Hajautetun ja liikkuvan työn toimintamalli ja Monipaikkainen virasto

Transkriptio

1 Hajautetun ja liikkuvan työn toimintamalli ja Monipaikkainen virasto tel , Guidebook: Kohti monipaikkaista virastoa Work Psychology and Leadership, Department of Industrial Engineering and Management, Aalto University School of Science

2 Monipaikkainen työ Euroopassa 2005 Neljäs eurooppalainen työolotutkimussa (EuroFoundation), jonka aineisto koottiin , kysyttiin työskentelypaikkoja. 1) työskenteli vain yrityksen tiloissa (51% EU:n työntekijöistä); 2) sekä yrityksen tiloissa että ulkopuolella (13%); 3) vain ulkopuolella (10%); 4) ulkopuolella ja kotoa käsin (2%); 5) vain kotona (2%); 6) sekä yrityksen tiloissa että kotoa (5%); 7) työskenteli huomattavan osan ajasta kaikissa paikoissa (4%); 8) Ei työskennellyt merkittävästi missään näistä paikoista; työskenteli jossain muussa paikassa (13%). (European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions 2007, see:

3 Monipaikkainen työ Yhdysvalloissa vuonna 2005 Kyselyssä ( ) pyydettiin vastaajia valitsemaan, olivatko työskennelleet jossakin 13 paikasta viimeisen kuukauden aikana miljoonasta työntekijästä: Kotona: 45.1 miljoonaa, josta käsin keksimäärin 3.4 paikassa, 26.1 miljoonaa vähintään päivän kuukaudessa ja 22.2 miljoonaa vähintään kerran viikossa Asiakkaan tiloissa: 24.3 miljoonaa Autossa: 20.6 miljoonaa Lomalla: 16.3 miljoonaa Puistossa tai ulkona: 15.1 miljoonaa Junassa tai lentokoneessa: 7.8 miljoonaa Laajakaistojen määrä kotona: kasvua 60%, yhteensä 25.6 miljoonaa käyttäjää Etätyötä kotona tehneiden määrä kasvoi 30% edellisestä vuodesta, SOHO väheni 2%! (ITAC From The Dieringer Research Group's American Interactive Consumer Survey, see:

4 Mobiilien työntekijöiden tyyppejä Liikkuen Nomadit Kuljettajat Mobiililaitteisto Jojot (esim. konsultti) Paikkojen lukumäärä Heilurit (esim. etätyötä tekevä taloussihteeri) Paikallaan liikkujat (esim. manageri tai johtaja) (esim. konduktööri) Yksi paikka, toimisto Harvoin (esim. toimistotyöntekijä, sairaanhoitaja) Paikkojen vaihtamisen frekvenssi Jatkuvasti (Source: Schaffers et al. 2006, Lilischkis 2003, from Gareis 2006,22)

5 Hajautettu yhteistyö organisaation tasolla Site B Portfolio managers Site A Site C Project A Project B Suppliers Site D Site n External customers Subcontractors Definition of mobile distributed (virtual) workgroup: A group of people who work interdependently with a shared purpose across space mainly via ICT (adapted from Lipnack & Stamps, 2000), and all or part of them move icommunicating n their work

6 Monipaikkainen ja virtuaalinen työ

7 Fyysiset tilat - Työpiste - Työhuone - Työympäristö - Tehtävät Hajautettu, virtuaalinen ja mobiili yhteistyö tapahtuu neljässä tilassa Koti Päätyöpaikka(t), toimisto Liikkuvat paikat, esim. junat, lentokoneet, laivat Toiset työpaikat, esim. asiakkaan ja toimittajan tilat Kolmannet työpaikat, esim. hotelli, kahvila, kongressitila Virtuaaliset tilat - Yhteydet, infra - Laitteet - Palvelut - Tarkoitus - Toimivuus PC, puhelin, Internet, laajakaista, wlan Intranet, yhteistyöjärjestelmät Mobiilit laitteet, Wlan, 3G Intra- ja extranet, Internet Kannettava, Internet, wlan Sosiaaliset tilat - Ihmiset - Organisaatio Perhe: emotionaalinen tuki Kollegat: sosiaalinen tuki, palaute, keskeytykset Muukalaiset: tietoturva Yhteistyökumppanit Useimmiten muukalaisia Henkiset tilat Rauha, Jaetut tavoitteet Vaihdos ja Luottamus Keskeytykset - Kognitio ja hyvinvointi ja arvot, yksityisyys emootiot, itsesäätely stressi, samastuminen

8 Toimivuuden edellytyksiä

9 Kestävän monipaikkaisen ja virtuaalisen työn tukeminen Ajattelumallin muutos: Toimisto ajattelusta työnpiiri ajatteluun hajautettu, virtuaalinen toimisto ja mobiili työnpiiritoimisto Johdon työnpiiritietoisuus: Mitä työntekijät tekevät ja haluavat, ja mihin ovat valmiita työpaikalla? Integroitu ohjausjärjestelmä Tila- ja kiinteistö + IT + HRM Tila- ja kiinteistö: tilojen tarjoaminen missä tahansa (viisi fyysistä tilaa) IT: rikkaan yhteisöllisyyden mahdollistava teknologia HRM: toimintatavat, sopimiset, työn-kodin-vapaa-ajan tasapaino, osaaminen, hyvinvointi, JOHTAMINEN

10 Fyysisten tilojen kehittäminen TILA ja mielentila: Toimistoajattelusta monipaikkainen ja monikäyttöinen toimisto ajatteluun! Profilointi: tunnista monia paikkoja työssään käyttävien työntekijöidesi työn sisällöt. Tietotyöntekijät työskentelevät autonomisesti valiten parhaat paikat työnsä kannalta. Kehitä ja ota käyttöön sellaisia työympäristöjä, jotka tukevat työskentelyä missä paikassa tahansa. Käyttäjäkeskeinen toimisto suunnittelu edellyttää työntekijöiden osallistamista. Työskentele tietotekniikan ja HR:n kanssa

11 Fyysisten tilojen kehittäminen Fyysiset tilat - Työpiste - Työhuone - Työympäristö - Tehtävät Koti lentokoneet, laivat Pää- Liikkuvat Työpaikka (t), paikat, toimisto esim. junat, Toiset Kolmannet työpaikat, työpaikat, esim. asiakkaan esim. hotelli, ja toimittajan kahvila, tilat Kongressipaikka Toimisto on monessa paikassa Sama paikka on monenlainen toimisto

12 Virtuaalisten tilojen kehittäminen ICT teknologia: mahdollista rikas viestintä ja läsnäolo One-size-for-all ajattelu ei toimi! Tunne työntekijäsi työtehtävät, roolit ja tarpeet kyetäksesi tarjoamaan sopivat välineet viestinnälle ja yhteistyölle. Yksintyöskentely ja työskentely muiden kanssa luo erilaisia työvälinetarpeita: tarvitaan integroituja sähköisiä yhteistyöympäristöjä. Tehtävät ja tilanteet muuttuvat jatkuvasti, siksi teknologian tulee olla joustavaa ja tarpeiden mukaan sopeutuvaa. Osallista työntekijät tarpeiden määrittelyyn ja teknologian käytön suunnitteluun ja käyttöönottoon. Työskentele tilaihmisten ja HR:n kanssa

13 Virtuaalisten tilojen kehittäminen Portal to a distant office. Shown here in mono, the remote office scene is normally viewed in stereo by the head-tracked user. France Telecom R&D Telepresence Wall Telepresence session in the TELEPORT room HP HALO ROOM HumapPro Example of VIRTUE setup : Virtual Team User Environment Mixed reality environment used for natural téléopération of a remote robot (LSC Mixed Reality Environment) Samir Otmane from Université d Evry/Laboratoire Systèmes Complexes (LSC-CNRS). In IST Call 5 Preparatory Workshop on Collaborative Working Environments 13 April 2005, Brussels.

14 projects/mc/mpk20.html FORTERRA SYSTEMS INC

15 Sosiaalisten ja henkisten tilojen kehittäminen Johtaminen ja työkäytännöt Kansainvälisistä yrityksistä (IBM, Digital, Sun Microsystems) löytyy hyviä käytäntöjä. Ne ovat jo vuosia harjoitelleet liikkuvaa ja hajautettua työtä. Ks. Myös Kysymys on strateginen: määrittele henkilöstöpolitiikka ja kehitä käytäntöjä. On mahdollista yhdistää taloudellinen hyöty ja työntekijöiden kestävä voimavarojen käyttö ja työtyytyväisyys. Yhteistyötä voidaan tukea määrittelemällä ryhmätehtävät, sopimalla työkäytännöistä ja kehittämällä lähiesimiesten osaamista tukea hajallaan toimivaa työntekijäjoukkoa, kehittä toiminnan ohjausta, esim. palkitsemisjärjestelmä. On olennaista tietää, mitä työntekijät tekevät (tehtävän kompleksisuus) ja missä he pitävät parhaana työskennellä. Työskentele tilaihmisten ja tietotekniikan kanssa

16 Lisää aiheesta Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän johtaminen. Jyväskylä: Talentum.. Kokko, N., Vartiainen, M. & Lönnblad, J. (2007) Individual and collective competences in virtual project organizations. The Electronic Journal for Virtual Organizations and Networks 8, March 2007, Vartiainen, M., Hakonen, M., Koivisto, S., Mannonen, P., Nieminen, M.P., Ruohomäki V. & Vartola, A. (2007) Distributed and mobile work places, people and technology. Helsinki: Gaudeamus. Vartiainen, M. (2008) Facilitating Mobile and Virtual Work. In: Wangel, C. (Ed.) 21st Century Management, A Reference Handbook, Vol. II, pp Thousand Oaks, CA: Sage. Vartiainen, M. & Andriessen, J.H.Erik (2008) Virtual team-working and collaboration technologies. In: Chmiel, N. (Ed.) An introduction to work and organizational psychology a European perspective, pp Oxford: Blackwell Publishing.