Miten prosessit saadaan etenemään byrokratian rattaissa? CASE: Salon kaupunki.

Transkriptio

1 Miten prosessit saadaan etenemään byrokratian rattaissa? CASE: Salon kaupunki

2 LEAN ja julkishallinto 2016 Miten prosessit saadaan etenemään byrokratian rattaissa? CASE: Salon kaupunki 200 turhaa laskua pois ja muita kokemuksia. Miten toiminta Salossa on tehostunut? Lean mukaan kaupungin hallintoon, lapsi- ja nuorisotyöhön, jopa päätöksentekoon! Missä kaikessa Salo hyödyntää lean-ajattelua? Mitkä lean-ajattelun hyödyntämisen tulevaisuuden visiot?

3 Miksi lean Salossa? Uusia ajatuksia toimintojen tehostamiseen Uudenlaisten toimintamallien luominen Parannusta asiakastyytyväisyyteen ja palvelujen laatuun Pienennystä toiminnan kustannuksiin Lyhyempiä prosessin läpimenoaikoja Parempi työhyvinvointi

4 Miten lähdettiin liikkeelle? Keskustelut paikallisen lean-toimijan (Lean5 Europe) kanssa Ensimmäinen pilotti liittyen kaupungin sisäiseen laskutukseen Positiivisten tulosten ja kokemusten kautta toimintaa jatkettiin Lean-konsulttien kilpailutus Henkilöstön koulustusta leanistä ja omien "leanagenttien" sitouttaminen Kehittämistarpeiden esille nostaminen Viestintä Lean-prosessi kaupungin sisällä

5 Lean-prosessi Salossa Projektivastuu kaupungin kehittämispalveluilla Lean-ydinryhmä Liinarit-ryhmä (="lean-agentit") Ylätason ohjaus ja raportointi kaupunginjohtajan jory 1-2 kk välein + kh Konsulttihankkeita 2-3 vuodessa (konsultit PWC, Deloitte ja Lean5 Europe) Pieniä työyhteisöhankkeita itse vetäen ideoiden perusteella Johtamisen periaatteet (valmentava johtaminen) Verkostot ja yhteistyö Viestintää (kaupungin intranet, uutiskirje, infot, klinikat, koulutukset, ideataulut...) Seuranta!

6 Ensimmäinen lean-pilotti Sisäinen laskutus Kuvattiin nykytila ja asetettiin tahtotila Tunnistettiin hukat Ideoitiin kehittämistarpeet ja otettiin ne käytäntöön Kehittämistarpeet Tiedot päivitetään vastuullisten organisaatioiden toimesta (kyselyt ja selvittelyt pois) Samaa tietoa käsitellään vain kerran Manuaaliset työvaiheet mahdollisimman vähäisiksi Järjestelmissä olevien tietojen tehokas käyttö Hyväksyntäprosessin muutos (tilaus = hyväksyntä) Prosessien yhtenäistäminen (puhtaanapidon ja tilavuokrien laskutuksen yhdistäminen)

7 Pilotin tulokset Laskujen lukumäärän muutos -200 kpl / kk (-400 kpl / elokuu) Ei-arvoa lisäävän työn muutos -25,4 pv / kk Arvoa lisäävän työn muutos -100 min / kk Hyvä kokemus ja innostunut asenne tekijöiden kesken

8 Muita lean-tapauksia Sisäinen laskutus Venepaikkalaskutus Toripaikkalaskutus Tavarakuljetukset Varhaiskasvatuksen laskutus Yhdistystuet Sosiaalityön jälkihuollon laskutus Vps- ja shl-kuljetukset vanhuspalvelut & vammaispalvelu Palkkatukilean Toimeentulotuki Kehitysvammahuollon laskutus Kotihoidon raportointi Vanhus päivystyksessä Kuntouttava työtoiminta Ympäristönsuojelu Palvelutalo Paukkula-koti Lasten ja nuorten palvelut Päätöksenteon lean Ym...

9 Lean-case: palvelukoti Paukkulakoti Videolinkki

10 Lean-case: Lasten- ja nuorten palvelut Tarkasteltiin koko lasten ja nuorten palveluita Iso hanke ja paljon osallistujia, haasteitakin Esimiestason ydinryhmä koordinoi kokonaisuutta Kuvattiin ja laputettiin alaprosessien (=elinkaaren mukaiset palvelut): Informaatiovirtoja Järjestelmiä Haasteita toiminnoittain Nykytila - tahtotila Loppukatselmus syyskuussa Käytiin toiminta-alueittain asioiden eteneminen Uusia käytäntöjä esim: jokapäiväisen johtamisen taulut (koulut, lastensuojelu) Uusien toimintamallien hakeminen mm. nuorten työllisyyspalveluja koskien Case-tapausten käsittely oppilashuollossa

11 Lean-case: Päätöksenteon lean Kuntaorganisaatio on päätöksentekoapparaatti Tarkastelussa tarkemmin talousarvioprosessi Alaprosesseina: päätöksenteon viestintä Talousraamin valmistelu Mukana työssä kaupungin keskeiset päätöksentekijät (kh), johtoryhmä ja valmistelevia virkamiehiä Lean-tarkastelutapana mahdollisti alusta asti avoimen, reippaan ja hyvähenkisen keskustelun Valmistuu marraskuussa, muutokset toimintoihin ensi vuoden alusta

12 Tulokset? Järjestelmien tehokkaampi käyttö, palvelun sähköistäminen Työnjaon muuttaminen Tilajärjestelyt Toiminnan oikominen ja vastuiden selkeyttäminen, aikavarkaat kuriin Turhien vaiheiden poistaminen ja prosessin nopeuttaminen Ajan vapauttaminen ydintekemiseen Prosessin aikataulutus ja sujuvoittaminen Parempi tiedonkulku Prosessin alkuvaiheen kriittisyys (mm. lomakkeet toimeentulotuki, palkkatuki) Hyvien käytäntöjen hakeminen muualta Jokapäiväinen johtaminen Ideataulu Samanlaatuinen asiakaspalvelu Oma halu kehittyä ja kehittää!

13 Kokemukset? Parannuksia on tehty ja homma toimii Kaupungin ylin johto on hankkeen takana avainasia! Esimiehet pitää olla mukana vastuu jatkokehittämisestä Esimiestyöhön koulusta mm. valmentava johtaminen Oleellista on osaamisen vahvistaminen kaupungin sisällä, hankkeen organisointi ja etenemisen varmistaminen Päivittäisjohtaminen, eli ns. peräpeiliin katsominen ideataulu, jokapäiväisen johtamisen taulu ja muut visuaaliset työkalut apuna Viestintä tärkeää hyvät hankkeet ja onnistumiset esiin Edettävä askel kerrallaan, tavoitteellisesti Seurantaan ja hyvien käytäntöjen jakamiseen panostettava Kyseessä myös työnhyvinvointi oman työn parantaminen ja siihen vaikuttaminen motivoi Haastavaa saada selville helposti mitattavia tuloksia

14 Salon kaupungin leantoiminnan tarkoitus (missio): Lean-toiminnan kautta Salon kaupunki selkeyttää asiakaspalveluprosessejaan samalla kasvattaen työn mielekkyyttä. Työntekijöiden yrittäjämäinen asenne omaa työtä kohtaan lisääntyy tuottaen parempia tuloksia ja kokemuksia niin asiakkaille kuin työntekijöillekin.

15 Salon kaupungin leantoiminnan tavoite 2019 (visio): Salon kaupungin henkilöstö käyttää lean-toimintatapaa kaikessa toiminnassaan lisäten työn tuottavuutta ja työhyvinvointia. Lean-toiminnan kautta kaupunki palvelee asiakkaitaan yhä paremmin. Salo tunnetaan Suomen johtavana lean-kaupunkina

16 Julkishallinnon menestykset eväät Rajapinnat haltuun Asiakkuudet haltuun Johtaminen Kannustimet, palkinnot Yhdessä tekeminen Avoimuus -> LEAN

17 KIITOS! Janne Hyvärinen, kehittämispalveluiden esimies, Salon kaupunki, #welovesalo #salostrikesback #visitsalo