Pikaopas. Löydä etsimäsi Kun napsautat mitä tahansa valintanauhan välilehteä, sen painikkeet ja komennot tulevat näkyviin.

Transkriptio

1 Pikaopas Microsoft PowerPoint 2013 näyttää erilaiselta aiempiin versioihin verrattuna, joten laadimme tämän oppaan avuksi uusien ominaisuuksien opetteluun. Löydä etsimäsi Kun napsautat mitä tahansa valintanauhan välilehteä, sen painikkeet ja komennot tulevat näkyviin. Tilannekohtaisten välilehtien käyttäminen Osa valintanauhan välilehdistä tulee näkyviin vain silloin, kun tarvitset niitä. Jos esimerkiksi lisäät tai valitset kuvan, Kuvatyökalut - Muotoile -välilehti tulee näkyviin. Lisävaihtoehtojen näyttäminen Tätä nuolta napsauttamalla saat näkyviin lisää valintaikkunan vaihtoehtoja. Esitysten hallinta Napsauttamalla Tiedostovälilehteä voit avata, tallentaa ja tulostaa esityksesi sekä hallita niitä. Halutun sisällön näyttäminen Vaihda näkymästä toiseen tai näytä tai piilota muistiinpanot ja kommentit. Ohjeiden hakeminen Napsauta tätä tai paina F1-näppäintä. Tarvitsetko lisää tilaa? Piilota tai näytä valintanauha napsauttamalla tätä tai painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+F1. Muotoile-ruudun käyttäminen Tämän kätevän ruudun avulla voit lisätä muotoiluja kuviin, videoihin, SmartArt-kuviin, muotoihin ja muihin objekteihin. Lähentäminen ja loitontaminen Voit lähentää tai loitontaa dian tietoja liu'uttamalla tätä palkkia vasemmalle tai oikealle.

2 Pikaopas Kun käynnistät PowerPoint 2013:n ensimmäisen kerran, huomaat, että käytön voi aloittaa usealla eri tavalla käyttämällä mallia, teemaa, hiljattain käytettyä tiedostoa tai tyhjää esitystä. Online-mallien ja -teemojen käyttäminen Etsi mallipohjia ja teemoja Office.com-sivustosta kirjoittamalla avainsanoja hakukenttään. Ajankohtaisen teeman käyttäminen Aloita seuraava esitys valitsemalla valmis teema. Ne sopivat hyvin sekä laajakuvaesityksiin (16:9) että standardinäyttöön (4:3). Malliluokan valitseminen Voit hakea suosituimpia PowerPoint-mallipohjia napsauttamalla hakukentän alla näkyviä malliluokkia. Viimeksi käytetyn esityksen avaaminen Pääset helposti käyttämään viimeksi avattuja esityksiä. Sisäänkirjautuminen Officeen Kirjaudu tilillesi ja käytä pilveen tallentamiasi tiedostoja missä tahansa. Muiden tiedostojen etsiminen Selaa muita esityksiä, jotka on tallennettu tietokoneeseesi tai pilveen. Teemojen muunnelmat Kun valitset teeman, PowerPoint ehdottaa muunnelmia erilaisine värivalikoimineen ja fonttiperheineen. Aloittaminen tyhjästä Aloita uusi esitys valitsemalla Tyhjä esitys.

3 PowerPoint 2013:n ohjeresurssit Valintanauhan välilehtien ja ryhmien mukauttaminen PowerPointin aiempia versioita käyttäneet haluavat varmasti tietää, missä tietyt komennot sijaitsevat PowerPoint 2013:ssa. PowerPoint 2013:n käytön opetteluun on saatavana useita ilmaisia resursseja, kuten harjoituskursseja, aloittamiseen liittyviä ohjeaiheita ja -videoita sekä perustoimintoja. Pääset käyttämään näitä materiaaleja napsauttamalla PowerPointin ohjepainiketta (kysymysmerkkiä), joka sijaitsee PowerPoint-ikkunan oikeassa yläkulmassa. Voit luoda valintanauhaan omia välilehtiä ja ryhmiä sekä lisätä haluamillesi komennoille painikkeita. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valintanauhan välilehteä tai ryhmää ja valitse sitten Mukauta valintanauhaa. Lisää seuraavaksi komentoja PowerPointin asetukset -ruudusta. Voit luoda esimerkiksi luoda tekstillä Usein nimetyn välilehden ja lisätä sen mukautettuun ryhmään useimmin käyttämiäsi komentoja. Jos teet virheen, voit palauttaa oletusasetukset (tehdasasetukset) napsauttamalla Palauta-painiketta. Kaikki vanhat PowerPoint-komennot eivät näy valintanauhassa, mutta ne ovat silti edelleen käytettävissä. Valitse PowerPointin asetukset -valintaikkunasta Mukauta valintanauhaa. Valitse sitten Valitse komennoista -luettelosta Muut kuin valintanauhan komennot. Etsi haluamasi komennot ja lisää ne mukautetun valintanauhan välilehteen tai ryhmään.

4 Usein käytettyjä toimintoja Seuraavan luettelon avulla löydät nopeasti PowerPoint 2013:n yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Toiminto... Valitse... Valitse sitten... Avaa, tallenna, tulosta, jaa, lähetä, vie, muunna tai suojaa tiedostoja Tiedosto Backstage-näkymä (napsauta vasemmanpuoleisessa ruudussa olevia komentoja). Lisää dioja, ota rakenne käyttöön, muuta fonttia, tasaa teksti tai käytä Pikatyylejä Aloitus Diat-, Fontti-, Kappale, Piirto- ja Muokkaaminen-ryhmät. Lisää taulukoita, kuvia, muotoja, SmartArt-kuvia, WordArt-objekteja, kaavioita, kommentteja, ylä- ja alatunniste, videoita tai ääntä Lisää Taulukot-, Kuvat-, Piirrokset, Kommentit-, Teksti- ja Media-ryhmät. Käytä teemaa, vaihda teeman väriä, muuta dian kokoa, muuta dian taustaa tai lisää vesileima Rakenne Teemat-, Vaihtoehdot- tai Mukauta-ryhmät. Käytä tai muuta siirtymän ajoitusta Siirtymät Siirtymä- ja Ajoitus-ryhmät. Käytä tai muuta animaation ajoitusta Animaatiot Animaatio-, Mukautettu animaatio- ja Ajoitus-ryhmät. Käynnistä diaesitys, määritä diaesitys tai määritä esittäjänäkymässä käytettävät näytöt Diaesitys Aloita diaesitys-, Määritä- ja Näytöt-ryhmät. Tarkista oikeinkirjoitus, lisää ja lue kommentteja tai vertaile esityksiä Tarkista Tarkistustyökalut-, Kommentit- ja Vertaa-ryhmät. Vaihda näkymää, muokkaa perustyylinäkymää, näytä ruudukot, apuviivat ja viivaimet, lähennä, vaihda PowerPoint-ikkunasta toiseen ja käytä makroja Näytä Esitysnäkymät-, Perustyylinäkymät-, Näytä, Zoomaus-, Ikkuna- ja Makrot-ryhmät.

5 Usein käytettyjen komentojen käyttäminen PowerPoint-ikkunan vasemmassa yläkulmassa sijaitseva pikatyökalurivi on erinomainen paikka useimmin käyttämiisi komentoihin liittyville pikapainikkeille. Voit lisätä tai poistaa pikavalikon komentoja napsauttamalla pikatyökalurivin vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta. Intuitiiviset työkalut helposti käytettävissä Huomaa, että osa valintanauhan välilehdistä tulee näkyviin ja katoaa näkyvistä sen mukaan, mitä olet tekemässä. Jos esimerkiksi lisäät tai valitset videon, Videotyökalujen Toisto- ja Muotoile-välilehdet tulevat automaattisesti näkyviin. Ne tulevat näkyviin, jotta voit käyttää muotoiluja tai määrittää videon toistoasetukset. Tällaiset tilannekohtaiset välilehdet tulevat näkyviin, kun lisäät tai valitset kuvan, kaavion, taulukon, WordArt-objektin tai muun objektin. Kun käsittelet diaa ja napsautat hiiren kakkospainikkeella sen taustaa, näyttöön avautuu tehtävän asetukset sisältävä pikavalikko. Samaan tapaan näyttöön avautuu automaattisesti pikavalikoima aina, kun haluat suorittaa nopeasti tekstiin liittyviä tehtäviä, kuten sisentää luettelomerkin tai lihavoida tekstin. Jos haluamasi komento ei ole luettelossa, siirry painikkeen sisältävään valintanauhan välilehteen ja napsauta painiketta siellä. Valitse pikavalikosta Lisää pikatyökaluriville.

6 Teemojen muutokset Uusi dian oletuskoko Jos haluat valmista teemaa käyttäessäsi muuttaa värejä ja fontteja, voit nyt valita suunnittelijan valitsemia teemamuunnelmia aloitusnäytöstä tai Rakenne-välilehdestä. Suuri osa televisio- ja videomerkeistä on siirtynyt laajakuvanäyttöön ja teräväpiirtomuotoon, ja niin on myös PowerPoint. Aiemmissa versioissa diojen suhde oli 4:3. PowerPoint 2013:n uusi oletusasetus on 16:9, mutta voit muuttaa asetusta Rakenne-välilehdessä. Jos käsittelet dioja PowerPointin vanhemmilla versioilla tai jos käytät esityksesi pidossa vanhaa näyttöä tai projektoria, diasuhteeksi kannattaa vaihtaa 4:3. Tämä onnistuu valitsemalla Rakenne > Dian koko ja 4:3. Voit määrittää myös oman mukautetun koon. Ellet löydä itsellesi sopivaa yhdistelmää, voit aina mukauttaa teeman värejä, fontteja ja tehosteita Dian perustyyli -näkymässä. Kun valitset Näytä > Dian perustyyli, saat näkyviin Tausta-ryhmän Värit, Fontit ja Tehosteet.

7 Esittäjänäkymän määritys on automaattinen Jos olet käyttänyt esittäjänäkymää aiemmissa PowerPoint-versioissa, näkymän määrittäminen on saattanut vaikuttaa hankalalta. PowerPoint 2013:ssa ongelma on korjattu ja näkymän käyttö on helppoa. PowerPoint kosketuslaitteissa PowerPoint 2013:a voi käyttää kosketuslaitteissa, joissa on Windows 8 -käyttöjärjestelmä. Voit selata esityksesi dioja tavallisilla kosketustoiminnoilla, kuten sipaisemalla, napauttamalla, vierittämällä, zoomaamalla ja panoroimalla. Sinun tarvitsee vain liittää projektori ja näyttö, minkä jälkeen PowerPoint määrittää sopivat asetukset automaattisesti. Voit kuitenkin hallita asetuksia tarvittaessa manuaalisesti (vaihtaminen näytön ja projektorin välillä). Esittäjänäkymä ei enää vaadi useaa näyttöä. Voit nyt kokeilla ja käyttää esittäjänäkymän työkaluja yhdestä näytöstä.

8 Tallenna esityksesi pilveen Kirjautuminen Officeen Pilvi on kuin tiedostovarasto taivaalla. Voit hallita tiedostoja aina, kun olet online-tilassa. Tiedostot kannattaa tallentaa pilveen, jos matkustat tai siirryt paikasta toiseen säännöllisesti ja sinun tarvitsee päästä käyttämään tiedostojasi. SkyDrive on ilmainen online-pilvipalvelu, jossa voit käyttää tiedostoja turvallisesti ja jakaa niitä muiden kanssa. SkyDriveen kirjautumiseen tarvitset vain ilmaisen Microsoft-tilin tai Windows Live -tunnuksen. Kun olet kirjautunut Microsoft Officeen, voit tallentaa, jakaa ja säilyttää tiedostoja pilvessä. Etsi nimesi PowerPointin tai muun Office-sovelluksen valintanauhan oikeasta yläkulmasta. Sisäänkirjautumisen jälkeen voit vaihtaa tilejä ja muuttaa profiiliasi.

9 Yhteistyö sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole PowerPoint 2013:a Taulukkoon on koottu joitakin seikkoja, jotka tulee ottaa huomioon jaettaessa tai vaihdettaessa tiedostoja sellaisten henkilöiden kanssa, jotka käyttävät PowerPointin vanhempaa versiota. PowerPoint Mitä tapahtuu? Mitä minun pitää tehdä? Avaat esityksen, joka on luotu PowerPoint 2007:llä tai tätä vanhemmalla versiolla. PowerPoint 2013:n otsikkorivillä lukee [Yhteensopivuustila]. Teksti ilmaisee, että esitys on tallennettu vanhemmassa muodossa, joka ei tunnista uudempia ominaisuuksia, kuten upotettuja videoita, uusia siirtymätehosteita tai osia. Jos haluat käyttää kaikkia PowerPoint 2013:n käytettävissä olevia ominaisuuksia, sinun on muunnettava esitys uusimpaan tiedostomuotoon. Voit jatkaa työskentelyä yhteensopivuustilassa. On kuitenkin parasta tallentaa tiedosto uusimpaan muotoon, jos kukaan jaettavan esityksen käyttäjistä ei käytä PowerPoint 2007:ää tai tätä vanhempaa versiota. Muunna tiedosto valitsemalla Tiedosto > Tiedot > Muunna. Tallennat esityksesi PowerPoint muodossa. Jos kollega avaa PowerPoint esityksesi PowerPoint 2007:llä tai tätä vanhemmalla versiolla, näyttöön tulee kehote, jossa on ilmaisen yhteensopivuuspaketin latauslinkki. Yhteensopivuuspakettia tarvitaan uudessa muodossa tallennettujen esitysten käsittelyyn. Jos olet käyttänyt esityksessä PowerPoint 2013:n uusia ominaisuuksia tai muotoiluja, PowerPoint 2007:ää tai tätä vanhempaa versiota käyttävä kollega näkee varoituksen ominaisuuksista, joita ei tueta. Suorita yhteensopivuuden tarkistustyökalu ennen kuin jaat PowerPoint esityksesi vanhempaa PowerPoint-versiota käyttävien kollegojen kanssa. Tarkista yhteensopivuus valitsemalla PowerPoint 2013:ssa Tiedosto > Tiedot > Tarkista ongelmien varalta > Tarkista yhteensopivuus. Työkalu kertoo, mitä PowerPoint 2013:n uusista ominaisuuksista ei tueta vanhemmissa versioissa. Voit päättää, poistatko nämä ominaisuudet ja vältät varoitukset PowerPointin aiemmissa versioissa. Tallennat esityksesi PowerPoint tai vanhemmassa tiedostomuodossa. Tiedosto avautuu normaalisti, jos kollega avaa sen PowerPoint 2007:ssä tai tätä vanhemmassa versiossa. Yhteensopivuuspakettia ei tarvita. Jos olet käyttänyt esityksessäsi PowerPoint 2013:n uusia ominaisuuksia tai muotoiluja, kollegasi saa varoituksen ominaisuuksista, joita ei tueta. Voi myös olla, että muotoilu tai ominaisuus ei näy tiedostossa tai objekteja ei voi muokata. Sinun ei välttämättä tarvitse tehdä mitään. Kun tallennat tiedostosi vanhemmassa PowerPoint-tiedostomuodossa, yhteensopivuuden tarkistustyökalu käynnistyy automaattisesti ja varoittaa ominaisuuksista, joita ei tueta.