Jokilatvojen tilapalveluiden Kuntayhtymän palvelutuotannon YLEISSOPIMUS

Transkriptio

1 Jokilatvojen tilapalveluiden Kuntayhtymän palvelutuotannon YLEISSOPIMUS

2 2

3 3 TUOTANNON YLEISSOPIMUS SISÄLTÖ 1 SOPIMUKSEN TARKOITUS TOIMINTA JA TEHTÄVÄT TOIMINTAYMPÄRISTÖ TUOTANNON VALVONTA TALOUDEN SEURANTA VASTUUT JA ASIOIDEN VALMISTELU VUOSISUUNNITTELU ASIAKASPALVELU JA TIEDOTTAMINEN ERIMIELISYYDET SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO SOPIMUKSEN LIITTEET PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET...9

4 4

5 5 TUOTANNON YLEISSOPIMUS 1 SOPIMUKSEN TARKOITUS 2 TOIMINTA JA TEHTÄVÄT Sen lisäksi, mitä kuntien (tilaajat) ja Jokilatvojen Tilapalveluiden Kuntayhtymän perussopimuksessa, henkilöstösopimuksissa ja kuntakohtaisissa palvelusopimuksissa on sovittu, sovitaan osapuolten välisestä yhteistyöstä, tuotannosta ja sen järjestämisestä sekä seurannasta ja valmistelusta ja suhteesta asiakkaisiin seuraavaa. Mitä alla on sovittu, sisältyy erikseen siitä mainitsematta tuotantosopimusten kokonaiskustannuksiin. Jokilatvojen Tilapalveluiden Kuntayhtymä toimii perussopimuksen mukaisesti kuntien omistamana kuntayhtymänä, joka tuottaa omistajilleen tarvittavat kiinteistönpitoon liittyvät palvelut sekä tarvittaessa rakennuttamispalvelut. Tilaajat hankkivat kuntayhtymältä sen liiketoiminta-alueisiin kuuluvat palvelut. Tuotannon määrästä, tuotantotavoista, tehtävistä töistä ja tuotannon laatutasoista sekä yksityiskohtaisista hinnoitteluperusteista sovitaan erikseen vuosittain tehtävillä kuntakohtaisilla palvelusopimuksilla. Sopimuksen solmimishetkellä kuntayhtymän toimialaan kuuluvia, mutta suoraan tilaajan/tilaajien muilta tilaamia palvelusopimuksia voidaan siirtää liikelaitokselle tilaajan/tilaajien päättämässä laajuudessa. Erikseen on sovittava kuntakohtaisesti mm. kuntien rakennusten ylläpito- ja peruskorjauksiin liittyvät asiat, koska kunnissa on rakennusten kuntotaso erilainen ja kuntakohtainen korjausbudjetointi on eritasoista. Myös rakennuttamispalveluihin liittyvistä seikoista sovitaan tilaajittain. Tuotanto hoidetaan joko kuntayhtymän omana tuotantona tehden tarvittaessa ulkoisia hankinta- ja palvelusopimuksia tai projektinjohto-urakkana, jossa kuntayhtymä vastaa työmaan hankkeen johdosta ja tekee hankintasopimukset nimiinsä tai projektinjohtorakentamisen muina muotoina tilaajien kanssa erikseen sovittaessa. Tehtävät määritetään yksityiskohtaisesti kuntakohtaisissa palvelusopimuksissa, joissa määritetään tuotannon sisältö kunkin kunnan tarvitsemien palveluiden mukaisesti. 3 TOIMINTAYMPÄRISTÖ Kunnat osoittavat Kuntayhtymän työntekijöille kunnan alueella tarvittavat työtilat. Lisäksi kunnat luovuttavat kiinteistönhoidon ja siivouksen pienkaluston korvauksetta Kuntayhtymän käyttöön. Kunnan luopuessa palvelui-

6 6 den ostamisesta Kuntayhtymältä kunnan luovuttama kalusto palautetaan siinä kunnossa kuin se sillä hetkellä on. Muutoin kiinteistönhoidossa tarvittavan kaluston Kuntayhtymä hankkii itse. Kunnat luovuttavat Kuntayhtymälle käyttöoikeudet kuntien olemassa oleviin huoltokirjoihin ja kiinteistöjen automaatiojärjestelmiin. Kiinteistöjen huoltokirjat ja automaatiojärjestelmät talotekniikka saatetaan alueellisen yhteispäivystyksen vaatimalle tasolle kuntien kanssa yhteistyössä tehdyn aikataulun mukaisesti. Kunnat saattavat ATK-järjestelmänsä yhteispäivystyksen edellyttämälle tasolle. 4. TUOTANNON VALVONTA Kuntayhtymä valvoo kunkin tilaajan tuotantoa erikseen. Kuntayhtymä valvoo työsuorituksia tuotantosopimuksissa mainittujen laatumääritysten ja työohjeiden mukaisesti. Kunnat valvovat laatutasoa sopimuksissa mainitulla tavalla ja osallistuvat tulosohjaus- ja laatujärjestelmien laatuarviointeihin ja reklamaatioiden käsittelyyn. Tuottaja järjestää tuotannon kunkin tilaajan tarpeiden kannalta tarkoituksenmukaisesti ja tilaajan hankkeiden ja kohteiden laadun ja aikataulutavoitteiden mukaisesti. Tuottajan toiminta organisoidaan siten, että tuottaja voi tuottaa palvelut, kuten kohdassa 2 on esitetty. Tuottaja voi kilpailuttaa ja valvoa hankkeen tai tuottaa kohteen ulkopuolisella palvelutuottajalla tilaajan niin päättäessä sitä varten perustetun liiketoimintayksikön kautta. Tuotannon valvonta järjestetään siten, että se kattaa kiinteistöpalveluiden vuosisopimukset ja kuntien ylläpito- ja peruskorjauskohteiden kohdekohtaiset sopimukset ja niiden taloudellisen seurannan tilaajien tarpeiden mukaisesti. Ylläpito- ja peruskorjauskohteista pidetään tilaajan hyväksymällä tavalla vastaanottotarkastus ja luovutustilaisuus kunnossapitäjälle. Työmaista ja hoitoalueista pidetään työpäiväkirjaa, johon merkitään havainnot säätilasta, suoritetut toimenpiteet ja poikkeamat. Kopiot päiväkirjasta toimitetaan tilaajille tarvittaessa. 5. TALOUDEN SEURANTA Kuntayhtymä kattaa kaikki kulunsa ja vastaa tilaajilleen palvelusopimusten (kiinteistönhoito, siivous ja käyttäjäpalvelut) ja kohdekohtaisten sopimusten (rakennusten ylläpito- ja peruskorjaukset) sekä muiden tilaajien kanssa tehtävien sopimusten perusteella. Kuntayhtymä vastaa tuotantosopimusten mukaisten ylläpito- peruskorjauskohteiden kustannusarvioiden laatimisesta ja ulkopuolisten urakoiden ja aliurakoitsijoiden tarjouskilpailuista. Kuntayhtymä järjestää tarjouskilpailut tilaajien hyväksymien urakoitsijoiden kesken. Vuosittaiset palvelusopimukset laaditaan kiinteistöpalveluihin liittyvästä tuotannosta ja tilaaja päättää talousarviossaan kunkin vuoden kiinteistönpidon sisällöstä ja määrästä. Samoin vuosittain laaditaan käyttäjäpalveluso-

7 pimukset mm. siivouksen osalta. 7 Kohdekohtaiset sopimukset laaditaan kuntien ylläpito- ja peruskorjauskohteittain. Kunkin kohteen kustannusarvion käsittelee ja hyväksyy tilaaja. Kuntayhtymä laatii kohdekohtaiset sopimukset yhteisesti hyväksyttäväksi. Kuntayhtymä järjestää toimintansa ja taloudellisen seurannan ja kirjanpidon siten, että seuranta tehdään tilaajittain. Seurannassa eritellään ylläpitoon liittyvät tuotantosopimusten mukainen tuotanto kiinteistöittäin ja kuntien ylläpito- ja peruskorjauskohteet kohdekohtaisesti. Kuntayhtymän hallinto- ja yleiskulujen kattaminen osoitetaan tuotantosopimusten ja kuntien ylläpito- ja peruskorjauskohteiden kustannusarviossa ja ne sisältyvät kokonaiskustannuksiin. Hallinto- ja yleiskulut jaetaan vastuualueiden kesken vastuualueiden talousarvioon varattujen määrärahojen suhteessa. Hallinto- ja yleiskustannuksiin lasketaan mukaan hallinnon, toimitusjohtajan, hallituksen ja yhtymäkokouksen menot. Kiinteistöpalveluihin liittyvän tuotannon seuranta tehdään siten, että kuntakohtaisesti voidaan seurata vuosisopimuksen mukaisen tuotannon toteutumista ja päättää tarvittavista muutoksista vuosisopimuksen määrittämissä tuotannollisissa ja taloudellisissa puitteissa. Laskutus perustuu seurannan perusteella osoitettuihin toteutuneisiin kustannuksiin sekä yhdessä sovittuihin hinnoitteluperusteisiin. Mikäli muutoksista huolimatta vuosisopimuksen mukaisessa tuotannossa syntyy alijäämää, vastaa kukin tilaaja siitä itsenäisesti. Alijäämä katetaan tarvittaessa lainalla, josta syntyvistä korkokuluista vastaa tilaaja. Tilaaja sitoutuu kattamaan alijäämän viimeistään seuraavana talousarviokautena. Ylläpito- ja peruskorjauskohteiden kustannusseuranta järjestetään kohdekohtaisesti. Kunkin kohteen loppulaskutus (viimeinen maksuerä) perustuu seurantaan ja toteutuneisiin kustannuksiin. Viimeisen maksuerän suuruus on siten ko. kohteen maksettujen maksuerien ja toteutuneiden kustannusten erotuksen suuruinen. Em. mukaan kohdekohtainen kustannusarvion alittuminen jää suoraan tilaajan säästöksi. Kustannus-arvioiden ylittymisen perusteena voivat olla vain työn aikana tilaajan kanssa yhteisesti hyväksytyt välittömästi tilaajalle ilmoitetut syyt, jolloin tilaaja vastaa loppulaskutuksessa ylityksistä. Energian ja veden kulutuksesta ja jätehuollosta syntyvistä kustannuksista pidetään kohdekohtaista kirjaa ja syntyneet kustannukset laskutetaan tilaajittain. Kuntayhtymälle syntyvän ylijäämän tai alijäämän käsittely ja taloudellinen raportointi tehdään kunnittain. Tuotantosopimusten mukaisten palvelujen ja hankkeiden sopimuskaudella tapahtuvaa kustannusseurantaa tehdään hankkeittain tarkoituksenmukaisella tavalla. Kuntayhtymä pitää yllä jälkilaskentaa tuotteiden ja työkokonaisuuksien hinnoista yhteisesti sovittavalla jaolla ja toimittaa ne tilaajien käyttöön vuosittain.

8 6. VASTUUT JA ASIOIDEN VALMISTELU 8 Kuntayhtymä antaa tilaajien tarvitsemat tiedot ja lausunnot asioiden valmistelemiseksi ja aloitteisiin vastaamiseksi. Valituksista, vahingonkorvauksista ja muista asioista, jotka koskevat sopimusten mukaista työn tekemistä, vastaa Kuntayhtymä. Muilta osin asioiden valmistelu kuuluu tilaajille. Kuntayhtymä ottaa vastuuvakuutuksen mahdollista tehtävien laiminlyöntiä varten. Vastuuvakuutuksen tulee kattaa niin aineelliset vahingot kuin henkilövahingot. Kunnat vastaavat kukin omistamiensa kiinteistöjen vakuuttamisesta. 7. VUOSISUUNNITTELU Kuntayhtymä toimittaa vuosittain näkemyksensä seuraavan vuoden kiinteistöjen ylläpito-, ylläpitokorjaus- ja peruskorjaustarpeista määrä- ja kustannustietoineen. Seuraavana vuonna Kuntayhtymän tehtäväksi tulevat palvelut ja hankkeet sovitaan alustavasti, kun tilaajien tekniset lautakunnat ovat jättäneet talousarvioehdotukset. Sopimukset tarkistetaan valtuustojen talousarviopäätöksen jälkeen. Alkuvuoden sopimukset tehdään edellisen vuoden joulukuussa ja muut teknisten lautakuntien hyväksyttyä käyttösuunnitelmat. 8. ASIAKASPALVELU JA TIEDOTTAMINEN Kuntayhtymä hoitaa tilattuja töitä koskevan asiakaspalvelun ja ohjaa muissa asioissa asiakkaan asioimaan kunnan asianomaisen tilaajaedustajan kanssa. Osapuolet ottavat vastaan aloitteita ja reklamaatioita riippumatta siitä kumman toimialaan ne kuuluvat. Tilaajat ja kuntayhtymä sopivat työn tekemiseen liittyvästä tiedottamisesta asianomaisille tilaajittain. 9. ERIMIELISYYDET Kaikki tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijapuolten välisillä neuvotteluilla. Mikäli neuvotteluissa ei päästä yhteisymmärrykseen, erimielisyydet ratkaistaan yksijäsenisessä välimiesoikeudessa. Välimiehen nimittää Suomen Kuntaliitto. Välimiehen on annettava päätös kuuden (6) kuukauden kuluessa välimiehen nimeämisestä lukien. 10. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimus on voimassa toistaiseksi.

9 9 11. SOPIMUKSEN LIITTEET Laadittavien kuntakohtaisten palvelusopimusten pääkohdat 1. Sopimuksen tarkoitus ja sopijaosapuolet 2. Toiminta ja tehtävät 3. Tuotannon valvonta 4. Laskutuksen perusteet 5. Talouden seuranta 6. Vuosisuunnittelu 7. Asiakaspalvelu ja tiedottaminen 8. Ennakoimattomat asiat 9. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanomisaika 10. Sopimuksen liitteet 11. Päiväys ja allekirjoitukset 12. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET XXXX XX. XX. XXXX Haapajärven kaupunki Kärsämäen kunta Nivalan kaupunki Pyhäjärven kaupunki Reisjärven kunta

10 Jokilatvojen tilapalveluiden Kuntayhtymä 10