Lean henkilöstölähtöinen tuottavuuden parantaminen

Transkriptio

1 Lean henkilöstölähtöinen tuottavuuden parantaminen Kehittämispalvelujen esimies Janne Hyvärinen Etunimi Sukunimi

2 Miksi Lean Salossa? Salon kaupunki hakee eri tavoin uusia ajatuksia toimintojen tehostamiseen, säästöihin ja uudenlaisten toimintamallien luomiseen. Yksi uusi asia, josta nyt on haettu oppia, on lean-toiminta. Lean-ajattelu on johtamisfilosofia, joka keskittyy hukan (tuottamattoman toiminnon) poistamiseen. Leanin avulla pyritään parantamaan asiakastyytyväisyyttä, parantamaan laatua ja pienentämään toiminnan kustannuksia ja lyhentämään prosessin läpimenoaikoja. Lean pyrkii siihen, että oikea määrä oikeanlaatuisia oikeita asioita saadaan oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan, oikean laatuisena. Samaan aikaan vähennetään kaikkea turhaa ja ollaan joustavia sekä avoimia muutoksille. Etunimi Sukunimi

3 Lean-toimintaan liittyen toteuttiin yhdessä Lean5 Europe Oy:n kanssa, leantoiminnan pilotti, joka kohdistui kaupungin sisäiseen laskutukseen. Pilotin tärkeimpänä tavoitteena oli lisätä organisaation asiakasarvon tuotantoa kehittämällä toiminnan tuottavuutta ja kannattavuutta Lean-viitekehyksen mukaisesti, kokonaisvaltaisesti läpi prosessien. Tämä saavutetaan syventämällä Lean-ymmärrystä organisaatiossa, sekä suorittamalla tuottavuusparannuksia käytännössä. Henkilöstön osaaminen kasvaa ja jokapäiväisen käyttäytymisen muutos vaikuttaa toiminnan tuloksellisuuteen, resurssien tehokkaampaan käyttöön, työmäärän hallintaan, henkilöstön hyvinvointiin ja sitä kautta kannattavuuteen ja kilpailukykyyn. Etunimi Sukunimi

4 Lean pähkinänk uore s s a Tarkoitus ei ole juosta nopeammin, vaan kävellä lyhy empi m at k a 2014 Lean5 Europe Oy

5 Lean on vain 20% Te kniikkaa, 80% Ajat t elua, A s e n n etta ja Johtamista! 2014 Lean5 Europe Oy

6 Tätä on lean: VIRTAUSTEHOKKUUTTA Etunimi Sukunimi

7 Tätä on lean: Lean toiminnassa Arvoksi määritellään lähtökohtaisesti sellainen toiminta / asiat, josta asiakas hyötyy, ja josta hän olisi esimerkiksi valmis maksamaan. Mikä on hyödyllistä asiakkaamme näkökulmasta? Mikä on arvoa tuottavaa? Mikä luo ainoastaan kustannuksia? 2014 Lean5 Europe Oy

8 Hukkatekijät 8 Hukan oiretta 1. Ylituotanto 2. Varastointi 3. Kuljetus 4. Liike 5. Odotus 6. Virheet 7. Prosessointi 8. Osaamisen alihyödyntäminen

9 A rvoketju Läpimenoaika, kustannuks et + A rvoa lisäävä t oiminta A p u toiminta H u k ka 2014 Lean5 Europe Oy

10 Tuottav u u den älykäs kehittäminen! Läpimenoaika, kustannuks et Läpimenoaika, kustannuks et A rvoa lisäävä t oiminta A p u toiminta Hukka Vapautettu p ot entiaali 2014 Lean5 Europe Oy

11 Arvovirtakartoituksen askeleet Nykytilan kartoitus; mennään katsomaan! Todellinen nykytila näkyviin ja tietoisuuteen 2. Tahtotilan määritys; miten sen pitäisi olla? Tahtotilan suunnittelu 3. Tahtotilan pilotointi; toimiiko se oikeasti? Pilotointi ja tarpeellinen säätö 4. Tahtotilan Käyttöönotto; no nyt toimii ihan oikeasti! Tahtotila tuotantokäyttöön 5. Uuden Nykytilan seuranta ja ylläpito; jottei lipsuta takaisin vahaan! Ylläpito ja jatkuva parantaminen, takaisin alkuun: KAIZEN!

12 Tilapalvelut Ravitsemis Manuaalinen Manuaalin en Puhtaanapito Manuaalinen Manuaalin en Nykytila: Tietovirta & järjestelmät - ylätaso Osa-aluekohtaiset Yhteiset SIIMI Excel_1 Excel_2 Excel_3 Excel_4 Aromi ProE Laskun kuva 1-3 pv Rondo Hyväksy ntä 1 pv Reiska Kirjanpito 1 pv Tane/ report manag er Excel_1 Excel_2 Excel_3 Kaksi eri hyväksyntäputkea Ostoreskontra Myyntireskontra Focusa Ajo Trimble Locus Excel 12

13 Muutoselementit: nykytila -tahtotila Tiedot päivitetään vastuullisten organisaatioiden toimesta (kyselyt ja selvittelyt pois) Samaa tietoa käsitellään vain kerran Manuaaliset työvaiheet mahdollisimman vähäisiksi Järjestelmissä olevien tietojen tehokas käyttö Hyväksyntäprosessin muutos (tilaus = hyväksyntä) Prosessien yhtenäistäminen (puhtaanapidon ja tilavuokrien laskutuksen yhdistäminen) 13

14 Puhtaanapito & Tilapalvelut Ravitsemis Visio: Tietovirta & järjestelmät - ylätaso Osa-aluekohtaiset (tilaus = hyväksyntä) Yhteiset Aromi Ajo 1) Asiakastiedot 2) Suoritteet 3) Hinta 4) Tiliöinnit 5) Palvelun tuottajan tiedot Kiinteistön hallintajärjestelmä Ajo 1) Asiakastiedot 2) Suoritteet (neliöt, tunnit) 3) Tiliöinnit 4) Palvelun tuottajan tiedot ProE Laskun kuva Rondo Laskuarkisto Reiska Kirjanpito Tane/repo rt manager Neliövuokra/kohde 14

15 Nykytilan suurimmat hukat sisäinen laskutus Saman tiedon käsitteleminen useaan kertaan (prosessointi) Selvittelyt ja kyselyt (liike) Tiedon ja hyväksynnän odottaminen Työjonot (varastointi) Tietojen siirrot manuaalisesti moneen kertaan (kuljetus) Virheellinen lasku asiakkaalla, KP väärin (virheet) Yhdessä kehittämisen puuttuminen (HR alihyödyntäminen) 15

16 Nykytila vs. tahtotila Nykytila Tahtotila Laskujen lukumäärän muutos Ei-arvoa lisäävän työn muutos Arvoa lisäävän työn muutos Muutos tahtotila vs. nykytila -200 kpl / kk (-400 kpl / elokuu) -25,4 pv / kk -100 min / kk

17 Palautekysely (n=9) Kuinka hyödyllisenä oman työsi kannalta koit lean-hankkeen? (1-5) 4,6 Oletko tyytyväinen lean pilotin antiin kokonaisuudessaan? (1-5) 4,6 Onnistuivatko asiantuntijat työssään? (1-5) 4,6 Suosittelisitko tämän pohjalta leania kehittämistapana myös kaupungin muille toiminnoille? (1-5) 4,75 Ehdottomasti Leania on levitettävä joka yksikköön ja kaikkiin mahdollisiin tehtäviin päällekkäisyyksien ja vanhoillisuuden poistamiseksi, tehokkuuden ja tuloksellisuuden parantamiseksi. Lean-periaate saattaa myös parantaa kaupungin julkista kuvaa asukkaiden ja asiakkaiden näkemyksessä. sopii erityisesti erilaisten juoksevien/toistuvien toimintojen/prosessien tehostamiseen ja kehittämiseen, mutta ei välttämättä kaikenlaisen työn käsittelyyn Mielestäni kaikille toiminnoille olisi hyödyllistä tarkastella prosessejaan lean-menetelmällä. Unohdamme helposti, kuka meille on asiakas ja että teemme työtä häntä varten. Asiakasnäkökulma paljastaa toiminnastamme työtapoja, jotka eivät palvelle päämäärää. Useammin pitäisi kysyä miksi? Johtamisen ajattelutapana joukkuejohtaminen kuulostaa hyvältä. Olemme kaivanneet johtajia, jotka toimivat yhtenä joukkueen jäsenenä, joka on kiinnostunut joukkueensa työstä, on innokas kehittämään niitä, käyttää hyväksi tekevien käsien ammattitaitoa ja kehittämisideoita.

18 Havaintoja pilotista Prosessimainen tarkastelu avainasemassa - prosessipohjainen kuvaustapa, johon arviot prosessin eri vaiheista ja niiden merkityksestä näkyviin > oikeat ihmiset oikeassa paikassa arvioimassa Leanin asiantuntijoita ovat oman työnsä osaavat tekijät Nykytila tavoitetila miten sinne päästään ja testaus Kehitysideat jatkuvasti ylös Ei haeta oikeaa tai väärää, vaan sitä millä lailla työt tehdään ja voidaanko siinä tehdä muutoksia paremman asiakasarvon saavuttamiseksi Johtamisen periaatteet ja jokapäiväinen johtaminen keskiössä Toimenpidelistaus ja uuden toimintamallin testaus sekä jatkoaskeleet Visuaalisuus, tietojärjestelmät ja tiedon kulku

19 Miten on edetty viime syksystä tähän kevääseen? Hankkeet Pilottihankkeen jälkeen Pienehköjä työyhteisöparannuksia on tehty / tekeillä kpl Nykytila tahtotila - muutostarpeet 1 konsulttihanke on liikkeellä, Rapu-puolella, Lean5 Europe tekee Puitesopimus on tehty 3 toteuttajan kanssa 2 vuoden ajalle konsulttihankkeisiin (Lean 5 Europe, PWC, Deloitte)

20 Lean-hankkeet 2015 Aihe Yksikkö Toteuttaja Vaihe Sisäinen laskutus Heta, rapu Lean5 Eurooppa Päättynyt Venepaikkalaskutus Kakepa Hyvärinen Päättymässä Toripaikkalaskutus Kakepa Hyvärinen Päättynyt Tavarakuljetukset Hallintopalvelut Hypa Hyvärinen Käynnissä Varhaiskasvatuksen laskutus Varhaiskasvatus Lastensuojelu Hyvärinen Päättynyt Yhdistystuet Hallintopalvelut Hyvinvointipalvelut Hyvärinen Päättynyt Sosiaalityön jälkihuollon laskutus Sosiaalityö Hyvärinen Päättynyt Etunimi Sukunimi

21 Lean-hankkeet 2015 Aihe Yksikkö Toteuttaja Vaihe Asian käsittely Hallintopalvelut Irma Nieminen Menossa Rapu-hanke Ravitsemus- ja puhtaanapitopalvelut Lean5 Europe Käynnissä Palkkatuki-lean Te-palvelut, Ely-keskus, kaupunkikehityspalvelut Yrityssalo Hyvärinen Päättynyt Vpl ja shl-kuljetukset Vammaispalvelut Vanhuspalvelut Hyvärinen Päättynyt Toimeentulotuki Hyvinvointipalvelut Hyvärinen Käynnissä Kehitysvammahuollon laskutus Hyvinvointipalvelut Kaupunkikehityspalvelut Hallintopalvelut Savolainen Alkanut Kotihoidon raportointi Hyvinvointipalvelut Hyvärinen Alkanut Etunimi Sukunimi

22 Viestintä ja projektinhallinta Santrassa on lean-palsta ja lean-blogi Kuukausittainen raportointi Kaupunginjohtajan johtoryhmälle raportointi kerran kuussa Lean-toimintaa ohjaa ydinryhmä, joka kokoontuu kerran kuussa Esimiehille on järjestetty lean-hankkeiden vetämisestä koulutustilaisuuksia Etunimi Sukunimi

23 Kokemuksia ja ajatuksia Toiminta on otettu mukavasti vastaan ja koettu hyvänä Konkreettisuus Ei ulkoa tulevia viisauksia.. Yhdessä tekeminen ja yhteinen näkemys asioista Läpinäkyvyys, avoimuus ja yhteistyö Nopeat muutokset mahdollisia Resurssien vapauttaminen Asiakas keskiöön Johtaminen (perusteellisempaa keskustelua käytännöistä) Etunimi Sukunimi

24 Lean kannattaa tehdä, jos O n päällekkäisiä ja m o n i m u t k aisia p ro s e s s e j a S a m a a tiet o a k ä s i te l l ä ä n m o n e e n ke r t a a n Info r m a a t i o o n e p ä t ä y dellistä t a i v ä ä r ä ä T i e d o n k at ko k s ia e s i i n t y y Odot t a m i s t a e s i i n t y y Mallien, n o r m i e n ja s t a n d a rd i e n p u u te S e l v i t tely, k y s e l y t, y m s. Liian y l ö s v i e d y t p ä ä t ö s v a l t u u d e t 2014 Lean5 Europe Oy

25 Valmentava johtaminen Valmennettavat löytävät itse keinot haasteiden ylittämiseen Käsky / suora vastaus

26 Johtamistyylit Päällikkö vs. Johtaja Päällikkö / Boss Ohjaa työntekijöitä Luottaa auktoriteettiin Aiheuttaa pelkoa Sanoo minä Syyttää kun virheitä tapahtuu Tietää miten työ tehdään Käyttää ihmisiä, osaamista Ottaa kunnian itselleen Komentaa ja käskee Sanoo mene Johtaja / Leader Opastaa työntekijöitä Luottaa hyväntahtoisuuteen Aiheuttaa Innostusta Sanoo me Korjaa virheet & poistaa juurisyyt Näyttää miten työ tehdään Edistää henkilöiden osaamista Kannustaa & kunnia tiimille Pyytää Sanoo mennään

27 Etunimi Sukunimi

28 Etunimi Sukunimi