Sisällys Tekstinkäsittely... 5

Transkriptio

1

2 SISÄLLYS Sisällys... 2 Tekstinkäsittely... 5 Osa Aloitus... 6 Wordin perusteet... 6 Ohjelman käynnistäminen... 6 Tehtäväruutu... 7 Viivain... 7 Tilarivi... 7 Kysymysruutu... 7 Työkalurivit... 7 Valikot... 8 Asiakirjan näkymät... 9 Muut Wordin näkymät... 9 Zoomaus Tiedostojen käsittely Asiakirjan tallentaminen Asiakirjan sulkeminen Asiakirjan avaaminen Näppäimistö Tekstinkäsittelyn perustoiminnot Tekstin kirjoittaminen Muotoilumerkit Viimeksi tehdyn komennon peruminen Erikoismerkit ja symbolit Merkin lisääminen Erikoismerkin lisääminen Sivuttaminen Leski- ja orporivit Tekstin muokkaaminen Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Kohdistimen siirto tiettyyn paikkaan Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Tekstin siirtäminen ja kopiointi Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Tiedoston lisääminen asiakirjaan Merkkitason vaihto Etsi- ja korvaa toiminnot Muotoilut Tekstimuotoilut Merkkien muotoilu Merkkilaji- ja koko Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Tekstin sisentäminen Rivi- ja kappalevälit Merkki- ja kappalemuotoilun kopioiminen Muotoilujen palauttaminen oletusarvoihin Asiakirjan määritykset Paperikoko ja marginaalit Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

3 Sarkaimet Viivaimen käyttö sarkainten asettamiseen Sarkainkohtiin kirjoittaminen Sarkainkohtien muuttaminen Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Luettelomerkit automaattimuotoilulla Luettelomerkkien poistaminen Luettelon mukauttaminen Numeroitu luettelo Luettelon lajittelu Asiakirjan viimeistely Sivunumerot Ylä- ja alatunniste Päivämäärä ja aika Oikoluku ja tavutus Oikeinkirjoituksen tarkistaminen kirjoitettaessa Oikeinkirjoituksen tarkistus jälkikäteen Automaattiset korjaukset Tavuttaminen Erilaiset tavuviivat Muotoilutyylit Muotoilutyylin muuttaminen Uuden tyylin luominen Muotoilutyylin muokkaaminen ja poistaminen Taulukot Taulukon luominen Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Taulukon muokkaus Taulukon ulkoasun muokkaaminen Taulukon lajittelu Tulostaminen Tulostuksen valmistelu Esikatselu Tulostaminen ja tulostusasetukset Kuvat Leikekuvan lisääminen Kuvatiedoston lisääminen Rivitystapa ja kuvan siirtäminen Kuvan koko Kuvioiden piirtäminen Piirtäminen Piirtoalusta Peruskäsitteitä Tavallisimpien kuvioiden piirtäminen Kuvioiden valitseminen ja poistaminen Kuvioiden muokkaaminen Viivojen ominaisuudet Täytön tehosteet Objektin kopiointi Ominaisuuksien muuttaminen valintaikkunassa SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Tekstin asettelu Tunnistekenttä Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

4 Osoitekenttä Sanomakenttä Osa Jäsentely, sisällysluettelo ja hakemisto Jäsentely Jäsennyksen luominen alusta alkaen Otsikkotyylien numerointimääritykset Sisällysluettelo Sisällysluettelon päivittäminen Hakemisto Hakemiston luominen Palstoitus Rinnakkaispalstat Pitkät asiakirjat Asiakirjan ositus Erilaisia tunnisteita asiakirjassa Yhdistäminen Yhdistäminen ohjatulla toiminnolla Pääasiakirja Tietojen yhdistäminen Osoitelohkon käyttäminen Kyselyasetukset Tietueiden lajittelu Excelin taulukko tietolähteenä Access-taulukko tai kysely tietolähteenä Tarrat Oman tarrakoon määrittäminen Mallit ja ohjatut toiminnot Mallin käyttäminen Omat asiakirjamallit Uuden asiakirjamallin luominen Mallin muuttaminen Malleissa käytettävät kentät Päiväys Sivunumero Asiakirjan nimi Tyhjä kenttä pysähtymiskoodi Kenttien päivittäminen Taulukot ja lomakkeet Lomakkeet Tulostettavan lomakkeen luominen Lomakkeen suojaus Automaattiset tekstit ja makrot Automaattiset tekstit Automaattisen tekstin lisääminen asiakirjaan Automaattisen tekstin muuttaminen ja poistaminen Makrot Makron nauhoittaminen Makron liittäminen nauhoitettaessa Makron suorittaminen Makron poistaminen Makroliitosten purkaminen Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

5 TEKSTINKÄSITTELY Tekstinkäsittelyllä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, tallentamista, muuntamista ja tulostamista. Aiemmin tekstiä tuotettiin kirjoituskoneella, mutta tietokoneen käyttö on tuonut uusia ulottuvuuksia tekstin kirjoittamiseen. Tekstinkäsittelyä varten on olemassa lukuisia ohjelmia yksinkertaisesta perusteksturista monipuolisiin raskaan sarjan ohjelmiin. Perinteisellä kirjoituskoneella uutta tekstiä saattoi lisätä vain viimeksi kirjoitetun merkin jälkeen, mutta tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla tekstiä voi lisätä myös aiemmin kirjoitetun tekstin eteen, väliin tai mihin hyvänsä kohtaan ja lisäksi muuttaa vapaasti ja muotoilla eri tavoilla. Näiden uusien ulottuvuuksien omaksuminen on yksi tehokkaan kirjoittamisen perusasioita. Nykyaikaiset tekstinkäsittelyohjelmat ovat erittäin monipuolisia työvälineitä, joilla pystytään tuottamaan näyttävää aineistoa sekä paperille että sähköiseen muotoon. Tekstinkäsittelyn perusajatus on kuitenkin hyvin yksinkertainen: tekstin kirjoitus, tallennus ja poistaminen (merkki, sana, koko teksti), tekstin lisääminen aikaisempaan tekstiin, sen siirtäminen toiseen paikkaan, sanojen etsintä ja korvaaminen sekä tekstin ulkoasun muotoilu. Erilaiset sivua koskevat määrittelyt kuten rivin ja sivun pituus, riviväli, oikoluku ja tavutus sekä sivunumerointi. Nykyaikaiseen tekstinkäsittelyohjelmaan kuuluu vielä paljon muutakin, mutta nämä ovat perusominaisuuksia, jotka kuuluvat kaikkiin tekstinkäsittelyohjelmiin ja jotka on myös osattava, jotta ohjelman käytöstä olisi kirjoituskoneen mahdollisuudet ylittävää hyötyä. Oppaassa on runsaasti kuvia ohjelmasta. Ne ovat Word 2003:sta ja poikkeavat hieman aiempien versioiden vastaavista, mutta ovat kuitenkin siinä määrin samanlaisia, että toiminnot tunnistaa myös aiempien versioiden osalta ja opas soveltuu siten myös aiempien versioiden opiskeluun. Opas on kaksiosainen. Ensimmäinen osa on tai a-ajokortin vaatimusten mukaiseen opetukseen. Toinen osa kattaa ab-ajokortin vaatimukset. Jälkimmäisessä tapauksessa molemmat osat sisältyvät aineistoon, a-korttia opiskeltaessa vain ensimmäinen osa. Kalkussa Matti Vuorikoski Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

6 OSA 1 ALOITUS Wordin perusteet Word 2003 on Microsoft Office toimisto ohjelmapaketin tekstinkäsittelyohjelma. Monet perustoiminnot ovat samanlaisia kaikissa Office ohjelmissa, joten kerran opittuja taitoja voi hyödyntää myös muissa Office paketin ohjelmissa. Esimerkiksi tiedostojen tallentamiseen ja avaamiseen käytettävä valintaikkuna on kaikissa Office ohjelmissa samanlainen. Valintaikkunassa voi myös luoda uusia kansioita ja etsiä tiedostoja (taitoja, joita olet oppinut Windowsin käyttöä opetellessa). Ikkunoiden, valikoiden ja työkalurivien käsittelyn periaatteet ovat niin ikään samoja ohjelmasta riippumatta. Ohjelman käynnistäminen Wordin kuten minkä hyvänsä muunkin ohjelman voi käynnistää monella tavalla. työpöydällä oleva kuvakkeen kaksoisnapsautus avaa ohjelman. Ohjelma löytyy myös tehtäväpalkin Käynnistä (Start) valikosta. 1. Avaa Käynnistä (Start) valikko. 2. Osoita kohtaa Ohjelmat (Programs). 3. Napsauta Microsoft Word Wordin käynnistyttyä avautuu kuvan (yllä) kaltainen näkymä. Kyseessä on tavanomainen Windows-ikkuna valikkoriveineen. Otsikkorivillä näkyy ohjelman nimi ja teksti Asiakirja1 (Document1). Numero vaihtuu, kun aloitetaan uusi asiakirja eikä ohjelmaa ole välillä suljettu. Jos avattuna on tallennettu asiakirja, näytetään sen nimi. Otsikkorivin alapuolella näkyy, joka sisältää Windows-ohjelmien komennot. Valikkorivin alapuolella on työkalurivi, jolle usein käytettävät komennot on kerätty kuvapainikkeiksi (ikoni, kuvake). Tällainen kuvakomento valitaan napsauttamalla sitä hiirellä. Tässä oppaassa käyttö opetetaan valikoita käyttäen, mutta useimmat opetettavista asioista voi toteuttaa myös kuvanäppäimellä. Myös hiiren kakkospainikkeella esiin tulevat pikavalikot ovat käytettävissä. Osoittamalla ko. kuvanäppäintä ilmestyy hiiren osoittimen perään laatikko, jossa oleva teksti kertoo, mitä kyseinen kuvanäppäin tekee. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

7 Tehtäväruutu Viivain Tilarivi Kysymysruutu Työkalurivit Tehtäväruutu (Task Pane) avautuu näytölle ohjelman käynnistyessä. Oletuksena avautuu aina tehtäväruutu Uusi asiakirja (New Document). Tehtäväruudun kautta voi hallita useita ohjelman perustoimintoja. Ellei tehtäväruudun haluta tulevan automaattisesti näkyviin, annetaan komento Työkalut Asetukset (Tools Options) ja valitaan Näkymä-välilehti (View). Otetaan pois valinta Näytä-kohdan (Show) Käynnistyksen tehtäväruutu kohdasta (Startup Task Pane). Viivain näkyy Jäsennys-näkymää (Outline View) lukuun ottamatta kaikissa näkymissä. Viivaimen avulla voidaan tehdä marginaali- ja sarkainasetuksia sekä asetella tekstiä asiakirjassa. Taulukoita tehtäessä voidaan viivaimen avulla esimerkiksi muuttaa sarakeleveyttä. Viivain saadaan näkyviin komennolla Näytä Viivain (View - Ruler). Tilarivillä on tietoa käsiteltävänä olevasta asiakirjasta. Ensimmäinen merkintä vasemmalla näyttää asiakirjaan määritellyn sivunumeron mukaisen sivunumeron. Kun asiakirjan sivunumerointi on aloitettu jostakin muusta kuin ykkösestä, asiakirjan fyysinen sivunumerointi ei vastaa ohjelmallisesti määriteltyä. Kolmantena näkyvä sivunumero/kokoaissivuluku-merkinnät vastaavat fyysistä sivunumerointia. Toisena näytetään asiakirjan osien määrä. Asiakirja voidaan tarvittaessa jakaa osiin, jolloin voidaan tehdä esimerkiksi erilaisia määrityksiä eri osiin (samassa asiakirjassa). Valikkorivin oikeassa reunassa näkyvään Kysymysruutuun (As a Question) voi kirjoittaa hakusanan tai kysymyksen aiheesta, josta halutaan tietoa. Ohjelma hakee aiheeseen liittyvät tiedot. Nuolipainiketta napsauttamalla saa näkyviin listan sanoista, joista tietoa on etsitty. Wordin työkalurivien oletussijainti on vierekkäin ohjelmaikkunan yläosassa. Aivan kaikki painikkeet eivät ole näkyvissä yhtä aikaa. Työskentely on ehkä joustavampaa, jos työkalurivit ovat allekkain. Napsauttamalla hiirellä jommankumman työkalurivin päässä olevaa Työkalurivin asetukset-painiketta (Toolbar Options), näkyy lisää eri toimintojen painikkeita ja komentoja. Työskentelyn kannalta saattaa olla käytännöllisempää, että työkalurivit ovat kahdella rivillä. Napsauttamalla komentoa Näytä painikkeet kahdella rivillä (Show Buttons on Two Rows), sijoitetaan työkalurivit allekkain ohjelmaikkunan yläreunaan. Työkalurivien ollessa allekkain, näkyy valikossa komento Näytä painikkeet yhdellä rivillä (Show Buttons on One Row). Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

8 Valikot Aluksi valikoissa näytetään vain peruskomennot. Haluttaessa nähdä valikko kokonaisuudessaan, napsautetaan valikon alareunassa olevaa painiketta. Kokonainen valikko näytetään myös silloin, kun valikko avataan kaksoisnapsauttamalla. Kun yksi valikkorivi on avattu kokonaan ja vedetään hiirtä valikkorivillä, avautuvat kaikki valikot täydellisinä. TYÖKALURIVIN NÄYTTÄMINEN JA PIILOTTAMINEN Kun avataan hiiren kakkospainikkeella pikavalikko jonkin työkalurivin tai työkalurivialueen tyhjän kohdan päällä, voi valita uuden työkalurivin avattavaksi. Pikavalikko avautuu myös valikkorivin päältä. Työkalurivi suljetaan napsauttamalla sen edessä olevaa valintamerkkiä pikavalikossa. Työkalurivi voi sinänsä olla missä hyvänsä näytöllä kelluvan palettina. Tällöin siinä on myös sulkemispainike, josta työkalurivin voi sulkea. Kelluvan työkalurivin paikkaa voi siirtää sen otsikkorivistä vetämällä. TYÖKALURIVIEN JA VALIKOIDEN ASETUKSET Työkalurivien ja valikoiden näyttötapaan voi vaikuttaa seuraavasti: Napsautetaan vakiotai muotoilutyökaluriviä, valikkoriviä tai niiden tyhjää kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitaan avautuvan pikavalikon alimmalta riviltä komento Mukauttaminen (Customize). Avautuvassa Mukauttaminen-valintaikkunassa on valittuna välilehti Asetukset (Options). Valitsemalla kohta Vakio- ja muotoilutyökalurivi kahdella rivillä (Show Standar and Formatting toolbars on two rows), sijoitetaan työkalurivit allekkain. Mikäli halutaan valikoiden avautuvan heti täysinä, lisätään valintamerkki kohtaan Näytä aina täydet valikot (Always show full menus). Valintaikkunan Palauta valikkojen ja työkalurivien käyttötiedot painikkeella (Reset my usage data), palautetaan valikot ja työkalurivit asennuksen jälkeiseen tilaan. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

9 Asiakirjan näkymät Muut Wordin näkymät Työikkunan sisältöä voidaan tarkastella erilaisissa näkymissä ja näkymä valitaan Näkymä-painikkeilla. Sama voidaan tehdä Näytä valikon (View)komennoilla. Tekstinkäsittelyn perusteissa käytämme Normaalinäkymää ja Tulostusasettelunäkymää. Edellä oleva ohjelmaikkuna on Tulostusasettelunäkymässä (Print Layout). Normaalinäkymässä on tarkoitettu tekstin kirjoittamiseen ja muokkaamiseen. Normaalinäkymässä näytetään kaikki asiakirjaan fonttimuotoilut, mutta näyttöä on yksinkertaistettu jättämällä pois pystysoran viivaimen lisäksi mm. ylä- ja alatunnisteet ja sivunumerot. Asiakirjan piirrosobjekteja ei näytetä. Kuvat näytetään vain, jos niiden rivitystapana on Samassa linjassa tekstin kanssa (In line with text). Palstojakaan ei näytetä, mutta palstaan voi kyllä kirjoittaa (näkyy yhtenä palstana). Monisivuisissa asiakirjoissa sivujen vaihtuminen osoitetaan vaakasuuntaisella pisteviivalla, jossa lukee Sivunvaihto. Tulostusasettelunäkymässä (Print Layout) voi tarkistaa, millä tavoin teksti, grafiikka ja muut kohteet sijoittuvat tulostetulla sivulla. Tässä näkymässä on hyvä muokata ylä- ja alatunnisteita, muuttaa reunuksia sekä käsitellä palstoja ja piirrosobjekteja. Sinänsä mikään ei estä käyttämästä tätä näkymää kaikkeen kirjoittamiseen. Jos jokin Wordin toiminto mahdollinen vain tietyssä näkymässä, ohjelma ottaa tämän näkymän automaattisesti käyttöön toimintaa käytettäessä. Web-näkymä (Web Layout) on sähköisten asiakirjojen näkymä. Asiakirja näytetään sellaisena, kuin se näyttäisi avattuna selaimeen HTML-dokumenttina. Jäsennysnäkymässä (Ouline) asiakirjan teksti voidaan jakaa jäsennystasoihin otsikkotyylien avulla. Asiakirjaa voi tarkastella esimerkiksi tasoja piilottamalla ja asiakirjan kappaleiden järjestystä on helppo vaihtaa. Jäsennysnäkymässä on oma työkalurivinsä, joka tulee automaattisesti näkyviin. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

10 Asiakirjan rakenneruutu painikkeella (Document Map) voidaan asiakirjan rakennetta tarkastella missä tahansa näkymässä. Painike on joko vakiotyökalurivillä tai sen Lisää painikkeita painikkeen valikossa. Mikäli asiakirjassa on käytetty otsikkotyylejä, on niiden avulla helppo selailla asiakirjaa, koska se esitetään hierarkkisena puurakenteena. Zoomaus Ohjelmaikkunassa olevaa asiakirjaa voi tarkastella suurennettuna tai pienennettynä. Vakiotyökalurivillä on Zoomaa ruutu (Zoom), jonka oikeassa laidassa olevan nuolen napsautus avaa valikon, josta voi valita haluamansa zoomausprosentin tai jonkin vakiomäärityksistä, vaikkapa Sivun leveys (Page Width). Sivun leveys tai Tekstin leveys (Page Width, Text Width) sopivat perustekstin kirjoittamiseen. Koko sivu tai 2-sivua valintoja käytetään, kun halutaan nähdä kokonaisuus. Esimerkiksi grafiikan sijoittuminen sivulle on helpompi hahmottaa kokonaisen sivun ollessa näkyvissä. TIEDOSTOJEN KÄSITTELY Asiakirjan tallentaminen Näytölle kirjoitettu teksti on vain tietokoneen työmuistissa, josta se on tallennettava kovalevylle tai muulle tallennusvälineelle. Tallentamisen yhteydessä asiakirjalle annetaan nimi. Tallentaminen kannattaa tehdä heti työn alkuvaiheessa ja suorittaa välitallennuksia säännöllisin välein, jolloin kaikki edellisen tallennuksen jälkeen tehty tallentuu. Wordissa on myös mahdollisuus automaattitallennukseen määritellyin aikavälein, mutta tällöinkin työ on tallennettava erikseen lopetettaessa. Opettele rutiini, jonka mukaan et poistu koneen äärestä tallentamatta työtäsi. Tallentaminen tapahtuu Tiedosto-valikon komennolla Tallenna tai napsauttamalla työkalurivin Tallenna -painiketta. Kummassakin tapauksessa ilmestyy näytölle tallennuksen valintaikkuna, johon syötetään tiedoston nimi ja valitaan asema ja kansio, johon tallennus tapahtuu. Word käyttää tiedostojen tallentamiseen oletuksenaasetuksissa määriteltyä kansiota, joka näkyy tallennusikkunan Kohde: rivillä, kun ikkuna avautuu. Jos tallennus tapahtuu tähän kansioon, ei kansiota tarvitse valita. Tiedoston nimi voi sisältää enintään 255 merkkiä mukaan lukien aseman kirjain, palvelimen nimi, kansion polku, tiedoston nimi ja tunniste. Tiedostojen nimet eivät voi sisältää seuraavia merkkejä: vinoviiva (/), kenoviiva (\), suurempi kuin -merkki (>), pienempi kuin -merkki (<), tähti (*), kysymysmerkki (?), lainausmerkki ("), pystyviiva ( ), kaksoispiste (:) tai puolipiste (;). Järjestelmä käyttää em. merkkejä omiin tarkoituksiinsa, josta syystä niitä ei saa olla tiedoston nimessä. Välitallennus tehdään yksinkertaisesti napsauttamalla työkalurivin Tallenna painiketta. Jo nimetty tiedosto tallennetaan sille määriteltyyn kansioon (oletuskansio) siinä muodossa kuin se tallennushetkellä on. Tallennus tapahtuu kirjoittamalla aiemman tiedoston päälle. Näytölle Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

11 ei tule mitään ikkunaa ensimmäisen tallennuksen tapaan. Nopein tapa on käyttää näppäinyhdistelmää Ctrl + S. Asiakirja voidaan tallentaa myös muuhun kuin Wordin tiedostomuotoon valitsemalla Tiedoston muoto: -kohdasta haluttu tiedostomuoto (tämä mahdollisuus on useimmissa ohjelmissa). Näin Wordilla tehty asiakirja voidaan avata muihinkin ohjelmiin vaikka ne eivät lukisikaan Wordin tiedostomuotoa. Tallenna nimellä ikkunan Työkalut valikosta löytyvä Tallennusasetukset -komento avaa uuden Tallenna -valintaikkunan, josta voidaan valita kysytäänkö tiedoston yhteenvetotiedot, sallitaanko pikatallennus, voidaan valita määrävälein tapahtuva automaattitallennus. Toiminto kannattaa valita. Sopiva väli on esimerkiksi 10 min. Tästä ikkunasta tiedostolle voidaan myös antaa salasana (jos käytät, älä unohda sitä). Kun olet antanut asiakirjalle nimen ja painat OK, ilmaantuu näytölle Ominaisuudet -ikkuna, jos se on valittu ohjelman asetuksissa. Yhteenveto välilehdessä voi antaa asiakirjalle otsikon, aiheen ja tekijän tiedot. Näitä voi käyttää hyväkseen asiakirjaa etsittäessä. Mikäli et halua antaa mitään yhteenvetotietoja, hyväksy vain OK-painikkeella. Ominaisuudet valintaikkunan saa esiin myös komennolla Tiedosto Ominaisuudet. Asiakirjan sulkeminen Asiakirja jää näytölle tallennuksen jälkeenkin ja sitä voidaan edelleen muokata. Kun asiakirjan käsittely halutaan lopettaa, se pitää tallennuksen jälkeen sulkea. Sulkeminen tehdään Tiedostovalikon komennolla Sulje, kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua tai napsauttamalla sulkemispainiketta. Jos suljettavassa ikkunassa olevaa asiakirjaa ei ole tallennettu tai sitä on muokattu viimeksi tehdyn tallennuksen jälkeen, ohjelma esittää varmistuskysymyksen haluatko tallentaa ko. tiedoston. Asiakirjan sulkeminen ei sulje itse ohjelmaa, vaan työskentelyä voidaan jatkaa toisen tiedoston parissa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

12 Asiakirjan avaaminen NÄPPÄIMISTÖ Talletettua tekstiä voidaan käsitellä uudelleen. Sitä varten se avataan työtilaan. Itse asiassa työtilaan avataan ko. asiakirjan työkopio, alkuperäinen teksti säilyy muuttumattomana levytiedostossaan niin kauan kuin sen päälle tallennetaan uusi, muutettu versio samalla nimellä. Työtilan teksti ja levyllä oleva teksti eivät ole mitenkään yhteydessä toisiinsa. Tallennettu asiakirja avataan näytölle Tiedosto -valikon komennolla Avaa... tai työkalurivin Avaa -painikkeella. Kumpikin tapa avaa Avaa valintaikkunan, jonka luettelossa näkyvät oletushakemiston tiedostojen nimet. Tiedosto valitaan kaksoisnapsauttamalla tiedoston nimeä tai napsauttamalla tiedoston nimeä ja napsauttamalla vielä Avaa -painiketta. Jos tiedostoluettelo ei ole halutusta hakemistosta, saadaan haluttu kohde esiin klikkaamalla Kohde -ruudun oikeassa päässä olevaan nuolen kärkeen ja avautuvasta ikkunasta selataan haluttu hakemisto. Avaa -toiminnossaan Word tuo tiedostoluetteloon.doc tarkenteiset asiakirjat. Valintaikkunan Tiedostotyypit -kentästä voi valita jonkin muun tiedostomuodon, esimerkiksi Kaikki tiedostot (*.*), jolloin saat luettelon kaikista asiakirjoista (myös ohjelmatiedostoista), jotka ovat kyseisessä kansiossa. -valikon lopussa näkyy Työkalut-valikon Asetukset komennolla määritelty määrä viimeksi käsiteltyjä asiakirjoja (oletus on 4). Nämä asiakirjat avataan napsauttamalla halutun asiakirjan nimeä. Samanaikaisesti voi olla avoinna useita asiakirjoja, kukin omassa ikkunassaan. Avoimet työikkunat näkyvät Windowsin Tehtäväpalkissa sekä Ikkuna valikon lopussa luettelona. Napsauttamalla haluttua tiedoston nimeä se avautuu näytölle. Kyseessä on vain luettelo viimeksi käytetyistä tiedostoista. Jos tiedosto on käytön jälkeen poistettu tai siirretty toiseen kansioon, se ei avaudu luettelosta. Näppäimistö on tuttu jo Windowsista. Seuraavassa on joitakin näppäimiä, joiden toiminto on syytä tuntea tekstinkäsittelyn kannalta. Toiminnot ovat samoja muissakin ohjelmissa. Enter Enter tekee tekstiin pakollisen kappaleenvaihdon ja lähettää komennot tietokoneelle Vaihto -näppäin pohjassa saadaan isoja kirjaimia Sarkain (Tab) siirtää kohdistinta sarkainvälin kerrallaan tai valintataulussa vaihtoehdosta toiseen Caps Lock Num Lock Caps Lock, isojen kirjainten lukitus, ei lukitse numeroiden yläpuolella olevia merkkejä, vaan numerot voidaan kirjoittaa samanaikaisesti, kun Caps Lockmerkkivalo palaa Num Lock, numeronäppäimistön lukitus, Num Lock -merkkivalo palaa Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

13 Delete Delete poistaa merkin kohdistimen oikealta puolelta tai valitun alueen Askelpalautin, poistaa merkin kohdistimen vasemmalta puolelta F8 F8 laajennettu valinta TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTOIMINNOT Tekstin kirjoittaminen Muotoilumerkit Tekstin kirjoittaminen, korjaaminen ja muokkaaminen ovat tärkeitä tekstinkäsittelyn perusasioita. Näppäimistöltä kirjoitettava teksti tulee tekstikohdistimen kohdalle. Myös tekstin korjaus- ja muokkaustoiminnoissa kohdistimen paikka on ratkaiseva. Muokattavassa asiakirjassa joudutaan liikkumaan tekstissä ja tämän vuoksi on aluksi opeteltava erilaisia tapoja kohdistimen siirtämiseen asiakirjassa. Tekstinkäsittelyohjelman perusperiaatteiden mukainen kirjoittaminen varmistaa, että tekstiä on helppo muokata ja muotoilla. Jos kirjoitat kuin kirjoituskoneella, et voi hyödyntää kaikkia ohjelman tarjoamia monipuolisia mahdollisuuksia. Tekstin kirjoittamisessa voi käyttää apuna erilaisia automaattitoimintoja. Useat niistä ovat käytössä oletuksena, joten törmäät niihin väistämättä tekstin kirjoitusvaiheessa. Kirjoita tekstiä ja paina Enteriä vain vajaan rivin tai kappaleen lopussa. Kirjoituskoneesta poiketen teksturi vaihtaa riviä automaattisesti, jos rivin loppuun kirjoitettu sana ei enää mahdu riville. Word vaihtaa riviä automaattisesti. Seuraavalle riville siirtyy koko sana, joten rivipituudet saattavat vaihdella suuresti. Ohjelma osaa myös tavuttaa automaattisesti kirjoitettaessa jolloin tarvittavat rivinvaihdot tehdään sanavälien ja tavuviivojen kohdalta kirjoitettaessa. Tavutus voidaan tehdä myös vasta kun teksti on kokonaan valmis (tutustumme tähän paremmin tekstin muokkauksen yhteydessä). Kappaleet erotetaan toisistaan Enter-näppäintä painamalla. Välilyöntipainikkeella erotetaan merkit ja sanat toisistaan. Sarkainkohdasta toiseen kohdistin siirretään sarkainnäppäimellä (tabulaattorilla), ja muulloinkin kun haluat tehdä yhtä välilyöntiä pidemmän tyhjän tilan sanojen tai merkkien väliin. Kohdistimen vasemmalta puolelta poistetaan merkkejä askelpalauttimen painalluksella ja kohdistimen oikealta puolelta Delete painikkeella. Kirjoittamisen ja muokkaamisen apuna näytöllä käytetään ohjausmerkkejä, jotka eivät tulostu. Näitä merkkejä ovat mm. kappalemerkit ( ), sarkausmerkit ( ), vihjetavuviivat ( ) ja välilyönnit (.). Ohjausmerkkejä ei tarvita jatkuvasti näytöllä, ne ovat tarpeen vain joissakin kor- Muotoilumerkit. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

14 jaustilanteissa. Ohjausmerkit saa näkyviin tai pois työkalurivin -painikkeesta (Näytä/Piilotapainike). Viimeksi tehdyn komennon peruminen Monet komennot, mm. tekstin poisto tai siirto voidaan perua. Se tehdään Muokkaa -valikon komennolla Kumoa. Jos komento on muodossa Ei voi kumota, ei komentoa voi enää perua. Kumoa toimenpide muistaa joitakin toimenpiteitä (oletuksena 20), joten sillä voi kumota useita edellisiä toimenpiteitä. Nopein tapa valita Kumoa-toiminto, on tehdä se työkalurivin Kumoa-painikkeesta. Toimintoja voidaan samalla kerralla kumota myös useita. 1.Napsauta kumoamispainikkeen perässä oleva nuolta. 2. Valitse luettelosta komento, johon saakka haluat kumota tehdyt toiminnot. Tee uudelleen toiminnolla puolestaan voi palauttaa kumottuja toimintoja. Painiketta käytetään kuten kumoamispainikettakin. Kumoamisen voi tehdä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+Z ja tee uudelleen Ctrl+Y. Erikoismerkit ja symbolit Merkin lisääminen Kaikki merkit eivät löydy suoraan näppäimistöltä. Tällaisia merkkejä ovat monet vieraiden kielten vaatimat erikoiskirjaimet, matemaattiset symbolit jne. Näitä merkkejä lisätään valintaikkunan tai näppäinyhdistelmien avulla. Erikoismerkkejä ovat esimerkiksi sitova yhdysmerkki (Nonbreaking Hyphen) ja sitova välilyönti (Nonbreaking Space) tai vaikkapa copyright merkki, ajatusviiva ja erityyppiset lainausmerkit. Sitova välilyönti sitoo sanat (esimerkiksi luvun ja siihen liittyvän yksikön 100 ) yhteen siten, että niitä ei voi sijoittaa eri riveille. Sitovan välílyönnin tekee myös näppäinyhdistelmä Ctrl+Vaihto+Välilyönti. 1. Napsauta kohtaa, johon merkki lisätään. 2. Anna komento Lisää Merkki (Insert Symbol) ja sitten välilehti Merkit (Symbols). 3. Valitse Fontti (Font) -luetteloruudusta haluamasi fontti. 4. Halutessasi tarkastella merkkiä tarkemmin, napsauta merkkiä. 5. Kaksoisnapsauta lisättävää merkkiä tai paina Lisää (Insert) -painiketta. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

15 6. Lopuksi valintaikkuna suljetaan napsauttamalla painiketta Sulje (Close). Ms Word 2003 Huomio! Mikäli käytät laajennettua fonttia, kuten Arial- tai Times New Roman -fonttia, näkyviin tulee Osajoukko-luettelo. Tästä luettelosta löytyy laajennettu valikoima muiden kielien, kuten kreikan ja venäjän (kyrilliset), erikoismerkkejä. Erikoismerkin lisääminen Sivuttaminen Erikoismerkki lisätään samasta valintaikkunasta kuin merkkikin, nyt vain valitaan välilehti Erikoismerkit. 1. Napsauta kohtaa, johon merkki lisätään. 2. Anna komento Lisää Merkki (Insert Symbol) ja sitten välilehti Erikoismerkit (Special Characters). 3. Valitse luettelosta haluamasi erikoismerkki. 4. Kaksoisnapsauta lisättävää merkkiä tai paina Lisää (Insert) painiketta. 5. Lopuksi valintaikkuna suljetaan napsauttamalla painiketta Sulje (Close). Oletuksena on automaattinen sivutus eli Word aloittaa uuden sivun, kun edelliselle ei enää tekstiä mahdu. Kuinka paljon tekstiä sivulle mahtuu, riippuu paperikoosta ja -suunnasta, marginaaleista, rivivälistä sekä kirjasinkoosta. Sivukatkon merkkinä normaalinäytöllä näkyy näytön poikki kulkeva pisteviiva. Sivukatkon merkki ei tulostu. Asettelunäytössä sivukatko näkyy selvänä välinä työarkkien välillä. Sivukatkon voi tehdä myös itse mihin kohtaan tahansa painamalla CTRL-ENTER tai Lisää-valikon komennolla Vaihto... Sivunvaihto. Tällöin sivukatkon merkkinä normaalinäytöllä on edellistä tiheämmistä pisteistä muodostuva pisteviiva, jonka keskellä lukee Sivunvaihto. Itse tehdyn sivukatkon voi poistaa Delete-näppäimellä tai askelpalauttimella. Automaattista sivukatkoa ei voi poistaa. Automaattisen sivutuksen voi myös poistaa, se saattaa olla tarpeen esimerkiksi hyvin pitkien töiden yhteydessä (käytännössä pitkät tiedostot kannattaa jakaa osiin, kirja vaikkapa lukujen mukaan). Poistaminen tapahtuu Työkalut-valikon Asetukset...-komennolla. Valintaikkunasta valitaan kohta Yleinen ja poistetaan rasti ruudusta Automaattinen sivutus. Rastittamalla ruutu uudestaan otetaan automaattinen sivutus taas käyttöön. Tulostettaessa (ja eräissä muissa tilanteissa) Word sivuttaa joka tapauksessa riippumatta sivutuksen asetuksista. Ctrl Enter Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

16 Leski- ja orporivit Tulostusterminologiassa leskirivi on kappaleen viimeinen rivi, joka tulostettuna näkyy yksinään seuraavan sivun yläreunassa. Orporivi on kappaleen ensimmäinen rivi, joka tulostettuna näkyy yksinään sivun alareunassa. Microsoft Wordin oletusasetukset estävät leski- ja orporivien syntymisen. Jos haluat muuttaa oletusasetusta, voit tehdä sen valitsemalla Muotoilevalikosta kohta Kappale ja välilehti Tekstinkäsittely, jossa valintaruudusta Leski- ja orporivien esto poistetaan ko. valinta. Tällöin sallitaan leski- ja orporivien muodostuminen. Samalta välilehdeltä myös peräkkäiset kappaleet, esimerkiksi otsikko ja sitä seuraava tekstikappale, voidaan määrätä pidettäväksi samalla sivulla. Vie kohdistin kappaleeseen, jonka haluat pysyvän samalla sivulla seuraavan kappaleen kanssa ja valitse ruutu Sido seuraavaan. TEKSTIN MUOKKAAMINEN Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Tekstiä voidaan lisätä asiakirjaan mihin tahansa kohtaan. Kohdistin siirretään kohtaan, johon halutaan kirjoittaa ja kirjoitetaan. Olemassa oleva teksti, joka sijaitsee kirjoituskohdan jälkeen, siirtyy eteenpäin. Jos aiempi teksti ko. kohdasta halutaan korvata uudella, se voidaan tietysti poistaa, mutta toinen vaihtoehto on käyttää päällekirjoitustilaa. Päällekirjoitustila kytketään päälle kaksoisnapsauttamalla tilarivillä olevaa KORV-ilmaisinta (harmaana). Nyt KORV ilmaisin korostuu ja vanha teksti korvautuu uudella sitä mukaa kun kirjoitetaan. Päällekirjoitustila kytketään pois päältä kaksoisnapsauttamalla uudelleen KORV-ilmaisinta, jolloin myös tilarivin KORV-merkintä muuttuu harmaaksi. Päällekirjoitustila voidaan kytkeä päälle myös Insert painikkeella. Tällöinkin tilarivin KORV ilmaisin korostuu. Päällekirjoitustila muuttuu lisäystilaksi painamalla uudestaan Insert painiketta. Kohdistimen siirto tiettyyn paikkaan Hiirellä kohdistin siirretään haluttuun kohtaan viemällä hiiren osoitin haluttuun kohtaan, osoitin näkyy I-palkkina. Kun haluttuun kohtaan on päästy, napsautetaan hiiren vasenta painiketta, jolloin vilkkuva osoitin siirtyy ko. kohtaan. Erilaisilla näppäinyhdistelmillä liikkuminen tapahtuu nopeasti ja tehokkaasti. Luettelon näppäinyhdistelmistä löydät ohjelman Ohjeista hakusanalla näppäimistö. Valitse tuloksista kohta Pikanäppäimet. Käytössä on mm. seuraavia yhdistelmiä: Merkki vasemmalle/oikealle Rivi ylös/alas Ctrl Ctrl Home Sana oikealle Sana vasemmalle Rivin alkuun Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

17 End PgDn Rivin loppuun Näytöllinen alas PgUp Näytöllinen ylös Ctrl Ctrl F5 Home End Asiakirjan alkuun Asiakirjan loppuun Siirtyminen halutulle sivulle. Paina F5 ja kirjoita sivun numero, jolle haluat siirtyä Kohdistin voidaan siirtää myös määrätylle riville, sivulle, osaan, asiakirjaan tehtyyn kirjan-merkkiin, huomautukseen, ylä- tai alaviitteeseen jne.. Tämä tapahtuu antamalla Muokkaa-valikosta komento Siirry. Näytölle tulee valintaikkuna, josta valitaan mille sivulle tai riville, mihin kirjanmerkkiin jne. Siirrytään. Saman ikkunan välilehdiltä löytyvät myös toiminnot Etsi ja Etsi ja korvaa, joihin palaamme myöhemmin. Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Merkki tai merkkejä poistetaan Askelpalauttimella (Backspace) kursorin vasemmalta puolelta ja Delete-näppäimellä kursorin oikealta puolelta. Usein on tarvetta poistaa vaikkapa muutama sana tai vielä suurempi tekstimäärä. Sellaisessa tapauksessa edellä kuvatut komennot eivät ole riittävän tehokkaita. Parempi tapa on ensin valita teksti ja sitten komento, jolloin komento koskee koko aluetta. Alue valitaan hiirellä maalaamalla, jolloin kohdistin siirretään valittavan alueen alkuun (tai loppuun), painetaan hiiren vasen näppäin alas ja vedetään alueen loppuun sekä vapautetaan hiiren näppäin. Saman voi tehdä myös näppäimistöltä viemällä kohdistin valittavan alueen alkuun tai loppuun ja painetaan Vaihto-näppäin alas ja viedään kohdistin valittavan alueen loppuun/alkuun ja napsautetaan hiirellä. Hiirellä voi valita määrättyjä tekstialueita seuraavasti: Sana Osoitin sanan päälle ja kaksoisnapsautetaan hiirellä. Virke Osoitin virkkeen päälle ja painetaan Crtl-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Rivi Osoitin rivin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle nk. Valintasarak-keeseen ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta (alueelle osoitin muut-tuu nuoleksi). Kappale Osoitin kappaleen vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle ja kaksoisnap- Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

18 sautetaan hiiren vasemmalla painikkeella. Kolmoisnapsautus kappaleen päällä valitsee myös kappaleen. Useita kappaleita valitaan kaksoisnapsauttamalla vasemmalla puolella ja vetämällä alueen loppuun. Suuri tekstialue pohjas-sa alueen loppuun. Viedään kohdistin alueen alkuun ja napsautetaan Vaihto näppäin Koko asiakirja Osoitin tekstin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle, painetaan Ctrl-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Kolmoisnapsau-tus tyhjällä alueella valitsee myös koko tekstin. Samoin näppäinyhdis-telmä Ctrl+A. Pystysuuntainen teksti (Sarake) Pystysuuntainen alue valitaan painamalla ensin Alt näppäin pohjaa ja ve-detään halutun alueen (sarakkeen) loppuun. Tekstin siirtäminen ja kopiointi Teksti voidaan siirtää tai kopioida asiakirjassa toiseen paikkaan joko leikepöydän kautta tai ilman leikepöytää hiirtä ja näppäinyhdistelmiä käyttäen. Leikepöydän kautta siirto tapahtuu valitsemalla teksti ja antamalla Muokkaa (Edit) -valikosta komento Leikkaa (Cut), kopioitaessa annetaan komento Kopioi (Copy). Teksti siirtyy Windowsin leikepöydälle. Leikattaessa teksti häviää näytöltä, mutta on edelleen leikepöydällä. Kohdistin siirretään kohtaan, johon teksti halutaan ja annetaan Muokkaa valikosta komento Liitä (Paste) ja teksti ilmestyy näytölle kohdistimesta alkaen. Kopioitaessa teksti jää myös entiselle paikalleen. Liitä valitsemasi teksti ennen uutta leikkausta, jotta et vahingossa menetä leikattua tekstiä, sehän ei enää ole alkuperäisessä paikassaan, ainoastaan leikepöydällä. Leikkaa, Kopioi ja Liitä komennot voi antaa myös työkalurivin painikkeista Word 2003:n leikepöydällä voi olla kerralla kaikkiaan 12 leikettä, jotka voi liittää kunkin erikseen tai kaikki kerralla tarvittaviin kohtiin. Tämä ominaisuus toimii vain Office ohjelmissa. Muista, että Officen versioissa aina versioon 97 saakka leikepöydällä saattoi olla vain yksi leike kerrallaan. Uusi leike poisti aiemman leikkeen. Siirron ja kopioinnin voi tehdä myös ilman leikepöytää. Valitse teksti, siirrä osoitin kohtaan, johon teksti siirretään, mutta älä paina vielä hiiren painiketta. Paina Ctrl-näppäin, kopioitaessa Ctrl +Vaihto, alas ja napsauta hiiren oikeata painiketta. Siirrossa teksti häviää alkuperäisestä paikasta ja siirtyy uuteen. Kopioinnissa teksti jää myös alkuperäiseen paikkaan. Leikepöydän kautta teksti voidaan siirtää tai kopioida toiseen asiakirjaan tai toiseen ohjelmaan. Ilman leikepöytää siirto tai kopiointi voidaan tehdä vain samassa asiakirjassa. Vetämällä siirto voidaan tehdä pienehköllä etäisyydellä. Tällöinkin teksti ensin valitaan, jonka jälkeen osoitin viedään valitun alueen päälle, osoitin muuttuu nuoleksi, ja painetaan hiiren vasen painike alas, kopioitaessa Ctrl ja vasen painike. Osoitinnuolen viereen ilmaantuu lyhyt pystysuora pisteviivaksi nuolen perässä on pieni kehys. Nyt teksti vain vedetään uuteen kohtaan ja vapautetaan hiiren painike. Kopioitaessa pidetään Ctrl -painike koko ajan pohjassa. Ilman leikepöytää voidaan kopioida ja siirtää vain saman asiakirjan sisällä. Leikepöydän kautta voidaan kopioida ja siirtää asiakirjasta toiseen, jopa eri ohjelmien välillä. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

19 Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Leikepöydältä leike sijoitetaan vakiomuodossa. Mikäli valitset kaikkien leikkeiden liittämisen, ne sijoitetaan vakiomuotoisina peräkkäin. Usein on kuitenkin tarpeen tarkistaa muoto ennen sijoittamista. Ohjelmasta toiseen siirrettäessä käytetään oletusmuotona HTML muotoa. Tällöin muotoilut säilyvät parhaiten. Myös Muotoiltu teksti ( RTF) (Formatted Text (RTF) muoto säilyttää niin paljon muotoiluja kuin kohdeohjelma kykenee tulkitsemaan. Valitaan siirrettävä/kopioitava teksti ja annetaan Leikkaa/Kopioi komento. 1. Siirretään kohdistin leikkeen sijoituskohtaa 2. n ja annetaan komento Muokkaa Liitä määräten (Edit Paste Special ). 3. Valitaan tarvittava muoto. 4. Lopuksi napsautetaan OK. Tiedoston lisääminen asiakirjaan Merkkitason vaihto Joskus on tarpeen lisätä asiakirjaan kokonainen toinen asiakirja. Sen voi tehdä leikepöydän kautta, mutta nopeampikin tapa löytyy. Tiedosto haetaan sellaisenaan toiseen asiakirjaan. Lisättävän tiedoston merkki- ja kappalemuotoilut säilyvät muuttumattomina, ainoastaan sivun asetukset muuttuvat kohdeasiakirjan mukaisiksi. 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon toinen asiakirja lisätään. 2. Anna komento Lisää Tiedosto (Insert File ). 3. Valitaan ruudusta Kohde (Look in) kansio, jossa lisättävä tiedosto on ja valitaan lisättävä asiakirja. 4. Napsautetaan painiketta Lisää (Insert). 5. Tallennetaan koottu asiakirja. Mikäli lisättäviä tiedostoja on useita, on komento toistettava jokaisen asiakirjan osalta. Valintaikkunassa ei voi valita useita tiedostoja. Sinänsä lisätty asiakirja pysyy myös alkuperäisessä paikassaan ja muodossaan. Joskus halutaan muuttaa pienillä kirjaimilla kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko, isoiksi kirjaimiksi. Yksi tapa on kirjoittaa uusi otsake isoilla kirjaimilla vanhan päälle. Tehokkaammin muuttaminen käy merkkitason vaihto -komennolla. Valitse teksti ja paina Vaihto- F3. Toiminto sisältää vaihtoehdot: kaikki pienin kirjaimin, KAIKKI ISOIN KIRJAIMIN ja Jokaisen Sanan Ensimmäinen Kirjain Iso. Valitse haluamasi. Valinta tapahtuu painelemalla toimintonäppäintä F3 kunnes haluttu vaihtoehto toteutuu. Jokainen painallus toteuttaa yhden em. vaihto-ehdoista. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

20 Etsi- ja korvaa toiminnot MUOTOILUT Tekstimuotoilut Merkkijonon etsiminen ja merkkijonon korvaaminen toisella kuuluu tekstikäsittelyohjelmien rutiiniin. Etsi toimintoa kannattaa käyttää esimerkiksi tilanteessa, kun luet tekstiäsi (näytöltä tai paperilta) ja huomaat siinä korjattavaa. Olet esimerkiksi käyttänyt tekstissäsi sanaa työ ja huomaatkin, että pitäisi olla palkkatyö. Voit tietysti korjata jokaisen työ -sanan erikseen, mutta helpommin ja nopeammin se käy käyttämällä Etsi ja Korvaa toimintoa. Toiminto etsii kaikki työ -sanat ja korvaa ne sanalla palkkatyö. Etsi ja Korvaa -toiminto valitaan Muokkaa -valikosta. Kumpaakin toimintoa varten on oma komento, mutta niistä avautuu sama ikkuna, jossa on kolme välilehteä: Etsi, Korvaa, Siirry. Sikäli komennoilla on vaikutusta, että komennon mukainen välilehti on valmiiksi valittu. Ikkunan nimi on kuitenkin aina sama. Lisää -painikkeella ikkunaan avautuu lisää valintoja, joilla määritellään tarkemmin mitä etsitään. Etsi-toimintoa voidaan käyttää kaikkien Wordin tuottamien merkkien etsintään, siis myös erilaisten ohjausmerkkien etsintään. Etsittävä merkkijono (enintään 255 merkkiä) kirjoitetaan Etsittävä -kenttään. Muut ikkunassa olevat valinnat tehdään tarpeen mukaan. Merkki -painikkeella saadaan etsittävä ohjausmerkki ja Muotoilu -painikkeella etsittävä muotoilu. Nämä valinnat piilotetaan napsauttamalla painiketta Vähennä. Ikkuna avautuu siinä muodossa kuin se oli suljettaessa. Oletuksena kaikki valintaruudut ovat tyhjiä. Valinnalla Sama kirjainkoko etsitään vain samalla kirjainkoolla kirjoitettuja merkkijonoja, ilman valintaa isoja ja pieniä kirjaimia ei erotella. Etsi vain kokonaiset sanat etsii kokonaisia sanoja, ilman valintaa riittää, että etsittävä merkkijono sisältyy sanaan. Myös etsintäsuunta voidaan määritellä, oletuksena on Kaikki eli kohdistimen sijainnista riippumatta etsitään koko asiakirjasta. Kun valinnat on tehty, painetaan Etsi seuraava -painiketta, jolloin toiminto etsii ensimmäisen annetun merkkijonon. Kun merkkijono on löydetty, päätetään korvataanko se. Näin jatketaan kunnes asiakirja on käyty läpi. Nopein tapa on napsauttaa painiketta Korvaa kaikki, jolloin kaikki löydetyt merkkijonot korvataan. Etsi-toiminnolla merkki voidaan etsiä, mutta ei korvata. Mikäli löydetylle merkkijonolle halutaan tehdä jotakin, on toimenpide tehtävä normaalina tekstinkäsittelynä. Korvaamiseen tarvitaan Korvaa -toiminto, mutta kumpikin toimintohan löytyy samasta ikkunasta. Tekstinkäsittelyohjelmassa voidaan tekstiä muotoilla monin eri tavoin. Voidaan valita erilaisia fontteja, muuttaa merkkikokoa ja valita tärkeisiin kohtiin korostuksia kuten lihavointi tai eri väri. Valittu muotoilu on voimassa, kunnes sitä muutetaan. Muotoiltaessa tekstiä jälkikäteen, on muotoiltava alue ensin valittava. Muotoiluja voi myös kopioida kohdasta toiseen. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

21 Merkkien muotoilu Ms Word 2003 Kappalemuotoilut vaikuttavat koko kappaleeseen. Kappale vaihtuu aina kun painetaan Enter näppäintä. Kappalemuotoiluja ovat mm. riviväli, sisennykset ja tasaukset. Muotoilut voi tehdä etukäteen. Silloin muotoilu on voimassa kunnes sitä muutetaan. Kappalemuotoilut ovat tallessa kappaleen perässä olevassa kappalemerkissä. Kun kirjoittamista jatketaan painamalla Enteriä, muotoilu periytyy seuraavaan kappaleeseen. Tehtäessä muotoilu jälkikäteen, kohdistuu muotoilu valittuun alueeseen. Merkkejä ovat kaikki kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Merkkimuotoilulla tarkoitetaan merkkien erilaisten ominaisuuksien muuttamista halutuksi Merkkimuotoilukomentoja voi käyttää kirjoitettaessa tai tehdä muotoilut myöhemmin. Jälkikäteen muotoiltaessa on käsiteltävä teksti valittava ennen muotoilukomentoa. Merkkimuotoilukomennot valitaan Muotoile-valikon Fontti-komennolla, muotoilurivin painikkeista tai näppäinyhdistelmillä. Muotoile-valikosta löytyvät kaikki merkkimuotoilun komennot. Jos tehdään kerralla useita muotoilumäärityksiä, on valikon käyttö paras tapa. Merkkimuotoiluun kuuluvat merkkilajin ja -koon muuttaminen, erilaisten kirjasintyylien käyttö ja tekstin harventaminen/tiivistäminen. Jos teksti muotoillaan samalla kun se kirjoitetaan, valitaan muotoilukomento ja teksti tulee uudella muotoilulla kunnes muotoilukomento kytketään pois. Poiskytkentä tehdään toistamalla sama komento. Jälkikäteen muotoiltaessa teksti on ensin valittava, jonka jälkeen annetaan muotoilukomento. Tällöin komentoa ei tarvitse kytkeä erikseen pois päältä, koska se kohdistuu vain valittuun alueeseen. Merkkilaji- ja koko Merkkimuotoilu voidaan myös poistaa jälkikäteen valitsemalla alue ja antamalla muotoilukomento uudelleen. Joskus kappaleessa on myös useita muotoilukomentoja, jotka halutaan poistaa. Tällöin kukin muotoilu on poistettava erikseen. Viimekädessä merkkilajit ja -koot määrää käytettävä tulostin. Periaatteena on, että Windowssovelluksessa voi käyttää vain niitä fontteja, joita siitä voi tulostaa. Kirjoittimessa olevien fonttien lisäksi useiden Windows-sovellusohjelmien mukana toimitetaan useita fontteja. Merkkilaji ja -koko valitaan Muotoile -valikon komennolla Fontti... tai muotoiluriviltä. Muotoile -valikkoa käytettäessä avautuu valintaikkuna, josta halutut valinnat tehdään. Merkkilajin ja -koon voi valita myös muotoiluriviltä. Merkkilajia (fonttia) ja -kokoa voi vaihtaa aina halutessaan. Myös merkkimuotoilut (fonttimuotoilut) voi tehdä joko ennen kirjoittamista tai vasta kirjoittamisen jälkeen. Muotoilu on voimassa valitulla alueella tai tyhjässä asiakirjassa valintakohdasta eteenpäin. Merkkilajin ja koon voi vaihtaa muotoilurivin painikkeilla. 1. Valitaan muotoiltava teksti. Tyhjässä asiakirjassa muotoilu on voimassa määrittelykohdasta eteenpäin. 2. Valitaan muotoilutyökalurivin fonttiluettelosta haluttu fontti. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

22 3. Valitaan muotoilutyökalurivin fontin koko luettelosta haluttu Ctrl + fonttikoko. Jos luettelossa ei ole haluttua kokoa, voi sen kirjoittaa Alaindeksi. luetteloruutuun ja painetaan Enter. Ctrl + Yläindeksi Kaikkiin fontin ominaisuuksiin päästään vaikuttamaan valintaikkunassa. 1. Valitaan muotoiltava teksti. 2. Anna komento Muotoile Fontti (Format Font) 3. Valitaan välilehti Fontti (Font). 4. Valitaan haluttu fontti luettelosta Fontti (font). 5. Kohdasta Koko (Size) valitaan haluttu fonttikoko. 6. Valitaan fontin ulkoasu kohdasta Fonttityyli (Font style). 7. Lopuksi napsautetaan OK. Merkkilajin ja -koon lisäksi voidaan valita erilaisia tekstin tehosteita. Valittavina ovat mm. yläindeksi, alaindeksi,, yliviivattu, KAPITEELIT (pienet isot kirjaimet), ISOT KIRJAIMET, alleviivaus ja piiloteksti. Piiloteksti ei tulostu paperille. Sen avulla voi kirjoittaa asiakirjaan omia huomautuksia. Piilotekstin näkyminen näytöllä voidaan valita muotoilurivin Näytä tai piilota -painikkeella tai komennolla Työkalut - Asetukset ja rastittamalla Näytä -välilehdestä kohta piiloteksti. Myös ala- ja yläindeksi valitaan samasta ikkunasta kuin merkkikoko ja tyylit. Samoin merkkiväli eli tiivistäminen ja harventaminen. Alaindeksin saa myös näppäinyhdistelmällä CTRL _ + (Ctrl - plus) ja yläindeksin näppäinyhdistelmällä CRTL - VAIHTO - +. Merkkilajien ja tyylien kanssa sietää olla varovainen. Liian monen erilaisen merkkilajin käyttö samassa asiakirjassa tai samalla sivulla huonontaa havainnollisuutta ja ulkoasua parantamisen sijasta. Ei kannata käyttää enempää kuin kahta merkkilajia samalla sivulla. Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus voidaan Fontti valintaikkunassa valita fontin tehosteeksi, mutta silloin kyseinen muotoilu on jatkuvasti voimassa eikä se ole tarkoituksenmukaista. Näillä muotoiluilla pyritään jonkin sanan tai tekstin osan korostamiseen, jolloin muotoilu on voimassa vain halutuissa paikoissa. Muotoilu voidaan tehdä muotoilurivin painikkeilla. Valitaan haluttu teksti. Napsautetaan työkaluriviltä lihavoinnin, kursivoinnin tai alleviivauksen painiketta. Sama kohde voidaan muotoilla näillä kaikillakin, mutta kukin muotoilu on tehtävä erikseen. Toki ne voidaan tehdä samalla valinnalla. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

23 Tekstin sisentäminen 1. rivin sisennyskohta. Ylempi sisennyskolmio Ms Word 2003 Vastaavat näppäinyhdistelmät ovat Ctrl+B lihavointi, Ctrl+I kursivointi ja Ctrl+U alleviivaus. Mikäli nämä muotoilut halutaan poistaa, valitaan kyseinen alue ja painetaan uudestaan vastaavaa painiketta. Myös näppäinyhdistelmät toimivat. Vietäessä kursori muotoillulle alueelle näkyy muotoilu ko. painikkeessa siten, että painike on korostettu. Teknisesti kyseessä on uudelleen muotoilu, ei muotoilun poistaminen. Tekstin sisentämisessä on kyse tekstin sijoittamisesta marginaaleista sisäänpäin. Wordissa voi sisentää rivin, kappaleen, valitun tekstin tai haluttaessa koko asiakirjan. Sisentää voi vasenta reunaa, oikeaa reunaa tai molempia. Kaikki sisennystavat löytyvät Muotoile-valikon Kappale-valintaikkunan sisennyskentästä, johon tarkka sisennysarvo kirjoitetaan tai valitaan arvo kentän oikeassa reunassa olevilla nuolilla. Ensimmäisen rivin ulosveto eli negatiivinen sisennys saadaan kirjoittamalla kohtaan Vasemmalle negatiivinen luku. Tällaista riippuvaa sisennystä voit käyttää, kun haluat kirjoittaa vasemmasta marginaalista alkavan väliotsikon ja aloittaa jostakin sarkainkohdasta alkavan tekstikappaleen. Käytännössä tämä tehdään siten, että annetaan komento Muotoile - Kappale ja avutuvasta ikkunasta valitaan kohta Mukautettu arvo Riippuva ja kohtaan Sisennys annetaan sarkainkohdan arvo (toinen sarkainkohta asiakirjastandardissa on 4.6 cm). Nopeimmin sisennys voidaan valita muotoilurivin sisennyspainikkeilla. Sisennettävä kappale valitaan sijoittamalla kohdistin kappaleen alkuun, loppuun tai tekstiin (ei tarvitse maalata) ja napsauttamalla sisennyspainiketta (oikea painike kuvassa) työkalurivillä. Jokainen painallus sisentää tekstiä sarkainkohdan kerrallaan. Muotoilurivillä on myös sisennyksen pienennyspainike (vasen painike kuvassa), joka pienentää sisennystä sarkainkohta kerrallaan. Tekstin voi sisentää myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+M. Jokainen painallus lisää sisennystä yhden sarkainkohdan. Sisennystä pienennettäessä vastaava näppäinyhdistelmä on Ctrl+Vaihto+M. Sisennys voidaan tehdä edellisten lisäksi myös viivaimelta. Viivaimen sisennyskolmioiden ja sisennysneliön avulla voi muuttaa sekä marginaaleja että sisennystä. Kaksoisnapsauttamalla yläviivainta (mielellään harmaata osaa, jotta ei samalla tapahdu ei toivottuja toimintoja) saat myös esiin Sivun asetukset -valintaikkunan. Kun haluat muuttaa marginaalia, vie hiiren osoitin viivaimen valkoisen ja tumman alueen rajalle siten, että kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Paina sen jälkeen hiiren vasen painike alas ja siirrä nuolta hiirellä vetäen. Vapauta hiiren painike, kun se on haluamallasi kohdalla. Haluttaessa säätää sisennystä viivaimella, käytetään sisennyskolmiota ja sisennysneliötä. Ylemmällä sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen ensimmäisen rivi. Alemmalla sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen muut rivit, eli ensimmäinen rivi ei sisenny (riippuva sisennys). Koko kappale sisennetään sisennysneliöllä. Sisennysneliö Muiden rivien sisennyskohta. Alempi sisennyskolmio Oikean reunan sisennys Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

24 Rivi- ja kappalevälit Tekstikappaleeseen voidaan liittää kahdenlaista välistystä: riviväli ja kappaleväli. Riviväli on edellisen rivin peruslinjan etäisyys seuraavan rivin peruslinjaan. Oletusarvona on 1. Kappaleet erotetaan ylimääräisellä rivinvaihdolla (tyhjä rivi). Täsmällisempää määrittelyä tarvittaessa käytetään kappalevälimääritystä, näitä tapoja ei ku itenkaan saa käyttää yhdessä. Kappaleväli on kappaleen ylä- ja/tai alapuolelle lisättävä tila, jolla säädellään kappaleiden etäisyyttä toisistaan. Toiminnot valitaan Muotoile-valikon komennolla Kappale... (Sama valintaikkuna kuin leski/orporiveillä). Kohdasta Välit määritetään rivien ja kappaleiden välissä oleva tyhjä tila. Kohdasta Ennen määritetään kunkin valitun kappaleen ensimmäisen rivin yläpuolella oleva tyhjä tila. Halutun luvun voi kirjoittaa ruutuun tai valita luettelosta. Luvun on oltava positiivinen. Vastaavasti kohdasta Jälkeen määritetään kappaleen viimeisen rivin alapuolelle tuleva tyhjä tila. Riviväli määrittää tekstirivien väliin jäävän tyhjän tilan. Riviväli valitaan samasta valintaikkunasta kuin kappalevälikin. Riviväliin vaikuttavat kohdat Riviväli ja Mitta. Riviväli 1 määrittää kunkin rivivälin korkeimman rivillä olevan merkin mukaan. Riviväli muodostuu merkkien koosta ja ylimääräisestä tyhjästä tilasta, jonka ohjelma lisää käytetyn fontin mukaan. Valinnalla Vähintään kohdasta Riviväli määritetään rivivälin korkeus, jota ohjelma tarvittaessa suurentaa tilanteen mukaan (esimerkiksi yläindeksejä käytettäessä). Valinta Täsmälleen määrittää vakiokorkuisen rivivälin, jota ohjelma ei muuta. Tällöin saattaa käydä niin, että kaikki merkit eivät näy kokonaan. Sellaisessa tapauksessa rivivälin korkeutta on suurennettava tai valittava vaihtoehto Vähintään. Kohtaan Mitta kirjoitetaan haluttu riviväli. Jos merkit ovat korkeampia kuin vakiokorkeus, eivät merkit tulostu kokonaan. Vakiokorkuiselle riville määritetty arvo ei muutu. Määritä vakiokorkuisille rivivälille arvo, joka on vähintään yhtä suuri kuin rivin korkein merkki. Kohta Tasaus määrittää valitun tekstin tai kappaleen muun sisällön sijainnin suhteessa sisennysmerkkeihin. Jos teksti halutaan tasata vasempaan ja oikeaan reunaan, ei kappaleita saa sisentää. Valinta Vasen tasaa valitun tekstin vasempaan sisennykseen, Keskitetty keskittää tekstin vasemman ja oikean sisennysmerkin väliin. Oikea tasaa tekstin oikeaan sisennysmerkkiin ja Molemmat reunat tasaa tekstin vasempaan ja oikeaan sisennykseen. Kohta Esikatselu näyttää valittujen asetusten vaikutuksen tekstiin. Merkki- ja kappalemuotoilun kopioiminen Tekstin muotoiluja voi kopioida toisiin sanoihin, joihin halutaan sama muotoilu. Käytettäessä useita eri muotoiluja on helpompi muotoilla ensin yksi alue ja sitten kopioida muotoilut muihin alueisiin, kuin toistaa muotoilut joka kerta eri alueella. Tähän tarkoitukseen on käytettävissä työkaluriviltä löytyvä Muotoilusivellin. Muotoilusivellin kopioi valitun objektin tai tekstin muotoilun ja siirtää sen objektiin tai tekstiin, jota napsautetaan. Voit kopioida muotoilun useaan kohteeseen kaksoisnapsauttamalla Muotoilusivellin -painiketta ja valitsemalla sitten muotoiltavan kohteen. Kun muotoileminen on valmis, voit lopettaa muotoilusiveltimen käytön painamalla ESC-näppäintä tai -painiketta Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

25 uudelleen. Toimi seuraavasti: 1. Teksti muotoillaan halutulla tavalla. 2. Valitaan muotoiltu teksti. Ms Word Napsautetaan työkaluriviltä Muotoilusivellin painiketta. Jos halutaan muotoilu useaan kohteeseen, kaksoisnapsautetaan painiketta. 4. Hiiren osoitin muuttuu siveltimeksi. 5. Maalataan siveltimellä muotoiltava teksti. Sivellin saadaan pois käytöstä napsauttamalla painiketta uudelleen tai Esc painikkeella Muotoilujen palauttaminen oletusarvoihin Kaikki tyylistä poikkeavat merkkimuotoilut voidaan poistaa. 1. Valitaan teksti, josta muotoilut poistetaan. 2. Painetaan Ctrl+Välilyönti. ASIAKIRJAN MÄÄRITYKSET Asiakirjan ulkoasua säätelevät monet seikat. Tyypillisiä ovat marginaalit, sarkainkohdat, sivuja paperikoko. Lisäksi tekstin tehosteilla voidaan korostaa sen osia. Asiakirjojen ulkoasusta on olemassa erilaisia standardeja, joita tietyissä yhteyksissä kannattaa käyttää. Paperikoko ja marginaalit Marginaali on paperin reunan ja paperille tulostettavan tekstin väliin jäävä tyhjä tila vasemmalla, oikealla, ylhäällä ja alhaalla. Marginaaleja voi asettaa suoraan näytöllä olevasta viivaimesta tai Tiedosto -valikon Sivun asetukset - komennolla. Myös esikatselutilassa voi muuttaa marginaaleja. Tiedosto -valikon Sivunasetukset... -komento tuo näytölle valintaikkunan, jonka välilehdestä Reunukset voi tehdä tarvittavat muutokset kaikille marginaaleille. Valintaikkunan Käyttöalue ruudusta valitaan koskeeko määritys koko asiakirjaa vai astuuko asetus voimaan kohdistimesta eteenpäin. Samasta ikkunasta valitaan myös paperikoko ja arkin suunta. Wordin oletuksena on A4-kokoinen pystyarkki. Kuvan ikkunassa valitaan marginaaleja, mutta valitsemalla välilehden Paperin koko, ilmaantuvat paperikoon määrittelyt valintaikkunaan. Samoin voit vaihtaa tulostussuuntaa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

26 Sarkaimet Sarkain-näppäin (TAB) sekä työkalurivin Sisennys-painike toimivat asetettujen sarkaimien mukaan. Sarkaimia on neljää tyyppiä: vasen, oikea, keskityssarkain sekä desimaalisarkain. Vasen kirjoittaa sarkainkohdasta lähtien oikealla, oikea tasaa tekstin oikean reunan sarkainkohtaan ja keski keskittää tekstin sarkainkohdan molemmille puolille. Desimaali asettaa sarkainkohtaan kirjoitettujen desimaalilukujen desimaalipilkut alakkain. Vasen sarkain Keskittävä sarkain Oikea sarkain Desimaalisarkain Palkkisarkain Sarkaimet asetetaan Muotoile-valikon komennolla Sarkaimet... Komento tuo näytölle valintaikkunan, josta valinnat tehdään. Oletussarkain on Wordissa 2,3 cm, mikä vastaa asia-kirjastandardin arvoa. Oletussarkaimet näkyvät viivaimessa pieninä pisteinä viivaimen alalaidassa. Oletussarkaimet määritellään Oletussarkaimetruudussa. Sarkainkohta-kenttään kirjoitetaan sarkainkohdan arvo ja Tasaus-kentästä valitaan sarkaintyyppi. Täytemerkki-kentästä valitaan täytemerkki, jos sellaisen halutaan tulostuvan sarkainkohdan eteen. Määritetty sarkain lisätään klikkaamalla Aseta-painiketta. Kun kaikki tarvittavat sarkainkohdat on määritelty, napsautetaan lopuksi OK-painiketta. Sarkaimet poistetaan Tyhjennä-painikkeella, jolloin poistuu valittu sarkain tai Tyhjennä kaikki-painikkeella, jolloin poistuvat kaikki sarkaimet. Nämä komennot eivät vaikuta oletussarkaimiin. Viivaimen käyttö sarkainten asettamiseen Sarkaimet voi asettaa myös suoraan vaakaviivaimesta valitsemalla viivaimen vasemmasta päästä sarkaintyypin napsauttamalla painiketta niin monta kertaa, että haluttu sarkaintyyppi on esillä. Sen jälkeen napsautetaan haluttu kohtaa viivaimen asteikolla ja valinnan mukainen sarkain ilmestyy ko. kohtaan. Toistetaan kunnes tarvittavat sarkaimet ovat paikallaan. Sarkainkohtaa voi siirtää hiirellä vetämällä. Viivaimelle itse asetettu sarkainkohta mitätöi kaikki sen vasemmalla puolella olleet oletussarkaimet. Sarkaimen voi poistaa vetämällä sen ulos viivaimesta. Sarkainkohtiin kirjoittaminen Luetteloa (taulukkoa) kirjoitetaan painamalla Sarkain (tabulaattori) näppäintä aina kun halutaan siirtyä seuraavan sarkaimen kohdalle. Ilman Sarkain näppäintä sarkaimet eivät vaikuta mitenkään, kirjoitus etene normaalisti marginaalien välissä. Luetteloa kirjoitettaessa rivin lopussa painetaan Enter painiketta, joka tekee kappaleenvaihdon tai Vaihto+Enter, joka tekee rivinvaihdon. Kumpaa käytetään, riippuu siitä, miten luetteloa halutaan käsitellä. 1. Kirjoitetaan luettelon ensimmäinen teksti tai luku. 2. Painetaan Sarkain näppäintä. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

27 3. Kirjoitetaan seuraava teksti tai luku. 4. Toistetaan kohtia 2 ja 3, kunnes ensimmäinen rivi on kirjoitettu. Ms Word Jos rivistä halutaan oma kappale, painetaan rivin lopussa Enter. Tästä seuraa, että sarkaimia voi muuttaa tarvittaessa rivikohtaisesti. Rivinvaihto tehdään painamalla rivin lopussa Vaihto+Enter. 6. Seuraavat rivit kirjoitetaan samalla tavoin kuin ensimmäinenkin. Mikäli haluat nähdä sarkaimet, kappalemerkit ja rivinvaihdot, napsauta työkalurivin Näytä tai piilota painiketta. Halutessasi poistaa välistä yhden sarakkeen tai muotoilla sen eri tavalla, voit valita pystysuoran alueen pitämällä pohjassa Alt näppäimen samalla kun hiirellä vedetään haluttu sarake. Sarkainkohtien muuttaminen Halutessasi muuttaa kerralla useamman kappaleen sarkaimia, täytyy kappaleet aina ensin valita. Jos luettelo on tehty käyttäen rivinvaihtoa rivin lopussa (Vaihto+Enter) riittää, että kohdistin on luettelossa. Kappaleen sarkainasetukset näkyvät viivaimella, kun kohdistin on kappaleessa. Viivaimelta sarkaimia muutetaan vetämällä hiirellä sarkain haluttuun kohtaan. Tyhjässä asiakirjassa asetus on voimassa siirtokohdasta eteenpäin. Tyhjä tarkoittaa tässä myös tilannetta, jossa toimenpide tehdään asiakirjassa olevan tekstin jälkeen. Mikäli sarkaimia halutaan muuttaa olemassa olevassa tekstissä, on ensin valittava teksti, johon muutos kohdistuu. Ellei mitään valintaa tehdä, kohdistuu muutos siihen riviin, jossa kohdistin on. Sarkaimien muuttaminen viivaimelta on tehokasta ja yksinkertaista, mutta muutokset voi tehdä myös valintaikkunassa. 1. Valitaan alue, jonka sarkaimia muutetaan. 2. Annetaan komento Muotoile Sarkaimet (Format Tabs ). Sarkainten valintaikkuna avautuu myös kaksoisnapsauttamalla johonkin viivaimella olevaan sarkainmerkkiin. 3. Määritetään uuden sarkaimen sijoituskohta Sarkainkohta (Tab stop position) ruutuun. 4. Määritetään sarkaimen tyyppi kohdasta Tasaaminen (Aligment). 5. Napsautetaan Aseta (Set)-painiketta. 6. Valitaan poistettava sarkainkohta luettelosta. 7. Napsautetaan painiketta Tyhjennä (Clear). 8. Lopuksi napsautetaan OK. Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Luettelomerkkejä käytetään luetteloissa, joissa on jokin merkki luettelomerkkinä. Teknisesti luettelomerkki voi olla mikä hyvänsä merkki, usein sellaisena käytetään viivaa, pistettä tai neliötä. Nopea tapa luettelomerkkien käyttöön on napsauttaa luettelomerkkipainiketta muotoilu-riviltä. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

28 Valikkokomennolla luettelomerkit saadaan seuraavasti: 1. Siirretään kohdistin paikkaan, josta luettelo alkaa. 2. Annetaan komento Muotoile Luettelomerkit ja numerointi (Format Bullets and Numbering ). 3. Valitaan luettelomerkki ja napsautetaan OK. 4. Kirjoitetaan ensimmäinen kohta ja painetaan Enter. Ohjelma antaa uuden luettelomerkin jokaisen Enterin painalluksen jälkeen. 5. Kirjoitetaan seuraavat kohdat samalla tavalla. 6. Painetaan viimeisen kohdan jälkeen Enter. Ms Word Lopetetaan luettelo napsauttamalla luettelomerkin painiketta tai painetaan Enter. Luettelon voi lopettaa myös painamalla Askelpalautinta kunnes kohdistin on oikeassa paikassa. Tämä toiminto on käytettävissä vain sillä edellytyksellä, että ohjelman asetuksista on valittu kohta Sarkaimet ja askelpalautin asettavat vasemman sisennyksen (Tabs and backspace set left indent). Luettelomerkit automaattimuotoilulla Luettelomerkin saa myös automaattisesti yksinkertaisesti syöttämällä merkin (*, - tai >) ja painamalla välilyönti näppäintä sekä kirjoittamalla ensimmäinen kohta. Tämän jälkeen toimitaan kuten edellä. Luettelomerkkinä on nyt syöttämäsi merkki. Luettelomerkkien poistaminen Luettelomerkit saa poistettua napsauttamalla luettelomerkkipainiketta, kun koko luettelo on valittuna. Luettelon mukauttaminen Numeroitu luettelo Tarvittaessa merkkien tyyppiä, fonttia ja kokoa sekä sisennystä ja muita asetuksia voi muuttaa. Luettelomerkkinä voi käyttää myös kuvaa. Luettelomerkit painikkeella saadaan luettelo, jonka merkkinä on asiakirjan mallin mukainen tai viimeksi käytetty merkki. Mukautettuja asetuksia voi käyttää uuteen luetteloon tai yhtä hyvin niillä voi muotoilla olemassa olevan luettelon. Luetteloa mukautetaan antamalla komento Muotoile Luettelomerkit ja numerointi (Format Bullets and Numbering ). Numeroidussa luettelossa toimii juokseva numerointi automaattisesti. Luetteloon voi lisätä tai poistaa kohtia jälkikäteen ja numerot päivittyvät automaattisesti. Numeroinnin voi lisätä kokonaan myös vasta luettelon kirjoittamisen jälkeen. Numeroitua luetteloa käytetään ja mukautetaan kuten luettelomerkkejäkin. Mukautus tapahtuu samalla komennolla ja samasta ikkunasta omasta välilehdestään. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

29 Luettelon lajittelu Luettelon voi lajitella aakkosjärjestykseen. Hyödyllinen toiminto vaikkapa nimiluettelossa. Toimitaan seuraavasti: 1. Valitaan lajiteltava luettelo. 2. Annetaan komento Taulukko Lajittele (Table Sort ). ASIAKIRJAN VIIMEISTELY Sivunumerot Ylä- ja alatunniste 3. Valitaan kohdasta Luettelossa (My list has), onko luettelossa otsikkorivi (Header row) vai ei (No header row). 4. Valitaan kohdasta Lajitteluperuste (Sort by) lajitteluperuste. Tarvittaessa voi luettelon (Paragraphs) sijasta valita jonkin kentä (Field). 5. Valitaan lajiteltavan tiedon tyyppi Tyyppi (Type) kohdasta. 6. Määritetään lajitteluperusteeksi Nouseva (Ascending) tai Laskeva (Descending). 7. Määritetään mahdolliset seuraavat lajitteluperusteet kohtiin 2. ja 3. lajitteluperuste (Then by). Lopuksi napsautetaan OK. Sivunumerot lisätään asiakirjaan valikosta Lisää kohdasta Sivunumerot. Näyttöön tulee valintaikkuna, josta valitaan sivunumeroiden tulostuskohta ikkunan Sijainti-luettelosta ja määritellään sivunumeroiden tasauskohta Tasaus-luettelosta. Normaalisti sivunumerot ovat muotoa 1. 2, 3 eli arabialainen numerointi, mutta ne voivat olla myös roomalaisia tai kirjaimia. Muoto valitaan painamalla Muoto-painiketta, josta avautuu valintaikkuna. Sivunumerot voi lisätä myös Näytä - Ylä- ja alatunniste-komennolla. Mene ylä-/alatunnisteeseen, johon haluat sivunumerot lisätä, siirrä kohdistin haluttuun sivunumeron kohtaan ja klikkaa valintapalkin sivunumeropainiketta. Sivunumerot voi poistaa vain komennolla Näytä - Ylä- ja alatunniste. Normaalinäytössä sivunumerot näkyvät tilarivillä, mutta eivät työarkilla. Työarkilla sivumerot saa näkyviin asettelunäkymässä tai esikatselumuodossa. Ylä- ja alatunniste on teksti, sivunumero, kuva tai niiden yhdistelmä, joka toistuu asiakirjan tai lohkon kaikilla sivuilla. Asiakirjan tai lohkon ensimmäisen sivun tunnisteet voivat poiketa muiden sivujen tunnisteista, samoin parillisten ja parittomien sivujen. Ylä- ja alatunnisteita voi käsitellä kuten muutakin tekstiä. Ylä- ja alatunnisteet lisätään seuraavasti: Näytä valikosta valitaan komento Ylä- ja alatunniste..., näytölle tule valintapalkki, josta valinnat tehdään. On hyvä, jos näyttö on Asettelu näkymässä, kun Ylä- ja alatunnisteiden teko aloitetaan. Tekemisen voi aloitta Normaali näkymässäkin, mutta ohjelma vaihtaa joka tapauksessa Asettelu näkymään. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

30 Päivämäärä ja aika Ms Word 2003 Valintapalkin toiminnot vasemmalta oikealle ovat: Lisää automaattinen teksti, sivunumero, lisää sivumäärä, muotoile sivunumerot, lisää päivämäärä, lisää aika, sivun asetukset, näytä tai piilota asiakirjan teksti, sama kuin edellinen, siirry ylä- tai alatunnisteeseen, näytä edellinen, näytä seuraava, Sulje sulkee valintapalkin ja palataan asiakirjan tekstiin. Ylä- ja alatunnisteen ympärillä on katkoviiva (ei tulostu). Näytä tai piilota-painikkeella saa asiakirjassa olevan tekstin näyttöön tai piiloon. Näkyessäänkin teksti on himmennetty, eikä sitä voi muokata. Kun komento on annettu, kursori on valmiina ylä- ja alatunnisteen alussa ja voit kirjoittaa haluamasi tekstin. Sivunumeron saa ko. painikkeesta, samoin päivämäärän ja kellonajan. Jos kirjoitat ne näppäimistöltä, toistuvat ne samana joka sivulla. Sivun asetukset -painikkeesta avautuu Sivun asetukset -valintaikkuna. Jos halutaan erilaiset tunnisteet parillisille ja parittomille sivuille tai erilainen tunniste ensimmäiselle sivulle, tehdään valinta Sivun asetukset -ikkunan kohdasta Sivun asettelu. Parillisen/parittoman sivun tunnisteet tehdään ao. sivuilta. Tehtyjä tunnuksia voidaan tarkastella vuorotellen Näytä edellinen/seuraava -painikkeilla. Tunnisteet eivät näy normaalissa näyttötilassa. Ne saa näkyviin ja muokattavaksi kuten niitä tehtäessäkin. Tunnisteet saa näkyviin myös Tiedostovalikon komennolla Esikatsele. Asettelunäkymässä tunnisteet näkyvät harmaana. Tällöin niitä pääsee muokkaamaan myös kaksoisnapsauttamalla tunnisteeseen. Päivämäärä ja aika voidaan lisätä tunnisteeseen tai mihin hyvänsä kohtaan asiakirjaa. Päivämäärä ja aika ovat joko päivittyviä tai pysyviä. Päivittyvä päiväys on aina se päivä, jona tiedosto avataan. Pysyvä päiväys ei muutu, se pysyy aina samana. Ylä- ja alatunniste valintapalkissa on painikkeet sekä päivämäärän että ajan lisäämiseksi. Näillä painikkeilla luotuna päiväys on aina päivittyvä. Valintapalkin painikkeilla päiväyksen saa kuitenkin vain tunnisteeseen. Mikäli päiväys halutaan varsinaiseen tekstiin, viedään kursori paikkaan, johon päiväys halutaan ja annetaan komento Lisää Päivämäärä ja aika. Avautuvasta valintaikkunasta päästään valitsemaan päiväyksen muoto. Mikäli päiväyksestä halutaan päivittyvä, on vielä valittava kohta Päivitä automaattisesti. Tämä komento on käytettävissä myös tunnisteita tehtäessä. Päiväysten muodon kanssa on oltava tarkkana, sillä läheskään aina ei ole asiallista käyttää päivittyvää päiväystä. Hyvänä esimerkkinä ovat erilaiset sopimukset tai vaikkapa pöytäkirjat. OIKOLUKU JA TAVUTUS Oikeinkirjoituksen tarkistuksen avulla asiakirjan tekstistä saadaan korjattua kirjoitusvirheet. Korjaus koskee todellakin kirjoitusvirheitä. Sinänsä oikein kirjoitettua sanaa, joka on asiayhteydeltään väärässä paikassa, ei tämän toiminnon avulla kyetä tunnistamaan. Oikoluvun voi tehdä eri tavoilla: oikoluetaan valmis teksti joko manuaalisesti tai automaattisesti tai oikoluetaan tekstiä suoraan kirjoitettaessa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

31 Oikeinkirjoituksen tarkistaminen kirjoitettaessa Oikoluettaessa tekstiä suoraan kirjoitettaessa korostuvat virheelliset sanat punaisella aaltoviivalla. Oikeinkirjoituksen tarkistuksen voi kuitenkin ottaa pois päältä, jolloin korostuksia ei näy. Jatkuvan tarkistuksen merkkinä on tilarivillä näkyvä kirjasymboli. 1. Kirjoitetaan tekstiä. Virheellisesti kirjoitetut sanat korostuvat punaisella aaltoviivalla, kun painetaan sanan jälkeen esimerkiksi Välilyönti-näppäintä tai pisteen ja kappaleen jälkeen. 2. Viedään hiiren osoitin korostetun sanan päälle ja napsautetaan kakkospainikkeella (avataan pikavalikko). 3. Valitaan pikavalikosta sanan oikea muoto. Jos sana oli kirjoitettu oikein, sen voi lisätä sanastoon Lisää valinnalla. Valinnalla Ohita kaikki (Ignore All) voi hypätä sanan yli ja ohjelma ei korosta asiakirjassa samalla tavalla kirjoitettuja sanoja. Automaattinen korjaus (AutoCorrect) valinnalla ohjelma korjaa samalla tavalla kirjoitetut sanat jatkossa automaattisesti. Kirjoitusvirheen voi korjata myös poistamalla virheelliset merkit ja kirjoittamalla oikeat tilalle oikeat merkit. Tällöin kuitenkin menetetään oikolukutoiminnon tarjoamat mahdollisuudet. Oikeinkirjoituksen tarkistus jälkikäteen Oikoluvun voi tarkistaa myös jälkikäteen kaiken tekstin tultua kirjoitettua. Tällöin oikolukutoiminto avautuu erilliseen ikkunaan. Oikoluku alkaa tekstikohdistimen paikasta. Jos kohdistin on muualla kuin asiakirjan alussa, oikoluku alkaa kohdistimen paikasta ja jatkuu asiakirjan loppuun. Kun asiakirjan loppu on saavutettu, oikoluku jatkuu asiakirjan alusta aina oikoluvun aloituskohtaan saakka. Oikoluvun voi siis aloittaa mistä kohtaa hyvänsä, mutta luontevinta se on aloittaa asiakirjan alusta. Voidaan oikolukea myös tietty alue valitsemalla ensin oikoluettava alue. 1. Viedään kohdistin paikkaan, josta eteenpäin teksti tarkistetaan. 2. Annetaan komento Työkalut Kieliasun tarkistus tai napsautetaan työkalurivin painiketta Kieliasun tarkistus. 3. Virheellinen sana näkyy kohdassa Ei ole sanastossa (Not in Dictonary). 4. Valitaan oikea muoto luettelosta Ehdotukset (Suggestions). Ellei oikeata muotoa löydy luettelosta, korjataan sana kohtaan Ei ole sanastossa (Not in Dictonary). 5. Napsautetaan Muuta (Change), joka korjaa kyseisen sanan tai Muuta kaikki (Change All), joka korjaa kaikki kyseiset sanat asiakirjasta. Oikein kirjoitetun sanan voi lisätä sanastoon napsauttamalla Lisää (Add) painiketta. Napsauttamalla Autom. korjaus (AutoCorrect) Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

32 Automaattiset korjaukset painiketta sana lisätään automaattikorjausten luetteloon. 6. Tarkistuksen voi keskeyttää napsauttamalla Peruuta (Cancel) painiketta. Kun tarkistus on päättynyt, ohjelma ilmoittaa siitä. Automaattinen teksti on itse asiassa tallennuspaikka teksteille ja grafiikalle, joita halutaan käyttää uudelleen, esimerkiksi usein käytetylle osoitteelle, sopimuksen vakiolauseelle tai muistioiden pitkälle postituslistalle. Jokainen teksti- ja grafiikkakokonaisuus tallennetaan automaattiseksi tekstiksi ja sille annetaan oma nimi. 1. Annetaan komento Työkalut Automaattisen korjauksen asetukset (Tools Auto- Correct Options).. 2. Valitaan välilehti Automaattinen korjaus (AutoCorrect). 3. Merkitään automaattisesti korjattavat asiat. 4. Napsautetaan Poikkeukset (Exceptions ), jos halutaan muuttaa poikkeusten luetteloa. Poikkeuksia ovat esimerkiksi pisteeseen päättyvät lyhenteet, joiden jälkeen sanaa ei aloiteta isolla kirjaimella. 5. Lopuksi napsautetaan OK. Word pyrkii täydentämään automaattisia tekstejä heti, kun se kirjoitetun tekstin alkumerkkien perusteella pystyy päättelemään, mistä tekstistä saattaisi olla kyse. Samalla tavalla ohjelma täydentää mm. päivämääriä. Tarkista, että automaattisten tekstien valintaikkunassa kohta Näytä loppuvihje Automaattisissa teksteissä ja päivämäärissä (Show AutoComplete tip for AutoText and dates) on merkittynä. Tällöin täydennysvihje näkyy. Valinta löytyy välilehdestä Automaattinen teksti. Automaattisen tekstin käyttäminen on vaivatonta. Kun aloitat automaattisen tekstin kirjoittamisen, ilmestyy näyttöön vihjeruutu. Kun vihjeruutu ilmestyy, teksti hyväksytään painamalla Enter, Sarkain (tabulaattori) tai F3. Jos täydennystoiminto halutaan hylätäm jatketaan vain kirjoittamista. Toimintoa kannattaa hyödyntää vaikkapa tiettyjen yhteen tai erikseen kirjoitettavien sanojen osalta: muistatko varmasti, kumpi on oikein, eteenpäin vai eteen päin (eteenpäin on oikea muoto). Näitä voi itse lisätä välilehdessä Automaattinen korjaus (AutoCorrect). Kirjoitetaan kohtaan Korvattava virheellinen muoto ja kohtaan Korvaava oikea muoto. Tämän jälkeen ei tarvitse muistella ko. sanan oikeinkirjoitusta, ohjelma pitää siitä huolen. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

33 Tavuttaminen Teksti voidaan tavuttaa kirjoitettaessa, mutta se voidaan tehdä myös vasta tekstin tultua valmiiksi. Tekstiä ei tarvitse tavuttamista varten valita, riittää, että osoitin on tekstissä. Tavuttaminen tapahtuu kohdistimesta eteenpäin. Jos kursori ei ollut tekstin alussa, mikä on suositeltavaa, etenee tavutus asiakirjan loppuun, josta tavutus siirtyy asiakirjan alkuun ja päättyy kohdistimen kohtaan eli koko asiakirja tulee tavutetuksi. Jos tavutetaan vain osa tekstiä, on tavutettava alue valittava. Word tavuttaa tekstiä voimassaolevan kielen asetuksen mukaisesti: suomea tavutetaan suomen tavutussääntöjen mukaisesti, englantia englannin sääntöjen mukaisesti jne. Tavutus aloitetaan komennolla Työkalut - Kieli - Tavutus. Näytölle tulee tavutuksen valintaikkuna. Valintaikkunassa on kaksi valintaruutua, joista valitaan halutaanko automaattinen tavutus ja tavutetaanko myös isolla kirjoitetut sanat. Valintaikkunassa voi myös muuttaa tavutusalueen leveyttä (oletusarvo toimii yleensä hyvin) ja rajoittaa peräkkäisillä riveillä tapahtuvien tavutusten määrää (suomenkielisessä tekstissä rajoitusta ei yleensä käytetä). Tavutusalue on alue rivin lopussa, jolta Word etsii tavuviivan paikan. Jos haluaa oikean reunan tasaisemmaksi (= enemmän tavuviivoja), tavutusvyöhyke asetetaan pienemmäksi ja jos haluaa vähemmän tavuviivoja, asetetaan tavutusvyöhyke suuremmaksi, jolloin myös oikea reuna on epätasaisempi. Katsotaan ensin manuaalinen tavutus, joka valitaan painikkeesta Manuaalinen... Tällöin päästään tarkistamaan jokaisen tavutuksen oikeellisuus. Jokainen tavutus on myös vahvistettava. Tavuviivan paikkaa voi siirtää ja vahvistaa tavutuksen vasta sitten. Koko tavutuksen ajan näytöllä on valintaikkuna, josta valitaan Kyllä, jos tavutus on oikein. Jos haluat muuttaa tavutuskohtaa, siirrä vilkkuva kohdistin haluamaasi kohtaan ja paina Kyllä. Pystysuora pisteviiva on merkkinä, että sen oikealle puolelle ei tavutusta voi tehdä. Jos et halua tavuttaa kyseistä kohtaa lainkaan, paina Ei. Jos valitset automaattisen tavutuksen, ei mitään valintaikkunaa ilmaannu, eikä tavutukseen voi vaikuttaa. Word osaa suomenkielisen tavutuksen kyllä varsin hyvin, joten varsinkin pitkissä teksteissä automaattitavutuksen käyttö on perusteltua. Valitsemalla automaattisen tavutuksen ennen kuin asiakirjaan on kirjoitettu mitään, ohjelma tavuttaa automaattisesti sitä mukaa kun kirjoitetaan ja tällöin tavutuksen oikeellisuuteen voi vaikuttaa antamalla tavutusvihjeitä. Tavutus perustuu tarkistussanastoon, ohjelma ei ymmärrä lukemaansa. Tavutus saattaa siis tehdä virheitä, jotka on korjattava nk. tavutusvihjeen käytöllä. Tavutusvihje annetaan syöttämällä näppäimistöltä Ctrl-tavuviiva tavutuskohtaan. Tavutus vihje toimii kuten automaattinen tavutuskin, ts. häviää kun sitä ei tarvita (esim. tekstiin tehtyjen uutosten vuoksi sana siirtyy rivin lopusta muuhun Ctrl - kohtaan). Tavutusvihjeen saa näkymään näytöllä työkalurivin painikkeella Näytä/Piilota. Ehkä käyttökelpoisin tapa on tavuttaa kirjoitettaessa. Kytketään automaattitavutus päälle tyhjässä asiakirjassa. Nyt ohjelma tavuttaa kirjoitettaessa ja tällöin pääsee myös automaattitavutuksessa korjaamaan mahdolliset tavutusvirheet. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

34 Erilaiset tavuviivat Wordissa voidaan käyttää kolmenlaisia tavuviivoja: Tavallinen (kova) - käytetään sanoissa, joihin tavuviiva kuuluu riippumatta siitä joutuuko se tavutus-vyöhykkeelle esim. linja-auto, osa-aika Tavutusvihje Yhdysviiva Kiinteä välilyönti Ctrl - Ctrl - Ctrl (välilyönti) esim. kynsi-lakka, jolloin ohjelma tavuttaa sanan yhdysosien välistä, mikäli se joutuu tavutusvyöhykkeelle esim. Anna-Maija tai -15 o C, jolloin ohjelma ei tavuta sanoja, vaan katkaisee yhdysosan välistä tai siirtää viivan sanan mukana kiinteä välilyönti estää jakamasta sanoja niiden välistä, esim mk, jolloin ohjelma pitää sekä luvun että laadun aina samalla rivillä. Käytetään esim. puhelinnumeroissa, luvuissa, joissa tuhaterottimena on välilyönti yms. MUOTOILUTYYLIT Samaan asiakirjaan, jopa yhteen kappaleeseen voi liittää erilaisia määrityksiä: merkkikoko ja -laji, sisennys yms. paljonkin. Ne voi tietysti tehdä joka kerta erikseen, mutta kun määrityksiä on paljon, se on hidasta ja hankalaa. Asiaa helpottaa tyylien ja asiakirjamallien käyttö. Tyyli sisältää kaikki määrätyn kappaleen ulkoasuun kuuluvat määritykset ja koko kappale voidaan muotoilla kerralla. Wordissa on valmiina joitakin tyylejä. Tyyliluettelon saa esiin napsauttamalla muotoilurivin vasemmassa olevan ruudun oikeassa reunassa olevaan nuolta. Wordin vakiotyylit ovat : Ot-sikko1, Otsikko 2, Otsikko 3 ja Normaali. Nämä sisältyvät asiakirjapohjaan Normal.dot. Kun Wordiin avataan uusi asiakirja, se perustuu Normal.dot -asiakirjapohjaan ellei muuta valita. Normal.dot asiakirjapohjaan perustuvat kaikki asiakirjat, jotka aloitetaan avaamalla ne vakiotyökalurivin Uusi -painikkeella. Tyyliä käytetään viemällä kohdistin kappaleeseen, johon tyyli halutaan ja avaamalla muotoilurivin tyyliluettelo ja valitsemalla sieltä haluttu tyyli. Mitään tyyliä ei sinänsä ole pakko käyttää, ne vain helpottavat työtä. Otsikkotyylit ovat sikäli tärkeitä, että niitä on käytettävä, mikäli haluaa ohjelman tekevän sisällysluettelon. Muotoilutyylejä on kahdenlaisia. Tavallisimmat tyylit ovat kappalemuotoilutyylejä. Näihin tyyleihin voi sisältyä sekä merkki- että kappalemäärityksiä. Merkkimuotoilutyylissä sen sijaan voi olla vain merkkimäärityksiä. Tällainen tyyli on hyvin käyttökelpoinen, jos vaihdat tekstissäsi usein fonttia ja merkkikokoa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

35 Muotoilutyylin muuttaminen Uuden tyylin luominen Nopein tapa luoda uusi kappaletyyli on muotoilla kappale esimerkiksi muotoilutyökalurivin välineillä, valita näin muotoiltu kappale sekä luoda valitun tekstin muotoiluun ja muihin ominaisuuksiin perustuva uusi tyyli. Se tapahtuu seuraavasti: Valitse teksti, jonka muotoiluun haluat uuden tyylin perustuvan ja napsauta Tyyli-ruutua. Luo uudelle tyylille nimi kirjoittamalla se vanhan tyylin nimen tilalle. Lopuksi painetaan vielä Enter. Tässä käsitellään sekä kappale- että fonttityylien luominen. Erona näiden kahden eri tyypin luonnissa on ainoastaan se, että fonttityyliin voidaan määritellä vain tietyn tyyppisiä, fonteille ja merkeille mahdollisia muotoiluja. Uuden tyylin luotuasi voit käyttää sitä heti asiakirjan muotoiluun. Käyttäjän itse luomien ja Wordin mukana toimitettavien tyylien käytössä ei ole mitään eroa. Jos vanhoissa asiakirjoissa on käytetty samannimistä tyyliä, tehdyt muutokset eivät vaikuta tähän tyyliin. Sama koskee myös Normaalityyliä. Uusi tyyli tehdään seuraavasti: Valitaan Muotoile Tyylit ja muotoilut (Format - Style...) ja napsautetaan avautuvasta Tyylit ja muotoilut tehtäväruudusta painiketta Uusi tyyli (New Style). Näytölle avautuu Uusi tyyli-valintaikkuna. Kirjoita ruutuun Nimi: (Name:) tyylille nimi. Nimessä sallittuja merkkejä ovat kaikki kirjaimet ja numerot, välimerkit, välilyönti sekä kaikki näppäimistöltä löytyvät erikoismerkit lukuun ottamatta kenoviivaa ( \ ). Kohdassa Käyttökohde (Style type) määritellään lään, tuleeko tyylistä kappale- vai fonttityyli. Kohdassa Seuraavan kappaleen tyyli: (Style for Following Para-graph:) valitaan, mitä tyyliä seuraava tekstikappale noudattaa. Asetus ei ole käytettävissä fonttityyleissä. Asetus vaikuttaa käytännössä siihen, mikä tyyli tulee käyttöön, kun luotavalla uudella tyylillä muotoillun kappaleen lopussa painetaan Enter-näppäintä ja siirrytään seuraavaan kappaleeseen. Ruudussa Tyylin lähde: (Based On:) valitaan tyyli, johon uusi tyyli perustuu. Yleensä uusi tyyli kannattaa perustaa jonkin vanhan tyylin pohjalle. Näin ei tarvitsee muuttaa kuin, ne uuden tyylin ominaisuudet, jotka ovat erilaiset kuin pohjana olevassa tyylissä. Oletusarvoisesti uusi tyyli perustuu tyyliin, joka 0n voimassa kappaleessa, jossa kohdistin oli kun avattiin Tyyli-valintaikkunan. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

36 Mikäli halutaan lisätä tyyli asiakirjamalliin, joka on käytössä nykyisessä asiakirjassa, lisätään valintamerkki ruutuun Lisää malliin (Add to Template). Oletusarvoisesti asiakirjassa on käytössä malli Normal.dot. Nyt tyyli on automaattisesti käytettävissä kaikissa tämän jälkeen luotavissa asiakirjoissa, jotka noudattavat tätä mallia. Jos et lisää ruutuun valintamerkkiä, Word tallentaa tyylin sen asiakirjan mukana, jossa se on luotu, ja siksi luotu tyyli on käytettävissä vain ko. asiakirjassa. Uusi tyyli -valintaikkunan alaosassa olevalla Muotoilu kohdassa voi valita yleisimmät fontteihin ja kappalemäärityksiin liittyvät muotoilut. Kaikki muotoilut löytyvät Muotoilu-painikkeen napsautuksella avautuvasta valikosta. Tee valitsemasi muotoilutyypin valintaikkunassa (ikkunat ovat samoja, jotka avautuvat samalla komennolla valikkorivin valikoista) tarvittavat muutokset ja hyväksy ne napsauttamalla OK painiketta. Kun kaikki uuden tyylin asetukset on tehty, napsauta OK painiketta ja sen jälkeen painiketta Sulje (Close). Uusi tyyli on tämän jälkeen käytettävissä kuten Wordin omatkin tyylit. Muotoilutyylin muokkaaminen ja poistaminen TAULUKOT Taulukon luominen Muotoilutyyliä voi muokata napsauttamalla tehtäväruudussa haluttua tyyliä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla avautuvasta pikavalikolla komento Muokkaa tyyliä Avautuvasta valintaikkunasta tyyliä pääsee muokkaamaan kuten sitä muokataan tyyliä luotaessakin. Ikkuna on sama, mutta nimi Muokkaa tyyliä. Tyyli poistetaan antamalla komento Poista... Tekstiä voi kirjoittaa taulukkomuotoon, jolloin yhteen kuuluvat tekstit pysyvät samalla kohdalla. Taulukoiden avulla voi luoda myös lomakepohjia, sillä taulukossa on helppo jakaa ja yhdistää soluja. Taulukon ja sarakkeiden leveyttä, rivikorkeutta sekä taulukon muotoiluja voi muuttaa tarpeen mukaan. Taulukkoa luotaessa määritetään sarakkeiden ja rivien määrä. Niitä on myös helppo lisätä ja poistaa tarpeen mukaan. Taulukkoa voidaan myös käyttää sarkainten asemasta esimerkiksi erilaisia luetteloita tehtäessä. Jo toimenpiteen nimikin taulukointi viittaa toimenpiteiden vaihtoehtoisuuteen. Taulukoita voidaan luoda useilla tavoilla. Taulukon sisään voidaan myös lisätä toinen taulukko. Taulukot muodostuvat soluista, joista syntyy vaakasuunnassa rivejä ja pystysuunnassa sarakkeita. Taulukko voi sisältää tekstiä, lukuja ja kuvia. Taulukkoja käytetään myös yhdistämis-toiminnossa tietolähteenä ja palstoituksessa rinnakkaisten palstojen tekemiseen. Wordissa on kehittyneet taulukko-ominaisuudet, joita voi käyttää kaiken em. lisäksi myös laskentaan ja asiakirjan muotoiluun. Usein on näppärämpää käyttää taulukkoa kuin sarkaimia. Nopein tapa tehdä taulukko on käyttää työkalurivin Lisää taulukko -painiketta. Näytölle tulee kuvan ikkuna, josta voidaan valita rivien ja sarakkeiden määrä. Taulukko ilmaantuu näytölle kohdistimesta alkaen. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

37 Toinen tapa lisätä taulukko on antaa komento Taulukko Lisää - Taulukko. Avautuvassa ikkunassa määritellään sarakkeiden ja rivien määrä. Voit halutessasi myös määritellä sarakeleveyden jo tässä vaiheessa. Luontitavasta riippumatta rivien ja sarakkeiden määrää ei tarvitse määritellä lopullisesti taulukkoa luotaessa, koska niiden lisääminen ja poistaminen on helppoa. Kolmas ja varsin yksityiskohtainen tapa tehdä taulukko on antaa komento Taulukko - Piirrä taulukko. Näytölle avautuu Taulukot ja reunat työkalurivi, jolla päästään määrittelemään kaikkia taulukon ominaisuuksia. Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Taulukon muokkaus Taulukkoon kirjoitetaan tekstiä samalla tavalla kuin muutakin tekstiä. Ohjelma vaihtaa automaattisesti solussa riviä ja tekee kappaleenvaihtoja Enteriä painettaessa. Luotuasi taulukon kohdistin näkyy taulukon ensimmäisessä solussa. Solusta toiseen pääsee liikkumaan hiirellä tai seuraavilla näppäinkomennoilla: Sarkain Seuraavaan soluun Vaihto + Sarkain Edelliseen soluun Nuoli oikealle/vasemmalle Merkki kerrallaan nuolen suuntaan Alt + Home Rivin ensimmäiseen soluun Alt + End Rivin viimeiseen soluun Alt + PageUp Sarakkeen ylimpään riviin Alt + PageDown Sarakkeen alimpaan riviin Jos taulukossa on liian vähän rivejä, niitä lisätään automaattisesti kun viimeisessä solussa painetaan Sarkainta. Taulukkoa voidaan muokata varsin monipuolisesti joko Taulukko -valikon komennoilla tai Taulukot ja reunat -työkalurivin avulla. Muotoiltava taulukko tai sen osa on ensin valittava. Siirrä kohdistin sille riville siihen sarakkeeseen, jota haluat muokata. Jos haluat valita koko taulukon, mikä tahansa solu kelpaa. Valitse sitten Taulukko -valikosta tarvitsemasi komento: Valitse rivi, Valitse sarake tai Valitse taulukko. Valittu alue näkyy taustaltaan tummennettuna. Taulukko valikon komentojen lisäksi voit käyttää alueen valintaan myös hiirtä. Taulukkoa voi muotoilla varsin monipuolisesti. Solut voi jakaa, rivejä voi ja voi sekä lisätä että poistaa ja taulukon reunaviivojen ominaisuuksia voi säädellä. Reunaviivat voi myös piilottaa. Halutessasi lisätä taulukkoon rivin tai sarakkeen, valitse sen kohdan alapuolella sijaitseva rivi, johon haluat lisätä uusia rivejä, tai valitse sen kohdan oikean puoleinen sarake, johon haluat lisätä uusia sarakkeita. Valitse yhtä monta riviä ja saraketta kuin haluat lisätä. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

38 Halutessasi lisätä rivin taulukon loppuun, vie kohdistin rivin viimeiseen soluun ja paina Sarkainta. Tätä tapaa on käytettävä erityisesti silloin, kun viimeisellä rivillä on tekstiä ja haluaa tekstin pysyvän paikoillaan. Jos annat lisäyskomennon jollakin rivillä ennen tekstiä sisältävää viimeistä riviä, rivi kyllä lisätään, mutta kaikki lisäyskohdan jälkeiset rivit siirtyvät eteenpäin ollen edelleen lisäyskohdan jäljessä. Vastaavasti halutessasi lisätä sarakkeen taulukon viimeisen sarakkeen oikealle puolelle, napsauta juuri oikeanpuoleisen sarakkeen ulkopuolella ja valitse Taulukko - Valitse sarake ja valitse uudestaan komento Taulukko, jossa nyt voidaan antaa komento Lisää sarakkeita. Halutessasi poistaa rivin tai sarakkeen, valitse se rivi tai sarake, jonka haluat poistaa (voit valita myös useita). Valitse sitten Taulukko valikosta Poista rivi tai Poita sarake. Taulukon sisällön muokkaamiseen käyvät normaalit tekstin muokkaamiseen tarvittavat komennot. Taulukon muokkaamisen voi käyttää myös Taulukot ja reunat työkalurivin välineitä. Taulukon ulkoasun muokkaaminen Käytettäessä taulukoita asiakirjan ulkoasun muokkaamiseen on taulukon ulkoasun muokkaaminen keskeistä. Kaikkia taulukon reunaviivojen ominaisuuksia pääsee muotoilemaan valitsemalla sen solun, solualueen tai koko taulukon, jota halutaan muokata ja antamalla komento Muotoile Reunat ja sävytys... Näyttöön avautuu ikkuna, jonka kolmesta välilehdestä voi valita haluamansa yksityiskohdat. Nopea tapa reunaviivojen tekemiseen tai poistamiseen on käyttää muotoilurivin painiketta. Siitä pääsee lisäämään tai poistamaan halutusta solusta tai koko taulukosta halutut reunaviivat. Viivojen kaikkiin ominaisuuksiin ei voi vaikuttaa tätä kautta, kyseessä on eräänlainen pikatoiminto, jolla voi tehdä yleisimpiä muotoiluja. Näppärä tapa taulukon muotoiluun on käyttää automaattista muotoilua. Katso, että kohdistin on taulukossa, jota haluat muotoilla ja anna komento Taulukko - Taulukon automaattinen Muotoilu... Valitse näyttöön avautuvan ikkunan Luokka -luettelosta haluamasi muotoilumalli ja napsauta OK-painiketta. Valitsemasi muotoilumallin mukaisesti muotoillun taulukon näet Automaattinen muotoilu ikkunan esikatseluosassa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

39 Taulukon lajittelu TULOSTAMINEN Tulostuksen valmistelu Esikatselu Taulukon lajittelu tapahtuu periaatteessa samoin kuin luettelonkin. Valitaan lajiteltava taulukko ja annetaan komento Taulukko Lajittele. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan halutut lajitteluvaihtoehdot. Vastaavasti yksittäinen sarake lajitellaan valitsemalla sarake, jonka jälkeen annetaan komento Taulukko Lajittele ja avautuvasta valintaikkunasta valitaan lajitteluvaihtoehdot. Tulostusasettelunäkymässä asiakirja on jo jokseenkin lopullisessa asussaan. Lopulliseen tulostusasuun vaikuttaa mm. valittu tulostin. Esikatselussa on mahdollista nähdä lopullinen tulostusasu vielä tulostamatta asiakirjaa. Sinänsä esikatselun käyttö ei ole välttämätöntä. Esikatselussa voi vielä muokata ja muotoilla tekstiä. Esikatselussa voi tarkistaa asiakirjan ulkoasun ja sivutuksen ennen varsinaista tulostamista. Sinänsä nämä asiat voi tehdä asettelunäkymässäkin. Esikatseluun siirrytään napsauttamalla esikatselupainiketta työkaluriviltä. Esikatseluun pääsee myös antamalla komennon Tiedosto - Esikatselu (File Print Preview). 1. Tarkistetaan, että suurennuslasi on käytössä. 2. Viedään hiiren osoitin suurennettavan sivun kohdalle. Jos osoitin on nuolen muotoinen, napsautetaan ensin sivua. 3. Napsautetaan suurennettavan osan päällä. Zoomausprosentti muuttuu 100%:iin hiiren osoittimen muuttuessa suurennuslasiksi, jolla voi palauttaa osan takaisin edelliseen kokoon. Zoomata voi myös valitsemalla sopiva zoomausprosentti zoomauspainikkeen luettelosta. Suurimman mahdollisen tilan saa käyttöönsä napsauttamalla koko näytön painiketta. Pois tästä tilasta pääsee napsauttamalla Sulje koko näyttö (Close Full Screen). Esikatselutilassa voi katsella myös useampaa sivua. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

40 1. Yksi sivu otetaan näkyviin napsauttamalla yhden sivun painiketta. 2. Useita sivuja saadaan näkyviin napsauttamalla usean sivun painiketta ja valitsemalla näytettävien sivujen määrä. 3. Esikatselu suljetaan napsauttamalla painiketta Sulje (Close). Tulostaminen ja tulostusasetukset Sivun asetuksissa määritellään, miten teksti asemoituu paperille. Tulostamisen yhteydessä voidaan määritellä käytettävä kirjoitin (yleensä käytetään oletuskirjoitinta, joten tätä määritystä ei tarvitse tehdä), tulostettavat sivut ja tulostustapa. Nopein tapa tulostaa on napsauttaa työkalurivin Tulosta -painiketta. Kyseessä on eräänlainen pikatulostus, joka tulostaa koko asiakirjan oletuskirjoittimella mitään kyselemättä. Toiminto on samanlainen kaikissa MS Office ohjelmissa, mutta harvemmin muiden valmistajien ohjelmissa. Mikäli asiakirjassa on useita sivuja, kannattaa yleensä käyttää valintaikkunaa ja yhdenkin sivun osalta, jos pitää valita esimerkiksi kirjoitin. 1. Annetaan komento Tiedosto Tulosta (File Print ). 2. Valitaan kirjoitin kohdasta Kirjoitin (Printer). Jos käytetään oletuskirjoitinta tai on vain yksi kirjoitin, ei valintaa tarvitse tehdä. 3. Tulostettava alue määritetään kohdasta Sivualue (Page range). Kaikki: (All:) tulostaa koko asiakirjan, Nykyinen sivu: (Current page:) tulostaa sen sivun, jolla kohdistin on ja Sivut: (Pages:) kohdassa määritellään viereiseen ruutuun mitkä sivut tulostetaan. 4. Kohdasta Kopiot (Copies) voidaan määritellä tulostettavien kopioiden määrä. Jos määrä on suurempi kuin yksi, tulostetaan tiedosto niin moneen kertaan. Tiedosto tulostetaan aina alusta loppuun ja vasta sitten aloitetaan uusi tulostus (kopio). Samaan pääsee antamalla tulostuskäskyn niin monta kertaa uudelleen kuin on tarpeen. 5. Kohdasta Tulostusvalinta (Print what) voidaan valita, mitä asiakirjasta tulostetaan. 6. Tulosta (Print) kohdasta voi valita tulostettavaksi Parilliset (Even) tai Parittomat (Odd) sivut. 7. Kohdasta Zoomaus (Zoom) voidaan määrittää tulostuksen zoomaus tiettyyn paperikokoon. 8. Lopuksi napsautetaan OK ja tulostus käynnistyy. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

41 KUVAT Leikekuvan lisääminen MS Officen mukana tulee leikekirjasto (ClipArt), jossa on suuri valikoima valmiita kuvia. Leikekirjasto on kaikkien Office ohjelmien käytettävissä. Leikekuvien lisäksi asiakirjaan voi lisätä kuvatiedostoja. MS Officeen kuuluu lisäksi piirtotyökalut, jotka nekin ovat paketin ohjelmien käytettävissä. Niiden avulla asiakirjaan voi lisätä mm. viivoja, tekstilaatikoita ja erilaisia automaattisia kuvioita, vaikkapa puhekuplia tai tähtiä. ClipArt (leikekuva) kuva lisätään komennolla Lisää Kuva ClipArt (Insert Picture ClipArt) tai napsauttamalla Piirrä -työkalurivin (Draw) ClipArt -painiketta. Kuva lisätään kursorin kohtaan. Avautuvan ClipArt tehtäväruudun Etsi ruutuun (Search for) kirjoitetaan (voi käyttää myös korvausmerkkejä) etsittävän kuvan aihe. Sen jälkeen valitaan kokoelma ja määritellään tiedoston tyypiksi ClipArt kuvat (Clip Art), sekä napsautetaan painiketta Siirry (Go). Jos etsintäkohteeksi lisätään Web kokoelmat (Web Collections) Internet yhteyden ollessa avoinna, voidaan hakea ClipArt kuvia ja valokuvia myös webistä. Sinänsä pelkkä aihe riittää, jonka jälkeen napsautetaan Siirry painiketta. Pelkkä Siirry painikkeen napsautus ilman aihetta avaa kuvavalikoiman ClipArt tehtäväruutuun. Kuva lisätään diaan joko napsauttamalla kuvaa tai raahaamalla kuva diaan. Kuvatiedoston lisääminen Leikekuvien lisäksi asiakirjaan voi liittää myös piirto ohjelmilla tehtyjä kuvia tai digitaalikameralla kuvattuja kuvia sekä kuvanlukijalle tuotettuja kuvia. Word tunnistaa useita erilaisia kuvatiedostomuotoja. Lisääminen on jokseenkin samanlaista kuin leikekuvankin lisääminen, nyt vain joutuu etsimään kansion, jossa lisättävä kuva sijaitsee. 1. Vie kohdistin kohtaan, johon haluat kuvan. 2. Anna komento Lisää Kuva Tiedostosta (Insert Picture From File ). 3. Valitse Kohde ruutuun (Look in) asema ja kansio, jossa kuva on. 4. Napsauta kuvatiedoston nimeä. 5. Napsauta Lisää (Insert) painiketta. Piirto -työkalurivillä on painike kuvan lisäämisen samoin kuin ClipArt kuvallekin. Kuva poistetaan valitsemalla se ja painamalla Delete näppäintä tai Askelpalautinta. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

42 Rivitystapa ja kuvan siirtäminen Kuvan koko Oletuksena kuva on tekstiin sidottu, mikä aiheuttaa sen, ettei kuvan siirtäminen hiirellä vetämällä onnistu. Kuva muutetaan kelluvaksi valitsemalla kuva ja napsauttamalla Kuva työkalurivin painiketta Tekstin rivitys (Text Wrapping) sekä valitsemalla rivitystapa. Kuva-työkalurivi ilmaantuu automaattisesti näytölle, kun kuva valitaan ja poistuu, kun valinta poistetaan. Valinta poistetaan napsauttamalla jollekin tyhjälle alueelle kuvan ulkopuolelle. Kelluvaa (irrallista) kuvaa voidaan hiirellä vetämällä siirtää vapaasti riippumatta ympäröivästä tekstistä ja teksti kiertää kuvaa. Hiiren osoitin on tällaisen kuvan päällä nelisuuntainen nuoli mistä voi myös päätellä, että kuvaa voi vapaasti siirtää. Kuva on mahdollista myös sitoa tiettyyn tekstiin siten, että kuva seuraa tekstiä. Jos tekstikappaletta siirretään, siirtyy myös kuva. 1. Valitaan kuva 2. Annetaan komento Muotoile Ku 3. va (Format Picture ) tai napsautetaan kuvatyökaluista muotoilupainiketta. 4. Valitaan välilehti Asettelu. 5. Valitaan teksti ja rivitystavaksi jokin muu kuin Tekstin tasossa (In line with text). Napsauttamalla painiketta Lisäasetukset (Advanced ) voidaan määritellä tarkemmin kuvan sijoitusta ja tekstin rivitystä. Lopuksi napsautetaan OK. Lisäasetukset välilehdeltä tämä tuo välilehdelle Asetukset ja on vielä uudelleen napsautettava OK, jotta valintaikkuna lopullisesti sulkeutuu Objektin kokoa muutetaan samalla tavalla riippumatta siitä onko se vapaapiirtoinen kuvio, leikekuva vai kuva. Muokattava objekti on aina valittava, kun sitä halutaan muokata. Kuvan koko muutetaan koonmuutoskahvoista vetämällä. Vetämällä nurkissa olevilla kahvoilla kuvan mittasuhteet säilyvät. Vetämällä CTRL-näppäin pohjassa, kuvan koko muuttuu suhteessa kuvan keskipisteeseen. Kuvan päällä annettu pikavalikon komento Muotoile kuvaa (Format Picture) avaa Muotoile kuvaa-valintaikkunan. Sen Koko-välilehdellä (Size) voidaan antaa täsmällinen koko kirjoittamalla leveys- ja korkeusarvot niille varattuihin ruutuihin. Objektia voidaan siirtää myös nuolinäppäimillä. Pitämällä samalla pohjassa Ctrl painiketta voidaan tehdä hyvin tarkkoja siirtoja. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

43 Kuvioiden piirtäminen MS Officen piirtotyökaluilla voi tehdä hyvinkin näyttäviä piirroksia. Niiden käytössä on hieman eroja eri Office ohjelmissa, tässä opettelemme niiden peruskäytön nimenomaan Wordissa. Piirtotyökalut saa näytölle useallakin tavalla. Yksi tapa on napsauttaa työkalurivin piirto -painiketta. Kaikki työkalurivit saa valittavaksi komennolla Näytä Työkalurivit (View Toolbaars) ja avautuvasta valikosta valitaan haluttu työkalurivi. Näppärämmin sama valikko avautuu napsauttamalla kakkospainikkeella työkalu- tai valikkorivillä. Todennäköisesti Piirto -työkalurivi avautuu näytön alareunaan tilarivin yläpuolelle, mutta ei välttämättä. Ohjelman kaikki työkalurivit, kuten myös valikkorivi, ovat kelluvia palkkeja, jotka voi näyttää tai piilottaa ja sijoittaa haluamaansa paikkaan näytöllä. Piirtäminen Piirtoalusta Haluttu työkalu otetaan käyttöön napsauttamalla sitä. Käytössä oleva työkalu näkyy korostettuna. Kaksoisnapsauttamalla työkalua se jää käyttöön, kunnes sitä tai jotakin muuta työkalua napsautetaan uudelleen. Näin voi samalla työkaluvalinnalla piirtää monta samanlaista objektia. Piirtäminen tapahtuu osoittamalla aloituskohtaan. Hiiren vasen painike pidetään painettuna ja vedetään, kunnes objekti on halutun kokoinen. Joitakin piirtotyökaluja voi käyttää myös siten, että valitaan objekti ja napsautetaan asiakirjaan, jolloin objekti lisätään sivulle oletuskokoisena. Esimerkiksi Automaattiset muodot toimivat näin. Automaattisten muotojen alkuvalikon tai jonkin muotoryhmän voi ottaa pysyvästi esiin valikon päällä olevasta harmaasta palkista vetämällä. Poistaminen tapahtuu napsauttamalla sulkemispainikkeeseen. Muotoryhmä jää Piirto työkaluriville, vaikka se otettaisiinkin pysyvästi näkyviin. Näkyvissä olevan ryhmän sulkeminen ei siis poista sitä, vaan vain poistaa sen näkyvistä. Yleisimmät kuviot viivat ja suorakulmiot piirretään niiden työkaluilla. Automaattisiin muotoihin on lisäksi koottu melkoinen joukko usein tarvittavia kuvioita. Viivat ja suorakulmiot löytyvät myös automaattisista muodoista. Automaattisista muodoista löytyy myös vapaan ja puolivapaan piirron työkalut. Puolivapaassa piirtämisessä kuvio muodostuu suorista viivoista. Kun pidetään piirtämisen aikana hiiren painiketta pohjassa, voi piirtää kuin kynällä. Kuvion muodostuessa suorista viivoista napsautetaan viivan aloituskohtaan, siirretään hiiren osoitin seuraavaan kohtaan ja napsautetaan. Piirtäminen lopetetaan kaksoisnapsauttamalla tai napsauttamalla aloituskohtaan haluttaessa suljettu kuvio. Kun Wordissa luodaan piirros, luodaan piirros piirrosalustalle. Piirtoalusta helpottaa piirroksen pitämistä koossa, varsinkin jos se koostuu useasta eri objektista. Piirtoalustasta on lisäksi myös se hyöty, että piirroksen voi asetella asiakirjassa piirrosalustan avulla. Piirrosalustalla olevia objekteja voi sijoitella suhteessa toisiinsa ja muihin asiakirjan osiin. Oletuksena piirrosalustalle ei ole kehyksiä, mutta piirrosalustaa voi muotoilla siinä missä piirrosobjektejakin. Piirrosalustan voi pienentää tarkasti piirrosobjektien ympärille tai laajentaa sitä, jos piirrettä- Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

44 vää on enemmän. Kaksoisnapsauttamalla piirtoalustaa, sitä pääsee muokkaamaan. Ms Word 2003 Luo piirros tähän Peruskäsitteitä Ellei piirtoalustaa haluta käyttää piirtämisen yhteydessä, on Työkalut Asetukset valikkokomennolla (Tools Options) avautuvan valintaikkunan Yleiset -välilehdeltä poistettava valintamerkki kohdasta Luo piirtoalusta automaattisesti lisättäessä automaattisia muotoja (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Ennen piirtämistä on syytä tutustua joihinkin peruskäsitteisiin. Objekti on piirroksen osa; ympyrä, kaari, teksti, valmis muoto yms. Objektia ympäröivä paksu ääriviiva, joka kertoo objektin olevan valittu, on valintakehys. Objektin kulmissa ja reunoilla olevat neliöt, jotka tulevat näkyviin, kun napsautat objektin reunaa, ovat Vapaapiirron peruskäsitteitä. koonmuutoskahvoja. Muuttokahva on vinoneliö, jota käytetään joidenkin objektien muodon muuttamiseen. Kaarien yms. ääripisteissä on kuvion koon ja muodon muuttamista varten ohjauskahva. Tavallisimpien kuvioiden piirtäminen Piirrettäessä valitaan aina ensin piirtoväline. Yleisimmän kuviot löytyvät suoraan Piirto -työkaluriviltä. 1. Valitaan tarvittava työkalu. 2. Osoitetaan aloituskohtaa. 3. Pidetään hiiren painike pohjassa ja vedetään kuvio toiseen päähän tai vastakkaiseen kulmaan. Nuolessa nuolenpää tulee lopetuskohtaan. Piirtämisen jälkeen objekti pysyy edelleen valittuna, jolloin siinä näkyvät koonmuutoskahvat. Valinta poistuu napsauttamalla jonnekin kuvion ulkopuolelle. Kuvio voidaan valita napsauttamalla siihen hiirellä. Automaattinen kuvio piirretään vastaavasti. 1. Valitaan piirtotyökalusta Automaattiset muodot (AutoShapes). 2. Napsautetaan kuvion työkalua. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

45 3. Napsautetaan asiakirjaan, jolloin kuvio lisätään oletuskokoisena, tai vedetään hiirellä sopivan kokoiseksi pitäen vasenta painiketta painettuna. Kuvioita voi muokata ja muotoilla, mutta tällöin se pitää aina ensin valita. Kuvion koostuessa viivoista on valittaessa napsautettava viivaa. Mikäli kuviossa on täyteväri, voi napsauttaa kuvion mihin hyvänsä kohtaan. Kuvioiden valitseminen ja poistaminen Kuvioiden valitsemiseen käytetään valintatyökalua, joka löytyy Piirto työkaluriviltä. 1. Tarkistetaan, että käytössä on valintatyökalu- 2. Napsautetaan kuvioon. Jos halutaan valita samalla kerralla useita kuvioita, pidetään Vaihto-näppäin pohjassa ja napsautetaan muihin valittaviin kuvioihin Kuvio poistetaan valitsemalla kuvio ja painamalla sen jälkeen Delete painiketta tai komennolla Muokkaa Tyhjennä (Edit Clear). Kuvioiden muokkaaminen Piirtokuvioita voi muokata monin tavoin: muuttaa kokoa ja paikkaa, lisätä värejä ja täyttötehosteita, lisätä kolmiulotteisuuden ja varjostuksen. Piirtokuvioista voi muodostaa ryhmiä, tasata linjaan ja järjestää pinossa eteen ja taakse. Nämä tehdään Piirto-työkalurivin painikkeiden ja Piirrä (Draw) valikon komennoilla. Viivojen ominaisuudet Viivojen vahvuus- ja tyylimäärittely voi koskea paitsi viivaa myös nuolta tai kuvion reunaviivaa. Värejä voidaan määrittää viivaan, täyttöväriin tai tekstin taustaan. Värien valinta ja muokkaaminen on jokseenkin samanlaista, vaihtoehtojen määrä vain vaihtelee kohteen mukaan. Viivan ja nuolen tyyli määritellään seuraavasti: 1. Valitaan kuvio, viiva tai nuoli. 2. Napsautetaan viivan tyylipainiketta ja valitaan viivan paksuus tyylipaletista. 3. Napsautetaan katkoviiva tyylipainiketta ja valitaan haluttu viivatyyli. Napsautetaan nuolen tyylipainiketta ja valitaan nuolen tyyli. Viivan väri ja kuvion täyttöväri määritellään näin: 1. Valitaan kuvio tai viiva. 2. Napsautetaan viivan väripainikkeen avausnuolta ja valitaan väri paletista. Valitsemalla viivan väripainikkeesta vaihtoehdon Kuvioidut viivat (Patterns Lines ) voi valita tasaisen värin sijasta jonkin rasterikuvion. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

46 Täytön tehosteet Objektin kopiointi Napsautetaan täyttöväripainikkeen avausnuolta ja valitaan täyttöväri. Valittu väri jää painikkeen oletusarvoksi Täyttöväreihinkin voi tasaisen värin lisäksi käyttää liukuvärejä ja erilaisia materiaalikuvioita tai kuvia. Liukuvärit näkyvät näytöllä oikein, mutta niitä on syytä testata omalla kirjoittimella ennen lopullista tulostamista. Tulos riippuu kirjoittimen ominaisuuksista. Täytön tehosteet tehdään seuraavasti: 1. Napsautetaan täyttövärityökalun valikosta Täytön tehosteet (Fill Effects ). 2. Välilehdestä Liukuvärjäys (Gradient) määritetään täyttöväriin liukusävytys. Sävytyksessä käytettävän värin tai värit voi ja sävytyssuunnan voi muuttaa. 3. Välilehdestä Materiaalikuvio (Texture) voi valita täytteeksi erilaisia materiaalikuvioita. 4. Välilehdestä Kuvio (Pattern) voi valita täyttövärin tilalle erilaisia rasterikuviointeja. 5. Välilehdestä Kuva (Picture) voi määrittää täyttöväriksi valmiin kuvan. 6. Lopuksi napsautetaan OK. Värin tai täyttötehosteen voi poistaa valitsemalla täyttöpainikkeesta Ei täyttöä (No Fill). Objektin voi aina kopioida tai siirtää leikepöydän avulla. Objektin iirtäminen onnistuu myös hiirellä vetämällä kuten edellä on opittu. Jos kyseessä on siirto esimerkiksi useiden sivujen verran, kannattaa käyttää leikepöytää. Myös kopiointi onnistuu hiirellä. Toimenpide on muutoin sama kuin siirrettäessä hiirellä, mutta ennen kuin hiiren painike vapautetaan, painetaan pohjaan Ctrl painike. Nyt objekti kopioidaan eikä siirretä (joissakin Office ohjelmissa tätä kutsutaan monistamiseksi eikä kopioinniksi). Sinänsä Ctrl painikkeen voi pitää pohjassa objektin valinnasta lähtien. Tämäkin toimenpide on näppärä lyhyillä etäisyyksillä, mutta pidemmälle tapahtuva kopiointi on näppärämpi hoitaa leikepöydän kautta. Ominaisuuksien muuttaminen valintaikkunassa Usein on tarpeen määritellä kuvion useita ominaisuuksia samalla kerralla. Määrittelyt voi luonnollisesti tehdä edellä kuvatuilla menetelmillä, mutta tehokkaampi tapa on avata ominaisuuksien muotoiluikkuna. Valintaikkunan eri välilehdiltä voi vaihtaa värejä, kokoa, tekstin ririvitystä ja paikkaa. Valittu objekti vaikuttaa siihen, mitä välilehtiä on käytettävissä. 1. Napsautetaan kakkospainikkeella muokattavaa objektia tai valitaan objekti ja annetaan komento Muotoile Reunat ja sävytys (Format Borders and Shading ). Näytölle avautuu Muotoile kuvaa valintaikkuna. Valintaik- Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

47 kunassa on välilehdet Värit ja viivat, Koko, Paikka, Kuva, Tekstikehys ja Web. 2. Valitaan haluttu välilehti ja tehdään halutut määritykset. Lopuksi napsautetaan OK. SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Tekstin asettelu Tunnistekenttä Osoitekenttä Suomessa noudatetaan toimiston asiakirjoissa SFS-standardia. Standardissa SFS 2487 määritellään asiakirjan tekstinasettelu. Standardi on vuodelta Asiakirjan pohjana käytetään lomaketta, joka voi olla tyhjä tai sisältää asiakirjassa toistuvia tietoja esipainettuna. Tavallisimmin lomake on pystysuuntainen A4-kokoinen paperi, jonka mitat ovat 210 x 297 mm (8,24" x 11,69"). Vaakalomakkeelle kirjoitetaan vain erityistapauksissa. Reunuksen arvoiksi standardi määrittelee seuraavat mitat: Vasen reuna on 20 mm, jolloin ensimmäisen kirjaimen keskikohta on 23 mm reunasta.. Oikea reunus on vähintään 7 mm, yläreunus 10 mm ja alareunus vähintään 10 mm. Vaakasuunnassa lomakkeen pinta jaetaan kahdeksaan yhtä leveään sarkainsarakkeeseen. Perussarakkeen mitta on 22,83 mm (0,9 ). Perinteisessä konekirjoituksessa käytettiin kirjaintiheytenä 10 merkkiä tuumalle, jolloin jokaisessa sarakkeessa oli 9 merkkiä. Nykyaikaisessa tekstinkäsittelyohjelmassa sarkaus ilmoitetaan absoluuttisina sentti- tai tuumamittoina, koska merkkien määrä riippuu käytettävästä kirjainlajista ja kirjaimen pistekoosta. Wordissa sarkainmittana käytetään 2,3 cm. Lomakkeen pinta jaetaan pystysuunnassa riveiksi. Rivi on etäisyys tekstirivin alareunasta seuraavaan tekstirivin alareunaan. Perusrivin mitta on 4,233 mm (1/6 eli 0,167 ). Kirjoitettaessa käytetään rivikorkeutena yleensä yhtä perusriviä. Erityistapauksissa, kuten käsin täytettävissä lomakkeissa, voi korkeus olla myös kaksinkertainen tai puolitoistakertainen perusrivi. Word sovittaa rivikorkeuden automaattisesti rivin suurimman kirjaimen mukaan. Esipainettuja lomakkeita käytettäessä on rivikorkeus muutettava täsmälleen standardin mukaiseksi. Lomake jaetaan korkeussuunnassa kolmeen osaan: Tunnistekenttä Osoitekenttä Sanomakenttä Sisältää lähettäjää ja asiakirjaa koskevat tiedot. Tunnistekenttä käsittää asiakirjan kuusi ensimmäistä kirjoitusriviä. Jonkin tunnistetiedon puuttuminen ei aiheuta muiden tietojen siirtymistä paikaltaan. Tunniste-tiedot voidaan toistaa asiakirjan jokaisella sivulla joko kokonaan tai siten, että toistetaan vain ensimmäisen tunnisterivin tiedot. Sisältää vastaanottajaa koskevat tiedot riveillä Näin osoite osuu oikeaan kohtaan ikkunakuoressa. Osoitetiedot kirjoitetaan seuraavasti: Vastaanottajan nimi Vastaanottajan vararivi (toimipaikka, käsittelijä) Lähiosoite Lähiosoitteen vararivi POSTITOIMIPAIKKA (SUURIN KIRJAIMIN, väliin yksi välilyönti). Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

48 Sanomakenttä Ms Word 2003 Jos jollekin vastaanottajan osoiteriville ei tule tietoa, sen tilalle ei jätetä tyhjää riviä. Osoiterivillä on korkeintaan 30 merkkiä (76 mm) Asiakirjan varsinaisen asian sisältävä sanomakenttä muodostuu mm. seuraavista osista: viitetieto sisällön pääotsikko teksti alaotsikkoineen allekirjoitus liitemerkinnät julkaisijan (lähettäjän) yhteystiedot Viitetiedolla ilmaistaan asia, joka on ollut virikkeenä asiakirjan syntyyn. Ajankohta ilmaistaan usein viitetiedon yhteydessä, esimerkiksi Puhelinkeskustelu Pääotsikko kertoo asiakokonaisuuden. Se kirjoitetaan SUURIN KIRJAIMIN. Laajoissa asiakirjoissa on syytä käyttää alaotsikointia. Alaotsikot kirjoitetaan pienaakkosin ja aloitetaan vasemmasta reunasta. Otsikon ja samalta riviltä alkavan tekstin väliin on jäätävä vähintään kaksi välilyöntiä, muussa tapauksessa väliotsikon ja tekstin väliin jätetään yksi tyhjä rivi. Otsikoinneissa voidaan käyttää lihavointia. Teksti aloitetaan kaksi riviä pääotsikon alapuolelta toisesta sarkainkohdasta. Tekstikappaleet erotetaan toisistaan tyhjällä rivillä. Sisennystä käytetään tekstin osien tähdentämiseen. Ne aloitetaan aina sarkainkohdista, esimerkiksi käytettäessä luetelmaviivaa. Lopputervehdyksen ja varsinaisen tekstin väliin jätetään yksi tyhjä rivi. Lopputervehdys ja toiminimi erotetaan yhdellä tyhjällä rivillä. Toiminimi kirjoitetaan SUURIN KIRJAIMIN ja vi-rallisessa muodossaan. Seuraavalle riville kirjoitetaan tarvittaessa osaston nimi. Allekirjoittajan / allekirjoittajien nimenselvennys kirjoitetaan kahden (2) tyhjän rivin päähän toiminimestä. Liitteet täydentävät asiakirjan sisältöä. Liiteluettelo kirjoitetaan asiakirjan loppuun täydellisine asiakirjanimineen. Jakelutiedot kirjoitetaan viimeiseksi asiakirjaan. Standardin mukaisesti aseteltu asiakirja näyttää seuraavalta. Kuvassa yläosaan on lisätty vakiosarkainten paikat. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

49 Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

50 CO C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 0 2,3 4,6 6,9 9,2 11,5 13,8 16,1 3JULKASIJA/LÄHETTÄJÄ ASIAKIRJAN NIMI Nro Sivunro 4 Jakeluosoite Asiakirjan täydenne Liite 5 POSTINUMERO POSTITOIMIPAIKKA 6Puh. tai osasto/käsittelijä/nn Päiväys Asiatunnus 10 Vastaanottaja Käsittelijä Jakeluosoite 0000 POSTITOIMIPAIKKA 18 Viite 20 PÄÄOTSIKKO SUURAAKKOSIN 22 Tämä ohje koskee yksisivuista SFS -standardin mukaista asiakirjaa, jolloin ylämarginaaliksi asetetaan 1 cm ja lähettäjän nimi kirjoitetaan riville 1. Lähettäjä Asiakirjan nimi Sivunumero Vastaanottaja Viite Yrityksen tai julkaisijan nimi kirjoitetaan suuraakkosin paitsi yksityisen henkilön nimi, jota ei kirjoiteta kokonaan suuraakkosin. Asiakirjan nimi kirjoitetaan suuraakkosin. Esimerkiksi TARJOUS, TILAUS, HAKE- MUS. Asiakirjan täydenne on luonteeltaan täsmentävä, esimerkiksi TYÖTODISTUS - Väliaikainen. Yksisivuiseen asiakirjaan ei merkitä sivunumeroa. Sivumäärä laitetaan sulkeisiin sivunumeron jälkeen yhdellä välilyönnillä erotettuna, esimerkiksi 1 ( 5 ). Vastaanottajan osoite kirjoitetaan alkaen riviltä 8. Jos kyseessä on osoitteeton asiakirja esimerkiksi muistio, pöytäkirja tms. alkaa otsikko riviltä 8. Se kirjoitetaan suuraakkosin esimerkiksi PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS. Riville 16 kirjoitetaan viite, esimerkiksi Ilmoituksenne Aamulehdessä , Puhelinkeskustelu Rantanen/Salminen jne. Pääotsikko Pääotsikko kirjoitetaan suuraakkosin riville 18. Teksti Reunukset Kirjoitetaan riviltä 20 alkaen toiseen sarkainkohtaan (C2, 4,6 cm) sisennettynä. Vasen reunus on 2 cm, yläreunus 1 cm, oikea vähintään 0,7 cm ja alareunus vähintään 1 cm. 2 rivinvaihtoa Lopputervehdys 2 rivinvaihtoa JULKAISIJA/LÄHETTÄJÄ Osasto 3-4 rivinvaihtoa Nimen selvennys Nimen selvennys Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

51 ammatti ammatti LIITTEET JAKELU TIEDOKSI Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

52 OSA 2 JÄSENTELY, SISÄLLYSLUETTELO JA HAKEMISTO Jäsentely Jäsennelty teksti koostuu eri tasojen otsikoista ja niiden alatekstistä. Otsikot ovat tekstijaksojen nimiä ja alateksti on otsikon alle kuuluvan jakson varsinainen leipäteksti. Ellet ole aiemmin muotoillut otsikoita eri otsikkotyylien avulla, voit tehdä sen jälkikäteen jäsennystilassa. Jos otsikoissa on tyylit, voi jäsentelyssä muuttaa ja sovittaa otsikkotasoja. Jäsentelytilaan pääsee joko komennolla Näytä - Jäsennys tai napsauttamalla vaakavierityspalkin vasemmassa päässä olevan näppäinryhmän jäsennysnäkymän painikkeeseen. Jäsentely helpottaa pitkien asiakirjojen tekstien kirjoittamista. Näytöllä voidaan esimerkiksi pitää vain ylempien tasojen otsikot, jolloin saa hyvän yleiskuvan asiakirjan sisällöstä. Jokaisella jäsentelyotsikolla on oma symboli otsikon ensimmäisen sanan vasemmalla puolella. Symbolin avulla näkee jäsentelytason ja voi muuttaa otsikoiden tasoa. Jäsennysnäkymän avautuessa näytölle ilmaantuu myös Jäsennys työkalurivi, jonka työkalut ovat seuraavat: 1. Korota muotoon Otsikko 1 2. Korota 3. Jäsennystaso 4. Laske 5. Laske leipätekstiksi 6. Siirrä ylös 7. Siirrä alas 8. Laajenna valintaa 9. Kutista valintaa 10. Näytä taso 11. Näytä vain ensimmäinen rivi 12. Näytä muotoilut Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

53 Jäsennyksen luominen alusta alkaen Siirry uudessa asiakirjassa jäsennysnäkymään Kirjoita yksi otsikko kerrallaan ja paina ENTER. Microsoft Word muotoilee otsikot valmiilla otsikkotyylillä. Jos haluat määrittää otsikolle uuden tason ja käyttää vastaavaa otsikkotyyliä, aseta kohdistin otsikkoon ja napsauta Jäsennys-työkalurivin Korota-painiketta tai Laskepainiketta, kunnes otsikko on haluamallasi tasolla. Jos haluat siirtää otsikon uuteen sijaintiin, aseta kohdistin otsikon sisään ja napsauta Jäsennys-työkalurivin Siirrä ylös -painiketta tai Siirrä alas painiketta, kunnes otsikko on haluamassasi kohdassa. Jos otsikko on kutistettu, otsikon alle kuuluva teksti siirtyy otsikon mukana. Kun olet tyytyväinen asiakirjan jäsennettyyn runkoon, siirry normaalinäkymään. Otsikkotyylien numerointimääritykset Wordin luettelotoiminnon avulla voidaan kirjoittaa luetteloita ja otsikoita. Jokaisen luettelon rivin tai otsikon alkuun Word lisää automaattisesti jonkin luettelomerkin (Bullet), esimerkiksi pisteen, tähden tai numeron. Luettelomerkkinä voidaan pisteen, tähden tms. merkin sijaan käyttää numeroa. Tällöin luettelon numerointi muuttuu automaattisesti, kun luetteloon lisätään kohtia. Tätä voidaan käyttää hyväksi otsikoiden numeroinnissa. Monitasoisen luettelon avulla voidaan automaattisesti numeroida asiakirjan otsikot eri tavoin. Voidaan myös liittää esimerkiksi ensimmäisen otsikkotason lukuun teksti Luku ( Chapter ). Jäsentelyn otsikoihin luodaan numerointi seuraavasti: 1. Vie kohdistin jäsentelyn johonkin otsikkoon. 2. Anna komento Muotoile - Luettelomerkit ja numerointi... (Format - Bullets and Numbering...) tai pikavalikosta Luettelomerkit ja numerointi... (Bullets and Numbering...). 3. Valitse välilehti Monitasoinen (Outline Numbered). Valintaikkunassa on valmiina erilaisia monitasoisen luettelon muotoiluja (kuva). 4. Valitse haluamasi numerointitapa vaihtoehdoista, joissa näkyy otsikkotyylien nimet, esimerkiksi Otsikko 1 (Heading 1). 5. Napsauta Mukauta... (Customize), jos haluat muuttaa ulkonäköä (sisennystä, luettelomerkkiä tai sen fonttia). 6. Tee tarvittavat muutokset muotoiluun ja napsauta OK. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

54 SISÄLLYSLUETTELO Kun asiakirja on valmis, on aika luoda sisällysluettelo. Oletuksena sisällysluettelo perustuu Wordin omiin otsikkotyyleihin. Kun asiakirjan kaikki otsikot on muotoiltu otsikkotyyleillä, sisällysluettelo voidaan luoda haluttuun kohtaan asiakirjassa. Siirrä kohdistin kohtaan, johon haluat sisällysluettelon. Sisällysluettelo voi sijaita missä tahansa kohtaa asiakirjaa, mutta yleensä luontevin paikka on asiakirjan alussa. Anna komento Lisää - Viite - Hakemisto ja luettelot (Insert Reference - Index and Tables), valitse välilehti Sisällysluettelo (Table of Contents). Valitse vielä sisällysluettelon perusulkoasu kohdassa Muotoilut: (Formats:) napauttamalla hiirellä haluttua valmista muotoilua. Valittavana on ulko-asuja klassisesta tai yksinkertaisesta hieman erikoisempiin. Jos haluat muotoilla sisällysluettelon tätä varten laadittujen tyylien avulla, valitse kohdassa Muotoilut: (Formats:) vaihtoehto Mallista (From template). Ohjelma noudattaa nyt Wordin valmiissa tyyleissä Sisluet 1.. Sisluet 9 (TOC 1.. TOC 9) olevia asetuksia. Noudata tätä valintaa erityisesti, jos luot usein sisällysluetteloita, joiden ulkoasun pitää säilyä samana. Jos haluat muuttaa tyylien mukaisesti tehtävän sisällysluettelon ulko-asua, napauta painiketta Muokkaa... (Modify...). Näytölle tulee normaali tyylin muokkauksen valintaikkuna. Kohdassa Näytä tasot: (Show levels:) ilmoitetaan otsikkotasot, jotka otetaan mukaan sisällysluetteloon. Esimerkiksi, jos haluat sisällyttää sisällysluetteloon vain otsikkotasot 1 ja 2 (ja jättää pois tasot 3.. 9), kirjoita muokkausruutuun 2. Jätä valintamerkki kohtaan Näytä sivunumerot (Show page numbers), jos haluat lisätä sivunumerot sisällysluetteloon. Jätä niin ikään valintamerkki kohtaan Tasaa sivunumerot oikealle (Right align page numbers), jos haluat tasata sisällysluettelon sivunumerot sivun tai palstan oikeaan laitaan. Muussa tapauksessa sivunumerot tulevat sisällysluetteloon heti otsikoiden jälkeen. Kohdassa Täytemerkki: (Tab leader:) ilmoitetaan täytemerkki, joka lisätään sisällysluetteloon tulevan otsikon ja sivunumeron väliin, mikäli sellainen halutaan. Napauta muokkausruudussa olevasta nuolipainikkeesta esille lista täytemerkeistä ja valitse haluamasi. Esimerkiksi täytemerkki... vaikuttaa sisällysluettelon ulkoasuun seuraavasti: Harrastustoiminta Pirkanmaalla Hyväksy asetukset napauttamalla OK-painiketta, Word luo sisällysluettelon ja tuo sen näkyviin. Sisällysluettelon otsikkoa (esimerkiksi teksti "Sisällysluettelo") ei ole syytä muotoilla otsikkotyylillä, sillä silloin se tulee sisällysluetteloon mukaan yhtenä sen otsikoista. Sen sijaan muotoile otsikko jollakin leipätekstin tyylillä tai muuta sen merkkimuotoilua käsin (fontin ja font- Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

55 tikoon muutos yms.). Sisällysluettelon päivittäminen Luettelot, myös sisällysluettelo, ovat itse asiassa kenttäkoodeja. Niiden päivittäminen on helppoa, jos asiakirjaan tehdään muutoksia luettelon luomisen jälkeen. Tulostuksen yhteydessä sisällysluettelo päivittyy automaattisesti, jos tämä on määritelty asetuksissa. Kyseessä ei ole oletusasetus, joten se kannattaa tehdä komennolla Työkalut - Asetukset... - (Tools - Options...), välilehti Tulosta (Print), kohta Päivitä kentät (Update fields). Päivitys tehdään seuraavasti: 1. Siirrä kohdistin sisällysluettelon sisään ja napsauta hiiren oikeata painiketta 2. Anna avautuvasta valikosta komento Päivitä kenttä (Update Field). 3. Näytölle avautuu Päivitä sisällysluettelo-ikkuna jaword kysyy, haluatko päivittää sisällysluettelon sivunumerot vai koko sisällysluettelon. Jos et ole lisännyt otsikoita asiakirjaasi tai muuttanut niitä, valitse ylempi vaihtoehto, sillä pelkkien sivunumeroiden päivitys tapahtuu nopeammin. Jos olet lisännyt tai muuttanut asiakirjan otsikoita, valitse alempi vaihto-ehto. 4. Napauta OK-painiketta. Sisällysluettelon voi myös poistaa. Se tapahtuu kuten minkä tahansa tekstin poistaminen maa-laamalla koko sisällysluettelo ja painamalla Del-näppäintä. SISÄLLYSLUETTELON MUOTOILU Sisällysluettelon muotoilu perustuu ohjelman sisäisiin Sisällysluettelo-tyyleihin. Tyylien määrityksiä voi tarkastella ja tarvittaessa muuttaakin Muokkaa-painikkeella (Modify) avautuvan valintaikkunan kautta. Valmista sisällysluetteloa voidaan muotoilla halutuilla muotoiluilla samaan tapaan kuin asiakirjankin tekstiä. Jos sisällysluetteloa joudutaan päivittämään muotoilun jälkeen, menetetään omat muotoilut. Hakemisto Hakemisto luodaan asiakirjan loppuun. Mitä laajempi hakemisto tehdään, sitä helpommin etsittävät asiat asiakirjasta löytyvät. Hakemistojen luonti tapahtuu hakemistoviitteiden avulla. Hakemistoviite lisätään haluttuun kohtaan tekstiä ja siihen kirjoitetaan merkkijono siinä muodossa kuin sen halutaan näkyvän hakemistossa. Hakemistoviitteiden olisi hyvä olla varsin lyhyitä, sillä hakemistossa usealle riville jatkuvat hakemistoviitteet huonontavat hakemiston ulkoasua. Kun hakemistoviitteet ovat valmiina, asiakirjaan luodaan hakemisto. Word etsii kaikki asiakirjassa olevat hakemistoviitteet ja lisää ne hakemistoon hakusanoiksi (Index entry). Kun hakemisto on luotu, hakemistossa olevan hakusanan jäljessä näkyy sivunumero, jolla hakusana on asiakirjassa. Hakemistoviite lisätään asiakirjaan siihen kohtaan tekstiä, jossa hakemistoon haluttava hakusana sijaitsee. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

56 Hakemiston luominen PALSTOITUS Hakemistoviite lisätään seuraavasti: 1. Valitse hakusanaksi tuleva kohta asiakirjasta. 2. Anna valikkokomento Lisää Viite Hakemistot ja luettelot (Insert Reference Index and Tables) ja siirry avautuvassa ikkunassa Hakemisto-välilehdelle (Index). 3. Napsauta painiketta Merkitse (Mark Entry). 4. Päähakusana-ruudussa (Main Entry) näkyy tekstistä valittu sana. Voit muuttaa sen kirjoitusasua napsauttamalla ruudussa ja tekemällä muutokset. 5. Napsauta Merkitse-painiketta. 6. Valintaikkuna jää avoimeksi ja voit valita tekstistä seuraavan sanan. 7. Kun napsautat valintaikkunaa, valittusana tuodaan Päähakusana-ruutuun 8. Merkittyäsi haluamasi hakusanat, napsauta Sulje-painiketta (Close), joka on ilmestynyt Peruuta-painikkeen (Cancel) tilalle. Hakemisto tehdään yleensä asiakirjan loppuun, joten hakemiston luominen aloitetaan siirtymällä asiakirjan loppuun. Seuraavaksi annetaan valikkokomento Lisää Viite Hakemistot ja luettelot. Avautuvasta ikkunasta valitaan välilehti Hakemisto. Oletuksena hakemisto tehdään kahteen palstaan, mutta kohdassa Palstat: voidaan valita palstojen lukumäärä. Lopuksi napsautetaan OK-painiketta. Ryhmittelemällä hakusanoja eri tasoille niistä voidaan luoda asiayhteyden mukaisia ryhmiä. Asiakirjasta valittuna oleva sana näkyy Päähakusana-ruudussa. Ellei teksti ole valittuna, voidaan teksti, joka halutaan alatasojen hakusanojen otsikoksi, kirjoittaa ruutuun. Jos tekstiä lisätään 2. tason hakusana ruutuun (Subentry), varsinainen sivuviittaus luodaan siihen. Päähakusanasta tulee hakemistoon otsikko eikä sille lisätä sivunumeroa. Palstoitusta voidaan käyttää esimerkiksi erilaisissa lehti- ja esitetyyppisissä asiakirjoissa. Palstoitettuun asiakirjaan saadaan lisää näyttävyyttä käyttämällä useampaa palstaa ja muuttamalla palstojen leveyttä. Wordissa on kahdenlaisia palstoja: sanomalehtipalstoja ja rinnakkaisia palstoja. Sanomalehti-palstoissa teksti kulkee palstan loppuun ennen siirtymistä seuraavalle palstalle. Malli on tuttu lehdistä. Sanomalehtipalsta Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

57 Sanomalehtipalstat tehdään joko vakiotyökalurivin Palstat painikkeella tai Muotoile - valikon Palstat... - komennolla. Työkalurivin painikkeella palstoitus käy nopeasti, mutta sillä saa vain tasalevyisiä palstoja. Tarkemmin palstat saa määriteltyä Muotoile -valikon kautta. Tällöin voidaan valita eri palstan leveyksiä ja palstojen välinen etäisyys voidaan määritellä tarkasti ja väliin lisätä viiva. Esiasetukset kohdassa valitaan millainen palstoitus halutaan. Esiasetuksen valintojen osalta ei erikseen tarvitse valita palstojen lukumäärää, se on tarpeen vain mikäli haluat poiketa esiasetuksista. Palstojen leveyden voit määritellä kohdassa Leveys ja välit. Tämäkin on tarpeen vain mikäli poikkeat esiasetuksista. Käyttöalue kohdassa määritetään palstoituksen käyttöalue, palstoitus koskee koko asiakirjaa, se on voimassa määrittelykohdasta eteenpäin tai määritellyllä alueella. Palstoitus voidaan myös päättää haluttuun kohtaan eli asiakirjasta vain osa voidaan palstoittaa. Oikeastaan asiakirja on aina palstoitettu. Siinä on aina vähintään yksi palsta, joka sijoittuu marginaalien väliin, tällöin siitä ei vain yleensä käytetä nimitystä palsta, eikä tarvita mitään palstoitusmäärittelyjä. Käytännössä puhumme palstoista vasta, kun niitä on useampia eli ainakin kaksi. Palstoitus voidaan ottaa käyttöön myös valitsemalla palstoitettava tekstialue, jonka jälkeen annetaan palstoitus komento. PALSTOJEN KÄYTTÖÖNOTTO LUO ASIAKIRJAAN UUDEN OSAN Jokaista erillistä palstamääritystä kohden luodaan asiakirjaan uusi osa. Kun haetaan näkyviin tulostumattomat merkit palstoitetussa asiakirjassa, nähdään osanvaihtomerkit, jotka toimivat erilaisten palstamääritysten rajapyykkinä. Kun otetaan palstamääritys käyttöön kohdistimesta eteenpäin, Word lisää automaattisesti kohdistimen kohdalle osanvaihtomerkin, joka osoittaa uuden osan alun. Kun valitaan alue asiakirjasta ja palstoitetaan se, Word lisää automaattisesti osanvaihtomerkin valitun alueen alkuun ja loppuun. Rinnakkaispalstat Palstojen välissä voidaan käyttää viivaa. Viiva saadaan lisäämällä Palstat-ikkunassa valinta kohtaan Viiva välissä (Line between). Palstojen väliin tulee näkyviin pystyviiva, jonka pituus määräytyy pisimmän palstan mukaan. Palstanvaihdon voi tehdä näppäinyhdistelmällä Vaihto + Ctrl + Enter. Rinnakkaisia palstoja käytetään esimerkiksi silloin, kun rivin kaikille palstoille kirjoitetaan jotakin (hinnasto, inventaariluettelo, sanasto jne.). Kirjoituskonemaailmassa tämä hoidettiin sarkaimia käyttäen ja voidaan sinänsä toteuttaa niin myös tekstinkäsittelyohjelmassa. Tässä vaiheessa törmätään Microsoftin monista muista tekstinkäsittelyohjelmista poikkeavaan ajatteluun palstoitustoiminnoissa. Kun vaikkapa WordPerfectissä on palstoitusmäärittelyissä oma komento rinnakkaisille palstoille, lähdetään Wordissa aivan toisenlaisesta ajattelusta. Olennaista on se miltä asia näyttää, toisarvoista miten se tehdään. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

58 PITKÄT ASIAKIRJAT Asiakirjan ositus Ms Word 2003 Wordin palstoitusmäärittelyissä ei siis ole lainkaan komentoa rinnakkaisille palstoille, vaan palstoitus toteutetaan Taulukko-komennolla. Tässäkin on kaksi tietä toteuttaa taulukko. Se voidaan tehdä vakiotyökalurivin Lisää taulukko -komennolla tai valikkorivin valikosta Taulukko komennolla Piirrä taulukko. Kummassakin tapauksessa tarvitaan piirtämisen lisäksi jatkotoimia. Jos tarkoituksena on nimenomaan palstoitus, ei taiton kannalta ole mielekästä näyttää taulukon reunaviivoja, joten ne on määriteltävä pois. Sen sijaan kannattaa komennolla Taulukko - Näytä ruudukko määritellä näkymään näytölle taulukon ruudukko. Ruudukko näkyy tulostumattomana harmaana viivana ja auttaa hahmottamaan missä sarakkeessa (palstassa) kulloinkin ollaan. Tässä luvussa kuvataan, miten asiakirjaan saa useita erilaisia asetuksia, esimerkiksi reunuksia, erisuuntaisia sivuja tai erilaisia tunnisteita asiakirjan eri osiin. Sivuasetusten vaihtuminen kesken asiakirjan jakaa sen osiin. Asiakirjan ositusta tarvitaan, kun asiakirjaan halutaan luoda erilaisia muotoiluja, joko saman sivun sisällä tai eri sivuille. Tätä tarvitaan vaikkapa silloin, kun eri sivuille halutaan erilaiset ylä- tai alatunnisteet. Palstoituksen kohdalla ositustarve tulee esiin usein. Voimme näin luoda vaikkapa sivun, jonka leipäteksti on kolmella palstalla, mutta haluamme koko sivun levyisen otsikon ja kahden palstan levyisen ingressin. Jotta tämä onnistuisi on tekstiosat sijoitettava eri osiin. Osittamisen voi tehdä kolmella tavalla: 1. Anna komento Muotoile - Palstat ja määritä, että tehtävä palstamääritys on voimassa vain kohdistimen sijainnista eteenpäin. Word lisää automaattisesti kohdistimen kohdalle osanvaihtomerkin, merkki kertoo ohjelmalle, että tästä alkaa uusi osa. Osanvaihtomerkin jälkeen annetaan uusi palstoitusmäärittely. 2. Valitse osa asiakirjan tekstistä ja anna sen jälkeen palstoituskomento. Word lisää automaattisesti valittua aluetta ennen ja valitun alueen jälkeen osanvaihtomerkit. 3. Kun osittamista tarvitaan muussa kuin palstoituksen yhteydessä käytetään komentoa Lisää - Vaihto. Näytölle avautuu ikkuna (kts. kuva), jossa on erilaisia vaihtoehtoja. Kun kyseessä on osanvaihto, vaihtoehtoja on neljä. Niiden merkitys on seuraava: Oletuksena on Sivunvaihto. Se tekee sivunvaihdon, jonka saa tehtyä nopeammin näppäinyhdistelmällä Ctrl + Enter. 4. Vaihtoehdolla Palstanvaihto, vaihdetaan palstaa. Palstanvaihdon voi tehdä myös näppäinyhdistelmällä Vaihto + Ctrl + Enter. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

59 Seuraava sivu -vaihtoehdolla Word lisää osanvaihdon ja aloittaa uuden osan seuraavalta sivulta. Valitessasi vaihtoehdon Jatkuva, Word lisää osanvaihdon ja aloittaa uuden osan samalta sivulta. Kun valitaan Pariton sivu- tai Parillinen sivu -vaihtoehto Word lisää osanvaihdon ja aloittaa uuden osan seuraavalta parittomalta tai parilliselta sivulta. Näytä tai piilota -painikkeella saa vaihto merkin näkyviin näytölle. Muistathan, että Normaalinäkymässä eivät palstat, kuvat yms. näy. Käytä palstoituksen yhteydessä Asettelunäkymää, niin kaikki näkyy siinä muodossa kuin ne tulostuvatkin. Vaihdot poistetaan kuten mikä hyvänsä merkki eli napsautetaan kursori vaihto-merkin päälle ja painetaan Delete -painiketta (tai käytetään jotakin muuta poistotapaa). Osittamalla samaan asiakirjaan ja samalle sivullekin saadaan siis erilaisia palsta- ym. määrittelyitä. Samallakin sivulla voi siis olla sekä sanomalehti että rinnakkaisia palstoja. Ne voivat olla peräkkäin, mutta eivät rinnakkain. Näillä keinoilla ei siis ole mahdollista sijoittaa rinnakkain esim. yhtä palstaa sanomalehti tyyppisenä ja kahta palstaa rinnakkaispalstana. Peräkkäin olevissa määrittelyissä teksti käyttäytyy kuten yhdessäkin määrittelyssä. Esimerkiksi olemme sijoittaneet tekstiä sanomalehtipalstaan ja sen perässä on tekstiä rinnakkaispalstoissa. Jos lisäämme tekstiä sanomalehtipalstaan, menee rinnakkaispalsta edellä ja tekstiä poistettaessa rinnakkaispalsta tulee perässä. Tältä osin ei siis ole mitään eroa normaaliin tekstinkäsittelyyn nähden. Sinänsä palstoihin voidaan sijoittaa kaikkia niitä objekteja, joita muuhunkin tekstiin ja kaikki tekstinkäsittelyn ominaisuudet ovat käytettävissä. Erilaisia tunnisteita asiakirjassa Ylätunniste tulostetaan jokaiselle sivulle sivun yläreunaan ja alatunniste sivun alareunaan. Ensimmäisellä sivulla voi olla erilainen tunniste kuin muilla. Parillisilla ja parittomilla sivuilla voi olla erilaiset tunnisteet. Nämä valinnat tehdään Sivun asetukset.. -komennolla, jossa on määrittelyt tätä varten. Varsinaiset ylä- tai alatunnisteet tehdään tällöinkin komennolla Näytä - Ylä- ja alatunniste (View Header and Footer). Jos asiakirjan eri kohdissa pitää olla erilaiset tunnisteet, täytyy asiakirja jakaa osiin. Haluamme esimerkiksi sivuille 1-5 eri tunnisteen kuin siitä eteenpäin. Tunnisteet tehdään seuraavasti: Siirrä kohdistin siihen osaan, jonka ylä- tai alatunnisteen haluat kirjoittaa. Anna komento Näytä - Ylä- ja alatunniste. Napsauta ylä- ja alatunnisteen vaihtopainiketta tunnisteiden työkalurivistä siirtyäksesi tunnisteiden välillä. Tunniste on automaattisesti linkitetty edelliseen ylä- tai alatunnisteeseen. Siitä on tunnisteen rajakehyksessä muistutuksena huomautus Sama kuin edellinen (Same as Previous). Voidaksesi kirjoittaa erilaisia tunnisteita, on linkitys tunnisteiden väliltä purettava. Poista tarvittaessa linkki tunnisteiden väliltä napsauttamalla tunnistetyökaluista painiketta, joka oletuksena määrittelee tunnisteen samaksi kuin edellinen. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

60 YHDISTÄMINEN Kirjoita tunnisteen teksti. Napsauta edellisen ja seuraavan tunnisteen näyttöpainikkeita halutessasi selata eri osien tunnisteita. Vastaavasti napsauta ylä- ja alatunnisteen vaihtopainikkeita siirtyäksesi ylätunnisteesta alatunnisteeseen ja takaisin. Poista tarvittaessa linkitys edelliseen osaan napsauttamalla painiketta Sama kuin edellinen. Napsauta lopuksi painiketta Sulje (Close) tunnistetyökaluista. Yhdistäminen-toiminnolla on helppo laatia yksilöityjä joukkokirjeitä, tarroja, kirjekuoria tai luetteloita. Nämä toimet tehdään Yhdistä-toiminnolla eli tarvitaan kaksi Word-dokumenttia. Kirjeeseen tai tarrapohjaan merkitään paikat, joihin kukin tieto (esim. nimi, osoite jne.) tulee. Yhdistätoiminnossa tarvitaan aina kaksi asiakirjaa: pääasiakirja ja tietolähde. Tietolähde sisältää pääasiakirjaan yhdistettävät muuttuvat tiedot. Pääasiakirja sisältää vakiotekstit, grafiikan yms. Sekä yhdistämistä ohjaavat yhdistämiskentät. Pääasiakirja (Main document) sisältää ne osat, jotka ovat samanlaisia kaikissa asiakirjoissa. Pääasiakirja voi olla joukkokirje, faksi, lähete, kirje, tarjous, tarrapohja tms. Pääasiakirja sisältää siis vakiotekstit ja viittaukset tietolähteeseen, josta noudetaan puuttuva tiedot. Tietolähde (Source) sisältää asiakirjan vaihtuvat osat, esimerkiksi vastaanottajan nimi ja osoite joukkokirjeessä. Se muodostuu kentistä ja tietueista Huomattakoon, että molemmat asiakirjat ovat tekstinkäsittelyllä luotuja dokumentteja (.doctarkenteisia). Tietolähdekään ei siis varsinaisesti ole mikään tietokantataulu. Kumpikin asiakirja voidaan tehdä erikseen ja yhdistää sitten, mutta voidaan ne tehdä samanaikaisestikin. Sinänsä tietolähde voi olla myös muukin kuin Word-dokumentti, esimerkiksi Acces-taulu. Joukkokirje voidaan tehdä tehtäväruudun avulla tai käyttämällä Yhdistäminen työkaluriviä. Jälkimmäinen on tutumpi tapa Wordin aikaisempia versioita käyttäneille, joten katsotaan se ensiksi. Yhdistäminen aloitetaan ottamalla esiin Yhdistäminen työkalurivi. Yllä olevassa kuvassa on esitetty työkalurivin keskeisimmät painikkeet. Kun hiiren osoittimen vie painikkeen päälle, ilmaantuu hetkeksi näkyviin painikkeen nimi. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

61 Ensiksi määritellään pääasiakirjanasetukset kyseisellä painikkeella. Pääasiakirjan asetukset painikkeen napsautus avaa Pääasiakirjan laji valintaikkunan, josta valitaan tarvittava laji, tässä tapauksessa Kirjeet ja napsautetaan OK-painiketta. Seuraavaksi valitaan tietolähde napsauttamalla työkalurivin painiketta Avaa tietolähde, jolloin avautuu Valitse tietolähde ikkuna. Mennään kansioon, jossa tietolähde sijaitsee, valitaan se ja napsautetaan painiketta Avaa. Näytölle ei avaudu mitään, mutta työkalurivin loputkin painikkeet aktivoituvat. Napsautetaan painiketta Lisää yhdistämiskentät, jolloin näytölle avautuu Yhdistämiskentän lisääminen ikkuna. Ikkunassa näkyvät avaamamme tietolähteen kentät. Lisää: -kohdan oletusvalintana on Tietokantakentät, joka on oikea valinta. Kentät: -kohdasta valitaan kaksoisnapsauttamalla halutut kentät, jotka tulevat pääasiakirjaan kursorin kohtaan. Voi myös napsauttaa kenttää ja napsauttaa painiketta Lisää. Kentät tulevat peräkkäin, tässä vaiheessa ei tehdä muuta. Esimerkiksi välilyöntinäppäimen painaminen tässä vaiheessa vain lisää kentän uudestaan. Kun kaikki kentät on lisätty, suljetaan ikkuna napsauttamalla painiketta Sulje. Kun yksikin kenttä on lisätty, aktivoituu Peruuta painike painikkeeksi Sulje. Tämän jälkeen sijoitetaan lisättyjen kenttien väliin välilyönnit ja tehdään tarvittavat rivinvaihdot. Tulosta voidaan nyt tarkastella napsauttamalla työkalurivin painiketta Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön. Tällöin näytölle avautuu joukkokirjeen ensimmäinen sivu. Toimenpide ei ole välttämätön. Ehkä paras tapa on tallentaa pääasiakirja, jolloin tallentuvat myös lisätyt kentät ja niitä on myöhemmin helppo muokata. Se jälkeen napsautetaan painiketta Yhdistä uuteen asiakirjaan, jolloin asiakirja tallentuu yhdistetyssä muodossa ja se voidaan tarpeen mukaan tulostaa. Nyt meillä on kaksi asiakirjaa; pääasiakirja, jossa on lisätyt kentät ja yhdiste, jossa on kunkin vastaanottajan nimet omassa kirjeessään. Yhdistäminen ohjatulla toiminnolla Pääasiakirja Yhdistäminen voidaan tehdä myös ohjatun toiminnon avulla. Avataan aiemmin luotu asiakirja tai kirjoitetaan se tässä vaiheessa. Annetaan komento Työkalut Kirjeet ja postitus - Yhdistäminen. (Tools Letters and Mailings - Mail Merge). Näytölle ilmaantuu Yhdistäminen tehtäväruutu (Mail Merge), joka ohjaa vaihe vaiheelta eteenpäin. Yhdistäminen tapahtuu kolmessa vaiheessa: Pääasiakirjan valinta Tietolähteen määrittäminen Pääasiakirjan ja tietolähteen yhdistäminen Seuraavaksi valitaan asiakirjan laji (Select document type). Esimerkissämme valitaan Kirjeet (Letters). Jatketaan edelleen eteenpäin ohjatussa toiminnossa napsauttamalla tehtäväruudun alaosassa näkyvää linkkiä Seuraava: Aloitusasiakirja (Next). Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

62 Seuraavaksi ohjelma pyytää tietoa aloitusasiakirjasta. Meillä joukkokirjeenä käytettävä asiakirja on jo avoinna, joten valitsemme kohdan Käytä nykyistä asiakirjaa (Use the current document). Siirrytään eteenpäin ohjatussa toiminnossä tehtäväruudun alareunan linkin avulla. Nyt määritellään tietolähde. Jos tietolähde on jo olemassa, valitaan kohta Käytä nykyistä luetteloa (Use an existing list). Voidaan käyttää myös Outlookin yhteystietoja tai kirjoittaa uusi luettelo. Käytettäessä valmista rekisteriä, napsautetaan kohtaa Selaa (Browser) ja avautuvasta ikkunasta valitaan kansio, jossa tietolähde on ja avataan tietolähde. Hyväksytään rekisteri napsauttamalla OK-painiketta. Jatketaan eteenpäin ohjatussa toiminnossa napsauttamalla tehtäväruudun alaosassa näkyvää linkkiä Seuraava: Seuraavaksi lisätään pääasiakirjaan yhdistämiskentät napsauttamalla Tehtäväruudussa kohtaa Lisää kohteita -linkkiä (More items ). Ohjelma avaa valintaikkunan, jossa näkyvät kaikki yhdistettävässä rekisterissä olevat kentät. Valitaan luettelosta ensimmäinen lisättävä kenttä ja napsautetaan Lisää painiketta (Insert). Lisätyn kentän nimi näkyy näytöllä <<Nuolimerkkien>> sisällä. Samalla tavalla lisätään kaikki tarvittavat kentät. Kun tarvittavat kentät on lisätty, napsautetaan painiketta Sulje. Lisättäessä kenttiä ohjelma sijoittaa ne peräkkäin. Kun kentät on lisätty, sijoitetaan ne oikeille kohdilleen lisäämällä niiden väliin tarvittavat välilyönnit ja rivinvaihdot. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

63 Tietojen yhdistäminen Kenttiä voi tarvittaessa muotoilla Wordin muotoilutoiminnoilla. Valmis pääasiakirja on hyvä tallentaa, jolloin sitä voi käyttää myöhemmin uudelleen. Kun kaikki yhdistämiskentät on lisätty asiakirjaan, on lopullisen yhdistämisen vuoro. Ohjatussa toiminnossa siirrytään eteenpäin tehtäväruudun Seuraava: Esikatsele linkillä (Next: Preview your letters) avulla. Ohjelma tuo näkyviin asiakirjan, jossa näkyy ensimmäinen yhdistetty kirje. Kirjeitä voi selata tehtäväruudun painikkeiden avulla. Tiettyä kirjettä voi myös esikatsella Etsi vastaanottaja (Find a recipient) valinnalla kirjoittamalla avautuvaan valintaikkunaan etsinnän ehdot. Esikatseluvaiheessa joukkokirjeestä voi poistaa näkyvän kirjeen napsauttamalla tehtäväruudun painiketta Poista tämä vastaanottaja (Exlude this recipient). Kun joukkokirje näyttää hyvältä, siirrytään eteenpäin ohjatussa toiminnossa. Joukkokirjeen voi yhdistää suoraan kirjoittimelle, mutta suositeltavampi tapa on yhdistä joukkokirje uuteen asiakirjaan. Sitä voi selata ja tutkia yhdistelyn lopputulosta ennen tulostamista. Napsautetaan tehtäväruudun linkkiä Muokkaa yksittäisiä kirjeitä (Edit individual letters) ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa vielä voi valita joukkokirjeeseen yhdistettävät kirjeet. Valinta Kaikki yhdistää kaikki kirjeet. Vain näkyvissä oleva kirje yhdistetään valinnalla Nykyinen tietue. Viimeisellä valinnalla voi määrittää numeroilla yhdistettävät tiedot. Numero vastaa rekisterin tietueen numeroa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

64 Seuraavaksi ohjelma tuo näyttöön asiakirjan, jossa on oma kirjeensä jokaiselle valitulle rekisterin tietueelle. Tämän kirjeen voi tallentaa, jolloin se on sellaisenaan käytettävissä myöhemminkin. Sinänsä yhdistämisen tuloksen tallentaminen ei ole välttämätöntä, vaan tallennetaan pääasiakirja, jolloin yhdistämisen voi aina tehdä helposti uudelleen Yhdistäminen tehtäväruudun kautta. Osoitelohkon käyttäminen Edellä lisäsimme yhdistämiskentät asiakirjaan yksitellen. Osoitetiedot voi lisätä myös osoitelohkona. Yhdistämisen neljännessä vaiheessa valitaan Osoitelohko. Näytölle ilmaantuu ikkuna, jossa osoitelohkon asetukset ovat. Kyselyasetukset Napsautetaan Täsmää kentät -painiketta. Osoitelohkossa käytetään tiettyjä kenttiä, joiden nimet voivat olla eri kuin omassa rekisterissäsi. Valitaan omaa rekisteriä vastaavat kentät valintaikkunan oikeassa reunassa olevilla nuolipainikkeilla. Valinta hyväksytään OK-painikkeella ja ohjelma palaa takaisin edelliseen valintaikkunaan. Osoitelohko hyväksytään OK-painikkeella. Asiakirjaan ilmaantuu osoitetietojen kohdalle <<osoitelohko>> -kenttä, johon ohjelma tuo osoitetiedot. Aina ei ole tarkoitus lähettää joukkokirjettä kaikille rekisterissä oleville, vaan tietoja pitää suodattaa. Siirrytään tehtäväruudun kautta ohjatun toiminnon 3/6-vaiheeseen ja napsautetaan kohtaa Muokkaa luetteloa. Näytölle avautuu valintaikkuna Muokkaa vastaanottajaa (Mail Merge Recipient). Halutessasi poistaa joitakin tietueita yhdistämisestä, poista valinta tietueen edessä näkyvästä valintaruudusta hiirellä napsauttamalla. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

65 Tietueiden lajittelu Ms Word 2003 Kentän vasemmalla puolella olevan nuolipainikkeen kautta saa näkyviin valikon, josta voi määrittää ehtoja yhdistettäville tiedoille. Valintaikkunasta voi valita ehdot, joiden perusteella kyseisen kentät tiedot poimitaan. Lisäasetukset valinnalla (Advanced) ilmaantuu näkyviin uusi valintaikkuna, jossa voi määrittää erilaisia yhdistämisehtoja. Valitaan Kenttä-luettelosta (Field) kenttä, jolle halutaan määrittää ehto ja Vertailulauseke: -luettelosta (Comparison) vertailuehto. Vertailukohde kenttään (Compare to) kirjoitetaan teksti tai luku johon kentän sisältöä halutaan verrata. Useita valintaehtoja voi valita valitsemalla rivin alkuun joko Ja (And) tai Tai (Or). Hyväksy valintaehdot OK-painikkeella ja tee yhdistely. Tietueet voi myös lajitella nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Napsauta Kyselyasetukset valintaikkunassa Lajittele tietueet välilehteä (Sort Records). Tietueet voi lajitella kolmella eri tasolla, jokaisella joko nousevasti tai laskevasti. Haluttaessa poistaa määritykset, tuodaan uudelleen näkyviin tämä valintaikkuna ja poistetaan lajitteluehdot Tyhjennä kaikki painikkeella. Excelin taulukko tietolähteenä Tietolähteenä voi käyttää myös Excel-taulukkolaskentaohjelmalla tehtyä taulukkoa. Tällöin valitaan yhdistämisen Valitse vastaanottaja kohdassa (3/6) kohta Selaa. Seuraavaksi valitaan Avaa valintaikkunan Tiedostotyyppi luettelosta vaihtoehto Excel tiedostot. Määritellään Excel-taulukon sijaintikansio ja avataan haluttu tiedosto. Seuraavassa valintaikkunassa määritellään, mistä työkirjan laskentataulukosta tiedot tuodaan. Valitaan laskentataulukko ja napsautetaan OK-painiketta. Tämän jälkeen yhdistämistä jatketaan normaalisti. Access-taulukko tai kysely tietolähteenä Yhdistämisen tietolähteenä voi käyttää myös Accessin taulukkoa tai kyselyä. Tällöin valitaan yhdistämisen kolmosvaiheessa taas vaihtoehto Selaa. Avaa valintaikkunan Tiedostotyyppi-luettelosta valitaan vaihtoehto Acces-tietokannat. Määritellään Acces-taulukon sijaintikansio ja avataan haluttu taulukko. Näytölle avautuu valintaikkuna, josta voi valita tietolähteenä käytettävän taulukon tai kyselyn. Valinnan jälkeen napsautetaan OK-painiketta. Tämän yhdistäminen jatkuu normaalisti. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

66 Tarrat Yhdistämistoiminnon ehkä yleisintä käyttöä on osoitetarrojen tekeminen. Sinänsä toiminta poikkeaa joukkokirjeestä vain siltä osin, että joudutaan valitsemaan käytettävä tarralomake. Toimitaan seuraavasti: 1. Avataan tyhjä asiakirja. 2. Annetaan komento Työkalut Kirjeet ja postitus Yhdistäminen, jolloin näytölle tulee Yhdistäminen tehtäväruutu. 3. Valitaan ensimmäisessä vaiheessa osoitetarrat ja siirrytään seuraavaan vaiheeseen vaiheessa valitaan Osoitetarra-asetukset (Label Options). Näyttöön ilmaantuu seuraava valintaikkuna. 5. Valitaan tarratyyppi Osoitetarranimike: -luettelosta (Label Products). Valmiita tarratietoja voi selata Tuotenumero: -luettelosta. Kun sopiva löytyy, napsautetaan OK-painiketta ja ohjelma tuo näyttöön tarrapohjan. 6. Siirrytään eteenpäin ohjatussa toiminnossa. Vaiheessa 3/6 valitaan tietolähde, jonka tiedot tarroille yhdistetään. Napsautetaan kohtaa Selaa ja valitaan tietolähde. Siirrytään seuraavaan vaiheeseen. 7. Nyt määritetään tarroihin tulevat tiedot. Lisätään tarvittavat kentät Lisää kohteita linkin kautta samalla tavalla kuin kirjeessäkin. Ohjelma lisää kentät ensimmäiseen tarraan. 8. Kun kaikki yksittäiseen tarraan tulevat tiedot on lisätty, napsautetaan vielä tehtäväruudun painiketta Päivitä kaikki osoitetarrat (Update all labels), jolloin yhdistämiskentät lisätään myös muihin tarroihin. 9. Suoritetaan yhdistäminen loppuun kuten kirjeissäkin. Oman tarrakoon määrittäminen. Tarraluettelosta ei välttämättä löydy käyttämääsi tarratyyppiä. Sellaisessa tapauksessa on luotava omat tarra-asetukset. Määritykset voi tehdä yhdistämistoiminnon osana tai erikseen. Toimitaan seuraavasti: 1. Avataan Osoitetarra-asetukset -valintaikkuna (Label Options). 2. Mikäli luettelossa on valmiina lähellä tarvitsemaasi oleva tarramääritys, kannattaa se valita pohjaksi. 3. Napsautetaan Uusi osoitetarra -painiketta (New Label ). Esikatseluikkunassa nähdään tarrojen sijoittelu ja mittalukujen merkitys. 4. Kirjoitetaan arkin kuvaus ruutuun Tarran nimi (Label name). Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

67 5. Kirjoitetaan mitat ruutuihin Yläreunus (Top margin) ja Sivureunukset (Side margin), mikäli arkilla on tarrojen ulkopuolella tyhjää tilaa. 6. Määritetään mitat ruutuihin Pystyetäisyys (Vertical pitch) ja Vaakaetäisyys (Horizontal pitch), mikäli tarrojen välissä on tilaa. 7. Määritetään tarran koko ruutuihin Tarran korkeus (Label height) ja Tarran leveys (Label width). 8. Määritetään tarrojen määrä ruutuihin Tarroja (vaaka) (Number across) ja Tarroja (pysty) (Number down). 9. Napsautetaan OK. MALLIT JA OHJATUT TOIMINNOT Mallin käyttäminen Jokainen Word-asiakirja perustuu tiettyyn asiakirjamalliin, joka sisältää asiakirjan muotoiluun käytettävät tyylit ja asetukset. Word-ohjelma sisältää useita valmiita asiakirjamalleja. Malleja voidaan myös hakea käyttöön Microsoft Online-sivustolta. Valmiiden mallien lisäksi käyttäjä voi luoda omia malleja. Kun malli otetaan käyttöön, siihen tarvitsee lisätä vain muuttuvat tiedot. Aloitettaessa uuden asiakirjan luomisen, voidaan käyttöön valita jokin asiakirjamalli. Jos uusi asiakirja aloitetaan perustyökalurivin Uusi -painikkeella, perustuu asiakirja Normal.dot malliin, joka on oletuksena. Mikäli halutaan jokin muu malli, on uusi asiakirja aloitettava komennolla Tiedosto - Uusi (File - New). Näytön oikeaan reunaan avautuu Uusi asiakirja-tehtäväruutu (valinnan voi tehdä suoraankin tehtäväruudun pikavalikosta) ja napsautetaan komentoa Omassa tietokoneessa. Näytölle avautuu Mallit-valintaikkuna, josta voi valita haluamansa. Kun napsautat mallin merkityksi, näet kuvan asiakirjasta Esikatselu (Preview) ruudussa. Jos valitset malliksi ohjatun toiminnon, avautuu näytölle ensin valintaikkunoita, joista valitaan sopivia vaihtoehtoja tai kirjoitetaan tekstiä ruutuihin. Kun asiakirja on avattu näytölle, riippuu sen ulkonäkö ja täydentämistapa valitsemastasi mallista. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

68 Omat asiakirjamallit Ms Word 2003 Osassa malleja ja ohjaustoiminnolla luoduissa pohjissa on ohjaavia huomautuksia hakasulkujen sisässä, esimerkiksi [Napsauta ja kirjoita nimi] [Click here and type name]. Napsauta hakasulkutekstiin ja kirjoita sen tilalle oma tekstisi. Kun napsautat ohjeeseen, merkitään se kokonaan. Kirjoittamasi teksti korvaa merkityn tekstin ja hakasulut. Mallit -valintaikkunasta mallin voi avata tiedostona, joka on oletus tai mallina valitsemalla kyseisen kohdan. Kun malli avataan tiedostona, se on normaali asiakirja (.doc tarkenne), jossa käytetään valitun mallin ominaisuuksia. Valintaa Malli käytetään, kun mallia halutaan muokata. Asiakirjamalli on verrattavissa lomakkeeseen, josta otetaan uuden työn pohjaksi aina uusi kopio. Asiakirjamalli on varsinainen alkuperäinen ja päivittäisessä käytössä siitä avataan kopioita. Alkuperäinen säilyy koskemattomana. Asiakirjamalli voi sisältää seuraavia osia: Vakioteksti. Asiakirjassa usein toistuvia perustekstejä, esimerkiksi tunnisteet ja johdanto-osat. Muotoilutyyli. Kappaleissa käytettävät perusmuotoilut, joissa voi olla valmiina fontin ja koon määrittelyt, kappalemuotoilut jne. Automaattinen teksti. Sanontoja, joita liität asiakirjaan tarvittaessa. Makro. Makroilla voit sovittaa työkalut ja näppäinkomennot siten, että ne sopivat tehtävään asiakirjaan parhaiten. Makrot voi liittää omiin valikoihin, työkalurivin painikkeisiin tai näppäinyhdistelmiin, jotka ovat näkyvissä vain sellaisissa asiakirjoissa, jotka perustuvat tiettyyn malliin. Kenttä. Koodeja, jotka antavat esimerkiksi automaattisen päiväyksen, sivujen lukumäärän ja asiakirjan nimen. Kun halutaan luoda uusi malli, voidaan joko muuttaa jotain jo olemassa olevaa asiakirjaa tai mallia sopivaksi ja tallentaa sen uudella nimellä, tai voidaan luoda alusta alkaen kokonaan uusi malli. Mallit tallennetaan oletusarvoivesti alikansioon Mallit (Templates) tiedostomuodossa Asiakirjamalli (Document Template). Tiedoston tarkenne on.dot. Mallit näkyvät valintaikkunassa Mallit. Uuden asiakirjamallin luominen Uusi asiakirjamalli kannattaa luoda, kun kirjoitat usein saman tyyppisiä asiakirjoja, joissa tarvitset samoja tyylejä ja mahdollisesti samaa tekstipohjaa, ylä- ja alatunnisteita jne. Kaikki em. ominaisuudet voidaan tallentaa uuteen malliin. Tarkista kuitenkin, voitko käyttää jotakin Wordin valmista asiakirjamallia tai muokata siitä oman mallisi. 1. Luo uusi asiakirja tai avaa vanha asiakirja normaaliin tapaan. Jos luot uuden asiakirjan, voit ottaa sen pohjaksi joko Normal.dot-malliin perustuvan asiakirjan Tyhjä asiakirja (Blank document) tai jonkin muun olemassa olevan asiakirjamallin. 2. Kirjoita malliin ne tekstit, jotka toistuvat jokaisessa mallin perusteella luotavassa asiakirjassa. Malliin kannattaa tallentaa esimerkiksi kirjepohjan yhteystiedot sen ylä- tai alaosaan, puhuttelut, lopetusfraasit jne. 3. Jos mallin perusteella luotavissa asiakirjoissa käytetään yhtenäisiä ylä- ja alatunnisteita, lisää ne malliin normaaliin tapaan. 4. Luo malliin halutut tyylit Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

69 Mallin muuttaminen 5. Tarvittaessa kopioi malliin halutut tyylit muista malleista tai asiakirjoista. Ms Word Tallenna malli valitsemalla normaali tallennustoiminto: Valitse Tiedosto - Tallenna nimellä... (File - Save As...), tai paina Ctrl+S, tai napauta tallennuspainiketta. Näytölle tulee tallennuksen valintaikkuna. 7. Kirjoita muokkausruutuun Tiedostonimi: (File name:) asiakirjalle nimi. 8. Valitse kohdassa Tallennusmuoto: (Save as type:) tallennusmuodoksi Asiakirjamalli (Document Template). 9. Kun tallennusmuodoksi on valittu asiakirjamalli, Tallenna nimellä -valintaikkunaan tulevat näkyviin Wordin asiakirjamallikansiot. Jos valitset oletuskansion Mallit (Templates), asiakirjamalli näkyy uutta asiakirjaa luotaessa asiakirjamallien kansiossa Yleiset (General). Muutokset asiakirjamalliin tehdään samalla tavalla kuin muokataan tavallista tekstiä. Muutetaan mallia tekemällä siihen tarvittavat korjaukset ja tallennetaan se sitten samalla nimellä. Muutettu malli voidaan tallentaa myös uudella nimellä, jolloin luodaan uusi malli. Mallia muutetaan seuraavasti: 1. Anna komento Tiedosto - Avaa ja avaa sitten malli, jota haluat muuttaa. Jos Avaa-valintaikkuna luettelossa ei näy malleja, valitse Luettele tiedostot tyypeittäin -ruudusta Asiakirjamalli (*.dot). 2. Muuta haluamasi mallin tekstiä ja grafiikkaa, tyylejä, muotoiluja, makroja, automaattisia tekstejä. työkalurivejä, valikkomäärityksiä tai pikavalikkopainikkeita. 3. Paina Tallenna-painiketta. Malleissa käytettävät kentät Malli voi olla hyvin yksinkertainen sisältäen vain ohjesanoja kuten Vastaanottaja tai Päiväys. Mallia käytettäessä ne korvautuvat varsinaisella tekstillä, kun kirjoitetaan merkityn ohjesanan päälle. Asiakirjamallien käyttöä voi tehostaa lisäämällä niihin kenttäkoodeja. Koodi voi lisätä asiakirjaan esimerkiksi automaattisen päiväyksen, sivunumeron jne. Ne voivat olla myös pysähtymiskoodeja, joihin voi helposti hypätä asiakirjaa kirjoitettaessa. Anna komento Lisää - Kenttä (Insert - Field) ja näet käytettävissä olevat kenttäkoodit. Jos asiakirjassa on kenttäkoodeja, ne eivät normaalisti näy, koska asiakirjassa näytetään niiden tulos. Koodien tulos myös tulostetaan. Kenttäkoodi voi olla esimerkiksi {NUMPAGE }, asiakirjassa kuitenkin näkyy sen tulos, kyseisen sivun numero (esim. 26). Tällä tavalla sivunumeron voi lisätä myös tekstiin. Kenttäkoodin ja sen tuloksen välillä voi siirtyä siten, että osoitetaan koodia/tulosta ja napsautetaan hiiren oikeata painiketta ja valitaan pikavalikosta komento Näytä tai piilota kenttäkoodit. Saman voi tehdä myös painamalla Alt + F9. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

70 Päiväys Päiväyksen kenttäkoodi lisätään seuraavasti: 1. Vie kohdistin kentän sijoituskohtaan 2. Anna komento Lisää - Päivämäärä ja aika (Insert - Date and Time). 3. Valitse luettelosta Käytettävissä olevat muodot: (Available formats) päiväyksen esitystapa. 4. Merkitsi Päivitä automaattisesti (Update autamatically) ja klikkaa OK. Päiväyksen kenttäkoodi voidaan sijoittaa mihin hyvänsä kohtaan asiakirjassa. Yhden tavan tehdä päiväys olemme oppineet ylä- ja alatunnisteiden tekemisessä, jonka työkaluihin kuuluu myös päiväyksen tekeminen. Silloin päiväys voidaan sijoittaa vain ylä- tai alatunnisteeseen. Sivunumero Ylä- tai alatunnisteeseen voi lisätä sivunumeroinnin koodit seuraavasti: 1. Anna komento Näytä - Ylä- ja alatunniste (View - Header and Footer). 2. Tunnisteiden välillä liikutaan tunnistetyökalujen siirtymispainikkeella. 3. Kirjoita mahdollinen tunnisteteksti ja klikkaa sitten tunnistetyökaluista painiketta Lisää automaattinen teksti (Insert Auto Text) ja avautuvasta valikosta valitaan komento Ylä- tai alatunnista. 4. Valitse vaihtoehto Sivu X / Y (Page / Y). 5. Klikkaa tunnisteiden painiketta Sulje (Close). Yleisin standardin mukainen sivunumeroinnin ja sivujen kokonaismäärän kirjoitustapa on 1 (12), jonka voi tehdä seuraavasti: Tunnisteen tekeminen aloitetaan normaalisti. Kirjoitetaan mahdollinen teksti ja napsautetaan sitten tunnistetyökaluista sivunumeron painiketta. Seuraavaksi kirjoitetaan välilyönti ja sulkumerkki, jonka jälkeen klikataan sivumäärän painiketta ja kirjoitetaan sulkumerkki. Lopuksi suljetaan tunnistetyökalut napsauttamalla Sulje. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

71 Asiakirjan nimi Asiakirjan nimen ja tarvittaessa hakupolun saat lisättyä asiakirjaan seuraavasti: 1. Anna komento Näytä - Ylä- ja alatunniste (View - Header and Footer). 2. Tunnisteiden välillä liikutaan tunnistetyökalujen siirtymispainikkeella. 3. Kirjoita mahdollinen tunnisteteksti ja klikkaa sitten tunnistetyökaluista painiketta Lisää automaattinen teksti (Insert Auto Text) ja avautuvasta valikosta vielä komento Ylä- tai alatunnista 4. Valitse vaihtoehto Tiedostonimi (Filename) tai Tiedostonimi ja polku (Filename and path). 5. Suljetaan tunnisteet painikkeella Sulje. Tyhjä kenttä pysähtymiskoodi Kohdistimen voi helposti siirtää pysähtymiskoodiin eli tyhjään kenttään asiakirjaa kirjoitettaessa. Pysähtymiskoodi kirjoitetaan seuraavasti: 1. Siirrä kohdistin kentän sijoituskohtaan 2. Paina <Crtl +<F9>. Kenttien päivittäminen Asiakirjassa koodi näyttää seuraavalta: {}. Koodiin voi sulkujen väliin lisätä ohjetekstejä, jotka kertovat mitä kenttään on tarkoitus täyttää. Tyhjä kenttä, jossa on ohjeteksti, näyttää esimerkiksi seuraavalta: {Sukunimi}. Tyhjää kenttää käytetään kirjanmerkkinä myös joidenkin kenttäkoodien yhteydessä, joten asiakirjassa voi olla niiden tilalla teksti, jonka mukaan kirjanmerkkiä ei ole määritetty. Koodin ohjeineen saa näkyviin painamalla <Alt>+<F9>. Jos asiakirjassa on pysähtymiskoodeja, voi niihin hypätä painamalla <F11>. Kun sitten hypätään koodiin ja kirjoitetaan teksti, korvautuu kenttä ohjeteksteineen. Hyppy toteutuu samalla tavalla, vaikka näkyvissä olisi kirjanmerkkiteksti. Päiväyskenttä päivittyy automaattisesti sijaintipaikasta riippumatta, kunhan ominaisuus on valittu. Muut koodit päivitetään automaattisesti, jos ne ovat ylä- tai alatunnisteessa. Mikäli koodit sijaitsevat asiakirjan sivulla, täytyy ne päivittää itse nykyisen tuloksen saamiseksi. Päivittääksesi kentän, siirrä kohdistin kentän sijoituskohtaan ja paina <F9> tai napsauta hiiren oikealla painikkeella kenttään ja valitse pikavalikosta Päivitä kenttä (Update Field). Jos haluat hypätä kenttäkoodista toiseen päivittääksesi ne tai kirjoittaaksesi niihin uutta tietoa paina <F11>, kunnes kohdistin on päivitettävän kentän kohdalla. Takaisin edelliseen koodiin pääset painamalla <Vaihto>+>F11>. Paina <F9> päivittääksesi kentän tai kirjoita siihen uusi teksti. TAULUKOT JA LOMAKKEET Taulukoiden tekemiseen on tutustuttu jo oppaan ensimmäisessä osassa. Olemme myös käyttäneet taulukkoa rinnakkaispalstoitukseen. Luonnollisesti taulukkoa voi käyttää myös laskemiseen ja taulukoita voi tehdä myös sisäkkäin. Tallöin taulukko tulee toisen taulukon soluun. Taulukkoa voi käyttää hyväkseen myös lomakkeiden muotoilussa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

72 Lomakkeet Lomake on asiakirja, jossa on tyhjiä alueita tietojen keruuta ja järjestelyä varten. Lomakkeessa on seuraavia osia: Tekstiä tai grafiikkaa, joita lomakkeen täyttäjä ei voi muuttaa. Lomakkeen suunnittelija voi lisätä lomakkeeseen kysymyksiä, joihin hän haluaa vastauksia, sekä muun muassa vastausvaihtoehtoja ja taulukoita. Tyhjiä alueita, joihin lomakkeen täyttäjältä pyydetään tietoja. Lomakkeen suunnittelija määrittää tietojen keruukohdat lisäämällä asiakirjaan lomakekenttiä. Lomaketta luotaessa suunnitellaan ensin sen asettelu tai käytetään valmista lomaketta apuna. Lomake on joko näytössä täytettävä tai tulostettava. Näytössä täytettävien lomakkeiden etuja ovat, että käyttäjän syöttämät tiedot, esimerkiksi työntekijän numero, voidaan automaattisesti tarkistaa. Annettujen tietojen perusteella voidaan myös automaattisesti päivittää muiden kenttien tietoja (esimerkiksi postinumeron perusteella voidaan täyttää automaattisesti postitoimipaikka). Lisäksi käyttäjälle voidaan antaa lomakkeen täyttämistä helpottavia ohjeita. Monet lomakkeet sisältävät pelkkää tekstiä. Asiakirjaan lisätään tällöin lomakekenttiä paikkoihin, joihin käyttäjien odotetaan täyttävän tarvittavia tietoja. Jotkin lomakkeet perustuvat ruudukkoon, jossa voit käyttää esimerkiksi taulukoita tekstin järjestämiseen sekä reunuksia täytettäviä tekstialueita varten, sävytettyjä taustoja otsikoissa ja muissa korostetuissa osissa. Niin lomakkeesta saa tyylikkäämmän ja helppokäyttöisemmän. Lomakkeen kenttien määrittely tapahtuu Lomakkeet -työkalurivin välineillä. 1. Tekstilomakekenttä. 2. Valintaruutulomakekenttä. 3. Avattava lomakekenttä. 4. Lomakekenttäasetukset. 5. Piirrä taulukko. Tulostettavan lomakkeen luominen 6. Lisää taulukko. 7. Lisää kehys. 8. Lomakekentän sävytys. 9. Palauta lomakekentät. 10. Suojaa lomake. Aloitetaan luomalla uusi asiakirja, jolle suunnitellaan ensin lomakkeen ulkoasu tai käytetään valmista lomaketta pohjana. Lisätään haluttu teksti ja mahdollinen grafiikka sekä kirjoita esimerkiksi kysymykset ja vastausvaihtoehtojen luettelo. Lisätään tekstikentät, joihin käyttäjät voivat kirjoittaa vastauksen. Tekstikentät tehdään Lomakkeet -työkalurivin Tekstilomakekenttä -työkalulla piirtäen. Näin tehtyyn kenttään voi kirjoittaa rajaamattoman määrän merkkejä. Jos kentän pituus halutaan rajata, se tehdään Lomakekenttäasetukset -työkalulla. Lomakekentän ase- Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

73 Lomakkeen suojaus Ms Word 2003 tuksissa voidaan määritellä kenttään syötettävien merkkien määrän lisäksi myös oletusteksti ja tekstimuoto. Lomakkeeseen voidaan lisätä myös valintaruutuja, joissa näkyvät vastausvaihtoehdot, esimerkiksi Kyllä ja Ei. Tämä tehdään Valintaruutulomakekenttä -työkalulla. Oletusarvoisesti tekemämme kentät ovat varjostettuja, mutta varjostus voidaan poistaa Lomakekentän sävytys työkalulla. Lopuksi lomake suojataan (lukitaan), muutoin se ei toimi. Lopuksi lomake tallennetaan. Koska kyseessä on pohja, jota käytetään yhä uudestaan, se kannattaa yleensä tallentaa malliksi (.dot tarkenne). Kun asiakirjan vakiotekstit ja lomakekentät on saatu valmiiksi, suojataan lomake. Suojaaminen estää käyttäjää muokkaamasta vakiotekstejä, vain lomakekenttiin voi kirjoittaa. Suojaaminen tapahtuu napsauttamalla lomaketyökalurivin painiketta Suojaa lomake (Protect form). Ohjelma suojaa asiakirjan lukuun ottamatta lomakekenttiä. Joskus asiakirjasta halutaan jättää osa lukitsematta. Tällainen asiakirja voisi olla vaikkapa sellainen, jossa lähettäjä ja vastaanottajan tiedot syötetään lomakekenttiin, jolloin voidaan varmistaa, että ne tulevat halutuille kohdille. Asiakirjan varsinainen teksti on kuitenkin voitava kirjoittaa vapaasti. Tällainen suojaus on tehtävissä osanvaihdon avulla, jolloin jokin tai jotkut osat voidaan suoja ja toiset jättää suojaamatta. Tehdään asiakirjan ositus normaalisti. Em. esimerkin mukaisessa tapauksessa tehdään lomakeosuuden jälkeen jatkuva osanvaihto. Annetaan komento Työkalut Suojaa asiakirja. Tehtäväruudun kohdasta 2. Muokkausrajoitukset (Eding restrictions) napsautetaan valintaruutuun Salli tämäntyyppinen asiakirjan muokkaaminen ja sen alla olevasta ruudusta valitaan Täytetään lomakkeita vaihtoehto (Filling in forms). Seuraavaksi napsautetaan linkkiä Valitse osat (Select sections). Näytölle tulee Osan suojaus valintaikkuna. Valinta poistetaan niistä osista, joita ei suojata. Valinta hyväksytään OK-painikkella. Asetukset otetaan käyttöön tehtäväruudun kohdasta 3 Aloita käyttäminen napsauttamalla painiketta Kyllä, Aloita suojausten käyttäminen. AUTOMAATTISET TEKSTIT JA MAKROT Automaattiset tekstit ja makrot ovat toimintoja, joiden avulla helpotetaan usein samanlaisina toistuvien tehtävien tekemistä. Niiden avulla ohjelman toimintaa voi myös mukauttaa omien tarpeiden mukaiseksi. Tekstejä, joita tarvitaan usein, kuten osoitteita tai sanontoja, voi tallentaa valmiiksi ja käyttää sitten helposti aina tarvittaessa. Yhdistelemällä automaattisia tekstejä peräkkäin voi luoda vaikka kokonaisen asiakirjan. Makroihin voi tallentaa useita näppäilyjä ja valikkokomentoja yhdeksi ainoaksi näppäinyhdistelmäksi tai työkalupainikkeeksi. Makro voi esimerkiksi avata tietyn asiakirjan tai määritellä sivunasetukset jne. Kaiken minkä voi tehdä näppäimistöltä ja valikoista, voi tehdä myös makrolla. Automaattisia tekstejä ja makroja luotaessa toiminto tarvitsee tehdä vain kerran, sen jälkeen ne toimivat kuin nauhuri, josta tallennettu nauhoitus voidaan soittaa aina tarvittaessa. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

74 Automaattiset tekstit Automaattisen tekstin etuna on lisäksi se, että sen voi tallentaa valmiiksi muotoiltuna. Näin voi lisätä valmiin tervehdyksen, logon, taulukon tai kuvia. Tekstin voi tallentaa käytettäväksi kaikissa asiakirjoissa tai vain tietyn mallin mukaan tehdyissä asiakirjoissa. Automaattinen teksti tehdään seuraavasti: Kirjoita automaattiseksi määriteltävä teksti ja valitse se. Tekstin voi valita myös jostain jo olemassa olevasta asiakirjasta. Muista ottaa valintaan myös kappalemerkit, jotta muotoilumääritys tulee mukaan. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text). Valitse Uusi... (New...). Anna automaattitekstille nimi kohtaan Kirjoita automaattisen korjaustekstin nimi: (Please name your AutoText entry:). Oletuksena ruudussa näkyy valitun tekstin alku. Lopuksi klikataan OK. Jos automaattinen teksti halutaan tallentaa tiettyyn malliin, toimitaan seuraavasti: 1. Kirjoita automaattiseksi määriteltävä teksti ja valitse se. 2. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text). 3. Valitse Automaattinen teksti... (Auto Text...). 4. Valitse luettelosta Kohde: (Look in:) se malli, johon automaattinen teksti kuuluu. Jos tallennat muuhun kuin Normal-malliin, täytyy mallin mukainen asiakirja olla avoinna. 5. Kirjoita tekstille nimi ruutuun Kirjoita automaattinen teksti: (Enter AutoText entrien here:). 6. Napsauta Lisää (Add), jolloin automaattitekstin nimi lisätään luetteloon. Automaattisen tekstin lisääminen asiakirjaan Automaattista tekstiä voi nyt luontimäärityksistä riippuen käyttää mihin tahansa asiakirjaan tai johonkin tiettyyn malliin perustuvissa asiakirjoissa. 1. Vie kohdistin siihen kohtaan, johon automaattinen teksti halutaan lisätä. 2. Kirjoita automaattitekstin nimi. 3. Paina <F3>. Automaattinen täydennys tunnistaa nykyisen päivämäärän, viikonpäivän, kuukadet (kuluva kuukausi täydennetään vuosiluvulla) ja automaattiset tekstit. Esimerkiksi kuukauden nimeä kirjoitettaessa riittää, että kirjoitetaan neljä ensimmäistä merkkiä, jonka jälkeen Word tuo näkyviin kuukauden nimen ja täydentää sen, mikäli käyttäjä painaa Enter-näppäintä. Tarvittaessa ohjelman antamat ehdotukset voidaan ohittaa jatkamalla kirjoittamista. Automaattinen täydennys on käytössä, kun Työkalut Automaattisen korjauksen asetuk- Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

75 set valintaikkunan (Tools AutoCorrect Options) Automaattinen teksti välilehdellä (Auto- Text) on valittuna Näytä automaattisen korjauksen ehdotukset (Show AutoComplete suggestion). Valikon avulla automaattinen teksti lisätään seuraavasti: 1. Vie kohdistin paikkaan, johon automaattiteksti lisätään. 2. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text). 3. Valitse tekstiluokka ja sen jälkeen avautuvasta alivalikosta sopiva automaattinen teksti. Itse tekemäsi malliin kuuluvat tekstit näkyvät valitsemalla alivalikon Normaali (Normal). Valintaikkunassa voi valmiiden alivalikoissa olevien vaihtoehtojen lisäksi lisätä tekstejä asiakirjaan, muuttaa ja poistaa niitä. Teksti lisätään seuraavasti: 1. Viedään kohdistin kohtaan, johon automaattinen teksti halutaan lisätä. 2. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text). 3. Valitse Automaattinen teksti... (Auto Text...). 4. Valitse asiakirjaan haluamasi automaattinen teksti merkitsemällä se nimiluettelosta ja napsauta Lisää tekstiin (Insert). os käytät usein automaattisia tekstejä, voit valintaikkunassa Automaattinen korjaus napsauttaa painiketta Näytä työkalurivi (Show Toolbar).Tämän jälkeen tekstien työstäminen on nopeaa työkalujen avulla. Automaattisen tekstin muuttaminen ja poistaminen Automaattisen tekstin sisältöä voi muuttaa ja tekstin voi myös poistaa. Sisältöä voi muuttaa seuraavasti: 1. Lisää automaattiteksti asiakirjaan. 2. Tee muutokset tekstiin ja valitse se. 3. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text) ja avautuvasta valikosta edelleen Automaattinen teksti 4. Valitse vanha nimi luettelosta. 5. Napsauta Lisää (Add), jolloin ohjelma vielä kysyy Määritetäänkö automaattinen teksti uudelleen. Jos vastataan Kyllä, nimi lisätään luetteloon. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

76 Tarpeettoman automaattitekstin voit poistaa seuraavasti: 1. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text). 2. Anna komento Lisää - Automaattinen teksti (Insert - Auto Text). 3. Valitse tekstitietue luettelosta. 4. Napsauta Poista (Delete). 5. Lopuksi napsauta Sulje (Close). Makrot Makron nauhoittaminen Makrot (Macros) ovat automaattisesti eteneviä, käyttäjän määrittelemiä komentosarjoja, joilla voi automatisoida usein toistuvia tai hankalasti valittavia rutiineja kuten erilaisia muotoiluja, tyylien vaihtoja, tekstin poistoja sekä asiakirjassa siirtymistä aina hyvinkin monimutkaisiin toimintosarjoihin asti. Makron käynnistyttyä se toimii automaattisesti ja suorittaa siihen nauhoitetut tai ohjelmoidut komentosarjat. Makrot käyttävät Wordin valmiita toimintoja, jolloin käyttäjän ei tarvitse puuttua itse toimintojen takana olevaan ohjelmakoodiin. Kaikki makrot tallennetaan VBA ohjelmointikielisessä muodossa (Visual Basic for Applications). Tarvittaessa käyttäjä voi tarkastella ja muokata makron suorittavaa VBA ohjelmakoodia. Nauhoittaminen on helpoin tapa luoda uusi makro. Nauhoitettaessa käyttäjä ilmoittaa makron nimen ja käynnistystavan ja sen jälkeen suorittaa näytöllä järjestyksessä ne toiminnot, jotka tallennetaan makroon. Makro voidaan tallentaa johonkin tiettyyn asiakirjaan, asiakirjamalliin tai malliin Normal. Jos makro on tallennettu normaalimalliin, makroa voi käyttää aina riippumatta siitä, mikä asiakirjamalli on valittu työn alla olevaa asiakirjaa varten. Mikäli malli halutaan tallentaa muuhun kuin Normal malliin, täytyy makron nauhoituksen aikana työskennellä sellaisessa asiakirjassa, joka perustuu kyseiseen malliin. Älä nauhoita makroa itse mallin ollessa avoinna, jotta siihen ei vahingossa tulisi virheitä. Nauhoituksen yhteydessä makro voidaan liittää työkaluriviin painikkeeksi tai pikanäppäinkomentoon. Liittämisen voi tehdä myös jälkikäteen. Makro nauhoitetaan seuraavasti: 1. Anna komento Työkalut - Makro (Tools - Macro). 2. Napsauta Nauhoita uusi makro... (Record New Macro...). Nauhoituksen voi käynnistää myös kaksoisnapsauttamalla tilarivin ilmaisinta NAUH (REC). 3. Kirjoita makron nimi ruutuun Makron nimi: (Macro name:). Nimessä saa olla 80 merkkiä eikä siinä saa olla välilyöntejä. 4. Kirjoita lyhyt kuvaus makron toiminnasta ruutuun Kuvaus: (Description:). Kuvaus näkyy valintaikkunassa Makro (Macro). Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

77 Kuvaus ei ole tarpeen itse makron toiminnan kannalta, mutta makrojen hallinta on helpompaa, kun näkee mitä kyseisen makron pitäisi tehdä. 5. Määrittele, mihin asiakirjaan tai asiakirjamalliin makro liitetään valitsemalla se luettelosta Makron tallennuspaikka: (Store macro in:). Mikäli valitset jonkin muun kuin normaalimallin, tulee avoinna olla tähän malliin perustuva asiakirja. 6. Napsauta OK tai valitse vaihtoehdoista Liitä makro (Assing macro to) joko Työkaluriveihin (Toolbars) tai Näppäimistöön (Keyboard), jos haluat liittää makron näihin jo nauhoitettaessa. Valintaikkuna Mukauta... (Customize...) avautuu. Suorita liittäminen. Halutessasi voit liittää makron molempiin vaihtoehtoihin. Kun liittäminen on määritelty napsautetaan Sulje (Close). Näytöllä näkyy nyt makron nauhoituksen työkalurivi: 1.Lopetuspainike 2.Taukopainike Lopetuspainikkeella pysäytetään nauhoitus, kun makro on valmis. Taukopainikkeella makron nauhoituksen voi pysäyttää tilapäisesti, jos on tarpeen välillä tehdä joitain näppäilyjä, joita ei tallenneta makroon. Muistutuksena käynnissä olevasta makron nauhoituksesta näkyy hiiren osoittimen vieressä koko ajan pieni kasetin symboli. 7. Tee kaikki makroon tulevat näppäilyt ja valinnat. Voit käyttää hiirtä painikkeiden ja valikkokomentojen toteuttamisessa, mutta tekstin valinta on tehtävä näppäinten avulla. Huomaa, että myös mahdollisesti tekemäsi virheet nauhoittuvat. 8. Lopeta nauhoitus makrotyökalurivistä napsauttamalla lopetuspainiketta, kaksoisnapsauttamalla tilailmaisinta NAUH (REC) tai antamalla komento Työkalut - Makro - Lopeta nauhoittaminen. Makron liittäminen nauhoitettaessa Nauhoituksen yhteydessä makron voi liittää työkaluriviin tai pikanäppäimiin. Toimi seuraavasti: 1. Aloita makron nauhoittaminen normaalisti. 2. Napsauta Nauhoita makro-ikkunan Liitä makro (Assing macro to)-vaihtoehdoista painiketta Työkaluriveihin (Toolbars). Näytölle avautuu Mukauttaminen valintaikkuna. 3. Vie hiiren osoitin välilehdessä Komennot: (Commands:) olevan makron kuvakkeen päälle, pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä makronimi johonkin asiakirjan yläpuolella olevaan työkaluriviin. Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely

78 Makron suorittaminen Makron poistaminen Ms Word Napsauta painiketta Muuta valintaa (Modify Selection). Valitse, onko makrotyökalussa, kuva, teksti vai molemmat. Jos haluat vain kuvan, valitse Oletustyyli (Default Style). Jos haluat vaihtaa kuvaa, napsauta uudelleen Muuta valintaa (Modify Selection) ja valitse Muuta painikkeen kuva (Change Button Image). Napsauta sitten sopivaa symbolia avautuvasta vaihtoehtopaletista. 5. Napsauta Sulje (Close) valintaikkunassa Mukauta (Customize). Tee makro loppuun normaalisti. Makron voi liittää työkaluriviin myöhemminkin, kun valintaikkuna Mukauta on avoinna. Valintaikkunan saat auki komennolla Työkalut - Mukauta... (Tools - Customize...) tai napsauttamalla johonkin avoinna olevaa työkaluriviin hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Mukauta... Kun valintaikkuna on auki, voit vetää turhat makropainikkeet pois työkaluriveistä. Se ei vielä poista kuitenkaan itse makroa. Makron liittäminen näppäinyhdistelmään on hyvin samantapainen toimenpide kuin edellä. Nyt napsautetaan Liitä makro (Assing macro to) vaihtoehdoista painiketta Näppäimistöön (Keyboard). Ruutuun Anna uusi näppäinyhdistelmä: (Press new shortcut key:) määritellään käytettävä näppäinyhdistelmä. Jos haluat käyttää esimerkiksi yhdistelmää <CtrlA+<Shift>+<A>, paina näitä näppäimiä yhtä aikaa ja yhdistelmä lisätään tekstiruutuun. Jos näppäinyhdistelmä on jo käytössä, näytetään tästä ruudun alla ilmoitus ja voit valita toisen yhdistelmän. Napsauta vielä Liitä (Assing) ja lopuksi Sulje ja suorita makron nauhoitus loppuun normaalisti. Makron voi suorittaa useilla eri tavoilla riippuen siitä, millaiseen toimintoon makro on liitetty. Jos makro on liitetty näppäimiin, makro suoritetaan painamalla kyseistä näppäinyhdistelmää. Työkalurivissä oleva makro suoritetaan napsauttamalla kyseistä painiketta. Mikäli makroa ei ole liitetty mihinkään edellä olevista toteuttamistavoista, toimi seuraavasti: 1. Anna komento Työkalut - Makro - Makrot... (Tools - Macro - Macros...). 2. Valitse makro luettelosta Makron nimi: (Macro name:) ja napsauta Suorita (Run). Joskus makro poistetaankin. Se tapahtuu seuraavasti: 1. Anna komento Työkalut - Makro - Makrot... (Tools - Macro - Macros...). 2. Valitse poistettava makro luettelosta Makron nimi: (Macro name:) Matti Vuorikoski (79) Tekstinkäsittely