PowerPoint. esitysgrafiikan perusteet. TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala PowerPoint esitysgrafiikan perusteet

2 Sisällys PowerPoint 1 1 PowerPointin käynnistäminen 2 2 Esityksen luominen 2 3 Sivujen rakenne Dian osat Dian asetukset 4 4 Dian lisääminen ja poistaminen Dian lisääminen toisesta esityksestä Dian kopioiminen 5 5 Näkymät Diojen selaaminen Diojen piilottaminen Diojen uudelleenjärjestäminen 7 6 Tekstikentän lisääminen 8 7 Kuvien lisääminen 9 8 Värimallin vaihtaminen ja yksittäisen värin määritys 9 9 Esityksen tehosteet 9 10 Katselutapa ja siirtymätehosteet Esityksen tallentaminen Esityksen tulostaminen Tulostus kalvoille Kuulijoille jaettava materiaali Kalvoihin liittyvät muistiinpanot Jäsennysnäkymän tulostaminen 12 sivu Päivitetty 2006

3 PowerPoint Tervetuloa tutustumaan Microsoft PowerPoint -esitysgrafiikkaohjelmaan! Tämän monisteen tarkoituksena on auttaa sinua PowerPoint-ohjelman käyttämisen alkuun. Monisteessa on esiteltyinä PowerPointin perustoiminnot, erikoistoiminnot kuuluvat sitten jatko-osien aiheisiin. PowerPoint-esitysgrafiikkaohjelma on osa Microsoft Office 4.2, 95, 97, 2000 ja 2003 toimistotyöpakettia. Tämä ohje on tehty käyttäen Microsoft PowerPoint ohjelmaa. Esitysgrafiikkaohjelma on sovellus, jolla voidaan tehdä useasta peräkkäisestä kuvasta tai sivusta koostuvia yhdenmukaisia monisivuisia diaesityksiä. Diaesityksellä tarkoitetaan tietokoneen näytöltä dataprojektorin tai siirtoheittimen välityksellä katseltavaa kuvasarjaa. PowerPoint-tiedosto on jo sellaisenaan yksinkertainen diaesitys. Diaesityksestä saadaan elävämpi ja mielenkiintoisempi erilaisin kuvan vaihtumiseen liittyvin tehostein. Diaesitys voidaan myös määritellä automaattiseksi, jolloin kuvat vaihtuvat itsekseen ilman käyttäjän antamia käskyjä. Esitys voidaan myös tulostaa perinteiseen tapaan värillisiksi ja mustavalkoisiksi piirtoheitinkalvoiksi. Esityksen ohella diasarjasta voidaan tulostaa kuulijoille jaettava paperiversio.

4 1 PowerPointin käynnistäminen Jos tietokoneesi työpöydältä löytyy PowerPoint-ohjelman pikakuvake, näpäytä sitä tai valitse Käynnistä Ohjelmat Microsoft Office - Microsoft Office PowerPoint Kun PowerPoint-ohjelma avautuu, näytölle ilmestyy seuraava ikkuna.

5 2 Esityksen luominen Uuden esityksen luomisen voit aloittaa valitsemalla esimerkiksi työkalupalkista suunnittelumallin, joita on useita eri vaihtoehtoja. Mikäli sinulla ei ole työkalupalkissa muotoiluvälineitä valitse Näytä /Työkalurivit/Muotoilu. Suunnittelu tuo käyttöösi paljon erilaisia sivupohjia. Sivupohjissa on somisteet valmiina, mutta voit itse päättää dia dialta niiden rakenteen ja värimaailman. Uusi dia.. tuo dian pohjaksi valkoisen arkin. Se löytyy myös klikkaamalla valkoista paperia vasemmasta yläkulmasta. Jos suunnittelumalli ei näy Esikatselussa, malli ei ole käytettävissä; sitä ei ole asennettu käyttämällesi tietokoneelle tai joku on sen poistanut asennuksen jälkeen. Suunnittelumallin vaihtaminen on mahdollista milloin tahansa. Kuitenkin yhdessä diasarjassa jokaisella sivulla on käytössä sama suunnittelumalli. Suunnittelumallin vaihtaminen kesken esityksen muuttaa siis mallin myös jo valmiiden diojen taustalle. Suunnittelumallin vaihtaminen tapahtuu komennoilla Muotoile Dian suunnittelu.

6 3 Sivujen rakenne Jokaiselle sivulle pitää valita oma rakenne riippuen siitä, mitä haluaa kullakin sivulla esittää. Dian rakennetta voi vaihtaa milloin tahansa. Dian rakenteen muuttaminen tapahtuu komennoilla Muotoile Dian rakenne tai klikkaamalla pikanäppäintä Uusi dia Dian rakenne valitaan näpäyttämällä haluttua. Jokaisessa diamallissa on myös oma valikko, josta voit valita haluamasi toiminnon. Jos aiot ajastaa dian eri osia, valitse pohja, jossa voit sijoittaa osat eri kehyksiin. Jos diassasi on vain yksi kehys, et ehkä voi ajastaa dian eri osia toivomallasi tavalla. PowerPointissa pienin käskytettävä yksikkö on siis kehys.

7 3.1 Dian osat Dian eri osia voi muokata eri tavoin. Napsauttamalla kuvaketta voi dialle suoraan luoda kuvia, kaavioita, erilaisia kaaviokuvia, taulukoita jne. jäsennellä esitystään haluamallaan tavalla. Tekstirakenteesta voit valita sopivan muodon tekstillesi. Tyhjälle dialle voit asetella vapaasti eri objekteja: tekstejä, piirroksia jne. Sisältörakenteen avulla voit muokata erilaisia esityksiä. Taulukot saat luotua suoraan diaesitykseesi. Kuvia voit tuoda omista kuvatiedostoistasi tai ClipArt kuvakirjastosta. Voit myös lisätä medialeikkeen. Laskennalliset kaaviot voi luoda suoraan esitykseesi. Voit myös yhdistää teksti- ja sisältörakenteen. Muut rakenteet sisältävät myös erilaisia yhdistelmiä esityksistä. Kaaviokuvien avulla voit kuvata erilaisia asiayhteyksiä tai esimerkiksi organisaatiorakenteita. Objekti voidaan luoda millä tahansa toimintoa tukevalla ohjelmalla. Se voidaan myös tuoda olemassa olevasta tiedostosta. Objektin voi upottaa tai linkittää. 3.2 Dian asetukset Sivun suunta kannattaa valita ennen esityksen luomista. Oletuksena on vaakasuuntainen A4-arkki. Mikäli haluat pystysuuntaisen esityksen, dian asetukset vaihdetaan valinnoilla Tiedosto / Sivun asetukset.

8 Jos vaihdat paperin suuntaa valmiiseen esitykseen, se vaikuttaa esimerkiksi kuvien mittasuhteisiin! Jos teet tietokoneen näytöltä katseltavan / dataprojektorilla heijastettavan esityksen, valitse vaaka-arkki. Perinteiset piirtoheitinkalvot on sen sijaan parempi suunnitella pystyarkeille. PowerPoint sallii tekstin kirjoittamisen yli dian reunojen. Reunan yli kirjoitettu teksti ei kuitenkaan näy diaesityksessä eikä se tulostu piirtoheitinkalvoille. Älä siis ylitä dian reunoja! 4 Dian lisääminen ja poistaminen Saat uusia dioja esitykseen valitsemalla Lisää - Uusi dia. Uusi dia lisätään aina aktivoidun dian jälkeen. Dian poistaminen tapahtuu siten, että aktivoit poistettavan dian ja valitset sen jälkeen Muokkaa - Leikkaa. Tekemäsi toiminnot voit perua komennolla Muokkaa - Kumoa. 4.1 Dian lisääminen toisesta esityksestä Voit lisätä dian toisesta esityksestä valitsemalla Lisää - Diat tiedostosta. Etsi haluamasi tiedosto Selaa-toiminnon avulla ja paina Lisää-painiketta. Laajennusnäppäimestä saat kaikki vaihtoehdot näkyville. Kun lisäät dioja toisesta esityksestä, lisättävät diat saavat taustalleen saman suunnittelumallin, jonka olet valinnut tekeillä/muokattavana olevan esityksen suunnittelumalliksi. Esityksestäsi tulee siis yhtenäisen näköinen, vaikka kokoaisit sen useasta aikaisemmin tehdystä esityksestä. Maalaamalla ja käyttämällä Ctrl+C (kopio) ja Ctrl+V (liitä) näppäinyhdistelmiä voit varsin nopeasti kopioida tekstiä muista tiedostoista. 4.2 Dian kopioiminen Mikäli haluat esitykseesi useita samansisältöisiä dioja, voit kopioida dian helposti komennolla Lisää Monista dia. Toiminto on kätevä silloin, kun diasta saa esitykseen sisältyvän toisen dian vain pienin muutoksin.

9 Monistettu dia sijoittuu alkuperäisen dian viereen. Jos kuitenkin haluat sijoittaa sen toisaalle esitykseen, dian siirtäminen onnistuu helposti esim. dialajittelunäkymässä. 5 Näkymät PowerPointissa on useita erilaisia näkymiä, joissa esitystä voi tehdä ja muokata. Näkymän vaihto tehdään Näytä-valikossa. Näkymän vaihtaminen onnistuu myös pikapainikkeilla PowerPoint-ikkunan vasemmasta alalaidasta. Valittavana ovat seuraavat näkymät: Normaalinäkymä, Dialajittelunäkymä ja Diaesitys. Normaalinäkymä Normaalinäkymän vasemmassa laidassa on eräänlainen sisällysluettelo, joka helpottaa esityksen selaamista. Näkymässä on mahdollista yksittäisen sivun muokkaus ja muotoilu. Tässä näkymässä voi lisätä myös tekstiä ja grafiikkaa. Dialajittelunäkymä Dialajittelunäkymässä näkyy koko esitys kerralla. Näkymässä voi vaihtaa diojen paikkaa hiirellä vetäen. Mikäli tekeillä on ajastettu esitys, tässä näkymässä voidaan asettaa teksteille ja sivuille tehosteet. Dialajittelunäkymässä on helppoa myös diojen piilotus ja kopiointi. Diaesitys Diaesitys näyttää varsinaiset diat koko näytössä. Esityksessä edetään Enter-näppäimellä tai hiirtä klikkaamalla.

10 Muistiinpanosivu Muistiinpanosivu sisältää dian pienoiskoossa ja tekstilaatikon, jonne voi kirjoittaa omia muistiinpanoja. Muistiinpanosivut on tarkoitettu esityksen tekijän omaan käyttöön. Muistiinpanot eivät näy normaalissa diojen esityksessä, mutta ne voidaan tulostaa paperille. Jokaista diaa kohden muodostuu yksi muistiinpanosivu. Voit kirjoittaa muistiinpanoja yli dian reunojen, mutta vain dialle mahtuvat muistiinpanot tulostuvat. Perustyyli Perustyylinäkymässä (Näytä Perustyyli Dian perustyyli) tehdään muotoiluja tai lisäyksiä, jotka halutaan näkyviksi kaikissa esityksen dioissa. Siis kaikki muutokset, jotka tehdään Perustyyli-näkymässä, vaikuttavat esityksen jokaiseen diaan. Dian perustyyli-ikkunassa näkyvä S-painike tarkoittaa varjostuksen lisäämistä tekstiin. Painike löytyy siis lihavoinnin (B), kursivoinnin (I) ja alleviivauksen (u) ohella pikapainikeriviltä. Varjostus on usein hyvä valinta. Tiivistelmän perustyyli Tiivistelmän perustyylinäkymässä (Näytä Perustyyli- Tiivistelmän perustyyli) voit tarkistaa esityksesi kokonaisuutta ja muokata esitystäsi. 5.1 Diojen selaaminen Voit siis selata dioja monella eri tavoin, riippuen siitä millaista näkymää haluat käyttää työskennellessäsi. Esimerkiksi Normaalinäkymässä diojen välillä on helppo liikkua näpäyttämällä vasemmassa reunassa näkyvästä dialistasta

11 halutun dian kohdalla. Diasta toiseen voi liikkua myös näppäimistön nuolinäppäimiä käyttäen. 5.2 Diojen piilottaminen Mikäli haluat näyttää jollekin kohderyhmälle vain osan dioistasi, voit kätevästi piilottaa diat väliaikaisesti, joita et halua näyttää. Piilottaminen tapahtuu komennoilla Diaesitys Piilota dia. Piilottaminen kohdistuu aina piilotushetkellä aktiivisena olevaan diaan. Piilotetun dian saa näkymään esityksessä uudelleen tekemällä valinnan toistamiseen (siis Diaesitys Piilota dia). Huomaa kuitenkin, että aktiivisena diana pitää olla aikaisemmin piilottamasi dia, muutoin komento piilottaa dian, joka on toiminnon valintahetkellä aktiivinen. Kun tulostat esityksen, jossa on mukana piilotettuja dioja, voit valita Tulostusikkunasta, tulostetaanko piilotetut diat vai ei. Valitse tästä haluatko piilotettujen diojen tulostuvan. 5.3 Diojen uudelleenjärjestäminen Diaesityksen diat voidaan järjestää uudelleen dialajittelunäkymässä. Valitse siis Näytä Dialajittelu. Dian siirtäminen paikasta toiseen tapahtuu siten, että siirrettävä dia aktivoidaan hiirellä näpäyttäen ja sitten se vedetään hiiren vasen painike pohjassa haluttuun paikkaan. Tässä esimerkissä aktiivinen dia on siirtymässä pystyviivan osoittamaan paikkaan

12 6 Tekstikentän lisääminen Voit luoda uuden tekstikentän seuraavasti: 1. Valitse Lisää - Tekstikehys. (Tai näpäytä Piirto-valikosta löytyvää tekstikehys-painiketta). 2. Näpäytä diassa kohtaa, johon sijoitat tekstikehyksen tai osoita aloituskohtaa ja vedä tekstikehykselle tarvittava leveys. 3. Kirjoita teksti. Jos joku on sulkenut Piirto-valikon, saat avattua sen, kuten muutkin pikapainikevalikot, valinnoilla Näytä Työkalut Piirto. Mikäli avautunut piirtotyökaluvalikko jää kellumaan näytölle, kaksoisnäpäytä valikon sinistä otsikkopalkkia, niin saat valikon kiinnittymää näytön reunalle. Voit muuttaa tekstikehyksen kokoa näpäyttämällä hiirellä tekstin ympärillä olevaan kehykseen ja siirtämällä hiiren osoitinta johonkin valintakahvaan ja vetämällä/työntämällä kehyksen kokoa haluamaasi suuntaan. Voit muokata tekstiä näpäyttämällä tekstin päällä tekstikehyksessä ja sijoittamalla hiirellä tekstikohdistin haluamaasi tekstikohtaan. Voit tehdä tarvittavia muokkaustoimintoja tekstiin aktivoinnin jälkeen. Voit esim. muuttaa fonttikokoa, tekstityyliä, tasausta, värejä jne. 7 Kuvien lisääminen Teetpä sitten diaesitystä tai piirtoheitinkalvoja, valitse riittävän iso fonttikoko. Minimikoko on 18 pistettä, mutta valitse mieluiten kuitenkin fonttikooksi vähintään 22 pistettä. Hyviä piirtoheitinkalvofontteja ovat esim. Arial ja Verdana, koska ne ovat tasapaksuja. Esim. fontissa Times New Roman viivan paksuus vaihtelee. Jos olet valinnut dialle rakenteen, missä on kuva, pääset lisäämään ClipArtkuvia kaksoisnäpäyttämällä sivulla olevaa kuvaketta. Valitsemalla Lisää / Kuva voit lisätä mitä tahansa kuvia. Useimmat kuvaformaatit näkyvät PowerPointissa. Kun käytät tätä komentoa, dian rakenteessa ei tarvitse olla kuvalle valmista paikkaa, vaan voit sijoittaa kuvan haluamaasi kohtaan. Kun haluat lisätä esim. logon jokaiselle esityksen sivulle, lisää kuva Perustyyli-tilassa. Kun lisäät kuvan perustyyliin, se tulee diasarjan jokaiseen diaan samalle paikalle.

13 8 Värimallin vaihtaminen ja yksittäisen värin määritys Voit vaihtaa dian värimallia valitsemalla Muotoile / Dian värimalli. PowerPointissa on muutamia vakiovärimalleja. Vaihtoehtoisesti voit määritellä itse kokonaan oman mukautetun värimallin. Värimallin vaihtaminen voi koskea joko aktiivista diaa tai esityksen kaikkia dioja. Jos haluat muuttaa vain yhden dian värityksen, näpäytä Käytäpainiketta värimallin muutoksen jälkeen. Jos tarkoituksesi on muuttaa koko diaesityksen väritys valitse Käytä kaikissa painike, kun olet tehnyt uudet värimääritykset. 9 Esityksen tehosteet Piirtoheitinkalvoille sopii vaalea tausta ja tumma teksti. Mikäli taas näytät esitystä suoraan tietokoneen ruudulta / dataprojektorilla, valitse tumma tausta ja vaalea teksti. Kehyksen tehoste määritellään seuraavalla tavalla: 1. Aktivoi dia, johon lisäät tehosteita. 2. Valitse Diaesitys Mukautettu animaatio. 3. Valitse objekti, jota animoit (Objektin animointi:). 4. Valitse Tehosteet-välilehdeltä Aloitustehoste ja ääni sekä tapa, miten leipäteksti tulee näyttöön (Leipäteksti näyttöön:). 5. Järjestys ja ajoitus välilehdeltä voit valita missä järjestyksessä kyseisen dian osat tulevat näytölle. 6. Esikatselu-painikkeella voit katsella, millaiselta kyseisen dian animointi näyttää. Jos esityksesi muodostuu isoista kuvista, hajonta on hyvä valinta kuvien vaihtumiseen. Muutoin isolle kankaalle heijastettu esitys vaikuttaa nykivältä.

14 10 Katselutapa ja siirtymätehosteet Voit määritellä esitykseesi ns. siirtymätehosteen eli tehosteen, joka esiintyy diaa vaihdettaessa. Jos haluat määritellä tehosteita useaan diaan, siirry dialajittelunäyttöön. Toimi sen jälkeen seuraavasti: 1. Valitse dia tai diat (käytä apunasi Ctrl-näppäintä), joihin haluat siirtymistehosteen. 2. Valitse Diaesitys Dian vaihtuminen. 3. Valitse haluamasi tehostetapa. 4. Valitse Hidas, Normaali tai Nopea tehosteen etenemisvauhti. 5. Merkitse haluatko dian vaihtuvan Hiirtä napsauttamalla vai Automaattisesti. Jos valitset automaattisesti, määrittele myös aika, jonka kuluttua dia vaihtuu uuteen. 6. Voit valita myös äänen, joka liittyy dian vaihtumiseen. 7. Näpäytä Käytä-painiketta. Vaikka ajastettu esitys vaikuttaisi houkuttelevalta, muista kuitenkin, että esim. oppitunnit ovat tilannekohtaisia ja dian vaihtumista on vaikea ennakolta arvioida. Sen sijaan uuden kehyksen tuominen diaan ajastettuna, voi olla monissa tapauksissa onnistunut valinta. 11 Esityksen tallentaminen Kun esitys on valmis, se tallennetaan valitsemalla Tiedosto / Tallenna nimellä. PowerPoint lisää automaattisesti antamallesi tiedostonimelle tiedostonimen tarkentimen.ppt. 12 Esityksen tulostaminen 12.1 Tulostus kalvoille Voit tulostaa esityksesi kirjoittimelle valinnalla Tiedosto / Tulosta. Varmista tulostuksen asetuksista, että paperin suunta on oikea. Muista myös valita Tulostus-ikkunasta, että tulostat paperin sijasta kalvoille, jos olet tekemässä piirtoheitinkalvoja.

15 Jos tulostat esityksen suoraan kalvoille, varmista, että kalvot on tarkoitettu tulostukseen! Tulostustapa 12.2 Kuulijoille jaettava materiaali Mikäli esität diaesityksesi / piirtoheitinkalvosi opiskelijoille, kannattaa sinun tulostaa opiskelijoille kalvot siten, että kalvojen ohelle tulostuu tilaa opiskelijoiden muistiinpanoille. Valitse Tiedosto Tulosta ja muuta Tulosta:-kohdasta tavaksi Tiivistelmät ja valitse Tiivistelmät-kohdasta, että sivulle tulostetaan 3 diaa (Diaa sivulle:). Näillä valinnoilla sivulle siis tulostuu 3 diaa ja jokaisen dian vieressä on tila muistiinpanoille Kalvoihin liittyvät muistiinpanot Jos olet tehnyt diaesityksesi muistiinpanonäkymää hyödyntäen ja olet kirjoittanut dioihin liittyviä muistiinpanoja, voit tulostaa myös muistiinpanot valitsemalla Tulostus-ikkunasta (Tiedosto Tulosta) tulostustavaksi Muistiinpanosivut Jäsennysnäkymän tulostaminen Halutessasi voi tulostaa myös pelkät dioihin sisältyvät tekstit. Tulosta tällöin Jäsennysnäkymä. Valitse siis Tulostus-ikkunasta (Tiedosto Tulosta) tulostustavaksi Jäsennysnäkymä. Jos käytössäsi on vain mustavalkoinen tulostin, valitsemalla harmaasävytulostuksen saat vaihtelua värisävyihin.