, järjestelmähankinnat ovat tyypillisesti pistemäisiä. Tämä lisää riskiä toimittajariippuvuudesta. Loppuraportti Viitasaaren seudun ICT-muutostuki 23

24 Johtopäätös : Suomessa yli 250 kuntaa joilla ei ole resursseja kehitystyöhön. Ne tarvitsevat tukea. Nykytilanteen jatkuminen maksaa maltaita. 24 Kuntien toiminta ei muutu mihinkään, jos kehitystyötä ei tehdä. Tarvitaan resurssit, tuki ja toimintaa. Tämä tiedetään, mutta miksi ei tehdä tilanteelle mitään. Rahaa tuhlataan aina vaan uusiin selvityksiin vaikka tilanne tiedetään. Nyt hallintorakenteiden uudistus on mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

25 Työ jatkuu ICT-muutostuesta itsehallintoalueet, SOTE-ICT Suuret kiitokset kaikille ohjelmassa mukana olleille kunnille ja yhteistyökumppaneille! 26

26 Ohjelmapäällikkö Ossi Korhonen Valtiovarainministeriö JulkICT-toiminto