Naantalin kaupunki Tilapalvelut

Transkriptio

1 1 Naantalin kaupunki Tilapalvelut KIINTEISTÖNHOITOPALVELUIDEN KEHITYSHANKE

2 2 SISÄLLYS Alkusanat...4 JOHDANTO KUVAUS KIINTEISTÖNHOITOPALVELUIDEN NYKYTILANTEESTA Kiinteistönhoito on osa kiinteistön ylläpitoa Kiinteistönhoito tilalaitoksen osana Kiinteistönhoidon kohteet ja erityispiirteet Kiinteistönhoitotehtävä Kilpailutus mahdollinen kiinteistönhoitotyön osalta: Peruskiinteistönhoito ja välillinen kiinteistönhoito Kiinteistönhoidon kustannusvertailu Kiinteistönhoidon yleiset tehtävät Kiinteistönhoitaja on kiinteistöjensä vastuuhenkilö Naantalin kiinteistönhoidon yleiset tehtävät Käyttäjän erikseen tilaamat työt Kiinteistönhoidon ulkoiset palveluhankinnat Palvelupyyntöohjelma kiinteistönhoidon laatutasokuvaus... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty Kiinteistönhoitopalvelusta sovitaan vuokrasopimuksissa Henkilöstö ja organisaatio Koulutus Ikäjakaumatarkastelu Poissaolot ja sijaistustarve TIIVISTETYT TOIMENKUVAT Kiinteistönhoidon työaika KIINTEISTÖNHOIDON ULKOISTUSMAHDOLLISUUDET YLEISTÄ SELVITYKSEN NÄKÖKULMA Mikä osuus on kiinteistönhoidon osalta mahdollista ulkoistaa Tehtäväkohtainen ulkoistus... 19

3 Sesonkiaikaiset palvelut Aluekohtainen ulkoistus ja monitoimimiestoteutus Saaristoalueiden kohteiden ulkoistaminen Kuntayhteistyö Mikä osuus kiinteistönhoidosta on hankalasti ulkoistettavissa Koko kiinteistönhoito on hankalasti ulkoistettavissa kiinteistönhoidon välilliset vaikutukset rakennusautomaatiojärjestelmän käyttö ja kehittäminen Avainjärjestelmien ohjelmointi ja hoito Päivystyspalvelu omistajavastuun ulkoistaminen JOHTOPÄÄTÖKSET... 26

4 4 ALKUSANAT Selvitys Naantalin kiinteistönhoidon ulkoistusmahdollisuuksista on laadittu työryhmätyöskentelynä. Työryhmään on valittu edustajia sekä työntekijä- että työnantajapuolilta. Ammattijärjestöt ovat lisäksi saaneet nimetä edustajansa työryhmään. Edustajat ovat kiitettävällä tarmolla ottaneet omista rooleistaan osaa selvitystyöhön. Selvitystyöryhmässä ovat olleet seuraavat henkilöt mukana: Kiinteistönhoidon esimies Jari Nordlund (varalla Jaakko Riippi) Kiinteistönhoitohenkilöstö Harri Viholainen JHL: Eliisa Ansamaa (varalla Harri Viholainen) Jyty: Petri Vaara-aho (varalla Irja Vihermä) Selvitystyöryhmän puheenjohtaja tekninen johtaja Kimmo Suonpää Työryhmätyöskentelyn vastaava, ryhmän varapuheenjohtaja, kiinteistöpäällikkö Pekka Alm Sihteeri Maria Wallenius Selvitystyön ohjausryhmänä on toiminut Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto, johon on raportoitu selvitystyön etenemisestä. Selvitystyöstä raportoidaan edelleen tekniselle lautakunnalle kesäkuussa Selvitystyön on tarkoitus valmistua syksyllä Selvitystyöryhmä kiittää saamastaan ohjauksesta ja muusta kannustuksesta kaikkia hankkeeseen osallistuvia.

5 5 JOHDANTO Naantalin kaupunginvaltuusto hyväksyi ( 86) palvelustrategian vuosille Palvelustrategiassa on esitetty kaupungin eri toimintayksiköille toiminnan painopistehankkeita ja kehittämiskohteita. Palvelustrategiaan on kirjattu kaupungin eri tehtäväalueille lukuisia kehittämiskohteita. Erikseen on nimetty lisäksi kehittämisen painopistehankkeita. Tilapalvelujen painopistehankkeet ovat: 1. Selvitys ateria- ja siivouspalvelujen ulkoistamisesta 2. Selvitetään mikä osuus kiinteistöhoidosta voitaisiin ulkoistaa vuonna Selvityksien aloittamisesta pidettiin Naantalin lukion auditoriossa tiistaina tiedotustilaisuus. Kehittämishankkeista oli paikalla kertomassa vs. kaupunginjohtaja Martti Sipponen, kehityspäällikkö Lasse Lehtonen, tekninen johtaja Kimmo Suonpää ja henkilöstöpäällikkö Laura Saurama. Kiinteistöpäällikkö Pekka Alm toimi pöytäkirjanpitäjänä. Kiinteistönhoidon osaselvityksen aiheeksi asetettiin siis, mikä osuus kiinteistöhoidosta voitaisiin ulkoistaa vuonna Aiheeseen olisi mahdollista vastata hyvin lyhyesti, sillä kiinteistönhoidon ulkoistamiselle ei ole periaatteellista estettä. Kiinteistönhoito on tukipalvelua, jonka tuottamistapaa ei laki määrää. Kiinteistönhoitopalveluita on myös saatavissa markkinoilta. Selvitystyön pohjaksi päätettiin yhteistyöryhmässä valita tarkastelumalli, jossa ensin kuvattaisiin kiinteistönhoidon tulosyksikön nykyinen toiminta ulkoistusharkinnan pohjaksi. Toisessa vaiheessa sitten tarkasteltaisiin ulkoistettavuutta siitä näkökulmasta, että mikä osuus on hyödyllistä ulkoistaa. Ulkoistamisen määritelmä pitää lähtökohtaisesti hyötyjen tavoittelun sisällään. Hyötyjä voivat olla esimerkiksi säästöt, toiminnan joustavuus, parempi laatu tai erikoistumishyödyt. Näin ollen selvitystyössä päätettiin tutkia siten varsinaisesti, minkä kiinteistönhoidon osuuden ulkoistaminen Naantalin Tilapalveluista tuottaa enemmän hyötyä kuin haittaa. Selvityksen näkökulma on väkisinkin hieman subjektiivinen, koska vertailua ei ole mahdollista tehdä riittävän tarkasti ja yksityiskohtaisesti täyden objektiivisuuden säilyttämiseksi. Selvitysten toiseksi lähtökohdaksi otettiin selvitysryhmässä kiinteistönhoidon laadun säilyttäminen nykytasolla, jotta ratkaisujen vertailtavuus voidaan säilyttää. Toteutuneitten kustannusten vertailu päätettiin tehdä vuoden 2013 tilinpäätöksen tietojen perusteella. Ulkoistustarkasteluun valittiin peruskiinteistönhoidon osuus. Selvityksessä tähän osuuteen luettiin kiinteistönhoidon välittömät työkustannukset, matkat, vaate- ja työvälinekulut. Peruskiinteistönhoidon aiheuttamia välillisiä kustannuksia ei laskettu mukaan. Välilliset kulut kuuluvat aineet, tarvikkeet ja tavarat ryhmään tai palveluhankintoihin. Välillisiä kuluja ovat esimerkiksi lämmityskustannukset, nuohouspalvelut, erikoisammattimiespalveluhankinnat suodatinhankinnat ja huoltokorjauspalvelut.

6 6 1. KUVAUS KIINTEISTÖNHOITOPALVELUIDEN NYKYTILANTEESTA 1.1. KIINTEISTÖNHOITO ON OSA KIINTEISTÖN YLLÄPITOA Kiinteistön ylläpito jakaantuu kiinteistönhoitoon ja kiinteistön kunnossapitoon. Kiinteistönhoito on kiinteistön ylläpitoon kuuluvaa säännöllistä toimintaa, jolla pysytetään kiinteistön käyttöolosuhteet tavoitellulla tasolla. Kiinteistöhoito huolehtii siitä, että rakennuksessa säilyvät terveelliset, turvalliset ja suunnitellut käyttöolosuhteet. Kiinteistöhoitotehtävillä parannetaan olennaisesti rakennuksen pitkäaikaiskestävyyttä ja hidastetaan korjausvelan syntymistä. Kiinteistönhoitoa ovat mm. kiinteistön teknisten järjestelmien hoito, kiinteistöhuolto, piha-alueiden hoito sekä kiinteistön jätehuolto. Kiinteistönhoitotehtävät toistuvat yleensä kiinteistöissä vuosittain. Naantalin tilapalveluissa kiinteistönhoitotehtävät ohjelmoidaan palvelupyyntöinä ja viikkopalaverimääräyksinä kiinteistönhoitohenkilöstölle. Kiinteistön kunnossapitotyöt toistuvat kiinteistöissä tyypillisesti muutaman vuoden välein. Kunnossapitotöillä on tarkoitus palauttaa kiinteistö tekniseltä kunnoltaan alkuperäiseen tasoon. Kunnossapitotyöt kohdistuvat sellaisiin rakennuksen osiin, jotka vanhetessaan haittaavat merkittävästi rakennuksen käyttämistä. Tavanomainen kunnossapitotyö on esimerkiksi lattiapinnoitevaihto KIINTEISTÖNHOITO TILALAITOKSEN OSANA Tilalaitoksen taseyksikkö aloitti toimintansa vuoden 2012 alussa. Tilalaitoksen perustamisessa saatettiin kaupungin rakennettujen kiinteistöjen hoito, isännöinti ja kehittäminen yhden rakennettujen kiinteistöjen hallintaan erikoistuneen ammattilaisyksikön vastuulle. Aiemmin tilojen hallinta oli hajautettu kaupungin palveluista vastaaville toimialoille. Tilalaitoksen perustamisella tavoiteltiin sitä, että Naantalin rakennuskantaa hoidettaisiin omistajanäkökulmasta tarkoituksenmukaisesti ja tasapuolisesti. Tilalaitoksen roolina on toimia tilojen teknisenä asiantuntijana ja tilojen käytettävyyden varmistajana. Tavoitteena oli myös tilojen käytön kehittäminen avoimesti kilpailukykyiseen suuntaan. Merkittävä osa tätä tavoitetta oli rakennusten mitattavuuden ja vertailemisen mahdollistaminen sekä todellisten tilakustannusten esiintuominen. Toisaalta tärkeätä oli muuttaa palvelutoiminta joustavaksi asiakastarpeet huomioonottavaksi. Samalla keskeinen tavoite oli määrittää raja tilapalveluiden ja käyttäjäpalveluiden välille. Uudessa toimintatavassa Tilapalvelut

7 7 huolehtii ensisijaisesti rakennuskannan säilymisestä, pitkäaikaiskestävyydestä ja taloudellisesta kehittämisestä. Aikaisemmassa hajautuneessa mallissa tiloihin liittyvät panostukset hajautuivat eri käyttäjäryhmien lyhyentähtäimen tarpeiden mukaisiksi. Tällöin kiinteistönpidon yhtenäisyys ja kokonaistaloudellisuus väkisinkin pääsivät kärsimään. Kiinteistönhoidon osalta Tilalaitoksen perustaminen on muuttanut palvelutehtävää hyvin paljon. Kiinteistönhoitaja on muuttunut kiinteistön käyttäjien käskyläisestä kiinteistön rakenteiden ja laitteiden asiantuntijaksi ja vastuuhenkilöksi. Nykyisessä mallissa Tilalaitos hoitaa selkeästi kiinteistönhoitajan tehtävien ohjauksen ja tukee kiinteistönhoitajan tavoitteiden toteutumista kiinteistöillä. Kiinteistönhoitaja huolehtii nykyisellään keskeisesti siitä, että rakennus ja sen laitteet toimivat tavoitellulla tavalla ja että ne on huollettu suunnitellulla tavalla. Kiinteistönhoitaja huolehtii näin käytön edellytysten toteutumisesta. Tilalaitoksen tehtäväkokonaisuudet [htv%] 21 % 42 % 37 % Tilahallinto Kiinteistönhoito Rakennusten kunnossapito Kuvaaja: Tilalaitoksen tulosyksikköjen osuudet tilinpäätöksessä 2013 henkilötyövuosien mukaan jaoteltuna KIINTEISTÖNHOIDON KOHTEET JA ERITYISPIIRTEET Tilalaitoksen kiinteistönhoidossa on 139 kiinteistöä, joiden yhteispinta-ala on m2. Tilalaitoksen yhdeksän kiinteistönhoitajan hoitovastuu alue on keskimäärin noin m2 / kiinteistöhoitaja. Selvityksen liitteeksi oheistetaan luettelo kiinteistönhoitoalueista. Liite: -kiinteistönhoitoalueet i Tilalaitos vastaa tyypillisesti kaupungin palvelukiinteistöjen ylläpidosta kokonaisuudessaan. Palvelutilojen yhteismäärä on 75kpl ( m2).

8 8 Palvelukiinteistöjä Tilalaitos ylläpitää tukipalveluluonteisesti kaupungin päätehtävien, joita ovat mm. sosiaali-, terveys- ja sivistystoimet, tarpeita varten. Palvelutilat ovat kiinteistönhoidon varsinaisia työllistäjiä niiden suuren käytön vuoksi. Jokaisella kiinteistönhoitajalla on hoidettavanaan palvelutiloja keskimäärin m2. Ulosvuokrattujen kiinteistöjen kiinteistönhoidon päävastuu kuuluu yleisimmin vuokralaisen vastuulle, mutta käytäntö vaihtelee paljon kohteittain. Ulosvuokrattavien tilojen yhteismäärä on 37 kpl (13667 m2). Kiinteistöjen omistajalle kuuluva kiinteistönhoito, esimerkiksi paloilmoitinlaitteistotarkistus, on kuitenkin aina Tilalaitoksen tehtävä. Kaikkien ulosvuokrattujen kiinteistöjen kiinteistönhoidon toteutuksen takavastuu on myös tilalaitoksen tehtävä. Kiinteistönhoitohenkilöstö valvoo ulosvuokrattujen kiinteistöjen kiinteistönhoidon toteutusta. Ulosvuokrattavia kiinteistöjä kaupunki omistaa elinkeinopoliittisten ja taloudellisten syiden takia. Tilalaitoksen vastuulla on myös ryhmä nimeltä muut kiinteistöt. Näitä on 27 kpl (5158 m2). Muiden kiinteistöjen omistamisen peruste ei ole täysin selvä. Näiden kiinteistöjen käyttötarkoitusta tai kaavaa ollaan tyypillisesti muuttamassa. Kyseiset rakennukset voivat myös vaatia välitöntä peruskorjausta tai rakennusten käyttöaste on poikkeuksellisen alhainen. Näiden rakennusten kiinteistönhoitotehtäviä ei ole määritelty vuokrasopimuksissa. Näiden rakennusten osalta kiinteistönhoito huolehtii välttämättömistä terveellisyyden ja turvallisuuden edellyttämistä tehtävistä. Tilalaitoksen vuosittaiset määrärahat jaetaan kiinteistöille käyttösuunnitelmassa. Käyttösuunnitelmaote oheistetaan selvityksen liitteeksi. Liite: Käyttösuunnitelmaote ii 5 % Tilalaitoksen rakennuskanta kohdelajeittain [m2%] 12 % Palvelutoiminnan rakennukset 83 % Vuokralle annetut rakennukset ja huoneistot Muut rakennukset Kuvaaja: Tilalaitoksen pinta-alaosuuksien mukainen rakennuskannan luokittelu

9 KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVÄ Kiinteistönhoitopalvelu kohdistetaan keskeisesti rakennukseen ja sen pihaalueeseen sekä näiden ylläpitoa palveleviin laitteisiin. Kiinteistönhoitopalvelun tavoitteena on hoitaa rakennusta, piha-aluetta ja näitä palvelevia laitteita elinkaaritaloudellisesti. Kiinteistöhoitotehtävillä parannetaan olennaisesti rakennuksen pitkäaikaiskestävyyttä ja hidastetaan korjausvelan syntymistä. Kiinteistöhoitopalvelulla pyritään siihen, että rakennuksessa säilyvät terveelliset ja turvalliset käyttöolosuhteet. Kiinteistönhoitopalvelulla pyritään lisäksi luomaan vuokralaisen näkökulmasta suotuisat käyttöolosuhteet kohteeseen. Rakennuksen laitteita säädetään esimerkiksi käyttäjätarpeiden muuttumisen mukaan. Käyttäjien toimintaa palvelevien laitteiden hoito on käyttäjien vastuulla. Vastuujako noudattaa motiiviperiaatetta, joka turvaa parhaiten laitteiden vastuullisen hallinnan toteutumisen: Laitteen hoidosta vastaa se osapuoli, jolla on suurin tarve laitteen kunnosta huolehtimiseen valmius tunnistaa laitteen huollon tarpeet suurin tarve laitteen käyttöön 1.5. KILPAILUTUS MAHDOLLINEN KIINTEISTÖNHOITOTYÖN OSALTA: PERUSKIINTEISTÖNHOITO JA VÄLILLINEN KIINTEISTÖNHOITO Tässä selvityksessä nimitetään varsinaista kiinteistönhoitotyötä peruskiinteistönhoidoksi. Peruskiinteistönhoidon kustannuksiin kuuluvat kiinteistönhoitohenkilöstön välittömät palkkauskustannukset sekä vaatteisto-, työkalu- ja matkustuskustannukset. Tämä osuus on se, jota tulee tarkastella kiinteistönhoidon ulkoistusselvityksessä, sillä tästä osuudesta on mahdollista tehdä vertailua oman ja ulkoisen toiminnan välillä. Lähtökohdaksi on siten valittu, että kiinteistönhoidon ulkoistusselvitys tehdään peruskiinteistönhoidon osalta. Tilalaitos maksaisi tämän oletuksen perusteella näin ollen ulkoiselle toimijalle peruskiinteistönhoidon toteuttamisesta, mikäli ulkoistukseen päädyttäisiin. Kiinteistönhoidon muut kustannukset ovat selvästi peruskiinteistönhoidon kustannuksia suuremmat. Muut kustannukset ovat luonteeltaan kiinteistönhoitotyöstä aiheutuvia välillisiä kustannuksia. Nämä kustannuserät Tilalaitos maksaa suoraan toimittajille ilman, että maksut kiertävät kiinteistönhoitoyksikön kautta. Nämä kiinteistönhoidon hankinnat perustuvat muihin kaupungin tai hankintarenkaiden hankintasopimuksiin ja -kilpailutuksiin. Kiinteistönhoidon ulkoistuksesta ei ole mahdollista päättää peruskiinteistön hinnan perusteella välillisten kustannusten suuren merkityksen takia. Välillisistä kustannuksista merkittävimpiä ovat kulutusperusteisten erien kustannukset. Kulutusperusteisia eriä ovat lämmitys, sähkö, vesi- ja jätehuolto. Muita tyypillisiä välillisiä kustannuksia ovat kiinteistön huoltoon liittyvät hankinnat

10 10 Ylläpidon toimintamenojakauma [%] 7 % Peruskiinteistönhoito 23 % 12 % Henkilöstökulut (ei peruskiinteistönhoitoa) Palvelujen ostot 33 % 25 % Aineet, tarvikkeet ja tavarat (ei peruskiinteistönhoitoa) Vuokrakulut Muut toimintakulut Kuvaaja: Ylläpidon toimintamenojakauma Naantalin Tilalaitoksen tilinpäätöksessä Toimintamenoissa on mukana rakennusten kiinteistönhoidon ja kunnossapidon kustannuserät. Tilalaitoksen hankinnat: Aineet, tarvikkeet ja tavarat 3 % 3 % Lämmitys 3 % 3 % 7 % 48 % Sähkö Vesi VHL Rakennusmateriaali 33 % Muu materiaali Muut aineet, tarvikkeet ja tavarat Kuvaaja: Aineet, tarvikkeet ja tavarat kustannuserien jakauma Naantalin tilalaitoksen tilinpäätöksessä 2013.

11 11 Peruskiinteistönhoidon kustannukset (mukaan lukien päivystyskulut) 2013 [ /a] Henkilöstökulut Vaatteisto Matkustus Perustyökalut Kuvaaja: Peruskiinteistönhoidon kustannukset Naantalin Tilalaitoksen tilinpäätöksessä Peruskiinteistönhoidon kustannus (mukaan lukien päivyskustannukset) on ollut Tilalaitoksen tilinpäätöksessä KIINTEISTÖNHOIDON KUSTANNUSVERTAILU Kiinteistönhoitopalvelu veloitetaan kiinteistöiltä vuokran yhteydessä erittelemättömänä eränä. Kiinteistönhoitopanostukset vaihtelevat eri kiinteistöillä erityistarpeiden vaihtelun mukaan, vaikka perustehtävien toteutus toimii ohjelmoidusti. Kiinteistönhoidon kustannuksia ei ole seurattu näiden syiden takia rakennuskohtaisesti. Peruskiinteistönhoidon kustannus on keskimäärin Naantalin rakennuksissa 0,37 /m2/kk. Kiinteistönhoidon kokonaiskustannuksia on vaikeata verrata eri kunnissa keskenään, sillä kustannuksiin on sisällytetty toisistaan poikkeavasti välillisiä kustannuksia ja kunnossapitotöitä. Naantalin kaupunki on lähiseudun vertailukunnista ainoa, jossa tilayksikkö on toteutettu taseyksikkömallilla. Taseyksikkömallissa kustannukset muodostuvat läpinäkyviksi. Peruskiinteistönhoidon kustannuksia on sen sijaan mahdollista verrata kunnittain. Seuraavassa taulukossa on verrattu lähitienoon kunnissa perustyöajan henkilöstökustannusten toteutumista 2013 ja kiinteistökannan laajuutta.

12 12 Kaarina Lieto Naantali Raisio Kiinteistönhoitajien htv [kpl] 22, Henkilöstökulu [ ] Palvelukiinteistöt [hm2] Ulosvuokratut tilat [hm2] Muut kiinteistöt [hm2] Yhteensä [hm2] Hoitoalue/kiinteistönhoitaja [m2] Kiinteistönhoitokustannus [eur/m2] 4,8 3,6 2,8 3,4 Kuva: Perustyöajan henkilöstökustannukset ja kiinteistökannan laajuus lähiseudun kunnissa KIINTEISTÖNHOIDON YLEISET TEHTÄVÄT KIINTEISTÖNHOITAJA ON KIINTEISTÖJENSÄ VASTUUHENKILÖ Kiinteistönhoitajan tehtävä sisältää vastuun oman kiinteistönsä rakennuksen, piha-alueen ja näihin liittyvien laitteistojen hallinnasta. Kiinteistönhoitaja huolehtii siitä, että kiinteistöön liittyvät huollot ja määräaikaistarkastukset hoidetaan ajallaan. Kiinteistönhoitaja pitää kirjaa rakennuksessa pidetyistä tarkastuksista. Kiinteistönhoitaja tarkastaa päivittäin, että rakennus ja sen laitteet pysyvät kunnossa ja ovat terveellisiä ja turvallisia. Kiinteistönhoitaja kiinnittää työssään erityisesti huomiota sisäilman laatuun vaikuttaviin tekijöihin. Kiinteistönhoitaja on oman toimialueensa kiinteistöjen asiantuntijaedustaja. Kiinteistönhoitaja vastaa kiinteistöistään. Vastuun ulkoistaminen on haasteellista NAANTALIN KIINTEISTÖNHOIDON YLEISET TEHTÄVÄT Kiinteistönhoitohenkilöstö huolehtii siitä, että rakennus tai sen käyttöön liittyvät tekniset laitteet ovat toimintakuntoisia rakennus tai sen käyttöön liittyvät tekniset laitteet on huollettu suunnitellusti viranomaistarkastukset (esimerkiksi palo-, sähkö-, hissi- ja VSStarkastukset) on pidetty ja niissä määrätyt korjaustoimenpiteet tulee määräaikoinaan tehdyiksi rakennusten kiinteistönhoitoon liittyvä asiakirja-aineisto arkistoidaan asianmukaisesti ennakkotarkastukset tulee suoritetuiksi ohjelmoidusti kiinteistönhoito-, kunnossapito- ja peruskorjaustarpeet kirjataan tilapalveluohjelmistoon (palvelupyyntöjen teko) kiinteistönhoitotoimenpiteet ja pienet kunnossapitotehtävät tulevat ripeästi suoritetuiksi puitekumppaneilla teetettävät pienkorjaustyöt käynnistetään ajallaan

13 13 tehdyt kiinteistönhoito-, kunnossapito- ja peruskorjaustoimet kirjataan tehdyiksi kiinteistön huoltokirjaan (huoltokirjamerkintöjen teko) rakennukseen ei tule ulkopuolisia henkilöitä. Tilalaitoksen toimitukset tulee kohteissa asianmukaisesti vastaanotetuiksi. Kiinteistönhoitaja ottaa vastaan rakennukseen tulevat Tilalaitoksen tilaamat huoltohenkilöt ja ohjaa heidät kohteisiinsa. Kiinteistönhoitaja valvoo myös heidän työsuorituksiaan ja kirjaa toteutuneet työtunnit ylös. Kiinteistöissä tehtävät huoltotyöt voidaan toteuttaa ilman tarpeettomia häiriöitä tai ongelmia (myötävaikutusvelvollisuus) rakennuksen taloautomaatiojärjestelmä toimii tavoitellulla tavalla muuttuvissa käyttötilanteissa rakennuksen lukitusten ja kulunvalvonnan ohjelmoinnit toimivat tavoitellulla tavalla muuttuvissa käyttötilanteissa Pitkäntähtäimen suunnitelmaan kirjataan kaikki kohteiden tulevat kunnossapitotarpeet. Kiinteistönhoitaja osallistuu myös pitkäntähtäimen suunnitteluun ja kartoitukseen Rakennuksen tekniikka säädetään taloudellisen käytön edellyttämälle tasolle käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot ja opastuksen rakennuksen ja sen käyttöön liittyvien teknisten laitteiden käyttöön kiinteistöä pidetään järjestyksessä autojen pysäköinti toteutuu asianmukaisesti piha-alue säilyy järjestyksessä piha-alueiden siisteys kiinteistönhoito huolehtii liputuksesta varastot säilyvät tarkoituksenmukaisessa ja määräysten mukaisessa kunnossa Rakennus- ja sen laitteisto toimivat myös virka-ajan ulkopuolella. Kiinteistönhoidon vikapäivystys huolehtii tällöin akuuteista ongelmista. Kiinteistönhoidon vikapäivystysryhmän tulee tuntea ja hallita monipuolisesti rakennusten laitteistot ja niiden sijainnit. Vikapäivystysryhmän käyttöön tulee pystyä luovuttamaan koko rakennuskannan yleisavain- ja etäohjausjärjestelmät, jotta vikatilanteissa apu voidaan tehokkaasti antaa. Näiden ulkoistamisessa on erityisiä riskejä. Kulutusperusteisten erien käyttö pysyy taloudellisena. Kiinteistönhoitaja raportoi kulutuslukemista sekä seuraa ja vertaa niiden toteutumia. Kiinteistönhoitaja informoi tarpeen mukaan käyttäjiä kulutusmuutoksista. Kiinteistönhoitaja on vastuussa rakennuksen energiatalouden toteutumasta osaltaan. Rakennuksen tilapäisillä käyttäjillä on pääsy rakennukseen. Kulkuoikeuksia tulee järjestää muun muassa ostopalvelutoimittajille ja joillekin iltakäyttöryhmille. Rakennuksen sisäilma pysyy vähintään tyydyttäväluokkaisena. Kiinteistönhoitaja käynnistää selvitystyön, mikäli sisäilman laatu heikkenee tätä huonommaksi. Kiinteistönhoidosta on laadittu tehtäväluettelo, jossa kerrotaan kiinteistössä määräajoin tehtävät työt.

14 KÄYTTÄJÄN ERIKSEEN TILAAMAT TYÖT Kiinteistönhoitohenkilöstöltä tilataan erillistä maksua vastaan palveluksia, jotka eivät kuulu suoraan kiinteistönhoitajien tehtäväkenttään. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi ylimääräiset ovien avaamiset, kaluston ja laitteiden kuljetukset, päivystysryhmän käyttäminen työajan ulkopuolisiin välttämättömiin palvelustehtäviin tai käyttäjän laitteiden korjaustyöt. Kiinteistönhoitaja tai tilalaitoksen hallinto auttaa myös käyttäjiä muissa teknistä osaamista tarvittavissa asioissa, kuten toimittajan kilpailuttamisessa käyttäjän tarvitsemiin hankintoihin ja urakoitsijan työn valvonnassa KIINTEISTÖNHOIDON ULKOISET PALVELUHANKINNAT Kiinteistönhoitohenkilöstö tilaa pieniä erikoisosaamista ja erityislaitteita vaativia töitä ulkopuolisilta toimijoilta. Kyseisten toimijoiden kanssa on tehty tyypillisesti hankinta- tai puitesopimuksia. Puitesopimukset on laadittu seuraavista toimialoilta: kaivojen tyhjennystyöt peltisepän työt jäähdytyslaitetyöt viemärinkuvaustyöt sammutinhuoltotyöt vesikatetyöt IV-kanavien nuohoustyöt öljypoltinhuoltotyöt piensähkötyöt pienputkityöt pienilmanvaihtotyöt pienrakennustyöt Lisäksi Naantalin kaupungin yksiköiltä hankitaan palveluja kuten esimerkiksi auraus- ja hiekoitustyöt saaristossa, lumenkuljetukset sekä vihertyöt. Työajan ulkopuoliset murtohälytykset on yhdistetty vartiointiliikkeelle. Hälytysten yhteydessä kiinteistönhoitajaa voidaan tarvita muun muassa lukitustehtävissä. Kiinteistönhoitaja tekee puolestaan tilauksia vartioliikkeelle pienissä työajan ulkopuolisissa vartijapalvelua edellyttävissä tilanteissa. Muita ulkoisia sopimuksia, joita kiinteistönhoitaja soveltaa työssään ovat erilaiset huoltosopimukset kuten hissien, palovaroitin-, paloilmoitin- ja sprinklerilaitteistojen huoltosopimukset.

15 15 Kiinteistönhoitajien ulkoa hankkimat palvelukset ovat suuruusluokaltaan luokassa alle 1000 euroa kappaleelta. Hankinnoista kiinteistönhoitaja informoi esimiestään PALVELUPYYNTÖOHJELMA Tehtävät jaetaan kiinteistönhoitajille palvelupyyntöohjelman välityksellä tai viikkopalavereissa. Kiinteistön hoito-, ylläpito- ja peruskorjaustyöt jaetaan toteuttajille palvelupyyntöohjelmalla. Ohjelmalla jaetaan pyyntöjä myös ulkoisille puitekumppaneille. Ohjelma jakaa palvelupyyntöjä myös sisään kirjoitetun huolto-ohjelman mukaan. Ohjelman avulla voidaan ilmoittaa myös ylimääräisistä palvelutarpeista ja kiinteistössä huomioiduista havainnoista kiinteistönhoitoon. Palvelupyynnön tekijänä voi olla kiinteistönhoitaja, Tilalaitoksen esimiehistö, kiinteistön käyttäjä tai ulkoinen puitekumppani KIINTEISTÖNHOITOPALVELUSTA SOVITAAN VUOKRASOPIMUKSISSA Naantalin rakennuskannasta huolehtiminen on asetettu Naantalin Tilalaitoksen vastuulla. Naantalin Tilalaitos on hallinnollinen taseyksikkö. Naantalin Tilalaitoksen taseessa olevien rakennuksien hallinta on luovutettu käyttäjille vuokrasopimuksilla. Vuokrasopimuksissa määritellään kiinteistöjen ylläpitotehtävien vastuuraja vuokralaisen ja vuokranantajan välillä. Liite: -esimerkkivuokrasopimus, palvelukiinteistö iii -esimerkkivuokrasopimus, ulosvuokrattu kiinteistö iv -vastuurajasopimusesimerkki v HENKILÖSTÖ JA ORGANISAATIO Kiinteistönhoito on yksi Tilalaitoksen taseyksikön tulosyksiköistä. Tilalaitos sijoittuu Naantalin kaupungin Ympäristövirastoon. Organisaatiokaavio-ote oheistetaan selvitykseen. Liite: -organisaatiokaavio vi Kiinteistönhoidossa työskentelee vuonna 2014 työpäällikkö ja 7 vakinaista kiinteistönhoitajaa, 1 määräaikainen ja yksi oppisopimusopiskelija. Varsinaista kiinteistöhoitohenkilöstöä on näin ollen yhdeksän hengen työpanoksen verran. Kiinteistönhoidon tulosyksikön vetäjänä toimii työpäällikkö.

16 KOULUTUS Kiinteistönhoidon tavoitteena on, että kiinteistönhoidon henkilöstö on täysimääräisesti kouluttautunut tehtäviinsä. Koulutusta pidetään tärkeänä toiminnan laadun, tehtävien sisäistämisen ja motivaation ylläpidon näkökulmista. Kiinteistönhoito oppisopimuskouluttaa henkilöstöään em. tavoitteen takia. Kiinteistönhoidon tulosyksikön vetäjänä toimii tällä hetkellä rakennusmestarin koulutuksen omaava työpäällikkö Kiinteistönhoitajan vakanssin haltijoista viidellä on kiinteistönhoitajan ammattitutkinto. Yksi kiinteistönhoitajista on kouluttautunut sähköasentajaksi. Yksi vakanssin haltija on tällä hetkellä oppisopimuskoulutuksessa kiinteistönhoidon ammattitutkinnon suorittamiseksi ja yksi on työteknikkokoulutuksessa työn ohella. Yhdellä kiinteistönhoitajalla ei ole ammattitutkintoa, mutta hän on eläköitymässä lähivuosina. Lisäkoulutus ei ole sen takia perusteltua IKÄJAKAUMATARKASTELU Kiinteistönhoitajien keski-ikä on 53,5 vuotta. Kiinteistönhoitajista yksi on alle 30-vuotias ja kolme on yli 60-vuotiaita. Muut viisi ovat välillä vuotiaita. Tulevien viiden vuoden aikana eläköityy kolme kiinteistönhoitajaa ja työpäällikkö ensimmäisen vanhuseläkkeelle siirtymisajan perusteella laskettuna POISSAOLOT JA SIJAISTUSTARVE Kiinteistönhoitohenkilöstön sairauspoissaolojen määrä on vuosina ollut keskimäärin alle 5 päivää työntekijää kohti vuodessa. Kiinteistönhoitoyksikkö hoitaa kiinteistönhoitotehtäviä tiiminä. Lyhyitä poissaoloja varten ei yleensä palkata sijaisia. Poissaolojen aikana hoidetaan poissaolijan tehtävät tiimin sisäisin järjestelyin. Pitkissä poissaoloissa käytetään sijaisia. Lisäksi kesälomakaudella joudutaan palkkaamaan ruohonleikkaaja päällekkäisiä poissaoloja paikkaamaan TIIVISTETYT TOIMENKUVAT Työpäällikkö Kiinteistönhoitajien esimies, vastaa kaupungin omistamien ja kaupungin käytössä olevien kiinteistöjen toiminnasta ja hoidosta. Palvelupyyntöohjelman ylläpito ja rakennuttamistehtävät saaristoalueella ovat kuuluneet hänen tehtäväkenttäänsä lisäksi sekä kunnossapidon työnjohdon sijaistaminen ja avustaminen.

17 17 Työpäällikön vakanssinhaltija siirtyi osa-aikaeläkkeelle. Vakanssinhaltija siirrettiin sen takia kiinteistönhoitoyksiköstä pois projektitehtäviin. Työpäällikön tehtävät hoidetaan osa-aikaeläkekauden aikana kiinteistönhoitoyksikön sisäisin tilapäisjärjestelyin. Yhden kiinteistönhoitajan toimi on muutettu sisältämään työpäällikön tehtäviä ja omaan toimeensa kuuluvia tehtäviä osa-aikaeläkekauden aikana. Järjestelyllä on kevennetty Tilapalveluiden sisäistä hierarkiaa. Kiinteistönhoitaja, keskusvalvomo Huolehtii, että hänelle vastuulleen osoitetut kiinteistöt ja laitteet, kuten lämmitys, sähkö ja ilmanvaihto toimivat tavoitellulla tavalla. Huolehtii taloautomaatiojärjestelmän keskusvalvomon pääkäyttötehtävistä. Huolehtii vastuulleen osoitettujen ulkoalueiden päivittäisestä puhtaanapidosta ja hoidosta sekä liputuksista. Toimii päivystäjänä tarvittaessa. Kiinteistönhoitaja Huolehtii, että hänelle vastuulleen osoitetut kiinteistöt ja laitteet, kuten lämmitys, sähkö ja ilmanvaihto toimivat tavoitellulla tavalla. Toimii päivystäjänä tarvittaessa KIINTEISTÖNHOIDON TYÖAIKA Kiinteistönhoitajien normaali työaika on Työaikoja sovelletaan tarpeen mukaan esimerkiksi talvihoitotehtävien tarpeiden mukaan. Kiinteistöhoitotyöhön kuuluu vikapäivystys 24h/7pvä. Päivystystehtäviin kuuluu myös juhlaliputusten toteuttaminen. Liputukset hoitaa päivystäjä takapäivystäjäpari yhdessä. Päivystäjä takapäivystäjäpari hoitaa myös akuutit, isot viikonloppu- ja pyhäaikaiset kiinteistönhoitotyöt kiinteistöillä. Tällaisia ovat esimerkiksi akuutit ja laajat talvihoitotehtävät. Kiinteistönhoitajat päivystävät vuorotellen viikon kerrallaan.

18 18 2. KIINTEISTÖNHOIDON ULKOISTUSMAHDOLLISUUDET 1.1. YLEISTÄ Ulkoistaminen tarkoittaa organisaation osan tai osatoiminnon siirtämistä ostettavaksi ulkopuoliselta organisaatiolta alihankintana. Ulkoistaminen merkitsee myös erikoistumista ja verkostoitumista. Ulkoistuksen tarkoituksena on jakaa tehtäviä osatehtäviin erikoistuneille organisaatioille, jolloin organisaatiolla on mahdollisuus saada kustannus-, laatu- ja resurssihyötyjä. Ulkoistuksen yhteydessä organisaatio voi jakaa riskitekijöitä eri alihankkijoille. Ulkoistus mahdollistaa organisaation osaamisen tai tuotevalikoiman keskittämistä kapeammalle sektorille SELVITYKSEN NÄKÖKULMA Palvelustrategian asettamana tehtävänä on selvittää, mikä osuus kiinteistönhoidosta on mahdollista ulkoistaa vuonna Periaatteessa koko kiinteistönhoito on ulkoistettavissa. Kiinteistönhoito on tukipalvelua, jonka toteuttamistapaa ei laissa ole säädetty. Kiinteistönhoitopalveluita on myös saatavilla markkinoilta. Ulkoistuksessa on lähtökohtaisena tavoitteena saavuttaa edellisessä kappaleessa mainittuja hyötyjä. Ulkoistuksesta voi kuitenkin syntyä myös haittoja. Tässä selvityksessä ulkoistuksen mahdollisuutta on päädytty tarkastelemaan siitä näkökulmasta, että ulkoistaminen on mahdollista toteuttaa, jos siitä on enemmän hyötyä kuin haittaa. Hyödyn ja haitan vertaaminen ei ole kuitenkaan täysin yksikäsitteistä. Sen takia ulkoistamisen mahdollisesta laajuudesta annettava kuva on suuntaa-antava. Tavoitteena on tässä selvityksessä siis esittää, mikä osuus voidaan toteuttaa kokonaistaloudellisesti edullisemmin ulkoistettuna kuin omana toimintana. Kokonaistaloudellinen edullisuus muodostuu tehtävän hinnan ja laadun kokonaisuudesta. Tämän selvityksen lähtökohdaksi on vertailtavuuden takia otettu nykyisen laatutason säilyttäminen MIKÄ OSUUS ON KIINTEISTÖNHOIDON OSALTA MAHDOLLISTA ULKOISTAA Kiinteistönhoito on Naantalin kaupungissa ulkoistettu hyvin pitkälle. Kiinteistönhoitajan varsinaisen työpanoksen lisäksi sisäisiä eriä muodostuu kiinteistönhoitajien työnjohdosta sekä osuudesta kaupungin hallintoon ja

19 19 toimistopalveluihin. Tulosyksikön henkilöstön työnjohtajana toimii työpäällikkö. Tällä hetkellä tehtävä hoidetaan sijaisuusjärjestelyin. Sijaisena toimii työpäällikön osa-aikaeläkkeen aikana yksi kiinteistönhoitajista oman toimensa ohella. Kaikki erikoistyöt ja erikoislaitteita vaativat työt periaatteessa hankitaan ulkoa. Ulkoa hankittaviin erikoistöihin lasketaan tässä selvityksessä Viheryksiköltä hankittavat alueiden hoitotyöt. Kyseisten töiden osuutta on vähennetty reilusti viimeisen kahden vuoden aikana. Vuonna 2015 hankinta on noin euroa. Vihertöiden hankintaosuus näyttää vähenevän vielä tulevaisuudessa. Vihertöiden osuutta ei ole kiinteistönhoidossa ollut mahdollista vapaasti järjestellä vaan näitä alueiden hoitotöitä on konsernissa asetettu ostettavaksi Viheryksikön sesonkikauden ulkopuolella, syksyllä ja talvella. Alueiden hoitotyöt käsittävät lähinnä viheralueiden suursiivoustöitä ja talviauraustöitä. Vihertyöt on mahdollista toteuttaa myös kokonaan ostopalveluin tai kokonaan kiinteistönhoidon tilapäistyövoimalla. Kiinteistönhoito hankkii lisäksi konsernin sisältä Vesilaitoksen palveluita sekä konevarikon huolto- ja kuljetuspalveluita sekä varaston myyntipalveluita. Näidenkin hankintojen toteuttamista on ohjattu konsernin sisäisillä ohjeilla. Kirjanpidollisesti näitä hankintoja käsitellään ulkoisina, mutta ne ovat konsernin sisäisiä tosiasiallisesti. Kiinteistönhoidon muut hankinnat ovat ulkoisia. Nämä hankinnat toteutetaan mahdollisuuksien mukaan aina puitesopimusten pohjalta tai muuten kilpailutettuina. Kiinteistönhoitajien varsinainen työn ja päivystyksen toteutus ovat ainoat tosiasiassa ulkoistustarkasteluun otettavat asiat, koska muut kohteet ovat tavalla tai toisella sidottuja tai jo ulkoistettuja. Kiinteistönhoitajien työtä ja siihen välittömästi kytkeytyviä työkalu-, vaatteistoja matkustuskustannuksia nimitetään tässä selvityksessä peruskiinteistönhoidoksi. Tämän osuuden kustannus on noin (TP2013). Varsinaisten henkilöstökulujen osuus tästä on ilman päivystyskorvauksia ja työkalu-, vaatteisto ja matkustuskustannuksia noin euroa. Peruskiinteistönhoidon osuuden kilpailuttamista tarkastellaan siten jatkossa, kun selvitetään ulkoistettavaksi mahdollista kiinteistönhoidon osuutta TEHTÄVÄKOHTAINEN ULKOISTUS Peruskiinteistönhoidon tehtävistä on vielä mahdollista ulkoistaa ne osuudet, joita ei vielä ole ulkoistettu ja jotka vaativat sellaista erikoisosaamista, jota oman yksikön ei ole järkevä ylläpitää sellaista kalustoa, jota ei yksikön ole järkevää hankkia pienen käyttötarpeen takia

20 20 Naantalin kaupungin kiinteistönhoitoyksikön tehtävistä on mahdollista ulkoistaa seuraavia tehtäviä: Ruohonleikkuutyöt ovat selkeä kokonaisuus, joka on toteutettavissa taloudellisimmin tehokkailla ja tarkoitukseensa sopivilla laitteilla. Asian keskittynyt yritys pystyy päivittämään kalustoansa kaupungin kiinteistönhoitoa paremmin, kun hoitoalueet ovat riittävän suuria. Viherkasvien hoitotöihin ei kiinteistönhoidolla ole riittävää ammattitaitoa. Toisaalta viherkasvien tärkeimmällä hoitokaudella ei Viheryksiköllä ole vapaata resurssia hoitopalvelujen myymiseen. Viherkasvien hoitotyöt soveltuvat sen takia hyvin ulkoa hankittaviksi. Leikkipuistojen ylläpito ja tarkastukset vaativat erikoisosaamista, jota kiinteistönhoitoyksikön on haasteellista ylläpitää. Leikkipuistojen kunnon tulee täyttää EU-direktiivien säännökset. Etenkin leikkikenttien tarkastustoiminta on perusteltua ulkoistaa tehtävään erikoistuneelle taholle. Piha-alueiden talvihoitotyöt vaativat taloudellisesti toteutettuna tehokkaiden kiinteistönhoitokoneiden käyttöä. Kaupungin kiinteistönhoidon traktorit soveltuvat huonosti ahtaiden kiinteistöpihojen talvihoitoon. Traktorien päivittäminen kiinteistönhoidon tarpeiden mukaiseksi on osoittautunut hankalaksi kaupungin hankintaohjelmissa. Koneiden eri yksiköiden välinen yhteiskäyttö aiheuttaa koneiden valintaan sellaisia kompromisseja, jolloin kiinteistöjen talvihoitotyön tehokkuus kärsii. Kiinteistönhoitajien alueet ovat viime vuosina kasvaneet niin paljon, että kiinteistönhoitajien on vaikeata selvitä talvihoitokaudella kaikista tehtävistään ilman runsaiden ylitöiden tekemistä. Lisäksi ongelmaa aiheuttaa se, että talvihoitotyöt on toteutettava yleensä aamuyön tunteina. Talvihoitotöiden ulkoistaminen on näiden syiden takia ulkoistamiseen edullinen tehtävä SESONKIAIKAISET PALVELUT Peruskiinteistönhoidon tehtävistä on edullista ulkoistaa tehtävät, jotka ovat luonteeltaan voimakkaasti sesonkiluontoisia. Kiinteistönhoidon resurssit on pyritty mitoittamaan tasaisen työkuorman mukaiseksi. Sesonkipainotteiset erityistehtävät on edullista ulkoistaa työkuorman sesonkiaikaisen ylikuormittumisen takia. Kiinteistönhoidon tehtävistä seuraavat jo edellä mainitut viherhoitotyöt ja talvihoitotyöt ovat luonteeltaan sesonkiluontoisia ALUEKOHTAINEN ULKOISTUS JA MONITOIMIMIESTOTEUTUS Eri alueiden peruskiinteistönhoidon tehtäviä voi olla myös ulkoistaa joissakin tapauksissa. Alueellinen kiinteistönhoidon ulkoistus voi olla perusteltua esimerkiksi saaristoalueen kiinteistöissä. Ulkoistettavalla alueella voitaisiin kiinteistönhoidon tehtäväkenttä rajata muun kaupungin kiinteistönhoidosta

21 21 poikkeavalla tavalla. Järjestely mahdollistaisi esimerkiksi monitoimimiesjärjestelmän uudelleen käyttöönoton saaristoalueella. Tällöin Ulkoistukseen voitaisiin kytkeä esimerkiksi vahtimestaritehtäviä, alueiden hoitotehtäviä ja siivouspalvelujen tehtäviä kiinteistönhoitotehtävien oheen. Toisaalta kiinteistönhoitotehtävät voitaisiin rajata kiinteämmin päivittäisiin perustehtäviin. Tällöin pitempiaikaista vastuunkantoa edellyttävät tehtävät, kuten taloautomaation ja talotekniikan säädöt sekä kunnossapitoluontoiset työt, jäisivät kaupungin oman kiinteistönhoitoyksikön keskitetysti toteutettavaksi. Alueellisessa ulkoistuksessa on ajatuksena se, että kiinteistönhoitotehtävien hoitoon on löydettävissä Tilalaitoksen toimintatapaa joustavampi malli, joka mahdollistaa kokonaistaloudellisesti paremman lopputuloksen. Lähtökohtaisena ajatuksena on, että Tilalaitoksen toimintamallin tekeminen joustavammaksi ei olisi samaan aikaan ole perusteltu vaihtoehto SAARISTOALUEIDEN KOHTEIDEN ULKOISTAMINEN Saaristoalueen kohteiden ulkoistamisessa voisi tulla kyseeseen esimerkiksi jokin osa seuraavista vaihtoehdoista: o Velkuan tilapalvelujen ja yhdyskuntatekniikan palvelujen yhteisostopalveluhankinta Kummelin ja koulun siivous, ateriapalvelut ja kiinteistönhoito hoidetaan nyt omana työnä. Edullisimman lopputuloksen saamiseksi näiden kiinteistöjen kiinteistönhoito, siivous- ja ateriapalveluiden ulkoistaminen pitäisi tehdä yhtenä kokonaisuutena. Kiinteistönhoidon osalta kilpailutuskokonaisuuteen voitaisiin sijoittaa peruskiinteistönhoitoon kuuluvia huoltotehtäviä. Näiden osuus on noin 0,2 htv. Samalla voisi tarkastella myös viherpalveluiden hoidon mukaan ottamista mahdolliseen tarjouskilpailuun. Katu- ja laiturialueiden hoito on jo ulkoistettu. Tämä ulkoistusvaihtoehto tarkoittaa kuitenkin, että rakennusten kunnossapitotyöt ja säätö ja automaatiotyöt jäävät ulkoistuksen ulkopuolelle. o Rymättylän kiinteistönhoidon ja yhdyskuntatekniikan palvelujen yhteisostopalveluhankinta Kiinteistönhoidosta ulkoistettavaksi tarjottaisiin kiinteistönhoidon osalta Katavakoti, koulu, entisen kunnantalon päiväkoti ja kunnantalon muut tilat, nuorisotila ja Aaholli, Taipaleen urheilukentän liikuntatila, Poikon päiväkoti sekä paloasema, jolloin kaikki Rymättylän alueen kaupungin hoidossa olevat tilat olisi ulkoistettu.

22 22 Kiinteistönhoidon osalta kilpailutuskokonaisuuteen voitaisiin sijoittaa peruskiinteistönhoitoon kuuluvia huoltotehtäviä. Tämän kokonaisuuden resurssitarve kiinteistönhoitajan palveluista on 1 htv. Samalla voisi tarkastella myös viherkatu- ja laiturialueiden hoitopalveluiden mukaan ottamista. Tämä ulkoistusvaihtoehto tarkoittaa kuitenkin, että rakennusten kunnossapitotyöt ja säätö ja automaatiotyöt jäävät ulkoistuksen ulkopuolelle. o Merimasku Ulkoistettavaksi tarjottaisiin kiinteistönhoidon osalta koulu, päiväkoti Kaarnapaatti, Kensu, kentän pukusuoja, kodinhoitajien taukotilat, Lossitupa, Rantamakasiini, Vanha kunnantalo ja Apaja, jolloin kaikki Merimaskun alueen kaupungin hoidossa olevat tilat olisi ulkoistettu. Kiinteistönhoidon osalta kilpailutuskokonaisuuteen voitaisiin sijoittaa peruskiinteistönhoitoon kuuluvia huoltotehtäviä. Tämän kokonaisuuden resurssitarve kiinteistönhoitajan palveluista on 1 htv. Samalla voisi tarkastella myös viherkatu- ja laiturialueiden hoitopalveluiden mukaan ottamista KUNTAYHTEISTYÖ Seudullinen kuntajakoselvitys on päätymässä siihen, että selvitysmies esittää Naantalin ja Maskun kesken tehtävää kuntaliitosta. Toisena vaihtoehtona on Naantalin, Maskun, Taivassalon ja Kustavin kuntaliitos. Ensisijaisesti kuntayhteistyöselvitys tulisi tässä vaiheessa perustua näihin yhteistyökuntiin ja erityisesti Maskun suuntaan. Tästä selvityksestä tulemme saamaan selvitysmiehen laatiman selvityksen sopimusluonnoksineen syyskuun 2014 loppuun mennessä, joten tämän jälkeen voidaan tältä osin tehdä johtopäätöksiä. Kuntaliitoksen toteuttaminen ei tuota kuitenkaan tässä selvitykseen lisävalaistusta, sillä kuntaliitoksen toteuttaminen ei sisällä ulkoistusta. Itse asiassa kuntaliitoksen jälkeen kaupungin työntekijöille tulisi irtisanomissuoja. Toinen mahdollinen yhteistyösuunta on Raisio. Raision ja Naantalin tilapalvelujen toimintamallit ovat hyvin lähellä toisiaan. Toimintojen yhdistämisellä olisi saatavissa joitain hyötyjä Suurempi yksikkö mahdollistaa parempien erikoistumismahdollisuuksien takia kiinteistönhoitotyön laadun parantamisen. Parempi laatu voi näkyä kiinteistönhoidon erikoislaitteiden esimerkiksi taloautomaatiojärjestelmän käytössä.

23 23 Toisaalta samoja asioita ei ole tarpeen valmistella kahdelle eri yksikölle, jolloin työmäärä suhteessa työntekijämäärään vähenee. Suuremmassa yksikössä erikoiskaluston hankinnat hyödyttävät isompaa tehtäväkenttää, jolloin kiinteistönhoitotyön taloudellisuus paranee. Lisäksi suuremmassa yksikössä hallintoa ja toimistopalveluita voidaan supistaa keskittämishyötyjen takia. Kuntayhteistyön haasteena on toimivan ylikunnallisen yhteistoimintaorgaanin perustaminen, ellei kuntaliitoksia toteuteta. Toimielin vaatii oman päätöksentekokoneistonsa. Hankintalain noudattaminen on myös haasteellista toimielimen ja kuntien välisissä hankinnoissa MIKÄ OSUUS KIINTEISTÖNHOIDOSTA ON HANKALASTI ULKOISTETTAVISSA KOKO KIINTEISTÖNHOITO ON HANKALASTI ULKOISTETTAVISSA Kiinteistönhoitoyksikkö on kokonaisuutena hankalasti ulkoistettavissa, vaikka markkinoilta on saatavissa kaikkia kiinteistönhoidon palveluja eri yrityksiltä. Kiinteistönhoitajan tehtävään kuuluu sellaista pitkäaikaista vastuuta, jota ei ulkoistuskilpailussa ja toteutuksen valvonnassa kunnolla voida ottaa huomioon. Kiinteistönhoitajan toimenpiteillä vaikutetaan välillisesti tilojen keskeisiin kustannuseriin kuten lämmitys-, sähkö- ja kunnossapitokustannuksiin. Peruskiinteistönhoidon kustannus on selvästi näitä välillisesti kiinteistön omistajan maksettaviksi koituvia eriä pienempi. Rakennusten sisäilmaongelmatilanteissa rakennus leimautuu helposti aiheettomasti syylliseksi. Pitkäjänteinen vastuu omaksi koetun rakennuksen kunnossapitotoimista ja kiinteistönhoidosta voi estää aiheettoman leimautumisen. Seuraavassa on tarkasteltu lähemmin hankalasti ulkoistettavia osatehtäviä: KIINTEISTÖNHOIDON VÄLILLISET VAIKUTUKSET Kiinteistönhoitoon kytkeytyvät välilliset hankinnat on hankalasti ulkoistettavissa. Peruskiinteistönhoitotehtävässä syntyy välillisiä kiinteistönhoidon alaan kuuluvia hankintoja. Nämä hankinnat ovat keskeisiä kiinteistönpidon kuluja. Näitä ovat ulkoa ostettavia aineita, tavaroita ja tarvikkeita taikka ostopalveluita. Tällaisia ovat muun muassa lämmitys-, nuohouspalvelu-, erikoisammattimiespalvelu-, suodatin- ja huoltokorjauspalvelukustannukset. Välillisten hankintojen merkitys on keskeinen tilanpalveluiden tuloksessa. Peruskiinteistönhoidon kustannus on alle

24 24 viidesosa aiheutuvista välillisistä kustannuksista. Merkittävämpiä hankintoja on hankala antaa ulkoisen kiinteistönhoitoyrittäjän toteuttamaksi, koska niiden aiheuttamia seurannaiskustannuksia on vaikea siirtää yrittäjän vastuulle tosiasiassa. Kiinteistönhoitaja tekee nykyisessä Tilalaitoksen mallissa pieniä kunnossapitohankintoja kilpailutetuilta puitekumppaneilta. Tyypillisiä tällaisia voivat olla esimerkiksi oviympäristön, sprinklerien, paloilmoitinlaitteiden, valaistuksen, murtohälytys-, lämmitys- tai ilmanvaihtojärjestelmien pienkorjaushankinnat. Tällaisia pienpalveluita ulkoistettu kiinteistönhoitoyksikkö voi edellisestä poiketen, erikseen sovittavalla tavalla, hankkia kiinteistönomistajan lukuun. Isot välilliset hankinnat on edullista jättää Tilalaitoksen työnjohdon tehtäviksi, koska niistä aiheutuvia seurauksia ei voida kohdistaa pelkästään ulkoiselle toimijalle RAKENNUSAUTOMAATIOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ JA KEHITTÄMINEN Kiinteistöjen rakennusautomaatiojärjestelmä on arvokas kiinteistönpidon järjestelmä. Järjestelmää on kehitettävä jatkuvasti ja pitkäjänteisesti, jotta se pysyy ajantasaisena. Huolimattomalla käytöllä on mahdollista koko järjestelmä saada toimimaan laajasti epätaloudellisesti. Järjestelmän säätäminen ja korjaaminen takaisin toimivaksi voi tulla huomattavan hintavaksi. Järjestelmän jatkuva huolellinen kehittäminen tuottaa merkittäviä säästöjä muun muassa kiinteistön energiakustannuksiin. Rakennusautomaatiojärjestelmä on suuressa roolissa myös rakennusten sisäilmaongelmien muodostumisessa tai vähentämisessä. Rakennusautomaatiojärjestelmän käytön keskeinen osuus on poikkeamatilanteiden ohjelmointi. Ajantasaiset ohjelmat mahdollistavat käyttäjille laadukkaat tilapalvelut. Ongelmana on, että rakennusautomaatiojärjestelmän käytön merkittäviäkin virheitä on vaikea havaita ennen kuin pitkälti jälkikäteen. Virheitä on myös vaikea järjestelmästä löytää ja korjata. Näiden syiden takia rakennusautomaatiojärjestelmän käytön ulkoistaminen ei ole suotavaa. Järjestelmän käytön vastuu on syytä pitää itsellä AVAINJÄRJESTELMIEN OHJELMOINTI JA HOITO Kiinteistönhoitajilla on käytössään koko rakennuskannan avainjärjestelmät ja yleisavaimet. Järjestelmää on suojattu reittiavainjärjestelmillä. Kiinteistönhoitajan

25 25 tehtävänä on luovuttaa avaimia rakennusten tilapäisille käyttäjille esimerkiksi kunnossapitourakoitsijoille. Avainjärjestelmien vapauttaminen ulkoisen yrittäjän käyttöön on haasteellista. Riskinä voi olla salaisen tiedon pääseminen vääriin käsiin ja järjestelmien sekoittuminen. Avainjärjestelmien hallinnassa on pidettävä tiukan järjestelmällinen ote eikä niitä ole mahdollista levittää useille tahoille, että ne pysyvät turvallisina PÄIVYSTYSPALVELU Kiinteistönhoidon vikapäivystyspalveluun osallistuvien henkilöiden tulee hallita koko rakennuskannan tekniset laitteet ja järjestelmät pääpiirteissään. Päivystyspalvelun ulkoistaminen on haasteellista, sillä päivystäjän tulee löytää hälytyskohteet nopeasti tuntea kunkin kiinteistön kriittiset erikoisominaisuudet hallita kaikkia keskeisiä salassa pidettyjä kiinteistön turvallisuusjärjestelmiä, kuten murtohälytysjärjestelmiä, avainjärjestelmiä ja taloautomaatiojärjestelmiä OMISTAJAVASTUUN ULKOISTAMINEN Kiinteistönhoitaja on omien kiinteistöjensä asiantuntija ja vastuuhenkilö. Kiinteistönhoitajan tehtävässä on paljon omistajavastuun piirteitä. Kiinteistönhoitaja vastaa siitä, että rakennus säilyy asetetussa käyttökunnossa. Kiinteistönhoitaja on myös tärkeä henkilö käynnistämään rakennuksissa selvitystyöt vahinkojen ja vaurioiden estämiseksi. Kiinteistönhoitajan tehtävään kuuluvaa omistajavastuuosuutta on haasteellista ulkoistaa muun muassa kilpailutuskausien lyhytaikaisuuden takia.

26 26 3. JOHTOPÄÄTÖKSET Kiinteistönhoidon tulosyksikkö on nykyisellään merkittävältä osin ulkoistettu. Ulkoa hankitaan lähes kaikki erikoisammattimiespalvelut ja erikoiskalustoa edellyttävät palvelut. Myös kaikki tavarahankinnat ovat ulkoisia. Ulkoiset hankinnat on kilpailutettu kaupungin hankintaohjeiden mukaisesti. Kaupungin sisäisiä kustannuksia muodostuu lähinnä henkilöstökuluista sekä näihin kiinteästi sidoksissa olevista vaatteisto-, työkalu- ja matkustuskuluista. Näitä nimitetään selvityksessä peruskiinteistönhoidon kuluiksi. Peruskiinteistönhoidon kustannukset olivat tilinpäätöksessä 2013 noin 0,5 M. Kiinteistönhoitokokonaisuuden kokonaiskustannukset olivat vuonna 2013 noin 2,5 M. Kiinteistönhoidon keskeisiä hankintoja ovat lämmitys, sähkö, vesi ja jätehuolto. Palveluhankinnoista keskeisiä ovat erikoisammattitaitoa tai erikoislaitteita vaativat alueiden ja rakennusten kunnossapitopalvelut. Selvityksen mukaan peruskiinteistönhoidon ulkoistamisen määrää on hankala olennaisesti lisätä nykyisestä tasosta. Erityisen haasteellista se on kiinteistönhoitoon liittyvän omistajavastuun ulkoistamisen osalta. Vaikeasti ulkoistettavia kohteita ovat myös muun muassa taloautomaatiojärjestelmät ja kiinteistöpäivystys sekä pitkän tähtäimen merkitykselliset kehityshankkeet. Kiinteistönhoidon ulkoistamiselle ei ole lainsäädännöllisiä esteitä ja kaikkia kiinteistönhoidon palveluja on saatavilla markkinoilta. Lisäulkoistaminen on näin ollen mahdollista. Työryhmän näkemyksen mukaan tavoiteltavaa olisi pitkällä tähtäimellä ulkoistustason kasvattaminen asteittain siten, että kaupungin kiinteistönhoidon tehtävä tiivistyisi entistä enemmän kiinteistöjen arvon säilymisen ympärille. Kiinteistönhoidon tehtävistä voisi poistaa entistä tarkemmin sesonkiluontoiset työt, erikoisammattitaitoa ja erikoiskalustoa vaativat tehtävät. Kiinteistönhoitohenkilöstö mitoitettaisiin tällöin vielä tiukemmin ydintehtävän toteuttamisesta huolehtimiseen. Kiinteistönhoitajien tukena kiinteistönhoitotehtävissä tulisi olemaan ulkoisia kumppaneita selvästi laajemmin kuin nykytilanteessa. Tavoitteeseen tulisi siirtyä vähitellen luontaisen poistuman mahdollistamassa aikataulussa. kolme kiinteistönhoitajaa ja työpäällikkö saavuttavat laskennallisen eläköitymisiän seuraavan viiden vuoden kuluessa. Ensimmäisessä vaiheessa saaristoalueen kiinteistönhoito voitaisiin ulkoistaa. Ulkoistuksen ulkopuolelle tulisi tällöin jättää kuitenkin rakennusautomaation hallinta ja vikapäivystys. Ulkoistustarkastelun yhteydessä tulisi tarkastella saariston palveluiden toteuttamista monitoimimiespalveluna ja ottaa huomioon myös siivousja ateriapalveluiden mahdolliset ulkoistushankkeet. Lisäksi tarkasteluun otettaisiin

27 27 mukaan ainakin vahtimestari-, liikenneväylien hoito-, viheralueiden hoito ja pienvenesatamienhoitopalvelut. Toinen ulkoistustarkasteluun asetettava kohde voisi olla kiinteistöjen pihaalueurakointi. Piha-alueiden hoito on oma kokonaisuutensa, joka on sesonkipainotteista ja joka vaatii erikoisammattitaitoja ja erikoiskalustoa. Pihaalueurakointitarkastelu olisi mahdollista käynnistää vuoden 2016 alussa.