Hajautuneen ja mobiilin työn haasteet

Transkriptio

1 TYÖ TULEVAISUUDESSA TKK, TUAS-talo, Otaniemi, Espoo Hajautuneen ja mobiilin työn haasteet prof. Matti Vartiainen tel , Laboratory of Work Psychology and Leadership, Department of Industrial Engineering and Management, Helsinki University of Technology (TKK)

2 Esityksen sisältö Mistä on kysymys? Levinneisyys? Vaikutuksia ja haasteita Mitä on tehtävä?

3 verkostoyhteiskunta mobiilius roadmap mobiiliskenaario verkosto-organisaatio etyö eliiketoimintamallit Käsitteiden kaaos virtuaalinen tiimi hajautettu tiimi hajautettu organisaatio monipaikkaiset työntekijät mobiili teknologia mobiilius mikromobiilius monimobiilius täysmobiilius monipaikkainen työ virtuaalinen työ mobiilityö etätyö pätkätyö Joustotyö ulkoistettu työ vuokratyö hajautettu työ yhteistyö mobiilit työntekijät Campus mobiilius

4 Mistä on kysymys: mitä on hajautettu mobiili yhteistyö?

5 Uusien työtyyppien muotoutumismekanismi Myönteisiin ja kielteiseen tuloksiin, työntekijöiden työtä koskeviin tarpeisiin sekä organisaation (johtaminen) ja teknologian kehittämiseen vaikuttavat tekijät: (a) yhteisten tehtävien vaativuus (kompleksisuus): tehtävien rutiinimaisuus ja luovuus, tehtävien riippuvuus toisistaan (b) Toimintaympäristön eli tilan (fyysinen, virtuaalinen, henkinen/sosiaalinen) vaativuus (kompleksisuus), jossa toimitaan (c) Yksilön ja yhteisön sisäiset säätelevät prosessit, esim. Kommunikointi- ja yhteistyötavat, riippuvuus, luottamus TOIMINTAYMPÄRISTÖN VAATIVUUS TYÖSKENTELYN TARKOITUS TEHTÄVÄN VAATIVUUS YKSILÖN JA YHTEISÖN SÄÄTELEVÄT PROSESSIT TULOS - Suoritus - Hyvinvointi

6 (a) Tehtävän vaativuus (kompleksisuus) Tehtävän vaativuus vaikuttaa hajautettujen organisaatioyksiköiden rakenteeseen ja prosesseihin: Tehtävän mutkikkuus: rutiininomainen vs. luova Tehtävien riippuvuus ja kytkeytyneisyys toisiinsa Vähäinen tehtävän vaativuus Suuri tiedottaminen tehtävien jako yhteistyö yhteissuunnittelu Pieni kommunikaation tarve Suuri

7 Tehtävien riippuvuus ja kytkeytyneisyys (Bell & Kozlowski 2002, 20) Työympäristö: o Staattinen o Dynaaminen Ulkoiset liittymät: o Löyhä o Tiukka Sisäiset liittymät: o Eriaikainen o Samanaikainen o Heikot yhteydet o Vanhat yhteydet Tehtävien keskinäinen riippuvuus työnkulussa: o Erillinen o Perättäinen o Vastavuoroinen o Intensiivinen Matala TIIMITEHTÄVÄN VAATIVUUS Korkea

8 (b) Toimintaympäristön vaativuus (kompleksisuus) - Kommunikaatio- ja yhteistyövälineiden monipuolisuus? Käytön useus? Käytön tarkoitus? Mode of interaction - Paikkojen määrä? - Etäisyys? Location Mobility - Liikkumisen tyyppi: paikallaan liikkujat, Jojot, Heilurit, Nomadit, Kuljettajat? - Käytyjen paikkojen määrä? - Paikan vaihtamisen useus? -Ikä, sukupuoli, koulutus, kansallisuus, kieli, uskonto, yksilölliset ominaisuudet Diversity Temporariness - Yhdessä työskentelyn kesto? Tiimin elinkaaren vaihe? Jäsenten muut projektit? Kunkin jäsenen ajankäyttö tiimissä? Time - Työaika kotona, liikkuessa, ensisijaisella työpaikalla, toissijaisella ja kolmannella työpaikalla? - Yhdessä työskentelyn aika? - Samaan aikaan työskentelevien määrä? - Eri aikavyöhykkeellä työskentely?

9 etyön eri tyypit etyö: työ, jossa käytetään tieto- ja kommunikaatioteknologiaa tehokkuuden, joustavuuden (aika ja paikka) ja voimavarojen kestävän käytön lisäämiseen 2004, 208) Tietotekniikkaa työssään käyttävien osuus v oli 17% (n=5778) ja vuonna % (n=4104) työvoimasta Suomessa (Lehto & Sutela 2004) Home-based* Mobile Selfemployed in SOHOs - working at home with PC - using ICT to transfer work results - permanent, alternating or supplementary - working away from main place of work - using onlineconnections during business trips in the field - , Internet or remote access - home is the main place of work or the base for trips into the field - using ICT to transfer work results - SOHO = small office, home office * Continuously or regularly < 1 day/week at home and now and then > 1 day/week at home (Collaboration@Work 2003, 22).

10 Mobiili hajautettu yhteistyö Mobiili yhteistyö on aina hajautettua, mutta kaikki hajautettu työ ei ole mobiilia Vaihtuva paikka (työn piiri) Työ tehdään aina jossakin tilassa (fyysinen, virtuaalinen, henkinen/sosiaalinen, see Ba Nonaka & Konno, Lewin: Life Space ). Tilat ovat sisäkkäisiä. Yksilöllisen mobiiliuden tyypit Fyysinen liikkuminen: employees are moving from one place to another working there and while moving, e.g. in trains and airplanes Virtuaalinen liikkuminen: kommunikointi ja yhteistyö virtuaalissa työtiloissa Fyysinen JA virtuaalinen liikkuminen: fyysinen liikkuminen ja työskentely virtuaalisissa työtiloissa

11 Fyysisesti liikkuvan työntekijän viisi tyyppiä (Lilischkis 2003) 1. Paikallaan liikkujat 4. Nomadit Fixed workplace A 2. Jojot Fixed main workplace 3. Heilurit Temporary workplace Temporary workplace 5. Kuljettajat Moving workplace Fixed workplace C Liikkuva työpaikka Moving workplace Liikkuva työpaikka Fixed workplace B Moving workplace Fixed workplace A Fixed workplace B Destination A Destination B Destination C

12 Hajautettu yhteistyö organisaation tasolla Site B Site C Portfolio managers Site A Project A Project B Suppliers Site D Site n External customers Subcontractors Definition of mobile distributed (virtual) workgroup: A group of people who work interdependently with a shared purpose across space communicating mainly via ICT (adapted from Lipnack & Stamps, 2000), and all or part of them move in their work

13 Virtuaalisten ja tavanomaisten, paikallisten tiimien pääerot Virtuaaliset tiimit Tavanomaiset tiimit TYÖSKENTELYN PAIKKA VUOROVAIKUTUK- SEN TAPA TYÖSKENTELYN PAIKKA VUOROVAIKUTUK- SEN TAPA Hajautunut ICTvälitteistä Lähekkäin Kasvokkain (Bell & Kozlowski 2002, 22)

14 Virtuaalisten tiimien väliset erot Hajautettujen virtuaalisten tiimien erilaisuus PAIKKA: - Monia paikkoja kaukana toisistaan PAIKKA: - Lähekkäin VUOROVAIKUTUKSEN TAPA: - Sähköisesti välittyneesti LIIKKUVUUS: - Siirtyminen paikasta toiseen usein VUOROVAIKUTUKSEN TAPA : - Kasvokkain LIIKKUVUUS: - Työskentely samassa paikassa MONINAISUUS: - Erilaisia työntekijöistä KESTO: - Lyhytaikainen yhteistyö AJANKOHTA: - Eri aikaan MONINAISUUS: - Samanlaisia työntekijöitä KESTO: - Jatkuva yhteistyö AJANKOHTA - Samaan aikaan Tehtävän kompleksisuus: vaativuus ja tehtävien riippuvuus toisistaan

15 Työn piiri kokonaisuudessaan Fyysiset tilat - Työpiste -Työhuone - Työympäristö - Tehtävät Koti Ensisijainen työpaikka, toimisto Kulkuvälineet, i.e. junat, lentokoneet, laivat Toissijainen työpaikka, e.g. asiakkaan ja alihankkijan tilat Kolmas työpaikka, e.g. hotelli, kahvila, kongressitila Virtuaaliset tilat - Yhteydet, infra - Laitteet -Palvelut Laajakaista, wlan, PC, puhelin, Internet, Intranet, kommunikaatio- ja yhteistyöjärjestelmät Mobiilit laitteet ja palvelut Intra- and extranet, Internet Kannettava, Internet - Tarkoitus - Toimivuus Henkiset ja sosiaaliset tilat Rauha, perhe Jaetut arvot, stressi, kollegat Muutos ja yksityisyys, muukalaiset Luottamus, partnerit Keskeytykset, useimmiten muukalaisia -Organisaatioja henkilöstö

16 Levinneisyys

17 Liikkuva työ, mobiili etyö ja hajautettu yhteistyö (% työvoimasta) EU15:ssä Austria Belgium Denmark Finland France Germany Greece Ireland Italy Luxenbourg Netherland Portugal Spain Sweden UK EU15 Kaikki liikkuvat työntekijät Paljon liikkuvat Mobiilit etyöntekijät Hajautettu yhteistyö (Gerais et al Base: All persons employed (N=5 901), weighted; averages weighted by EU15/NAS10 population. Source: SIBIS 2002/2003, GPS)

18 etyöntekijät Yhdysvalloissa vuonna 2005 Kyselyssä ( ) pyydettiin vastaajia valitsemaan, olivatko työskennelleet jossakin 13 paikasta viimeisen kuukauden aikana miljoonasta työntekijästä: Kotona: 45.1 miljoonaa, josta käsin keksimäärin 3.4 paikassa, 26.1 miljoonaa vähintään päivän kuukaudessa ja 22.2 miljoonaa vähintään kerran viikossa Asiakkaan tiloissa: 24.3 miljoonaa Autossa: 20.6 miljoonaa Lomalla: 16.3 miljoonaa Puistossa tai ulkona: 15.1 miljoonaa Junassa tai lentokoneessa: 7.8 miljoonaa Laajakaistojen määrä kotona: kasvua 60%, yhteensä 25.6 miljoonaa käyttäjää Etätyötä kotona tehneiden määrä kasvoi 30% edellisestä vuodesta, SOHO väheni 2%! (ITAC From The Dieringer Research Group's American Interactive Consumer Survey, see:

19 (a) etyöntekijät Suomessa: etätyö Etätyö: v ja 2003 etätyötä tekeviä sama n. 6 prosenttia (Työolotutkimus, Lehto & Sutela 2004, 72) v yksityisen (n=324) ja julkisen sektorin (n=330) työpaikoista n. 8 prosentissa hyödynnettiin etätyötä. Näillä työpaikoilla n. 16 % työntekijöistä teki vähintään yhden päivän viikossa. Osuus työntekijöiden määrään suhteutettuna n. 1,2% (Ylöstalo 2005)

20 (b) etyöntekijät Suomessa: kotona työskentely Postikysely yksityisen sektorin (n= 1538, syksy 2003) ja julkisen sektorin (n=1318, kevät 2004) palkansaajille työn ja yksityiselämän rajapinnasta (Antila 2005). Kotona työskentely ja työn läikkyminen Joka kolmas tekee töitä kotona 4/5 tekee vapaaehtoisesti, ei sovittuna työantajan kanssa Mitä korkeampi koulutus, sitä enemmän Sukupuolella ei vaikutusta Keskimäärin kaksi tuntia viikossa Mitä enemmän työ vaatii ideointia ja innovointia, sitä todennäköisemmin tehdään kotona (Antila, J. 2005, Veteen piirretty viiva? Työn ja yksityiselämän välisen rajapinnan tarkastelu. Helsinki: Työministeriö.

21 (c) etyöntekijät Suomessa: paikat Kyselyssä (n=1177 vastausta 106 toimipaikalta, kevät ja syksy 2004) pyydettiin vastaajia valitsemaan, missä olivat tehneet päätoimensa työtä edellisen viikon aikana (Uhmavaara ym 2005). Työnteon paikat: Kokous-, koulutus- ym. tilat: 29% Koti: 25% Asiakkaan tilat: 15% Kotimaan matkat: 12% Juna, bussi lentokone: 8% Kutsut, lounaat ym.: 5% Ulkomaan matkat: 3% Sukulaisten tai omaisten luona: 2% Vapaa-ajan asunto: 1 % Ylemmistä toimihenkilöistä n. puolet tekee joskus työtä kotona sekä kokous- ja koulutustiloissa (Uhmavaara ym., 2005, Joustaako työ? Joustavien työjärjestelyjen mahdollisuudet ja todellisuus. Helsinki: Työministeriö.)

22 (d) etyöntekijät Suomessa: mobiili työ Työn tekemisen paikan suhteen joustavaa työtä tekevien osuudet Mobiilin työn tekeminen (%) (Uhmavaara ym., 2005, Joustaako työ? Joustavien työjärjestelyjen mahdollisuudet ja todellisuus. Helsinki: Työministeriö.)

23 Vaikutuksia ja haasteita

24 Fyysisten tilojen käyttö monipaikkainen työ 1. Tavaroiden ja henkilöiden liikkuminen on lisääntynyt! Samoin mobiilin teknologian ja palvelujen määrä. Dilemma: Teknologia mahdollistaa yhdestä paikasta työskentelyn 2. Ympäristö: tietotekniikan soveltaminen liikenteeseen saattaa vähentää ruuhkia ja päästöjä, toisaalta fyysinen liikkuminen lisääntyy, mikä lisää ympäristön kuormitusta 3. E-työn tyypeistä sekä mobiili työ että kotoa käsin tehtävä työ ovat lisääntyneet, vuosina noin 50% vuodessa MONIPAIKKAINEN TYÖ Base (a) at home or the same grounds at home or the same grounds (b) on another site of employer (c) at customers/ clients (d) at a hotel/ meeting venue (e) on the move on another site of employer at customers/ clients at a hotel/ meeting venue on the move From: K. Gareis, S. Lilischkis and A. Mentrup (2005). Base: all multi-locational workers. Data source: BISER RPS 2003, weighted

25 Mobiilin tiimin työn piiri Physical Spaces - Settings -Arenas -Environments -Tasks Home - The preferred place -Work rooms, kitchen table, living room -Productive and creative tasks - Tasks requiring concentration Main place, Office - Office not physical space, but briefcase and its contents - Trolleys for storing belongings - Meetings Moving places -Car (own or taxi) -Train - Public transportation (rarely, slow) Other places - Meeting rooms - Utilizing empty workstations, cafeterias, visitor s points -Problem solving, decision making Third places -Hotels - Airport lounges Virtual Spaces - Connections - Devices -Services -Purposes - Functionality - Home PC or laptop and accessories - Mobile phone - - Writing documents - Phone calls and teleconferences - Important material endupstoredat home - Laptop, Basic office software - and teleconf. (good) - SameTime/ NetMeeting (some problems with software), chat - For communication & collaboration - Mobile phone - Phone calls - Teleconferences in car (involvement not high, mostly listening) - SMS messages - Efficient use of travel time -Laptop - Few scanners and other equipment -Taking notes, checking s, doing quick tasks - No admin. rights to laptop no Internet access Mental and Social Spaces -G&O and HRM issues - Concentration, no disturbances (peace and quietness) -Upside: Improved work-life balance, less travel, flexibility - Downside: expenses, blurred work, working hour unclarity,storage space -Best adhoc working place - Shared but shallow goal - Low identification with team - More teleconf. and quiet rooms needed - Hardware restrictions -Somewhat problematic -Privacyin train - Tightness of schedules. Coming late or leaving early meetings - Far too few parking places (driving around) - Positive responses on functionality - Fear of disturbing others - Lack of peace and quietness - Visitor points function inadequately (scarce and crowded) -Privacyin lounges is a concern

26 Kiinteistöliiketoiminnan haaste: fyysisten tilojen tarve ja luonne muuttuvat ( hajautettu työpaikka, mobiili toimisto ) ASIANTUNTIJAHAASTATTELUT: Fyysisten tilojen ja niiden käyttötapojen muutos on vasta alussa!

27 Virtuaalisten tilojen käyttö eri tarkoituksiin Tools Function Advantages Disadvantages (n=29) - Asking questions, comments, and feedback - Quick to transfer knowledge to many, can be archived - Too many, too slow responses to urgent questions, easy to misunderstand Telephone (one-toone) (n=14) -Urgentreasons requiring quick answers and decisions, negotiation -Quickand immediate, easy to correct if misunderstood - Not good for getting to know each other Face-toface (n=42) - Getting to know each other, planning and problem solving, exchanging opinions and ideas - Seeing body language, simultaneous working, quick feedback - High costs, difficult to arrange when in hurry Videoconference (n=15) - Well-prepared decisions, exchanging information and ideas, handling routines - Saves time and travel costs - Unstable technology, the more people the more difficult, lacking metacommunication (Lähde: vmwork yksikön tutkimukset)

28 1. Teknologiset haasteet, esim. tietoturva, laitteiden integrointi, akkujen riittävyys, tulostimet, katvealueet, hankala pääsy Internetiin (langattomien julisten verkkojen vähäisyys), käytön korkeat kustannukset ASIANTUNTIJAHAASTATTELUT: 2. Tilanne lupaava ja kehitystä on tapahtunut, mutta on hidasta. Syitä: ei koske kaikkia, ei toimintamalleja, asenteet sekä epätietoisuus kustannuksista ja teknologian tosiasiallisesta toimivuudesta. 3. Verrattuna USA:han, Japaniin, Iso-Britanniaan ja Ruotsiin ollaan jääty jälkeen, esim. langattomat verkot 4. Teknologia on kehittynyt, mutta siinä on suuria puutteita: erityisesti monimutkaisten asioiden tekeminen, käyttöergonomia, ohjelmien ja palvelujen käyttöönotto on hankalaa

29 Henkisten ja sosiaalisten tilojen käyttö 1. Kuormittuminen ja hyvinvointi: kuormitustekijät monimutkaistuvat (vrt. toimintaympäristön kompleksisuustekijät), viitteitä uudentyyppisestä kuormittuneisuudesta, kuten erillisyys ja yksinäisyys. Toisaalta: tyytyväisyyttä ja autonomian tuntemuksia. 2. Perheen ja työelämän yhteensovittaminen: työtä tehdään yhä useammin kotona: sekä hyvä että huonoja puolia. Mutta kotitöitä tehdään myös töissä. 3. Osaamisvaatimukset muuttuvat: mobiili työ edellyttää uusia ominaisuuksia ja toiminnallisia taitoja 4. Työjärjestelyt ja johtaminen: suorat kontrollimahdollisuudet vähenevät, mutta tietotekniikka mahdollistaa johtamisen, seurannan ja ohjaamisen. Tarvitaan uusia johtamismalleja. Työehdot ja sopimukset: sopimisen tarve kasvaa, sillä työnteon itsenäisyys kasvaa ja työnjohdon suora kontrollimahdollisuus vähenee vai väheneekö? Riittääkö etätyösopimus kattamaan mobiilin työn? 6. Digitaalinen eriarvoisuus: maanosien ja maiden välillä, pienten ja keskisuurten yritysten välillä, nuoret ja vanhat, vähemmistöt ja enemmistöt.

30 Onko kotona työaikojen ja vapaa-ajan yhteensovittamiseen liittyviä ristiriitoja? (Antila, J. 2005, Veteen piirretty viiva? Työn ja yksityiselämän välisen rajapinnan tarkastelu. Helsinki: Työministeriö. s.

31 Yksilölliset ja yhteisölliset osaaamistarpeet hajautetussa työssä INDIVIDUAL COMPETENCES Characteristics Team Member: - Expertise and experience (n=26) - Independency (n=24) - Reliability, trustworthiness (n=16) - Initiative, activeness (n=5) Team Leader: - Experience of managing virtual projects / teams (n=20) - Propensity to trust (n=11) COLLECTIVE COMPETENCES Characteristics - Goal and operation clarity (n=35) - Trust (n=19) - Experience and knowledge of virtual work (n=7) - Commitment and we-spirit (n=6) Skilful operative actions Team Member: - Proactive Communication (n=49) - Interpersonal skills (n=37) - Structured working style (n=29) Team Leader: - Systematic management and follow-up (n=46) - Leadership (n=40) - Comprehensive communication (n=30) - People skills (n=10) Skilful operative actions - Open and frequent communication (n= 52) - Working Process compliance (n=26) - Managing Information Flow (n=8) - Overcoming and managing virtual dimensions(n=7)

32 Mitä on tehtävä?

33 Fyysisen tilojen kehittämisen näkökulma Ajattelumallin muutos: Toimisto ajattelusta työnpiiri ajatteluun hajautettu, virtuaalinen toimisto ja mobiili työnpiiritoimisto Johdon työnpiiritietoisuus: Mitä työntekijät tekevät ja haluavat, ja mihin ovat valmiita työpaikalla? Integroitu ohjausjärjestelmä Tila- ja kiinteistö + IT + HRM Tila- ja kiinteistö: tilojen tarjoaminen missä tahansa (viisi fyysistä tilaa) IT: rikkaan yhteisöllisyyden mahdollistava teknologia HRM: toimintatavat, sopimiset, työn-kodin-vapaaajan tasapaino, osaaminen, hyvinvointi

34 Virtuaalisten tilojen kehittämisen näkökulma Portal to a distant office. Shown here in mono, the remote office scene is normally viewed in stereo by the head-tracked user. France Telecom R&D Telepresence Wall Telepresence session in the TELEPORT room Example of VIRTUE setup : Virtual Team User Environment Mixed reality environment used for natural téléopération of a remote robot (LSC Mixed Reality Environment) Samir OTMANE Samir Otmane from Université d Evry/Laboratoire Systèmes Complexes (LSC-CNRS). In IST Call 5 Preparatory Workshop on Collaborative Working Environments 13 April 2005, Brussels.

35 Henkisten ja sosiaalisten tilojen kehittämisen näkökulma Edellytysten luominen Rekrytointi Työn organisointi Infrastrukruurin rakentaminen Käynnistys Toiminta Muutos/ Lopetus Kick-off Perehdytys Kommunikaatio Monikulttuurisuus Toiminnan seuranta ja ohjaaminen Tietämyksen hallinta Kehitys ja koulutus Muutoksen hallinta Yhteenveto Valmennus ja e-oppimisympäristö Copyright 2005 TKK / BIT

36 Kolmen työtilan yhdistäminen kestäväksi työelämän piiriksi! TYÖTOIMINNAN TARKOITUKSEN TOTEUTTAMINEN Tehtävät ja toimeksiannot toteutetaan käytännöllisinä ja kommunikatiivisina tekoina toimintaa tukevissa ja estävissä tiloissa, joita ovat FYYSISET TILAT jotka muodostuvat kalusteista, työtiloista ja työympäristöstä kotona, ensisijaisella työpaikalla ( toimisto ), kulkuvälineissä (esim. autot, junat, lentokoneet, laivat), toissijaisilla työpaikoilla (esim. yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden ja alihankkijoiden tilat), ja kolmansissa työpaikoissa (esim. hotellit, kahvilat, kongressipaikat) VIRTUAALISET TILAT joita ovat viestinnän ja yhteistyön mahdollistavat yhteydet (esim. Internet, intranet, extranet, wlan, laajakaista), laitteet (esim. kannettava, mobiililaite) sekä sovellukset ja palvelut (esim. sähköposti, kalenteri, pääsy tietokantoihin) HENKISET JA SOSIAALISET TILAT joita ovat vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön perustuvat jaetut yhteiset kokemukset, ideat, arvot ja ajatukset

37 Lisää aiheesta Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän johtaminen. Jyväskylä: Talentum. Vartiainen, M., Lönnblad, J., Balk, A. & Jalonen, K. (2005) Mobiilin työn haasteet. Työpoliittinen tutkimus, nro 269. Helsinki: Työministeriö. Andriessen, E. & Vartiainen, M. (Eds) (2005) Mobile Virtual Work A New Paradigm? Heidelberg: Springer.