Käyttäjälähtöiset toimitilat TOTI

Transkriptio

1 Käyttäjälähtöiset toimitilat TOTI Valtteri Hongisto vanhempi tutkija, Työterveyslaitos Dosentti, Aalto-yliopisto , Helsinki Julkisen alan tiedottajat JAT miniseminaari 1

2 Yhteistyökumppanit Hanketta rahoittivat Tekes, 4 tutkimuslaitosta ja seuraavat yritykset. Sisäympäristön tuotevalmistajat: Saint-Gobain Rakennustuotteet Fläkt Woods Halton Group Martela Isku Interior Mood Works Audico Systems Suunnittelutoimistot: Conbalance Käyttäjäorganisaatiot: Elisa Wärtsilä Finland Telia Sonera Finland OP-Pohjola Rakennuttajat ja kiinteistönomistajat: Senaatti-kiinteistöt Suomen yliopistokiinteistöt Oy NCC Rakennus, 2

3 TOTI tavoitteet Näyttö sisäympäristön vaikutuksista perustuen avotoimistolaboratoriossa tehtäviin koehenkilötutkimuksiin Koettu viihtyvyys Yksilötyön tuottavuus Näyttö parannusten vaikutuksista kenttäkohteissa tehtävien saneerausten yhteydessä Koetut muutokset Huoneakustinen suunnitteluohje Perustuen avotoimistojen kenttäja laboratoriotutkimuksiin Monitilatoimiston suunnitteluohje SISÄYMPÄRISTÖN MÄÄRITELMÄ TOTI-hankkeessa huoneakustiikka ilmanvaihto lämpötila valaistus värit ja sisustus tukitilat ja layout Lisäksi: työn luonne muutosjohtaminen 3

4 Toteutus 4 työpaketissa 1 KOEHENKILÖTUTKIMUKSET AVOTOIMISTOLABORATORIOSSA 1A Työsuoriutuminen, kuormittuminen ja viihtyvyys 1. Huoneakustiikan vaikutus 2. Ilmanvaihdon (huoneilman laadun) vaikutus 3. Korkean lämpötilan vaikutus 4. Sisustuksen sävy ja koko sisäympäristön vaikutus 1B Tekninen tutkimus Avotoimiston huoneakustinen hallinta 2 TYÖYMPÄRISTÖN KEHITTÄMISHANKKEET 1. Elisa Joensuu ja Pasila: yhteyskeskusten työympäristökehitys 2. Aalto-yliopiston ylioppilaskunta: perusparannus 3. Valtiokonttori: tilojen käytön kehittäminen 3 AVOTOIMISTOJEN SISÄYMPÄRISTÖN KEHITTÄMISHANKKEET 1. OP-Pohjola 1: asiakaspalvelun peruskorjaus 2. Sonera: asiakaspalvelun sisäympäristöparannus 3. Wärtsilä: tilatehokkuuden parantaminen 4. OP-Pohjola 2: asiakaspalvelun muutto 4 MONITILATOIMISTON SUUNNITTELUOHJE 4

5 Hongisto Helsinki

6 SONERA CASE Hongisto V, Annu Haapakangas A, Helenius R, Keränen J, Oliva D, Avotoimiston sisäympäristön kehittämisen vaikutus työhyvinvointiin puhelinpalvelukeskuksessa, Sisäilmastoseminaari , Sisäilmayhdistys raportti 30, 69-74, Espoo, ladattavissa sivulta: alalehdeltä julkaisut Työterveyslaitoksen tiedote 16/ Työ Terveys Turvallisuus lehti 5/2012 sivu

7 TUTKIMUSKOHDE ja TAVOITE Soneran asiakaspalvelu Vaasassa pääosin puhelimessa tapahtuvaa palvelua: keskittymistä vaativaa ja läsnäolo työpisteessä on jatkuvaa taukoja lukuun ottamatta. 150 henkilöä 190 työpistettä kesällä täyttä vuokrattu pinta-ala 2300 m 2 Soneran omana tavoitteena oli kehittää työntekijöiden hyvinvointia. sairauspoissaolot koholla sisäympäristövalitukset TOTI tavoitteena on selvittää, miten avotoimistossa toteutettu sisäympäristön laaja-alainen kehittäminen vaikuttaa työympäristötyytyväisyyteen ja työhyvinvointiin. 7

8 MENETELMÄT Tutkimusten ja muutosten aikataulu suunnitelmat ja tilaukset saneeraus Kysely ja mittaus 1 9/2010 Kysely ja mittaus 2 9/2011 Interventio tutkimus: Tulosten vertailu 8

9 TUTKIMUSMENETELMÄT - Kysely Vastaajamäärä 1. vaihe 74 hlöä 2. vaihe 75 hlöä vastausprosentti yli 50 % vastaajista 40 osallistui molempiin kyselyihin tutkimusanalyysissä sovellettiin toistettujen mittausten menetelmää, jossa jokainen henkilö toimi itsensä verrokkina Wilcoxon Signed Rank test ei merkintää ei merkitsevä * p<.05 lähes merkitsevä ** p<.01 merkitsevä *** p<.001 erittäin merkitsevä 9

10 TUTKIMUSKOHDE - Parannusten kuvaus Uudet työpistekalusteet pl. tuolit parempi yksityisyys parempi äänenvaimennus helpompi siivottavuus alta (johdotus) sähköpöydät Saniteettitilat remontoitiin omaa kaappitilaa Puhelinkoppeja 4 kpl lisää jalkatilaa enemmän Pieniä neukkareita 4 lisää (4 à 8) yhtenäiset kaikissa kerroksissa Infotauluja yms. Äänieristetyt isommat taukotilat Työpisteiden irrotus 60 cm ikkunoiden tuntumasta vähensi lasipinnoista vetoa/kuumuutta Ilmanlaatu parani tilojen väljeneminen taukotilojen käryt väheni helpompi siivottavuus Tilanahtautta pienennettiin purkamalla turhia huoneita avotilaksi avotilan osuus 47 à56 % 6. kerroksen käyttöaste kasvoi yhtenäisen kalustuksen myötä Sisustusparannuksia: mm. kaikki verhot ja taukotilakalusteet Psykososiaalinen työympäristö muutosviestintään ja esimiestyöhön panostaminen henkilöstön vaikutusmahdollisuudet muutoksiin 10

11 TUTKIMUSKOHDE - Saneerauskulut Kokonaiskustannukset: eur neliömäärä: 2317 m 2 Kustannus nelilötä kohti 194 eur Yli 50 % kustannuksista työpistekalusteiden uusimiseen. 11

12 KOHDE Ennen muutosta 12

13 KOHDE Muutoksen jälkeen 13

14 KOHDE Työpistelayoutit ENNEN JÄLKEEN 14

15 KOHDE Työpisteakustiikka Ennen muutosta sermikorkeus 150 cm Absorptioluokka E (EN 11654) Lasiyläosat cm Muutoksen jälkeen sermikorkeus 170 cm Absorptioluokka B 130 cm korkeuteen lasitus cm Katto oli luokkaa A. Ei tarvinnut parantaa. Lattia ja seinät kovapintaisia. Peiteäänijärjestelmä ei tarvinnut asentaa, koska ilmanvaihdon äänitaso oli jo itsessään dba. Absorption coefficient a p Ceiling Screen - Before Screen - After Frequency band [Hz] 15

16 TUTKIMUSKOHDE - Taukotilamuutos kerroksessa 3 onko lisää? Saneerauksen jälkeen äänieristys, tilava, itse valitut värit, varustelutaso Ennen saneerausta sermein rajattuja, ahtaita ja "vaatimattomia" 16

17 TUTKIMUSKOHDE Muutos avotilaneliöissä Pinta-ala [m 2 ] 2500 Kokonaisala [m2] 2000 Avotoimistoa Vaihe 1 [m2] Avotoimistoa Vaihe 2 [m2] avotilaksi puretut huoneet 70 m Kaikki Kerros Tyyppiesimerkki 3. kerros 17

18 TUTKIMUSKOHDE Sermien äänenvaimennuksen parannus Ennen saneerausta sermikorkeus 1500 mm EN absorptioluokka E ei absorboi ääntä lasiyläosat ikkunoihin päin Saneerauksen jälkeen sermikorkeus 1700 mm ääniabsorptio luokka B korkeuteen 130 cm lasiyläosat 130 cm yläpuolella Koska katto oli hyvin ääntä vaimentava (luokka A), sermien korottaminen oli kannattavaa sermien yli kattoon osuva ääni ei heijastu sieltä takaisin lasipinnasta heijastuvat äänet pääosin kattoon 18

19 TULOKSET Fysikaaliset mittaukset Ilmanlaatu ei muuttunut: S1 materiaalipäästöt ja taukotilan hajut ehkä pienenivät, siivottavuus parani Lämpöolot eivät muuttuneet: S2-S3 ikkunapintojen kylmän/kuuman tunne väheni etäisyyden kasvaessa ikkunaan Huoneakustiikka parani selvästi: S1 ennen saneerausta puhe häiritsi 5 m päähän ja saneerauksen jälkeen enää 3 m päähän taukotilojen melu ei kuulu työpisteisiin Tavoitetasot: Sisäilmastoluokitus 2008 S1 paras luokka S3 minimitaso 19

20 TULOKSET - Huoneakustiikka Puheen häiriömatka lyheni 5 metristä 3:een. Puhe häiritsi enää viereiseen työpisteeseen muttei kauemmaksi ISO Puheen A-äänitaso [db] db 40 Ennen muutosta Muutoksen jälkeen Puheensiirtoindeksi STI [db] 1.00 Ennen muutosta 0.90 Muutoksen jälkeen r D =5 m r D =3 m a) Etäisyys puhujaan [m] 0.00 b) Etäisyys puhujaan [m] 20

21 TULOKSET - Työympäristön haittatekijät Kuinka paljon seuraavat työympäristöön liittyvät tekijät ovat haitanneet sinua työpisteessäsi viime aikoina? (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) Tunne että tilassa on liikaa ihmisiä*** Ennen muutosta Muutoksen jälkeen Työpisteen avonaisuus, näkösuojien puute** Liike näkökentässä, esim. ihmiset Epäjärjestys tilassa*** Veto*** Liian matala lämpötila*** Liian korkea lämpötila* Huono ilmanlaatu*** Melu, ääniolosuhteet** Tilastollinen merkitsevyys: * p<.05 ** p<.01 *** p<.001 Pöly tai lika*** Häikäisy, näyttöpääteheijastukset* Puheyksityisyyden puute* Liian voimakas / vähäinen valaistus*** 21

22 TULOKSET Keskittymishaitta eri äänistä Kuinka paljon seuraavat äänet ovat haitanneet keskittymistäsi työhön viime aikoina? Talking in nearby desks** Talking in jointly used spaces (aisle, coffee room etc.) 1 Ei lainkaan 2 Vain vähän 3 Jonkin verran 4 Paljon 5 Erittäin paljon p<.01 Ventilation, background hum* p<.05 Walking in the aisle, steps, doors, lift Work related sounds generated by others (keyboard, drawers and rustle of papers)* p<.05 Construction work, renovation Phone ring tones Jointly used office equipment (such as copying machines, fax, shredder) AFTER BEFORE

23 TULOKSET - Työympäristötyytyväisyys Parani erittäin merkitsevästi (p<.001) Kuinka tyytyväinen olet työympäristöösi kokonaisuutena? Asteikko: 1 Erittäin tyytymätön 7 Erittäin tyytyväinen. Paksu viiva: yleisin vastaus Suorakaide: 50 % vastaajista Viikset: vastausten ääriarvot 23

24 TULOKSET - Työtyytyväisyys 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Erittäin tyytymätön Ennen muutosta Melko tyytymätön 75 % 58 % En tyytyväinen, mutta en tyytymätönkään Muutoksen jälkeen Melko tyytyväinen Erittäin tyytyväinen Kuinka tyytyväinen olet työhösi kokonaisuutena? Parannus oli tilastollisesti merkitsevä, p<.05 24

25 Työtyytyväisyys Työtyytyväisyys: subjektiivisesti koettu sopeutumisen aste työssä. Työtyytyväisyys ei siis kuvaa työympäristöä vaan henkilön tyytyväisyyttä työympäristöönsä. Työtyytyväisyyden tekijöitä: missä määrin voi työssään tyydyttää tarpeitaan miten hyväksi kokee työnsä, työympäristönsä, vaikutusmahdollisuutensa sekä palkkansa. Työmotivaatio kuvaa henkilön käsitystä palkkiosta, jonka hän tulee saamaan, kun taas työtyytyväisyys kuvaa henkilön käsitystä niistä palkkioista, jotka hän on jo saanut. Herzbergin kahden faktorin teoria Motivaatiotekijät: työntekijää sisäisesti palkitsevia tekijöitä, kuten tunnustuksen saaminen, menestyminen työssä, etenemismahdollisuudet ja työn mielenkiintoisuus. Hygieniatekijät: ulkoisesti palkitsevia, työntekijän ympäristöön liittyviä tekijöitä, kuten palkka, työyhteisön sosiaaliset suhteet, ulkoiset työolot, työn organisointi, henkilöstöpolitiikka ja työsuhdeturva. Hygieniatekijöihin keskittyvät ovat työtyytymättömämpiä kuin motivaatiotekijöihin keskittyvien. Työtyytyväisyys riippuu siitä, missä suhteessa työntekijä kiinnittää huomionsa motivaatio- ja hygieniatekijöihin. 25

26 TULOKSET - Muut tärkeät kyselytulokset Tilastollisesti merkitseviä parannuksia saavutettiin lähes kaikilla mitatuilla osa-alueilla Häiriötekijöistä aiheutuvat keskeytykset vähenivät* Yksityisyys parani*** Työrauha parani*** Tilanahtaus väheni*** Tyytyväisyys kalusteiden säädettävyyteen parani*** Työpisteen säilytystilan riittävyys parani* Tyytyväisyys valaistuksen säädettävyyteen parani* Sisäilma- ja stressioireista seuraavat vähenivät: kurkunpään ärsytys* motivaatiovaikeudet* päänsärky* keskittymisvaikeudet Arvioitu osuus oireiden työympäristöperäisyydestä pieneni* Yhteistyön tehokkuus parani* Neuvottelutilojen riittävyys parani* Yksityispuheluiden käymiseksi löytyy paremmin paikka*** Ympäristön soveltuvuus tehtävien hoitamiseen parani*** Sisustuksen värimaailman miellyttävyys parani *** Taukotilojen viihtyisyys*** Taukotilojen elvyttävyys*** Merkinnät: *** p<.001 erittäin merkitsevä ** p<.01 merkitsevä * p<.05 lähes merkitsevä 26

27 POHDINTA Käyttäjälähtöinen suunnittelu ja muutoksen läpivienti työyhteisössä Muutosviestinnällä, hyvällä esimiestyöllä ja henkilöstön osallistumisella oli todennäköisesti ratkaiseva merkitys tiedottaminen keskusteleva johtaminen "remonttiryhmän" osallistuminen suunnitteluun ja päätöksiin (mm. sisustusvärit, työpisteiden yksityiskohdat) muutoksessa otettiin budjetin sallimissa rajoissa huomioon ne asiat, jotka olivat henkilöstölle tärkeitä Tilamuutos oli henkilöstölle viesti siitä, että heitä arvostetaan Työntekijöiden arvio muutostilanteiden toteutuksesta työpaikalla muuttui positiivisemmaksi (p<.05) Kyselytutkimus oli osa henkilöstön osallistamista ja päätuloksista kerrottiin henkilöstölle vaiheen I jälkeen. 27

28 JOHTOPÄÄTÖKSET Tulokset olivat erittäin hyviä ja odotettuja parempia. Luultavasti useiden sisäympäristöongelmien yhtäaikainen merkittävä kehittäminen ja osallistava muutoksen läpivienti yhdessä aiheuttivat parannuksen tilojen toimivuuden ja työn sujumisen lisäksi myös henkilöstön hyvinvoinnissa. Muutoksen onnistuminen vaatii asiantuntevien suunnittelijoiden ja tilan käyttäjien yhteistyötä sekä henkilöstön mukaan ottamista. 28

29 MONITILATOIMISTO? Termi ei ole tarkkaan määritelty Useita erilaisia huonetyyppejä tarkoituksen mukaisesti yhdistelevä paikka, jossa Työpisteen voi valita työtehtävän mukaan Käyttöä kehitetään koko ajan Taustalla on tarve löytää avotoimistoja parempi ratkaisu tilatehokkaampi kuin huonetoimisto Tieteellinen tutkimusnäyttö monitilatoimiston toimivuudesta verrattuna perinteisiin kopi- ja avotoimistoihin puuttuu Hyvinvointia heikentäviä asioita: Jatkuva työpisteen vaihdon tarve kuormittaa Nimetön työpiste estää personoinnin Odotukset etätyön tekemisestä / ei onnistu kaikilta Huonot akustiset olosuhteet edelleen ongelma Tilan käyttö edellyttää resurssointia ja etukäteissuunnittelua Ihmisiä ei löydä, koska ei ole vakiopaikat Sama sabluuna ei istu erilaista työtä tekeviin organisaatioihin 29

30 Työtehtäväprofilointi Työn luonne puhelintyö yksilötyö työpisteellä projektityö tiimityö itsenäisyys liikkumisen määrä tilassa paljon kokouksissa vai työpisteellä tilan ja varastoinnin tarve Matkustusaste Arkkitehdit ja työympäristökonsultit käyttävät eri tasoisia profilointi keinoja riippuen taidoista ja profilointiin käytettävissä olevista työajasta yksilötason profilointi ryhmätaso profilointi yksikkötaso profilointi sivistynyt arvaus ei tehdä 30

31 Profilointituloksen vaikutus tilaratkaisuun? I keskeytyksettömän työrauhan tarve II luottamuksellisten keskustelujen käyminen III henkilökohtainen asiakaspalvelu tai myynti IV ryhmätyö, projektitehtävät V luottamuksellisten tietojen käsitteleminen VI lyhytjänteinen ja toistuva työ, toimistoapu 1 HENKILÖTYÖHUONE (cell) 2 JAETTU HENKILÖTYÖHUONE 3 AVOTOIMISTO (hive, cell) 4 MAISEMATOIMISTO (den, club) 5 Erikoistyöhuone TYÖ RIL Mobiilityöpiste TYÖPISTE 31

32 Monitilatoimiston suunnitteluohje ( avoin vuorovaikutus Aula Heikompi Naulakot Näyttelytila Showroom Loosi, lounge, rinnakkaintyöskentelyn tila Tarjoiluautomaatit Avoin työpiste vuorovaikutusvyöhykkeellä esimerkiksi asiakaspalveluun Kahvila -ravintola Avoin työpiste pienelle pistäytymiselle Touch down pisteet YHTEISTYÖ Parempi Avoin Neuvottelutila (2-4) Suuri ja Pieni suljettu neuvotteluhuone Suuri ja pieni videoneuvottelutila Innovaatiotila, brainstorm-huone (5-12) Avoin tai puoliavoin työpiste vuorovaikutusvyöhykkeellä Avoin työpiste hiljaisen työn vyöhykkeellä intens. yhteistyö Suuri tai Pieni suljettu projektityötila Hiljaisen työskentelyn suljettu tila KESKITTYMINEN Parempi Kulkureitit Kopiointialue Varasto ja arkistointi Lokerikot paperipostille lyhytaikainen pistäytyminen Suljettu toimistohuone Jaettu suljettu toimistohuone Puoliavoin tai suljettu taukotila ja sosiaalitilat Heikompi intensiiv. yksilötyö 32

33 Monitilatoimisto ja vyöhykkeistäminen Täällä tulee puhua Täällä ei saisi puhua KUVA: Tuottava Toimisto 2005, ISBN Hongisto Vantaa 33

34 TYÖTERVEYSLAITOKSELTA MONIPUOLISTA APUA TOIMITILOJEN OLOSUHTEISIIN JA TUOTTEISIIN LIITTYEN Toimitilasuunnittelu Konsultaatiopalvelut käyttäjille ja omistajille Arkkitehtisuunnittelun tuki, mittaukset, tavoitetasot Ennakoiva suunnittelu erityisesti akustiikka asioissa Toimitilamuutosten tutkimus (kyselytutkimukset) Interventiotutkimukset saneerausten ja muuttojen yhteydessä Tuoteratkaisujen ja konseptien testaus toimistoympäristöissä Usein myös olosuhteiden mittaukset liittyvät tutkimuksiin Konsultaatiot henkilöstö- ja toimitilajohdolle Esimiesten koulutus toimitilamuutosten yhteydessä Muutosten hallinta: erityisesti muutot avotoimistoon Tuotekehitys ja -testaus Turun testilaboratorio ja mallinnusosaaminen Akustiikkatuotteet, ilmanjakotuotteet, valaistusratkaisut Koehenkilötutkimukset Julkiset tieteelliset tutkimushankkeet Yhteydenotot: