Tietokoneen ajokortit 2 Word 97. Sisällys Tekstinkäsittely...5

Transkriptio

1

2 Tietokoneen ajokortit 2 Word 97 Sisällys Sisällys... 2 Tekstinkäsittely...5 Tekstinkäsittelyn aloitus... 6 Näppäimistö... 6 Tekstin tuottaminen... 7 Asiakirjan tallentaminen... 7 Asiakirjan sulkeminen... 8 Asiakirjan tulostaminen... 8 Asiakirjan tarkastelu näytöllä... 9 Asiakirjan haku... 9 Oletuskansio Tekstin muokkaaminen Kohdistimen siirto määrättyyn paikkaan Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Tekstin siirtäminen ja kopiointi Merkkitason vaihto Viimeksi tehdyn komennon peruminen Tavuttaminen Erilaiset tavuviivat Etsi ja korvaa -toiminnot Asiakirjan määritykset Paperikoko ja marginaalit Sarkaimet Viivaimen käyttö Ylä- ja alatunniste Sivunumeroinnin lisäys ja poisto Sivuttaminen Leski- ja orporivit Tekstin tehosteet Rivi- ja kappalevälit Tekstin sisentäminen Merkkien muotoilu Merkkilaji ja -koko Erikoismerkit Muotoilutyylit Muotoilutyylin muuttaminen Uuden tyylin luominen Oman muotoilutyylin poistaminen SFS-standardin mukaiset asiakirjat Tekstin asettelu Osoitekenttä Sanomakenttä Taulukot Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttö Taulukon muokkaus Taulukon ulkoasun muokkaaminen Taulukko kortistona Yhdistämistoiminnot Yhdistelyn vaiheet Pääasiakirjan määritys... 28

3 Tietokoneen ajokortit 3 Word 97 Tietolähteen kenttänimien ja sisällön määritys Pääasiakirjan täydentäminen Kutsu syntymäpäiville Pääasiakirjan ja tietolähteen yhdistäminen Tietolähteen muokkaus Kysely Jäsentely, sisällysluettelo ja hakemisto Jäsentely Uuden asiakirjan muokkaaminen jäsennysnäkymässä Tasojen näyttäminen Automaattinen numerointi Sisällysluettelo ja hakemisto Sisällysluettelon luominen Sisällysluettelon päivittäminen Hakemisto Kuvat Kuvan lisääminen Kuvan koon ja paikan määritys sekä poisto Kuvan rajaus Tekstin rivittyminen kuvan ympärille Kirjekuoret ja tarrat Osoitetarrat ja yhdistämistoiminto Uusi osoitetarra Palstoitus Rinnakkaispalstat Muita toimintoja Rinnakkaiset palstat tekstikehyksillä Pitkien asiakirjojen käsittely ja jako osiin Siirtyminen Kirjanmerkin tekeminen Useita sivuasetuksia asiakirjassa Asiakirjan ositus Erilaisia tunnisteita asiakirjassa Perusasiakirja Perusasiakirjan luominen Aliasiakirjojen käsittely Mallit ja ohjatut toiminnot Mallin käyttäminen Omat asiakirjamallit Uuden asiakirjamallin luominen Mallin muuttaminen Malleissa käytettävät kentät Päiväys Sivunumero Asiakirjan nimi Tyhjä kenttä - pysähtymiskoodi Kenttien päivittäminen Lomakkeet Tulostettavan lomakkeen luominen Automaattiset tekstit ja makrot Automaattiset tekstit Automaattisen tekstin lisääminen asiakirjaan Automaattisen tekstin muuttaminen ja poistaminen Makrot Makron nauhoittaminen Makron liittäminen nauhoitettaessa... 55

4 Tietokoneen ajokortit 4 Word 97 Makron suorittaminen Makron poistaminen Makroliitosten purkaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö ja muutosten seuranta Tiedostomuodot Tiedostomuodon valitseminen tallennettaessa Muiden ohjelmien asiakirjojen avaaminen Tiedostojen suojaaminen ja käyttöoikeudet Muutosten merkintä ja seuranta Kommentit Korostukset Muokkausmerkinnät Asiakirjojen vertailu... 60

5 Tietokoneen ajokortit 5 Word 97 TEKSTINKÄSITTELY Tekstinkäsittelyllä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, tallentamista, muuntamista ja tulostamista. Aiemmin tekstiä tuotettiin kirjoituskoneella, mutta tietokoneen käyttö on tuonut uusia ulottuvuuksia tekstin kirjoittamiseen. Tekstinkäsittelyä varten on olemassa lukuisia ohjelmia yksinkertaisesta perusteksturista monipuolisiin raskaan sarjan ohjelmiin. Perinteisellä kirjoituskoneella uutta tekstiä saattoi lisätä vain viimeksi kirjoitetun merkin jälkeen, mutta tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla tekstiä voi lisätä myös aiemmin kirjoitetun tekstin eteen, väliin tai mihin hyvänsä kohtaan ja lisäksi muuttaa vapaasti ja muotoilla eri tavoilla. Näiden uusien ulottuvuuksien omaksuminen on yksi tehokkaan kirjoittamisen perusasioita. Tekstinkäsittelyn perusasioihin kuuluu tekstin kirjoitus, tallennus ja poistaminen (merkki, sana, koko teksti), tekstin lisääminen aikaisempaan tekstiin, sen siirtäminen toiseen paikkaan, sanojen etsintä ja korvaaminen sekä tekstin ulkoasun muotoilu. Erilaiset sivua koskevat määrittelyt kuten rivin ja sivun pituus, riviväli, oikoluku ja tavutus sekä sivunumerointi. Nykyaikaiseen tekstinkäsittelyohjelmaan kuuluu vielä paljon muutakin, mutta nämä ovat perusominaisuuksia, jotka kuuluvat kaikkiin tekstinkäsittelyohjelmiin ja jotka on myös osattava, jotta ohjelman käytöstä olisi kirjoituskoneen mahdollisuudet ylittävää hyötyä. Oppaassa on runsaasti kuvia ohjelmasta. Ne ovat Word 97:stä ja poikkeavat hieman aiempien versioiden vastaavista, mutta ovat kuitenkin siinä määrin samanlaisia, että toiminnot tunnistaa myös aiempien versioiden osalta. Word 2000 on ohjelman uusin versio, joka sekin poikkeaa Word 97:stä, mutta opasta voi käyttää myös version 2000 opiskeluun soveltuvin osin. Oletuksena on, että Windowsin käytön perusteet ovat hallinnassa, niihin asioihin ei tässä oppaassa puututa lainkaan. Atalassa Matti Vuorikoski

6 Tietokoneen ajokortit 6 Word 97 TEKSTINKÄSITTELYN ALOITUS Wordin käynnistyttyä avautuu kuvan kaltainen näkymä. Kyseessä on tavanomainen Windowsikkuna valikkoriveineen. Valikkorivin alapuolella on työkalurivi, jolle usein käytettävät komennot on kerätty kuvapainikkeiksi (ikoneiksi). Tällainen kuvakomento valitaan napsauttamalla sitä hiirellä. Tässä oppaassa käyttö opetetaan valikoita käyttäen, mutta useimmat opetettavista asioista voi toteuttaa myös kuvanäppäimellä. Myös hiiren kakkospainikkeella esiin tulevat pikavalikot ovat käytettävissä. Osoittamalla ko. kuvanäppäintä ilmestyy hiiren osoittimen perään laatikko, jossa oleva teksti kertoo, mitä kyseinen kuvanäppäin tekee. Kohdistin Tiedoston loppumerkki Vakiotyökalurivi Muotoilurivi Valikkorivi Näyttötilan valinta Sivunro Osan nro Esillä oleva sivu/ kokonaissivumäärä Rivi ja sarake Tilarivi NÄPPÄIMISTÖ Näytöllä on ensimmäinen tyhjä asiakirjaikkuna ja uuden asiakirjan kirjoittamisen voi aloittaa heti tähän tyhjään ikkunaan. Teksti kirjoitetaan asiakirjaikkunaan samalla tavalla kuin kirjoituskoneella paperille. Tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoittaminen on helpompaa, koska virheet voidaan korjata ja muutkin halutut muutokset tehdä ennen työn tulostamista paperille. Tyhjän työikkunan vasemmassa ylänurkassa on pystysuora vilkkuva kohdistin ( ), kappalemerkki ( ), joka voidaan myös piilottaa sekä asiakirjan loppumerkki. Näppäimistöltä kirjoitettava teksti tulee kohdistimen kohtaan, ja asiakirjan loppumerkki sekä sen edessä oleva kappalemerkki siirtyvät eteenpäin kirjoittamisen edetessä. Näppäimistö on tuttu jo Windowsista. Seuraavassa on joitakin näppäimiä, joiden toiminto on syytä tuntea tekstinkäsittelyn kannalta. Toiminnot ovat samoja muissakin ohjelmissa. Enter Enter tekee tekstiin pakollisen kappaleenvaihdon ja lähettää komennot tietokoneelle Vaihto -näppäin pohjassa saadaan isoja kirjaimia Sarkain (Tab) siirtää kohdistinta sarkainvälin kerrallaan tai valintataulussa vaihtoehdosta toiseen Caps Lock Caps Lock, isojen kirjainten lukitus, ei lukitse numeroiden yläpuolella olevia merkkejä, vaan numerot voidaan kirjoittaa samanaikaisesti. Caps Lock-merkkivalo palaa

7 Tietokoneen ajokortit 7 Word 97 Num Lock Num Lock, numeronäppäimistön lukitus, Num Lock -merkkivalo palaa Askelpalautin poistaa merkin kohdistimen edeltä tai mustatun alueen Delete F8 Delete poistaa merkin kohdistimen alta, oikealta puolelta tai mustatun alueen F8 laajennettu valinta TEKSTIN TUOTTAMINEN Kirjoita tekstiä ja paina Enteriä vain vajaan rivin tai kappaleen lopussa. Kirjoituskoneesta poiketen teksturi vaihtaa riviä automaattisesti, jos rivin loppuun kirjoitettu sana ei enää mahdu riville. Word tekee tarvittavat rivinvaihdot sanavälien ja tavuviivojen kohdalta ja hoitaa tavutuksen joko kirjoitettaessa tai vasta kun teksti on kokonaan valmis (tutustumme tähän tekstin muokkauksen yhteydessä). Kappaleet erotetaan toisistaan Enter-näppäintä painamalla. Välilyöntipainikkeella erotetaan merkit ja sanat toisistaan. Sarkainkohdasta toiseen kohdistin siirretään sarkainnäppäimellä (tabulaattorilla), ja muulloinkin kun haluat tehdä yhtä välilyöntiä pidemmän tyhjän tilan sanojen tai merkkien väliin. Asiakirjan tallentaminen Näytölle kirjoitettu teksti on vain tietokoneen työmuistissa, josta se on tallennetta kovalevylle tai levykkeelle. Tallentamisen yhteydessä asiakirjalle annetaan nimi. Tallentaminen kannattaa tehdä heti työn alkuvaiheessa ja suorittaa välitallennuksia säännöllisin välein, jolloin kaikki edellisen tallennuksen jälkeen tehty tallentuu. Wordissa on myös mahdollisuus automaattitallennukseen määritellyin aikavälein, mutta tällöinkin työ on tallennettava erikseen lopetettaessa. Opettele rutiini, jonka mukaan et poistu koneen äärestä tallentamatta työtäsi. Tallentaminen tapahtuu tiedostovalikon komennolla Tallenna tai napsauttamalla työkalurivin Tallenna -painiketta. Kummassakin tapauksessa ilmestyy näytölle tallennuksen valintaikkuna, johon syötetään tiedoston nimi ja valitaan asema ja kansio, johon tallennus tapahtuu. Asiakirja voidaan tallentaa myös muuhun kuin Wordin tiedostomuotoon valitsemalla Tiedoston muoto: -kohdasta haluttu tiedostomuoto (tämä mahdollisuus on useimmissa ohjelmissa).

8 Tietokoneen ajokortit 8 Word 97 Asiakirjan sulkeminen Asiakirjan tulostaminen Näin Wordilla tehty asiakirja voidaan avata muihinkin ohjelmiin vaikka ne eivät lukisikaan Wordin tiedostomuotoa. Asetukset -painike avaa uuden valintaikkunan, josta voidaan valita kysytäänkö tiedoston yhteenvetotiedot, sallitaanko pikatallennus, voidaan valita määrävälein tapahtuva automaattitallennus. Toiminto kannattaa valita. Sopiva väli on esimerkiksi 10 min. Tästä ikkunasta tiedostolle voidaan myös antaa salasana. Jos annat salasanan, älä unohda sitä. Kun olet antanut asiakirjalle nimen ja painat OK, ilmaantuu näytölle Yhteenveto-ikkuna, jos se on valittu Asetus-ikkunassa. Asiakirjan nimi ja tallennuspolku tulevat automaattisesti, muihin kenttiin tiedot on syötettävä itse. Mikäli et halua antaa mitään yhteenvetotietoja, hyväksy vain OK-painikkeella. Jatkossa komento Tallenna tallentaa tiedoston oletuskansioon mitään kyselemättä. Asiakirja jää näytölle tallennuksen jälkeenkin ja sitä voidaan edelleen muokata. Kun asiakirjan käsittely halutaan lopettaa, se pitää tallennuksen jälkeen sulkea. Sulkeminen tehdään Tiedostovalikon komennolla Sulje, kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua tai klikkaamalla sulkemispainiketta. Jos suljettavassa ikkunassa olevaa asiakirjaa ei ole tallennettu tai sitä on muokattu viimeksi tehdyn tallennuksen jälkeen, ohjelma esittää varmistuskysymyksen haluatko tallentaa ko. tiedoston. Valmiiksi kirjoitettu asiakirja (muistithan tallettaa sen) tulostetaan paperille antamalla Tiedosto -valikosta komento Tulosta... Tulostuksen valintaikkuna avautuu näytölle ja voit valita tulosteiden kopiomäärän, tulostatko koko asiakirjan, määrätyt sivut vai näytössä olevan sivun (sen sivun, jolla kursori on). Kirjoitin - painikkeesta avautuvasta ikkunasta valitaan kirjoitin, normaalisti tulostus tapahtuu oletuskirjoittimella, eikä sitä tarvitse enää tässä vaiheessa valita. Tulosta toimintokin voidaan toteuttaa työkalurivin painikkeella. Sen toiminta kuitenkin poikkeaa valikkokomennosta. Mitään ikkunaa ei avaudu eikä mitään valintoja tehdä, vaan työ tulostetaan mitään kyselemättä kokonaan. Asetukset -painikkeesta klikkaamalla ilmaantuu uusi valintaikkuna, josta voi valita lisää tulostusasetuksia sekä sisällytetäänkö asiakirjaan myös kenttäkoodit, kommentit, piilotekstit ja piirrosobjektit. Word ei ole täysin WYSIWYG, eli näytöllä oleva teksti ei ole täsmälleen se, joka paperille tulostuu. Tämän vuoksi Tiedosto-valikossa on myös komento Esikatsele, joka näyttää tekstin sellaisena kuin se näkyy paperilla. Myös joitakin muokkaustoimia voidaan tehdä esikatselutilassa. Tulosta Yksi sivu Näytä viivain Tiivistä Suurennus/editointi Useita sivuja Koko näyttö

9 Tietokoneen ajokortit 9 Word 97 Asiakirjan tarkastelu näytöllä Asiakirjan haku Esikatselun lisäksi asiakirjaa voidaan tarkastella näytöllä pienennettynä tai suurennettuna eri tavoin. Näytä -valikon Zoomaus suurentaa tai pienentää asiakirjaa annetun prosenttiluvun mukaan. Ikkunassa on valmiita prosenttilukuja Asiakirjan voi myös sovittaa ikkunan leveyteen, näyttää koko sivun tai kaksi sivua. Zoomaus vaikuttaa asiakirjan kokoon näytöllä, paperille se tulostuu sivumääritysten mukaisena. Kirjoittamisen ja muokkaamisen apuna näytöllä käytetään ohjausmerkkejä, jotka eivät tulostu. Näitä merkkejä ovat mm. kappalemerkit ( ), sarkausmerkit ( ), vihjetavuviivat ( ) ja välilyönnit (.). Ohjausmerkkejä ei tarvita jatkuvasti näytöllä, ne ovat tarpeen vain joissakin korjaustilanteissa. Ohjausmerkit saa näkyviin tai pois työkalurivin -painikkeesta (Näytä/Piilotapainike). Talletettua tekstiä voidaan käsitellä uudelleen. Sitä varten se haetaan työtilaan. Itse asiassa työtilaan haetaan ko. asiakirjan työkopio, alkuperäinen teksti säilyy muuttumattomana levytiedostossaan niin kauan kuin sen päälle tallennetaan uusi, muutettu versio samalla nimellä. Työtilan teksti ja levyllä oleva teksti eivät ole mitenkään yhteydessä toisiinsa. Tallennettu asiakirja haetaan näytölle Tiedosto -valikon komennolla Avaa... tai työkalurivin Avaa - painikkeella. Kumpikin tapa avaa Avaa - valintaikkunan, jonka luettelossa näkyvät oletushakemiston tiedostojen nimet. Tiedosto valitaan kaksoisnapsauttamalla tiedoston nimeä tai napsauttamalla tiedoston nimeä ja napsauttamalla vielä Avaa -painiketta. Jos tiedostoluettelo ei ole halutusta hakemistosta, saadaan haluttu kohde esiin klikkaamalla Kohde -ruudun oikeassa päässä olevaan nuolen kärkeen ja avautuvasta ikkunasta selataan haluttu hakemisto. Avaa -toiminnossaan Word tuo tiedostoluetteloon.doc-tarkenteiset asiakirjat. Valintaikkunan Tiedostotyypit -kentästä voi valita jonkin muun tiedostomuodon, esimerkiksi Kaikki tiedostot (*.*), jolloin saat luettelon kaikista asiakirjoista (myös ohjelmatiedostoista), jotka ovat kyseisessä kansiossa. Tiedosto -valikon lopussa näkyy Työkalut-valikon Asetukset -komennolla määritelty määrä viimeksi käsiteltyjä asiakirjoja (oletus on 4). Nämä asiakirjat avataan napsauttamalla halutun asiakirjan nimeä. Samanaikaisesti voi olla avoinna useita asiakirjoja, kukin omassa ikkunassaan. Nämä ikkunat eivät näyt Windowsin Tehtäväpalkissa. Avoimet työikkunat näkyvät Ikuna -valikon lopussa luettelona. Klikkaamaalla haluttua tiedoston nimeä se avautuu näytölle.

10 Tietokoneen ajokortit 10 Word 97 Oletuskansio Wordin työtiedostoja varten kannattaa luoda oma kansio (tai jopa useita kansioita esim. töiden luonteen mukaan) ja käyttää sitä/jotakin niistä oletuskansiona. Oletuskansio määritellään Työkalut -valikon komennolla Asetukset avautuvan ikkunan Oletuskansiot -välilehdestä. TEKSTIN MUOKKAAMINEN Näppäimistöltä kirjoitettava teksti tulee tekstikohdistimen kohdalle. Myös tekstin korjaus- ja muokkaustoiminnoissa kohdistimen paikka on ratkaiseva. Muokattavassa asiakirjassa joudutaan liikkumaan tekstissä ja tämän vuoksi on aluksi opeteltava erilaisia tapoja kohdistimen siirtämiseen asiakirjassa. Hiirellä kohdistin siirretään haluttuun kohtaan viemällä hiiren osoitin haluttuun kohtaan, osoitin näkyy I-palkkina. Kun haluttuun kohtaan on päästy klikataan hiiren vasenta painiketta, jolloin vilkkuva osoitin siirtyy ko. kohtaan. Erilaisilla näppäinyhdistelmillä liikkuminen tapahtuu nopeasti ja tehokkaasti. Luettelon näppäinyhdistelmistä löydät Ohje - Sisällys ja hakemisto - komennolla Hakemisto -välilehdeltä kirjoittamalla hakusanan näppäimet. Ohje löytyy jo parin ensimmäisen merkin näppäilyllä. Käytössä on mm. seuraavia yhdistelmiä: CTRL CTRL CTRL CTRL HOME END CTRL-HOME CTRL-END Page Up Page Down CTRL-Page Up CTRL-Page Down yksi kappale ylös yksi kappale alas yksi sana oikealle yksi sana vasemmalle rivin alkuun rivin loppuun asiakirjan alkuun asiakirjan loppuun yksi ikkuna alkuun päin yksi ikkuna loppuun päin ikkunan alkuun ikkunan loppuun Kohdistimen siirto määrättyyn paikkaan Kohdistin voidaan siirtää myös määrätylle riville, sivulle, osaan, asiakirjaan tehtyyn kirjanmerkkiin, huomautukseen, ylä- tai alaviitteeseen jne.. Tämä tapahtuu antamalla Muokkaavalikosta komento Siirry. Näytölle tulee valintaikkuna, josta valitaan mille sivulle tai riville, mihin kirjanmerkkiin jne. Siirrytään. Saman ikkunan välilehdiltä löytyvät myös toiminnot Etsi ja Etsi ja korvaa, joihin palaamme myöhemmin.

11 Tietokoneen ajokortit 11 Word 97 Tekstin lisääminen ja päällekirjoittaminen Tekstiä voidaan lisätä asiakirjaan mihin tahansa kohtaan. Kohdistin siirretään kohtaan, johon halutaan kirjoittaa ja kirjoitetaan. Olemassa oleva teksti, joka sijaitsee kirjoituskohdan jälkeen, siirtyy eteenpäin. Jos aiempi teksti ko. kohdasta halutaan korvata uudella se voidaan tietysti poistaa, mutta toinen vaihtoehto on käyttää päällekirjoitustilaa. Päällekirjoitustila kytketään päälle kaksoisklikkaamalla tilarivillä olevaa KORV-ilmaisinta. Nyt vanha teksti korvautuu uudella sitä mukaa kun kirjoitetaan. Päällekirjoitustila kytketään pois päältä kaksoisklikkaamalla uudelleen KORV-ilmaisinta, jolloin myös tilarivin KORV-merkintä muuttuu harmaaksi. Merkkien poistaminen ja alueiden valinta Merkki tai merkkejä poistetaan Askelpalauttimella (Backspace) kursorin vasemmalta puolelta ja Delete-näppäimellä kursorin oikealta puolelta. Usein on tarvetta poistaa vaikkapa muutama sana tai vielä suurempi tekstimäärä. Sellaisessa tapauksessa edellä kuvatut komennot eivät ole riittävän tehokkaita. Parempi tapa on ensin valita teksti ja sitten komento, jolloin komento koskee koko aluetta. Alue valitaan hiirellä maalaamalla, jolloin kohdistin siirretään valittavan alueen alkuun (tai loppuun), painetaan hiiren vasen näppäin alas ja vedetään alueen loppuun sekä vapautetaan hiiren näppäin. Saman voi tehdä myös näppäimistöltä viemällä kohdistin valittavan alueen alkuun tai loppuun ja painetaan Vaihto-näppäin alas ja viedään kohdistin valittavan alueen loppuun/alkuun. Hiirellä voi valita määrättyjä tekstialueita seuraavasti: Sana Virke Rivi Kappale Sarake Koko asiakirja Tekstin siirtäminen ja kopiointi Osoitin sanan päälle ja kaksoisnapsautetaan hiirellä. Osoitin virkkeen päälle ja painetaan CTRL-näppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Osoitin rivin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle nk. Valintasarakkeeseen ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta (alueelle osoitin muuttuu nuoleksi). Osoitin kappaleen vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle ja kaksoisnapsautetaan hiiren vasemmalla painikkeella. Osoitin sarakkeen alkukohtaan ja painetaan hiiren oikea painike alas ja vedetään sarakkeen loppuun. Osoitin tekstin vasemmalle puolelle tyhjälle alueelle, painetaan CTRLnäppäin alas ja napsautetaan hiiren vasenta painiketta. Teksti voidaan siirtää tai kopioida asiakirjassa toiseen paikkaan kolmella tavalla: leikepöydän kautta, ilman leikepöytää ja vetämällä. Leikepöydän kautta siirto tapahtuu valitsemalla teksti ja antamalla Muokkaa -valikosta komento Leikkaa, kopioitaessa annetaan komento Kopioi. Teksti siirtyy Windowsin leikepöydälle. Leikattaessa teksti häviää näytöltä, mutta on edelleen leikepöydällä. Kohdistin siirretään kohtaan, johon teksti halutaan ja annetaan Muokkaa -valikosta komento Liitä ja teksti ilmestyy näytölle. Kopioitaessa teksti jää myös entiselle paikalleen. Muista liittää valitsemasi teksti ennen uutta leikkausta, sillä leikepöydällä voi olla vain yksi leike kerrallaan ja uusi leike hävittää entisen. Siirron ja kopioinnin voi tehdä myös ilman leikepöytää. Valitse teksti, siirrä osoitin kohtaan, johon teksti siirretään, mutta älä paina vielä hiiren painiketta. Paina CTRL-näppäin, kopioitaessa CTRL ja VAIHTO, alas ja napsauta hiiren oikeata painiketta. Siirrossa teksti häviää alkuperäisestä paikasta ja siirtyy uuteen. Kopioinnissa teksti jää myös alkuperäiseen paikkaan. Leikepöy-

12 Tietokoneen ajokortit 12 Word 97 Merkkitason vaihto dän kautta teksti voidaan siirtää tai kopioida toiseen asiakirjaan tai toiseen ohjelmaan. Ilman leikepöytää siirto tai kopiointi voidaan tehdä vain samassa asiakirjassa. Vetämällä siirto voidaan tehdä pienehköllä etäisyydellä. Tällöinkin teksti ensin valitaan, jonka jälkeen osoitin viedään valitun alueen päälle, osoitin muuttuu nuoleksi, ja painetaan hiiren vasen painike alas, kopioitaessa CTRL ja vasen painike. Osoitinnuolen viereen ilmaantuu lyhyt pystysuora pisteviivaksi nuolen perässä on pieni kehys. Nyt teksti vain vedetään uuteen kohtaan ja vapautetaan hiiren painike. Kopioitaessa pidetään CTRL -painike koko ajan pohjassa. Joskus halutaan muuttaa pienillä kirjaimilla kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko, isoiksi kirjaimiksi. Yksi tapa on kirjoittaa uusi otsake isoilla kirjaimilla vanhan päälle. Tehokkaammin muuttaminen käy merkkitason vaihto -komennolla. Valitse teksti ja paina Vaihto-F3. Toiminto sisältää vaihtoehdot: kaikki pienin kirjaimin, KAIKKI ISOIN KIRJAIMIN ja Jokaisen Sanan Ensimmäinen Kirjain Iso. Valitse haluamasi. Valinta tapahtuu painelemalla funktionäppäintä F3 kunnes haluttu vaihtoehto toteutuu. Jokainen painallus toteuttaa yhden em. vaihtoehdoista. Viimeksi tehdyn komennon peruminen Monet komennot, mm. tekstin poisto tai siirto voidaan perua. Se tehdään Muokkaa -valikon komennolla Kumoa. Jos komento on muodossa Ei voi kumota, ei komentoa voi enää perua. Kumoa toimenpide muistaa joitakin toimenpiteitä, joten sillä voi useita edellisiä toimenpiteitä. Nopein tapa valita Kumoa-toiminto, on tehdä se työkalurivin Kumoa-painikkeesta. Tavuttaminen Teksti voidaan tavuttaa kirjoitettaessa, mutta se voidaan tehdä myös vasta tekstin tultua valmiiksi. Tekstiä ei tarvitse tavuttamista varten valita, riittää, että osoitin on tekstissä. Tavuttaminen tapahtuu kohdistimesta eteenpäin. Jos kursori ei ollut tekstin alussa, mikä on suositeltavaa, etenee tavutus asiakirjan loppuun, josta tavutus siirtyy asiakirjan alkuun ja päättyy kohdistimen kohtaan eli koko asiakirja tulee tavutetuksi. Jos tavutetaan vain osa tekstiä, on tavutettava alue valittava. Word tavuttaa tekstiä voimassaolevan kielen asetuksen mukaisesti: suomea tavutetaan suomen tavutussääntöjen mukaisesti, englantia englannin sääntöjen mukaisesti jne. Tavutus aloitetaan komennolla Työkalut - Kieli - Tavutus. Näytölle tulee tavutuksen valintaikkuna. Valintaikkunassa on kaksi valintaruutua, joista valitaan halutaanko automaattinen tavutus ja tavutetaanko myös isolla kirjoitetut sanat. Valintaikkunassa voi myös muuttaa tavutusalueen leveyttä (oletusarvo toimii yleensä hyvin) ja rajoittaa peräkkäisillä riveillä tapahtuvien tavutusten määrää (suomenkielisessä tekstissä rajoitusta ei yleensä käytetä). Tavutusalue on alue rivin lopussa, jolta Word etsii tavuviivan paikan. Jos haluaa oikean reunan tasaisemmaksi (= enemmän tavuviivoja), tavutusvyöhyke asetetaan pienemmäksi ja jos haluaa vähemmän tavuviivoja, asetetaan tavutusvyöhyke suuremmaksi, jolloin myös oikea reuna on epätasaisempi. Katsotaan ensin manuaalinen tavutus, joka valitaan painikkeesta Manuaalinen... Tällöin päästään tarkistamaan jokaisen tavutuksen oikeellisuus. Jokainen tavutus on myös vahvistettava. Tavuviivan paikkaa voi siirtää ja vahvistaa tavutuksen vasta sitten. Koko tavutuksen ajan näytöllä on valintaikkuna, josta valitaan Kyllä, jos tavutus on oikein. Jos haluat muuttaa tavutuskohtaa, siirrä vilkkuva kohdistin haluamaasi kohtaan ja paina Kyllä. Pystysuora pisteviiva on merkkinä,

13 Tietokoneen ajokortit 13 Word 97 että sen oikealle puolelle ei tavutusta voi tehdä. Jos et halua tavuttaa kyseistä kohtaa lainkaan, paina Ei. Jos valitset automaattisen tavutuksen, ei mitään valintaikkunaa ilmaannu, eikä tavutukseen voi vaikuttaa. Word osaa suomenkielisen tavutuksen kyllä varsin hyvin, joten varsinkin pitkissä teksteissä automaattitavutuksen käyttö on perusteltua. Valitsemalla automaattisen tavutuksen ennen kuin asiakirjaan on kirjoitettu mitään, ohjelma tavuttaa automaattisesti sitä mukaa kun kirjoitetaan ja tällöin tavutuksen oikeellisuuteen voi vaikuttaa antamalla tavutusvihjeitä. Tavutus perustuu tarkistussanastoon, ohjelma ei ymmärrä lukemaansa. Tavutus saattaa siis tehdä virheitä, jotka korjattava nk. tavutusvihjeen käytöllä. Tavutusvihje annetaan syöttämällä näppäimistöltä CTRL-TAVUVIIVA tavutuskohtaan. Tavutus vihje toimii kuten automaattinen tavutuskin ts. häviää kun sitä ei tarvita (esim. tekstiin tehtyjen uutosten vuoksi sana siirtyy rivin lopusta muuhun kohtaan). Tavutusvihjeen Ctrl - saa näkymään näytöllä työkalurivin painikkeella Näy- tä/piilota. Erilaiset tavuviivat Wordissa voidaan käyttää kolmenlaisia tavuviivoja: Tavallinen (kova) - käytetään sanoissa, joihin tavuviiva kuuluu riippumatta siitä joutuuko se tavutus-vyöhykkeelle esim. linja-auto, osa-aika Tavutusvihje Yhdysviiva Kiinteä välilyönti Etsi ja korvaa -toiminnot Ctrl - Ctrl - Ctrl (välilyönti) esim. kynsi-lakka, jolloin ohjelma tavuttaa sanan yhdysosien välistä, mikäli se joutuu tavutusvyöhykkeelle esim. Anna-Maija tai -15 o C, jolloin ohjelma ei tavuta sanoja, vaan katkaisee yhdysosan välistä tai siirtää viivan sanan mukana kiinteä välilyönti estää jakamasta sanoja niiden välistä, esim mk, jolloin ohjelma pitää sekä luvun että laadun aina samalla rivillä. Käytetään esim. puhelinnumeroissa, luvuissa, joissa tuhaterottimena on välilyönti yms. Merkkijonon etsiminen ja merkkijonon korvaaminen toisella kuuluu tekstinkäsittelyohjelmien rutiiniin. Etsi -toimintoa kannattaa käyttää esimerkiksi tilanteessa, kun luet tekstiäsi (näytöltä tai paperilta) ja huomaat siinä korjattavaa. Olet esimerkiksi käyttänyt tekstissäsi sanaa työ ja huomaatkin, että pitäisi olla palkkatyö. Voit tietysti korjata jokaisen työ - sanan erikseen, mutta helpommin ja nopeammin se käy käyttämällä Etsi ja Korvaa - toimintoa. Toiminto etsii kaikki työ - sanat ja korvaa ne sanalla palkkatyö.

14 Tietokoneen ajokortit 14 Word 97 Etsi ja Korvaa -toiminto valitaan Muokkaa -valikosta. Kumpaakin toimintoa varten on oma komento, mutta niistä avautuu sama ikkuna, jossa on kolme välilehteä: Etsi, Korvaa, Siirry. Sikäli komennoilla on vaikutusta, että komennon mukainen välilehti on valmiiksi valittu. Ikkunan nimi on kuitenkin aina sama. Lisää -painikkeella ikkunaan avautuu lisää valintoja, joilla määritellään tarkemmin mitä etsitään. Etsi-toimintoa voidaan käyttää kaikkien Wordin tuottamien merkkien etsintään, siis myös erilaisten ohjausmerkkien etsintään. Etsittävä merkkijono (enintään 255 merkkiä) kirjoitetaan Etsittävä -kenttään. Muut ikkunassa olevat valinnat tehdään tarpeen mukaan. Merkki -painikkeella saadaan etsittävä ohjausmerkki ja Muotoilu -painikkeella etsittävä muotoilu. Nämä valinnat piilotetaan napsauttamalla painiketta Vähennä. Ikkuna avautuu siinä muodossa kuin se oli suljettaessa. Oletuksena kaikki valintaruudut ovat tyhjiä. Valinnalla Sama kirjainkoko etsitään vain samalla kirjainkoolla kirjoitettuja merkkijonoja, ilman valintaa isoja ja pieniä kirjaimia ei erotella. Etsi vain kokonaiset sanat etsii kokonaisia sanoja, ilman valintaa riittää, että etsittävä merkkijono sisältyy sanaan. Myös etsintäsuunta voidaan määritellä, oletuksena on Kaikki eli kohdistimen sijainnista riippumatta etsitään koko asiakirjasta. Kun valinnat on tehty painetaan Etsi seuraava - painiketta, jolloin toiminto etsii ensimmäisen annetun merkkijonon. Kun merkkijono on löydetty päätetään korvataanko se. Näin jatketaan kunnes asiakirja on käyty läpi. Nopein tapa on napsauttaa painiketta Korvaa kaikki, jolloin kaikki löydetyt merkkijonot korvataan. Etsi-toiminnolla merkki voidaan etsiä, mutta ei korvata. Mikäli löydetylle merkkijonolle halutaan tehdä jotakin, on toimenpide tehtävä normaalina tekstinkäsittelynä. Korvaamiseen tarvitaan Korvaa -toiminto, mutta kumpikin toimintohan löytyy samasta ikkunasta. ASIAKIRJAN MÄÄRITYKSET Asiakirjan ulkoasua säätelevät monet seikat. Tyypillisiä ovat marginaalit, sarkainkohdat, sivu- ja paperikoko. Lisäksi tekstin tehosteilla voidaan korostaa sen osia. Asiakirjojen ulkoasusta on olemassa erilaisia standardeja, joita tietyissä yhteyksissä kannattaa käyttää. Paperikoko ja marginaalit Marginaali on paperin reunan ja paperille tulostettavan tekstin väliin jäävä tyhjä tila vasemmalla, oikealla, ylhäällä ja alhaalla. Marginaaleja voi asettaa suoraan näytöllä olevasta viivaimesta tai Tiedosto -valikon Sivun asetukset -komennolla. Myös esikatselutilassa voi muuttaa marginaaleja. Tiedosto -valikon Sivunasetukset... -komento tuo näytölle valintaikkunan, josta voi tehdä tarvittavat muutokset kaikille marginaaleille. Valintaikkunan Käyttöalue -kentästä valitaan koskeeko määritys koko asiakirjaa vai astuuko asetus voimaan kohdistimesta eteenpäin.

15 Tietokoneen ajokortit 15 Word 97 Samasta ikkunasta valitaan myös paperikoko ja arkin suunta. Wordin oletuksena on A4-kokoinen pystyarkki. Kuvan ikkunassa valitaan marginaaleja, mutta valitsemalla välilehden Paperin koko, ilmaantuvat paperikoon määrittelyt valintaikkunaan. Samoin voit vaihtaa tulostussuuntaa. Sarkaimet Viivaimen käyttö Sarkain-näppäin (TAB) sekä työkalurivin Sisennys-painike toimivat asetettujen sarkaimien mukaan. Sarkaimia on neljää tyyppiä: vasen, oikea, keskityssarkain sekä desimaalisarkain. Vasen kirjoittaa sarkainkohdasta lähtien oikealla, oikea tasaa tekstin oikean reunan sarkainkohtaan ja keski keskittää tekstin sarkainkohdan molemmille puolille. Desimaali asettaa sarkainkohtaan kirjoitettujen desimaalilukujen desimaalipilkut alakkain. Sarkaimet asetetaan Muotoile-valikon komennolla Sarkaimet... Komento tuo näytölle valintaikkunan, josta valinnat tehdään. Oletussarkaimisto on Wordissa 2,3 cm, mikä vastaa asiakirjastandardin arvoa. Oletussarkaimet näkyvät viivaimessa pieninä pisteinä viivaimen alalaidassa. Oletussarkaimet määritellään Oletussarkaimet-ruudussa. Sarkainkohta-kenttään kirjoitetaan sarkainkohdan arvo ja Tasaus-kentästä valitaan sarkaintyyppi. Täytemerkki-kentästä valitaan täytemerkki, jos sellaisen halutaan tulostuvan sarkainkohdan eteen. Määritetty sarkain lisätään klikkaamalla Aseta-painiketta. Kun kaikki tarvittavat sarkainkohdat on määritelty, napsautetaan lopuksi OK-painiketta. Sarkaimet poistetaan Tyhjennä-painikkeella, jolloin poistuu valittu sarkain tai Tyhjennä kaikki-painikkeella, jolloin poistuvat kaikki sarkaimet. Nämä komennot eivät vaikuta oletussarkaimiin. Sarkaimet voi asettaa myös suoraan vaakaviivaimesta valitsemalla viivaimen vasemmasta päästä sarkaintyypin napsauttamalla painiketta niin monta kertaa, että haluttu sarkaintyyppi on esillä. Sen jälkeen napsautetaan haluttu kohtaa viivaimen asteikolla ja valinnan mukainen sarkain ilmestyy ko. kohtaan. Toistetaan kunnes tarvittavat sarkaimet ovat paikallaan. Sarkainkohtaa voi siirtää hiirellä vetämällä. Viivaimelle itse asetettu sarkainkohta mitätöi kaikki sen vasemmalla puolella olleet oletussarkaimet. Sarkaimen voi poistaa vetämällä sen ulos viivaimesta.

16 Tietokoneen ajokortit 16 Word 97 Ylä- ja alatunniste Ylä- ja alatunniste on teksti, sivunumero, kuva tai niiden yhdistelmä, joka toistuu asiakirjan tai lohkon kaikilla sivuilla. Asiakirjan tai lohkon ensimmäisen sivun tunnisteet voivat poiketa muiden sivujen tunnisteista, samoin parillisten ja parittomien sivujen. Ylä- ja alatunnisteita voi käsitellä kuten muutakin tekstiä. Ylä- ja alatunnisteet lisätään seuraavasti: Tarkista, että näyttö on Normaali (Näytä - Normaali). Näytä valikosta valitaan komento Ylä-/alatunniste..., näytölle tule valintapalkki, josta valinnat tehdään. Valintapalkin toiminnot vasemmalta oikealle ovat: Lisää automaattinen teksti, sivunumero, lisää sivumäärä, muotoile sivunumerot, lisää päivämäärä, lisää aika, sivun asetukset, näytä tai piilota asiakirjan teksti, sama kuin edellinen, siirry ylä- tai alatunnisteeseen, näytä edellinen, näytä seuraava, Sulje. Ylä- /alatunnisteen ympärillä on katkoviiva (ei tulostu). Näytä tai piilota-painikkeella saa asiakirjassa olevan tekstin näyttöön tai piiloon. Näkyessäänkin teksti on himmennetty, eikä sitä voi muokata. Kun komento on annettu, kursori on valmiina ylä-/alatunnisteen alussa ja voit kirjoittaa haluamasi tekstin. Sivunumeron saa ko. painikkeesta, samoin päivämäärän ja kellonajan. Jos kirjoitat ne näppäimistöltä, toistuvat ne saman joka sivulla. Sivun asetukset -painikkeesta avautuu Sivun asetukset -valintaikkuna. Jos halutaan erilaiset tunnisteet parillisille ja parittomille sivuille tai erilainen tunniste ensimmäiselle sivulle, tehdään valinta Sivun asetukset-ikkunan kohdasta Sivun asettelu. Parillisen/parittoman sivun tunnisteet tehdään ao. sivuilta. Tehtyjä tunnuksia voidaan tarkastella vuorotellen Näytä edellinen/seuraava-painikkeilla. Tunnisteet eivät näy normaalissa näyttötilassa. Ne saa näkyviin ja muokattavaksi kuten niitä tehtäessäkin. Tunnisteet saa näkyviin myös Tiedostovalikon komennolla Esikatsele. Asettelunäkymässä tunnisteet näkyvät harmaana. Tällöin niitä pääsee muokkaamaan myös kaksoisklikkaamalla tunnisteeseen. Sivunumeroinnin lisäys ja poisto Sivunumerot lisätään asiakirjaan valikosta Lisää kohdasta Sivunumerot. Näyttöön tulee valintaikkuna, josta valitaan sivunumeroiden tulostuskohta ikkunan Sijainti-luettelosta ja määritellään sivunumeroiden tasauskohta Tasaus-luettelosta. Normaalisti sivunumerot ovat muotoa 1. 2, 3 eli arabialainen numerointi, mutta ne voivat olla myös roomalaisia tai kirjaimia. Muoto valitaan painamalla Muoto-painiketta, josta avautuu valintaikkuna. Sivunumerot voi lisätä myös Näytä - Ylä- ja alatunniste-komennolla. Mene ylä- /alatunnisteeseen, johon haluat sivunumerot lisätä, siirrä kohdistin haluttuun sivunumeron kohtaan ja klikkaa valintapalkin sivunumeropainiketta. Sivunumerot voi poistaa vain komennolla Näytä - Ylä- ja alatunniste. Normaalinäytössä sivunumerot näkyvät tilarivillä, mutta eivät työarkilla. Työarkilla sivunumerot saa näkyviin asettelunäkymässä tai esikatselumuodossa.

17 Tietokoneen ajokortit 17 Word 97 Sivuttaminen Oletuksena on automaattinen sivutus, eli Word aloittaa uuden sivun, kun edelliselle ei enää tekstiä mahdu. Kuinka paljon tekstiä sivulle mahtuu riippuu paperikoosta ja -suunnasta, marginaaleista, rivivälistä sekä kirjasinkoosta. Sivukatkon merkkinä normaalinäytöllä näkyy näytön poikki kulkeva pisteviiva. Sivukatkon merkki ei tulostu. Asettelunäytössä sivukatko näkyy selvänä välinä työarkkien välillä. Sivukatkon voi tehdä myös itse mihin kohtaan tahansa painamalla CTRL-ENTER tai Lisää-valikon komennolla Vaihto... Sivunvaihto. Tällöin sivukatkon merkkinä normaalinäytöllä on edellistä Ctrl Enter tiheämmistä pisteistä muodostuva pisteviiva, jonka keskellä lukee Sivunvaihto. Itse tehdyn sivukatkon voi poistaa Delete-näppäimellä tai askelpalauttimella. Automaattista sivukatkoa ei voi poistaa. Automaattisen sivutuksen voi myös poistaa, se saattaa olla tarpeen esimerkiksi hyvin pitkien töiden yhteydessä (käytännössä pitkät tiedostot kannattaa jakaa osiin, kirja vaikkapa lukujen mukaan). Poistaminen tapahtuu Työkalut-valikon Asetukset...-komennolla. Valintaikkunasta valitaan kohta Yleinen ja poistetaan rasti ruudusta Automaattinen sivutus. Rastittamalla ruutu uudestaan otetaan automaattinen sivutus taas käyttöön. Tulostettaessa (ja eräissä muissa tilanteissa) Word sivuttaa joka tapauksessa riippumatta sivutuksen asetuksista. Leski- ja orporivit Tulostusterminologiassa kutsutaan leskeksi sivun viimeiselle riville yksinään tulostuvaa kappaleen ensimmäistä riviä. Orporivi taas on sivun ensimmäiselle riville yksinään tulostuva kappaleen viimeinen rivi. Tällaisten rivien syntyminen estetään valitsemalla Muotoile-valikosta kohta Kappale ja välilehti Tekstinkäsittely, jossa merkitään valintaruutu Leski- ja orporivien esto. Poistamalla ko. valinta sallitaan leski- ja orporivien muodostuminen. Samalta välilehdeltä myös peräkkäiset kappaleet, esimerkiksi otsikko ja sitä seuraava tekstikappale, voidaan määrätä pidettäväksi samalla sivulla. Vie kohdistin kappaleeseen, jonka haluat pysyvän samalla sivulla seuraavan kappaleen kanssa ja valitse ruutu Sido seuraavaan. TEKSTIN TEHOSTEET Tekstin eri osia voidaan tehostaa alleviivauksin, lihavoinnein jne. Tehosteet saadaan tekstiin joko suoraan kirjoituksen yhteydessä tai jälkeenpäin tekstiä muokattaessa. Rivi- ja kappalevälit Tekstikappaleeseen voidaan liittää kahdenlaista välistystä: riviväli ja kappaleväli. Riviväli on edellisen rivin peruslinjan etäisyys seuraavan rivin peruslinjaan. Oletusarvona on 1. Kappaleet erotetaan ylimääräisellä rivinvaihdolla (tyhjä rivi). Täsmällisempää määrittelyä tarvittaessa käytetään kappalevälimääritystä, näitä tapoja ei kuitenkaan saa käyttää yhdessä. Kappaleväli on kappaleen ylä- ja/tai alapuolelle lisättävä tila, jolla säädellään kappaleiden etäisyyttä toisistaan. Toiminnot valitaan Muotoile-valikon komennolla Kappale... (Sama valintaikkuna kuin leski/orporiveillä). Kohdasta Välit määritetään rivien ja kappaleiden välissä oleva tyhjä tila. Kohdasta Ennen määritetään kunkin valitun kappaleen ensimmäisen rivin yläpuolella oleva tyhjä tila. Halutun luvun voi kirjoittaa ruutuun tai valita luettelosta. Luvun on oltava positiivinen. Vastaavasti kohdasta Jälkeen määritetään kappaleen viimeisen rivin alapuolelle tuleva tyhjä tila.

18 Tietokoneen ajokortit 18 Word 97 Tekstin sisentäminen Riviväli määrittää tekstirivien väliin jäävän tyhjän tilan. Riviväli valitaan samasta valintaikkunasta kuin kappalevälikin. Riviväliin vaikuttavat kohdat Riviväli ja Mitta. Riviväli 1 määrittää kunkin rivivälin korkeimman rivillä olevan merkin mukaan. Riviväli muodostuu merkkien koosta ja ylimääräisestä tyhjästä tilasta, jonka ohjelma lisää käytetyn fontin mukaan. Valinnalla Vähintään kohdasta Riviväli määritetään rivivälin korkeus, jota ohjelma tarvittaessa suurentaa tilanteen mukaan (esimerkiksi yläindeksejä käytettäessä). Valinta Täsmälleen määrittää vakiokorkuisen rivivälin, jota ohjelma ei muuta. Tällöin saattaa käydä niin, että kaikki merkit eivät näy kokonaan. Sellaisessa tapauksessa rivivälin korkeutta on suurennettava tai valittava vaihtoehto Vähintään. Kohtaan Mitta kirjoitetaan haluttu riviväli. Jos merkit ovat korkeampia kuin vakiokorkeus, eivät merkit tulostu kokonaan. Vakiokorkuiselle riville määritetty arvo ei muutu. Määritä vakiokorkuisille rivivälille arvo, joka on vähintään yhtä suuri kuin rivin korkein merkki. Kohta Tasaus määrittää valitun tekstin tai kappaleen muun sisällön sijainnin suhteessa sisennysmerkkeihin. Jos teksti halutaan tasata vasempaan ja oikeaan reunaan, ei kappaleita saa sisentää. Valinta Vasen tasaa valitun tekstin vasempaan sisennykseen, Keskitetty keskittää tekstin vasemman ja oikean sisennysmerkin väliin. Oikea tasaa tekstin oikeaan sisennysmerkkiin ja Molemmat reunat tasaa tekstin vasempaan ja oikeaan sisennykseen. Kohta Esikatselu näyttää valittujen asetusten vaikutuksen tekstiin. Tekstin sisentämisessä on kyse tekstin sijoittamisesta marginaaleista sisäänpäin. Wordissa voi sisentää rivin, kappaleen, valitun tekstin tai haluttaessa koko asiakirjan. Sisentää voi vasenta reunaa, oikeaa reunaa tai molempia. Kaikki sisennystavat löytyvät Muotoile-valikon Kappale-valintaikkunan sisennyskentästä, johon tarkka sisennysarvo kirjoitetaan tai valitaan arvo kentän oikeassa reunassa olevilla nuolilla. Ensimmäisen rivin ulosveto eli negatiivinen sisennys saadaan kirjoittamalla kohtaan Vasemmalle negatiivinen luku. Tällaista riippuvaa sisennystä voit käyttää, kun haluat kirjoittaa vasemmasta marginaalista alkavan väliotsikon ja aloittaa toisesta sarkainkohdasta alkavan tekstikappaleen. Käytännössä tämä tehdään siten, että annetaan komento Muotoile - Kappale ja avutuvasta ikkunasta valitaan kohta Mukautettu arvo Riippuva ja kohtaan Sisennys annetaan sarkainkohdan arvo (toinen sarkainkohta asiakirjastandardissa on 4.6 cm). Nopeimmin sisennys voidaan valita muotoilurivin sisennyspainikkeilla. Sisennettävä kappale valitaan sijoittamalla kohdistin kappaleen alkuun, loppuun tai tekstiin (ei tarvitse maalata) ja napsauttamalla sisennyspainiketta (oikea painike kuvassa) työkalurivillä. Jokainen painallus sisentää tekstiä sarkainkohdan kerrallaan. Muotoilurivillä on myös sisennyksen poistopainike (vasen painike kuvassa), joka pienentää sisennystä sarkainkohta kerrallaan. Sisennys voidaan tehdä myös viivaimelta. Viivaimen sisennyskolmioiden ja sisennysneliön avulla voi muuttaa sekä marginaaleja että sisennystä. Kaksoisnapsauttamalla yläviivainta (mielellään harmaata osaa, jotta ei samalla tapahdu ei toivottuja toimintoja) saat myös esiin Sivun asetukset-valintaikkunan. Kun haluat muuttaa marginaalia, vie hiiren osoitin viivaimen valkoisen ja tumman alueen rajalle siten, että kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Paina sen jälkeen hiiren vasen painike alas ja siirrä nuolta hiirellä vetäen. Vapauta hiiren painike, kun se on haluamallasi kohdalla.

19 Tietokoneen ajokortit 19 Word 97 Haluttaessa säätää sisennystä viivaimella, käytetään sisennyskolmiota ja sisennysneliötä. Ylemmällä sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen ensimmäisen rivi. Alemmalla sisennyskolmiolla sisennetään kappaleen muut rivit, eli ensimmäinen rivi ei sisenny (riippuva sisennys). Koko kappale sisennetään sisennysneliöllä. 1. rivin sisennyskohta. Ylempi sisennyskolmio Sisennysneliö Muiden rivien sisennyskohta. Alempi sisennyskolmio Oikean reunan sisennys Merkkien muotoilu Merkkilaji ja -koko Merkkejä ovat kaikki kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Merkkimuotoilulla tarkoitetaan merkkien erilaisten ominaisuuksien muuttamista halutuksi Merkkimuotoilukomentoja voi käyttää kirjoitettaessa tai tehdä muotoilut myöhemmin. Jälkikäteen muotoiltaessa on käsiteltävä teksti valittava ennen muotoilukomentoa. Merkkimuotoilukomennot valitaan Muotoilevalikon Fontti-komennolla, muotoilurivin painikkeista tai näppäinyhdistelmillä. Muotoilevalikosta löytyvät kaikki merkkimuotoilun komennot. Jos tehdään kerralla useita muotoilumäärityksiä, on valikon käyttö paras tapa. Merkkimuotoiluun kuuluvat merkkilajin ja - koon muuttaminen, erilaisten kirjasintyylien käyttö ja tekstin harventaminen/tiivistäminen. Jos teksti muotoillaan samalla kun se kirjoitetaan, valitaan muotoilukomento ja teksti tulee uudella muotoilulla kunnes muotoilukomento kytketään pois. Poiskytkentä tehdään toistamalla sama komento. Jälkikäteen muotoiltaessa teksti on ensin valittava, jonka jälkeen annetaan muotoilukomento. Tällöin komentoa ei tarvitse kytkeä erikseen pois päältä, koska se kohdistuu vain valittuun alueeseen. Merkkimuotoilu voidaan myös poistaa jälkikäteen valitsemalla alue ja antamalla muotoilukomento uudelleen. Joskus kappaleessa on myös useita muotoilukomentoja, jotka halutaan poistaa. Tällöin kukin muotoilu on poistettava erikseen. Viimekädessä merkkilajit ja -koot määrää käytettävä tulostin. Periaatteena on, että Windowssovelluksessa voi käyttää vain niitä fontteja, joita siitä voi tulostaa. Kirjoittimessa olevien fonttien lisäksi useiden Windows-sovellusohjelmien mukana toimitetaan useita fontteja. Merkkilaji ja -koko valitaan Muotoile -valikon komennolla Fontti... tai muotoiluriviltä. Muotoile -valikkoa käytettäessä avautuu valintaikkuna, josta halutut valinnat tehdään. Merkkilajin ja -koon voi valita myös muotoiluriviltä.

20 Tietokoneen ajokortit 20 Word 97 Merkkilajin ja -koon lisäksi voidaan valita erilaisia tekstin tehosteita. Valittavana ovat mm. yläindeksi, alaindeksi,, yliviivattu, KAPITEELIT (pienet isot kirjaimet), ISOT KIRJAIMET, alleviivaus ja piiloteksti. Piiloteksti ei tulostu paperille. Sen avulla voi kirjoittaa asiakirjaan omia huomautuksia. Piilotekstin näkyminen näytöllä voidaan valita muotoilurivin Näytä tai piilota -painikkeella tai komennolla Työkalut - Asetukset ja rastittamalla Näytä -välilehdestä kohta piiloteksti. Myös ala- ja yläindeksi valitaan samasta ikkunasta kuin merkkikoko ja tyylit. Samoin merkkiväli eli tiivistäminen ja harventaminen. Alaindeksin saa myös näppäinyhdistelmällä CTRL _ + (Ctrl - plus) ja yläindeksin näppäinyhdistelmällä CRTL - VAIHTO - +. Ctrl + Ctrl + Erikoismerkit MUOTOILUTYYLIT Alaindeksi. Merkkilajien ja tyylien kanssa sietää olla varovainen. Liian monen erilaisen merkkilajin käyttö samassa asiakirjassa tai samalla sivulla huonontaa havainnollisuutta ja ulkoasua parantamisen sijasta. Ei kannata käyttää enempää kuin kahta merkkilajia samalla sivulla. Eri kielissä tai asiayhteyksissä tarvitaan erikoismerkkejä. Eräät merkkilajit (esim. Symbol ja Dingbats) koostuvat pelkästään erikoismerkeistä. Erikoismerkkien tulostuminen näytölle riippuu näytön tasosta. Käytännössä Windows-ohjelmien yhteydessä käytettävät näytöt ovat vähintään VGAtasoa, jolloin merkit yleensä tulostuvat. Merkkien tulostuminen paperille edellyttää, että kirjoittimen merkkivalikoimaan kuuluu ko. merkki. Erikoismerkkejä voi käyttää Lisää -valikon Merkki -komennolla, joka tuo näytölle valintaikkunan, josta merkki valitaan hiirellä. Valintaikkuna sisältää useita erikoismerkkilajeja. Yläindeksi Samaan asiakirjaan, jopa yhteen kappaleeseen voi liittää erilaisia määrityksiä - merkkikoko ja -laji, sisennys yms. - paljonkin. Ne voi tietysti tehdä joka kerta erikseen, mutta kun määrityksiä on paljon, se on hidasta ja hankalaa. Asiaa helpottaa tyylien ja asiakirjamallien käyttö. Tyyli sisältää kaikki määrätyn kappaleen ulkoasuun kuuluvat määritykset ja koko kappale voidaan muotoilla kerralla. Wordissa on valmiina joitakin tyylejä. Tyyliluettelon saa esiin napsauttamalla muotoilurivin vasemmassa olevan ruudun oikeassa reunassa olevaan nuolta. Wordin vakiotyylit ovat : Otsikko1, Otsikko 2, Otsikko 3 ja Normaali. Nämä sisältyvät asiakirjapohjaan Normal.dot. Kun Wordiin avataan uusi asiakirja, se perustuu Normal.dot -asiakirjapohjaan ellei muuta valita. Normal.dot-asiakirjapohjaan perustuvat kaikki asiakirjat, jotka aloitetaan avaamalla ne vakiotyökalurivin Uusi -painikkeella.

21 Tietokoneen ajokortit 21 Word 97 Tyyliä käytetään viemällä kohdistin kappaleeseen, johon tyyli halutaan ja avaamalla muotoilurivin tyyliluettelo ja valitsemalla sieltä haluttu tyyli. Mitään tyyliä ei sinänsä ole pakko käyttää, ne vain helpottavat työtä. Otsikkotyylit ovat sikäli tärkeitä, että niitä on käytettävä, mikäli haluaa ohjelman tekevän sisällysluettelon. Muotoilutyylejä on kahdenlaisia. Tavallisimmat tyylit ovat kappalemuotoilutyylejä. Näihin tyyleihin voi sisältyä sekä merkki- että kappalemäärityksiä. Merkkimuotoilutyylissä sen sijaan voi olla vain merkkimäärityksiä. Tällainen tyyli on hyvin käyttökelpoinen, jos vaihdat tekstissäsi usein fonttia ja merkkikokoa. Muotoilutyylin muuttaminen Uuden tyylin luominen Nopein tapa luoda uusi kappaletyyli on muotoilla kappale esimerkiksi muotoilutyökalurivin välineillä, valita näin muotoiltu kappale sekä luoda valitun tekstin muotoiluun ja muihin ominaisuuksiin perustuva uusi tyyli. Se tapahtuu seuraavasti: Valitse teksti, jonka muotoiluun haluat uuden tyylin perustuvan ja napsauta Tyyli-ruutua. Luo uudelle tyylille nimi kirjoittamalla se vanhan tyylin nimen tilalle. Lopuksi painetaan vielä< Enter>. Tässä käsitellään sekä kappale- että fonttityylien luominen. Erona näiden kahden eri tyypin luonnissa on ainoastaan se, että fonttityyliin voidaan määritellä vain tietyn tyyppisiä, fonteille ja merkeille mahdollisia muotoiluja. Uuden tyylin luotuasi voit käyttää sitä heti asiakirjan muotoiluun. Käyttäjän itse luomien ja Wordin mukana toimitettavien tyylien käytössä ei ole mitään eroa. Jos vanhoissa asiakirjoissa on käytetty samannimistä tyyliä, tehdyt muutokset eivät vaikuta tähän tyyliin. Sama koskee myös Normaali-tyyliä. Uusi tyyli tehdään seuraavasti: Valitse Muotoile - Tyyli... (Format - Style...) ja napsauta painiketta Uusi (New). Näytölle tulee uusi valintaikkuna. Kirjoita ruutuun Nimi: (Name:) tyylille nimi. Nimessä sallittuja merkkejä ovat kaikki kirjaimet ja numerot, välimerkit, välilyönti sekä kaikki näppäimistöltä löytyvät erikoismerkit lukuun ottamatta kenoviivaa ( \ ). Kohdassa Käyttökohde (Style type) määritellään, tuleeko tyylistä kappale- vai fonttityyli. Kohdassa Seuraavan kappaleen tyyli: (Style for Following Para-graph:) valitaan, mitä tyyliä seuraava tekstikappale noudattaa. Asetus ei ole käytettävissä fonttityyleissä. Asetus vaikuttaa käytännössä siihen, mikä tyyli tulee käyttöön, kun luotavalla uudella tyylillä muotoillun kappaleen lopussa painetaan Enter-näppäintä ja siirrytään seuraavaan kappaleeseen.

22 Tietokoneen ajokortit 22 Word 97 Ruudussa Tyylin perusta: (Based On:) valitaan tyyli, johon uusi tyyli perustuu. Yleensä uusi tyyli kannattaa perustaa jonkin vanhan tyylin pohjalle. Näin ei tarvitsee muuttaa kuin ne uuden tyylin ominaisuudet, jotka ovat erilaiset kuin pohjana olevassa tyylissä. Oletusarvoisesti uusi tyyli perustuu tyyliin, joka on voimassa kappaleessa, jossa kohdistin oli kun avattiin Tyyli-valintaikkunan. Mikäli haluat lisätä tyylin asiakirjamalliin, joka on käytössä nykyisessä asia-kirjassa, lisää valintamerkki ruutuun Lisää malliin (Add to Template). Oletusarvoisesti asiakirjassa on käytössä malli Normal.dot Nyt tyyli on automaattisesti käytettävissä kaikissa tämän jälkeen luotavissa asiakirjoissa, jotka noudattavat tätä mallia. Jos et lisää ruutuun valintamerkkiä, Word tallentaa tyylin sen asiakirjan mukana, jossa se on luotu, ja siksi luotu tyyli on käytettävissä vain ko. asiakirjassa. Seuraavaksi tallennetaan tyyliin siihen halutut asetukset. Napsauta Uusi tyyli -valintaikkunan alaosassa painiketta Muotoilu... (Format...) ja valitse muutettava tyylin ominaisuus, esimerkiksi Kappale (Paragraph). Näkyviin tulee ko. muotoilun normaali valintaikkuna. Tee valitsemasi muotoilutyypin valintaikkunassa tarvittavat muutokset ja hyväksy ne napsauttamalla OK-painiketta. Tee muut haluamasi muutokset tyyliin. Esikatseluikkunassa näet voimassaolevien asetusten vaikutuksen tekstiin. Ruudussa Kuvaus (Description) näet voimassaolevat asetukset selväkielisenä. Kun kaikki uuden tyylin asetukset on tehty, napsauta OK-painiketta ja sen jälkeen painiketta Sulje (Close). Uusi tyyli on tämän jälkeen käytettävissä kuten Wordin omatkin tyylit. Oman muotoilutyylin poistaminen Oma muotoilutyyli poistetaan seuraavasti: Valitaan Muotoile - Tyyli (Format - Style). Valitse: (List:) -luettelosta valitaan, mitkä tyylit näytetään ja merkitään poistettava tyyli luettelosta Tyylit: (Styles). Napsautetaan Poista... (delete) ja vielä OK. Lopuksi napsautetaan Sulje valintaikkunassa Tyyli (Style). SFS-STANDARDIN MUKAISET ASIAKIRJAT Suomessa noudatetaan toimiston asiakirjoissa standardia SFS 2487 kirjoittamisen perusohjeena. Standardi on uudistettu huhtikuussa 1994 ja sen nimi on Toimiston asiakirjat. Tekstin asettelu Asiakirjan pohjana käytetään lomaketta, joka voi olla tyhjä tai sisältää asiakirjassa toistuvia tietoja esipainettuna. Tavallisimmin lomake on pystysuuntainen A4-kokoinen paperi, jonka mitat ovat 210 x 297 mm (8,24" x 11,69"). Vaakalomakkeelle kirjoitetaan vain erityistapauksissa. Reunuksen arvoiksi standardi määrittelee seuraavat mitat: Vasen reuna on 20 mm, jolloin ensimmäisen kirjaimen keskikohta on 23 mm reunasta.. Oikea reunus on vähintään 7 mm, yläreunus 10 mm ja alareunus vähintään 10 mm.