PowerPoint Hannu Matikainen

Transkriptio

1 PowerPoint 2010 Päivitetty

2 Sisällysluettelo 1 PowerPointin käyttöliittymä Uuden esityksen ja uusien diojen luominen Tiedon syöttäminen diaan Teeman valinta Värit, fontit ja taustatyylit Dian rakenteen valinta Diojen käsittely Diojen hallinta Dianäkymät Näkymävaihtoehdot Jäsennysnäkymä Diaesitys Muistiinpanot dioissa Esityksen tehosteet Dian vaihtumisen tehosteet Tekstin ja grafiikan vaihtumisen tehosteet Grafiikka esityksessä Kuvien lisääminen Kuvat Omat piirrokset SmartArt-grafiikkaobjektit Kaaviot WordArt-tekstit Lisätoimintoja Ylä- ja alatunnisteet Päivämäärän lisääminen Hyperlinkit Tulostaminen Esitteet, tiedotteet, opasteet Dian perustyylin muokkaaminen... 21

3 PowerPoint 2010 s. 1/23 1 PowerPointin käyttöliittymä PowerPoint 2010:n käyttöliittymä on niin kutsuttu valintanauha-käyttöliittymä, josta puuttuvat perinteiset valikot. Valikoiden tilalla ovat välilehdet. Kullakin välilehdellä on joukko graafisia painikkeita, jotka on sijoiteltu toiminnallisiin ryhmiin. Kaikki toiminnot eivät mahdu valintanauhalle, josta syystä joidenkin ryhmien oikeassa alanurkassa on avain, jota napsauttamalla avautuu ikkuna lisämääritysten tekemiseksi. Pikatyökalurivi Välilehdet Otsikkorivi Dialuettelo Ryhmien avaimia Sovita näyttöön Näyttötilan valitsimet Zoomaus-säätö 2 Uuden esityksen ja uusien diojen luominen Kun PowerPoint avataan, valmiina on tyhjä esityspohja, johon uutta esitystä voidaan alkaa luomaan. Jos avattuna on jokin valmis esitys, uusi esitys luodaan valitsemalla Tiedosto, Uusi, Tyhjä esitys, Luo. Jokaista esityksen näyttöä, sivua, kutsutaan diaksi. Aloitus-välilehden Uusi dia -painiketta napsauttamalla luodaan uusia dioja. Uusi dia lisätään sen hetkisen dian perään.

4 PowerPoint 2010 s. 2/ Tiedon syöttäminen diaan Tekstit diaan lisätään napsauttamalla diassa näkyvää paikkamerkkiä ja kirjoittamalla haluttu teksti. Aloitusdiaan (otsikkodia) useimmiten kirjoitetaan esityksen aihe ja esityksen tekijän nimi. Päivämäärä on hyvä lisätä kuten kohdassa 6.2 Päivämäärän lisääminen, s. 17 neuvotaan. Aloitusdia (rakenteena Otsikkodia) sisennetyt luettelokohdat Seuraava dia (rakenteena Otsikko ja teksti) Yllä olevan kuvan mukaisessa luettelorakenteessa uusia luettelon kohtia lisätään näppäimistöltä Enter-painikkeella. Jos jokin luettelon kohta halutaan sisentää (kuten kuvassa), käytetään Aloitus-välilehden sisennyspainikkeita. Sisennystoiminto vaikuttaa niihin tekstikappaleisiin, jotka on valittu (hiirellä maalaamalla), tai siihen kappaleeseen, jonka kohdalla tekstikohdistin on.

5 PowerPoint 2010 s. 3/23 Tekstikehyksen paikkaa ei pidä muuttaa, koska esityksestä tulee levoton eri sivuilla eri kohtiin ilmestyvien tekstien takia. Kehyksen kokoa on kuitenkin mahdollista säätää sopivammaksi esimerkiksi silloin, kun sivulle lisätään kuva. Koon muuttaminen on tehtävä vain kehyksen oikeaa ja/tai alareunaa säätämällä. Käytä kuvien lisäämiseen kuitenkin ensisijaisesti erilaisia dian valmiita asetteluvaihtoehtoja, katso 5.1 Kuvien lisääminen, s. 9. Vinkki! Jos olet muuttanut tekstikehysten paikkaa tai kokoa, voit palauttaa ne kätevästi alkuperäiseen muotoonsa Aloitus-välilehden Palauta-painikeella. Perussäännöt Muista seuraavat perussäännöt esitystä tehdessäsi: Jokainen tekstikappale alkaa luettelomerkillä älä poista niitä. Vahingossa poistetun luettelomerkin saa takaisin Aloitus-välilehden Luettelomerkitpainikkeella. Älä käytä Enteriä tekstin rivitykseen. Kun kirjoitat tekstiä, pitkä teksti rivittyy automaattisesti uudelle riville. Paina Enteriä vain kun haluat aloittaa uuden luettelokohdan. Älä muotoile tekstiä muuttamalla fonttia, fonttikokoa tai fontin väriä. Voit korostaa tekstiä lihavoinnilla, kursivoinnilla tai alleviivauksella. 2.2 Teeman valinta Diaesitysten ulkoasu määritetään teemoilla. Niissä on valmiiksi määritettynä kaikki ulkoasuun liittyvät seikat, kuten taustagrafiikka, fonttityypit, fonttikoot, värit, luettelomerkit ja asettelut. Valittua teemaa voi myöhemmin vaihtaa vaikkapa jo valmiissa esityksessä. Teemat löytyvät Rakenne-välilehdeltä. Saat koko teemavalikoiman näkyville napsauttamalla kuvassa näkyvää ympyröityä Lisää-painiketta. Teema valitaan sen kuvaketta napsauttamalla, jolloin esityksen ulkoasu muuttuu teemaa vastaavaksi. Jos olet jo luonut esitykseen useita dioja, teeman vaihtaminen vaikuttaa kaikkiin niihin.

6 PowerPoint 2010 s. 4/ Värit, fontit ja taustatyylit Valittua teemaa on mahdollista mukauttaa muun muassa värien, fonttien ja taustan osalta. Kuhunkin teemaan sisältyy oma väripalettinsa. Jos värivalikoima ei ole sopiva, voit ottaa käyttöön väripaletin jostakin muusta teemasta napsauttamalla Rakenne-välilehden Värit-painiketta. Valitun teeman fonttien sijaan on mahdollista valita joku muu lukuisasta fonttivalikoimasta. Fontit valitaan Rakennevälilehden Fontit-painikkeella. Fonttiparien ylempi fontti muuttaa diojen otsikoita, alempi fontti sisältötekstiä. Taustatyylien avulla on mahdollista muuttaa dian taustaa erilaiseksi. Tyylivalikoima muuttuu sen mukaan, mikä teema on valittuna. Huomaa! Esityksen tekstien fontteja, värejä, fonttikokoa ja luettelomerkkejä ei pidä muuttaa suoraan tekstikehyksiin. Oikea tapa on tehdä muutokset dian perustyyliin. Katso kohta 8 Dian perustyylin muokkaaminen. 2.4 Dian rakenteen valinta Silloin kun uusi tyhjä esitys luotiin, PowerPoint asetti automaattisesti ensimmäisen dian rakenteeksi Otsikkodian. Seuraaville uusille dioille PowerPoint antaa rakenteeksi Otsikko ja sisältö, joka on tavallisimmin käytetty dian tyyppi. Jos haluat vaihtaa näkyvissä olevan dian rakennetta, napsauta Aloitus-välilehden Asettelu-painiketta ja valitse haluamasi asetteluvaihtoehto. Huomaa! Otsikkodiaa tulisi käyttää vain esityksen aloitusdiana ja laajassa esityksessä uuden aihepiirin otsikkodiana. Vinkki! Voit tarvittaessa valita dian rakenteen jo dian luontivaiheessa: napsauta Uusi dia - painikkeen alaosaa (nuolta), jolloin vasemmalla näkyvä valikoima tulee näkyville.

7 PowerPoint 2010 s. 5/23 3 Diojen käsittely 3.1 Diojen hallinta Siirtyminen diasta toiseen Muokkaustilassa diasta toiseen voi siirtyä näppäimistön Page Up - ja Page Down - painikkeilla, ikkunan oikean reunan vierityspalkkia hiirellä vierittämällä tai hiiren rullaa pyörittämällä. Dian poistaminen Dian voi poistaa normaalinäkymässä valitsemalla poistettava dia vasemman reunan dialuettelosta (kuva oikealla) ja sen jälkeen näppäimistön Delete-painikkeella. Dian voi poistaa myös Dialajittelunäkymässä; valitse poistettava dia sitä hiirellä napsauttamalla ja paina näppäimistön Deletepainiketta. 3.2 Dianäkymät Näkymävaihtoehdot PowerPoint-ikkunan oikean alareunan painikkeilla voi vaihtaa dianäkymää muokkausta, lajittelua, lukemista tai esittämistä varten. Näytä-välilehdeltä löytyvät samat valinnat ja vähän enemmänkin vaihtoehtoja. Kuvake Toiminto Kuvaus Normaalinäkymä Dialajittelunäkymä Lukunäkymä Diaesitysnäkymä Perusnäkymä, jossa ikkunan keskellä näkyy muokattava dia. Ikkunan vasemman reunan paletissa diat näkyvät joko graafisina pikkukuvakkeina ( Diat) tai teksteinä ( Jäsennys). Jäsennysnäkymästä on kerrottu tarkemmin kohdassa Jäsennysnäkymä. Tässä näkymässä kaikki diat näkyvät pienennetyssä koossa. Dioja voi siirtää hiirellä uuteen järjestykseen. Diojen muokkaaminen ei onnistu jäsennysnäkymässä. Kaksoisnapsautus diaan avaa sen normaalinäkymään. Lukunäkymää käytetään silloin, kun yksi henkilö katselee esitystä näytöltä. Tämä näkymä on muuten samanlainen kuin diaesitysnäkymä, mutta PowerPointin otsikko- ja tilarivi ovat näkyvissä samoin kuin Windowsin tehtäväpalkki. Käynnistää esityksen sen hetkisestä diasta. Saman voi tehdä Shift+F5- näppäimellä. Painamalla F5 esitys käynnistyy alusta. Katso lisätietoa kohdasta Diaesitys Jäsennysnäkymä PowerPoint-esityksen voi suunnitella ja tehdä kätevästi myös Jäsennysnäkymässä. Koska jokaisen dian otsikko sekä sisältötekstit ovat näkyvissä samanaikaisesti, on esityksen sisällön suunnittelu helppoa.

8 PowerPoint 2010 s. 6/23 Otetaan esimerkki. Tarkoituksena on luoda vaikkapa seuraavanlainen esitys: KÄYTTÖTAP A TEHOSTEET P OWERP OINT-ESITYKSET Matti ja Maija Mallikas Valitaan valmis teema, joka sisältää taustagrafiikan fontit ja luettelomerkit asettelut Kirjoitetaan pääotsikko Kirjoitetaan alaotsikot Luodaan uusia dioja Samiedu / Matti ja Maija Mallikas Animoidut dianvaihdot tekstit, kuvat ja muut objektit Esitykseen voi lisätä myös musiikkia tai ääniä videoleikkeitä ja animaatioita hyperlinkit nettisivuille tiedostoihin muut PowerPoint -esitykset PDF- yms. dokumentit Samiedu / Matti ja Maija Mallikas Ensin mietitään kaikki esityksen pääotsikot, joita ovat PowerPoint-esitykset, Käyttötapa ja Tehosteet. Luodaan uusi PowerPoint-esitys ja siirrytään välittömästi ensimmäisen dian luomisen jälkeen jäsennysnäkymään. Jäsennysnäkymään siirrytään napsauttamalla dialuettelon Jäsennys-painiketta. Jäsennysnäkymässä luodaan jokaista pääotsikkoa varten oma dia. Tämän jälkeen onkin sitten helppoa lisätä sisältö kuhunkin diaan. Kun kohdistin on otsikkorivillä, esimerkiksi ja painetaan Enteriä, syntyy uusia otsikoita (ja dioja). Luettelorivejä (alaotsikoita) pääsee luomaan painamalla Ctrl+Enteriä. Uusia luettelorivejä luodaan Enterillä. Kun kohdistin on luettelon viimeisellä rivillä ja painetaan Ctrl+Enteriä, syntyy puolestaan uusi dia.

9 PowerPoint 2010 s. 7/23 Dioja voi siirtää haluttuun järjestykseen hiirellä dian kuvakkeesta vetämällä. Vastaavasti luettelokohtia voi siirtää eri kohtaan tai eri diaan luettelomerkistä hiirellä vetämällä. Ylimääräiset diat voi poistaa valitsemalla hiirellä dian kuvake ja painamalla näppäimistön Delete-painiketta. Diaesityksen tekemisen voi luonnollisestikin aloittaa myös Dianäkymässä, joka on PowerPointin perusnäkymä. Näkymien välillä on helppo siirtyä, joten esitystä kannattaa tehdä siinä näkymässä, joka kulloinkin on käyttökelpoisin Diaesitys Esitys voidaan käynnistää ikkunan alareunassa olevan tilarivin -painikkeella tai monipuolisemmin Diaesitys-välilehden painikkeilla. Alusta-painikkeella diaesitys lähtee liikkeelle ensimmäisestä diasta riippumatta siitä, mikä dia sillä hetkellä on näkyvillä. Sama tehdään näppäimistöltä painamalla F5-näppäintä. Nykyisestä diasta -painikkeella esitys käynnistyy sen hetkisestä diasta lähtien. Saman voi tehdä painamalla Shift+F5-näppäimiä. Esityksessä voidaan edetä seuraavilla tavoilla: hiiren ykköspainiketta napsauttelemalla, hiiren rullaa pyörittämällä, näppäimistöltä Page Up - ja Page Down -näppäimillä, nuolinäppäimillä (loogisimmin näppäimillä nuoli vasemmalle ja oikealle), välilyöntinäppäimellä tai Enterillä. Jos esityksessä on tarve siirtyä sekä eteen- ja taaksepäin, on kätevintä käyttää nuolinäppäimiä ta hiiren rullaa. Rullan ongelmana on, että epähuomiossa useampikin dia saattaa vaihtua kerralla. Esitys lopetetaan ESC-painikkeella. 3.3 Muistiinpanot dioissa Normaalinäkymässä jokaiseen diaan voi liittää yksityiskohtaisempaa tietoa, kuva alla. Tämä on varteenotettava tapa tehdä esimerkiksi oppimateriaalia; diaesityksen avulla pidetään luento, ja muistiinpanosivuilta löytyy tarkempi kuvaus asioista. Esitystä tulostettaessa on mahdollista valita tuloste, jossa paperin yläosassa näkyy dia ja alaosassa muistiinpanot. Jos käytettävissä on kaksi näyttöä, voidaan muistiinpanot näyttää toisella näytöllä, jonka vain esittäjä näkee. Varsinaiset diat näytetään yleisölle toiseen näyttöön kytketyllä dataprojektorilla. Muistiinpanot

10 PowerPoint 2010 s. 8/23 Jos haluat lisätä muistiinpanoihin muutakin kuin pelkkää tekstiä, esimerkiksi kuvia, piirroksia ja kaavioita, valitse Näytä-välilehdeltä Muistiinpanosivu, jolloin näkyville avautuu suurempi tila muistiinpanoille. Muistiinpanosivu on kunkin esityssivun rinnalla näkyvä lisäsivu, jolle on mahdollista lisätä ja piirtää mitä tahansa objekteja. Lisätyt objektit eivät kuitenkaan ole näytettävissä esityksen aikana, mutta ne tulostuvat paperille. Tulosteessa muistiinpanot näkyvät dian alapuolella. 4 Esityksen tehosteet Esityksessä voi olla kahdenlaisia tehosteita: dian vaihtumisen tehosteet ja tekstin näyttämisen tehosteet. Tehosteet määritetään valitulle dialle tai kaikille dioille kerralla. Dian vaihtumisen tehoste näytetään diaan saavuttaessa, eli kun dia tulee näkyville. Huomaa, että esityksessä ei ole pakko olla minkäänlaisia tehosteita! Jos dialle on määritetty jokin tehoste, dian kuvakkeen vieressä näkyy sen merkkinä tähtisymboli. Seuraavissa kohdissa esitetään, miten tehosteet tehdään tavallisiin esityksiin. Animaatiot-välilehden Mukautettu animaatio -ryhmän toiminnolla tehosteita pystytään määrittämään vielä monipuolisemmin. Esityksestä on lisäksi mahdollista tehdä itsestään etenevä multimediaesitys. 4.1 Dian vaihtumisen tehosteet Siirry siihen diaan, johon haluat lisätä dian vaihtumistehosteen. Valitse Siirtymätvälilehden Siirtymä tähän diaan -valikoimasta haluamasi tehoste. Huomaa, että monille tehosteille on mahdollista määrittää liikkeen suunta Tehosteasetuksetpainikkeella. Valitse myös sopiva tehosteen esitysnopeus ja mahdollinen siihen liittyvä ääniefekti. Jos haluat käyttää samaa tehostetta kaikissa dioissa (joka on suositeltavaa), napsauta Käytä kaikissa -painiketta.

11 PowerPoint 2010 s. 9/23 Tavallisesti esitys etenee esittäjän määräämässä tahdissa, joten säilytetään rasti kohdassa Napsautettaessa hiirellä. 4.2 Tekstin ja grafiikan vaihtumisen tehosteet Leipäteksti, kaaviot ja SmartArt-objektit on mahdollista saada tulemaan näkyville osa kerrallaan. Seuraavassa kuvataan tekstien animointi, mutta toimenpiteet ovat samanlaiset muillekin objekteille. Vaihtumistehosteet on mahdollista tehdä sekä seuraavassa kuvattujen valmiiden animaatioiden avulla että Mukautettu animaatio -toiminnoilla. Toiminnot ovat itse asiassa samoja, joten tehosteet voi tehdä jommallakummalla tavalla. Yksinkertaisinta on käyttää seuraavassa kuvattuja valmiita animaatiomalleja; niitä voi myöhemmin jatkojalostaa Mukautettu animaatio -toiminnolla. Valitse ensin tekstikehys, jonka sisällölle haluat tehosteen (yleensä tehostetta ei tehdä otsikoille). Seuraavaksi valitse Animaatiot-välilehden Animaatiot-ryhmästä sopiva tehoste. Kaavioille ja SmartArt-objekteille voit vielä valita, miten osat tulevat näkyville. Tämä tehdään Tehosteasetukset-painikkeella. Tekstille asetukset ovat jo valmiiksi oikein. Jos haluat käyttää tekstitehostetta jokaisessa diassa, tehoste on asetettava erikseen jokaisen dian tekstikehyksille. Sama pätee luonnollisesti muillekin objekteille. 5 Grafiikka esityksessä 5.1 Kuvien lisääminen Esitykseen on mahdollista lisätä kuvatiedostoja, ClipArt-leikekirjaston kuvia, piirrosobjekteja (Muodot), SmartArt-objekteja ja kaavioita. Nämä lisätään Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän toiminnoilla tai diassa näkyviä painikkeita napsauttamalla. Diassa olevat painikkeet Lisää-välilehdellä olevat toiminnot

12 PowerPoint 2010 s. 10/23 Tapa 1 Tapa 2 Käytettäessä valmiita dia-asetteluja, kuten Kaksi sisältökohdetta, kuva tai objekti voidaan lisätä diassa olevilla painikkeilla. Käytettäessä Lisää-välilehden painikkeita, kuva tai muu objekti lisätään jo olemassa olevan dia-asettelurakenteen päälle. Kuva/objekti asettuu automaattisesti oikeaan kohtaan. Voit tarvittaessa siirtää kuvaa/objektia ja säätää sen kokoa. Muuta kokoa pelkästään nurkkakahvoista, jolloin mittasuhteet säilyvät oikeina! Säädä kuvan/objektin koko sopivaksi ja siirrä haluttuun kohtaan diassa. Säädä tekstikehyksen kokoa tarvittaessa (oikeasta reunasta tai alareunasta). Älä muuta kehyksen paikkaa! Edellä kuvatuista on suositeltavinta pyrkiä käyttämään tapaa 1. Toissijaisesti ja tilanteen mukaan voi käyttää myös tapaa Kuvat Kuva-toiminnolla lisätään asiakirjaan omalla koneella tiedostona olevia kuvia, esimerkiksi digikameralla kuvatut kuvat. ClipArt-toiminnolla lisätään kuvia Office-paketin mukana tulleesta leikekirjastosta.

13 PowerPoint 2010 s. 11/23 ClipArt-painiketta napsautettaessa ikkunan oikeaan reunaan tulevat näkyville leikekuvien lisäystoiminnot. Etsi-kenttään voi kirjoittaa halutun hakusanan. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, näkyville tuodaan kaikki leikekuvat. Haluttu tulos -alasvetovalikosta voidaan valita, minkä tyyppistä sisältöä etsitään. Rastita kohta Sisällytä Office.com-sisältöä, jolloin kuvia haetaan myös Microsoftin internetpalvelusta. Kuvien etsiminen aloitetaan Siirry-painiketta napsauttamalla tai yksinkertaisesti painamalla Enteriä. Löytyneet kuvat näkyvät luettelossa. Kerrallaan ei näy montakaan kuvaa, mutta vierityspalkista vierittämällä näkyville tulee uusia kuvia. Napsauta kuvaa lisätäksesi sen esitykseen. PowerPoint-tiedoston koko saattoi aikaisemmissa versioissa nousta hyvinkin suureksi kuvia lisättäessä. Tämä tapahtui käytettäessä skannattuja tai digikameralla otettuja kuvia, tai tietyntyyppisiä leikekirjaston kuvia (valokuvat) versiosta lähtien PowerPoint pakkaa esityksen tiedostokoon automaattisesti kohtuullisen kokoiseksi. Kuvien muotoilu Kun kuva on valittuna, kuvatyökalut tulevat näkyville valintanauhaan. Jos työkalut eivät jostain syystä näy, napsauta Muotoile-välilehteä. Tarvittaessa rajaa kuvasta ylimääräiset alueet pois Rajaa-työkalulla. Kuvan kokoa voit muuttaa kuvan nurkissa olevista kahvoista vetämällä. Tällöin kuvan mittasuhteet eivät vääristy. Kaikille lisätyille kuville on mahdollista määrittää erilaisia kehyksiä kuvatyylien avulla. Kehykset antavat esitykselle ammattimaisen ilmeen, mutta kiinnitä huomiota yhtenevään ulkoasuun eri dioissa. Samassa esityksessä ei ole järkevää käyttää kaikkia mahdollisia kehysmalleja! Kuvan jokin väri on mahdollista määrittää läpinäkyväksi seuraavan kuvan mukaisesti. Napsauta kuvatyökalujen Väri-painiketta ja valitse Määritä läpinäkyvä väri. Napsauta kuvan sitä väriä, jonka haluat läpinäkyväksi. Huomaa, että työkalu toimii vain kuvassa oleville yhtenäisille (tasaisille) väripinnoille.

14 PowerPoint 2010 s. 12/ Omat piirrokset PowerPointiin on mahdollista lisätä piirroksia, joita luodaan Lisää-välilehden Muodot-valikoiman piirtotoiminnoilla. Huomaa, että samat työkalut löytyvät myös Aloitusvälilehdeltä. Valikoimassa on paljon valmiita muotoja (objekteja), mutta minkä tahansa muun muodon piirtäminen onnistuu piirtotyökaluilla. Piirtämisen työnkulku on seuraava. 1. Valitse haluamasi työkalu hiirellä napsauttamalla. 2. Vie kohdistin dian siihen kohtaan, mihin haluat luoda objektin. 3. Paina hiiren ykköspainike alas ja piirrä muoto näkyville hiirtä liikuttamalla. Jos haluat piirtää esimerkiksi soikion sijaan ympyrän tai suorakulmion sijaan neliön, pidä Shift-painiketta alas painettuna piirtämisen aikana. 4. Vapauta hiiren painike. Objektin ulkoasun muotoilu Luotuja objekteja voi muotoilla valintanauhan piirtotyökaluilla. Valitse ensin objekti, jolloin työkalut tulevat näkyville. Jos työkalut eivät tule automaattisesti näkyville, napsauta Muotoile-välilehteä. Objektin ulkoasumuotoilut löytyvät Muodon tyylit -ryhmästä. Nopein tapa on käyttää valmiita täyttötyylejä. Saat kaikki täyttövaihtoehdot näkyville napsauttamalla Lisää-painiketta. Huomaa, että kun vaihdat teemaa tai teeman värivalikoimaa, näillä täytöillä muotoiltujen objektien ulkoasu muuttuu uutta teemaa vastaavaksi.

15 PowerPoint 2010 s. 13/23 Objektin täyttöä tai reunaviivaa voi muotoilla myös toiminnoilla Muodon täyttö ja Muodon ääriviiva. Niiden avulla on mahdollista asettaa täytöksi haluttu väri, liukuväri, materiaalikuvio tai jopa kuva. Vastaavasti reunaviivalle voidaan määrittää väri, leveys ja viivan tyyppi, kuten katkoviiva. Muototehosteet-toiminnolla objektille voi asettaa vaikkapa varjon, peiliheijastuksen, taustahehkun tai reunapehmennyksen. Huomaa! Kun käytät Teeman värit -valikoiman värejä (kuva oikealla), objektin väritys muuttuu teemaa tai teeman värivalikoimaa vaihdettaessa. Tällä tavalla piirto-objektien värit sointuvat aina automaattisesti esityksen ilmeeseen. Jos haluat käyttää objektissa jotakin tiettyä väriä etkä halua sen vaihtuvan, valitse väri Vakiovärit-valikoimasta tai toiminnolla Lisää täyttövärejä / ääriviivan värejä. Voit muokata valittua objektia myös napsauttamalla Muodon tyylit -ryhmän avainta. Toinen tapa on napsauttaa objektia hiiren kakkospainikkeella ja valita Muotoile muotoa. Avautuvassa valintaikkunassa (kuva alla) objektille on mahdollista asettaa sellaisiakin muotoiluja, mitä ei suoraan valintanauhasta löydy. Esimerkiksi liukuväritäyttöjä on mahdollista muokata juuri omaan käyttöön sopiviksi. Objektin siirtäminen ja muodon muuttaminen Piirretty objekti voidaan siirtää toiseen kohtaan hiirellä. Siirrä kohdistin objektin päälle kunnes kohdistin muuttuu nelipäiseksi nuoleksi. Tartu objektista kiinni ja siirrä haluamaasi kohtaan. Jos objektissa ei ole täyttöä, siirtäminen pitää tehdä reunaviivasta vetämällä ei kuitenkaan objektin ympärillä näkyvistä kahvoista.

16 PowerPoint 2010 s. 14/23 Objekti valitaan hiirellä napsauttamalla. Tällaisen valitun objektin ympärillä näkyy kehys (paitsi jos objekti on suorakulmio). Kehyksen sivuilla ja nurkissa sijaitsevat koonmuuttokahvat. Kun kohdistin viedään kahvan päälle, kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Kahvasta hiirellä vetämällä objektin koko muuttuu. Jos haluat, että objektin mittasuhteet eivät muutu, pidä Shift-painike alhaalla ja muuta kokoa jostakin nurkkakahvasta vetämällä. Objektin yläpuolella näkyvä vihreä kahva on tarkoitettu kohteen kääntämiseen. Tartu kahvasta kiinni ja liikuta hiirtä sivusuuntaan, jolloin objekti kääntyy. Kuvittele mielessäsi ympyrän kaaren muotoinen rata, jota pitkin liikutat hiirtä. Jos objektissa näkyy keltaisia kahvoja, voit muuttaa objektin muotoa kyseisistä kahvoista vetämällä. Objektin tason muuttaminen ja ryhmittäminen Kun objekteja siirretään päällekkäin, ensimmäiseksi luotu objekti näkyy muiden alla ja viimeiseksi luotu päällimmäisenä. Objektien järjestystä pystyy helposti muuttamaan joko valintanauhan Järjestä-ryhmän toiminnoilla tai napsauttamalla objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sieltä vastaavat toiminnot. Esimerkiksi Vie taakse siirtää objektin kaikkein alimmalle tasolle. Siirrä taaksepäin siirtää objektia vain yhden tason verran alaspäin. Kun piirretään kuva, joka koostuu useammasta objektista, tämä selkeä kokonaisuus kannattaa ryhmittää uudeksi objektiksi. Esimerkiksi jos kuvassa on vaikkapa talo ja auto, kaikista taloon kuuluvista objekteista luodaan ryhmä, samoin autosta luodaan oma objektinsa. Ryhmittäminen tehdään seuraavasti. 1. Valitse ensin objektit. Voit tehdä sen viemällä hiiren objektien ulkopuolelle (kohta 1 kuvassa). Paina hiiren painike pohjaan ja vedä valintakehys objektien ympärille (kohtaan 2 kuvassa). Kun vapautat painikkeen, kaikki valintakehyksen sisälle kokonaan jääneet objektit tulevat valituksi. Voit valita objekteja myös pitämällä Shiftpainiketta alhaalla ja poimimalla hiirellä napsauttelemalla haluamasi objektit. 2. Napsauta Muotoile-välilehdeltä Ryhmitä-painiketta ja valitse Ryhmitä Kun objektit on ryhmitetty, tätä uutta objektia käsitellään yhtenä objektina. Esimerkiksi objektin koon muuttaminen on nyt mahdollista.

17 PowerPoint 2010 s. 15/23 Jos haluat muokata jotakin ryhmän yksittäistä objektia, ryhmää ei tarvitse purkaa tätä varten. Valitse ensin ryhmä ja napsauta sitten haluamaasi objektia. Nyt kyseinen objekti on valittuna, ja voit tehdä sille tarvittavat muutokset. Esimerkiksi jonkin objektin poistaminen ryhmästä onnistuu tällä tavalla. Kun ryhmään halutaan lisätä objekteja, ryhmä täytyy ensin purkaa. Valitse ryhmä ensin ja sen jälkeen napsauta Muotoile-välilehdeltä Ryhmitä-painiketta, valitse Pura ryhmittely. Luo tarvittavat uudet muodot ja ryhmitä kaikki objektit uudestaan. Tekstit objektissa Useimpien muotojen sisään pystyy kirjoittamaan tekstiä. Valitse objekti ja kirjoita haluamasi teksti (vaikka tekstikohdistinta ei näkyisikään). Teksti ilmestyy objektin keskelle. Kun haluat muokata tekstin fonttia, fonttikokoa ja väriä, valitse ensin objekti sen reunaviivaa napsauttamalla (objekti on valittuna, kun reunaviiva on yhtenäinen, ei katkoviiva). Sen jälkeen valitse sopivat muotoilut Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän toiminnoilla. Jos haluat muotoilla yksittäisiä merkkejä tekstistä, valitse ennen muotoilujen tekemistä haluamasi tekstin osa hiirellä maalaamalla. Huomaa! Voit käyttää tekstin ulkoasun muokkaamiseen myös Muotoile-välilehden WordArt-tyylejä. Katso kohta 5.6 WordArt-tekstit, s SmartArt-grafiikkaobjektit SmartArt-grafiikkaobjektit ovat erilaisia organisaatio- kehä-, prosessi- yms. kaavioita. Aloita objektin lisääminen napsauttamalla Lisää-välilehdellä tai diassa näkyvää SmartArt-painiketta. Kirjoita tarvittavat tekstit valmiisiin kenttiin. Jos kenttiä on liikaa, valitse poistettava kohde (niin, että muodon reunaviiva näkyy yhtenäisenä viivana) ja poista näppäimistön Delete-painikkeella. Tarvittaessa voit lisätä muotoja Rakenne-välilehden vasemmassa reunassa olevalla Lisää muoto -toiminnolla. Muotoile luomasi kuvion ulkoasua. Rakenne-välilehden SmartArt-tyyleillä voit määrittää koko kuviolle perusulkoasun, esimerkiksi kolmiulotteiset objektit. Muotoilevälilehden Muodon tyylit -valinnoilla voit muotoilla kuvion yksittäisiä objekteja erilaisilla valmiilla täyttöväri- ja reunaviivamalleilla. Huomaa, että SmartArt-objektien ulkoasu vaihtuu teemaa, teeman värivalikoimaa tai tehosteita muutettaessa.

18 PowerPoint 2010 s. 16/ Kaaviot Kaavio-toiminnolla lisätään samanlaisia pylväs-, ympyrä- ja viivakaavioita kuin Excel-taulukkolaskentaohjelmassa. Kaaviotyökalu avaa Excelin, jossa kaavion tiedot syötetään. Ainoa ero tavalliseen Excel-käyttöön verrattuna on, että tiedot on syötettävä sinisellä merkityn alueen sisäpuolelle. Alueen kokoa voi muuttaa sen oikeasta alakulmasta hiirellä vetämällä (kuva alla). Kun Excel suljetaan, PowerPointissa olevaa kaaviota voi muokata Rakenne-, Asetteluja Muotoilu-välilehtien toiminnoilla. Toiminnot ovat jotakuinkin samat kuin Exceliä käytettäessä. Katso lisätietoa kaavioiden luomisesta ja muokkaamisesta Exceloppaista. Jos Excel on suljettu ja haluat muuttaa PowerPointissa olevan kaavion tietoja, avaa Excel Rakenne-välilehden Muokkaa tietoja -painikkeella ja tee tarvittavat muutokset. 5.6 WordArt-tekstit Lisää-välilehden WordArt-toiminnolla esitykseen voidaan lisätä näyttävän näköisiä tekstejä. Valitse valikoimasta haluamasi tyyli, jolloin näytölle ilmestyy tekstikehys oletustekstillä. Teksti on valmiiksi valittuna, joten kun lähdet vain kirjoittamaan, oletusteksti korvautuu omalla tekstilläsi. Kirjoittamisen jälkeen valitse objekti niin, että reunaviiva on yhtenäinen. Nyt voit valita koko objektille haluamasi ulkoasumääritykset WordArt-tyylit-ryhmän toiminnoilla. Voit vielä vaihtaa tyylin toisenlaiseksi, tai muuttaa tekstin täyttöä tai reunaviivaa. Tekstitehosteet-toiminnoilla objektille on mahdollista määrittää erilaisia varjostuksia, heijastuksia, hohdeväri tekstin ympärille tai kolmiulotteisuusvaikutelmia. Muunna-toiminnolla tekstille voi valita erilaisia taivutusmalleja, kuten kuvassa oikealla.

19 PowerPoint 2010 s. 17/23 6 Lisätoimintoja 6.1 Ylä- ja alatunnisteet Diaesityksen alatunnisteisiin on mahdollista lisätä päivämäärä, esittäjän/esityksen nimi ja dian numero valitsemalla Lisää-välilehdeltä Ylä- ja alatunniste. Tällöin tiedot näkyvät samoissa kohdissa läpi koko esityksen, eikä niitä tarvitse lisätä erikseen jokaiselle sivulle. Valinta Päivitä automaattisesti vaihtaa esityksessä näkyvää päivämäärää automaattisesti koneen päivämääräasetusten mukaisesti. Jos haluat asettaa jonkin kiinteän ajankohdan, valitse kohta Pysyvä ja kirjoita haluamasi päivämäärä. Valintaikkunan Muistiinpanot ja tiivistelmät -välilehdellä on mahdollista määrittää myös haluttu ylätunniste. Nämä tunnistetiedot näkyvät vain tulosteessa valittaessa tulostustavaksi Muistiinpanosivut tai Tiivistelmät. Käytä kaikissa -painikkeella tiedot asetetaan kaikkiin dioihin. Toiminto Älä näytä otsikkodiassa kannattaa valita ensin, jolloin tietoja ei aseteta aloitusdiaan. Jos on tarvetta asettaa jollekin dialle erilaiset tunnistetiedot (esimerkiksi eri tekijät), napsauta Käytä-painiketta, jolloin tunnistetiedot asetetaan vain kyseiseen diaan. 6.2 Päivämäärän lisääminen Esityksen otsikkodiaan kannattaa lisätä se päivämäärä, jona esitys pidetään. Päivämäärää ei tule lisätä kirjoittamalla, vaan tähän tarkoitetulla toiminnolla. Lisää päivämäärä seuraavasti. 1. Siirry otsikkodiaan ja aseta tekstikohdistin siihen kohtaan, mihin haluat päivämäärän lisätä. 2. Valitse Lisää-välilehdeltä Päivämäärä ja aika.

20 PowerPoint 2010 s. 18/23 3. Käyttökelpoisin päivämäärämuotoilu (luettelon ensimmäinen vaihtoehto) on valmiiksi valittuna. Valitse lisäksi kohta Päivitä automaattisesti. Tällä valinnalla päivämääränä näkyy aina automaattisesti se päivämäärä, jolloin esitys näytetään. 4. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. 6.3 Hyperlinkit Esityksessä voi olla linkkejä nettisivuille tai koneella oleviin tiedostoihin. Linkit näkyvät esityksessä eri värillä ja alleviivattuina. Huomaa, että linkit toimivat vain luku- ja esitysnäkymässä. Linkkien luominen automatisoidusti Kun mihin tahansa tekstikenttään kirjoitetaan verkko-osoite eli nettiosoite, PowerPoint luo siitä linkin automaattisesti. Kun kirjoitat esimerkiksi ja lisäät välilyönnin tai siirryt seuraavalle riville Enterillä, verkko-osoite muutetaan toimivaksi linkiksi. Automaattisen linkin luomisen edellytyksenä on, että verkko-osoite alkaa kirjaimilla www tai protokollaosalla. Jos verkko-osoite on esimerkiksi hmdata.net, PowerPoint ei osaa luoda hyperlinkkiä. Tällöin osoite on kirjoitettava täydellisenä protokollan kanssa, eli Seuraavassa on joitakin esimerkkejä osoitteista, joista PowerPoint osaa luoda automaattisesti linkin Linkkien luominen mistä tahansa tekstistä Usein nettiosoitteet ovat niin pitkiä, että niiden näyttäminen kokonaan ei ole järkevää. Lisäksi linkkiluettelo (kuva alla) on käytännöllisempi ja informatiivisempi kuin pelkät verkko-osoitteet.

21 PowerPoint 2010 s. 19/23 Linkki tekstiin luodaan seuraavasti: 1. Valitse linkiksi muutettava teksti. 2. Napauta Lisää-välilehden Hyperlinkki-painiketta. 3. Kirjoita Osoite-kenttään verkko-osoite täydellisenä protokolla mukaan luettuna. Usein on järkevintä kopioida osoite selaimen osoiteriviltä, jolloin vältetään kirjoitusvirheet. Jos haluat luoda linkin johonkin tiedostoon, etsi tiedosto valintaikkunan kautta. 4. Hyväksy linkki OK-painikkeella. 6.4 Tulostaminen Tulostusvalinnat löytyvät valitsemalla Tiedosto, Tulosta.

22 PowerPoint 2010 s. 20/23 Tärkeimmät tulostusasetukset on valittavissa edellisessä kuvassa näkyvillä painikkeilla. Voit lisäksi säätää tulostimen asetuksia valitsemalla Tulostimen ominaisuudet. Se, miltä värillinen esitys näyttää tavallisella mustavalkotulostimella tulostettuna, on helppo kokeilla ennen tulostusta Näytä-välilehden Väri/harmaasävy-ryhmän valinnoilla. 7 Esitteet, tiedotteet, opasteet Perinteisten esitysten lisäksi PowerPointilla on helppo tehdä esimerkiksi esitteitä, tiedotteita ja opasteita. Lopputuloksen voi tulostaa väritulostimella tai tallentaa PDFtiedostoksi ja lähettää sähköpostin liitteenä. Koska lopputulosta ei useinkaan katsota näytöltä vaan tulostetaan, pitää dian koko määrittää tulostimen paperikokoa vastaavaksi. Tämä tehdään Rakennevälilehden Sivun asetukset -painiketta napsauttamalla. Valitse Sivun asetukset -valintaikkunassa paperin koko (A4) ja paperin suunta (pysty tai vaaka). Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Siirry seuraavaksi Aloitus-välilehdelle ja muuta dian elementtien asettelua Asettelu-toiminnolla (kuva oikealla). Valitse Tyhjä, jos aiot luoda kaikki sisältöelementit itse. Voit myös hyödyntää valmista otsikkokenttää, jolloin valitse Vain otsikko. Seuraavaksi voit valita Rakenne-välilehdeltä sopivan teeman, joka antaa käyttöön perusgrafiikan. Jos työ on tarkoitus tulostaa, valitse vaalea tausta. Taustatyylit-toiminnolla voit valita mukautettuja taustoja teemaan; toiminnon avulla tummillekin taustoille löytyy vaaleita vaihtoehtoja. Jos teeman fontit tai värivalikoima ei ole sopiva, voit muuttaa niitä myöhemminkin Rakennevälilehden Värit- ja Fontit-painikkeilla.

23 PowerPoint 2010 s. 21/23 Luo asiasisältö tekstikehyksiin, jotka voit lisätä Lisää-välilehdeltä. Tekstikehyksen luomisessa on kaksi tapaa (A tai B) riippuen käyttötarkoituksesta. A. Napsauta Tekstiruutu-painiketta ja sen jälkeen piirrä hiirellä vetämällä leveydeltään sopivan kokoinen kehys diaan. Tällöin PowerPoint luo kehyksen, jonka leveys pysyy muuttumattomana kun tekstiä kirjoitetaan, mutta korkeus säätyy automaattisesti tekstin mukaan. Kirjoitettaessa teksti rivittyy automaattisesti kehyksen sisällä. Käytä tätä kehystyyppiä, kun kirjoitat pitempiä tekstejä. B. Napsauta Tekstiruutu-painiketta ja sen jälkeen napsauta dian siinä kohdassa, mihin haluat sijoittaa tekstin. Kirjoita tekstiä, jolloin leveys säätyy tekstin mukaan. Enterillä voi luoda uuden rivin. Käytä tätä kehystyyppiä vain lyhyille teksteille. Tekstikehyksen fontti määräytyy Rakenne-välilehdellä valitusta teemasta tai saman välilehden Fontit-painikkeella tehdystä valinnasta. Voit toki valita (pakottaa) kehykselle minkä tahansa fontin Aloitus-välilehdeltä, mutta sen jälkeen Rakenne-välilehden Teemat-ryhmän minkään toiminnon valitseminen ei enää muuta kehyksen fonttia. Kuvita työ käyttäen esimerkiksi ClipArt-kuvakirjaston kuvia, katso kohta 5.2 Kuvat, s. 10. Kuvakirjastosta löytyy sivun ympärille tarkoitettuja kehyksiä hakusanalla reunukset. 8 Dian perustyylin muokkaaminen Dian perustyyli sisältää esityksen grafiikan, värit, fonttityypit, fonttikoot, luettelomerkit ja asettelut, eli määrittää esityksen ulkoasun. Dian perustyylin muokkaaminen vaikuttaa koko esityksen ulkoasuun; jos esityksessä on paljon dioja, perustyylin muokkaaminen muuttaa koko esityksen ulkoasun kerralla. Muutokset koskevat myös myöhemmin esitykseen lisättäviä dioja. Älä muuta tekstien fontteja, värejä, fonttikokoa ja luettelomerkkejä suoraan diojen tekstikehyksiin, vaan pelkästään perustyyliin. Jos teet muutokset suoraan dioihin, perustyylin muuttaminen ei pysty vaikuttamaan suoraan muotoiltuihin teksteihin. Olet saattanut käyttää esityksessä valmiita teemoja ulkoasun määrittämiseksi. Perustyylissä voit hienosäätää valittua teemaa. Jos et ole vielä ottanut mitään teemaa käyttöön, PowerPointin oletusteemana on ulkoasultaan yksinkertainen Office-niminen teema. Perustyyliä muokkaamalla voit muokata tätä Office-teemaa ja luoda haluamasi ulkoasun esitykselle.

24 PowerPoint 2010 s. 22/23 Perustyyliin siirtyminen ja muokattavan asettelun valinta Perustyylin muokkaustilaan siirrytään valitsemalla Näytä-välilehdeltä Dian perustyyli. Valitse vasemmasta reunasta ylin kuvake eli Dian perustyyli. Kun se on valittuna, tekemäsi määritykset vaikuttavat esityksen kaikkiin dioihin. Dian perustyyli -kuvakkeen alapuolella olevat pienemmät kuvakkeet ovat dian asetteluja. Tarvittaessa myös niitä voi muokata, jos halutaan määritysten koskevan vain jotakin tietyntyyppistä diaa. Esimerkiksi jos halutaan käyttää pelkästään Otsikkodiassa vaikkapa erilaisia fontteja tai fontin värejä, valitaan vasemmasta reunasta Otsikkodia. Dian tyypin saa selville viemällä hiiren kohdistimen kuvakkeiden päälle, jolloin näkyville ilmestyvä vihjeteksti kertoo dian tyypin. Fontti-, sijainti- ym. määritykset Ensimmäiseksi on valittava muokattava tekstikehys hiirellä napsauttamalla. Tämän jälkeen valitaan halutut fontti- yms. asetukset. Huomaa, että leipätekstille asetukset tehdään jäsennystaso kerrallaan valitulle tekstin osalle (riittää, että tekstikohdistin vilkkuu kyseisen jäsennystason kohdalla). Voit tarvittaessa myös muuttaa tekstikehysten ja tunnistetietokenttien paikkaa. Luettelomerkit Diaesityksessä tekstiluetteloissa voi olla viisi eri tasoa. Kullekin tasolle on mahdollista määrittää erilainen luettelomerkki. 1. Napsauta haluamaasi tekstitasoa. Riittää, että tekstikohdistin vilkkuu kyseisellä rivillä. 2. Napsauta Aloitus-välilehden Luettelomerkit-painikkeen oikealla puolella olevaa pientä nuolta. Jos valikoimassa ei ole sopivia luettelomerkkejä, valitse Luettelomerkit ja numerointi ja napsauta Mukauta-painiketta. Merkki-valintaikkunassa voit nyt valita sopivan fonttityypin ja merkin.

25 PowerPoint 2010 s. 23/23 Napsauta OK-painiketta, jolloin pääset takaisin Luettelomerkit ja numerointi - valintaikkunaan. 3. Valitse luettelomerkille sopiva koko ja väri ja lisää näin luomasi luettelomerkki perustyyliin OK-painikkeella. Paluu normaalinäkymään Perustyylistä normaalinäkymään palataan Perustyylidia-välilehden oikeasta reunasta löytyvällä Sulje perustyyli -painikkeella. Normaalinäkymään pääsee myös Näytä-välilehden Normaalipainiketta napsauttamalla.