Hajautetun työpaikan johtaminen henkilöstö, tilat ja teknologia

Transkriptio

1 Keskiviikko 17. toukokuuta klo 9-16, Hanasaari, Suomi Distributed Workplace - dwork-projektin loppuseminaari Hajautetun työpaikan johtaminen henkilöstö, tilat ja teknologia s-posti: matti.vartiainen@tkk.fi tel , Työpsykologian ja johtamisen laboratorio, Tuotantotalouden osasto, TKK

2 AGENDA Monipaikkainen, mobiili työ Matti Vartiainen, TKK Täydellinen toimisto? Anni Vartola, TKK Liikkuva henkilöstö ja organisaatio Virpi Ruohomäki ja Satu Koivisto, TKK - Kahvi - Case Nordea henkilöstöhallinnon rooli toimitilojen käytössä - Ari Leino, Nordea Liikkuva toimisto ja teknologia Petri Mannonen ja Mika P. Nieminen, TKK -Lounas Integrated Infrastructure Management Michael Joroff, MIT - Coffee - Panel on Distributed Work Challenge Jorma Heinonen, Senaatti - Marja Kauttu, Nokia - Juha Olkinuora, Nordea

3 dwork projekti: tausta ja tavoitteet - Matti Vartiainen

4 Hajautetun työpaikan haaste (dwork) Euroopassa etyöntekijöiden (kotona tehtävä etätyö, liikkuva työ) määrä on kasvanut vuosittain 30% , erityisesti liikkuva työ (vuosittain 50%). Lisäksi hajautettujen ryhmien ja projektien käyttö on laajaa. Mobiilin liiketoiminnan mallit ( ajantasayritys ) kehittyvät talodellinenj hyöty ja teknologia ajureinaan. Yritystasolla syntyy haasteita sekä tilojen käytön ja teknologian että työn organisoinnin näkökulmista: missä määrin tarvitaan kiinteään paikkaan sidottuja työpaikkoja? Mikä on toimiston tulevaisuus? Dwork-projekti: Aikataulu: , budjetti: EUR Tavoite: Ymmärtää ja kehittää hajautettua työpaikkaa kolmesta näkökulmasta: Work process management Space facilities Group & Organization people ICT tools Outcomes well-being performance CUSTOMER PARTNERS Jotta hajautettu ja mobiili työ olisi kestävästi mahdollista

5 Missio ja tavoitteet Missio Projekti tarjoaa (1) käsitteellisen ja strategisen kehikon ja analyyttisiä keinoja sekä (2) konkreettisia malleja, työvälineitä ja käytäntöjä, jotka auttavat kiinteistöjohtamisen (CRE) ryhmiä fyysisten työympäristöjen, tietotekniikan ja johtamiskeinojen kehittämisessä, jotka edelleen auttavat yritysten tietotyön kehittymistä hajautuneen arvoketjun eri vaiheissa. Yleiset tavoitteet Luoda käytännöllinen, uusi kehikko tarkastella hajautunutta ja mobiilia työtä Kehittää ja/tai auttaa analyyttisten ja prosessien kuvaukseen liittyvien työkalujen suunnittelussa Kehittää uusia keinoja tukea kasvavaa hajautunutta ja mobiilia työvoimaa sekä mukana olevissa yrityksissä että niiden asiakasorganisaatioissa Kehittää malleja hajautuneen infrastruktuurin tukijärjestelmiksi Kehittää projektin yrityspartnereiden suunnittelu- jakäyttöönotto-kyvykkyyttä Tuoda ja vahvistaa hajautunutta, liikkuvaa työtä koskevien käsitteiden käyttöä kiinteistö- ja siihen liittyvässä tietoteknologialiiketoiminnassa ja kuvata tuote- ja palvelutarpeita Oppia globaalista kokemuksesta. Yhteistyö MIT:n ja sen kumppanin Englannin Cambridgen yliopiston tutkijaryhmän kanssa

6 Toteuttaminen ja tulokset Työskentely yrityksissä 1. Projektitaso: kiinteistöryhmien toiminta ja tulokset kolmesta näkökumasta. 2. Case ryhmätaso: hajautetut ryhmät eri ympäristöissä Theory & Methodology Nokia Nordea Comparison of cases Development process Framework, Strategy & Tools Guide -lines Disse mination Senaatti Tools Projektin tulokset 1. Tapauskohtaiset ratkaisut Cases I Client Cases II Tietyssä toimintaympäristössä tapahtuvan työn syvällinen ymmärtäminen mahdollistaa niiden räätälöidyn kehittämisen Kokeilutoiminnan (rehearsal) kehittäminen Kokeilut ydinryhmien kanssa Seuranta 2. Yleiset ratkaisut Työvälineet, heuristiset periaatteet, ja itseanalyysin ja sisäisen kehittämisen keinot Erilaisten hajautettujen työympäristöjen elinkaareen pohjautuvat ohjeet ja mittarit 3. Tiedon levittäminen - Workshopit ammattilaisille ja tutkijoille, kurssit ja opetus - Työpaperit ja kirja sekä artikkeleita

7 Tutkimuskysymys Mitä (tehtävä), miten (kommunikoinnin ja yhteistyön tapa), missä (työpaikan sijainti) ja kenen kanssa (verkosto) HE työskentelevät ja kommunikoivat? Miten fyysiset, virtuaaliset ja henkiset/sosiaaliset tilat tukevat työntekijöitä ja tiimejä niiden työssä? JOTTA Ymmärrys lisääntyy siitä, miten työtä voidaan tukea tilojen, teknologian sekä henkilöstön ja organisaation kehittämisen avulla

8 Monipaikkainen, mobiili työ - Matti Vartiainen

9 Työ on muuttunut

10 Työ sekoittuu ja läikkyy. SMS sent SMS Inbox Telco/chat F-t-F Alone Received calls Dialed calls Trashed Sent mails Received mail 00:00-00:59 01:00-01:59 02:00-02:59 03:00-03:59 04:00-04:59 05:00-05:59 06:00-06:59 07:00-07:59 08:00-08:59 09:00-09:59 10:00-10:59 11:00-11:59 12:00-12:59 13:00-13:59 14:00-14:59 15:00-15:59 16:00-16:59 17:00-17:59 18:00-18:59 19:00-19:59 20:00-20:59 21:00-21:59 22:00-22:59 23:00-23:59 O'clock time Received mail Sent mails Trashed Dialed calls Received calls Alone F-t-F Telco/chat SMS Inbox SMS sent

11 Kotona työskentely Suomessa Postikysely yksityisen sektorin (n= 1538, syksy 2003) ja julkisen sektorin (n=1318, kevät 2004) palkansaajille työn ja yksityiselämän rajapinnasta (Antila 2005). Kotona työskentely ja työn läikkyminen Joka kolmas tekee töitä kotona 4/5 tekee vapaaehtoisesti, ei sovittuna työantajan kanssa Mitä korkeampi koulutus, sitä enemmän Sukupuolella ei vaikutusta Keskimäärin kaksi tuntia viikossa Mitä enemmän työ vaatii ideointia ja innovointia, sitä todennäköisemmin tehdään kotona (Antila, J. 2005, Veteen piirretty viiva? Työn ja yksityiselämän TKK/BIT välisen rajapinnan tarkastelu. Helsinki: Työministeriö.

12 Kiinnostus kohdistuu hajautettuihin ryhmiin. Hajautuneet, virtuaaliset ja mobiilit ryhmät ja tiimit VUOROVAIKUTUS: - Kasvokkain vs. välittyneesti MONINAISUUS: - Samanlaisia vs. hyvin erilaisia työntekijöitä PAIKKA: - Työskentely samassa paikassa vs. monessa paikassa, -etäällä toisista Toimintaympäristön kompleksisuus (vaativuus) MÄÄRÄAIKAISUUS: - Pysyvä vs. lyhyt-aikainen yhteistyö LIIKKUVUUS: - Työskentely kiinteästi samassa työpisteessä vs. paikkojen jatkuva vaihtaminen AJANTASAISUUS: - Samanaikainen vs. eriaikainen työskentely Tehtävän vaativuus: mutkikkuus ja riippuvuus

13 ja monipaikkaisiin työntekijöihin Kyselyssä (n=1177 vastausta 106 toimipaikasta, kevät ja syksy 2004) pyydettiin vastaajia valitsemaan, missä olivat tehneet päätoimensa työtä edellisen viikon aikana (Uhmavaara ym 2005). Työnteon paikat: Kokous-, koulutus- ym. tilat: 29% Koti: 25% Asiakkaan tilat: 15% Kotimaan matkat: 12% Juna, bussi lentokone: 8% Kutsut, lounaat ym.: 5% Ulkomaan matkat: 3% Sukulaisten tai omaisten luona: 2% Vapaa-ajan asunto: 1 % Ylemmistä toimihenkilöistä n. puolet tekee joskus työtä kotona sekä kokous- ja koulutustiloissa (Uhmavaara ym., 2005, Joustaako työ? Joustavien työjärjestelyjen TKK/BIT mahdollisuudet ja todellisuus. Helsinki: Työministeriö.)

14 Monipaikkaiset työntekijät Yhdysvalloissa vuonna 2005 Kyselyssä ( ) pyydettiin vastaajia valitsemaan, olivatko työskennelleet jossakin 13 paikasta viimeisen kuukauden aikana miljoonasta työntekijästä: Kotona: 45.1 miljoonaa, josta käsin keksimäärin 3.4 paikassa, 26.1 miljoonaa vähintään päivän kuukaudessa ja 22.2 miljoonaa vähintään kerran viikossa Asiakkaan tiloissa: 24.3 miljoonaa Autossa: 20.6 miljoonaa Lomalla: 16.3 miljoonaa Puistossa tai ulkona: 15.1 miljoonaa Junassa tai lentokoneessa: 7.8 miljoonaa Laajakaistojen määrä kotona: kasvua 60%, yhteensä 25.6 miljoonaa käyttäjää Etätyötä kotona tehneiden määrä kasvoi 30% edellisestä vuodesta, SOHO väheni 2%! (ITAC From The Dieringer Research Group's American Interactive Consumer Survey, see:

15 Mobiili työ Suomessa Työn tekemisen paikan suhteen joustavaa työtä tekevien osuudet Mobiilin työn tekeminen (%) (Uhmavaara ym., 2005, Joustaako työ? Joustavien työjärjestelyjen mahdollisuudet TKK/BIT ja todellisuus. Helsinki: Työministeriö.)

16 Fyysisten tilojen käyttö kohdeyrityksessä X 55 prosenttia työajasta yrityksen tiloissa Third places (seminars, hotels, city ) 5 % Vehicles 6 % Other workplaces (ext-company) 1 % Other company workplaces (other offices) 18 % Home 33 % Main workplace 37 %

17 Work environment Home Main workplace: office Secondary workplace, other c. of. Third workplace, ext-company Fourth workplace, city, seminar Moving places Gateplace 18. Tek4 Meeting room Gateplace 24. RD5 Flexi 24. RD5 Communicate (mr) 28. GRIX CEO 29. Meeting room 17. RD5 Coffee area 16. RD5 Flexi 19. RD5 Mobility (mr) 23. RD5 Innovate (mr) RD5 Coffee area RD5 Mobility (mr) Home TKK 27. Meeting room Helsinki city 30. Café Hemingway Gateplace 33. Non reservable mr 34. Meeting room Mars TUAS seminar Company Main Office 13. Visitor point Desk + tel.room Work arena. 12. Cafe Kuopio visitor center 11. Cafe 10. Meeting room Company Main Office 5.Meeting room Gateplace 2. RD5 own desk Restaurant etc. Office floor 6. Visitor point Meeting room 3. TEK1 Meeting room

18 Työ tapahtuu kolmessa tilassa Omissa oloissa Virtuaalisesti Kasvokkain 07:35 Koti S-posti Y K S I N 21:37 Eriaikainen 08:20 Bussi SMS 20:15 08:35 10:35 10:10 16:15 08:55 17:30 11:45 12:55 13:30 Samanaikainen 15:07 Toimisto Kokous kasvokkain 14:10 M O N I E N K A N S S A

19

20 Vaikutuksia ja haasteita

21 Vuorovaikutuksen tapa Tiimin jäsenten tavoittaminen Sähköpostiviesteihin vastaaminen Viestinnän selkeys Paikallisen hiljaisen tiedon jakaminen Puheluiden soittaminen Informaatiotulva Delegoinnin määrä Kontrolloivan johtamisen määrä Autonomia Kasvokkain tapaamisten määrä Sosiaaliset konfliktit Paikka Eristyneisyys Ryhmän jäsenten tasa-arvoisuus Erot koulutustaustassa Urakehitysmahdollisuuksien selvyys Tavoitteen ja roolien merkitys Hajautetun työn kuormitustekijöitä (Kokko & Vartiainen 2006) Toimistotyön määrä Aikaero Työn ja vapaa-ajan suhde Työpäivän pituus Liikkuminen Työkieli Moninaisuus Erot ajattelutavoissa Kulttuurierot Erot toimintatavoissa Päällekkäisten projektien määrä Työn pysyvyys Työaikojen joustavuusvaatimukset Projektin ja työtovereiden vauhtuvuus Yhteydenoton ajankohta Ryhmätyön koordinoinnin laatu Yhdensuuntaisen kommunikaation määrä Kesto Aika = ei-virtuaalinen organisaatio

22 Työn vaatimukset, väsyminen ja stressi hajautetussa vs. tavallisessa työssä TBS/ REBA- Scale Tuotanto 19 eri työtä Julkinen ala 55 eri työtä Virtuaaliset ryhmät M M 18 eri työtä M n.s. Erojen merkitsevyys p < Yhteistyön laatu p < Vastuu työssä p < 0.01 Työn kokonaisuus Organisointitehtävät Oppimisvaatimukset p < Osallistumisen p < määrä Työnvaiheen p < kesto Yhteistyön p < 0.05 määrä BMS p < 0.05 väsyminen b BMS stressi b p < (Richter, Meyer & Sommer 2006, 237)

23 Läikkyvä työ ja yksityiselämä Onko kotona työaikojen ja vapaa-ajan yhteensovittamiseen liittyviä ristiriitoja? (Antila, J. 2005, Veteen piirretty viiva? Työn ja yksityiselämän TKK/BIT välisen rajapinnan tarkastelu. Helsinki: Työministeriö. s.

24 Fyysiset tilat - Olosuhteet - Areenat - Työympäristöt -Tehtävät Virtuaaliset tilat -Yhteydet - Välineet -Palvelut - Käyttötarkoitus -Toimivuus Henkiset ja sosiaaliset tilat - Arvot, odotukset, uskomukset Koti Mobiilin tiimin työn piiri - Suosituin paikka - Työhuone, keittiön pöytä, olohuone - Tuottavat ja luovat tehtävät - Keskittymistä vaativat tehtävät - PC tai kannettava ja lisälaitteet - Kännykkä -S-postil - Dokumenttien kirjoittaminen - Puhelut ja puhelinkokoukset - Tärkeät aineistot varastoidaan kotiin - Keskittymismahdollisuus, ei häiriöitä (rauha ja hiljaisuus) - Hyvä puolia: parantunut työ-vapaa-aika tasapaino, vähemmän matkustamista, joustavuus - Huonoja puolia: kustannukset, läikkyvä työ, työtuntien - Paras ad hoc työpaikka - Jaettu mutta pinnallinen tavoite - Vähäinen samastuminen ryhmään - Rajoituksia tietojärjestelmissä - Jossain määrin hankalaa - Yksityisyys junassa - Aikataulujen tiukkuus. Saapuminen myöhään ja lähteminen etuajassa kokuksissa - Liian vähän parkkipaikkoja (ajelua -Myönteisiä kannanottoja toimivuudesta -Pelko toisten häiritsemisestä - Rauhan ja hiljaisuuden puute - Vierailijapisteet eivät toimi (liian vähän ja täynnä) - Yksityisyys loungeissa huolestuttaa epämääräisyys, tiedon ympäriinsä) TKK/BIT varastoinnin rajoitukset Päätyöpaikka, toimisto - Toimisto ei ole fyysinen tila, vaan reppu ja sen sisältö - Kuljetusrattaat työpapereiden säilyttämiseen - Kokoukset - Tarvitaan enemmän puhelinkokous ja hiljaisia huoneita - Kannettava, perusohjelmistot -S-posti ja puhelinkokoukset (hyvä) - SameTime/ NetMeeting (joitakin ongelmia ohjelmistossa), chat - Kommunikointiin & yhteistyöhön Liikkuvat paikat - Auto (oma tai taksi) - Juna - Julkinen liikenne (harvoin, hidas) - Kännykkä - Puhelut - Puhelinkonferenssit autossa (enimmäkseen kuuntelemista) - SMS viestit - Matkustusajan tehokas käyttö Toiset työpaikat - Kokoushuoneet - Tyhjien työpisteiden hyödyntäminen, kahvilat, vierailijapisteet - Ongelman ratkaisua, päätöksentekoa - Kannatteva - Vähän skannereita ja muita välineitä - Muistiinpanojen tekemistä, s-postit, nopeiden tehtävien tekeminen Kolmannet paikat -Hotellit - Lentokenttälounget - Ei administraattorioikeuksia kannettavaan Ei pääsyä Internetiin

25 Mitä on tehtävä?

26 Fyysisen tilojen kehittämisen näkökulma Ajattelumallin muutos: Toimisto ajattelusta työnpiiri ajatteluun hajautettu, virtuaalinen toimisto ja mobiili työnpiiritoimisto Johdon työnpiiritietoisuus: Mitä työntekijät tekevät ja haluavat, ja mihin ovat valmiita työpaikalla? Integroitu ohjausjärjestelmä Tila- ja kiinteistö + IT + HRM Tila- ja kiinteistö: tilojen tarjoaminen missä tahansa (viisi fyysistä tilaa) IT: rikkaan yhteisöllisyyden mahdollistava teknologia Henkilöstö: toimintatavat, sopimiset, työn-kodin-vapaa-ajan tasapaino, osaaminen, hyvinvointi

27

28 Virtuaalisten tilojen kehittämisen näkökulma Portal to a distant office. Shown here in mono, the remote office scene is normally viewed in stereo by the head-tracked user. France Telecom R&D Telepresence Wall Telepresence session in the TELEPORT room Example of VIRTUE setup : Virtual Team User Environment Mixed reality environment used for natural téléopération of a remote robot (LSC Mixed Reality Environment) Samir OTMANE Samir Otmane from Université d Evry/Laboratoire Systèmes Complexes (LSC-CNRS). In IST Call 5 Preparatory Workshop on Collaborative Working Environments 13 April 2005, Brussels.

29 Henkisten ja sosiaalisten tilojen kehittämisen näkökulma Edellytysten luominen Rekrytointi Työn organisointi Infrastruktuurin rakentaminen Käynnistys Toiminta Muutos/ Lopetus Kick-off Perehdytys Kommunikaatio Monikulttuurisuus Toiminnan seuranta ja ohjaaminen Tietämyksen hallinta Kehitys ja koulutus Muutoksen hallinta Yhteenveto Valmennus ja e-oppimisympäristö Copyright 2005 TKK / BIT

30 Lisää aiheesta Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän johtaminen. Jyväskylä: Talentum. Vartiainen, M., Lönnblad, J., Balk, A. & Jalonen, K. (2005) Mobiilin työn haasteet. Työpoliittinen tutkimus, nro 269. Helsinki: Työministeriö. Hyrkkänen, U. & Vartiainen, M. (2005) Mobiili työ ja hyvinvointi. Työpoliittinen tutkimus, nro 293. Helsinki: Työministeriö. Andriessen, E. & Vartiainen, M. (Eds) (2006) Mobile Virtual Work A New Paradigm? Heidelberg: Springer. Kokko, N. & Vartiainen, M. (2006) Hajautetun työskentelyn vaatimukset ja hyvinvointitekijät. TKK, Työpsykologian ja johtamisen laboratorio, raportti 2. Espoo.