Sisällys Tekstinkäsittely... 4

Transkriptio

1

2 SISÄLLYS Sisällys... 2 Tekstinkäsittely... 4 Wordin käyttö... 5 Ohjelman käynnistäminen... 5 Ohjelmaikkuna... 5 Office-painike... 5 Otsikkorivi... 6 Pikatyökalurivi... 6 Välilehtirivi ja lisävälilehdet... 7 Valintanauha... 7 Viivaimet... 8 Vierityspalkit... 8 Tilapalkki... 8 Asiakirjan näkymät... 8 Tulostusasettelunäkymä... 8 Koko näytän lukutila... 8 Web-asettelunäkymä... 8 Jäsennysnäkymä... 9 Luonnos... 9 Zoomaus... 9 Näppäimistö... 9 Tekstinkäsittelyn perustoiminnot Tekstin kirjoittaminen Muotoilumerkit Viimeksi tehdyn komennon peruminen Erikoismerkit ja symbolit Merkin lisääminen Erikoismerkin lisääminen Sivuttaminen Leski- ja orporivit Tekstin muokkaaminen Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Kohdistimen siirto tiettyyn paikkaan Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Tekstin siirtäminen ja kopiointi Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Tiedoston lisääminen asiakirjaan Merkkitason vaihto Etsi- ja korvaa toiminnot Muotoilut Tekstimuotoilut Merkkien muotoilu Merkkilaji- ja koko Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Tekstin sisentäminen Rivi- ja kappalevälit Merkki- ja kappalemuotoilun kopioiminen Muotoilujen palauttaminen oletusarvoihin Asiakirjan määritykset Paperikoko ja marginaalit Sarkaimet Viivaimen käyttö sarkainten asettamiseen Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

3 Sarkainkohtiin kirjoittaminen Sarkainkohtien muuttaminen Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Luettelomerkit automaattimuotoilulla Luettelomerkkien poistaminen Luettelon mukauttaminen Numeroitu luettelo Luettelon lajittelu Asiakirjan viimeistely Sivunumerot Ylä- ja alatunniste Päivämäärä ja aika Oikoluku ja tavutus Oikeinkirjoituksen tarkistaminen kirjoitettaessa Oikeinkirjoituksen tarkistus jälkikäteen Automaattiset korjaukset Tavuttaminen Erilaiset tavuviivat Muotoilutyylit Muotoilutyylin muuttaminen Uuden tyylin luominen Muotoilutyylin muokkaaminen ja poistaminen Taulukot Taulukon luominen Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Taulukon muokkaus Taulukon ulkoasun muokkaaminen Taulukon lajittelu Tulostaminen Tulostuksen valmistelu Esikatselu Tulostaminen ja tulostusasetukset Kuvat Leikekuvan lisääminen Kuvatiedoston lisääminen Rivitystapa ja kuvan siirtäminen Kuvan koko Kuvioiden piirtäminen Piirtäminen Piirtoalusta Peruskäsitteitä Tavallisimpien kuvioiden piirtäminen Kuvioiden valitseminen ja poistaminen Kuvioiden muokkaaminen Viivojen ominaisuudet Täytön tehosteet Objektin kopiointi Ominaisuuksien muuttaminen valintaikkunassa SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Tekstin asettelu Tunnistekenttä Osoitekenttä Sanomakenttä Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

4 TEKSTINKÄSITTELY Tekstinkäsittelyllä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, tallentamista, muuntamista ja tulostamista. Aiemmin tekstiä tuotettiin kirjoituskoneella, mutta tietokoneen käyttö on tuonut uusia ulottuvuuksia tekstin kirjoittamiseen. Tekstinkäsittelyä varten on olemassa lukuisia ohjelmia yksinkertaisesta perusteksturista monipuolisiin raskaan sarjan ohjelmiin. Perinteisellä kirjoituskoneella uutta tekstiä saattoi lisätä vain viimeksi kirjoitetun merkin jälkeen, mutta tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla tekstiä voi lisätä myös aiemmin kirjoitetun tekstin eteen, väliin tai mihin hyvänsä kohtaan ja lisäksi muuttaa vapaasti ja muotoilla eri tavoilla. Näiden uusien ulottuvuuksien omaksuminen on yksi tehokkaan kirjoittamisen perusasioita. Nykyaikaiset tekstinkäsittelyohjelmat ovat erittäin monipuolisia työvälineitä, joilla pystytään tuottamaan näyttävää aineistoa sekä paperille että sähköiseen muotoon. Tekstinkäsittelyn perusajatus on kuitenkin hyvin yksinkertainen: tekstin kirjoitus, tallennus ja poistaminen (merkki, sana, koko teksti), tekstin lisääminen aikaisempaan tekstiin, sen siirtäminen toiseen paikkaan, sanojen etsintä ja korvaaminen sekä tekstin ulkoasun muotoilu. Erilaiset sivua koskevat määrittelyt kuten rivin ja sivun pituus, riviväli, oikoluku ja tavutus sekä sivunumerointi. Nykyaikaiseen tekstinkäsittelyohjelmaan kuuluu vielä paljon muutakin, mutta nämä ovat perusominaisuuksia, jotka kuuluvat kaikkiin tekstinkäsittelyohjelmiin ja jotka on myös osattava, jotta ohjelman käytöstä olisi kirjoituskoneen mahdollisuudet ylittävää hyötyä. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

5 WORDIN KÄYTTÖ Ohjelman käynnistäminen Ohjelmaikkuna Wordin kuten minkä hyvänsä muunkin ohjelman voi käynnistää usealla tavalla. Työpöydän pikakuvakkeesta tai Käynnistä (Start) -valikosta: Käynnistä (Start), Kaikki ohjelmat (All programs), Microsoft Office, Microsoft Office Word Esiin tulee Wordin ohjelmaikkuna, jossa on avattuna tyhjä asiakirja ja valittuna on ohjelman perustyökalut sisältävä välilehti Aloitus (Home). Työskentely voidaan aloittaa. Tekstinkäsittelyssä tarvittavat komennot on sijoitettu pääasiassa ohjelmaikkunan yläosan, jossa sijaitsevat Office-painike (Office Button) ja valintanauha (Ribbon) Office-painike Wordin käynnistyttyä avautuu kuvan (yllä) kaltainen näkymä. Ohjelmaikkunan vasemmassa ylänurkassa on Office-painike (Office Button). Sen napsautuksella avautuu Office-valikko. Sieltä löytyvät hallintavalinnat kuten, tiedoston tallennus, avaus, tulostus ja ohjelman käytön lopetus. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

6 Otsikkorivi Pikatyökalurivi Oletusasetusten määrittäminen tapahtuu kohdasta Wordin asetukset. Suuren osan tilasta vie kohta Viimeksi käytetyt tiedostot, josta voit avata tiedoston muistelematta missä kansiossa se on. Oletuksena listassa on 17 viimeksi käytettyä tiedostoa. Tiedostonimen rivin lopussa on päälle/pois-painike karttaneula. Kun napsautat sitä, asiakirja kiinnittyy pysyvästi viimeksi käytettyjen listaan. Otsikkorivillä eli nimirivillä näkyy asiakirjan nimi ohjelman nimi. Tallentamaton asiakirja näkyy nimellä Asiakirja1 (Document1). Numero vaihtuu, kun aloitat uuden asiakirjan eikä ohjelmaa ole välillä suljettu. Jos avattuna on tallennettu asiakirja, näytetään sen nimi. Oikeassa reunassa ovat ohjelmaikkunan ohjauspainikkeet eli painikkeet Pienennä, Suurenna/Palauta ja Sulje. Jos keskimmäisenä on vain yhden ikkunan kuva eli ikkuna on välikoossaan, voit siirtää ikkunan toiseen paikkaan vetämällä sitä nimirivistä hiiren ykköspainike (vasen) alas painettuna. Välikoossa voit myös muuttaa ikkunan kokoa vetämällä ikkunan reunaviivoista tai nurkista. Heti Office-painikkeen oikealla puolella on pikatyökalurivi. Pikatyökaluriville voit itse lisätä yleisimmin tarvitsemiasi painikkeita (työkaluja) esimerkiksi rivin oikean reunan painikkeen Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) tuoman valikon kautta. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

7 Toinen vaihtoehto on Office-painike (Office Button), Wordin asetukset (Word Options), Mukauttaminen (Customize). Myös, kun napsautat hiiren kakkospainikkeella jotain työkalua, yhtenä valintana on Lisää pikatyökaluriville (Add to Quick Access Toolbar). Voit halutessasi asettaa pikatyökalurivin näkymään valintanauhan alapuolella valinnoilla Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar), Näytä valintanauhan alapuolella (Show below the Ribbon). Välilehtirivi ja lisävälilehdet Ohjelmaikkunan toinen rivi on välilehtirivi, jossa on oletuksena valittuna välilehti Aloitus. Valintanauha Tilannekohtaisesti ilmestyy välilehtien loppupäähän lisävälilehtiä. Tällöin niiden yläpuolella otsikkorivillä näkyy myös esille tulleiden lisävälilehtien pääotsikko eli työkalujen nimi. Lisävälilehdiltä löytyvät vain ne toiminnot, joita käsillä olevan tehtävän tekemiseksi tarvitaan. Esimerkiksi Wordin taulukkoalueella ollessasi ovat käytössäsi Taulukkotyökalut lisävälilehdillä Rakenne ja Asettelu. Wordin ohjelmakohtaiset komennot löytyvät valintanauhasta (Ribbon), joka sisältää useita välilehtiä (Tabs). Välilehti aukaisee välilehden nimen mukaisen valintanauhan. Kukin välilehti on jaettu ryhmiin (Group). Kukin ryhmä sisältää joukon komentoja (Command). Valintaikkunan avainta (Dialog Box Launcher) napsauttamalla ilmaantuu lisää ryhmään kuuluvia vaihtoehtoja, jotka näkyvät valintaikkunoina tai tehtäväruutuina. Välilehti Komento Ryhmä Valintaikkunan avain Fontti-ryhmän valintapainikkeella avautuva ikkuna. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

8 Viivaimet Viivaimen saa näkyviin tai piilotettua oikean vierityspalkin yläreunan painikkeesta Viivain Viivaimet ovat sekä asiakirjan ylä- että vasemmalla puolella. Heti painikkeen Viivain yläpuolella on tumma viiva. Siitä vetämällä voit jakaa asiakirjasi näkymään kahdessa ikkunassa, joissa molemmissa on omat viivaimensa. Vierityspalkit Asiakirjan oikealla puolella on vierityspalkki, jonka avulla voit vierittää asiakirjanäkymää pystysuunnassa. Pystysuuntaisen vierityspalkin alareunassa on kolme painiketta: Edellinen sivu, Valitse selattava objekti ja Seuraava sivu. Asiakirjan alapuolella on tarvittaessa vierityspalkki, jolla asiakirjanäkymää voi vierittää vaakasuunnassa, jos se ei kerralla mahdu ikkunaan Tilapalkki Ohjelmaikkunan alareunassa on tilapalkki. Tilapalkki näyttää näytössä olevan tiedoston tilatietoja. Näet esimerkiksi millä sivulla olet. Asiakirjan näkymät Tulostusasettelunäkymä Koko näytön lukutila Työikkunan sisältöä voidaan tarkastella erilaisissa näkymissä. Näkymät valitaan tilapalkin oikealla puolella olevilla painikkeilla jotka ovat vasemmalta oikealle Tulostusasettelu Koko näytön lukutila (Full Screen Reading), Web-asettelu (Web Layout), Jäsennys (Outline) ja Luonnos (Draft). Samat valinnat löytyvät välilehdeltä Näytä (View). Kuhunkin tekstintyöstövaiheeseen käytetään siihen vaiheeseen tarkoituksenmukaisinta työskentelynäkymää. Suositeltavin näkymä useimmissa tekstinkäsittelytoiminnoissa on tulostusasettelunäkymä (Print Layout),. Se näyttää asiakirjan kuten se tulostuisi. Esimerkiksi ylä- ja alatunnisteet, palstat sekä sivunumerointi näkyvät. Saman näkymän saat välilehdeltä Näytä valinnalla Tulostusasettelu. Asiakirjan lukemiseen tarkoitettu näkymä. Näkymässä asiakirjalle on varattu mahdollisimman paljon tilaa piilottamalla työkalurivit, viivaimet, vaakavierityspalkki, tilarivi ja tehtäväruutu. Pääset takaisin tulostusnäkymään, kun napsautat näytön oikean yläreunan painiketta Sulje. Web-asettelunäkymä Sähköisten asiakirjojen näkymä. Asiakirja näytetään sellaisena kuin se näyttäisi avattuna WWW-selaimeen HTML-dokumenttina. Teksti rivittyy ikkunan koon mukaan ja kuvat asettuvat kuten WWW-selaimessa Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

9 Jäsennysnäkymä Luonnos Jäsennysnäkymä on tarkoitettu pitkien asiakirjojen käsittelyyn. Tässä näkymässä voit kutistaa asiakirjan, kun haluat nähdä vain sen pääotsikot tai voit laajentaa asiakirjan, kun haluat nähdä sen kokonaan. Näkymällä on oma työkalurivinsä. Tämä näkymä näyttää vain tekstit eli sopii luonnosteluvaiheeseen. Zoomaus Ohjelmaikkunassa olevaa asiakirjaa voi tarkastella näytöllä erikokoisena. Oletuksena on 100%, joka vastaa sitä miten asiakirja tulostuu. Voit vetää zoomaussäätimestä näyttökoon haluamaksesi. Voit myös napsauttaa prosenttiluvun osoittavaa numeroa. Tällöin tulee esiin ikkuna Zoomaa. Sama ikkuna tulee esiin myös välilehden Näytä painikkeesta Zoomaus. NÄPPÄIMISTÖ Valitse haluamasi vaihtoehto esimerkiksi kohta Sivun leveys, jolloin asiakirja täyttää näytöllä olevan tilan leveyssuunnassa. Sulje ikkuna valintasi jälkeen napsauttamalla painiketta OK. Näppäimistö on tuttu jo Windowsista. Seuraavassa on joitakin näppäimiä, joiden toiminto on syytä tuntea tekstinkäsittelyn kannalta. Toiminnot ovat samoja muissakin ohjelmissa. Enter Enter tekee tekstiin pakollisen kappaleenvaihdon ja lähettää komennot tietokoneelle Vaihto -näppäin pohjassa saadaan isoja kirjaimia Sarkain (Tab) siirtää kohdistinta sarkainvälin kerrallaan tai valintataulussa vaihtoehdosta toiseen Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

10 Caps Lock Num Lock Delete Caps Lock, isojen kirjainten lukitus, ei lukitse numeroiden yläpuolella olevia merkkejä, vaan numerot voidaan kirjoittaa samanaikaisesti, kun Caps Lock-merkkivalo palaa Num Lock, numeronäppäimistön lukitus, Num Lock -merkkivalo palaa Delete poistaa merkin kohdistimen oikealta puolelta tai valitun alueen Askelpalautin, poistaa merkin kohdistimen vasemmalta puolelta F8 laajennettu valinta F8 TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTOIMINNOT Tekstin kirjoittaminen Tekstin kirjoittaminen, korjaaminen ja muokkaaminen ovat tärkeitä tekstinkäsittelyn perusasioita. Näppäimistöltä kirjoitettava teksti tulee tekstikohdistimen kohdalle. Myös tekstin korjaus- ja muokkaustoiminnoissa kohdistimen paikka on ratkaiseva. Muokattavassa asiakirjassa joudutaan liikkumaan tekstissä ja tämän vuoksi on aluksi opeteltava erilaisia tapoja kohdistimen siirtämiseen asiakirjassa. Tekstinkäsittelyohjelman perusperiaatteiden mukainen kirjoittaminen varmistaa, että tekstiä on helppo muokata ja muotoilla. Jos kirjoitat kuin kirjoituskoneella, et voi hyödyntää kaikkia ohjelman tarjoamia monipuolisia mahdollisuuksia. Tekstin kirjoittamisessa voi käyttää apuna erilaisia automaattitoimintoja. Useat niistä ovat käytössä oletuksena, joten törmäät niihin väistämättä tekstin kirjoitusvaiheessa. Kirjoita tekstiä ja paina Enteriä vain vajaan rivin tai kappaleen lopussa. Kirjoituskoneesta poiketen teksturi vaihtaa riviä automaattisesti, jos rivin loppuun kirjoitettu sana ei enää mahdu riville. Word vaihtaa riviä automaattisesti. Seuraavalle riville siirtyy koko sana, joten rivipituudet saattavat vaihdella suuresti. Ohjelma osaa myös tavuttaa automaattisesti kirjoitettaessa jolloin tarvittavat rivinvaihdot tehdään sanavälien ja tavuviivojen kohdalta kirjoitettaessa. Tavutus voidaan tehdä myös vasta kun teksti on kokonaan valmis (tutustumme tähän paremmin tekstin muokkauksen yhteydessä). Kappaleet erotetaan toisistaan Enter-näppäintä painamalla. Välilyöntipainikkeella erotetaan merkit ja sanat toisistaan. Sarkainkohdasta toiseen kohdistin siirretään sarkainnäppäimellä (tabulaattorilla), ja muulloinkin kun haluat tehdä yhtä välilyöntiä pidemmän tyhjän tilan sanojen tai merkkien väliin. Kohdistimen vasemmalta puolelta poistetaan merkkejä askelpalauttimen painalluksella ja kohdistimen oikealta puolelta Delete painikkeella. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

11 Muotoilumerkit Muotoilumerkit. Kirjoittamisen ja muokkaamisen apuna näytöllä käytetään ohjausmerkkejä, jotka eivät tulostu. Näitä merkkejä ovat mm. kappalemerkit ( ), sarkausmerkit ( ), vihjetavuviivat ( ) ja välilyönnit (.). Ohjausmerkkejä ei tarvita jatkuvasti näytöllä, ne ovat tarpeen vain joissakin korjaustilanteissa. Ohjausmerkit saa näkyviin tai pois työkalurivin -painikkeesta (Näytä/Piilotapainike). Viimeksi tehdyn komennon peruminen Monet komennot, mm. tekstin poisto tai siirto voidaan perua. Se tehdään Muokkaa -valikon komennolla Kumoa. Jos komento on muodossa Ei voi kumota, ei komentoa voi enää perua. Kumoa toimenpide muistaa joitakin toimenpiteitä (oletuksena 20), joten sillä voi kumota useita edellisiä toimenpiteitä. Nopein tapa valita Kumoa-toiminto, on tehdä se työkalurivin Kumoa-painikkeesta. Toimintoja voidaan samalla kerralla kumota myös useita. 1.Napsauta kumoamispainikkeen perässä oleva nuolta. 2. Valitse luettelosta komento, johon saakka haluat kumota tehdyt toiminnot. Tee uudelleen toiminnolla puolestaan voi palauttaa kumottuja toimintoja. Painiketta käytetään kuten kumoamispainikettakin. Kumoamisen voi tehdä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+Z ja tee uudelleen Ctrl+Y. Erikoismerkit ja symbolit Kaikki merkit eivät löydy suoraan näppäimistöltä. Tällaisia merkkejä ovat monet vieraiden kielten vaatimat erikoiskirjaimet, matemaattiset symbolit jne. Näitä merkkejä lisätään valintaikkunan tai näppäinyhdistelmien avulla. Erikoismerkkejä ovat esimerkiksi sitova yhdysmerkki (Nonbreaking Hyphen) ja sitova välilyönti (Nonbreaking Space) tai vaikkapa copyright merkki, ajatusviiva ja erityyppiset lainausmerkit. Sitova välilyönti sitoo sanat (esimerkiksi luvun ja siihen liittyvän yksikön 100 ) yhteen siten, että niitä ei voi sijoittaa eri riveille. Sitovan välílyönnin tekee myös näppäinyhdistelmä Ctrl+Vaihto+Välilyönti. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

12 Merkin lisääminen 1. Napsauta kohtaa, johon merkki lisätään. 2. Anna komento Lisää Merkki (Insert Symbol) ja sitten välilehti Merkit (Symbols). 3. Valitse Fontti (Font) -luetteloruudusta haluamasi fontti. 4. Halutessasi tarkastella merkkiä tarkemmin, napsauta merkkiä. 5. Kaksoisnapsauta lisättävää merkkiä tai paina Lisää (Insert) -painiketta. 6. Lopuksi valintaikkuna suljetaan napsauttamalla painiketta Sulje (Close). Huomio! Mikäli käytät laajennettua fonttia, kuten Arial- tai Times New Roman -fonttia, näkyviin tulee Osajoukko-luettelo. Tästä luettelosta löytyy laajennettu valikoima muiden kielien, kuten kreikan ja venäjän (kyrilliset), erikoismerkkejä. Erikoismerkin lisääminen Erikoismerkki lisätään samasta valintaikkunasta kuin merkkikin, nyt vain valitaan välilehti Erikoismerkit. 1. Napsauta kohtaa, johon merkki lisätään. 2. Anna komento Lisää Merkki (Insert Symbol) ja sitten välilehti Erikoismerkit (Special Characters). 3. Valitse luettelosta haluamasi erikoismerkki. 4. Kaksoisnapsauta lisättävää merkkiä tai paina Lisää (Insert) painiketta. 5. Lopuksi valintaikkuna suljetaan napsauttamalla painiketta Sulje (Close). Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

13 Sivuttaminen Leski- ja orporivit Oletuksena on automaattinen sivutus eli Word aloittaa uuden sivun, kun edelliselle ei enää tekstiä mahdu. Kuinka paljon tekstiä sivulle mahtuu, riippuu paperikoosta ja -suunnasta, marginaaleista, rivivälistä sekä kirjasinkoosta. Sivukatkon merkkinä normaalinäytöllä näkyy näytön poikki kulkeva pisteviiva. Sivukatkon merkki ei tulostu. Asettelunäytössä sivukatko näkyy selvänä välinä työarkkien välillä. Sivukatkon voi tehdä myös itse mihin kohtaan tahansa painamalla CTRL-ENTER tai Lisää-valikon komennolla Vaihto... Sivunvaihto. Tällöin sivukatkon merkkinä normaalinäytöllä on edellistä tiheämmistä pisteistä muodostuva pisteviiva, jonka keskellä lukee Sivunvaihto. Itse tehdyn sivukatkon voi poistaa Delete-näppäimellä tai askelpalauttimella. Automaattista sivukatkoa ei voi poistaa. Automaattisen sivutuksen voi myös poistaa, se saattaa olla tarpeen esimerkiksi hyvin pitkien töiden yhteydessä (käytännössä pitkät tiedostot kannattaa jakaa osiin, kirja vaikkapa lukujen mukaan). Poistaminen tapahtuu Työkalut-valikon Asetukset...-komennolla. Valintaikkunasta valitaan kohta Yleinen ja poistetaan rasti ruudusta Automaattinen sivutus. Rastittamalla ruutu uudestaan otetaan automaattinen sivutus taas käyttöön. Tulostettaessa (ja eräissä muissa tilanteissa) Word sivuttaa joka tapauksessa riippumatta sivutuksen asetuksista. Ctrl Enter Tulostusterminologiassa leskirivi on kappaleen viimeinen rivi, joka tulostettuna näkyy yksinään seuraavan sivun yläreunassa. Orporivi on kappaleen ensimmäinen rivi, joka tulostettuna näkyy yksinään sivun alareunassa. Microsoft Wordin oletusasetukset estävät leski- ja orporivien syntymisen. Jos haluat muuttaa oletusasetusta, voit tehdä sen valitsemalla Muotoilevalikosta kohta Kappale ja välilehti Tekstinkäsittely, jossa valintaruudusta Leski- ja orporivien esto poistetaan ko. valinta. Tällöin sallitaan leski- ja orporivien muodostuminen. Samalta välilehdeltä myös peräkkäiset kappaleet, esimerkiksi otsikko ja sitä seuraava tekstikappale, voidaan määrätä pidettäväksi samalla sivulla. Vie kohdistin kappaleeseen, jonka haluat pysyvän samalla sivulla seuraavan kappaleen kanssa ja valitse ruutu Sido seuraavaan. TEKSTIN MUOKKAAMINEN Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Tekstiä voidaan lisätä asiakirjaan mihin tahansa kohtaan. Kohdistin siirretään kohtaan, johon halutaan kirjoittaa ja kirjoitetaan. Olemassa oleva teksti, joka sijaitsee kirjoituskohdan jälkeen, siirtyy eteenpäin. Jos aiempi teksti ko. kohdasta halutaan korvata uudella, se voidaan tietysti poistaa, mutta toinen vaihtoehto on käyttää päällekirjoitustilaa. Päällekirjoitustila kytketään päälle kaksoisnapsauttamalla tilarivillä olevaa KORV-ilmaisinta (harmaana). Nyt KORV ilmaisin korostuu ja vanha teksti korvautuu uudella sitä mukaa kun kirjoitetaan. Päällekirjoitustila kytketään pois päältä kaksoisnapsauttamalla uudelleen KORV-ilmaisinta, jolloin myös tilarivin KORV-merkintä muuttuu harmaaksi. Päällekirjoitustila voidaan kytkeä päälle myös Insert painikkeella. Tällöinkin tilarivin KORV ilmaisin korostuu. Päällekirjoitustila muuttuu lisäystilaksi painamalla uudestaan Insert painiketta. Kohdistimen siirto tiettyyn paikkaan Hiirellä kohdistin siirretään haluttuun kohtaan viemällä hiiren osoitin haluttuun kohtaan, osoitin näkyy I-palkkina. Kun haluttuun kohtaan on päästy, napsautetaan hiiren vasenta painiketta, jolloin vilkkuva osoitin siirtyy ko. kohtaan. Erilaisilla näppäinyhdistelmillä liikkuminen tapahtuu nopeasti ja tehokkaasti. Luettelon näppäinyhdistelmistä löydät ohjelman Ohjeista hakusanalla näppäimistö. Valitse tuloksista kohta Pikanäppäimet. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

14 Käytössä on mm. seuraavia yhdistelmiä: Merkki vasemmalle/oikealle Rivi ylös/alas Ctrl Ctrl Home End PgDn Sana oikealle Sana vasemmalle Rivin alkuun Rivin loppuun Näytöllinen alas PgUp Näytöllinen ylös Ctrl Ctrl F5 Home End Asiakirjan alkuun Asiakirjan loppuun Siirtyminen halutulle sivulle. Paina F5 ja kirjoita sivun numero, jolle haluat siirtyä Kohdistin voidaan siirtää myös määrätylle riville, sivulle, osaan, asiakirjaan tehtyyn kirjan-merkkiin, huomautukseen, ylä- tai alaviitteeseen jne.. Tämä tapahtuu antamalla Muokkaa-valikosta komento Siirry. Näytölle tulee valintaikkuna, josta valitaan mille sivulle tai riville, mihin kirjanmerkkiin jne. Siirrytään. Saman ikkunan välilehdiltä löytyvät myös toiminnot Etsi ja Etsi ja korvaa, joihin palaamme myöhemmin. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

15 Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Merkki tai merkkejä poistetaan Askelpalauttimella (Backspace) kursorin vasemmalta puolelta ja Delete-näppäimellä kursorin oikealta puolelta. Usein on tarvetta poistaa vaikkapa muutama sana tai vielä suurempi tekstimäärä. Sellaisessa tapauksessa edellä kuvatut komennot eivät ole riittävän tehokkaita. Parempi tapa on ensin valita teksti ja sitten komento, jolloin komento koskee koko aluetta. Alue valitaan hiirellä maalaamalla, jolloin kohdistin siirretään valittavan alueen alkuun (tai loppuun), painetaan hiiren vasen näppäin alas ja vedetään alueen loppuun sekä vapautetaan hiiren näppäin. Saman voi tehdä myös näppäimistöltä viemällä kohdistin valittavan alueen alkuun tai loppuun ja painetaan Vaihto-näppäin alas ja viedään kohdistin valittavan alueen loppuun/alkuun ja napsautetaan hiirellä. Hiirellä voi valita määrättyjä tekstialueita seuraavasti: Sana Osoitin sanan päälle ja kaksoisnapsautetaan hiirellä. Virke Osoitin virkkeen päälle ja painetaan Crtl-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Rivi Osoitin rivin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle nk. Valintasarak-keeseen ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta (alueelle osoitin muut-tuu nuoleksi). Kappale Osoitin kappaleen vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle ja kaksoisnapsautetaan hiiren vasemmalla painikkeella. Kolmoisnapsautus kappaleen päällä valitsee myös kappaleen. Useita kappaleita valitaan kaksoisnapsauttamalla vasemmalla puolella ja vetämällä alueen loppuun. Suuri tekstialue pohjas-sa alueen loppuun. Viedään kohdistin alueen alkuun ja napsautetaan Vaihto näppäin Koko asiakirja Osoitin tekstin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle, painetaan Ctrl-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Kolmoisnapsau-tus tyhjällä alueella valitsee myös koko tekstin. Samoin näppäinyhdistelmä Ctrl+A. Pystysuuntainen teksti (Sarake) Pystysuuntainen alue valitaan painamalla ensin Alt näppäin pohjaa ja ve-detään halutun alueen (sarakkeen) loppuun. Tekstin siirtäminen ja kopiointi Teksti voidaan siirtää tai kopioida asiakirjassa toiseen paikkaan joko leikepöydän kautta tai ilman leikepöytää hiirtä ja näppäinyhdistelmiä käyttäen. Leikepöydän kautta siirto tapahtuu valitsemalla teksti ja antamalla Muokkaa (Edit) -valikosta komento Leikkaa (Cut), kopioitaessa annetaan komento Kopioi (Copy). Teksti siirtyy Windowsin leikepöydälle. Leikattaessa teksti häviää näytöltä, mutta on edelleen leikepöydällä. Kohdistin siirretään kohtaan, johon teksti halutaan ja annetaan Muokkaa valikosta komento Liitä (Paste) ja teksti ilmestyy näytölle kohdistimesta alkaen. Kopioitaessa teksti jää myös entiselle paikalleen. Liitä valitsemasi teksti ennen uutta leikkausta, jotta et vahingossa menetä leikattua tekstiä, sehän ei enää ole alkuperäisessä paikassaan, ainoastaan leikepöydällä. Leikkaa, Kopioi ja Liitä komennot voi antaa myös työkalurivin painikkeista Word 2003:n leikepöydällä voi olla kerralla kaikkiaan 12 leikettä, jotka voi liittää kunkin erikseen tai kaikki kerralla tarvittaviin kohtiin. Tämä ominaisuus toimii vain Office ohjelmissa. Muista, että Officen versioissa aina versioon 97 saakka leikepöydällä saattoi olla vain yksi leike kerrallaan. Uusi leike poisti aiemman leikkeen. Siirron ja kopioinnin voi tehdä myös ilman leikepöytää. Valitse teksti, siirrä osoitin kohtaan, johon teksti siirretään, mutta älä paina vielä hiiren painiketta. Paina Ctrl-näppäin, kopioitaes- Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

16 sa Ctrl +Vaihto, alas ja napsauta hiiren oikeata painiketta. Siirrossa teksti häviää alkuperäisestä paikasta ja siirtyy uuteen. Kopioinnissa teksti jää myös alkuperäiseen paikkaan. Leikepöydän kautta teksti voidaan siirtää tai kopioida toiseen asiakirjaan tai toiseen ohjelmaan. Ilman leikepöytää siirto tai kopiointi voidaan tehdä vain samassa asiakirjassa. Vetämällä siirto voidaan tehdä pienehköllä etäisyydellä. Tällöinkin teksti ensin valitaan, jonka jälkeen osoitin viedään valitun alueen päälle, osoitin muuttuu nuoleksi, ja painetaan hiiren vasen painike alas, kopioitaessa Ctrl ja vasen painike. Osoitinnuolen viereen ilmaantuu lyhyt pystysuora pisteviivaksi nuolen perässä on pieni kehys. Nyt teksti vain vedetään uuteen kohtaan ja vapautetaan hiiren painike. Kopioitaessa pidetään Ctrl -painike koko ajan pohjassa. Ilman leikepöytää voidaan kopioida ja siirtää vain saman asiakirjan sisällä. Leikepöydän kautta voidaan kopioida ja siirtää asiakirjasta toiseen, jopa eri ohjelmien välillä. Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Leikepöydältä leike sijoitetaan vakiomuodossa. Mikäli valitset kaikkien leikkeiden liittämisen, ne sijoitetaan vakiomuotoisina peräkkäin. Usein on kuitenkin tarpeen tarkistaa muoto ennen sijoittamista. Ohjelmasta toiseen siirrettäessä käytetään oletusmuotona HTML muotoa. Tällöin muotoilut säilyvät parhaiten. Myös Muotoiltu teksti ( RTF) (Formatted Text (RTF) muoto säilyttää niin paljon muotoiluja kuin kohdeohjelma kykenee tulkitsemaan. Valitaan siirrettävä/kopioitava teksti ja annetaan Leikkaa/Kopioi komento. 1. Siirretään kohdistin leikkeen sijoituskohtaa 2. n ja annetaan komento Muokkaa Liitä määräten (Edit Paste Special ). 3. Valitaan tarvittava muoto. 4. Lopuksi napsautetaan OK. Tiedoston lisääminen asiakirjaan Joskus on tarpeen lisätä asiakirjaan kokonainen toinen asiakirja. Sen voi tehdä leikepöydän kautta, mutta nopeampikin tapa löytyy. Tiedosto haetaan sellaisenaan toiseen asiakirjaan. Lisättävän tiedoston merkki- ja kappalemuotoilut säilyvät muuttumattomina, ainoastaan sivun asetukset muuttuvat kohdeasiakirjan mukaisiksi. 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon toinen asiakirja lisätään. 2. Anna komento Lisää Tiedosto (Insert File ). 3. Valitaan ruudusta Kohde (Look in) kansio, jossa lisättävä tiedosto on ja valitaan lisättävä asiakirja. 4. Napsautetaan painiketta Lisää (Insert). 5. Tallennetaan koottu asiakirja. Mikäli lisättäviä tiedostoja on useita, on komento toistettava jokaisen asiakirjan osalta. Valintaikkunassa ei voi valita useita tiedostoja. Sinänsä lisätty asiakirja pysyy myös alkuperäisessä paikassaan ja muodossaan. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

17 Merkkitason vaihto Joskus halutaan muuttaa pienillä kirjaimilla kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko, isoiksi kirjaimiksi. Yksi tapa on kirjoittaa uusi otsake isoilla kirjaimilla vanhan päälle. Tehokkaammin muuttaminen käy merkkitason vaihto -komennolla. Valitse teksti ja paina Vaihto-F3. Toiminto sisältää vaihtoehdot: kaikki pienin kirjaimin, KAIKKI ISOIN KIRJAIMIN ja Jokaisen Sanan Ensimmäinen Kirjain Iso. Valitse haluamasi. Valinta tapahtuu painelemalla toimintonäppäintä F3 kunnes haluttu vaihtoehto toteutuu. Jokainen painallus toteuttaa yhden em. vaihtoehdoista. Etsi- ja korvaa toiminnot Merkkijonon etsiminen ja merkkijonon korvaaminen toisella kuuluu tekstikäsittelyohjelmien rutiiniin. Etsi toimintoa kannattaa käyttää esimerkiksi tilanteessa, kun luet tekstiäsi (näytöltä tai paperilta) ja huomaat siinä korjattavaa. Olet esimerkiksi käyttänyt tekstissäsi sanaa työ ja huomaatkin, että pitäisi olla palkkatyö. Voit tietysti korjata jokaisen työ -sanan erikseen, mutta helpommin ja nopeammin se käy käyttämällä Etsi ja Korvaa toimintoa. Toiminto etsii kaikki työ -sanat ja korvaa ne sanalla palkkatyö. Etsi ja Korvaa -toiminto valitaan Muokkaa -valikosta. Kumpaakin toimintoa varten on oma komento, mutta niistä avautuu sama ikkuna, jossa on kolme välilehteä: Etsi, Korvaa, Siirry. Sikäli komennoilla on vaikutusta, että komennon mukainen välilehti on valmiiksi valittu. Ikkunan nimi on kuitenkin aina sama. Lisää -painikkeella ikkunaan avautuu lisää valintoja, joilla määritellään tarkemmin mitä etsitään. Etsi-toimintoa voidaan käyttää kaikkien Wordin tuottamien merkkien etsintään, siis myös erilaisten ohjausmerkkien etsintään. Etsittävä merkkijono (enintään 255 merkkiä) kirjoitetaan Etsittävä - kenttään. Muut ikkunassa olevat valinnat tehdään tarpeen mukaan. Merkki -painikkeella saadaan etsittävä ohjausmerkki ja Muotoilu -painikkeella etsittävä muotoilu. Nämä valinnat piilotetaan napsauttamalla painiketta Vähennä. Ikkuna avautuu siinä muodossa kuin se oli suljettaessa. Oletuksena kaikki valintaruudut ovat tyhjiä. Valinnalla Sama kirjainkoko etsitään vain samalla kirjainkoolla kirjoitettuja merkkijonoja, ilman valintaa isoja ja pieniä kirjaimia ei erotella. Etsi vain kokonaiset sanat etsii kokonaisia sanoja, ilman valintaa riittää, että etsittävä merkkijono sisältyy sanaan. Myös etsintäsuunta voidaan määritellä, oletuksena on Kaikki eli kohdistimen sijainnista riippumatta etsitään koko asiakirjasta. Kun valinnat on tehty, painetaan Etsi seuraava -painiketta, jolloin toiminto etsii ensimmäisen annetun merkkijonon. Kun merkkijono on löydetty, päätetään korvataanko se. Näin jatketaan kunnes asiakirja on käyty läpi. Nopein tapa on napsauttaa painiketta Korvaa kaikki, jolloin kaikki löydetyt merkkijonot korvataan. Etsi-toiminnolla merkki voidaan etsiä, mutta ei korvata. Mikäli löydetylle merkkijonolle halutaan tehdä jotakin, on toimenpide tehtävä normaalina tekstinkäsittelynä. Korvaamiseen tarvitaan Korvaa -toiminto, mutta kumpikin toimintohan löytyy samasta ikkunasta. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

18 MUOTOILUT Tekstimuotoilut Merkkien muotoilu Merkkilaji- ja koko Tekstinkäsittelyohjelmassa voidaan tekstiä muotoilla monin eri tavoin. Voidaan valita erilaisia fontteja, muuttaa merkkikokoa ja valita tärkeisiin kohtiin korostuksia kuten lihavointi tai eri väri. Valittu muotoilu on voimassa, kunnes sitä muutetaan. Muotoiltaessa tekstiä jälkikäteen, on muotoiltava alue ensin valittava. Muotoiluja voi myös kopioida kohdasta toiseen. Kappalemuotoilut vaikuttavat koko kappaleeseen. Kappale vaihtuu aina kun painetaan Enter näppäintä. Kappalemuotoiluja ovat mm. riviväli, sisennykset ja tasaukset. Muotoilut voi tehdä etukäteen. Silloin muotoilu on voimassa kunnes sitä muutetaan. Kappalemuotoilut ovat tallessa kappaleen perässä olevassa kappalemerkissä. Kun kirjoittamista jatketaan painamalla Enteriä, muotoilu periytyy seuraavaan kappaleeseen. Tehtäessä muotoilu jälkikäteen, kohdistuu muotoilu valittuun alueeseen. Merkkejä ovat kaikki kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Merkkimuotoilulla tarkoitetaan merkkien erilaisten ominaisuuksien muuttamista halutuksi Merkkimuotoilukomentoja voi käyttää kirjoitettaessa tai tehdä muotoilut myöhemmin. Jälkikäteen muotoiltaessa on käsiteltävä teksti valittava ennen muotoilukomentoa. Merkkimuotoilukomennot valitaan Muotoile-valikon Fontti-komennolla, muotoilurivin painikkeista tai näppäinyhdistelmillä. Muotoile-valikosta löytyvät kaikki merkkimuotoilun komennot. Jos tehdään kerralla useita muotoilumäärityksiä, on valikon käyttö paras tapa. Merkkimuotoiluun kuuluvat merkkilajin ja -koon muuttaminen, erilaisten kirjasintyylien käyttö ja tekstin harventaminen/tiivistäminen. Jos teksti muotoillaan samalla kun se kirjoitetaan, valitaan muotoilukomento ja teksti tulee uudella muotoilulla kunnes muotoilukomento kytketään pois. Poiskytkentä tehdään toistamalla sama komento. Jälkikäteen muotoiltaessa teksti on ensin valittava, jonka jälkeen annetaan muotoilukomento. Tällöin komentoa ei tarvitse kytkeä erikseen pois päältä, koska se kohdistuu vain valittuun alueeseen. Merkkimuotoilu voidaan myös poistaa jälkikäteen valitsemalla alue ja antamalla muotoilukomento uudelleen. Joskus kappaleessa on myös useita muotoilukomentoja, jotka halutaan poistaa. Tällöin kukin muotoilu on poistettava erikseen. Viimekädessä merkkilajit ja -koot määrää käytettävä tulostin. Periaatteena on, että Windowssovelluksessa voi käyttää vain niitä fontteja, joita siitä voi tulostaa. Kirjoittimessa olevien fonttien lisäksi useiden Windows-sovellusohjelmien mukana toimitetaan useita fontteja. Merkkilaji ja -koko valitaan Muotoile -valikon komennolla Fontti... tai muotoiluriviltä. Muotoile -valikkoa käytettäessä avautuu valintaikkuna, josta halutut valinnat tehdään. Merkkilajin ja -koon voi valita myös muotoiluriviltä. Merkkilajia (fonttia) ja -kokoa voi vaihtaa aina halutessaan. Myös merkkimuotoilut (fontti-muotoilut) voi tehdä joko ennen kirjoittamista tai vasta kirjoittamisen jälkeen. Muotoilu on voimassa valitulla alueella tai tyhjässä asiakirjassa valintakohdasta eteenpäin. Merkkilajin ja koon voi vaihtaa muotoilurivin painikkeilla. 1. Valitaan muotoiltava teksti. Tyhjässä asiakirjassa muotoilu on voimassa määrittelykohdasta eteenpäin. 2. Valitaan muotoilutyökalurivin fonttiluettelosta haluttu fontti. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

19 3. Valitaan muotoilutyökalurivin fontin koko luettelosta haluttu Ctrl + fonttikoko. Jos luettelossa ei ole haluttua kokoa, voi sen kirjoittaa Alaindeksi. luetteloruutuun ja painetaan Enter. Kaikkiin fontin ominaisuuksiin päästään vaikuttamaan valintaikkunassa. 1. Valitaan muotoiltava teksti. 2. Anna komento Muotoile Fontti (Format Font) 3. Valitaan välilehti Fontti (Font). 4. Valitaan haluttu fontti luettelosta Fontti (font). 5. Kohdasta Koko (Size) valitaan haluttu fonttikoko. 6. Valitaan fontin ulkoasu kohdasta Fonttityyli (Font style). 7. Lopuksi napsautetaan OK. Merkkilajin ja -koon lisäksi voidaan valita erilaisia tekstin tehosteita. Valittavina ovat mm. yläindeksi, alaindeksi,, yliviivattu, KAPITEELIT (pienet isot kirjaimet), ISOT KIRJAIMET, alleviivaus ja piiloteksti. Piiloteksti ei tulostu paperille. Sen avulla voi kirjoittaa asiakirjaan omia huomautuksia. Piilotekstin näkyminen näytöllä voidaan valita muotoilurivin Näytä tai piilota -painikkeella tai komennolla Työkalut - Asetukset ja rastittamalla Näytä -välilehdestä kohta piiloteksti. Myös ala- ja yläindeksi valitaan samasta ikkunasta kuin merkkikoko ja tyylit. Samoin merkkiväli eli tiivistäminen ja harventaminen. Alaindeksin saa myös näppäinyhdistelmällä CTRL _ + (Ctrl - plus) ja yläindeksin näppäinyhdistelmällä CRTL - VAIHTO - +. Merkkilajien ja tyylien kanssa sietää olla varovainen. Liian monen erilaisen merkkilajin käyttö samassa asiakirjassa tai samalla sivulla huonontaa havainnollisuutta ja ulkoasua parantamisen sijasta. Ei kannata käyttää enempää kuin kahta merkkilajia samalla sivulla. Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus voidaan Fontti valintaikkunassa valita fontin tehosteeksi, mutta silloin kyseinen muotoilu on jatkuvasti voimassa eikä se ole tarkoituksenmukaista. Näillä muotoiluilla pyritään jonkin sanan tai tekstin osan korostamiseen, jolloin muotoilu on voimassa vain halutuissa paikoissa. Muotoilu voidaan tehdä muotoilurivin painikkeilla. Valitaan haluttu teksti. Napsautetaan työkaluriviltä lihavoinnin, kursivoinnin tai alleviivauksen painiketta. Sama kohde voidaan muotoilla näillä kaikillakin, mutta kukin muotoilu on tehtävä erikseen. Toki ne voidaan tehdä samalla valinnalla. Vastaavat näppäinyhdistelmät ovat Ctrl+B lihavointi, Ctrl+I kursivointi ja Ctrl+U allevii-vaus. Ctrl + Yläindeksi Mikäli nämä muotoilut halutaan poistaa, valitaan kyseinen alue ja painetaan uudestaan vastaavaa painiketta. Myös näppäinyhdistelmät toimivat. Vietäessä kursori muotoillulle alueelle näkyy muotoilu ko. painikkeessa siten, että painike on korostettu. Teknisesti kyseessä on uudelleen muotoilu, ei muotoilun poistaminen. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

20 Tekstin sisentäminen Tekstin sisentämisessä on kyse tekstin sijoittamisesta marginaaleista sisäänpäin. Wordissa voi sisentää rivin, kappaleen, valitun tekstin tai haluttaessa koko asiakirjan. Sisentää voi vasenta reunaa, oikeaa reunaa tai molempia. Kaikki sisennystavat löytyvät Muotoile-valikon Kappale-valintaikkunan sisennyskentästä, johon tarkka sisennysarvo kirjoitetaan tai valitaan arvo kentän oikeassa reunassa olevilla nuolilla. Ensimmäisen rivin ulosveto eli negatiivinen sisennys saadaan kirjoittamalla kohtaan Vasemmalle negatiivinen luku. Tällaista riippuvaa sisennystä voit käyttää, kun haluat kirjoittaa vasemmasta marginaalista alkavan väliotsikon ja aloittaa jostakin sarkainkohdasta alkavan tekstikappaleen. Käytännössä tämä tehdään siten, että annetaan komento Muotoile - Kappale ja avutuvasta ikkunasta valitaan kohta Mukautettu arvo Riippuva ja kohtaan Sisennys annetaan sarkainkohdan arvo (toinen sarkainkohta asiakirjastandardissa on 4.6 cm). Nopeimmin sisennys voidaan valita muotoilurivin sisennyspainikkeilla. Sisennettävä kappale valitaan sijoittamalla kohdistin kappaleen alkuun, loppuun tai tekstiin (ei tarvitse maalata) ja napsauttamalla sisennyspainiketta (oikea painike kuvassa) työkalurivillä. Jokainen painallus sisentää tekstiä sarkainkohdan kerrallaan. Muotoilurivillä on myös sisennyksen pienennyspainike (vasen painike kuvassa), joka pienentää sisennystä sarkainkohta kerrallaan. Tekstin voi sisentää myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+M. Jokainen painallus lisää sisennystä yhden sarkainkohdan. Sisennystä pienennettäessä vastaava näppäinyhdistelmä on Ctrl+Vaihto+M. Sisennys voidaan tehdä edellisten lisäksi myös viivaimelta. Viivaimen sisennyskolmioiden ja sisennysneliön avulla voi muuttaa sekä marginaaleja että sisennystä. Kaksoisnapsauttamalla yläviivainta (mielellään harmaata osaa, jotta ei samalla tapahdu ei toivottuja toimintoja) saat myös esiin Sivun asetukset -valintaikkunan. Kun haluat muuttaa marginaalia, vie hiiren osoitin viivaimen valkoisen ja tumman alueen rajalle siten, että kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Paina sen jälkeen hiiren vasen painike alas ja siirrä nuolta hiirellä vetäen. Vapauta hiiren painike, kun se on haluamallasi kohdalla. Haluttaessa säätää sisennystä viivaimella, käytetään sisennyskolmiota ja sisennysneliötä. Ylemmällä sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen ensimmäisen rivi. Alemmalla sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen muut rivit, eli ensimmäinen rivi ei sisenny (riippuva sisennys). Koko kappale sisennetään sisennysneliöllä. 1. rivin sisennyskohta. Ylempi sisennyskolmio Sisennysneliö Muiden rivien sisennyskohta. Alempi sisennyskolmio Oikean reunan sisennys Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

21 Rivi- ja kappalevälit Tekstikappaleeseen voidaan liittää kahdenlaista välistystä: riviväli ja kappaleväli. Riviväli on edellisen rivin peruslinjan etäisyys seuraavan rivin peruslinjaan. Oletusarvona on 1. Kappaleet erotetaan ylimääräisellä rivinvaihdolla (tyhjä rivi). Täsmällisempää määrittelyä tarvittaessa käytetään kappalevälimääritystä, näitä tapoja ei ku itenkaan saa käyttää yhdessä. Kappaleväli on kappaleen ylä- ja/tai alapuolelle lisättävä tila, jolla säädellään kappaleiden etäisyyttä toisistaan. Toiminnot valitaan Muotoile-valikon komennolla Kappale... (Sama valintaikkuna kuin leski/orporiveillä). Kohdasta Välit määritetään rivien ja kappaleiden välissä oleva tyhjä tila. Kohdasta Ennen määritetään kunkin valitun kappaleen ensimmäisen rivin yläpuolella oleva tyhjä tila. Halutun luvun voi kirjoittaa ruutuun tai valita luettelosta. Luvun on oltava positiivinen. Vastaavasti kohdasta Jälkeen määritetään kappaleen viimeisen rivin alapuolelle tuleva tyhjä tila. Riviväli määrittää tekstirivien väliin jäävän tyhjän tilan. Riviväli valitaan samasta valintaikkunasta kuin kappalevälikin. Riviväliin vaikuttavat kohdat Riviväli ja Mitta. Riviväli 1 määrittää kunkin rivivälin korkeimman rivillä olevan merkin mukaan. Riviväli muodostuu merkkien koosta ja ylimääräisestä tyhjästä tilasta, jonka ohjelma lisää käytetyn fontin mukaan. Valinnalla Vähintään kohdasta Riviväli määritetään rivivälin korkeus, jota ohjelma tarvittaessa suurentaa tilanteen mukaan (esimerkiksi yläindeksejä käytettäessä). Valinta Täsmälleen määrittää vakiokorkuisen rivivälin, jota ohjelma ei muuta. Tällöin saattaa käydä niin, että kaikki merkit eivät näy kokonaan. Sellaisessa tapauksessa rivivälin korkeutta on suurennettava tai valittava vaihtoehto Vähintään. Kohtaan Mitta kirjoitetaan haluttu riviväli. Jos merkit ovat korkeampia kuin vakiokorkeus, eivät merkit tulostu kokonaan. Vakiokorkuiselle riville määritetty arvo ei muutu. Määritä vakiokorkuisille rivivälille arvo, joka on vähintään yhtä suuri kuin rivin korkein merkki. Kohta Tasaus määrittää valitun tekstin tai kappaleen muun sisällön sijainnin suhteessa sisennysmerkkeihin. Jos teksti halutaan tasata vasempaan ja oikeaan reunaan, ei kappaleita saa sisentää. Valinta Vasen tasaa valitun tekstin vasempaan sisennykseen, Keskitetty keskittää tekstin vasemman ja oikean sisennysmerkin väliin. Oikea tasaa tekstin oikeaan sisennysmerkkiin ja Molemmat reunat tasaa tekstin vasempaan ja oikeaan sisennykseen. Kohta Esikatselu näyttää valittujen asetusten vaikutuksen tekstiin. Merkki- ja kappalemuotoilun kopioiminen Tekstin muotoiluja voi kopioida toisiin sanoihin, joihin halutaan sama muotoilu. Käytettäessä useita eri muotoiluja on helpompi muotoilla ensin yksi alue ja sitten kopioida muotoilut muihin alueisiin, kuin toistaa muotoilut joka kerta eri alueella. Tähän tarkoitukseen on käytettävissä työkaluriviltä löytyvä Muotoilusivellin. Muotoilusivellin kopioi valitun objektin tai tekstin muotoilun ja siirtää sen objektiin tai tekstiin, jota napsautetaan. Voit kopioida muotoilun useaan kohteeseen kaksoisnapsauttamalla Muotoilusivellin -painiketta ja valitsemalla sitten muotoiltavan kohteen. Kun muotoileminen on valmis, voit lopettaa muotoilusiveltimen käytön painamalla ESC-näppäintä tai -painiketta uudelleen. Toimi seuraavasti: 1. Teksti muotoillaan halutulla tavalla. 2. Valitaan muotoiltu teksti. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

22 3. Napsautetaan työkaluriviltä Muotoilusivellin painiketta. Jos halutaan muotoilu useaan kohteeseen, kaksoisnapsautetaan painiketta. 4. Hiiren osoitin muuttuu siveltimeksi. 5. Maalataan siveltimellä muotoiltava teksti. Sivellin saadaan pois käytöstä napsauttamalla painiketta uudelleen tai Esc painikkeella Muotoilujen palauttaminen oletusarvoihin Kaikki tyylistä poikkeavat merkkimuotoilut voidaan poistaa. 1. Valitaan teksti, josta muotoilut poistetaan. 2. Painetaan Ctrl+Välilyönti. ASIAKIRJAN MÄÄRITYKSET Sarkaimet Asiakirjan ulkoasua säätelevät monet seikat. Tyypillisiä ovat marginaalit, sarkainkohdat, sivuja paperikoko. Lisäksi tekstin tehosteilla voidaan korostaa sen osia. Asiakirjojen ulkoasusta on olemassa erilaisia standardeja, joita tietyissä yhteyksissä kannattaa käyttää. Paperikoko ja marginaalit Marginaali on paperin reunan ja paperille tulostettavan tekstin väliin jäävä tyhjä tila vasemmalla, oikealla, ylhäällä ja alhaalla. Marginaaleja voi asettaa suoraan näytöllä olevasta viivaimesta tai Tiedosto -valikon Sivun asetukset - komennolla. Myös esikatselutilassa voi muuttaa marginaaleja. Tiedosto -valikon Sivunasetukset... -komento tuo näytölle valintaikkunan, jonka välilehdestä Reunukset voi tehdä tarvittavat muutokset kaikille marginaaleille. Valintaikkunan Käyttöalue ruudusta valitaan koskeeko määritys koko asiakirjaa vai astuuko asetus voimaan kohdistimesta eteenpäin. Samasta ikkunasta valitaan myös paperikoko ja arkin suunta. Wordin oletuksena on A4-kokoinen pystyarkki. Kuvan ikkunassa valitaan marginaaleja, mutta valitsemalla välilehden Paperin koko, ilmaantuvat paperikoon määrittelyt valintaikkunaan. Samoin voit vaihtaa tulostussuuntaa. Sarkain-näppäin (TAB) sekä työkalurivin Sisennys-painike toimivat asetettujen sarkaimien mukaan. Sarkaimia on neljää tyyppiä: vasen, oikea, keskityssarkain sekä desimaalisarkain. Vasen kirjoittaa sarkainkohdasta lähtien oikealla, oikea tasaa tekstin oikean reunan sarkainkohtaan ja keski keskittää tekstin sarkainkohdan molemmille puolille. Desimaali asettaa sarkainkohtaan kirjoitettujen desimaalilukujen desimaalipilkut alakkain. Vasen sarkain Keskittävä sarkain Oikea sarkain Desimaalisarkain Palkkisarkain Sarkaimet asetetaan Muotoile-valikon komennolla Sarkaimet... Komento tuo näytölle valintaikkunan, josta valinnat tehdään. Oletussarkain on Wordissa 2,3 cm, mikä vastaa asiakirjastandardin arvoa. Oletussarkaimet näkyvät viivaimessa pieninä pisteinä viivaimen alalaidassa. Oletussarkaimet määritellään Oletussarkaimet-ruudussa. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

23 Sarkainkohta-kenttään kirjoitetaan sarkainkohdan arvo ja Tasaus-kentästä valitaan sarkain-tyyppi. Täytemerkkikentästä valitaan täytemerkki, jos sellaisen halutaan tulostuvan sarkain-kohdan eteen. Määritetty sarkain lisätään klikkaamalla Aseta-painiketta. Kun kaikki tarvittavat sarkainkohdat on määritelty, napsautetaan lopuksi OKpainiketta. Sarkaimet poistetaan Tyhjennä-painikkeella, jolloin poistuu valittu sarkain tai Tyhjennä kaikki-painikkeella, jolloin poistuvat kaikki sarkaimet. Nämä komennot eivät vaikuta oletussarkaimiin. Viivaimen käyttö sarkainten asettamiseen Sarkaimet voi asettaa myös suoraan vaakaviivaimesta valitsemalla viivaimen vasemmasta päästä sarkaintyypin napsauttamalla painiketta niin monta kertaa, että haluttu sarkaintyyppi on esillä. Sen jälkeen napsautetaan haluttu kohtaa viivaimen asteikolla ja valinnan mukainen sarkain ilmestyy ko. kohtaan. Toistetaan kunnes tarvittavat sarkaimet ovat paikallaan. Sarkainkohtaa voi siirtää hiirellä vetämällä. Viivaimelle itse asetettu sarkainkohta mitätöi kaikki sen vasemmalla puolella olleet oletussarkaimet. Sarkaimen voi poistaa vetämällä sen ulos viivaimesta. Sarkainkohtiin kirjoittaminen Luetteloa (taulukkoa) kirjoitetaan painamalla Sarkain (tabulaattori) näppäintä aina kun halutaan siirtyä seuraavan sarkaimen kohdalle. Ilman Sarkain näppäintä sarkaimet eivät vaikuta mitenkään, kirjoitus etene normaalisti marginaalien välissä. Luetteloa kirjoitettaessa rivin lopussa painetaan Enter painiketta, joka tekee kappaleenvaihdon tai Vaihto+Enter, joka tekee rivinvaihdon. Kumpaa käytetään, riippuu siitä, miten luetteloa halutaan käsitellä. 1. Kirjoitetaan luettelon ensimmäinen teksti tai luku. 2. Painetaan Sarkain näppäintä. 3. Kirjoitetaan seuraava teksti tai luku. 4. Toistetaan kohtia 2 ja 3, kunnes ensimmäinen rivi on kirjoitettu. 5. Jos rivistä halutaan oma kappale, painetaan rivin lopussa Enter. Tästä seuraa, että sarkaimia voi muuttaa tarvittaessa rivikohtaisesti. Rivinvaihto tehdään painamalla rivin lopussa Vaihto+Enter. 6. Seuraavat rivit kirjoitetaan samalla tavoin kuin ensimmäinenkin. Mikäli haluat nähdä sarkaimet, kappalemerkit ja rivinvaihdot, napsauta työkalurivin Näytä tai piilota painiketta. Halutessasi poistaa välistä yhden sarakkeen tai muotoilla sen eri tavalla, voit valita pystysuoran alueen pitämällä pohjassa Alt näppäimen samalla kun hiirellä vedetään haluttu sarake. Sarkainkohtien muuttaminen Halutessasi muuttaa kerralla useamman kappaleen sarkaimia, täytyy kappaleet aina ensin valita. Jos luettelo on tehty käyttäen rivinvaihtoa rivin lopussa (Vaihto+Enter) riittää, että kohdistin on luettelossa. Kappaleen sarkainasetukset näkyvät viivaimella, kun kohdistin on kappaleessa. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

24 Viivaimelta sarkaimia muutetaan vetämällä hiirellä sarkain haluttuun kohtaan. Tyhjässä asiakirjassa asetus on voimassa siirtokohdasta eteenpäin. Tyhjä tarkoittaa tässä myös tilannetta, jossa toimenpide tehdään asiakirjassa olevan tekstin jälkeen. Mikäli sarkaimia halutaan muuttaa olemassa olevassa tekstissä, on ensin valittava teksti, johon muutos kohdistuu. Ellei mitään valintaa tehdä, kohdistuu muutos siihen riviin, jossa kohdistin on. Sarkaimien muuttaminen viivaimelta on tehokasta ja yksinkertaista, mutta muutokset voi tehdä myös valintaikkunassa. 1. Valitaan alue, jonka sarkaimia muutetaan. 2. Annetaan komento Muotoile Sarkaimet (Format Tabs ). Sarkainten valintaikkuna avautuu myös kaksoisnapsauttamalla johonkin viivaimella olevaan sarkainmerkkiin. 3. Määritetään uuden sarkaimen sijoituskohta Sarkainkohta (Tab stop position) ruutuun. 4. Määritetään sarkaimen tyyppi kohdasta Tasaaminen (Aligment). 5. Napsautetaan Aseta (Set)-painiketta. 6. Valitaan poistettava sarkainkohta luettelosta. 7. Napsautetaan painiketta Tyhjennä (Clear). 8. Lopuksi napsautetaan OK. Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Luettelomerkkejä käytetään luetteloissa, joissa on jokin merkki luettelomerkkinä. Teknisesti luettelomerkki voi olla mikä hyvänsä merkki, usein sellaisena käytetään viivaa, pistettä tai neliötä. Nopea tapa luettelomerkkien käyttöön on napsauttaa luettelomerkkipainiketta muotoilu-riviltä. Valikkokomennolla luettelomerkit saadaan seuraavasti: 1. Siirretään kohdistin paikkaan, josta luettelo alkaa. 2. Annetaan komento Muotoile Luettelomerkit ja numerointi (Format Bullets and Numbering ). 3. Valitaan luettelomerkki ja napsautetaan OK. 4. Kirjoitetaan ensimmäinen kohta ja painetaan Enter. Ohjelma antaa uuden luettelomerkin jokaisen Enterin painalluksen jälkeen. 5. Kirjoitetaan seuraavat kohdat samalla tavalla. 6. Painetaan viimeisen kohdan jälkeen Enter. 7. Lopetetaan luettelo napsauttamalla luettelomerkin painiketta tai painetaan Enter. Luettelon voi lopettaa myös painamalla Askelpalautinta kunnes kohdistin on oikeassa paikassa. Tämä toiminto on käytettävissä vain sillä edellytyksellä, että ohjelman asetuksista on valit- Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

25 tu kohta Sarkaimet ja askelpalautin asettavat vasemman sisennyksen (Tabs and backspace set left indent). Luettelomerkit automaattimuotoilulla Luettelomerkin saa myös automaattisesti yksinkertaisesti syöttämällä merkin (*, - tai >) ja painamalla välilyönti näppäintä sekä kirjoittamalla ensimmäinen kohta. Tämän jälkeen toimitaan kuten edellä. Luettelomerkkinä on nyt syöttämäsi merkki. Luettelomerkkien poistaminen Luettelomerkit saa poistettua napsauttamalla luettelomerkkipainiketta, kun koko luettelo on valittuna. Luettelon mukauttaminen Numeroitu luettelo Luettelon lajittelu Tarvittaessa merkkien tyyppiä, fonttia ja kokoa sekä sisennystä ja muita asetuksia voi muuttaa. Luettelomerkkinä voi käyttää myös kuvaa. Luettelomerkit painikkeella saadaan luettelo, jonka merkkinä on asiakirjan mallin mukainen tai viimeksi käytetty merkki. Mukautettuja asetuksia voi käyttää uuteen luetteloon tai yhtä hyvin niillä voi muotoilla olemassa olevan luettelon. Luetteloa mukautetaan antamalla komento Muotoile Luettelomerkit ja numerointi (Format Bullets and Numbering ). Numeroidussa luettelossa toimii juokseva numerointi automaattisesti. Luetteloon voi lisätä tai poistaa kohtia jälkikäteen ja numerot päivittyvät automaattisesti. Numeroinnin voi lisätä kokonaan myös vasta luettelon kirjoittamisen jälkeen. Numeroitua luetteloa käytetään ja mukautetaan kuten luettelomerkkejäkin. Mukautus tapahtuu samalla komennolla ja samasta ikkunasta omasta välilehdestään. Luettelon voi lajitella aakkosjärjestykseen. Hyödyllinen toiminto vaikkapa nimiluettelossa. Toimitaan seuraavasti: 1. Valitaan lajiteltava luettelo. 2. Annetaan komento Taulukko Lajittele (Table Sort ). 3. Valitaan kohdasta Luettelossa (My list has), onko luettelossa otsikkorivi (Header row) vai ei (No header row). 4. Valitaan kohdasta Lajitteluperuste (Sort by) lajitteluperuste. Tarvittaessa voi luettelon (Paragraphs) sijasta valita jonkin kentä (Field). 5. Valitaan lajiteltavan tiedon tyyppi Tyyppi (Type) kohdasta. 6. Määritetään lajitteluperusteeksi Nouseva (Ascending) tai Laskeva (Descending). 7. Määritetään mahdolliset seuraavat lajitteluperusteet kohtiin 2. ja 3. lajitteluperuste (Then by). Lopuksi napsautetaan OK. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

26 ASIAKIRJAN VIIMEISTELY Sivunumerot Ylä- ja alatunniste Sivunumerot lisätään asiakirjaan valikosta Lisää kohdasta Sivunumerot. Näyttöön tulee valintaikkuna, josta valitaan sivunumeroiden tulostuskohta ikkunan Sijainti-luettelosta ja määritellään sivunumeroiden tasauskohta Tasaus-luettelosta. Normaalisti sivunumerot ovat muotoa 1. 2, 3 eli arabialainen numerointi, mutta ne voivat olla myös roomalaisia tai kirjaimia. Muoto valitaan painamalla Muoto-painiketta, josta avautuu valintaikkuna. Sivunumerot voi lisätä myös Näytä - Ylä- ja alatunniste-komennolla. Mene ylä-/alatunnisteeseen, johon haluat sivunumerot lisätä, siirrä kohdistin haluttuun sivunumeron kohtaan ja klikkaa valintapalkin sivunumeropainiketta. Sivunumerot voi poistaa vain komennolla Näytä - Ylä- ja alatunniste. Normaalinäytössä sivunumerot näkyvät tilarivillä, mutta eivät työarkilla. Työarkilla sivumerot saa näkyviin asettelunäkymässä tai esikatselumuodossa. Ylä- ja alatunniste on teksti, sivunumero, kuva tai niiden yhdistelmä, joka toistuu asiakirjan tai lohkon kaikilla sivuilla. Asiakirjan tai lohkon ensimmäisen sivun tunnisteet voivat poiketa muiden sivujen tunnisteista, samoin parillisten ja parittomien sivujen. Ylä- ja alatunnisteita voi käsitellä kuten muutakin tekstiä. Ylä- ja alatunnisteet lisätään seuraavasti: Näytä valikosta valitaan komento Ylä- ja alatunniste..., näytölle tule valintapalkki, josta valinnat tehdään. On hyvä, jos näyttö on Asettelu näkymässä, kun Ylä- ja alatunnisteiden teko aloitetaan. Tekemisen voi aloitta Normaali näkymässäkin, mutta ohjelma vaihtaa joka tapauksessa Asettelu näkymään. Valintapalkin toiminnot vasemmalta oikealle ovat: Lisää automaattinen teksti, sivunumero, lisää sivumäärä, muotoile sivunumerot, lisää päivämäärä, lisää aika, sivun asetukset, näytä tai piilota asiakirjan teksti, sama kuin edellinen, siirry ylä- tai alatunnisteeseen, näytä edellinen, näytä seuraava, Sulje sulkee valintapalkin ja palataan asiakirjan tekstiin. Ylä- ja alatunnisteen ympärillä on katkoviiva (ei tulostu). Näytä tai piilota-painikkeella saa asiakirjassa olevan tekstin näyttöön tai piiloon. Näkyessäänkin teksti on himmennetty, eikä sitä voi muokata. Kun komento on annettu, kursori on valmiina ylä- ja alatunnisteen alussa ja voit kirjoittaa haluamasi tekstin. Sivunumeron saa ko. painikkeesta, samoin päivämäärän ja kellonajan. Jos kirjoitat ne näppäimistöltä, toistuvat ne samana joka sivulla. Sivun asetukset -painikkeesta avautuu Sivun asetukset -valintaikkuna. Jos halutaan erilaiset tunnisteet parillisille ja parittomille sivuille tai erilainen tunniste ensimmäiselle sivulle, tehdään valinta Sivun asetukset -ikkunan kohdasta Sivun asettelu. Parillisen/parittoman sivun tunnisteet tehdään ao. sivuilta. Tehtyjä tunnuksia voidaan tarkastella vuorotellen Näytä edellinen/seuraava -painikkeilla. Tunnisteet eivät näy normaalissa näyttötilassa. Ne saa näkyviin ja muokattavaksi kuten niitä tehtäessäkin. Tunnisteet saa näkyviin myös Tiedostovalikon komennolla Esikatsele. Asettelunäkymässä tunnisteet näkyvät harmaana. Tällöin niitä pääsee muokkaamaan myös kaksoisnapsauttamalla tunnisteeseen. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

27 Päivämäärä ja aika Päivämäärä ja aika voidaan lisätä tunnisteeseen tai mihin hyvänsä kohtaan asiakirjaa. Päivämäärä ja aika ovat joko päivittyviä tai pysyviä. Päivittyvä päiväys on aina se päivä, jona tiedosto avataan. Pysyvä päiväys ei muutu, se pysyy aina samana. Ylä- ja alatunniste valintapalkissa on painikkeet sekä päivämäärän että ajan lisäämiseksi. Näillä painikkeilla luotuna päiväys on aina päivittyvä. Valintapalkin painikkeilla päiväyksen saa kuitenkin vain tunnisteeseen. Mikäli päiväys halutaan varsinaiseen tekstiin, viedään kursori paikkaan, johon päiväys halutaan ja annetaan komento Lisää Päivämäärä ja aika. Avautuvasta valintaikkunasta päästään valitsemaan päiväyksen muoto. Mikäli päiväyksestä halutaan päivittyvä, on vielä valittava kohta Päivitä automaattisesti. Tämä komento on käytettävissä myös tunnisteita tehtäessä. Päiväysten muodon kanssa on oltava tarkkana, sillä läheskään aina ei ole asiallista käyttää päivittyvää päiväystä. Hyvänä esimerkkinä ovat erilaiset sopimukset tai vaikkapa pöytäkirjat. OIKOLUKU JA TAVUTUS Oikeinkirjoituksen tarkistuksen avulla asiakirjan tekstistä saadaan korjattua kirjoitusvirheet. Korjaus koskee todellakin kirjoitusvirheitä. Sinänsä oikein kirjoitettua sanaa, joka on asiayhteydeltään väärässä paikassa, ei tämän toiminnon avulla kyetä tunnistamaan. Oikoluvun voi tehdä eri tavoilla: oikoluetaan valmis teksti joko manuaalisesti tai automaattisesti tai oikoluetaan tekstiä suoraan kirjoitettaessa. Oikeinkirjoituksen tarkistaminen kirjoitettaessa Oikoluettaessa tekstiä suoraan kirjoitettaessa korostuvat virheelliset sanat punaisella aaltoviivalla. Oikeinkirjoituksen tarkistuksen voi kuitenkin ottaa pois päältä, jolloin korostuksia ei näy. Jatkuvan tarkistuksen merkkinä on tilarivillä näkyvä kirjasymboli. 1. Kirjoitetaan tekstiä. Virheellisesti kirjoitetut sanat korostuvat punaisella aaltoviivalla, kun painetaan sanan jälkeen esimerkiksi Välilyönti-näppäintä tai pisteen ja kappaleen jälkeen. 2. Viedään hiiren osoitin korostetun sanan päälle ja napsautetaan kakkospainikkeella (avataan pikavalikko). 3. Valitaan pikavalikosta sanan oikea muoto. Jos sana oli kirjoitettu oikein, sen voi lisätä sanastoon Lisää valinnalla. Valinnalla Ohita kaikki (Ignore All) voi hypätä sanan yli ja ohjelma ei korosta asiakirjassa samalla tavalla kirjoitettuja sanoja. Automaattinen korjaus (AutoCorrect) valinnalla ohjelma korjaa samalla tavalla kirjoitetut sanat jatkossa automaattisesti. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

28 Kirjoitusvirheen voi korjata myös poistamalla virheelliset merkit ja kirjoittamalla oikeat tilalle oikeat merkit. Tällöin kuitenkin menetetään oikolukutoiminnon tarjoamat mahdollisuudet. Oikeinkirjoituksen tarkistus jälkikäteen Oikoluvun voi tarkistaa myös jälkikäteen kaiken tekstin tultua kirjoitettua. Tällöin oikolukutoiminto avautuu erilliseen ikkunaan. Oikoluku alkaa tekstikohdistimen paikasta. Jos kohdistin on muualla kuin asiakirjan alussa, oikoluku alkaa kohdistimen paikasta ja jatkuu asiakirjan loppuun. Kun asiakirjan loppu on saavutettu, oikoluku jatkuu asiakirjan alusta aina oikoluvun aloituskohtaan saakka. Oikoluvun voi siis aloittaa mistä kohtaa hyvänsä, mutta luontevinta se on aloittaa asiakirjan alusta. Voidaan oikolukea myös tietty alue valitsemalla ensin oikoluettava alue. Automaattiset korjaukset 1. Viedään kohdistin paikkaan, josta eteenpäin teksti tarkistetaan. 2. Annetaan komento Työkalut Kieliasun tarkistus tai napsautetaan työkalurivin painiketta Kieliasun tarkistus. 3. Virheellinen sana näkyy kohdassa Ei ole sanastossa (Not in Dictonary). 4. Valitaan oikea muoto luettelosta Ehdotukset (Suggestions). Ellei oikeata muotoa löydy luettelosta, korjataan sana kohtaan Ei ole sanastossa (Not in Dictonary). 5. Napsautetaan Muuta (Change), joka korjaa kyseisen sanan tai Muuta kaikki (Change All), joka korjaa kaikki kyseiset sanat asiakirjasta. Oikein kirjoitetun sanan voi lisätä sanastoon napsauttamalla Lisää (Add) painiketta. Napsauttamalla Autom. korjaus (AutoCorrect) painiketta sana lisätään automaattikorjausten luetteloon. 6. Tarkistuksen voi keskeyttää napsauttamalla Peruuta (Cancel) painiketta. Kun tarkistus on päättynyt, ohjelma ilmoittaa siitä. Automaattinen teksti on itse asiassa tallennuspaikka teksteille ja grafiikalle, joita halutaan käyttää uudelleen, esimerkiksi usein käytetylle osoitteelle, sopimuksen vakiolauseelle tai muistioiden pitkälle postituslistalle. Jokainen teksti- ja grafiikkakokonaisuus tallennetaan automaattiseksi tekstiksi ja sille annetaan oma nimi. 1. Annetaan komento Työkalut Automaattisen korjauksen asetukset (Tools AutoCorrect Options).. 2. Valitaan välilehti Automaattinen korjaus (AutoCorrect). 3. Merkitään automaattisesti korjattavat asiat. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

29 4. Napsautetaan Poikkeukset (Exceptions ), jos halutaan muuttaa poikkeusten luetteloa. Poikkeuksia ovat esimerkiksi pisteeseen päättyvät lyhenteet, joiden jälkeen sanaa ei aloiteta isolla kirjaimella. 5. Lopuksi napsautetaan OK. Word pyrkii täydentämään automaattisia tekstejä heti, kun se kirjoitetun tekstin alkumerkkien perusteella pystyy päättelemään, mistä tekstistä saattaisi olla kyse. Samalla tavalla ohjelma täydentää mm. päivämääriä. Tarkista, että automaattisten tekstien valintaikkunassa kohta Näytä loppuvihje Automaattisissa teksteissä ja päivämäärissä (Show AutoComplete tip for AutoText and dates) on merkittynä. Tällöin täydennysvihje näkyy. Valinta löytyy välilehdestä Automaattinen teksti. Automaattisen tekstin käyttäminen on vaivatonta. Kun aloitat automaattisen tekstin kirjoittamisen, ilmestyy näyttöön vihjeruutu. Tavuttaminen Kun vihjeruutu ilmestyy, teksti hyväksytään painamalla Enter, Sarkain (tabulaattori) tai F3. Jos täydennystoiminto halutaan hylätäm jatketaan vain kirjoittamista. Toimintoa kannattaa hyödyntää vaikkapa tiettyjen yhteen tai erikseen kirjoitettavien sanojen osalta: muistatko varmasti, kumpi on oikein, eteenpäin vai eteen päin (eteenpäin on oikea muoto). Näitä voi itse lisätä välilehdessä Automaattinen korjaus (AutoCorrect). Kirjoitetaan kohtaan Korvattava virheellinen muoto ja kohtaan Korvaava oikea muoto. Tämän jälkeen ei tarvitse muistella ko. sanan oikeinkirjoitusta, ohjelma pitää siitä huolen. Teksti voidaan tavuttaa kirjoitettaessa, mutta se voidaan tehdä myös vasta tekstin tultua valmiiksi. Tekstiä ei tarvitse tavuttamista varten valita, riittää, että osoitin on tekstissä. Tavuttaminen tapahtuu kohdistimesta eteenpäin. Jos kursori ei ollut tekstin alussa, mikä on suositeltavaa, etenee tavutus asiakirjan loppuun, josta tavutus siirtyy asiakirjan alkuun ja päättyy kohdistimen kohtaan eli koko asiakirja tulee tavutetuksi. Jos tavutetaan vain osa tekstiä, on tavutettava alue valittava. Word tavuttaa tekstiä voimassaolevan kielen asetuksen mukaisesti: suomea tavutetaan suomen tavutussääntöjen mukaisesti, englantia englannin sääntöjen mukaisesti jne. Tavutus aloitetaan komennolla Työkalut - Kieli - Tavutus. Näytölle tulee tavutuksen valintaikkuna. Valintaikkunassa on kaksi valintaruutua, joista valitaan halutaanko automaattinen tavutus ja tavutetaanko myös isolla kirjoitetut sanat. Valintaikkunassa voi myös muuttaa tavutusalueen leveyttä (oletusarvo toimii yleensä hyvin) ja rajoittaa peräkkäisillä riveillä tapahtuvien tavutusten määrää (suomenkielisessä tekstissä rajoitusta ei yleensä käytetä). Tavutusalue on alue rivin lopussa, jolta Word etsii tavuviivan paikan. Jos haluaa oikean reunan tasaisemmaksi (= enemmän tavuviivoja), tavutusvyöhyke asetetaan pienemmäksi ja jos haluaa vähemmän tavuviivoja, asetetaan tavutusvyöhyke suuremmaksi, jolloin myös oikea reuna on epätasaisempi. Katsotaan ensin manuaalinen tavutus, joka valitaan painikkeesta Manuaalinen... Tällöin päästään tarkistamaan jokaisen tavutuksen oikeellisuus. Jokainen tavutus on myös vahvistettava. Tavuviivan paikkaa voi siirtää ja vahvistaa tavutuksen vasta sitten. Koko tavutuksen ajan näytöllä on valintaikkuna, josta valitaan Kyllä, jos tavutus on oikein. Jos haluat muuttaa tavutuskohtaa, siirrä vilkkuva kohdistin haluamaasi kohtaan ja paina Kyllä. Pystysuora pisteviiva on merkkinä, että sen oikealle puolelle ei tavutusta voi tehdä. Jos et halua tavuttaa kyseistä kohtaa lainkaan, paina Ei. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

30 Erilaiset tavuviivat Jos valitset automaattisen tavutuksen, ei mitään valintaikkunaa ilmaannu, eikä tavutukseen voi vaikuttaa. Word osaa suomenkielisen tavutuksen kyllä varsin hyvin, joten varsinkin pitkissä teksteissä automaattitavutuksen käyttö on perusteltua. Valitsemalla automaattisen tavutuksen ennen kuin asiakirjaan on kirjoitettu mitään, ohjelma tavuttaa automaattisesti sitä mukaa kun kirjoitetaan ja tällöin tavutuksen oikeellisuuteen voi vaikuttaa antamalla tavutusvihjeitä. Tavutus perustuu tarkistussanastoon, ohjelma ei ymmärrä lukemaansa. Tavutus saattaa siis tehdä virheitä, jotka on korjattava nk. tavutusvihjeen käytöllä. Tavutusvihje annetaan syöttämällä näppäimistöltä Ctrl-tavuviiva tavutuskohtaan. Tavutus vihje toimii kuten automaattinen tavutuskin, ts. häviää kun sitä ei tarvita (esim. tekstiin tehtyjen uutosten vuoksi sana siirtyy rivin lopusta muuhun kohtaan). Tavutusvihjeen saa Ctrl - näkymään näytöllä työkalurivin painikkeella Näytä/Piilota. Ehkä käyttökelpoisin tapa on tavuttaa kirjoitettaessa. Kytketään automaattitavutus päälle tyhjässä asiakirjassa. Nyt ohjelma tavuttaa kirjoitettaessa ja tällöin pääsee myös automaattitavutuksessa korjaamaan mahdolliset tavutusvirheet. Wordissa voidaan käyttää kolmenlaisia tavuviivoja: Tavallinen (kova) - käytetään sanoissa, joihin tavuviiva kuuluu riippumatta siitä joutuuko se tavutus-vyöhykkeelle esim. linja-auto, osa-aika Tavutusvihje Yhdysviiva Kiinteä välilyönti Ctrl - Ctrl - Ctrl (välilyönti) esim. kynsi-lakka, jolloin ohjelma tavuttaa sanan yhdysosien välistä, mikäli se joutuu tavutusvyöhykkeelle esim. Anna-Maija tai -15 o C, jolloin ohjelma ei tavuta sanoja, vaan katkaisee yhdysosan välistä tai siirtää viivan sanan mukana kiinteä välilyönti estää jakamasta sanoja niiden välistä, esim mk, jolloin ohjelma pitää sekä luvun että laadun aina samalla rivillä. Käytetään esim. puhelinnumeroissa, luvuissa, joissa tuhaterottimena on välilyönti yms. MUOTOILUTYYLIT Samaan asiakirjaan, jopa yhteen kappaleeseen voi liittää erilaisia määrityksiä: merkkikoko ja -laji, sisennys yms. paljonkin. Ne voi tietysti tehdä joka kerta erikseen, mutta kun määrityksiä on paljon, se on hidasta ja hankalaa. Asiaa helpottaa tyylien ja asiakirjamallien käyttö. Tyyli sisältää kaikki määrätyn kappaleen ulkoasuun kuuluvat määritykset ja koko kappale voidaan muotoilla kerralla. Wordissa on valmiina joitakin tyylejä. Tyyliluettelon saa esiin napsauttamalla muotoilurivin vasemmassa olevan ruudun oikeassa reunassa olevaan nuolta. Wordin vakiotyylit ovat : Otsikko1, Otsikko 2, Otsikko 3 ja Normaali. Nämä sisältyvät asiakirjapohjaan Normal.dot. Kun Wordiin avataan uusi asiakirja, se perustuu Normal.dot -asiakirjapohjaan ellei muuta valita. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

31 Normal.dot asiakirjapohjaan perustuvat kaikki asiakirjat, jotka aloitetaan avaamalla ne vakiotyökalurivin Uusi -painikkeella. Tyyliä käytetään viemällä kohdistin kappaleeseen, johon tyyli halutaan ja avaamalla muotoilurivin tyyliluettelo ja valitsemalla sieltä haluttu tyyli. Mitään tyyliä ei sinänsä ole pakko käyttää, ne vain helpottavat työtä. Otsikkotyylit ovat sikäli tärkeitä, että niitä on käytettävä, mikäli haluaa ohjelman tekevän sisällysluettelon. Muotoilutyylejä on kahdenlaisia. Tavallisimmat tyylit ovat kappalemuotoilutyylejä. Näihin tyyleihin voi sisältyä sekä merkki- että kappalemäärityksiä. Merkkimuotoilutyylissä sen sijaan voi olla vain merkkimäärityksiä. Tällainen tyyli on hyvin käyttökelpoinen, jos vaihdat tekstissäsi usein fonttia ja merkkikokoa. Muotoilutyylin muuttaminen Uuden tyylin luominen Nopein tapa luoda uusi kappaletyyli on muotoilla kappale esimerkiksi muotoilutyökalurivin välineillä, valita näin muotoiltu kappale sekä luoda valitun tekstin muotoiluun ja muihin ominaisuuksiin perustuva uusi tyyli. Se tapahtuu seuraavasti: Valitse teksti, jonka muotoiluun haluat uuden tyylin perustuvan ja napsauta Tyyli-ruutua. Luo uudelle tyylille nimi kirjoittamalla se vanhan tyylin nimen tilalle. Lopuksi painetaan vielä Enter. Tässä käsitellään sekä kappale- että fonttityylien luominen. Erona näiden kahden eri tyypin luonnissa on ainoastaan se, että fonttityyliin voidaan määritellä vain tietyn tyyppisiä, fonteille ja merkeille mahdollisia muotoiluja. Uuden tyylin luotuasi voit käyttää sitä heti asiakirjan muotoiluun. Käyttäjän itse luomien ja Wordin mukana toimitettavien tyylien käytössä ei ole mitään eroa. Jos vanhoissa asiakirjoissa on käytetty samannimistä tyyliä, tehdyt muutokset eivät vaikuta tähän tyyliin. Sama koskee myös Normaali-tyyliä. Uusi tyyli tehdään seuraavasti: Valitaan Muotoile Tyylit ja muotoilut (Format - Style...) ja napsautetaan avautuvasta Tyylit ja muotoilut tehtäväruudusta painiketta Uusi tyyli (New Style). Näytölle avautuu Uusi tyyli-valintaikkuna. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

32 Kirjoita ruutuun Nimi: (Name:) tyylille nimi. Nimessä sallittuja merkkejä ovat kaikki kirjaimet ja numerot, välimerkit, välilyönti sekä kaikki näppäimistöltä löytyvät erikoismerkit lukuun ottamatta kenoviivaa ( \ ). Kohdassa Käyttökohde (Style type) määritellään, tuleeko tyylistä kappale- vai fonttityyli. Kohdassa Seuraavan kappaleen tyyli: (Style for Following Para-graph:) valitaan, mitä tyyliä seuraava tekstikappale noudattaa. Asetus ei ole käytettävissä fonttityyleissä. Asetus vaikuttaa käytännössä siihen, mikä tyyli tulee käyttöön, kun luotavalla uudella tyylillä muotoillun kappaleen lopussa painetaan Enter-näppäintä ja siirrytään seuraavaan kappaleeseen. Ruudussa Tyylin lähde: (Based On:) valitaan tyyli, johon uusi tyyli perustuu. Yleensä uusi tyyli kannattaa perustaa jonkin vanhan tyylin pohjalle. Näin ei tarvitsee muuttaa kuin, ne uuden tyylin ominaisuudet, jotka ovat erilaiset kuin pohjana olevassa tyylissä. Oletusarvoisesti uusi tyyli perustuu tyyliin, joka on voimassa kappaleessa, jossa kohdistin oli kun avattiin Tyyli-valintaikkunan. Mikäli halutaan lisätä tyyli asiakirjamalliin, joka on käytössä nykyisessä asiakirjassa, lisätään valintamerkki ruutuun Lisää malliin (Add to Template). Oletusarvoisesti asiakirjassa on käytössä malli Normal.dot. Nyt tyyli on automaattisesti käytettävissä kaikissa tämän jälkeen luotavissa asiakirjoissa, jotka noudattavat tätä mallia. Jos et lisää ruutuun valintamerkkiä, Word tallentaa tyylin sen asiakirjan mukana, jossa se on luotu, ja siksi luotu tyyli on käytettävissä vain ko. asiakirjassa. Uusi tyyli -valintaikkunan alaosassa olevalla Muotoilu kohdassa voi valita yleisimmät fontteihin ja kappalemäärityksiin liittyvät muotoilut. Kaikki muotoilut löytyvät Muotoilu-painikkeen napsautuksella avautuvasta valikosta. Tee valitsemasi muotoilutyypin valintaikkunassa (ikkunat ovat samoja, jotka avautuvat samalla komennolla valikkorivin valikoista) tarvittavat muutokset ja hyväksy ne napsauttamalla OK painiketta. Kun kaikki uuden tyylin asetukset on tehty, napsauta OK painiketta ja sen jälkeen painiketta Sulje (Close). Uusi tyyli on tämän jälkeen käytettävissä kuten Wordin omatkin tyylit. Muotoilutyylin muokkaaminen ja poistaminen Muotoilutyyliä voi muokata napsauttamalla tehtäväruudussa haluttua tyyliä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla avautuvasta pikavalikolla komento Muokkaa tyyliä Avautuvasta valintaikkunasta tyyliä pääsee muokkaamaan kuten sitä muokataan tyyliä luotaessakin. Ikkuna on sama, mutta nimi Muokkaa tyyliä. Tyyli poistetaan antamalla komento Poista... Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

33 TAULUKOT Taulukon luominen Tekstiä voi kirjoittaa taulukkomuotoon, jolloin yhteen kuuluvat tekstit pysyvät samalla kohdalla. Taulukoiden avulla voi luoda myös lomakepohjia, sillä taulukossa on helppo jakaa ja yhdistää soluja. Taulukon ja sarakkeiden leveyttä, rivikorkeutta sekä taulukon muotoiluja voi muuttaa tarpeen mukaan. Taulukkoa luotaessa määritetään sarakkeiden ja rivien määrä. Niitä on myös helppo lisätä ja poistaa tarpeen mukaan. Taulukkoa voidaan myös käyttää sarkainten asemasta esimerkiksi erilaisia luetteloita tehtäessä. Jo toimenpiteen nimikin taulukointi viittaa toimenpiteiden vaihtoehtoisuuteen. Taulukoita voidaan luoda useilla tavoilla. Taulukon sisään voidaan myös lisätä toinen taulukko. Taulukot muodostuvat soluista, joista syntyy vaakasuunnassa rivejä ja pystysuunnassa sarakkeita. Taulukko voi sisältää tekstiä, lukuja ja kuvia. Taulukkoja käytetään myös yhdistämistoiminnossa tietolähteenä ja palstoituksessa rinnakkaisten palstojen tekemiseen. Wordissa on kehittyneet taulukko-ominaisuudet, joita voi käyttää kaiken em. lisäksi myös laskentaan ja asiakirjan muotoiluun. Usein on näppärämpää käyttää taulukkoa kuin sarkaimia. Nopein tapa tehdä taulukko on käyttää työkalurivin Lisää taulukko -painiketta. Näytölle tulee kuvan ikkuna, josta voidaan valita rivien ja sarakkeiden määrä. Taulukko ilmaantuu näytölle kohdistimesta alkaen. Toinen tapa lisätä taulukko on antaa komento Taulukko Lisää - Taulukko. Avautuvassa ikkunassa määritellään sarakkeiden ja rivien määrä. Voit halutessasi myös määritellä sarakeleveyden jo tässä vaiheessa. Luontitavasta riippumatta rivien ja sarakkeiden määrää ei tarvitse määritellä lopullisesti taulukkoa luotaessa, koska niiden lisääminen ja poistaminen on helppoa. Kolmas ja varsin yksityiskohtainen tapa tehdä taulukko on antaa komento Taulukko - Piirrä taulukko. Näytölle avautuu Taulukot ja reunat työkalurivi, jolla päästään määrittelemään kaikkia taulukon ominaisuuksia. Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Taulukkoon kirjoitetaan tekstiä samalla tavalla kuin muutakin tekstiä. Ohjelma vaihtaa automaattisesti solussa riviä ja tekee kappaleenvaihtoja Enteriä painettaessa. Luotuasi taulukon kohdistin näkyy taulukon ensimmäisessä solussa. Solusta toiseen pääsee liikkumaan hiirellä tai seuraavilla näppäinkomennoilla: Sarkain Seuraavaan soluun Vaihto + Sarkain Edelliseen soluun Nuoli oikealle/vasemmalle Merkki kerrallaan nuolen suuntaan Alt + Home Rivin ensimmäiseen soluun Alt + End Rivin viimeiseen soluun Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

34 Alt + PageUp Alt + PageDown Taulukon muokkaus Sarakkeen ylimpään riviin Sarakkeen alimpaan riviin Jos taulukossa on liian vähän rivejä, niitä lisätään automaattisesti kun viimeisessä solussa painetaan Sarkainta. Taulukkoa voidaan muokata varsin monipuolisesti joko Taulukko -valikon komennoilla tai Taulukot ja reunat -työkalurivin avulla. Muotoiltava taulukko tai sen osa on ensin valittava. Siirrä kohdistin sille riville siihen sarakkeeseen, jota haluat muokata. Jos haluat valita koko taulukon, mikä tahansa solu kelpaa. Valitse sitten Taulukko -valikosta tarvitsemasi komento: Valitse rivi, Valitse sarake tai Valitse taulukko. Valittu alue näkyy taustaltaan tummennettuna. Taulukko valikon komentojen lisäksi voit käyttää alueen valintaan myös hiirtä. Taulukkoa voi muotoilla varsin monipuolisesti. Solut voi jakaa, rivejä voi ja voi sekä lisätä että poistaa ja taulukon reunaviivojen ominaisuuksia voi säädellä. Reunaviivat voi myös piilottaa. Halutessasi lisätä taulukkoon rivin tai sarakkeen, valitse sen kohdan alapuolella sijaitseva rivi, johon haluat lisätä uusia rivejä, tai valitse sen kohdan oikean puoleinen sarake, johon haluat lisätä uusia sarakkeita. Valitse yhtä monta riviä ja saraketta kuin haluat lisätä. Halutessasi lisätä rivin taulukon loppuun, vie kohdistin rivin viimeiseen soluun ja paina Sarkainta. Tätä tapaa on käytettävä erityisesti silloin, kun viimeisellä rivillä on tekstiä ja haluaa tekstin pysyvän paikoillaan. Jos annat lisäyskomennon jollakin rivillä ennen tekstiä sisältävää viimeistä riviä rivi kyllä lisätään, mutta kaikki lisäyskohdan jälkeiset rivit siirtyvät eteenpäin ollen edelleen lisäyskohdan jäljessä. Vastaavasti halutessasi lisätä sarakkeen taulukon viimeisen sarakkeen oikealle puolelle, napsauta juuri oikeanpuoleisen sarakkeen ulkopuolella ja valitse Taulukko - Valitse sarake ja valitse uudestaan komento Taulukko, jossa nyt voidaan antaa komento Lisää sarakkeita. Halutessasi poistaa rivin tai sarakkeen, valitse se rivi tai sarake, jonka haluat poistaa (voit valita myös useita). Valitse sitten Taulukko valikosta Poista rivi tai Poita sarake. Taulukon sisällön muokkaamiseen käyvät normaalit tekstin muokkaamiseen tarvittavat komennot. Taulukon muokkaamisen voi käyttää myös Taulukot ja reunat työkalurivin välineitä. Taulukon ulkoasun muokkaaminen Käytettäessä taulukoita asiakirjan ulkoasun muokkaamiseen on taulukon ulkoasun muokkaaminen keskeistä. Kaikkia taulukon reunaviivojen ominaisuuksia pääsee muotoilemaan valitsemalla sen solun, solualueen tai koko taulukon, jota halutaan muokata ja antamalla komento Muotoile Reunat ja sävytys... Näyttöön avautuu ikkuna, jonka kolmesta välilehdestä voi valita haluamansa yksityiskohdat. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

35 Taulukon lajittelu TULOSTAMINEN Tulostuksen valmistelu Esikatselu Nopea tapa reunaviivojen tekemiseen tai poistamiseen on käyttää muotoilurivin painiketta. Siitä pääsee lisäämään tai poistamaan halutusta solusta tai koko taulukosta halutut reunaviivat. Viivojen kaikkiin ominaisuuksiin ei voi vaikuttaa tätä kautta, kyseessä on eräänlainen pikatoiminto, jolla voi tehdä yleisimpiä muotoiluja. Näppärä tapa taulukon muotoiluun on käyttää automaattista muotoilua. Katso, että kohdistin on taulukossa, jota haluat muotoilla ja anna komento Taulukko - Taulukon automaattoninen Muotoilu... Valitse näyttöön avautuvan ikkunan Luokka -luettelosta haluamasi muotoilumalli ja napsauta OKpainiketta. Valitsemasi muotoilumallin mukaisesti muotoillun taulukon näet Automaattinen muotoilu ikkunan esikatseluosassa. Taulukon lajittelu tapahtuu periaatteessa samoin kuin luettelonkin. Valitaan lajiteltava taulukko ja annetaan komento Taulukko Lajittele. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan halutut lajitteluvaihtoehdot. Vastaavasti yksittäinen sarake lajitellaan valitsemalla sarake, jonka jälkeen annetaan komento Taulukko Lajittele ja avautuvasta valintaikkunasta valitaan lajitteluvaihtoehdot. Tulostusasettelunäkymässä asiakirja on jo jokseenkin lopullisessa asussaan. Lopulliseen tulostusasuun vaikuttaa mm. valittu tulostin. Esikatselussa on mahdollista nähdä lopullinen tulostusasu vielä tulostamatta asiakirjaa. Sinänsä esikatselun käyttö ei ole välttämätöntä. Esikatselussa voi vielä muokata ja muotoilla tekstiä. Esikatselussa voi tarkistaa asiakirjan ulkoasun ja sivutuksen ennen varsinaista tulostamista. Sinänsä nämä asiat voi tehdä asettelunäkymässäkin. Esikatseluun siirrytään napsauttamalla esikatselupainiketta työkalurivil- tä. Esikatseluun pääsee myös antamalla komennon Tiedosto - Esikatselu (File Print Preview). Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

36 1. Tarkistetaan, että suurennuslasi on käytössä. 2. Viedään hiiren osoitin suurennettavan sivun kohdalle. Jos osoitin on nuolen muotoinen, napsautetaan ensin sivua. 3. Napsautetaan suurennettavan osan päällä. Zoomausprosentti muuttuu 100%:iin hiiren osoittimen muuttuessa suurennuslasiksi, jolla voi palauttaa osan takaisin edelliseen kokoon. Zoomata voi myös valitsemalla sopiva zoomausprosentti zoomauspainikkeen luettelosta. Suurimman mahdollisen tilan saa käyttöönsä napsauttamalla koko näytön painiketta. Pois tästä tilasta pääsee napsauttamalla Sulje koko näyttö (Close Full Screen). Esikatselutilassa voi katsella myös useampaa sivua. 1. Yksi sivu otetaan näkyviin napsauttamalla yhden sivun painiket- ta. 2. Useita sivuja saadaan näkyviin napsauttamalla usean sivun painiketta ja valitsemalla näytettävien sivujen määrä. 3. Esikatselu suljetaan napsauttamalla painiketta Sulje (Close). Tulostaminen ja tulostusasetukset Sivun asetuksissa määritellään, miten teksti asemoituu paperille. Tulostamisen yhteydessä voidaan määritellä käytettävä kirjoitin (yleensä käytetään oletuskirjoitinta, joten tätä määritystä ei tarvitse tehdä), tulostettavat sivut ja tulostustapa. Nopein tapa tulostaa on napsauttaa työkalurivin Tulosta -painiketta. Kyseessä on eräänlainen pikatulostus, joka tulostaa koko asiakirjan oletuskirjoittimella mitään kyselemättä. Toiminto on samanlainen kaikissa MS Office ohjelmissa, mutta harvemmin muiden valmistajien ohjelmissa. Mikäli asiakirjassa on useita sivuja, kannattaa yleensä käyttää valintaikkunaa ja yhdenkin sivun osalta, jos pitää valita esimerkiksi kirjoitin. 1. Annetaan komento Tiedosto Tulosta (File Print ). 2. Valitaan kirjoitin kohdasta Kirjoitin (Printer). Jos käytetään oletuskirjoitinta tai on vain yksi kirjoitin, ei valintaa tarvitse tehdä. 3. Tulostettava alue määritetään kohdasta Sivualue (Page range). Kaikki: (All:) tulostaa koko asiakirjan, Nykyinen sivu: (Current page:) tulostaa sen sivun, jolla kohdistin on ja Sivut: (Pages:) kohdassa määritellään viereiseen ruutuun mitkä sivut tulostetaan. 4. Kohdasta Kopiot (Copies) voidaan määritellä tulostettavien kopioiden määrä. Jos määrä on suurempi kuin yksi, tulostetaan tiedosto niin moneen kertaan. Tiedosto tu- Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

37 KUVAT Leikekuvan lisääminen lostetaan aina alusta loppuun ja vasta sitten aloitetaan uusi tulostus (kopio). Samaan pääsee antamalla tulostuskäskyn niin monta kertaa uudelleen kuin on tarpeen. 5. Kohdasta Tulostusvalinta (Print what) voidaan valita, mitä asiakirjasta tulostetaan. 6. Tulosta (Print) kohdasta voi valita tulostettavaksi Parilliset (Even) tai Parittomat (Odd) sivut. 7. Kohdasta Zoomaus (Zoom) voidaan määrittää tulostuksen zoomaus tiettyyn paperikokoon. 8. Lopuksi napsautetaan OK ja tulostus käynnistyy. MS Officen mukana tulee leikekirjasto (ClipArt), jossa on suuri valikoima valmiita kuvia. Leikekirjasto on kaikkien Office ohjelmien käytettävissä. Leikekuvien lisäksi asiakirjaan voi lisätä kuvatiedostoja. MS Officeen kuuluu lisäksi piirtotyökalut, jotka nekin ovat paketin ohjelmien käytettävissä. Niiden avulla asiakirjaan voi lisätä mm. viivoja, tekstilaatikoita ja erilaisia automaattisia kuvioita, vaikkapa puhekuplia tai tähtiä. ClipArt (leikekuva) kuva lisätään komennolla Lisää Kuva ClipArt (Insert Picture ClipArt) tai napsauttamalla Piirrä -työkalurivin (Draw) ClipArt -painiketta. Kuva lisätään kursorin kohtaan. Avautuvan ClipArt tehtäväruudun Etsi ruutuun (Search for) kirjoitetaan (voi käyttää myös korvausmerkkejä) etsittävän kuvan aihe. Sen jälkeen valitaan kokoelma ja määritellään tiedoston tyypiksi ClipArt kuvat (Clip Art), sekä napsautetaan painiketta Siirry (Go). Jos etsintäkohteeksi lisätään Web kokoelmat (Web Collections) Internet yhteyden ollessa avoinna, voidaan hakea ClipArt kuvia ja valokuvia myös webistä. Sinänsä pelkkä aihe riittää, jonka jälkeen napsautetaan Siirry painiketta. Pelkkä Siirry painikkeen napsautus ilman aihetta avaa kuvavalikoiman ClipArt tehtäväruutuun. Kuva lisätään diaan joko napsauttamalla kuvaa tai raahaamalla kuva diaan. Kuvatiedoston lisääminen Leikekuvien lisäksi asiakirjaan voi liittää myös piirto ohjelmilla tehtyjä kuvia tai digitaalikameralla kuvattuja kuvia sekä kuvanlukijalle tuotettuja kuvia. Word tunnistaa useita erilaisia kuvatiedostomuotoja. Lisääminen on jokseenkin samanlaista kuin leikekuvankin lisääminen, nyt vain joutuu etsimään kansion, jossa lisättävä kuva sijaitsee. 1. Vie kohdistin kohtaan, johon haluat kuvan. 2. Anna komento Lisää Kuva Tiedostosta (Insert Picture From File ). 3. Valitse Kohde ruutuun (Look in) asema ja kansio, jossa kuva on. 4. Napsauta kuvatiedoston nimeä. 5. Napsauta Lisää (Insert) painiketta. Piirto -työkalurivillä on painike kuvan lisäämisen samoin kuin ClipArt kuvallekin. Kuva poistetaan valitsemalla se ja painamalla Delete näppäintä tai Askelpalautinta. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

38 Rivitystapa ja kuvan siirtäminen Oletuksena kuva on tekstiin sidottu, mikä aiheuttaa sen, ettei kuvan siirtäminen hiirellä vetämällä onnistu. Kuva muutetaan kelluvaksi valitsemalla kuva ja napsauttamalla Kuva työkalurivin painiketta Tekstin rivitys (Text Wrapping) sekä valitsemalla rivitystapa. Kuva-työkalurivi ilmaantuu automaattisesti näytölle, kun kuva valitaan ja poistuu, kun valinta poistetaan. Valinta poistetaan napsauttamalla jollekin tyhjälle alueelle kuvan ulkopuolelle. Kelluvaa (irrallista) kuvaa voidaan hiirellä vetämällä siirtää vapaasti riippumatta ympäröivästä tekstistä ja teksti kiertää kuvaa. Hiiren osoitin on tällaisen kuvan päällä nelisuuntainen nuoli mistä voi myös päätellä, että kuvaa voi vapaasti siirtää. Kuva on mahdollista myös sitoa tiettyyn tekstiin siten, että kuva seuraa tekstiä. Jos tekstikappaletta siirretään, siirtyy myös kuva. 1. Valitaan kuva 2. Annetaan komento Muotoile Ku 3. va (Format Picture ) tai napsautetaan kuvatyökaluista muotoilupainiketta. 4. Valitaan välilehti Asettelu. 5. Valitaan teksti ja rivitystavaksi jokin muu kuin Tekstin tasossa (In line with text). Napsauttamalla painiketta Lisäasetukset (Advanced ) voidaan määritellä tarkemmin kuvan sijoitusta ja tekstin rivitystä. Lopuksi napsautetaan OK. Lisäasetukset välilehdeltä tämä tuo välilehdelle Asetukset ja on vielä uudelleen napsautettava OK, jotta valintaikkuna lopullisesti sulkeutuu Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

39 Kuvan koko Kuvioiden piirtäminen Objektin kokoa muutetaan samalla tavalla riippumatta siitä onko se vapaapiirtoinen kuvio, leikekuva vai kuva. Muokattava objekti on aina valittava, kun sitä halutaan muokata. Kuvan koko muutetaan koonmuutoskahvoista vetämällä. Vetämällä nurkissa olevilla kahvoilla kuvan mittasuhteet säilyvät. Vetämällä CTRL-näppäin pohjassa, kuvan koko muuttuu suhteessa kuvan keskipisteeseen. Kuvan päällä annettu pikavalikon komento Muotoile kuvaa (Format Picture) avaa Muotoile kuvaa-valintaikkunan. Sen Koko-välilehdellä (Size) voidaan antaa täsmällinen koko kirjoittamalla leveys- ja korkeusarvot niille varattuihin ruutuihin. Objektia voidaan siirtää myös nuolinäppäimillä. Pitämällä samalla pohjassa Ctrl painiketta voidaan tehdä hyvin tarkkoja siirtoja. MS Officen piirtotyökaluilla voi tehdä hyvinkin näyttäviä piirroksia. Niiden käytössä on hieman eroja eri Office ohjelmissa, tässä opettelemme niiden peruskäytön nimenomaan Wordissa. Piirtotyökalut saa näytölle useallakin tavalla. Yksi tapa on napsauttaa työkalurivin piirto -painiketta. Kaikki työkalurivit saa valittavaksi komennolla Näytä Työkalurivit (View Toolbaars) ja avautuvasta valikosta valitaan haluttu työkalurivi. Näppärämmin sama valikko avautuu napsauttamalla kakkospainikkeella työkalu- tai valikkorivillä. Todennäköisesti Piirto -työkalurivi avautuu näytön alareunaan tilarivin yläpuolelle, mutta ei välttämättä. Ohjelman kaikki työkalurivit, kuten myös valikkorivi, ovat kelluvia palkkeja, jotka voi näyttää tai piilottaa ja sijoittaa haluamaansa paikkaan näytöllä. Haluttu työkalu otetaan käyttöön napsauttamalla sitä. Käytössä oleva työkalu näkyy korostettuna. Kaksoisnapsauttamalla työkalua se jää käyttöön, kunnes sitä tai jotakin muuta työkalua napsautetaan uudelleen. Näin voi samalla työkaluvalinnalla piirtää monta samanlaista objektia. Piirtäminen tapahtuu osoittamalla aloituskohtaan. Hiiren vasen painike pidetään painettuna ja vedetään, kunnes objekti on halutun kokoinen. Joitakin piirtotyökaluja voi käyttää myös siten, että valitaan objekti ja napsautetaan asiakirjaan, jolloin objekti lisätään sivulle oletuskokoisena. Esimerkiksi Automaattiset muodot toimivat näin. Automaattisten muotojen alkuvalikon tai jonkin muotoryhmän voi ottaa pysyvästi esiin valikon päällä olevasta harmaasta palkista vetämällä. Poistaminen tapahtuu napsauttamalla sulkemispainikkeeseen. Muotoryhmä jää Piirto työkaluriville, vaikka se otettaisiinkin pysyvästi näkyviin. Näkyvissä olevan ryhmän sulkeminen ei siis poista sitä, vaan vain poistaa sen näkyvistä. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

40 Piirtäminen Yleisimmät kuviot viivat ja suorakulmiot piirretään niiden työkaluilla. Piirtoalusta Automaattisiin muotoihin on lisäksi koottu melkoinen joukko usein tarvittavia kuvioita. Viivat ja suorakulmiot löytyvät myös automaattisista muodoista. Automaattisista muodoista löytyy myös vapaan ja puolivapaan piirron työkalut. Puolivapaassa piirtämisessä kuvio muodostuu suorista viivoista. Kun pidetään piirtämisen aikana hiiren painiketta pohjassa, voi piirtää kuin kynällä. Kuvion muodostuessa suorista viivoista napsautetaan viivan aloituskohtaan, siirretään hiiren osoitin seuraavaan kohtaan ja napsautetaan. Piirtäminen lopetetaan kaksoisnapsauttamalla tai napsauttamalla aloituskohtaan haluttaessa suljettu kuvio. Kun Wordissa luodaan piirros, luodaan piirros piirrosalustalle. Piirtoalusta helpottaa piirroksen pitämistä koossa, varsinkin jos se koostuu useasta eri objektista. Piirtoalustasta on lisäksi myös se hyöty, että piirroksen voi asetella asiakirjassa piirrosalustan avulla. Piirrosalustalla olevia objekteja voi sijoitella suhteessa toisiinsa ja muihin asiakirjan osiin. Oletuksena piirrosalustalle ei ole kehyksiä, mutta piirrosalustaa voi muotoilla siinä missä piirrosobjektejakin. Piirrosalustan voi pienentää tarkasti piirrosobjektien ympärille tai laajentaa sitä, jos piirrettävää on enemmän. Kaksoisnapsauttamalla piirtoalustaa, sitä pääsee muokkaamaan. Luo piirros tähän Peruskäsitteitä Ellei piirtoalustaa haluta käyttää piirtämisen yhteydessä, on Työkalut Asetukset valikkokomennolla (Tools Options) avautuvan valintaikkunan Yleiset -välilehdeltä poistettava valintamerkki kohdasta Luo piirtoalusta automaattisesti lisättäessä automaattisia muotoja (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Ennen piirtämistä on syytä tutustua joihinkin peruskäsitteisiin. Objekti on piirroksen osa; ympyrä, kaari, teksti, valmis muoto yms. Objektia ympäröivä paksu ääriviiva, joka kertoo objektin olevan valittu, on valintakehys. Objektin kulmissa ja reunoilla olevat neliöt, jotka tulevat näkyviin, kun napsautat objektin reunaa, ovat koonmuutoskahvoja. Muuttokahva on vinoneliö, jota käytetään joidenkin objektien muodon Vapaapiirron peruskäsitteitä. muuttamiseen. Kaarien yms. ääripisteissä on kuvion koon ja muodon muuttamista varten ohjauskahva. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

41 Tavallisimpien kuvioiden piirtäminen Piirrettäessä valitaan aina ensin piirtoväline. Yleisimmän kuviot löytyvät suoraan Piirto -työkaluriviltä. 1. Valitaan tarvittava työkalu. 2. Osoitetaan aloituskohtaa. 3. Pidetään hiiren painike pohjassa ja vedetään kuvio toiseen päähän tai vastakkaiseen kulmaan. Nuolessa nuolenpää tulee lopetuskohtaan. Piirtämisen jälkeen objekti pysyy edelleen valittuna, jolloin siinä näkyvät koonmuutoskahvat. Valinta poistuu napsauttamalla jonnekin kuvion ulkopuolelle. Kuvio voidaan valita napsauttamalla siihen hiirellä. Automaattinen kuvio piirretään vastaavasti. 1. Valitaan piirtotyökalusta Automaattiset muodot (AutoShapes). 2. Napsautetaan kuvion työkalua. 3. Napsautetaan asiakirjaan, jolloin kuvio lisätään oletuskokoisena, tai vedetään hiirellä sopivan kokoiseksi pitäen vasenta painiketta painettuna. Kuvioita voi muokata ja muotoilla, mutta tällöin se pitää aina ensin valita. Kuvion koostuessa viivoista on valittaessa napsautettava viivaa. Mikäli kuviossa on täyteväri, voi napsauttaa kuvion mihin hyvänsä kohtaan. Kuvioiden valitseminen ja poistaminen Kuvioiden valitsemiseen käytetään valintatyökalua, joka löytyy Piirto työkaluriviltä. 1. Tarkistetaan, että käytössä on valintatyökalu- 2. Napsautetaan kuvioon. Jos halutaan valita samalla kerralla useita kuvioita, pidetään Vaihto-näppäin pohjassa ja napsautetaan muihin valittaviin kuvioihin Kuvio poistetaan valitsemalla kuvio ja painamalla sen jälkeen Delete painiketta tai komennolla Muokkaa Tyhjennä (Edit Clear). Kuvioiden muokkaaminen Piirtokuvioita voi muokata monin tavoin: muuttaa kokoa ja paikkaa, lisätä värejä ja täyttötehosteita, lisätä kolmiulotteisuuden ja varjostuksen. Piirtokuvioista voi muodostaa ryhmiä, tasata linjaan ja järjestää pinossa eteen ja taakse. Nämä tehdään Piirto-työkalurivin painikkeiden ja Piirrä (Draw) valikon komennoilla. Viivojen ominaisuudet Viivojen vahvuus- ja tyylimäärittely voi koskea paitsi viivaa myös nuolta tai kuvion reunaviivaa. Värejä voidaan määrittää viivaan, täyttöväriin tai tekstin taustaan. Värien valinta ja muokkaaminen on jokseenkin samanlaista, vaihtoehtojen määrä vain vaihtelee kohteen mukaan. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

42 Täytön tehosteet Objektin kopiointi Viivan ja nuolen tyyli määritellään seuraavasti: 1. Valitaan kuvio, viiva tai nuoli. 2. Napsautetaan viivan tyylipainiketta ja valitaan viivan paksuus tyylipaletista. 3. Napsautetaan katkoviiva tyylipainiketta ja valitaan haluttu viivatyyli. Napsautetaan nuolen tyylipainiketta ja valitaan nuolen tyyli. Viivan väri ja kuvion täyttöväri määritellään näin: 1. Valitaan kuvio tai viiva. 2. Napsautetaan viivan väripainikkeen avausnuolta ja valitaan väri paletista. Valitsemalla viivan väripainikkeesta vaihtoehdon Kuvioidut viivat (Patterns Lines ) voi valita tasaisen värin sijasta jonkin rasterikuvion. Napsautetaan täyttöväripainikkeen avausnuolta ja valitaan täyttöväri. Valittu väri jää painikkeen oletusarvoksi Täyttöväreihinkin voi tasaisen värin lisäksi käyttää liukuvärejä ja erilaisia materiaalikuvioita tai kuvia. Liukuvärit näkyvät näytöllä oikein, mutta niitä on syytä testata omalla kirjoittimella ennen lopullista tulostamista. Tulos riippuu kirjoittimen ominaisuuksista. Täytön tehosteet tehdään seuraavasti: 1. Napsautetaan täyttövärityökalun valikosta Täytön tehosteet (Fill Effects ). 2. Välilehdestä Liukuvärjäys (Gradient) määritetään täyttöväriin liukusävytys. Sävytyksessä käytettävän värin tai värit voi ja sävytyssuunnan voi muuttaa. 3. Välilehdestä Materiaalikuvio (Texture) voi valita täytteeksi erilaisia materiaalikuvioita. 4. Välilehdestä Kuvio (Pattern) voi valita täyttövärin tilalle erilaisia rasterikuviointeja. 5. Välilehdestä Kuva (Picture) voi määrittää täyttöväriksi valmiin kuvan. 6. Lopuksi napsautetaan OK. Värin tai täyttötehosteen voi poistaa valitsemalla täyttöpainikkeesta Ei täyttöä (No Fill). Objektin voi aina kopioida tai siirtää leikepöydän avulla. Objektin iirtäminen onnistuu myös hiirellä vetämällä kuten edellä on opittu. Jos kyseessä on siirto esimerkiksi useiden sivujen verran, kannattaa käyttää leikepöytää. Myös kopiointi onnistuu hiirellä. Toimenpide on muutoin sama kuin siirrettäessä hiirellä, mutta ennen kuin hiiren painike vapautetaan, painetaan pohjaan Ctrl painike. Nyt objekti kopioidaan eikä siirretä (joissakin Office ohjelmissa tätä kutsutaan monistamiseksi eikä kopioinniksi). Sinänsä Ctrl painikkeen voi pitää pohjassa objektin valinnasta lähtien. Tämäkin toimenpide on näppärä lyhyillä etäisyyksillä, mutta pidemmälle tapahtuva kopiointi on näppärämpi hoitaa leikepöydän kautta. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka

43 Ominaisuuksien muuttaminen valintaikkunassa Usein on tarpeen määritellä kuvion useita ominaisuuksia samalla kerralla. Määrittelyt voi luonnollisesti tehdä edellä kuvatuilla menetelmillä, mutta tehokkaampi tapa on avata ominaisuuksien muotoiluikkuna. Valintaikkunan eri välilehdiltä voi vaihtaa värejä, kokoa, tekstin rivitystä ja paikkaa. Valittu objekti vaikuttaa siihen, mitä välilehtiä on käytettävissä. 1. Napsautetaan kakkospainikkeella muokattavaa objektia tai valitaan objekti ja annetaan komento Muotoile Reunat ja sävytys (Format Borders and Shading ). Näytölle avautuu Muotoile kuvaa valintaikkuna. Valintaikkunassa on välilehdet Värit ja viivat, Koko, Paikka, Kuva, Tekstikehys ja Web. 2. Valitaan haluttu välilehti ja tehdään halutut määritykset. Lopuksi napsautetaan OK. SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Tekstin asettelu Suomessa noudatetaan toimiston asiakirjoissa SFS-standardia. Standardissa SFS 2487 määritellään asiakirjan tekstinasettelu. Standardi on vuodelta Asiakirjan pohjana käytetään lomaketta, joka voi olla tyhjä tai sisältää asiakirjassa toistuvia tietoja esipainettuna. Tavallisimmin lomake on pystysuuntainen A4-kokoinen paperi, jonka mitat ovat 210 x 297 mm (8,24" x 11,69"). Vaakalomakkeelle kirjoitetaan vain erityistapauksissa. Reunuksen arvoiksi standardi määrittelee seuraavat mitat: Vasen reuna on 20 mm, jolloin ensimmäisen kirjaimen keskikohta on 23 mm reunasta.. Oikea reunus on vähintään 7 mm, yläreunus 10 mm ja alareunus vähintään 10 mm. Vaakasuunnassa lomakkeen pinta jaetaan kahdeksaan yhtä leveään sarkainsarakkeeseen. Perussarakkeen mitta on 22,83 mm (0,9 ). Perinteisessä konekirjoituksessa käytettiin kirjaintiheytenä 10 merkkiä tuumalle, jolloin jokaisessa sarakkeessa oli 9 merkkiä. Nykyaikaisessa tekstinkäsittelyohjelmassa sarkaus ilmoitetaan absoluuttisina sentti- tai tuumamittoina, koska merkkien määrä riippuu käytettävästä kirjainlajista ja kirjaimen pistekoosta. Wordissa sarkainmittana käytetään 2,3 cm. Lomakkeen pinta jaetaan pystysuunnassa riveiksi. Rivi on etäisyys tekstirivin alareunasta seuraavaan tekstirivin alareunaan. Perusrivin mitta on 4,233 mm (1/6 eli 0,167 ). Kirjoitettaessa käytetään rivikorkeutena yleensä yhtä perusriviä. Erityistapauksissa, kuten käsin täytettävissä lomakkeissa, voi korkeus olla myös kaksinkertainen tai puolitoistakertainen perusrivi. Word sovittaa rivikorkeuden automaattisesti rivin suurimman kirjaimen mukaan. Esipainettuja lomakkeita käytettäessä on rivikorkeus muutettava täsmälleen standardin mukaiseksi. Matti Vuorikoski (47) Tietotekniikka