MITEN HALLITA HAJAUTETTU ORGANISAATIO?

Transkriptio

1 Työsuojelurahasto, Tutkimus tutuksi tapaaminen, MITEN HALLITA HAJAUTETTU ORGANISAATIO? Niina Kokko Tutkija TKK, BIT tutkimuskeskus tel ,

2 Luennon sisältö 1. Mitä on hajautettu/virtuaalinen työ? 2. Hajautetun työn tutkimus 3. Minkälaista osaamista ja johtamista tarvitaan? 4. Miten tiedonkulku järjestetään? 5. Minkälaista kuormitusta virtuaalinen työ aiheuttaa?

3 Virtuaalinen eli suomeksi hajautettu organisaatio on joukko ihmisiä, jotka työskentelevät toisistaan erillään yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi

4 Hajautettu työ on E-työtä E-työssä hyödynnetään tieto- ja kommunikaatioteknologioita tehokkuuden, joustavuuden ja voimavarojen lisäämiseksi. Etätyö kotona Mobiili työ Työskentely pien- tai kotitoimistossa

5 E-työn kehittyminen EU:ssa E-työn tyyppi 1999 Prosenttia työllisistä 2002 Vuosikasvu (%) Jatkuva tai säännöllinen etätyö kotona ~ 0 Silloin tällöin tehty etätyö kotona ~ 40 Mobiili työ ~ 50 SOHO (=small office, home office) ~ 50 e-työ yhteensä ~ 30 (Collaboration@Work the 2003 report on new working environments and practices, s. 24)

6 E-työn tekijöitä USA:ssa 28 milj. 28 milj. on 20 % USA:n koko työvoimasta Mobiilin työn tekijät E-työn tekijöistä (%) 24,1 koko työvoimasta (%) 4,8 kotona etätyöskentelevät etätyökeskuksissa työskentelevät satelliittitoimistoissa työskentelevät useammassa kuin yhdessä em. 21,7 7,5 4,2 42,4 4,3 1,5 1 8,4 (Pratt, J.H. (2003) Teleworking Comes of Age with Broadband. Telework America Survey A Telework America Research Report of the International Telework Association & Council. ks.

7 E-työn tulevaisuus? Yritysjohdon kysely* n = 237 e-työn määrä lisääntyy lähivuosina voimakkaasti maailmassa Länsi-Euroopassa mobiilit työntekijät x 3 Länsi-Euroopassa kotietätyö x 2 *(Remote Working in the Net-centric Organization. AT&T Point of View 07/14/03. Ks.

8 E-työn lisääntymisen vauhdittajat* Talous: Yritysten sisäisten tietoverkkojen mahdollistama pääsy samaan tietoon eri puolilta maailmaa (68 % vastaajista) Parantunut viestintäteknologia (68 %) Liiketoimintojen globalisoituminen (48 %) Tarve vähentää kustannuksia (38 %). Teknologia: Kapasiteetin kasvu ja ns. langaton teknologia Mobiilien palveluiden kasvu (*Remote Working in the Net-centric Organization. AT&T Point of View 07/14/03. Ks.

9 Ideaalimalli

10 Tyypilliset ongelmat

11 TUTKIMUS

12 Hajautetun työn tutkimus TKK:lla Rahoittajat: TSR ( ja ), TYKE ( ) ja TYKES ( ) Tutkijat: Marko Hakonen, Niina Kokko, prof. Matti Vartiainen Teknillinen Korkeakoulu, Työpsykologian laboratorio, BIT tutkimuskeskus Tutkimuksen tarkoituksena 1. arvioida ja mallintaa hajautettua työtä sekä 2. luoda johtamis- ja kehittämistyökaluja

13 Tutkimusaiheet 1. Hajautetun työn vaatimukset 2. Ryhmäprosessit 3. Kommunikaatiovälineiden käyttö 4. Hyvinvointi ja kuormittuminen 5. Hajautetun ryhmän johtaminen

14 Tutkimusmenetelmät 18 kohdeyksikköä VTQkysely (lähetetty n=371, palautettu N=230, vastaus 62% ) Kontekstihaastattelut (n=18) Yksilöhaastattelut (n=81)

15 VTQ - teemat 1. Päämäärät ja niiden saavuttaminen (13 osiota) 2. luottamus (15 osiota) 3. me-henki (5 osiota) 4. oikeudenmukaisuus (9 osiota) 5. työn vaatimukset (8 osiota) 6. stressi ja hyvinvointi (7 osiota) 7. johtaminen (13 osiota) 8. suoritus ja tehokkuus (7 osiota) 9. kommunikointivälineet: käyttö ja hyödyllisyys (39 os) 10. yhteistyövälineet: käyttö ja hyödyllisyys (18 osiota) 11. hajautuneisuuden vaikutukset (23 osiota) 12. taustatekijät (14 osiota)

16 Haastattelun teemat 1. Virtuaalisen työn tarkoitus ja tavoitteet 2. Osaamisvaatimukset 3. Kuormitustekijät ja itsesäätelyn keinot 4. Yhteistyö ja ryhmäprosessit 5. Kommunikaatiovälineiden käyttö ja käytettävyys 6. Johtaminen 7. Parhaat käytännöt

17 MINKÄLAISTA OSAAMISTA JA JOHTAMISTA TARVITAAN?

18 Työntekijän osaamisvaatimukset Itsenäisyys Sosiaalisen eristyneisyyden sieto Itseohjautuvuus ja aktiivisuus Luotettavuus ja vastuuntuntoisuus Työkokemus ja vahva ammattitaito Oikeat sosiaaliset verkostosuhteet

19 Työntekijän osaamisvaatimukset Prosessien noudattaminen Proaktiivinen kommunikaatio Matriisi- ja moniprojektiympäristön ristipaineen hallinta Kyky hahmottaa kokonaisuuksia Kirjallisen ilmaisun taito Tietotulvan hallinta

20 Ryhmältä vaadittava osaaminen Rooli- ja vastuumäärittelyt Yhteinen kieli ja ymmärrys Yhteiset toimintamallit Luottamus Sitoutuminen ja me-henki Aikaeron hyödyntäminen (24/7) Paikallisen tiedon hyödyntäminen

21 Organisaatiolta vaadittava tuki Ylimmän johdon tuki Yhteiset prosessit ja ohjausmallit Yhteiset tietojärjestelmät Viestintä- ja yhteistyövälineet Paikallinen ATK-tuki ja ylläpito Osaamisen kehittämisen menetelmät Avoin kommunikaatiokulttuuri Moninaisuuden salliva kulttuuri

22 Hyvän VO-johtajan ominaisuudet Tulosorientoitunut johtamistyyli (vision ja tavoitteiden selkeys) Jämäkkyys ja määrätietoisuus Taipumus luottaa työntekijöihin Empaattisuus Erilaisten kulttuurien ymmärtäminen

23 Taitava VO-johtamistoiminta Tiedonkulun varmistaminen Projektikokonaisuuden hallinta Tehokas koordinointi ja organisointi Osallistaminen ja sitouttaminen Ihmisten huomiointi ja kuuntelu Motivointi ja sensitiivinen palautteen anto

24 MITEN TIEDONKULKU JÄRJESTETÄÄN?

25 Fasiliteetit Hankitaan sopivat kommunikaatioja yhteistyövälineet kaikille Oikeudet yhteisiin tietokantoihin ja tiedostoihin kaikille Välineiden käyttökoulutus ATK-tuki ja ylläpito Sovitaan kommunikaatiosäännöt

26 Perussäännöt Jämäkkyys agendat ja asialistat kuntoon ja roolit (esim. sihteeri) selviksi Ajantasaisuus muistiot ajan tasalle, oleellinen uusi tieto näkyviin heti Avoimuus tieto on yhteistä pääomaa, jonka pimittäminen synnyttää ongelmia Oikea väline oikeaan paikkaan sähköposti sopii pieniin asioihin, kasvotusten tapaaminen on tarpeen suurten linjojen selkiyttämiseen.

27 Vuorovaikutuksen tehostaminen 1. Varmistetaan, että jokainen ymmärtää ja osaa käyttää yhteistä kieltä. Erityisalojen sanasto ja termit helpottaa / vaikeuttaa. 2. Luottamus ja sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin lisää avoimuutta 3. Kasvokkain tutustumisen jälkeen kommunikointi ja luottaminen on helpompaa 4. Puhelinkokoukset ja NetMeetingit järjestetään aikaerot huomioiden

28 MINKÄLAISTA KUORMITUSTA HAJAUTETTU TYÖ AIHEUTTAA?

29 vaikeuttaa tiimityötä Eripaikkaisuus 5 4 Sähköinen vuorovaikutus 3 Liikkuvuus 2 1 Määräaikaisuus Moninaisuus Eriaikaisuus Suomalainen (n=125) Pohjoismainen (n=22) Globaali (n=83)

30 Virtuaalisuuden vaikutukset Hyvinvoinnin ylläpitäminen tiimissä Suorituskyky Tiimin johtaminen Me-hengen luominen Jokaisen reilu kohtelu Luottamus Kommunikointi ja tiedon jakaminen Osaamistarpeiden määrittely Sitoutumisen ylläpitäminen Motivaation pitäminen korkeana Tavoitteiden pitäminen selkeinä -80 % -70 % -60 % -50 % -40 % -30 % -20 % -10 % 0 % 10 % 20 % 30 % On vaikeampaa On helpompaa

31 Hajautetun työn ulottuvuudet 6. Sähköinen vuorovaikutus 1. Maantieteellinen hajautuminen PAIKAL- LISESTA VIRTUAALI- SEEN 5. Määräaikaisuus 2. Liikkuminen 4. Eriaikainen työskentely 3. Toimijoiden erilaisuus

32 1. Hajautuneisuuden aiheuttamat kuormitustekijät Yksinäisyys, eristyneisyys Vastuun kanto, päätöksenteko Ryhmän ydinporukan ja ulkokehällä työskentelelvien eriarvoisuus Epäselvyys urakehityksestä Sosiaalisten verkostojen puute 1. Hajautuneisuus

33 2. Matkustamisen aiheuttamat kuormitustekijät Aikaerorasitus Pitkät työpäivät Tehtävien kasautuminen toimistossa Vaikeudet vapaa-ajan ja harrastusten järjestämisessä 2. Matkustaminen

34 3. Erilaisuuden aiheuttamat kuormitustekijät Kulttuurierot Erilaiset ajattelutavat Erilaiset paikalliset toimintatavat ja käyttäytymismallit Työskentely vieraalla kielellä Koulutustaustaerot 3. Toimijoiden erilaisuus

35 4. Eriaikaisen työskentelyn kuormitustekijät Yhteistyön koordinointi Yhdensuuntainen kommunikaatio Spontaanien tapaamisten vähyys Työaikojen joustavuusvaatimukset Myöhäiset puhelut 4. Eriaikaisuus

36 5. Määräaikaisuuden aiheuttamat kuormitustekijät Usein vaihtuvat projektit ja työkaverit Epävarmuus jatkosta Monien päällekkäisten projektien vaatimukset Erilaiset toimintatavat eri projekteissa 5. Määräaikaisuus

37 6. Sähköisen kommunikoinnin kuormitustekijät Vaikeudet tavoittaa tiimin jäseniä Vastaamattomat sähköpostiviestit Informaatiotulva, sähköpostitulva Epäselvä kommunikaatio Sosiaaliset konfliktit Kasvokkain tapaamisten puute Puheluiden välttäminen 6. Sähköinen kommunikaatio

38 Lisää aiheesta Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän haaste. Helsinki: Talentum.